Hoạt động chứng thực tại UBND xã vinh quang, thành phố kon tum, thực trạng và giải pháp

LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Trường Đại học phân hiệu
Đà Nẵng đã trang bị cho tôi những kiến thức bổ ích về chuyên môn nghiệp vụ, đó cũng là
hành trang để sau này tôi phục vụ công việc của mình được tốt hơn.
Chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn: Tiến sĩ Đặng Văn Mỹ đã tạo điều kiện
hướng dẫn tận tình để Tôi có thêm những kiến thức cần thiết trong quá trình học tập và xây
dựng Báo cáo thực tập của mình.
Kính chúc sức khỏe và cảm ơn sự quan tâm của lãnh đạo, cán bộ công chức Uỷ ban
nhân dân xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum đã tạo điều kiện, cung cấp cho tôi những số
liệu cụ thể và sát thực để tôi có cơ sở hoàn chỉnh bài Báo cáo thực tập của mình.
Bản thân tôi nhìn nhận thực tập tốt nghiệp này là cơ hội tốt cho học viên vận dụng các
kỹ năng thực hành cơ bản vào nhiệm vụ chuyên môn của mình, học hỏi được nhiều kinh
nghiệm thực tế cho bản thân. Qua quá trình thực tập cũng rút ra cho mình những điểm mạnh
cũng như các điểm yếu của bản thân, từ đó rút ra cho mình phương hướng phấn đấu để hoàn
thiện mình và hoàn thành tốt công việc của mình sau này.
Với tinh thần nổ lực của bản thân và sự truyền đạt của giáo viên hướng dẫn, những
kinh nghiệm quý báu mà đơn vị thực tập đã chỉ dẫn giúp cho tôi hoàn thành Báo cáo thực
tập. Trong thời gian thực tập, cũng không tránh khỏi những sai sót trong khi làm bài. Kính
mong cô giáo thông cảm, chỉ dẫn thêm để cho tôi hoàn thành đợt thực tập này.
Xin cảm ơn!
HỌC VIÊN

CHU ĐĂNG KHOA

MỞ ĐẦU
1


1. Tính cấp thiết của đề tài.
Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa những giao dịch đơn thuần nhất cũng
cần được thể hiện bằng các văn bản, giấy tờ nhất định. Xong với tình hình thực tế hiện nay,

nói đến việc liên hệ với các cơ quan nhà nước để làm giấy tờ như khai sinh, khai tử, đăng ký
kết hôn hay chứng thực hợp đồng đại đa số nhân dân đều rất e ngại bởi trong suy nghĩ của
họ các thủ tục hành chính quá rườm rà, phải chờ đợi thời gian khá dài. Trước tình hình đó,
việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng đã được đặt ra. Từ nhu
cầu thực tế, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực là rất lớn. Nghị định 75/
2000/ NĐ-CP ngày 08/ 12/ 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có
những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Tuy nhiên,
trong quá trình thực hiện NĐ 75 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải
trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng
và UBND huyện. Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho
văn bản cũ, ngày 18/ 05/ 2007 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/ 2007/ NĐ-CP về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đây gọi là
NĐ79/2007/NĐ-CP). Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng 2007 đã
đáp ứng phần nào những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao
từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa,
một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao. Đến năm 2015 trước tình
nhu cầu của nhân dân về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng
giao dịch. Chính phủ ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực
hợp đồng, giao dịch. Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm
quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt,
tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị
trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng và UBND cấp huyện như
Nghị định số 75 trước đây.
Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tuy đã thực hiện được
gần 2 năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể. Chứng thực được giao cho Ban Tư
pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ Tư pháp xã, phường
không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bằng giả mạo trong khi
các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện.
Trong thời gian thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất là

chứng thực được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập – UBND xã Vinh Quang –
TP. Kon Tum – Tỉnh Kon Tum, thì nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng
thực hợp đồng là rất lớn. Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thực
hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài: " Hoạt động chứng
thực tại UBND xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum, thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu
quả công tác chứng thực tại UBND xã Vinh Quang" để làm đề tài báo cáo thực tập của mình.
Để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại UBND xã Vinh Quang khi thực hiện
NĐ 23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại xã Vinh Quang, bản thân có thể rút ra bài
2


học kinh nghiệm và có những đề xuất, kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy
mạnh cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước
ta hiện nay.
2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài.
Nhằm làm rõ hơn việc triển khai thực hiện các văn bản pháp luật và việc áp dụng các
văn bản pháp luật vào đời sống. Đặc biệt là các văn bản, các quy định ảnh hưởng trực tiếp
đến đời sống của nhân dân trong đó có hoạt động công chứng, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch. Qua đó rút ra được những kinh
nghiệm cho bản thân trong việc học tập và trong công tác sau này. Bên cạnh đó, từ những
thực trạng mà cá nhân nắm bắt được sẽ có những đề xuất giải pháp để việc triển khai áp
dụng pháp luật vào đời sống ngày càng thiết thực hơn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động chứng thực tại và thực trạng công tác chứng
thực, việc triển khai thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND xã Vinh Quang.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết đề tài, trong suốt
quá trình thực tập em đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể để có thể có những
thông tin có độ chính xác cao nhất.
Được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ Ban tư pháp nơi thực tập, và sự quan tâm tạo

điều kiện của lãnh đạo địa phương cùng với những cố gắng của bản thân nên em đã có
những kiến thức nhất định để viết bài.
Những tài liệu phục vụ cho việc viết đề tài nằm rải rác ở nhiều nguồn tài liệu khác
nhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu, giấy tờ, cũng như trong thực tiễn công việc. Nó
đòi hỏi người làm đề tài phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thập khác nhau. Các
phương pháp chủ yếu được em sử dụng, đó là: phương pháp thống kê, phương pháp phân
tích, phương pháp so sánh, phương pháp điều tra khảo sát...
4 .1. Phương pháp tổng hợp thống kê
Phương pháp này dựa trên những số liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tài nghiên
cứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến đề tài, từ đó phân loại các số liệu
cho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng. Phương pháp này giúp người nghiên cứu hiểu được
khái quát hoạt động chứng thực trên địa bàn. Đây là một phương pháp quan trọng không thể
thiếu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài này.
4.2. Phương pháp so sánh
Từ số liệu đã thống kê được, đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm… Để thấy được
nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực. Ngoài ra chúng ta so sánh
quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm mới, điểm tiến bộ của pháp
luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắc phục. Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách
3


quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục những
hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân.
4.3. Phương pháp phân tích
Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, ảnh
hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan.
4.4. Phương pháp điều tra khảo sát:
Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND xã Vinh Quang, tham khảo ý
kiến của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tác chứng thực tại
đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu được tâm tư nguyện

vọng của nhân dân.
5. Bố cục của đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung đề
tài chia thành 2 chương:
Chương 1: Lý luận chung về hoạt động chứng thực
Chương 2: Hoạt động chứng thực tại UBND xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum
Chương 3: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tại
UBND xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum.

4


CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.1. Khái niệm về chứng thực
“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc
để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ
gốc.
“Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;
công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên
chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác
được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định
tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định
này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như
nội dung ghi trong sổ gốc.
“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị
định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi

dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
“Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo
quy định của Nghị định này.
“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu,
cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng
dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định
tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
“Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính
theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ
quan, tổ chức đó đã cấp.
1.2. Thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt, cụ thể là:
Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (Ví dụ:
Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa
chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài...).
5


Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt
Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của
nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài).
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:
- Theo Luật Đất đai năm 2013 thì:
Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử
dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp
kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này;

Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền
với đất, hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng
quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà
một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản được
công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên;
Văn bản về thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất được
công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về dân sự;
Việc công chứng thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng, việc chứng thực thực
hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Theo Luật Nhà Ở năm 2014 thì:
Các bên trực tiếp hoặc thông qua người đại diện thoả thuận về mua bán, thuê, thuê mua,
tặng cho, đổi, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở (sau đây gọi chung là
hợp đồng về nhà ở). Hợp đồng về nhà ở phải có chứng nhận của công chứng hoặc chứng
thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị, chứng thực của Uỷ ban nhân
dân xã đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường hợp sau đấy:
+ Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;
+ Bên bán, bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở;
+ Thuê mua nhà ở xã hội;
+ Bên tặng cho nhà ở là tổ chức.
Ngày 15/5/2014, Chính phủ ban hành Nghị định số 43/2014/NĐ-CP về cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Tại khoản 2
Điều 4 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP quy định: "Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm:
Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng
yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các
tài sản khác gắn liền với đất; xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp
đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành
nghề công chứng ở địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu
6

cầu công chứng.... Như vậy, ở những địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng
đáp ứng được yêu cầu công chứng và có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về việc
chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp
xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng thì Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp
xã nơi đó không thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch.
- Theo Bộ luật Dân sự năm 2015 thì người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng hoặc
chứng thực bản di chúc.
1.3. Người thực hiện chứng thực.
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có
thẩm quyền và trách nhiệm:
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt
Nam cấp hoặc chứng nhận;
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất
theo quy định của Luật Đất đai;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
Chứng thực di chúc;
Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài
sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của
Ủy ban nhân dân cấp xã.
1.4. Thủ tục chứng thực các loại việc thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã
Trong công tác chứng thực người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực
đều có quyền và nghĩa vụ khi tham gia việc chứng thực. Người yêu cầu chứng thực và người
thực hiện chứng thực phải thực hiện đúng thủ tục, quy trình trong việc chứng thực khi tham
gia hoạt động chứng thực.
Hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP
ngày 18/02/2015 gồm có các nội dung:

1.4.1. Chứng thực bản sao từ bản chính
Quy định đối với người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính như sau: khi đến
yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính; bản sao cần chứng thực.
Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng
thực nào như: Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện Việt
7


Nam ở nước ngoài, thực hiện việc chứng thực mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của người
yêu cầu chứng thực. Có quyền yêu cầu giải thích rõ lý do khi bị từ chối nếu chưa đồng ý với
sự giải thích của cơ quan có thẩm quyền thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Quy định đối với người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính như sau: khi thực
hiện chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện có dấu hiệu giả
mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh, nếu không chứng minh được thì từ
chối việc chứng thực. Phải đối chiếu bản sao với bản chính, nếu thấy bản sao đúng với bản
chính thì thực hiện chứng thực và ghi rõ: Chứng thực bản sao đúng với bản chính, ngày,
tháng, năm, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu bản
sao có từ hai trang trở lên phải đóng dấu giáp lai.
Người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức,
cá nhân liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy
tờ, văn bản. Có quyền lập biên bản tạm giữ giấy tờ có dấu hiệu giả mạo, phối hợp với cơ
quan có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo. Có nghĩa vụ
phải trung thực, khách quan, đảm bảo tính chính xác, đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu
cầu. Khi từ chối chứng thực phải giải thích rõ lý do, nếu không thuộc thẩm quyền của cơ
quan mình thì phải hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực đến cơ quan khác. Phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.
Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ,
hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được
yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của

bản sao đúng với bản chính (Điều 19).
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy
định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp
pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có
đi, có lại (khoản 1 Điều 20).
Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức
tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không
có phương tiện để chụp (khoản 2 Điều 20).
Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao (Điều
22):
+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu
mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

8


+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến
tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc
phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
+ Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc
chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP.
+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân bị mất bản chính cấp lần đầu, bị hư hỏng…
Pháp luật còn có hướng dẫn: Những bản chính cấp lại được thay cho bản chính cấp lần đầu.
Bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao gồm: Bản chính cấp lần đầu; Bản

chính cấp lại; Bản chính đăng ký lại.
1.4.2. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;
- Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác
định rõ nội dung;
- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy
định của pháp luật;
- Đơn thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác
nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;
- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao
1.4.3. Chứng thực chữ ký.
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định số
23/2015/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã
yêu cầu chứng thực.
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản
mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong
giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về
chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản (Điều 23).
Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá
trị sử dụng;
Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo
quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh
9


mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các
trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký

trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng
thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu
giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một
cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy
người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24 thì đề nghị người
yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký
chứng thực (khoản 3 Điều 24).
Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều 24 của nghị định số
23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
- Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
- Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
- Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao,
không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển
quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (khoản 4 Điều 24).
- Trường hợp không được chứng thực chữ ký (Điều 25):
+ Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ
được hành vi của mình;
+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu
không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo;
+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4
Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;
+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm
d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định
khác.
Áp dụng trong trường hợp đặc biệt (Điều 26): Việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều

23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 của Nghị định số
23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu
cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể
ký, điểm chỉ được. Tùy theo từng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy
định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
10


1.4.4. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất
Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:
- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định của pháp
luật về dân sự.
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:
Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải
chịu trách nhiệm về:
Thời điểm, địa điểm chứng thực;
Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại thời điểm
chứng thực;
- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản không vi
phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:
- Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;
- Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp
1.4.5. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
a. Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);

- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm
quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật Đất đai
năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; Luật đất đai năm 2013; bản sao
Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của
Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng nhận
quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở
(sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);
Hợp đồng, văn bản về bất động sản.
Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu câu chứng thực
còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:
- Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp
hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp trong phân
11


khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực
rừng phòng hộ;
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất đối
với một phần thửa để;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để
lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo pháp luật;
- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được hưởng di sản
theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để
lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy nhất;
Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp luật về
nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình
xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của
Chính phủ (gọi chung là Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất) đối với

trường hợp có tài sản gắn liền với đất mà người sở hữu tài sản đó bán, cho thuê, thừa kế,
tặng cho, thế chấp, góp vốn;
- Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trả
không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử dụng đất là
tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức kinh tế được Nhà
nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền thuê đất hàng năm cho
nhiều năm; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trước ngày 01/7/2004 mà đã trả tiền
thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê
đất đã được trả tiền còn lại ít nhất là 5 năm;
Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền
phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai mà theo quy định
của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải lập dự án đầu tư.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thực nộp thêm giấy
tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên.
b. Trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuất trình bản
chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn tiếp nhận
và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng có
một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của
Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện trạng sử dụng đất biến
động so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính xã,
phường, thị trấn phải xác nhận các thông tin về thửa đất. Trường hợp Giấy chứng nhận
12


quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì
Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời gian cung
cấp thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào thời hạn

chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã thị trấn ghi
vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động
sản. Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch
xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH)
trao cho người yêu cầu chứng thực.
Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện người có bất
động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo quy định của
pháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn
bản cho người yêu cầu chứng thực.
Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản thừa kế thì
thời hạn niêm yết từ 15 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế
không tính vào thời hạn chứng thực.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ;
nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện
chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp
thì thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.
c. Ký chứng thực
Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người yêu cầu chứng
thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc cho họ nghe. Nếu họ
đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong họp đồng thì ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang
cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện công chứng, chứng thực và ký tắt vào từng
trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng.
Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ
ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, riêng trang cuối
phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi vào cuối văn bản; văn bản chứng thực
có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai.

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về công chứng, chứng thực
quy định việc ký của người yêu cầu chứng thực phải được thực hiện trước mắt người thực
hiện chứng thực. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín
13


dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan chứng thúc thì có thể cho phép
người đó ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ
trong hợp đồng với chữ ký mẫu, trước khi thực hiện việc chứng thực.
Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu người
yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký.
Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau
đây:
+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;
+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ xuất trình, nếu
xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực; người yêu cầu chứng thực ít
khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu chứng thực.
Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể điểm chỉ
bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai
ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng
ngón nào, của bàn tay nào.
Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làm chứng.
Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản, bản chính văn
bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực đã xuất trình
các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có . Mỗi hồ sớ phải được đánh số theo
thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm dễ
tra cứu.
d. Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc:
Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các trường hợp sau
đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng, giao dịch và chữ ký của

người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già yếu không thể
đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở cơ quan chứng thực.
Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực được
thực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện chứng thực ký
vào văn bản chứng thực.
đ. Việc sửa lỗi kỹ thuật
Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực được sửa các lỗi
kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thực hiện, với điều kiện việc sửa
đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên giao kết.
Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản chứng thực.
Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần
sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực.
14


Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chú,
dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của cơ quan.
Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải là người đã thực hiện
việc chứng thực đó. Trong trường hợp người đã thực hiện việc chứng thực không còn làm
công tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật
đó.
1.4.6. Chứng thực hợp đồng, văn bản đó người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp
Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng.
Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiện chứng thực.
Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu chứng thực
đã nêu; việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng vi tính, nhưng phải bảo
đảm nội dung người yêu cầu chứng thực đã nêu; nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật,
đạo đức xã hội thì người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng.
a. Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng
Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần hoặc toàn bộ hợp

đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó có thể được thực hiện tại bất kỳ
cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ trường hợp việc công chứng hợp đồng
liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của Phòng Công chứng.
Vấn đề trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên giao kết yêu
cầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng đó.
b. Chế độ lưu trữ
Hồ sơ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn nơi đã thực hiện chứng thực.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, ẩm
ướt, mối, mọt.
Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực và những thông tin có
liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu
bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều
tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã chứng thực, thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền
chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên
quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ
quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.
c. Chế độ báo cáo
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê số liệu về
chứng thực định kỳ 6 tháng và hàng năm.

15


Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy đủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất, phương tiện làm
việc và kết quả hoạt động chứng thực tại địa phương mình, đồng thời nêu rõ những khó
khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có).
Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu về chứng thực. Số liệu thống kê kèm theo báo
cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 31 tháng 3 của năm báo
cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước

đến hết ngày 30 tháng 9 của năm báo cáo.
Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau: báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi cho Uỷ
ban nhân dân thành phố Kon Tum (qua Phòng Tư pháp) trước ngày 10 tháng 4 hàng năm;
báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 10 tháng 10 của năm.
d. Giải quyết khiếu nại
Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực không đúng với quy
định của pháp luật.
Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn như sau:
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc từ chối
chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn trong thời hạn không quá 5
ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu nại.
- Người yêu cầu chứng thức không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân xã, thị trấn, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện,
quận, thị xã, huyện Như Xuân thuộc tỉnh. Trong trường hợp khiếu nại tiếp, người yêu cầu
chứng thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân xã, thị trấn và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu
nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phải giải quyết và
thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn đã giải
quyết khiếu nại trước đó biết.
Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương. Trong trường hợp này, người khiếu
nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phường, thị trấn và các tài liệu liên quan
(nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Trong thời hạn không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu
nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phải giải quyết và
thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, thị trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết. Quyết định giải
16


quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là quyết
định cuối cùng.
1.4.7. Chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế
Trường hợp tài sản là bất động sản tại phường.
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
+ Phiếu yêu cầu chứng thực (theo mẫu 31/PYC);
+ Bản sao CMND;
+ Bản sao giấy chứng nhận (GCN) quyền sử dụng đất; GCN quyền sở hữu nhà ở và
quyền sử dụng đất ở hoặc một trong các loại giấy tờ được quy định tại Điều 100 của Luật
Đất đai 2013; người có tên trong sổ đăng ký ruộng đất hoặc sổ địa chính hiện do địa phương
quản lý (nơi có đất); Bản sao GCN quyền sở hữu công trình xây dựng được cấp.
+ Văn bản phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế (tối thiểu 02 bản chính có
nội dung đầy đủ theo mẫu số 58/ PCTS và 59/KNTS);
+ Ngoài ra tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ còn có thêm một hoặc các giấy
tờ sau:
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa (trong trường hợp chứng thực văn bản liên quan đến
một phần của thửa đất hoặc thửa đất được chia làm nhiều phần);
- Bản sao giấy chứng tử, di chúc (biên bản công bố di chúc nếu có) của người để lại
di sản và các giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di
sản như khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử (trong trường hợp thừa kế thế vị)
hoặc các giấy tờ thay thế khác (trong trường hợp thừa kế theo pháp luật);
- Bản sao giấy tờ chứng minh người giám hộ, người được ủy quyền (nếu có).
Trình tự, thủ tục chứng thực:
+ Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ và xuất trình bản chính của các giấy tờ
bản sao có trong hồ sơ để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch tiếp nhận và kiểm tra (trường
hợp hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong giấy tờ thì cán bộ địa chính

phường xã phải xác nhận các thông tin về thửa đất; trường hợp GCN QSDĐ có dấu hiệu đã
bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần xác minh thì gửi phiếu yêu cầu về Văn phòng Đăng ký
QSDĐ để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất);
+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch tiến hành niêm yết 30 ngày tại
UBND phường và nơi thường trú trước đây của người để lại di sản, nếu không xác định
được nơi thường trú thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn, nếu không xác định được cả hai
nơi trên thì niêm yết tại nơi có bất động sản (nội dung niêm yết phải ghi rõ: họ tên người để
lại di sản, họ tên những người thoả thuận hoặc người khai nhận và quan hệ với người để lại
di sản, danh mục di sản, các khiếu nại, tố cáo được gửi cho cơ quan thực hiện chứng thực);
+ Kiểm tra giấy tờ tuỳ thân và xác định xem đã đúng là những người được hưởng di
sản không, có bỏ sót người được hưởng di sản không và những người thừa kế có đầy đủ
17


năng lực hành vi dân sự không (những người thừa kế phải còn sống vào thời điểm mở thừa
kế hoặc sinh ra và còn sống sau thời điểm mở thừa kế nhưng đã thành thai trước khi người
để lại di sản chết; nếu là cơ quan, tổ chức thì phải còn tồn tại vào thời điểm mở thừa kế) ;
Kiểm tra tính hợp pháp của di chúc và nội dung cũng như di sản thừa kế vẫn còn đúng và
đầy đủ như trong di chúc (nếu có);
+ Ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và cấp chứng thực
(nội dung lời chứng theo mẫu quy định cho từng loại chứng thực); Trường hợp hồ sơ không
hợp lệ hoặc khi giải quyết mà phát hiện có dấu hiệu bỏ sót người thừa kế, di sản thừa kế
hoặc các vi phạm pháp luật khác thì cán bộ tư pháp - hộ tịch yêu cầu bổ sung hoặc trả lại hồ
sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Địa điểm chứng thực:
Tại trụ sở UBND phường, trừ các trường hợp: Chứng thực văn bản liên quan đến
người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già yếu không thể
đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở cơ quan chứng thực (lưu ý
mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực, riêng việc chứng thực được thực hiện
ngoài giờ làm việc phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện ký vào văn bản chứng thực).

Thời gian giải quyết:
+ Việc thực hiện chứng thực được thực hiện không quá ba (03) ngày làm việc đối với
trường hợp đơn giản, không quá mười (10) ngày làm việc đối với trường hợp phức tạp;
+ Thời hạn niêm yết là ba mươi (30) ngày không tính vào thời hạn chứng thực; Các
trường hợp cần tiến hành xác minh thì không tính vào thời hạn chứng thực.
Lệ phí chứng thực: 50.000 đồng/01 trường hợp.
1.4.8.Chứng thực di chúc:
UBND phường chỉ tiếp nhận những hồ sơ người yêu cầu chứng thực di chúc có hộ
khẩu thường trú hoặc tạm trú có thời hạn (nếu không xác định được nơi có hộ khẩu thường
trú).
Việc chứng thực di chúc liên quan đến bất động sản, việc sửa đổi, bổ sung, thay thế,
hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc có thể thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm
quyền công chứng, chứng thực nào.
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
+ Phiếu yêu cầu chứng thực;
+ Bản sao CMND;
+ Bản sao giấy chứng nhận (GCN) quyền sử dụng đất; GCN quyền sở hữu nhà ở và
quyền sử dụng đất ở (bao gồm cả GCN được cấp theo NĐ số 60/CP) hoặc một trong các loại
giấy tờ được quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 100 của Luật Đất đai 2013; người có tên
trong sổ đăng ký ruộng đất hoặc sổ địa chính hiện do địa phương quản lý (nơi có đất); các
giấy tờ chứng minh quyền về tài sản của người lập di chúc(nếu có);
18


+ Bản di chúc (tối thiểu 02 bản chính có nội dung đầy đủ theo mẫu hướng dẫn);
Trình tự, thủ tục chứng thực:
+ Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ và xuất trình bản chính các giấy tờ bản
sao có trong hồ sơ để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch tiếp nhận và kiểm tra; người yêu
cầu chứng thực ký tên hoặc điểm chỉ trước mặt người có thẩm quyền chứng thực tại trụ sở
UBND phường;

+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch ghi vào sổ chứng thực di chúc
và trình ký, cấp chứng thực (nội dung lời chứng theo mẫu quy định); Trường hợp hồ sơ
không hợp lệ hoặc khi giải quyết mà phát hiện người lập di chúc không đủ điều kiện như:
trạng thái tinh thần, nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc các bệnh khác mà
không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc xét thấy việc lập di chúc có
dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép, thì người thực hiện chứng thực không chứng thực
di chúc đó;
+ Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu chứng thực di chúc, không chứng thực di
chúc thông qua người khác; trong trường hợp tính mạng bị cái chết đe dọa do bệnh tật hoặc
nguyên nhân khác thì việc chứng thực được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của người
lập di chúc (lưu ý mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực, riêng việc chứng thực
được thực hiện ngoài giờ làm việc phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện ký vào văn
bản chứng thực); Đối với việc lập di chúc mà tính mạng bị cái chết đe dọa thì không nhất
thiết phải xuất trình giấy tờ theo quy định nhưng cần xác định trạng thái tinh thần của người
lập di chúc;
Thời gian giải quyết:
Việc thực hiện chứng thực được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu
cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong
ngày làm việc tiếp theo.
Lệ phí chứng thực: 20.000 đồng/01 trường hợp.
1.4.9. Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản:
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
+ Phiếu yêu cầu chứng thực;
+ Bản sao CMND;
+ Bản sao các giấy tờ chứng minh liên quan đến việc từ chối;
+ Văn bản từ chối (tối thiểu 02 bản chính);
Trình tự, thủ tục chứng thực:
+ Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ và xuất trình bản chính các giấy tờ bản
sao có trong hồ sơ để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch tiếp nhận và kiểm tra; người yêu
cầu chứng thực ký tên hoặc điểm chỉ trước mặt người có thẩm quyền chứng thực tại trụ sở

UBND phường;
19


+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch ghi vào sổ chứng thực văn bản
từ chối nhận di sản và trình ký, cấp chứng thực (nội dung lời chứng theo mẫu quy định);
+ Người yêu cầu chứng thực phải cam kết việc từ chối nhận di sản không nhằm trốn
tránh việc thực hiên nghĩa vụ tài sản của mình đối với người khác.
Thời gian giải quyết:
Việc thực hiện chứng thực được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu
cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong
ngày làm việc tiếp theo;
Lệ phí chứng thực: 10.000 đồng/01 trường hợp.
1.4.10. Về việc cấp bản sao từ sổ gốc:
Việc cấp bản sao từ sổ gốc được giao cho các cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc.
Khi cá nhân, tổ chức có nhu cầu được cấp bản sao từ sổ gốc cần đến các cơ quan, tổ
chức đang quản lý sổ gốc. Các cơ quan, tổ chức cấp bản chính đồng thời được thực hiện
luôn việc cấp bản sao từ sổ gốc hoặc cấp bản sao sau thời điểm cấp bản chính nếu cá nhân,
tổ chức có yêu cầu. Giá trị pháp lý của bản sao cấp từ sổ gốc được quy định sử dụng thay
cho bản chính trong các giao dịch. Người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người
được cấp bản chính; người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền của người được cấp bản
chính; cha, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính
trong trường hợp người đó đã chết.
Trình tự thủ tục đối với người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc cần:phải xuất trình
chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác. Khi người yêu cầu cấp
bản sao từ sổ gốc là người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền hoặc cha, mẹ, vợ
chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính trong trường hợp
người đó đã chết thì phải xuất trình thêm giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp
bản sao từ sổ gốc. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể trực tiếp yêu cầu cấp bản sao
từ sổ gốc; gửi yêu cầu đến cơ quan quản lý sổ gốc qua bưu điện. Khi gửi yêu cầu đến cơ

quan quản lý sổ gốc qua bưu điện thì người yêu cầu phải gửi đầy đủ các giấy tờ như chứng
minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác, giấy tờ chứng minh là người có
quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc ( bản chính hoặc bản sao có chứng thực).
Trình tự thủ tục đối với các cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc khi cấp bản sao từ
sổ gốc cần: phải kiểm tra tính hợp pháp của việc yêu cầu cấp bản sao; phải đối chiếu với sổ
gốc; phải so sánh nội dung bản sao đúng với nội dung đã ghi trong sổ gốc. Thời hạn cấp bản
sao là ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu. Nếu yêu cầu được gửi qua bưu điện thì chậm nhất
là 3 ngày làm việc cơ quan, tổ chức phải gửi bản sao cho người yêu cầu. Người yêu cầu có
trách nhiệm trả lệ phí cấp bản sao và cước phí bưu điện cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao
(quy định Điều 16 và Điều 17 Nghị định số 23/NĐ-CP ngày 16/02/2015).
Như vậy, các loại việc cấp bản sao từ sổ gốc khi có nhu cầu cần đến các cơ quan, tổ
chức đang quản lý sổ gốc. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký khi cá
nhân, tổ chức có nhu cầu cần đến Uỷ ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, Cơ
20


quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để chứng thực. Đối với người yêu cầu chứng thực phải
thực hiện đúng thủ tục quy định về giấy tờ, văn bản trước khi đến yêu cầu chứng thực.
Người thực hiện chứng thực cần phải thực hiện đúng thủ tục, quy trình nghiệp vụ quy định
để phòng tránh những sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện.
Thời hạn chứng thực là vấn đề không kém phần quan trọng trong công tác chứng
thực. Thời hạn chứng thực nếu kéo dài làm ảnh hưởng đến công việc, các quan hệ, giao dịch,
thời cơ của người yêu cầu chứng thực. Do vậy, người thực hiện chứng thực luôn phải thực
hiện đúng quy định, cụ thể:
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi
sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện ngay trong buổi làm việc đó. Trường hợp yêu
cầu chứng thực số lượng lớn thì có thể hẹn lại chứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm
việc.
* Lưu ý mọi trường hợp chứng thực phải bảo đảm:
- Thời điểm, địa điểm chứng thực (cụ thể, rõ ràng và chính xác);

- Năng lực hành vi dân sự của các bên giao dịch hợp đồng, văn bản tại thời điểm chứng
thực (cán bộ tư pháp - hộ tịch cần phải có nghiệp vụ chuyên môn để đảm bảo chữ ký của
các bên giao dịch là đúng người và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự);
- Nôi dung thoả thuận của các bên giao dịch hợp đồng, văn bản không vi phạp điều cấp
của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
- Tài sản giao dịch không có tranh chấp.

CHƯƠNG 2. HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ VINH QUANG
THÀNH PHỐ KON TUM
2.1. Tổng quan về xã Vinh Quang.
21


2.1.1 Vị trí địa lý.
-Diện tích tự nhiên: 2.140,05 ha.
- Dân số: 2.151 hộ- 10.509 khẩu.
- Mật độ dân số trung bình: 135 người/km2.
- Đơn vị hành chính: 08 thôn, trong đó có 04 thôn người ĐBDTTS.
- Điều kiện tự nhiên: Đất đai chủ yếu là đất triền đồi, độ dốc trung bình, tình chất đất
chủ yếu là pheralic nâu xám, pha cát, thích hợp cây công nghiệp dài ngày như cao su, cà
phê; một phần nhỏ đất phù sa sông, suối bồi đắp phù hợp trồng cây lượng thực ngắn ngày
như lúa, ngô, ra xanh; một phần sông ĐăkBla đi qua địa bàn 06 thôn: Kon rờ bàng 1- 2;
Phương Quý 1- 2; Konhngokơtu và thôn Trung Thành; 01 phần hệ thống suối Đăk Cấm và
suối ĐăkToreh. Khí hậu nhiệt đới gió mùa, phân 02 mùa mưa, nắng rõ rệt trong năm. Tài
nguyên khoáng sản: nguyên liệu sét phục vụ sản xuất gốm, sứ, gạch ngói ( khoảng 40ha);
cát, sỏi xây dựng trữ lượng nhỏ, phân bổ chủ yếu dọc sông, suối.
2.1.2.Cơ cấu tổ chức của UBND xã Vinh Quang.
Căn cứ luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, tại kỳ họp lần thứ nhất của
HĐND xã Vinh Quang khóa III nhiệm kỳ 2016 – 2021 đã bầu ra 02 đồng chí giữ lãnh đạo
UBND xã gồm:

Đồng chí A Hậu - Chủ tịch UBND xã
Đồng chí Đồng chí Nguyễn Đình Nhiên - Phó Chủ tịch UBND xã
Cán bộ công chức UBND xã gồm:
- Chức danh Văn hoá - Xã hội
+ 01 cán bộ phân công nhiệm vụ về văn hóa thông tin, thể dục thể thao.
+ 01 cán bộ phân công nhiệm vụ về công tác thương binh xã hội;
- Chức danh Tư pháp - Hộ tịch
+ 01 cán bộ phân công nhiệm vụ về công tác công chứng chứng thực, theo dõi việc
xây dựng và thẩm định văn bản.
+ 01 cán bộ phân công nhiệm vụ về công tác hộ tịch
- Chức danh Văn phòng – Thống kê
+ 01 cán bộ phân công nhiệm vụ về tổng hợp, tổ chức xây dựng chính quyền
+ 01 cán bộ phân công nhiệm vụ về thống kê, thi đua khen thưởng, cải cách hành
chính
- Chức danh Tài chính – Kế toán
+ 01 cán bộ phân công nhiệm vụ về tài chính - kế toán, thống kê, lập dự toán, báo cáo
tài chính, bảo hiểm xã hội, y tế, các loại phí lệ phí
22


- Chức danh Địa chính -Xây dựng – Đô thị - môi trường
+ 01 cán bộ phân công nhiệm vụ về địa chính quản lý đất đai, nông lâm nghiệp
+ 01 cán bộ phân công nhiệm vụ về đô thị và bảo vệ môi trường
Uỷ ban nhân dân mỗi tháng họp ít nhất bốn lần.
Các quyết định của Uỷ ban nhân dân được tổng số thành viên Uỷ ban nhân dân biểu quyết
tán thành.
Uỷ ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề sau đây:
- Chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân;
- Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm
và quỹ dự trữ của địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;

- Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình Hội đồng nhân
dân quyết định;
- Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách của địa phương
trình Hội đồng nhân dân quyết định;
- Các biện pháp thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân về kinh tế - xã hội; thông qua
báo cáo của Uỷ ban nhân dân trước khi trình Hội đồng nhân dân;
2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Vinh Quang.
a. Chức năng.
Về tổ chức chính quyền địa phương: Hiến pháp năm 2013 quy định khái quát theo hướng:
“Chính quyền địa phương được tổ chức ở các đơn vị hành chính của nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam. Cấp chính quyền địa phương gồm có Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân được tổ chức phù hợp với đặc điểm nông thôn, đô thị, hải đảo, đơn vị hành chính - kinh tế
đặc biệt do luật định” (Điều 111). Việc tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cụ thể
ở từng đơn vị hành chính sẽ được quy định trong Luật tổ chức chính quyền địa phương trên cơ
sở tổng kết việc thực hiện chủ trương của Đảng thí điểm một số nội dung về tổ chức chính
quyền đô thị và kết quả tổng kết thực hiện Nghị quyết 26 của Quốc hội, đáp ứng yêu cầu tổ
chức chính quyền địa phương phù hợp với đặc điểm nông thôn, đô thị, hải đảo, đơn vị hành
chính - kinh tế đặc biệt và các nguyên tắc phân cấp, phân quyền giữa Trung ương và địa
phương và giữa các cấp chính quyền địa phương
b. Nhiệm vụ.
Có trách nhiệm quản lý về kinh tế bao gồm các ngành: nông nghiệp, công nghiệp, dịch vụ,
thương mại, tài chính, địa chính, ...Quản lý các trường, chợ, giao thông, thủy lợi và các cơ sở
hạ tầng kỹ thuật khác.
Thực hiện nhiệm vụ đảm bảo an ninh chính trị, kinh tế xã hội trên địa bàn phường. Tuyên
truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật các văn bản của cơ
23


quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND phường trong cơ quan Nhà nước, tổ chức
kinh tế, tổ chúc xã hội, an ninh quốc phòng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức.

Giữ gìn trật tự an ninh xã hội, đảm bảo an ninh chính trị, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực
lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương,
quản lý việc cư trú của công dân, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
Phòng, chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự
do, danh dự, tài sản và các quyền, lợi ích khác của công dân; chống buôn lậu, ma tuý, tham
nhũng, bài trừ mê tín dị đoan trong nhân dân.
Tuyên truyền vận động nhân dân tham gia tích cực vào công tác xã hội hóa trên địa
phường.
2.3. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Vinh Quang
Tình hình kinh tế thay đổi, các hoạt động giao dịch, chứng thực đã tăng lên rất nhiều
nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mọi công dân. Theo đó, hoạt động chứng thực
cũng tăng lên đã thể hiện vai trò quan trọng trong đời sống KTXH của đất nước, góp phần
thúc đẩy nền kinh tế, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, tinh tế của các tổ
chức cá nhân trong và ngoài nước.
Luật công chứng 2014 có hiệu lực. Luật công chứng cũng có một số điểm mới như
tách chức năng chứng thực ra khỏi chức năng công chứng.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP được ban hành thay thế Nghị định 79/2007/NĐ-CP đã
khắc phục được những hạn chế cơ bản. Cụ thể: Việc giao cho UBND cấp xã thẩm quyền
chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản là tận dụng được cơ sở vật
chất và nhân lực sẵn có. Thêm vào đó đa số trường hợp người thực hiện chứng thực tại Ủy
ban nhân dân cấp xã thường nắm rõ về nhân thân, có mối quan hệ quen biết với chủ thể giao
dịch, biết rõ đối tượng giao dịch sẽ đảm bảo nhanh gọn do giảm bớt thời gian xác minh tiết
kiệm thời gian làm việc.
Nghị Định 23/2015/NĐ-CP ra đời thể hiện tinh thần cải cách hành chính một cách
mạnh mẽ đáp ứng được mong mỏi của nhân dân trong vấn đề bản sao. Nghị định này được
triển khai thực hiện tại UBND cấp xã, tuy nhiên mỗi nơi có một cách thực hiện khác nhau và
cách làm khác nhau.
2.3.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc.
UBND xã Vinh Quang là một cơ quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực hiện việc cấp bản sao
các giấy tờ hộ tịch. Khi tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc thì theo quy định của pháp

luật phải thực hiện đúng thời hạn cấp bản sao trong ngày khi tiếp nhận yêu cầu. Trên thực tế
tại UBND xã Vinh Quang thì việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đúng theo những
quy định của pháp luật. Cán bộ tư pháp đảm bảo được nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên bên
cạnh những mặt đã đạt được thì đôi lúc vẫn còn nhũng vướng mắc bởi trên thực tế xã Vinh
Quang là xã đa phần là đồng bào dân tộc thiểu só sinh sống thuộc loại nghèo so với toàn
thành phố, theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 thì chỉ có Chủ tịch
24


và 01 phó Chủ tịch. Vì vậy có khi Chủ Tịch và phó Chủ Tịch UBND xã bận họp không có
mặt tại trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ tịch do tư pháp xã thực hiện tiếp nhận nên không thể
giải quyết những yêu cầu của người dân ngay được mà phải hẹn lại sang ngày hôm sau mới
giải quyết. Bên cạnh đó thì đội ngũ cán bộ Tư pháp xã có 02 người, trong đó 01 được cử đi
học Trung cấp lý luận chính trị nên có lúc không thể giải quyết kịp thời được những công
việc hàng ngày để đáp ứng kịp thời nguyện vọng của nhân dân.
Đối với những yêu cầu được gửi qua đường bưu điện thì chậm nhất là trong ba ngày
làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu cơ quan tổ chức tiếp nhận bản sao, phải gửi bản sao
cho người yêu cầu. Trên thực tế hoạt động này tại UBND xã Vinh Quang rất ít nên khi có
yêu cầu thì đại đa số đều được cấp đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
Kết quả triển khai thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND xã Vinh Quang theo
Nghị định 23/2015/NĐ-CP là 43 trường hợp.
2.3.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính.
Theo quy định của pháp luật thì UBND xã, phường, thị trấn chứng thực bản sao từ
bản chính các giấy tờ bằng tiếng tiếng việt.
Tại UBND xã Vinh Quang, công tác chứng thực được thực hiện một cách trung thực,
khách quan, chính xác đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng
thực. Tuy nhiên công tác chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP
do thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác thực hiện tại địa phương cũng gặp nhiều khó khăn,
lúng túng, thêm đó khả năng ngoại ngữ của Cán bộ phụ trách còn hạn chế nên gặp trở ngại
không nhỏ. Hiện nay lời chứng đã được thực hiện theo mẫu nên việc chứng thực được thực

hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, đảm bảo về thời gian và hình thức. Theo quy định thì việc
tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc
buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó. Nhìn chung tại
UBND xã Vinh Quang đã thực hiện tốt quy định này tuy nhiên vẫn còn một số trường hợp
để lại sang ngày hôm sau vì thực chất tại UBND xã, Chủ Tịch hoặc phó Chủ Tịch ký giấy tờ
thì thường đi công tác, đi họp nên yêu cầu chứng thực của người dân phải gác lại ngày hôm
sau. Điều này không đảm bảo được quy định của pháp luật.
Theo quy định của pháp luật thì cán bộ tiếp dân phải mang thẻ cán bộ về vấn đề này
tại UBND xã Vinh Quang đã thực hiện tốt.
Hiện nay, tình trạng các giấy tờ văn bản giả mạo khá nhiều với công nghệ khá tinh vì
thế cán bộ tư pháp xã rất cẩn thận và chú trọng vấn đề này. Đến nay, tại UBND xã Vinh
Quang không xảy ra trường hợp nào. Trong công tác chứng thực cán bộ tư pháp thể hiện tinh
thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực, chính xác. Tại UBND xã Vinh Quang, công
tác chứng thực vẫn đảm bảo thực hiện theo yêu cầu của người dân đúng thời gian, trình tự
theo pháp luật.
2.3.3. Thực trạng chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là một trong nhưng nội dụng mà người dân yêu cầu cơ quan tư
pháp chứng thực chữ ký của họ đúng với văn bản, giấy tờ mà họ yêu cầu được chứng thực.
25