Tăng cường kiểm soát nội bộ thu chi tại trường Đại học Phạm Văn Đồng

MỤC LỤC

Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các từ viết tắt
Danh mục các bảng biểu
Danh mục các sơ đồ
MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ KSNB THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ
NGHIỆP..........................................................................................................4
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB...........................4
1.1.1. Tổng quan về kiểm soát trong quản lý............................................4
1.1.2. Khái niệm về hệ thống KSNB.........................................................7
1.1.3. Vai trò chủ yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ.............................11
1.1.4. Các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB.................................12
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát.............................................................12
1.1.4.2. Hệ thống kế toán....................................................................13
1.1.4.3. Thủ tục KSNB.........................................................................15
1.1.4.4. Kiểm toán nội bộ....................................................................16
1.1.4.5. Tính cần thiết của hệ thống KSNB.........................................17
1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ SN..............18
1.2.1. Khái niệm về đơn vị sự nghiệp......................................................18
1.2.2. Phân loại đơn vị sự nghiệp............................................................18
1.2.3. Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp.....................19
1.3. NỘI DUNG KSNB THU CHI NSNN TRONG TRƯỜNG HỌC.......20
1.3.1. Khái quát KSNB thu chi trong trường học....................................20


1.3.2. Nội dung KSNB thu, chi trong trường học...................................22

1.3.2.1. Công tác thu chi trong đơn vị sự nghiệp có thu.....................22
1.3.2.2. Nội dung KSNB thu chi trong đơn vị sự nghiệp có thu..........24
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1....................................................................28
CHƯƠNG 2 - THỰC TRẠNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM
VĂN ĐỒNG........................................................................................................29

2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN
ĐỒNG.........................................................................................................29
2.1.1. Khái quát về lịch sử phát triển, tóm tắt thành tích nổi bật của Trường
ĐH Phạm Văn Đồng................................................................................29
2.1.2. Những mục tiêu của Trường..........................................................31
2.2. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN
ĐỒNG….....................................................................................................32
2.2.1. Đặc thù về quản lý.........................................................................32
2.2.2. Cơ cấu tổ chức...............................................................................32
2.2.3. Chính sách nhân sự........................................................................34
2.2.4. Công tác lập kế hoạch...................................................................34
2.3. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KSNB 36
2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán................................................................36
2.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ và phương pháp ghi chép ban đầu.....38
2.3.3. Tổ chức hệ thống TK kế toán và phương pháp ghi chép kế toán.40
2.3.4. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán...................................................41
2.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tích và công khai BCTC............41
2.4. CÁC THỦ TỤC KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PVĐ..............43
2.4.1. Thủ tục KSNB các khoản thu tại trường.......................................43
2.4.1.1. KSNB thu từ ngân sách Nhà nước..........................................43
2.4.1.2. KSNB các khoản thu ngoài NSNN..........................................45


2.4.2. Kiểm soát nội bộ các khoản chi chủ yếu của Trường....................46

2.4.2.1. Chi thanh toán cho cá nhân...................................................46
2.4.2.2. Kiểm soát nội bộ về chi hàng hóa dịch vụ.............................51
2.4.2.3. Các khoản chi khác................................................................54
2.5. KIỂM SOÁT KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG...57
2.5.1. Kiểm soát tính tuân thủ về mặt chứng từ kế toán..........................58
2.5.2. Kiểm soát tính tuân thủ tài khoản kế toán.....................................58
2.5.3. Kiểm soát Biểu mẫu, sổ sách........................................................59
2.5.4. Kiểm soát tính tuân thủ các mục chi theo mục lục NSNN............59
2.6. CÔNG TÁC TỰ KIỂM TRA TÀI CHÍNH VÀ VIỆC LẬP BÁO CÁO
QUYẾT TOÁN THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG........60
2.7. NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG KSNB TẠI
TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG...........................................................62
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2....................................................................64
CHƯƠNG 3 - GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG
ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG.........................................................................65

3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KSNB THU CHI TẠI
TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG...........................................................65
3.1.1. Những định hướng phát triển của Trường.....................................65
3.1.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường
ĐH Phạm Văn Đồng................................................................................65
3.2. HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT....................................66
3.2.1. Điều chỉnh cơ cấu tổ chức............................................................66
3.2.2. Chú trọng công tác nhân sự: bao gồm chú trọng khâu sử dụng,
tuyển dụng, chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, viên chức............................67
3.2.3. Chuẩn hoá quy trình lập kế hoạch.................................................68
3.2.4. Thành lập tổ kiểm toán nội bộ.......................................................69


3.3. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN..............................................70

3.3.1. Hoàn thiện hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu......................70
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức báo cáo, phân tích và công khai BCTC........73
3.3.3. Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán............................................78
3.4. HOÀN THIỆN THỦ TỤC KSNB THU CHI DO NSNN CẤP...........81
3.4.1. Hoàn thiện thủ tục KSNB thu NSNN do Nhà nước cấp..............81
3.4.1.1. Theo mục lục NSNN...............................................................81
3.4.1.2. Đảm bảo kế hoạch thu chi, chứng từ hợp lệ, đảm bảo không
để thừa ngân sách hoặc chạy thủ tục để chi hết ngân sách vào cuối
năm......................................................................................................82
3.4.2. Hoàn thiện thủ tục chi do NSNN cấp............................................83
3.4.2.1. Hoàn thiện thủ tục KSNB việc chi lương...............................83
3.4.2.2. Hoàn thiện kiểm soát chi vượt giờ cho cán bộ giáo viên.......85
3.4.2.3. Hoàn thiện thủ tục KSNB chi NCKH....................................85
3.4.2.4. Hoàn thiện thủ tục KSNB việc mua vật tư, hàng hóa............88
3.5. HOÀN THIỆN KSNB THU CHI NS NỘI BỘ CỦA TRƯỜNG.........90
3.5.1. Hoàn thiện kiểm soát thu học phí..................................................90
3.5.1.1. Kiểm soát thu học phí............................................................90
3.5.1.2. Thu lệ phí tuyển sinh và thu khác...........................................93
3.5.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi ngân sách nội bộ của trường.....93
3.5.2.1. Kiểm soát chi học bổng..........................................................93
3.5.2.2. Kiểm soát việc trích tiền học phí thu được vào NSNN...........95
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3....................................................................97
KẾTLUẬN......................................................................................................... 98


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Chuyển sang cơ chế mới, thực hiện xã hội hoá trong GD ĐT (GD ĐT),

Nhà nước giữ vai trò là người tổ chức quản lý, tạo lập môi trường pháp lý thuận
lợi để cho GD ĐT phát triển. Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ
đã ban hành Nghị định Số 43/2006/NĐ-CP qui định quyền tự chủ, tự chịu trách
nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với các đơn
vị sự nghiệp công lập. Như vậy các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) cần
phải kiểm soát chặt chẽ về chi phí, phải tự tính toán, đảm bảo sử dụng nguồn thu,
chi đạt hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tạo sự chủ động về cả hoạt động và tài chính
của đơn vị. Ngày 30 tháng 03 năm 2006 Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định
19/2006/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ Kế toán (CĐKT) HCSN, thay cho
Quyết định 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996. Hệ thống Kế toán này áp dụng
chung cho các đơn vị HCSN có sử dụng Ngân sách nhà nước (NSNN) và nguồn
kinh phí khác.
Trường Đại học Phạm Văn Đồng là một trường đào tạo nguồn nhân lực tại
chỗ chủ yếu cho tỉnh Quảng Ngãi và khu vực Miền Trung, Tây Nguyên. Theo
quyết định số 1168/QĐ-TTg ngày 07/9/2007 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ
sơ nâng cấp trường Cao Đẳng Sư phạm Quảng Ngãi và Cao Đẳng Cộng đồng
Quảng Ngãi. Trường đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công
tác quản lý, trong đó chú trọng đến việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ,
từng bước hoàn thiện các quy chế kiểm soát. Tuy nhiên, hệ thống KSNB của
Trường vẫn còn nhiều bất cập chưa đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý. Vì
vậy, nghiên cứu hệ thống KSNB tại Trường Đại học Phạm Văn Đồng là góp
phần nâng cao chất lượng quản lý, tăng cường KSNB và phục vụ sự nghiệp giáo
dục.
KSNB đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các doanh
nghiệp và tổ chức. KSNB giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn


2

các nguồn lực kinh tế của cơ quan mình như con người, tài sản, nguồn vốn,…

góp phần hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động của mình
đồng thời giúp tổ chức xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ
cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của tổ chức.
Qua nghiên cứu lý luận về hệ thống KSNB đồng thời tổng kết hoạt động
KSNB tại Trường Đại học Phạm Văn Đồng, tôi chọn đề tài “ Tăng cường kiểm
soát nội bộ thu chi tại Trường Đại học Phạm Văn Đồng” cho Luận văn Thạc sỹ
Quản trị Kinh doanh chuyên ngành Kế toán.
2. Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của Đề tài là nghiên cứu một cách có hệ thống
những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ, làm sáng tỏ việc vận dụng lý luận
chung ấy vào KSNB ở các đơn vị trường học; Luận văn mô tả, phân tích, đánh
giá thực trạng công tác KSNB tại Trường ĐH Phạm Văn Đồng, phân tích sự cần
thiết khách quan phải tăng cường kiểm soát nội bộ trong cơ chế mới; thông qua
nghiên cứu thực tiễn đề xuất phương hướng và một số giải pháp cụ thể về môi
trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát nhằm kiểm soát tốt hơn
nữa các hoạt động nhằm tăng cường KSNB thu chi tại Trường.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Về đối tượng nghiên cứu: là các hoạt động KSNB thu chi trong các đơn vị
sự nghiệp.
Về phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu, làm rõ thực trạng KSNB
thu chi tại Trường Đại học Phạm Văn Đồng; Vận dụng lý luận để nêu ra những
phương hướng và một số giải pháp để tăng cường KSNB thu chi tại Trường.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn đã sử dụng các phương pháp cụ thể như sau: Phương pháp tổng
hợp - chi tiết, phương pháp hệ thống hóa, phương pháp so sánh đối chiếu, tiếp
cận thu thập thông tin,... đề làm sáng tỏ vấn đề cần nghiên cứu.


3

5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Về mặt lý luận : Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống
kiểm soát nội bộ thu chi trong đơn vị sự nghiệp.
Về mặt thực tiễn : Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ thu chi
tại trường Đại học Phạm Văn Đồng. Từ đó đưa ra giải pháp nhằm tăng cường
hơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, luận văn
được kết cấu thành 3 chương:
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KSNB THU CHI TRONG ĐƠN VỊ
SỰ NGHIỆP
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐẠI
HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KSNB THU CHI TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG


4

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ KSNB THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB
1.1.1. Tổng quan về kiểm soát trong quản lý
Trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác động có tổ chức, có định
hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất
các nguồn lực đã xác định để đạt mục tiêu đã đề ra. Chủ thể quản lý ở đây chính
là bộ máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp và bộ phận cán
bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị. Đối tượng quản
lý chính là con người và sự vật, hiện tượng diễn ra trong đơn vị. Đối tượng quản
lý có nhiều đặc tính khác nhau do đó trong quá trình quản lý cũng phát sinh

những vấn đề phức tạp ở mức độ khác nhau. Mục tiêu quản lý của đơn vị là sau
một quá trình quản lý có thể đo lường và lượng hóa được kết quả mà đơn vị phải
hướng tới trong một thời gian nhất định.
Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 khâu chính: khâu định hướng và
khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định. Ở mỗi khâu, chức năng kiểm soát
luôn được đề cao bởi nó cho biết mức độ sát thực của quản lý. Để đạt được kế
hoạch đã đề ra, khâu tổ chức thực hiện cần phải được coi trọng trong toàn bộ quá
trình quản lý. Tổ chức thực hiện ở đây bao gồm: từ việc áp dụng những chủ
trương, trình tự đã được định hướng tới việc sử dụng hiệu quả những nguồn lực
đã có. Trong khâu này người quản lý phải vận dụng các kỹ năng điều hành của
mình để quản lý, chỉ đạo phối hợp các bộ phận. Kết quả hoàn thành được báo
cáo và so sánh với các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch. Từ kết quả này, người
quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và điều hành các hoạt động một cách phù hợp
nhằm đạt mục tiêu đề ra một cách tốt nhất.
Ở khâu định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu đồng
thời kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu đó, xây dựng các chương


5

trình, kế hoạch,… Sau khi các chương trình kế hoạch đã được kiểm soát thì có
thể đưa ra các quyết định cụ thể để thực hiện.
Ở khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định cần kết hợp các nguồn lực
theo phương án tối ưu, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến và kết quả
của các quá trình để điều hòa các mối quan hệ, điều chỉnh các mục tiêu nhằm đạt
kết quả tối ưu.
Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo
rằng các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch. Quy trình này bao gồm 3
bước khác nhau: đo lường thành quả lao động, so sánh thành quả thực tế với một
chuẩn mực nào đó và có hành động để chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuẩn

mực không phù hợp. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt
động được hoàn tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổ
chức.
Theo định nghĩa này, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâu
của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình
quản lý. Vì vậy có thể hiểu kiểm soát là một chức năng của quản lý. Tuy nhiên,
chức năng này cũng thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp
quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa cũng như
những điều kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ
thể.
Một cách tổng quát, kiểm soát có thể được phân thành kiểm soát trực tiếp
và kiểm soát tổng quát.
Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, các quy chế kiểm soát được xây dựng
trên cơ sở đánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý. Kiểm
soát trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản: kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý và
kiểm soát bảo vệ.
Kiểm soát hành vi là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân
viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Đây là biện pháp tương


6

đối hiệu quả nhằm phát hiện và ngăn chặn các gian lận, sai sót. Một hệ thống
kiểm soát hành vi hữu hiệu sẽ giúp cho toàn bộ công việc kiểm soát được giảm
nhẹ một cách đáng kể.
Kiểm soát xử lý là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay
những công việc mà nhờ chúng các giao dịch được công nhận, cho phép, phân
loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp và báo cáo. Trong trường hợp thông tin được
xử lý bằng hệ thống máy tính thì kiểm soát xử lý được thực hiện thông qua chức
năng xử lý bằng điện toán.

Kiểm soát bảo vệ là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự
an toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị. Các trọng điểm nhằm vào mục đích
này bao gồm:
Một là: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là phân định trách
nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận trực tiếp
của người không có trách nhiệm với tài sản và sổ sách của đơn vị khi chưa được
phép của người quản lý. Chẳng hạn ban hành và thực hiện quy chế kiểm soát
việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham
khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy vi tính.
Hai là: Hệ thống an toàn. Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo
động, báo cháy, cài đặt mã truy cập thông tin,…
Bà là: Kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ ba.
Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều
công việc khác nhau. Trong môi trường tin học hóa quản lý ở mức độ cao thì
kiểm soát tổng quát thuộc chức năng của phòng điện toán. Muốn đánh giá kiểm
soát trong trường hợp này phải sử dụng các chuyên gia am hiểu về máy tính.
Như vậy, qua nghiên cứu lý luận về kiểm soát trong quản lý có thể thấy
kiểm soát là một chức năng của quản lý, gắn liền với quản lý, ở đâu có quản lý ở
đó có kiểm soát. Xã hội càng phát triển cao thì vai trò của quản lý càng lớn, nội
dung quản lý càng phức tạp, do đó công tác quản lý càng đòi hỏi những công


7

việc hết sức phức tạp đòi hỏi người quản lý không chỉ có đủ kiến thức, kỹ năng
bản lĩnh mà phải năng động, nhạy bén, am hiểu tình hình thực tế để có những
quyết định phù hợp lên đối tượng quản lý nhằm mục tiêu đã đề ra.
1.1.2. Khái niệm về hệ thống KSNB
Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC)
Theo quan niệm của IFAC thì “Hệ thống KSNB là một hệ thống những

chính sách và thủ tục nhằm bốn (4) mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo
đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý,
bảo đảm hiệu quả của các hoạt động”.
Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và
trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện
pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị.
 Bảo vệ tài sản của đơn vị
Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vô hình
và các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng,…
của đơn vị.
 Bảo đảm độ tin cậy của thông tin
Thông tin muốn nói ở đây chủ yếu là thông tin kinh tế tài chính do bộ máy
kế toán xử lý và tổng hợp. Thông tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi đó là
căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Các thông
tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác, tin cậy về
thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của
mọi hoạt động kinh tế tài chính.
 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống KSNB được thiết kế trong đơn vị phải đảm bảo các quyết định
và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị được tuân thủ đúng mức.
 Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa


8

sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp – nguyên nhân gây ra sự lãng phí trong
hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong đơn vị.
Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động

trong đơn vi mình được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB nhằm
nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý đơn vị.
Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA)
Theo Viện kế toán viên công chứng (IACPA) (Mỹ), KSNB được định
nghĩa như sau:
“KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp
phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức,
kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả
hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra”.
Theo quan niêm này thì hệ thống KSNB cũng có xu hướng thiên về phục
vụ các mục tiêu của đơn vị gần với quan niệm của Liên đoàn kế toán quốc tế.
Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)
Theo VSA 400 Hệ thống KSNB được định nghĩa như sau: “Hệ thống
KSNB là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây
dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định
để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo
tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của
đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các
thủ tục kiểm soát”.
Trong đó:
Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập Báo cáo tài
chính.
Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và
hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT), Ban Giám đốc đối với hệ


9

thống KSNB trong đơn vị.

Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết
lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.
Theo quan niệm này thì hệ thống KSNB được mô tả theo con mắt của các
kiểm toán viên độc lập bên ngoài đơn vị và nó cũng hướng đến phục vụ các mục
tiêu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị.
Tóm lại, “Hệ thống KSNB là hệ thống các cơ chế kiểm soát đơn vị được
cụ thể bằng các quy chế quản lý do Ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu
những rủi ro làm cho đơn vị không đạt được mục tiêu của mình”.
Qua các định nghĩa đã nêu cho thấy KSNB không chỉ giới hạn trong chức
năng tài chính kế toán mà còn có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau như
hành chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà đòi hỏi phải có sự
phối hợp đồng bộ của tất cả thành viên trong tổ chức.
KSNB được phân biệt thành hai dạng là kiểm soát kế toán và kiểm soát
quản lý.
KSNB về kế toán là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà Ban
Giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập trung vào các hệ thống
cung cấp số liệu cho việc đưa ra quyết định như: hệ thống sổ sách kế toán, báo
cáo tài chính cùng các phương tiện sử dụng để xác định, định lượng phân loại
thông tin. Mục tiêu của KSNB về kế toán là đảm bảo tin cậy, tính xác thực và
toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ nhằm đưa ra các biện
pháp bảo vệ tài sản và thẩm tra sự tồn tại của tài sản đó.
KSNB về quản lý là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà Ban
Giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm:
- Đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, thủ
tục pháp luật và các quy định hiện hành, từ đó tránh các sai phạm do thiếu tuân
thủ.
- Đề ra những chuẩn mực điều hành rõ ràng để định hướng việc sử dụng


10

các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả.
- Xây dựng các mục tiêu và mục đích cho các hoạt động hoặc chương
trình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và hướng tới các kết quả hoạt
động chương trình mong muốn. Đồng thời tìm ra những chính sách và thủ tục tốt
hơn, hoàn thiện hơn và từ đó đề ra những mục tiêu cao hơn.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát quản lý bao gồm đảm bảo chắc chắn
rằng nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết mà họ phải thực
hiện để đạt được mục tiêu đó; thông qua kết quả công việc đến từng bộ phận
trong tổ chức; hệ thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết định quản
trị nội bộ và xúc tiến việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức. Để đạt
được các mục tiêu tổ chức, KSNB về quản lý phải phù hợp với cơ cấu tổ chức
của đơn vị: một số đơn vị có thể tổ chức theo chức năng như sản xuất, bán hàng
và dịch vụ; còn một số đơn vị khác thì tổ chức theo khu vực có trách nhiệm tạo
ra lợi nhuận theo từng sản phẩm hoặc theo từng vùng.
Nội dung chủ yếu của mỗi hoạt động kiểm soát quản lý cũng tùy thuộc
vào loại hình hoạt động. Với hoạt động kinh doanh thì mục tiêu là lợi nhuận nên
kiểm soát sẽ hướng tới việc xem xét hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên. Với
hoạt động sự nghiệp thì mục tiêu hoạt động lại là thực hiện tốt các nhiệm vụ về
xã hội, về quản lý với chi phí hợp lý nên kiểm soát thường xem xét tính tuân thủ
và hiệu năng của quản lý. Kiểm soát quản lý phù hợp với các loại kiểm soát các
hoạt động nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng kỹ thuật,…
Như vậy, kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý có vai trò như nhau và
luôn hỗ trợ cho nhau. Tuy nhiên, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến
tính chính xác của thông tin kế toán hơn là kiểm soát quản lý. Kiểm soát quản lý
gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm xuất phát
để thành lập kiểm soát kế toán.
1.1.3. Vai trò chủ yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ
Từ những khái niệm nêu trên về hệ thống KSNB đã phần nào giúp chúng

11

ta nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong đơn vị. Một hệ
thống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho đơn vị nhiều lợi ích:
Thứ nhất là giúp Ban lãnh đạo đơn vị giảm bớt tâm trạng bất an về những
rủi ro, nhất là về con người và tài sản;
Thứ hai là giúp Ban lãnh đạo đơn vị giảm tải trọng những công việc, sự
vụ hàng ngày và để chỉ tập trung vào vấn đề chiến lược;
Thứ ba là giúp Ban lãnh đạo đơn vị chuyên nghiệp hoá công tác quản lý
điều hành, cụ thể như đơn vị được quản lý một cách khoa học, chứ không phải
thuần túy bằng cảm tính (kinh nghiệm và trực giác). Bên cạnh đó, đơn vị được
quản lý bằng cơ chế và quy chế chứ không phải thuần túy dựa vào lòng tin.
Thông thường, khi đơn vị càng lớn mạnh thì hệ thống KSNB càng có điều
kiện phát huy hiệu quả và lợi ích mang lại cho đơn vị cũng trở nên to lớn hơn.
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần minh bạch hóa, nâng cao hiệu quả
hoạt động, qua đó tạo dựng lòng tin của cán bộ viên chức đối với đơn vị. Do vậy,
việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát đang là vấn đề cần được quan
tâm hàng đầu của nhiều Trường học hiện nay.
Để thực hiện thành công các biện pháp KSNB đòi hỏi đơn vị cần tuân thủ
chín nguyên tắc chung:
Thứ nhất là một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị
đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng;
Thứ hai là quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ ràng
bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị;
Thứ ba là các hoạt động rủi ro được phân tích rõ ràng giữa những nhân
viên khác nhau;
Thứ tư là tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;

Thứ năm là mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống KSNB;

Thứ sáu là trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
Thứ bảy là định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;


12

Thứ tám là mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;
Cuối cùng là định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB.

Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch,
quan điểm, nội qui chính sách và nỗ lực của mỗi thành viên trong đơn vị để đảm
bảo cho đơn vị đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra.
1.1.4. Các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, các
đơn vị cần xây dựng và thường xuyên củng cố, nâng cao chất lượng cho hệ thống
KSNB. Việc xây dựng và củng cố này cần bao quát được bốn yếu tố chính: Môi
trường kiểm soát; hệ thống kế toán; các thủ tục kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội
bộ.
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng
đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi
trường trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan
trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ hay không.
Môi trường kiểm soát bao gồm môi trường kiểm soát chung (bên trong)
và môi trường kiểm soát bên ngoài.
Môi trường kiểm soát chung: Là hệ thống các nhân tố làm cơ sở để xác
lập thái độ của chủ thể quản lý về việc xây dựng hệ thống KSNB bảo đảm cho hệ
thống này tồn tại và phát triển, xây dựng các chính sách, các trình tự quản lý, các
chỉ dẫn đảm bảo cho sự giám sát liên tục đối với mọi hoạt động của đơn vị. Các
yếu tố chủ yếu trong môi trường kiểm soát chung bao gồm: Đặc thù về quản lý,
cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát, cơ chế

chính sách tài chính – kinh tế.
Môi trường kiểm soát bên ngoài: Là hệ thống các nhân tố quy định và
điều chỉnh thái độ của chủ thể quản lý trong việc xây dựng và điều hành hệ
thống KSNB. Các nhân tố này thường gồm: Sự kiểm soát của cơ quan chức năng


13

nhà nước; ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển
đất nước…
Môi trường kiểm soát giữ vai trò quan trọng để hoạt động KSNB tồn tại và
phát triển. Quản lý chỉ có hiệu quả khi nhà quản lý kiểm soát được toàn bộ hoạt động
của đơn vị mình, do vậy cần phải tạo lập môi trường kiểm soát hoàn chỉnh.
1.1.4.2. Hệ thống kế toán là hệ thống dùng để ghi chép, tính toán phân
loại, kết chuyển vào Sổ cái, tổng hợp và lập các báo cáo nghiệp vụ kế toán, bao
gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán
và hệ thống báo cáo kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và
hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn được lập để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh làm cơ sở pháp lý cho các số liệu trên tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế
toán.
Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản cấp 1 và cấp 2 dùng để
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc các loại hình kinh tế phù hợp với
yêu cầu và đặc điểm của nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng
hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và
phương pháp ghi chép các sổ cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo. Như
vậy hệ thống sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các sổ cũng như việc tổng hợp
số liệu để lập báo cáo.
Hệ thống báo cáo kế toán phản ánh một cách tổng quát, toàn diện tình

hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của đơn vị trong một kỳ hạch toán.
Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc quản lý mà
còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Chính vì vậy hệ thống kế
toán là một mắt xích, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống KSNB.


14

Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thể hiện thông qua 3 giai đoạn của quá
trình kế toán đó là: Lập chứng từ kế toán, phản ánh vào sổ kế toán và lập báo cáo kế
toán.
Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên của quá trình xử lý số liệu kế
toán. Đây là giai đoạn hết sức quan trọng, việc lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp
pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh thì số liệu kế toán mới bảo
đảm tính chính xác và đáng tin cậy. Các chứng từ kế toán không chỉ là vật mang
tính thuần túy mà còn là minh chứng pháp lý cho sự hình thành các nghiệp vụ
kinh tế. Thông qua giai đoạn lập chứng từ, kế toán có thể kiểm tra phát hiện và
ngăn ngừa các sai phạm trong các nghiệp vụ phát sinh, bảo vệ tài sản, sử dụng có
hiệu quả các nguồn lực của đơn vị.
Phản ánh vào sổ kế toán là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế
toán. Ở đây mọi nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi chép, phân loại tính toán, tổng
hợp vào sổ kế toán. Hệ thống sổ sách kế toán có vai trò rất quan trọng trong hệ
thống KSNB. Các sổ chi tiết về vật tư hàng hóa, công nợ,… sẽ giúp các nhà
quản lý thu thập được các thông tin đáng tin cậy phục vụ cho việc ra các quyết
định điều hành đơn vị. Ngoài ra, sổ kế toán còn giúp cho việc tổng hợp, lưu trữ
thông tin được khoa học và có hệ thống, là trung gian giữa chứng từ ban đầu và
hệ thống báo cáo kế toán, vì vậy đó là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu các chứng từ.
Lập báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý thông tin

kế toán nhằm tổng hợp số liệu trên sổ kế toán thành những chỉ tiêu trên báo cáo
kế toán. Thông tin thể hiện trên báo cáo kế toán không đơn thuần chỉ là sự mang
sang từ sổ kế toán mà nó còn phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết
quả hoạt động của đơn vị đồng thời phải được trình bày theo đúng các chuẩn
mực kế toán và các quy định có liên quan.
Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu
thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó,
thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống


15

kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Một là, Tính có
thực: Nguyên tắc kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có
thực vào sổ sách của đơn vị; Hai là, Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy
ra phải được phê chuẩn hợp lý; Ba là, Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn
vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Bốn là, Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm
trong việc tính toán các khoản giá và phí; Năm là, Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp
vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ
sách kế toán; Sáu là, Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh
được thực hiện kịp thời theo qui định; Bảy là, Quá trình chuyển sổ và tổng hợp
chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ
đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của đơn vị.
1.1.4.3. Thủ tục KSNB là các cách thức, các thao tác trong quy trình quản
lý. Để đạt được các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải thiết lập và duy trì
các bước cũng như các cách thức kiểm soát trong đơn vị. Các bước và cách thức
kiểm soát này được thiết kế tùy thuộc vào đặc thù của từng đơn vị. Chính vì vậy,
các bước kiểm soát và cách thức kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí rất
khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ.
Tuy nhiên các loại KS trên đều được xây dựng theo các nguyên tắc cơ bản:

Một là: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, quyền
hạn và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc
nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức. Mục đích của nguyên tắc này là
không nên để một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ trọn
vẹn từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc là nhiều người cùng làm
một công việc thì sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Trong
một đơn vị, công việc của người này sẽ liên quan và tự động được kiểm soát bởi
người khác. Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo nên sự chuyên môn
hóa, tạo cơ chế kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.


16

Hai là: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về
quyền hạn và trách nhiệm đối với một số công việc như trách nhiệm xét duyệt, thực
hiện nghiệp vụ, bảo quản tài sản với trách nhiệm ghi chép sổ sách; chức năng kế
toán với chức năng tài chính; chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát v.v…
Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm với sự kiêm
nhiệm dể dẫn đến gian lận khó phát hiện.
Ba là: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này, người
quản lý đơn vị không thể giải quyết mọi công việc sự vụ trong đơn vị mà phải ủy
quyền cho cấp dưới thay mặt người quản lý đơn vị quyết định một số công việc
trong phạm vi nhất định. Tuy nhiên người quản lý đơn vị vẫn phải chịu trách
nhiệm về công việc đó và vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định. Quá trình
ủy quyền được tiếp tục thực hiện với các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống
phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các cấp song vẫn bảo đảm tính tập
trung của đơn vị.
1.1.4.4. Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ (KTNB) là một bộ phận độc lập được thiết lập trong
đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu

quản trị nội bộ đơn vị.
- Theo các chuẩn mực thực hành KTNB do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ
ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được
thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như
là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”. Mục tiêu của KTNB là giúp đỡ các
thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả.
- Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), “Kiểm toán nội bộ một hoạt
động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho
doanh nghiệp đó, các chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và
hiệu quả của hệ thống kế toán và KSNB”. Bộ phận KTNB cung cấp một sự quan
sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, bao gồm cả tính


17

hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB.
Bộ phận KTNB hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có được những thông tin kịp thời
và xác thực về các hoạt động trong đơn vị, chất lượng của hoạt động kiểm soát
nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu
quả. Tuy nhiên, bộ phận KTNB chỉ phát huy tác dụng nếu:
Thứ nhất về tổ chức, bộ phận KTNB phải trực thuộc một cấp cao đủ để
không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời được giao một quyền hạn
tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ
phận hoạt động được kiểm tra.
Thứ hai về nhân sự, bộ phận KTNB phải tuyển chọn những nhân viên có
năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện
hành.
1.1.4.5. Tính cần thiết của hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi vì
nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn,
đảng trí, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hay báo cáo của cấp dưới.
- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với
nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên
phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những
nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho
hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận
gây ra.
- Luôn có khả năng là các nhân tố có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng
quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.


18

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm
soát không còn phù hợp…
Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến
cho KSNB không thể bảo đảm tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạt
được các mục tiêu của mình.
1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ SN
1.2.1. Khái niệm về đơn vị sự nghiệp
Đơn vị sự nghiệp là đơn vị cung cấp các dịch vụ công cộng không vì mục
đích lợi nhuận, được đảm bảo một phần hoặc toàn bộ chi phí hoạt động, thực
hiện nhiệm vụ chính trị được giao do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết
định thành lập (đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ
máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán), hoạt động trong lĩnh vực sự
nghiệp Giáo dục - Đào tạo và Dạy nghề; sự nghiệp Y tế, Đảm bảo xã hội; sự
nghiệp Văn hóa - Thông tin (bao gồm cả đơn vị phát thanh truyền hình ở địa

phương), sự nghiệp Thể dục - Thể thao, sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác.
1.2.2. Phân loại đơn vị sự nghiệp
Căn cứ vào mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị sự
nghiệp được phân loại như sau:
Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động, gồm:
Theo thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 09 tháng 8 năm 2006 hướng dẫn
thực hiện nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định
quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên
chế và tài chính đối với sự nghiệp công lập quy định cách phân loại đơn vị sự
nghiệp như sau:
Mức tự bảo đảm chi phí

Tổng số nguồn thu sự nghiệp

hoạt động thường xuyên = -------------------------------------------- x 100 %
của đơn vị (%)

Tổng số chi hoạt động thường xuyên


19

Trong đó:
Tổng số nguồn thu sự nghiệp và tổng số chi hoạt động thường xuyên tính
theo dự toán thu, chi của năm đầu thời kỳ ổn định.
Căn cứ vào mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị sự
nghiệp được phân loại như sau:
a) Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động, gồm:
- Đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên
xác định theo công thức trên, bằng hoặc lớn hơn 100%.

- Đơn vị sự nghiệp đã tự bảo đảm chi phí hoạt động từ nguồn thu sự
nghiệp, từ nguồn ngân sách nhà nước do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước
đặt hàng.
b) Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động: Là đơn vị sự
nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên xác định theo công
thức trên, từ trên 10% đến dưới 100%.
c) Đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt
động, gồm:
- Đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên
xác định theo công thức trên, từ 10% trở xuống.
- Đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu.
1.2.3. Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp
Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp là việc triển khai thực
hiện nhiệm vụ kinh tế, chính trị - xã hội do Nhà nước giao. Để hoàn thành nhiệm
vụ trên, đòi hỏi các đơn vị phải đảm bảo được nguồn kinh phí hoạt động của
mình và công tác thu, chi ngân sách là yếu tố góp phần tạo nên nguồn kinh phí
để hoạt động. Điều này đòi hỏi các đơn vị cần phải quan tâm đến việc lập và
phân bổ dự toán một cách đầy đủ bởi dự toán ngân sách là một công cụ đa chức
năng của người quản lý. Hoạt động dự toán sẽ mang đến cho đơn vị nhiều lợi ích


20

như: truyền đạt kế hoạch, mục tiêu dự báo được những khó khăn về tài chính
trong một thời gian nhất định.
1.3. NỘI DUNG KSNB THU CHI NSNN TRONG TRƯỜNG HỌC
1.3.1. Khái quát KSNB thu chi trong trường học
KSNB là một chức năng của quản lý. Do vậy ở một lĩnh vực cụ thể thì
KSNB một mặt mang những nét đặc trưng chung, một mặt có những nét đặc thù
riêng. KSNB trong trường học cũng bao hàm những nét chung: các yếu tố cấu

thành hệ thống KSNB (Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các loại kiểm
soát và thủ tục kiểm soát, kiểm toán nội bộ); nội dung của KSNB; điều kiện để
tồn tại hệ thống KSNB. Mặt khác trường học có những đặc thù riêng như: hoạt
động không vì mục tiêu lợi nhuận; là đơn vị sự nghiệp có thu, hàng năm tiếp
nhận nguồn kinh phí từ các nguồn theo quy định; chi tiêu kinh phí để thực hiện
nhiệm vụ đào tạo nhân lực cho đất nước; cuối năm quyết toán chuyển tiêu nguồn
kinh phí (kinh phí không có thu hồi sau khi hoàn thành nhiệm vụ được giao hoặc
kết thúc niên độ), năm sau đó lại tiếp tục nhận kinh phí để thực hiện nhiệm vụ
tiếp theo. Như vậy KSNB trong trường học mang sắc thái riêng. KSNB ở đây
phục vụ cho mục đích quản lý là hoàn thành nhiệm vụ đào tạo mà Nhà nước giao
cho, mặt khác KSNB phục vụ cho việc quản lý sao cho các trường học tuân thủ
pháp luật, chính sách, chế độ mà Nhà nước quy định đối với khối trường, khai
thác tối đa nguồn kinh phí, chi tiêu đúng chế độ, đúng đối tượng, đảm bảo tiết
kiệm, hiệu quả, đảm bảo sự phát triển của đơn vị, của ngành.
Môi trường kiểm soát bao gồm 2 yếu tố: Môi trường kiểm soát chung và
môi trường kiểm soát bên ngoài.
Yếu tố thứ nhất, Môi trường kiểm soát chung: Bao gồm đặc thù về quản
lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát.
Đặc thù về quản lý: Khác với các doanh nghiệp tổ chức quản lý dựa trên
nền tảng công nghệ, kỹ thuật để sản xuất ra của cải vật chất hoặc kinh doanh
nhằm mục tiêu lợi nhuận. Trong giáo dục đào tạo (GĐ ĐT), quản lý dựa trên cơ


21

sở công nghệ đào tạo nhằm chuyển tải tri thức khoa học kỹ thuật đến người học
nhằm tạo ra những sản phẩm tiềm năng (sản phẩm vô hình) cung cấp cho xã hội,
đó là nguồn nhân lực có chất lượng cao (có tri thức, có trình độ khoa học, có
phẩm chất đạo đức tốt) phục vụ cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Cơ cấu tổ chức: Các trường học cơ sở thường có quy mô nhỏ nên tổ chức

quản lý thường gọn nhẹ, mỗi bộ phận thường kiêm nhiệm phụ trách nhiều lĩnh
vực khác nhau. Do đó công việc kiểm soát cần được cụ thể cho từng lĩnh vực và
loại hoạt động.
Chính sách nhân sự: Bao gồm khâu tuyển dụng, sử dụng, chế độ đãi ngộ
đối với cán bộ công chức, viên chức.
Công tác kế hoạch: Căn cứ để lập kế hoạch là nhiệm vụ được giao và chỉ
tiêu tuyển sinh các bậc, các hệ đào tạo. Nội dung của công tác kế hoạch là lập kế
hoạch về: khối lượng giờ giảng lý thuyết, giờ giảng thực hành; kế hoạch về số
lượng giáo viên các chuyên ngành; kế hoạch tiến độ đào tạo về mặt nội dung,
thời gian; kế hoạch về cơ sở vật chất cho đào tạo: tài liệu, phòng học, phương
tiện dạy học; các kế hoạch khác: dịch vụ cho học tập, sinh hoạt như ăn, ở, an
ninh, trật tự,…
Ủy ban kiểm soát: Là bộ phận độc lập trực thuộc Ban giám hiệu làm
nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động trong nhà trường. Hiện nay hầu hết trong các
trường học chưa có ủy ban kiểm soát độc lập, việc thực hiện kiểm soát thông qua
cán bộ quản lý trong bộ máy, qua giáo viên chủ nhiệm, qua cán bộ quản lý học
sinh sinh viên. Hình thức kiểm soát chủ yếu qua các báo cáo nhanh, qua hệ thống
thông tin nghiệp vụ, mang tính rời rạc, chưa có hệ thống.
Cơ chế chính sách tài chính: Được điều chỉnh bằng luật Ngân sách và các
Thông tư, Quyết định của Bộ Tài chính và Bộ GD ĐT.
Yếu tố thứ hai, Môi trường kiểm soát bên ngoài: Trong hệ thống giáo dục
thì Luật giáo dục, Luật công chức, Luật Ngân sách... là các luật pháp điều chỉnh
hành vi pháp lý của khối HCSN. Các trường chịu sự kiểm soát của các cơ quan