Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An

1

MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong những năm gần đây, nền kinh tế - xã hội Việt Nam ngày một phát
triển, đem lại cho các doanh nghiệp nhiều thời cơ cũng như thách thức, đòi
hỏi mỗi doanh nghiệp phải có sự thay đổi trong công tác quản lý, điều hành,
tiết kiệm chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh để cạnh tranh với
thị trường trong và ngoài nước.
Bên cạnh đó, việc gia nhập vào tổ chức kinh tế thế giới đã mở ra cho nền
kinh kế Việt Nam nhiều cơ hội học hỏi về kỹ thuật, kỹ năng điều hành, quản
lý doanh nghiệp.
Trong nền kinh tế mở, các doanh nghiệp luôn cạnh tranh gay gắt trên
thương trường nhằm nâng cao vị thế cho doanh nghiệp của mình. Mỗi doanh
nghiệp đều tìm cho mình một lợi thế cạnh tranh nhất định để tồn tại và phát
triển. Có doanh nghiệp cho ưu thế về chính sách hậu mãi, có doanh nghiệp
chọn chính sách sự khác biệt trong phân phối sản phẩm …
Tuy nhiên, việc tìm giải pháp tối ưu về tài chính cho chiến lược phát
triển bền vững trong thời kỳ mà nền kinh tế trong nước cũng như thế giới
đang hết sức khó khăn, chính sách “thắt lưng buộc bụng” của một số nền kinh
tế lớn trên thế giới, chính sách cắt giảm đầu tư công của nước ta, chính sách
siết chặt tín dụng của ngân hàng … là vấn đề nan giải nhất đối với doanh
nghiệp hiện nay.
Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp cần phải có những hoạch định
chiến lược cũng như cách quản lý hữu hiệu từ khâu mua hàng đến khâu thanh
toán, để tránh thất thoát tài sản, tiết kiệm chi phí … là một cách tốt nhất để
tồn tại và phát triển bền vững.


2

Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An là doanh nghiệp cổ phần hoạt
động kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ lưu trú, nghỉ dưỡng, vui chơi giải trí
tại thành phố Hội An. Là doanh nghiệp cổ phần Nhà nước (vốn Nhà nước
51%) thuộc sự quản lý của UBND tỉnh Quảng Nam. Công ty Cổ phần Du lịch
Dịch vụ Hội An chính thức đi vào hoạt động tháng 10 năm 2006. Qua 20 năm
khẳng định và phát triển bền vững đến nay Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ
Hội An đã phát huy được những thế mạnh của mình và có vai trò quan trọng
trong con đường Di sản Miền Trung (Huế - Hội An - Mỹ Sơn).
Kinh doanh khách sạn là ngành kinh tế có hiệu quả cao, tỉ lệ lợi nhuận
trên vốn đầu tư rất lớn, vốn đầu tư ban đầu phải nhiều, trong đó lớn nhất là tài
sản cố định. Hoạt động kinh doanh khách sạn phụ thuộc theo thời gian mang
tính thời vụ, thời gian tiêu thụ sản phẩm dịch vụ ngắn, sử dụng số lượng lao
động và cường độ lao động tập trung cao, chi phí tiền lương chiếm tỷ trọng
lớn trong tổng chi phí. Hàng hóa mua vào rất lớn, số lượng khách hàng nhiều,
hàng hóa mua vào đa dạng về số lượng và chủng loại, nên việc kiểm soát hết
sức khó khăn.
Hiện nay, tại công ty đã thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu
trình mua hàng và thanh toán. Tuy nhiên, việc kiểm soát còn nhiều bất cập và
hạn chế. Vì vậy, việc tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán là một yêu cầu cấp thiết nhằm hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế những
rủi ro dẫn đến thất thoát tài sản. Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề tài
“Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công
ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An” làm Luận văn tốt nghiệp

Cao

học.
Với mong muốn có được cái nhìn toàn diện và sâu sắc về công tác kiểm
soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch
Dịch vụ Hội An, thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua

3

hàng và thanh toán. Qua đó, tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường
kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở lí luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán,
đồng thời căn cứ vào thực tiễn về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán tại đơn vị, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm tăng cường
kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du
lịch Dịch vụ Hội An.
3. Các câu hỏi đặt ra trong nghiên cứu
- Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán có hạn chế được
thất thoát tài sản của Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An hay không ?
- Làm thế nào để kiểm soát tốt nhất việc thất thoát tài sản của Công ty
Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An ?
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu lí luận về kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán cũng như thực trạng về kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An.
Từ đó vận dụng những lí luận đã nghiên cứu, đưa ra các giải pháp nhằm tăng
cường kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty.
- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung vào nghiên cứu công tác
kiểm soát nội bộ đối với khâu mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại Công
ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An.
5. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu luận văn, tác giả đã sử dụng phương pháp
duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, phương pháp điều tra phân tích, phỏng
vấn, tổng hợp, đối chiếu, thu thập thông tin để đánh giá công tác kiểm soát nội

4

bộ chu trình mua hàng và thanh toán, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng
cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty.
6. Những đóng góp của đề tài
- Về mặt lí luận: Luận văn đã hệ thống hóa các vấn đề kiểm soát nội bộ
chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp.
- Về mặt thực tiễn: Trên cơ sở những tồn tại trong công tác kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội
An, từ đó đưa ra các giải pháp, các kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng và thanh toán, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh của công ty.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo,
luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lí luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An.
Chương 3: Các giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua
hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An.
8. Tổng quan nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã tham khảo một số tài liệu có liên
quan đến chính sách kế toán trong doanh nghiệp như:
- Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp, NXB Đà Nẵng.
- Chuẩn mực kế toán Việt Nam (ban hành qua các đợt)
- Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp ban hành theo Quyết định
số 15/QĐ-BTC ngày 20/3/2006…

5

Ngoài những văn bản, chế độ kế toán nêu trên, trong luận văn còn sử
dụng một số bài nghiên cứu trước đây có liên quan đến đề tài nghiên cứu.
Trong đề tài nghiên cứu “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản
xuất tại Công ty Cổ phần Dệt may 29 - 3” của tác giả Lê Thị Thảo Như (năm
2010), Luận văn Thạc sĩ Kinh tế, Đại học Đà Nẵng. [8]
Công ty Cổ phần Dệt may 29 - 3 là công ty chuyên sản xuất các mặc
hàng: khăn mặt, khăn tay, khăn tắm … phục vụ xuất khẩu và tiêu dùng nội
địa; Gia công may xuất khẩu trực tiếp các mặc hàng áo sơ mi, áo Jacket, quần
Short và các loại dệt kim. Khách hàng công ty bao gồm trong nước và ngoài
nước, đối với khách hàng nước ngoài thì chủ yếu là đặt hàng gia công may
mặc, khách hàng chủ yếu là Mỹ, Nhật, Nga, Đài Loan … Khách hàng trong
nước của công ty chủ yếu là các đại lý, nhà buôn bán lớn về mặt hàng khăn.
Trong đề tài nghiên cứu này, tác giả đi sâu vào công tác lập kế hoạch và
dự toán cho sản xuất, kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân
công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, nghiên cứu lý luận về tổ chức hạch
toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí.
Mục tiêu của luận văn là nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề
cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong mối quan hệ với tăng cường kiểm
soát nội bộ, làm sáng tỏ việc vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán
và kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp. Luận văn mô tả, phân tích,
đánh giá thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ
các khoản chi phí từ khâu xuất kho nguyên vật liệu, việc sử dụng vật liệu cho
từng loại sản phẩm dệt may, xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu, đến
khâu hoàn thành cho từng loại sản phẩm. Phân tích sự cần thiết khách quan
phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán.
Trong luận văn nghiên cứu, tác giả đã làm rõ thực trạng công tác tổ chức

hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Dệt may 29 - 3; Vận dụng lí luận


6

chung để làm cơ sở nêu ra những phương hướng và một số giải pháp nhằm
hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội
bộ chi phí tại công ty.
Qua tham khảo đề tài nghiên cứu “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí
sản xuất tại Công ty Cổ phần Dệt may 29 - 3” của tác giả Lê Thị Thảo Như
(năm 2010), tôi đã rút ra được kết quả sau:
- Về môi trường kiểm soát: Tác giả đã đưa ra một số giải pháp hữu hiệu
nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí như:
+ Đưa ra bảng đối chiếu tổng hợp xuất kho và sổ chi tiết nguyên vật
liệu trực tiếp dùng để sản xuất cho từng loại sản phẩm, nhằm tìm ra sự chênh
lệch số liệu giữa sổ kho vật liệu thực tế dùng.
+ Xây dựng hệ thống báo cáo về tình hình biến động chi phí và phân
tích chi phí theo cách ứng xử của từng loại chi phí có ảnh hưởng như thế nào
đến giá thành sản phẩm.
+ Bổ sung một số biểu mẫu như phiếu xuất kho vật tư cho từng phân
xưởng, từng mặt hàng để tiện cho việc theo dõi việc tiêu hao nguyên vật liệu
cho từng sản phẩm.
- Về tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chi phí:
Hiện nay hệ thống tài khoản của công ty nói chung và hệ thống tài khoản chi
phí của công ty nói riêng đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán kế toán và cung
cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý; Công ty đã sử dụng đúng các
chứng từ theo chế độ quy định, đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ; Các
thủ tục kiểm soát đang từng bước được thiết lập để đảm bảo hoạt động sản
xuất của công ty kịp thời.
Bên cạnh những kết quả đạt được, vấn đề kiểm soát nội bộ chi phí sản

xuất tại công ty còn có những hạn chế sau:


7

- Một là: Các thủ tục kiểm soát nội bộ tại công ty chưa được ban hành
thành một quy chế nội bộ cụ thể, chủ yếu thực hiện theo quy trình kế toán
chưa có sự đối chiếu kiểm tra giữa các chứng từ, các bộ phận có liên quan.
- Hai là: Công ty chưa thực hiện việc báo cáo chi phí và phân tích chi phí
để giúp nhà quản lý xác định chính xác chi phí phát sinh cho từng đối tượng
chịu chi phí.
- Ba là: Công ty có phân quyền truy cập hệ thống cho các thành viên
nhưng sự phân quyền mang tính hình thức, chưa có quy chế, quy định cụ thể
để bảo vệ dữ liệu về chi phí sản xuất trong hệ thống máy tính.
- Bốn là: Công tác kế toán chưa thực hiện tốt việc phân công, phân
nhiệm.
Trong đề tài nghiên cứu “Tăng cường kiểm soát doanh thu, chi phí các
chi nhánh Công ty TNHH Chăn nuôi CP Việt Nam khu vực Miền Trung”
của tác giả Đỗ Diễm Phúc (năm 2009), Luận văn Thạc sĩ Kinh tế, Đại học Đà
Nẵng. [9] Công ty TNHH Chăn nuôi CP Việt Nam là tập đoàn lớn của Thái
Lan chuyên về chế biến thức ăn chăn nuôi, chăn nuôi gia súc, gia cầm, các chi
nhánh công ty tại Miền Trung nằm tại các tỉnh, thành phố như: Đà Nẵng, Lâm
Đồng, Khánh Hòa, Bình Định, Huế, Daklak. Ngoài các chi nhánh, công ty có
một hệ thống các trang trại chăn nuôi, các hộ chăn nuôi gia công rộng lớn tại
các tỉnh thành trong khu vực Miền Trung.
Đề tài này tác giả nghiên cứu đi sâu vào công tác kiểm soát các khoản
chi phí trong doanh nghiệp, đi sâu vào vào nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội
bộ tại công ty, tác giả đi vào lí luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ, các
định nghĩa, thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ phục vụ cho công tác quản
lý một cách hữu hiệu nhất các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất

kinh doanh.


8

Tác giả Đỗ Diễm Phúc đã khái quát toàn bộ quy trình làm việc trong
toàn bộ công ty, đây là tập đoàn nước ngoài, áp dụng phương pháp quản lý
hiện đại, các chính sách của công ty áp dụng nhất quán từ tổng công ty đến
các chi nhánh, các phòng ban, từ lãnh đạo cao nhất đến nhân viên, từ khâu
bán hàng, thu tiền đến khâu xuất nhập kho nguyên vật liệu diễn ra theo một
chu trình khép kín và được kiểm soát hết sức chặt chẽ.
Qua đề tài nghiên cứu này, tôi nhận thấy rằng đây là mô hình kiểm soát
rất hiệu quả, bởi lẽ công ty ban hành những quy định, quy chế nội bộ áp dụng
nhất quán trong toàn công ty, phân chia quyền lực và trách nhiệm, chế độ
khen thưởng, phạt theo những tiêu chí nhất định được xây dựng sẵn. Theo mô
hình này, các phòng ban, các bộ phận trong công ty có thể giám sát lẫn nhau
trong quá trình làm việc, việc khen thưởng hay xử phạt đều được công khai
trong toàn công ty. Việc phân công phân nhiệm được thực hiện một cách rõ
ràng và được phân chia theo những quyền hạn nhất định, việc xét duyệt các
khoản thu, chi đều theo một quy trình cụ thể. Đối với các khoản thu tiền thì kế
toán trưởng và giám đốc chi nhánh ký duyệt, nhưng đối với các khoản chi tiền
thì phải được sự kiểm tra của kế toán trưởng ở phòng kế toán trung tâm. Hệ
thống sổ sách, chứng từ kế toán của công ty được thực hiện một cách chặt chẽ
trên phần mềm kế toán và được liên kết trong toàn bộ hệ thống từ chi nhánh
đến tổng công ty, dữ liệu trên máy tính của công ty được khóa sau mỗi tháng,
kế toán chi nhánh chỉ được in sổ sách chứ không thể sửa bất cứ số liệu gì.
Bên cạnh những ưu điểm của đề tài nghiên cứu, tác giả nghiên cứu chưa
đưa ra các giải pháp hữu hiệu để hạn chế thất thoát tài sản như:
- Các trang trại chăn nuôi gia công ở các tỉnh nằm cách xa công ty và
các chi nhánh, nên công tác quản lý, xử lý những phát sinh thường không kịp

thời.


9

- Sự thông đồng giữa chủ trang trại chăn nuôi, cán bộ kỹ thuật của công
ty về mức độ tiêu hao nguyên liệu khó phát hiện được.
- Hệ thống thông tin liên lạc giữa công ty và các trang trại chưa được kết
nối mà chủ yếu thông qua cán bộ kỹ thuật báo cáo lại, do đó dễ xảy ra tình
trạng du di, chấm điểm không khách quan.
- Việc nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp từ các lò mổ dễ dẫn đến tình
trạng chiếm dụng hay chiếm đoạt các khoản thu này mà công ty khó có thể
phát hiện kịp thời để ngăn chặn.
Trong đề tài “Tăng cường kiểm soát chi phí tại Tổng Công ty Dệt may
Hòa Thọ” của tác giả Huỳnh Thị Loan (năm 2008), Luận văn Thạc sĩ Kinh tế,
Đại học Đà Nẵng. [7]
Trong đề tài nghiên cứu này, tác giả đi sâu vào vấn đề kiểm soát chi phí
(chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung), kiểm soát
giá cả nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm, lập hồ sơ dự toán phục vụ cho
công tác quản lý trong doanh nghiệp.
Đề tài “Xây dựng quy trình kiểm soát chi phí tại Palm Garden Resor
tỉnh Quảng Nam” của tác giả Hoàng Thị Minh Hạnh (năm 2008), Luận văn
Thạc sĩ Kinh tế, Đại học Đà Nẵng. [4] Palm Garden Resor tỉnh Quảng Nam là
khu nghỉ mát ven biển đạt tiêu chuẩn 5 sao (tọa lạc tại phường Cẩm An, thành
phố Hội An, tỉnh Quảng Nam), là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực du
lịch bao gồm 160 phòng ở và 20 cụm nhà gỗ.
Trong đề tài này, tác giả đi vào lí luận chung về kiểm soát chi phí trong
doanh nghiệp kinh doanh khách sạn - nhà hàng; Đặc điểm chi phí trong doanh
nghiệp kinh doanh khách sạn - nhà hàng; Thực trạng công tác kiểm soát chi
phí đồng thời nêu ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi

phí tại doanh nghiệp.


10

Sau khi khảo sát đề tài “Xây dựng quy trình kiểm soát chi phí tại Palm
Garden Resor tỉnh Quảng Nam” của tác giả Hoàng Thị Minh Hạnh (năm
2008), tôi rút ra một số nhận xét như sau: Tác giả nghiên cứu đã đi sâu vào
công tác tổ chức công tác kế toán, thực hiện các thủ tục kiểm soát về chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp; Chi phí nhân công trực tiếp; Chi phí sản xuất chung;
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, từ đó đưa ra các biện pháp hữu
hiệu nhằm kiểm soát tốt hơn các khoản mục chi phí. Tuy nhiên, tác giả chưa
xây dựng một quy trình cụ thể nào về việc kiểm soát các khoản mục chi phí
phí trên để làm căn cứ thực hiện việc kiểm soát chi phí, quy trách nhiệm cụ
thể cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An chưa có tác giả nào nghiên
cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ. Chính vì vậy, tác giả đi vào lí luận cơ bản
về hệ thống kiểm soát nội bộ, những nội dung cơ bản của hệ thống kiểm soát
nội bộ trong doanh nghiệp, đi vào phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán tại công ty, từ đó đưa ra các giải pháp, các kiến
nghị, quy trình kiểm soát cụ thể đối với chu trình mua hàng và thanh toán
nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.


11

CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP

1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 400), hệ thống kiểm soát nội bộ
là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm
tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; Để lập báo cáo tài
chính trung thực và hợp lý; Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài
sản của đơn vị. [1]
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế (ISA 400), hệ thống kiểm soát nội bộ là
toàn bộ những chính sách và thủ tục do ban giám đốc của doanh nghiệp thiết
lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động
trong khả năng có thể.
Theo Ủy ban của Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận trong
báo cáo tài chính (COSO): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản
lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập
để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ;
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm
bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau:


12

- Kiểm soát là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt
động kiểm soát hiện diện cho mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với
nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp
cho đơn vị đạt được mục tiêu của mình.

- Kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành bởi con người. Kiểm soát
nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà phải
bao gồm cả những con người trong tổ chức như: Hội đồng quản trị, ban giám
đốc, các nhân viên. Chính con người quyết định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế
kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
- Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý. Vì khi vận hành hệ thống
kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do những sai lầm của con người nên
dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn
chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không
bao giờ xảy ra.
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), “Kiểm soát nội bộ là một chức
năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có
thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm
thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị;
- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin;
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý;
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.
Theo quan điểm của các kế toán viên công chứng (AICPA) ở Mỹ thì:
Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện
pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ
chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu
quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra. [3]


13

1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức
và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra

biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn
vị:
Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản của đơn vị
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vô hình và tài sản hữu hình, chúng
có thể bị đánh cắp, dùng vào những mục đích khách nhau hoặc bị hư hại nếu
không được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp. Ngoài
những tài sản vật chất hiện hữu, trong đơn vị còn có những tài sản phi vật chất
như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng khác ... cũng cần được bảo vệ và
bảo mật, nếu không sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh
của đơn vị.
Mục tiêu 2: Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn
cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý.
Như vậy thông tin cung cấp phải:
- Đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực
trạng hoạt động.
- Phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của hoạt động
kinh tế, tài chính của đơn vị.
Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp do nhà quản
lý xây dựng dựa vào những điều kiện thực tế và khả năng thực hiện tại đơn vị
mình. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn phải đảm bảo tuân thủ tuyệt
đối các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. [3] Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:


14

- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các
hoạt động của doanh nghiệp.

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian
lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, chính xác cũng như
việc lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý.
Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự
lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và
sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định
kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp, tình
hình thực hiện các quy định, chính sách trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng
như số lượng và tính chất sai phạm xảy ra. Từ đó thiết lập lại các hệ thống
kiểm soát nội bộ với cơ chế giám sát thiết thực, hữu hiệu hơn nhằm nâng cao
năng lực quản lý, khả năng điều hành bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.1.3. Những yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động
các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm
soát nội bộ với ba yếu tố cơ bản sau: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán
và các thủ tục kiểm soát.
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và chờ xử lý dữ liệu của các
loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu
liên quan đến quan điểm, thái độ nhận thức cũng như hành động của nhà quản
lý trong doanh nghiệp.


15

a. Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập đến các quan điểm
và nhận thức khác nhau trong điều hành quản lý của các nhà quản lý. Các

quan điểm đó sẽ ảnh hưởng đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức
tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp.
Mỗi nhà quản lý thì nhận thức, phong cách lãnh đạo khác nhau. Có nhà
quản lý rất quan tâm tới việc lập báo cáo tài chính và việc hoàn thành vượt
mức kế hoạch đã đề ra. Đối với phong cách này, nhà quản lý trong quá trình
kinh doanh sẽ rất thận trọng để giảm rủi ro cho các số liệu và thông tin chính
xác, đáng tin cậy, vì vậy thủ tục kiểm soát được xây dựng hiệu quả. Ngược
lại, có nhà quản lý lại hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro
cao nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Như vậy thì số liệu trên báo cáo
tài chính sẽ không trung thực, không đủ độ tin cậy.
b. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là một trong những nhân tố đóng vai
trò quan trọng đối với việc chỉ đạo, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh
doanh của đơn vị.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu quả hành vi gian
lận, sai sót trong hoạt động tài chính doanh nghiệp.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý
phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chống chéo
giữa các bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ,
ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản.
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.


16

c. Chính sách nhân sự: Bao gồm toàn bộ quản lý và chế độ quản lý nhân
sự đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt, khen thưởng, kỹ luật cán bộ

công nhân viên trong đơn vị. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn
liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường
kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong
hoạt động của doanh nghiệp.
d. Công tác lập kế hoạch và dự toán: Công tác lập kế hoạch và dự toán có
ý nghĩa rất lớn trong kiểm soát nội bộ. Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm
các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự án đầu tư, sửa
chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân
đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương
lai ... là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập
và thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc thì hệ
thống kế hoạch và dự án sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu.
e. Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban
kiểm soát thường có nhiệm vụ, quyền hạn sau:
+ Giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty;
+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ;
+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính;
+ Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán
viên bên ngoài.
f. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị, tiến
hành công việc kiểm tra, giám sát và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu


17

quản trị nội bộ đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp những quan sát,

đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Bộ phận kiểm
toán nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin
kịp thời và xác thực về các hoạt động của doanh nghiệp, từ đó kịp thời điều
chỉnh, bổ sung các qui chế, thủ tục kiểm soát mới thích hợp và hữu hiệu hơn.
g. Môi trường bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các
nhân tố bên ngoài. Các nhân tốt này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà
quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của
nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm
soát nội bộ. Thuộc nhóm nhân tố này bao gồm: Luật pháp, sự kiểm soát của
cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, đường lối phát triển của Đất
nước.
Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh
hưởng lớn đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm
soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận
thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà
quản lý doanh nghiệp. [3]
1.1.3.2. Hệ thống kế toán
Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ Cái,
tổng hợp và lập báo cáo, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông
tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc
kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị nên nó là một bộ phận quan trọng
trong kiểm soát nội bộ.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát
sau đây sẽ được thực hiện:


18

Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp

vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.
Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp
lý.
Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh.
Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong tính toán giá và chi phí.
Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực
hiện kịp thời theo quy định.
Quá trình luân chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi
vào sổ phải được tổng cộng và chuyển số đúng đắn, tổng hợp chính xác trên
báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Bất kỳ một hệ thống kế toán nào cũng được thực hiện qua ba giai đoạn
sau:
a. Lập chứng từ kế toán: Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan
trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói
chung. Ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành lập báo
cáo chứng từ liên quan, phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực mọi nghiệp vụ
phát sinh. Nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính chính xác, trung
thực. Các chứng từ kế toán được lập phải đảm bảo hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.
Qua đó có thể ngăn ngừa, hạn chế sai phạm xảy ra.
b. Ghi chép sổ sách kế toán:
Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toàn bằng việc thu
thập, ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp ... để chuẩn bị cung cấp thông
tin tổng hợp trên báo cáo tài chính. Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách


19

kế toán đóng vai trò rất quan trọng, là cầu nối trung gian giữa chứng từ và báo
cáo tài chính. Sổ sách kế toán cũng là cơ sở để kiểm tra, đối chiêu, truy cập lại
chứng từ khi cần thiết.
c. Lập báo cáo tài chính
- Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, kế toán tiến hành tổng
hợp số liệu ở sổ sách đưa ra một một số tổng hợp cụ thể của từng chỉ tiêu thể
hiện trên báo cáo tài chính. Người đọc nhìn vào số liệu trên báo cáo tài chính
có thể biết được tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như tình hình
tài chính của đơn vị tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Các nhà lãnh đạo căn
cứ vào các số liệu trên báo cáo tài chính có thể phân tích, phát hiện ra những
vấn đề bất thường của số liệu, từ đó tìm ra nguyên nhân xử lý.
Trong doanh nghiệp, hằng năm phải lập báo cáo tài chính vào cuối năm
theo quy định của Nhà nước và theo yêu cầu quản lý, các thông tin được thể
hiện trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và
hoạt động kinh doanh của đơn vị. Báo cáo tài chính phải được trình bày tuân
thủ đúng theo các chuẩn mực kế toán hiện hành. Ngoài báo cáo tài chính ra,
doanh nghiệp còn có hệ thống báo cáo kế toán quản trị, nó có ý nghĩa rất quan
trọng trong công tác quản lý, điều hành và định hướng phát triển của doanh
nghiệp trong tương lai. [6]
1.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát do ban giám đốc, các nhà quản lý doanh nghiệp thiết
lập dựa vào những nét đặc thù về cơ cấu tổ chức, hoạt động sản xuất kinh
doanh của đơn vị mình và thực hiện nhằm đạt được những muc tiêu quản lý
cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:
- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến
đơn vị.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu tính toán.


20

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết.
- Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán.
- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.
- So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán.
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản sau:
+ Nguyên tắc phân công phân nhiệm.
+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
+ Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
a. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, quyền hạn và
trách nhiệm được phân chia cho nhiều người, nhiều bộ phận trong đơn vị.
Đảm bảo nguyên tắc này sẽ tránh được việc một cá nhân, bộ phận toàn quyền
thực hiện một công việc, nghiệp vụ kinh tế. Việc phân công phân nhiệm rõ
ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra
thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.
b. Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc
này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc nhằm ngăn
ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của doanh nghiệp và
dễ nhận ra sự sai sót, gian lận.
c. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà
quản lý, các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết công việc trong
phạm vi nhất định. [11]


21

1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ

THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Khái niệm về chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản
xuất kinh doanh. Chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc mua
hàng và nghiệp thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa … phục vụ
cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Chu trình này bắt đầu từ yêu
cầu mua hàng của các bộ phận có nhu cầu thông qua phiếu yêu cầu mua hàng
và kết thúc bằng việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp và chu trình này cũng
ảnh hưởng đến nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính của đơn vị.
1.2.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
Quá trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán liên
quan tới chức năng cơ bản sau:
a. Xử lý các đơn đặt mua hàng và ký hợp đồng mua bán
Bắt đầu của chu trình mua hàng là từ kế hoạch mua hàng đã được lãnh
đạo đơn vị phê duyệt hoặc từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu
về hàng hóa, dịch vụ đó, dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế
hoạch dự trữ hàng tồn kho của đơn vị.
Khi các bộ phận có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ thì người có trách
nhiệm tại bộ phận đó sẽ lập đơn đề nghị mua hàng chuyển lên cho các bộ
phận cấp trên, đơn đề nghị mua hàng phải ghi rõ số lượng, chất lượng, mục
đích sử dụng của hàng đề nghị mua.
Căn cứ vào kế hoạch mua và đơn đề nghị mua hàng đã được lãnh đạo phê
duyệt, bộ phận có chức năng tiến hành xử lý đơn đặt hàng, đảm bảo cho hàng
hóa mua vào theo đúng mục đích, đúng số lượng, tránh việc mua quá nhiều,
quá ít hoặc mua lãng phí. Đơn đặt hàng phải ghi rõ loại hàng, số lượng, số
tiền, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và các thông tin liên quan đến


22

hàng hóa mà doanh nghiệp định mua được gửi cho người bán. Đây là chứng
từ hợp pháp được xem như là một lời đề nghị mua hàng.
Từ đơn đặt hàng, bộ phận chức năng của doanh nghiệp phải xúc tiến công
việc mua hàng. Để mua hàng, bộ phận này phải trực tiếp khảo sát, tìm hiểu thị
trường và khả năng cung cấp của người bán. Thông qua việc khảo sát thị
trường phải tìm ra được nhà cung cấp có lợi nhất cho doanh nghiệp. Sau khi
đã lựa chọn được nhà cung cấp, hai bên biên soạn dự thảo hợp đồng và đi đến
thống nhất, trình lãnh đạo ký duyệt.
Thông thường ở tất cả các doanh nghiệp là thành lập các phòng cung ứng
để đảm bảo chất lượng thích hợp của hàng hóa với giá thấp nhất. Đối với một
quá trình kiểm soát nội bộ tốt phòng cung ứng độc lập với các bộ phận có
trách nhiệm phê chuẩn việc mua hoặc nhận hàng. Tất cả các đơn vị mua hàng
phải được đánh số nhất quán và đầy đủ các yếu tố cần thiết.
Trong giai đoạn này, yêu cầu kiểm soát đặt ra là các bộ phận tham gia
mua hàng phải đảm bảo độc lập với các bộ phận chức năng, bất kiêm nhiệm,
việc phê duyệt phải đúng thẩm quyền và đúng quy trình.
b. Nhận hàng hóa và kiểm định
Nhận hàng hóa từ người bán là điểm then chốt trong chu trình mua hàng
và thanh toán. Lúc này bên mua sẽ nhận được hàng và thanh toán hay phải ghi
nhận một khoản nợ tương ứng đối với người bán. Do đó, việc nhận hàng hóa
phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau: Căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành
kiểm tra hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng,
địa điểm giao hàng, số tiền ... và các điều kiện khác xem có đúng như trong
hợp đồng mua bán giữa hai bên hay không ? Sau đó tiền hành làm thủ tục
nhập kho và thủ tục thanh toán.
Để làm nhiệm vụ mua hàng hóa, dịch vụ, kiểm tra, tiếp nhận và báo cáo
hàng hóa, dịch vụ mua vào thì hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ phận cung


23

ứng. Sau khi lập báo cáo nhận hàng thì bộ phận này sẽ gửi một bản cho thủ
kho và một bản cho phòng kế toán (bộ phận kế toán phải trả người bán). Để
ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng quyền hạn, phải được kiểm soát chặt chẽ
từ lúc nhận hàng cho đến khi xuất hàng sử dụng. Mặt khác, phải đảm bảo
nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhân viên tiếp nhận hàng hóa phải độc lập với thủ
kho và nhân viên phòng kế toán.
Bộ phận kiểm định chất lượng phải có đủ trình độ chuyên môn, kinh
nghiệm và phải hoàn toàn độc lập với các phòng ban khác. Sau khi hàng hóa
được kiểm nhận, phải lập biên bản nhận hàng. Biên bản nhận hàng là căn cứ
để bộ phận vật tư lập phiếu nhập kho vật tư theo đúng số lượng, chất lượng
hàng hóa đã được kiểm nhận.
c. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trong đến các báo cáo tài chính và
đến các khoản chi tiền mặt, do đó phải hết sức cẩn thận, chỉ được ghi chép
vào sổ các lần mua hàng theo số tiền đúng, phải ghi kịp thời.
Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là phải thực
hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, các chứng từ phải rõ ràng và thích hợp.
d. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán người bán
Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi
tiền mặt và lập thành nhiều bản, một bản được gửi cho nhà cung cấp, một bản
lưu trong hồ sơ cùng với hóa đơn.
Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là các phiếu
chi phải do đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt. Nguyên tắc
bất kiêm nhiệm giữa người ký phiếu chi với người thực hiện chức năng thanh
toán phải dược tôn trọng trong chức năng này. [5]


24

1.2.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh
toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo đầy
đủ các yếu tố ban đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Để kiểm soát tốt chu trình mua hàng và thanh toán, đơn vị phải thiết
lập hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo mục tiêu mang tính hiệu lực, hiệu quả
và tính tuân thủ các quy định của đơn vị, của các qui định của Nhà nước,
đồng thời phải đảm bảo mục tiêu mang tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài
chính. Chính vì thế kiểm soát nội bộ đối với chu trình này nhằm đạt được một
số mục tiêu như:
Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả và tính tuân thủ:
- Hàng hóa mua vào đảm bảo về quy cách, chất lượng, số lượng.
- Các nghiệp vụ thanh toán đều được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền
trước khi thực hiện.
- Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế mua, đúng
nhà cung cấp.
Đồng thời, trong quá trình thực hiện theo dõi, ghi sổ, báo cáo chu trình
mua hàng và thanh toán phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài
chính.
- Các nghiệp vụ mua vào phải có đầy đủ chứng từ đi kèm như: Yêu cầu
mua hàng, đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn của
người bán ... có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền.
- Kế toán ghi nhận đúng giá trị thực tế hàng nhập kho.
- Các nghiệp vụ thanh toán được tính toán và ghi nhận đúng đắn.
Trong luận văn này, tác giả đi nghiên cứu chủ yếu mục tiêu đảm bảo tính
hiệu lực, hiệu quả và tính tuân thủ. [11]


25

1.2.4. Những rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán
- Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được.
- Bộ phận mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, bộ phận này sử dụng
hàng hóa cho mục đích riêng và trình hóa đơn để được thanh toán giá trị hàng
hóa đó.
- Bộ phận mua hàng chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hóa phù hợp
nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì bộ phận này nhận tiền hoa hồng
không được phép từ nhà cung cấp.
- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng, chẳng hạn như hàng hóa sai
về số lượng, chất lượng hay quy cách.
- Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị
hoặc phát hành hóa đơn đúp.
- Khi thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có
thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được ủy quyền không
đúng hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo cho người giả mạo hoặc hóa
đơn bị thanh toán hai lần. [10]
1.2.5. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh
nghiệp
1.2.5.1. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
- Yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan sẽ
căn cứ trên yêu cầu mua hàng. Đây là chứng từ khởi đầu cho chu trình mua
hàng, do đó có thể cung cấp bằng chứng với mức độ tin cậy về sự phát sinh
của nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện sự hiện hữu của hàng hóa. Đơn đề nghị
hàng hóa phải đảm bảo các thông tin như ngày đề nghị hàng hóa, số hiệu
chứng từ, tên hàng hóa, số lượng, quy cách, người đề nghị, người phê duyệt...