Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian
hiệu quả

Hãy thử tưởng tượng một nhân viên chúi mũi từ sáng đến chiều viết 3 -
4 cái tin hoặc biên tập 20 - 25 cái tin, có thể được chừng 50% chất
lượng cao, nhưng một Sếp giỏi không bao giờ “cưng” loại nhân viên chỉ
cần cù như ong này.
Nếu như bạn thực sự nỗ lực nghiêm túc để nâng cao những kỹ năng
quản lý thời gian của bản thân mình thì sẽ thấy ngay sự khác biệt đáng
kể trong cuộc sống.
Những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ
ràng hơn, họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn. Chắc
chắn như thế! Và rõ ràng là họ sẽ có nhiều thời gian hơn để đào sâu
nghiên cứu những vấn đề chuyên ngành, hay đơn giản là làm những
công việc riêng.
Thay đổi thói quen bây giờ cũng chưa muộn. Và cũng chẳng khó khăn
gì. Dưới đây là vài điểm để tham khảo:
1) Làm việc một cách có tổ chức:
Sắp đặt bàn làm việc gọn gàng với hệ thống hồ sơ, tài liệu riêng khoa
học, có lịch công tác chính cho cả khoảng thời gian dài với các công
việc cụ thể hàng ngày , và đừng quên một cái... sọt rác ở bên cạnh. Có
thể sử dụng một số chương trình trong máy tính để quản lý công việc,
sành điệu một tý thì chơi PDA gắn theongười (điện thoại di động thì
không ghi đủ). Dọn sạch bàn làm việc mỗi ngày bằng cách ghi lại các
nhiệm vụ phải làm sắp tới (cùng các thông tin quan trọng) vào lịch biểu
trong máy tính. Đánh dấu những công việc ưu tiên hoặc vứt bỏ những
giấy tờ không cần dùng. Có thể ghi chú thêm thông tin trên những
sticker nhỏ dán trước mặt nhưng nhớ là các mẩu giấy này ngoài việc
khiến cho bàn làm việc trông không đẹp mắt còn có thể bị bay đi mất.
2) Lên kế hoạch trước:
Để đến đầu giờ sáng mới lên kế hoạch trong ngày là quá muộn. Hãy sắp

xếp việc thật cụ thể từ chiều hôm trước. Hãy tách riêng các công việc và
xác định rõ việc nào nên làm ngay hôm sau, việc nào nên làm trước
trong tuần này, việc nào có thể để lại. Đương nhiên, danh sách các công
việc có thể thay đổi hàng ngày vì phát sinh thêm việc mới.
3) Xác định ưu tiên:
Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng
cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc bất ngờ xảy ra. Hãy học
cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên.
4) Biết rõ khi nào mình làm việc hiệu quả nhất:
Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại
không đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những thời gian
không phải là “đỉnh” thì dành để làm những công việc mang tính chất
thường nhật, kém hấp dẫn hơn. Cũng có người thấy họ chỉ viết lách hiệu
quả trong không gian yên tĩnh vào lúc... nửa đêm. Cũng không phải thói
quen xấu nhưng sẽ bất lợi vì nếu muốn hỏi han, điện thoại thì chỉ có
cách chờ đến sáng hôm sau.
5) Đừng quên những việc nhỏ, nhưng tập trung chúng lại:
Chớ để cho các việc nhỏ trôi đi, tốt nhất là dành 30 phút mỗi ngày cho
các công việc này. Nhưng đừng để phải mất công nhiều lần chạy đi
chạy lại ra máy photocopy, và dành các cuộc điện thoại để một lần nhấc
máy gọi luôn thể.
6) Chia nhỏ:
Quản lý các dự án lớn bằng cách chia thành các phần nhỏ và dễ quản lý
hơn. Không ai dám tự nhận mình là “chuyên gia giải quyết chuyện lớn”
và cũng không có người nào thuộc loại chỉ để làm chuyện nhỏ. Đừng
choáng ngợp trước những dự án đồ sộ, hãy tách thành các tiểu dự án và
sẽ thấy công việc đơn giản hơn.
7) Tập cho mình tính kỷ luật:
Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để
hoàn thành từng công việc. Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một việc

vào 5h chiều thứ Năm thì hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12h trưa. Nên
giải quyết các việc khó trước, sau đó tha hồ... dạo chơi.
8) Vất vả khi cần thiết, về sớm khi hết việc:
Làm việc hì hục quanh năm ngày tháng không có gì đáng khen. Khi
công việc quá nhiều thì có thể làm việc thâu đêm nhưng nếu thấy mình
đã thực sự hoàn tất công việc thì cứ “thiên nhiên” mà đi về sớm một
chút. Về sớm khi đã hết việc không phải là lỗi.
Sau khi đã làm tốt những bước trên đây thì có thể thực hiện các bước
tiếp theo đây, đảm bảo rằng “cả nhà ta” có thể quản lý hữu hiệu quỹ
thời gian của mình, và chỉ cần một khoảng thời gian hợp lý vẫn có thể
đạt chất lượng công việc cao.
Các bước tiếp theo cho phóng viên:
1) Dừng lại và suy nghĩ: