Tìm hiểu công tác phục vụ bạn đọc trong hoạt động thông tin thư viện tại Trung tâm Thông tin Trường Đại học Mỏ Địa chất

DANH MỤC TỪ MỤC TỪ VIẾT TẮT

ĐH MĐC

ĐH MĐC

CSDL

Cơ sở dữ liệu

TT TT - TV

Trung tâm Thông tin – TT TT-TV

NDT

Người dùng tin

1


LỜI NÓI ĐẦU
Sống trong xã hội hiện đại ngày nay đòi hỏi con người phải nắm bắt kịp thời
những thông tin tri thức của nhân loại. Bởi thông tin tri thức là sức mạnh để thúc
đẩy sự phát triển của một xã hội, một đất nước. Là những sinh viên – tương lai của
đất nước việc trang bị những thông tin tri thức là cần thiết và quan trọng hơn bao
giờ hết. Vậy những thông tin tri thức ấy chúng ta tìm thấy ở đâu? TT TT-TV chính
là những trung tâm thông tin sẽ cung cấp cho chúng ta một cách đầy đủ và chính
xác.
TT TT-TV - nơi sưu tập, biên soạn, lưu trữ những giá trị tinh hoa của nhân loại
và phục vụ chính chúng ta, góp phần nâng cao trình độ dân trí. Nhận thức được

điều đó, TT TT-TV luôn được Đảng và Nhà nước quan tâm phát triển, hệ thống TT
TT-TV được mở rộng khắp cả nước, từ các TT TT-TV công cộng cho đến các TT
TT-TV của các Trường đại học, cao đẳng, trung cấp hay phổ thông …..được phổ
biến. TT TT-TV dần được đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc sưu tập,
biên mục và tra tìm tài liệu đã góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lượng
giáo dục đào đạo.
Trường đại học Nội Vụ Hà Nội là một trong những Trường đào tạo chuyên
ngành thông tin TT TT-TV, hàng năm nhà Trường đã đào tạo được nhiều cán bộ TT
TT-TV có năng lực, có chuyên môn đáp ứng được nguồn nhân lực cho các TT TTTV trên khắp cả nước. Các sinh viên được đào tạo bởi đội ngũ giảng viên có trình
độ chuyên môn sâu về chuyên ngành. Ngoài những giờ học lí thuyết, còn là những
giờ học thực hành bổ ích và những chuyến đi thực tế, tham quan các TT TT-TV.
Một môi Trường học tập như vậy đã giúp sinh viên được tiếp cận với thực tế nhiều
hơn. Với những sinh viên năm thứ 2 đối với hệ cao đẳng khi đã học xong các học
phần (nhập môn khoa học TT TT-TV thông tin, TT TT-TV học, xây dựng và phát
triển vốn tài liệu, định chủ đề và định từ khóa tài liệu, thư mục học, thông tin học,
biên mục mô tả, phân loại tài liệu, lưu trữ thông tin và bộ máy tra cứu, trụ sở trang
thiết bị TT TT-TV). Sinh viên được đi “thực tập ngành nghề” tạo cơ hội để cọ sát
2


với thực tế, rèn luyện kĩ năng và những kiến thức đã học nhớ được lâu, củng cố
kiến thức. Điều quan trọng là giúp sinh viên có nhận thức đúng đắn về ngành mà
mình đang theo học, có thái độ tích cực học tập rèn luyện, tự tin với công việc mà
sau này mình sẽ đảm nhiệm.
Sau khi hoàn thành những học phần, được sự giúp đỡ và tạo điều kiện của các
thầy cô đặc biệt là các thầy cô trong khoa văn hóa thông tin và xã hội em đã có thời
gian thực tập kéo dài từ ngày 8/4 đến ngày 19/5 tại Trung tâm Thông tin – TT TTTV Trường đại hoc Mỏ - Địa chất. Trong thời gian thực tập em đã nhận được nhiều
sự giúp đỡ từ phía các thầy cô giáo cùng các anh, các chị trong TT TT-TV, em đã
học hỏi thêm nhiều kiến thức và kĩ năng nghiệp vụ, bổ sung thêm những kiến thức
đã học, có được những kinh nghiệm về nghề nghiệp. Với sự giúp đỡ nhiệt tình của

các anh, chị trong TT TT-TV em đã hoàn thành những công việc được giao.
Nhân đây em xin gửi lời cám ơn sâu sắc tới toàn thể quý thầy cô khoa Văn hóa
Thông tin và Xã hội nói chung và thầy Phạm Quang Quyền nói riêng. Em cũng xin
chân thành cảm ơn Giám đốc PGS. TS Trần Thanh Hải, Phó giám đốc mảng TT
TT-TV của Trung tâm Thông tin – TT TT-TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất cùng các
anh chị thuộc trung tâm đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho em có môi Trường thực tập
tốt trong thời gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn!

3


A: PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài:
Đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin với nhiều trò chơi
đa dạng, phong phú, hấp dẫn như game online, chat… đã lôi kéo phần lớn bộ phận
giới trẻ tham gia. Nếu trước đây thời gian rảnh rỗi của sinh viên sau những giờ học
là đến TT TT-TV để đọc sách, báo, tạp chí để giải trí, thư giãn hoặc ôn bài… thì giờ
đây việc ham mê đọc sách, báo của các bạn ngày càng đáng báo động nếu không
nói là các bạn đã mất sở thích đó. Các bạn trẻ vùi đầu vào những trò chơi điện tử,
đôi khi say mê và “nghiện” chúng hơn cả việc học. Các bạn chỉ đọc và học những
gì cần thiết để đáp ứng cho kỳ thi trước mắt mà thôi.
Tuy nhiên, với sự nỗ lực đổi mới không ngừng trong công tác phục vụ bạn đọc
của Trung tâm Thông tin - TT TT-TV Trường ĐH MĐC vẫn thu hút được số lượng
sinh viên đông đảo tới TT TT-TV sử dụng các dịch vụ của TT TT-TV như mượn,
đọc tại chỗ, truy cập CSDL Online và Internet…..
Xuất phát từ thực tế đó em đã chọn đề tài “Tìm hiểu công tác phục vụ bạn
đọc trong hoạt động thông tin – TT TT-TV tại Trung tâm Thông tin - TT TTTV Trường ĐH MĐC”.
2. Mục đích nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu của đề tài
Tìm hiểu về công tác phục vụ bạn đọc trong hoạt động thông tin TT TT-TV tại

Trung tâm Thông tin - TT TT-TV Trường ĐH MĐC đồng thời đưa ra những đánh
giá, kiến nghị và giải pháp.
3. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài đi sâu vào nghiên cứu nội dung công tác phục vụ bạn đọc trong hoạt
động thông tin TT TT-TV. Đề tài được giới hạn về mặt không gian và thời gian
là công tác phục vụ bạn của TT TT-TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất trong giai
đoạn hiện nay.
4


4. Cơ sở phương pháp luận
Đề tài sử dụng một số phương pháp: khảo sát thực tế, tham khảo ý kiến của
giám đốc trung tâm TT TT – TV Trường ĐH MĐC, các cán bộ trong trung tâm.
5. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, danh mục viết tắt, mục lục, kết luận. Đề tài báo cáo
thực tập được bố cục như sau:
A: Phần mở đầu:
B: Phần nói chung: Giới thiệu TT TT-TV Trường ĐH MĐC.
C: Phần nói riêng : Chuyên đề: “Tìm hiểu công tác phục vụ bạn đọc trong
hoạt động thông tin thư viện tại TT TT-TV Trường ĐH MĐC”.
Đây là bài cáo thực tập của em, là kết quả em đã làm được trong đợi thực tập
này. Bài báo cáo của em không tránh khỏi thiếu sót, khiếm khuyết. Em rất mong
nhận được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để bài báo cáo của em được hoàn
thiện hơn.

5


B: PHẦN NÓI CHUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT
1.1. Lịch sử hình thành TT TT-TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất
Ngày 08 tháng 8 năm 1966, theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung
học chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) Thủ tướng Chính phủ ra quyết
định thành lập Trường ĐH MĐC, Nhà Trường có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng đội
ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật phục vụ các ngành điều tra cơ bản, khai thác tài nguyên
khoáng sản.
Ngày 15 tháng 11 năm 1966 năm học đầu tiên được khai giảng tại xã Nguyệt
Đức, huyện Thuận Thành, tỉnh Hà Bắc (hiện nay là tỉnh Bắc Ninh). Kể từ đó đến nay
Nhà Trường lấy ngày 15/11 làm ngày kỷ niệm thành lập Trường - ngày hội truyền
thống của các thế hệ thầy và trò Trường ĐH MĐC.
Sau hơn 45 năm xây dựng và phát triển, Trường ĐH MĐC thực sự là trung tâm
đào tạo lớn nhất của cả nước về các lĩnh vực Mỏ, Địa chất, Trắc địa – Bản đồ, Dầu
khí, với trình độ cao đẳng, đại học và trên đại học. Hàng vạn kỹ sư tốt nghiệp ra
Trường đã đóng góp có hiệu quả vào sự nghiệp phát triển kinh tế – xã hội của đất
nước. Các thế hệ thầy giáo, cô giáo và sinh viên Trường ĐH MĐC vô cùng phấn khởi
và tự hào về sự trưởng thành của Nhà Trường - đơn vị Anh hùng Lao động thời kỳ
đổi mới.
Trường ĐH Mỏ - Địa chất là Trường có nhiệm vụ đào tạo và thực hiện các
nghiên cứu khoa học về các nghành khoa học chuyên môn trong lĩnh vực địa chất, dầu
khí, trắc địa, mỏ, xây dựng,….
Trường có hơn 800 cán bộ và không ngừng tăng:
Trong đó: cán bộ giảng dạy 527 giảng viên gồm: Giáo sư: 11,Phó Giáo sư: 55,
Tiến sĩ : 132 (10 tiến sĩ khoa học, 122 tiến sĩ), Thạc sĩ: 196, Nhà giáo nhân dân: 01,
Nhà giáo ưu tú: 19, Giảng viên cao cấp: 20,Giảng viên chính: 177
6


Tổng số sinh viên hiện đang theo học các nghành là hơn 14000 sinh viên.
Thư viện Trường được tách khỏi phòng đào tạo thành một đơn vị độc lập như các

phòng ban khác nhau từ năm 1988. Ngày 19/1/2011 Thư viện sát nhập với phòng
mạng máy tính của nhà Trường thành TT TT-TV.
TT TT-TV hiện đang là thành viên của hệ thống Liên hiệp Thư viện đại học khu
vực phía Bắc. Trung tâm đã là đối tác với Thư viện Quốc gia và một số hệ thống Thư
viện trong và ngoài nước. Ngoài ra trung tâm còn là đối tác và đơn vị thụ hưởng
nguồn tài trợ về tư liệu thư viện của quỹ Châu Á từ năm 2004.
Hiện nay TT TT-TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất có trụ sở chính tại nhà C 5 tầng,
tại khu A – Đông Ngạc – Từ Liêm – Hà Nội và quản lí 2 mảng chính: Mạng – máy
tính và Thư viện.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ TT TT-TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất
Mục tiêu TT TT-TV là giúp hiệu trưởng về quản lí, lưu trữ và phát triển tài
nguyên thông tin, tổ chức thu thập, cung cấp thông tin – tư liệu trong và ngoài nước
đáp ứng công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà Trường. Với mục tiêu như
trên TT TT-TV có những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, phát triển công tác thông tin - thư viện, tưng
bước xây dựng trung tâm trở thành một TT TT-TV điện tử đáp ứng chiến lược của nhà
Trường.
- Kết hợp với Phòng Đào tạo và Đại học, Đào tạo sau đại học, Khoa tại chức,
Phòng Khoa học – Công nghệ xây dựng kế hoạch và tổ chức việc biên soạn, in ấn,
xuất bản giáo trình và tài liệu tham khảo.
- Thường xuyên bổ sung, phát triển nguồn tài nguyên thông tin và các xuất bản
phẩm quốc gia và quốc tế, các công trình nghiên cứu và luận văn, luận án Đại học và
trên Đại học.
- Tổ chức quản lí, phục vụ , hướng dẫn độc giả tìm kiếm, khai thác và sử dụng
hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin do TT TT-TV quản lí đáp ứng yêu cầu giảng dạy
học tập và nghiên cứu khoa học.
7


- Hợp tác với các đơn vị khác trong và ngoài Trường để ứng dụng các thành tựu

khoa học công nghệ thông tin vào công tác thư viện, xây dựng đội ngũ có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, công tác thông tin nhằm nâng cao hiệu quả phục
vụ.
- Mở rộng quan hệ hợp tác với các thư viện, trung tâm thông tin trong và ngoài
nước để trao đổi tài liệu, ấn phẩm và kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ.
- Quản trị và tổ chức khai thác có hiệu quả hệ thống mạng internet, website của
Nhà Trường đẻ cung cấp các dịch vụ thông tin – tư liệu điện tử và phục vụ công tác
quản lí nhà Trường.
- Quản lí cơ sở vật chất từng bước nâng cấp, hiện đại hóa TT TT-TV để nâng cao
năng lực phục vụ, đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lí của Nhà Trường.
1.3. Cơ cấu tổ chức :
P.GIÁM ĐỐC TT

P.MẠNG – MÁY
TÍNH

THƯ VIỆN

P.NGHIỆP VỤ
NHÂN SỰ
Trung tâm Thông tin – Thư viện hiện có: 22 người
Gồm:
+ 01 Giám đốc: Quản lý chung 2 mảng: Mạng – máy tính
và Thư viện
+ 02 Phó giám đốc: Trong đó, một người quản lý mảng
mạng và máy tính và một người quản lý mảng thư viện.
+ 19 nhân viên gồm nhiều bộ phận, mỗi bộ phận có chức
1.năng
Cơnhiệm
sở vật

chấtnhau tùy thuộc vào công việc được
vụ khác
giao.

3.1 Trụ sở trang thiết bị

1.4. Cơ sở vật chất

TỔ BÁN SÁCH
PHÒNG ĐỌC
PHÒNG MƯỢN
P.BÁO – TẠP CHÍ
HỆ THỐNG KHO
SÁCH – BÁO - TC

Cơ sở vật chất là một trong bốn yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin thư
viện, là điều kiện cần thiết để hoạt động TT-TV được diễn ra. Cơ sở vật chất đầy
8


đủ và hiện đại sẽ tạo điều kiện cho hoạt động TT-TV được diễn ra một cách thuận
lợi.
Với diện tích trên 1000m2 gồm tầng 1, tầng 2 và tầng 3 thuộc tòa nhà C5, 1
hiệu bán sách tại tòa nhà A trong đó:
- Tầng 1 gồm:
Phòng mượn
Kho mượn
Phòng tu bổ tài liệu
- Tầng 2 gồm:
Phòng làm việc của ban giám đốc

Phòng kĩ thuật và nghiệp vụ
Phòng Mạng – Máy tính
Hệ thống kho lưu trữ
- Tầng 3 gồm:
01 phòng đọc tổng hợp
01 phòng đọc sách tự chọn
01 phòng tra cứu CSDL và Internet
Và hệ thống kho lưu trữ sách – báo – tạp chí
- 01 Tổ bán sách.
1.5. Hạ tầng công nghệ thông tin
Hiện tại TT TT-TV có:
- 2 máy tính Pentium(R) Dual- Core 2.60Ghz, 1GB, 160GB
- 2 máy tính Celeron(R), 128 RAM, 20GB
- 1 máy tính Pentiun(R) Dual- Core 2.60Ghz, 1 GB, 160GB
- 1 máy tính FPT Pentiun(R) 4CPU 2.40 Ghz, 128MB, 40GB
- 2 máy tính ISA Ientel Celeren(R) CPU 2.13Ghz, 128MB, 40GB
TT TT-TV hiện đang sử phần mền CDS/ISIS trong quản lí và biên mục tài liệu.
CDS/ISIS là phần mền tư liệu do UNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1985.
9


1.6. Vốn tài liệu và tài nguyên điện tử
Vốn tài liệu là cơ sở chính để TT TT-TV thực hiện chức năng và nhiệm vụ của
mình. Nên việc xây dựng và phát triển vốn tài liệu ngày càng phong phú, đáp ứng
được hết nhu cầu đọc của mọi đối tượng là việc làm cần thiết của mọi TT TT-TV.
Từ khi thành lập đến nay TTTT-TV đã có hơn 7000 biểu ghi gồm:
- CSDL SMDC về sách khoảng 4660 biểu ghi
- CSDL BCHI về báo chí khoảng hơn 200 biểu ghi
- CSDL LUAN về luận văn khoảng 2500 biểu ghi
Trong đó

- Sách quốc văn: 190.000 bản
- Sách ngoại văn; 40.000 bản
- Sách giáo trình: 200.000 bản
- Sách tra cứu: 1200 bản
- Báo, tạp chí: 10.000 bản
1.7. Người dùng tin
Để có thể xây dựng được kho tài liệu của TT TT-TV đầy đủ hợp lí đáp ứng tốt
nhất nhu cầu của bạn đoc thì việc xác định chính xác đối tượng bạn đọc là rất quan
trọng. Ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của TT TT-TV.
Người dùng tin tại TT – TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất chủ yếu là sinh viên và
cán bộ trong trườn họ công tác ở các bộ phận, phòng ban với những chức năng nhiệm
vụ khác nhau.
Qua quá trình tìm hiểu có thể chia đối tượng người dùng tin tại trung tâm thành
3 nhóm:
- Nhóm 1 cán bộ lãnh đạo quản lý
- Nhóm 2 sinh viên trong Trường
- Nhóm 3 nhân viên thuộc các phòng ban trong Trường
1.7.1. Nhóm dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý
10


Nhóm người dùng tin này chủ yếu là giám đốc, các phó giám đoc, trưởng phòng,
những người có vai trò quản lí, lãnh đạo luôn phải đưa ra các chính sách
Do đặc thù tính chất công việc nên nhu cầu tin của nhóm này đa dạng về nôi
dung và hình thức. Họ yêu cầu thông tin khái quát trên mọi lĩnh vực, chất lượng thông
tin cao, đọ tin cậy tốt có chọn lọc, phù hợp với nhiệm vụ công tác.
Không chỉ là nhóm sử dụng thông tin mà đây còn là nhóm sản sinh ra thông tin
vì vậy nhóm này rất được TT TT-TV quan tâm
1.7.2. Nhóm dùng tin là sinh viên
Đây là nhóm chiếm tỉ lệ cao nhất, họ vừa là người tiếp nhận thông tin đồng thời

là người phân tích xử lí thông tin và truyền tin. Tài liệu mà nhóm này quan tâm chủ
yếu là sách giáo trình, sách tham khảo, luận văn – luận án, từ điển,…Để phục vụ cho
công tác học tập, ngoài ra họ còn quan tâm tới các loại báo, tap chí để nhắm mục đích
giải trí.
1.7.3. Nhóm người dùng tin là nhân viên thuộc các phòng ban trong Trường
Tuy là nhóm có nhu cầu tin không lớn nhưng cũng không thể thiếu trong thành
phần bạn đọc của TT TT-TV. Nhu cầu tin của nhóm này khá đơn giản chủ yếu là
thông tin mang tính chất giải trí còn nhu cầu tin cho nghiên cứu là rất ít.
1.8. Công tác bổ sung tài liệu
1.8.1. Xác định diện bổ sung
TT TT-TV Trường ĐH Mỏ - Đia chất là TT TT-TV chuyên ngành vì vậy phải
tiến hành lựa chọn kĩ từng loại sách, báo , tạp chí, kiểm soát chặt chẽ về mặt nội dung
của từng tài liệu. Vì vậy xác định được diện bổ sung hợp lí là rất quan trọng.
+ Về ngôn ngữ của tài liệu: Hiện nay tài liệu được bổ sung chủ yếu là sách
quốc văn còn sách ngoại văn là tiếng Anh, Nga,…bổ sung rất ít.

11


+ Về loại hình tài liệu: Vì là TT TT-TV chuyên ngành nên TT TT-TV bổ sung
chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo ngoài ra TT TT-TV cũng bổ sung thêm
bóa, tạp chí và các dạng tài liệu khác nhưng số lượng không đnags kể.
+ Về thời gian: Đảm bảo tính lỗi thời của tài liệu nên TT TT-TV chủ yếu bổ
sung tài liệu mới với những thông tin mới để cập nhật kịp thời cho bạn đọc.
1.8.2. Phương thức bổ sung
Phương thức bổ sung chủ yếu của TT TT-TV là mua, biếu, tặng ngoài ra còn co
thêm hoạt động thu thập các tài liệu nội sinh của cơ quan.
* Mua:
Đây là nguồn bổ sung chủ yếu của TT TT-TV và đây là phương thức bổ sung
phải trả tiền. Phương thức này chủ động về thời gian và không gian nhưng lại phải

phụ thuộc vào nguồn ngân sách của nhà Trường.
Hàng năm nhà Trường đầu tư cho TT TT-TV khoảng 300 triệu để bổ sung tài
liệu.
* Nguồn biếu tặng:
Đây là phương thức bổ sung không phải trả tiền, các tài liệu đua vào TT TT-TV
là các tài liệu do các cá nhân, tập thể, các nhà xuât bản tặng
Đặc biệt từ năm 2004 TT TT-TV là đơn vị hượng thụ lớn nhất nguồn tài trợ về tư
liệu của quỹ Châu Á
Hàng năm nhận được khoảng 3 đến 4 lần sách tăng từ quỹ Châu Á, mỗi lần từ
150 đến 200 cuốn. Ngoài ra trung tâm cũng thường xuyên nhận được nguồn tăng từ
các cán bộ trong Trường, mỗi lần khoảng 20 cuốn.
* Nguồn nội sinh:
Các tài liệu thường là các nghiên cứu, báo cáo, tài liệu nghiệp vụ do các đơn vị
cá nhân trong trương sản sinh ra, bên cạnh đó là các bài luận văn, luận án sau khi bảo
vệ thành công sẽ nộp vào TT TT-TV. Nguồn bổ sung này tuy số lượng ít nhưng rất có
giá trị trong thành phần vốn tài liệu của TT TT-TV đặc biệt có giá trị trong công tác
học tập và giảng dạy.
12


1.9. Thanh lý tài liệu
Thanh lý tài liệu thực chất là việc loại bỏ những tài liệu cũ, rách nát và những tài
liệu không còn giá trị sử dụng… Để tạo không gian kho, giá kệ, giảm chi phí bảo
quản.
TT TT-TV trương ĐH Mỏ - Địa chất việc thanh lý tài liệu không diễn ra thường
xuyên mà chỉ thanh lý khi co nhu cầu. Tuy nhiên, các lần thanh lý đều có quy mô nhỏ
các tài liệu thah lý chủ yếu là cũ, rách nát và khồng còn giá trị sử dụng
1.10. Các sản phẩm – Dịch vụ thông tin
Để đáp ứng nhu cầu và phục vụ bạn đọc tốt nhất TT TT-TV đã tạo ra các sản
phẩm thông tin như hệ thống mục lục, các cơ sở dữ liệu. Đây chính là những công cụ

giúp cho người dùng tin tra tìm tài liệu một cách dẽ dàng.
+ Hệ thống mục lục ở đây bao gồm mục lục phiếu, mục lục chữ cái và mục lục
phân loại.
+ Cơ sở dữ liệu ở đây có CSDL sách, CSDL báo, tạp chí và CSDL luận văn –
luận án.
Trong quá trình phát triển TT TT-TV đã cung cấp các dịch vụ thông tin để bạn
đọc có thể truy cập và khai thác thông tin được thuận tiện.
- Dịch vụ cung cấp tài liệu: TT TT-TV đã thực hiện dịch vụ qua các hình thức:
+ Đọc tài liệu tại chỗ: Đây là hình thức không thể thiếu ở mọi cơ quan thông tin
TT TT-TV giúp bạn đọc tiếp cận nhanh chóng được với tài liệu mình muốn.
+ Mượn tài liệu về nhà: Do đặc điểm của phòng đọc và thời gian của người dùng
nên đây là hình thức được rất nhiều người lựa chọn.
- Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc: Đây là hình thức được bạn đọc và TT
TT-TV quan tâm.
- Dịch vụ trao đổi thông tin : Đây là dịch vụ thỏa mãn nhu cầu thông tin của bạn
đọc.

13


- Dịch vụ hỏi đáp thông tin: Đây là dịch vụ mà cán bộ TT TT-TV là người trực
tiếp trả lời câu hỏi của bạn đọc và hướng dẫn bạn đọc trong mọi tình huống.

14


CHƯƠNG II: NỘI DUNG THỰC TẬP
1. Công tác phục vụ bạn đọc
1.1.1 Công tác phục vụ bạn đọc tại phòng mượn
Do hạn chế về công nghệ và thiết bị nên Phòng mượn TT TT-TV hiện tại phục

vụ bạn đọc theo cách truyền thống:
Bước 1: Bạn đọc xuất trình
thẻ thư viện để thủ thư lấy sổ
mượn theo số sổ đã được làm bắt
đầu từ khi nhập trường.
Bước 2: Thủ thư kiểm tra sổ
mượn nếu sinh viên nào mượn
>=8 cuốn thì sẽ phải trả để được
mượn tiếp, nếu <8 cuốn sinh viên
sẽ được chấp nhận cho mượn tiếp và được phát phiếu mượn miễn phí. Mỗi sinh
viên được mượn tối đa 8 cuốn sách giáo trình và sách tham khảo mỗi kỳ học.
Bước 3: Bạn đọc viết yêu cầu mượn vào phiếu yêu cầu và gửi thủ thư. Sau khi
tiếp nhận phiếu yêu cầu thủ thư sẽ trả lời cuốn sách nào còn và cuốn nào hết, nếu
hết bạn đọc phải viết lại phiếu yêu cầu với yêu cầu mới, nếu còn thủ thư sẽ vào
kho lấy tài liệu, ghi vào sổ mượn và yêu cầu bạn đọc ký nhận.
Bước 4: Sau khi học xong môn học bạn đọc sẽ đến trả sách: Khi trả bạn đọc
cũng thực hiện theo bước 1. Sau khi thủ thư lấy sổ mượn sẽ đối chiếu mã sách và
xác nhận đã trả.
Tuy nhiên trong thời gian tới, việc mượn sách được trang bị công nghệ mã
vạch sẽ giúp cho việc mượn sách và được hiệu quả hơn.
1.1.2 Công tác phục vụ bạn đọc tại phòng đọc

15


Phòng đọc của Trung tâm Thông tin - Thư viện mang tính chất tổng hợp. Bạn
đọc đến Trung tâm Thông tin - Thư viện phải xuất trình thẻ thư viện trước khi vào
phòng đọc.
Đối với báo – tạp chí: phục vụ mang tính chất kho mở bạn đọc có thể tự lấy
báo, tạp chí để đọc nhưng bị hạn chế về số lượng. Mỗi lần chỉ được lấy 2 loại báo

hoặc tạp chí, sau đó trả lại vị trí cũ rồi tiếp tục với loại báo – tạp chí khác. Do mỗi
thùng báo – tạp chí chỉ để các số mới về trong 1 tuần hoặc 1 năm nên khi bạn đọc
nào có nhu cầu đọc những số báo – tạp chí cũ phải viết phiếu yêu cầu mượn giống
như các bước tại phòng mượn chỉ khác là thủ thư sẽ ghi tên bạn đọc, số thẻ, số báo
– tạp chí, tên tạp chí vào sổ bạn đọc của phòng đọc.
Đối với Luận án – Luận văn: phục vụ mang tính chất kho kín, do vậy bạn
đọc có nhu cầu đọc luận án – luận văn phải tra cứu mã tài liệu và viết phiếu yêu cầu
như phòng mượn chỉ khác là thủ thư sẽ ghi tên bạn đọc, số thẻ, kí hiệu tài liệu, tên
tài liệu vào sổ bạn đọc của phòng đọc. Hiện tại Trung tâm Thông tin - Thư viện chỉ
thu nhận Luận văn – Luận án của thạc sỹ trở nên. Do đó, còn một khối lượng lớn
đồ án tốt nghiệp của sinh viên chưa được thu thập, nên trong thời gian tới hy vọng
Trung tâm sẽ có chủ trương thu thập và phục vụ loại tài liệu này giúp ích cho sinh
viên có thể tham khảo khi chuẩn bị ra trường. Tuy nhiên Trung tâm đang tiến hành
phân loại khối luận văn, luân án này theo chuyên ngành học để tiến đến phục vụ
theo hình thức kho mở tạo điều kiện cho bạn đọc tiếp cận được với kho luận văn,
luận án trên, cùng với đó
Trung tâm cũng đang triển
khai CSDL online giúp bạn
đọc có thể đọc tham khảo ở
bất

cứ đâu không bị giới hạn bởi
không gian và thời gian.
Đối với sách và tài liệu
tham khảo khác: phục vụ
16


hoàn toàn mang tính chất kho kín, do vậy bạn đọc cũng phải thực hiện viết phiếu
yêu cầu giống như mượn luận án, luận văn.

Hàng ngày, TT TT - TV phục vụ một số lượng bạn đọc khá lớn khoảng 200
lượt đọc nên phòng đọc thường bị quá tải. Đối tượng phục vụ chủ yếu là sinh viên,
cán bộ giảng dạy, cán bộ quản lí và nhân viên trong Trường.
TT TT-TV phục vụ bạn đọc các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 và ngày thứ 7 của 2
tuần đầu tháng.
Riêng chiều thứ 6 các phòng đọc tại TT TT-TV nghỉ phục vụ để vệ sinh kho
sách.
2. Công tác xử lí tài liệu
Đây là quá trình phân tích, lựa chọn và trình bày những yếu tố đặc trưng về
nội dung và hình thức của tài liệu nhằm đưa vào hệ thống lưu trữ các thông tin cần
thiết:
2.1 Xử lí kĩ thuật
* Đóng dấu
Tất cả các tài liệu về TT TT-TV đều phải đóng dấu của TT TT-TV. Đây là cơ
sở để nhận biết đó là tài liệu của TT TT-TV. Dấu của TT TT-TV được đóng vào 2
trang đó là trang tên sách và trang 17. Đối với báo, tạp chí thì dấu được đóng ở 2 vị
trí: ở bìa và trang thứ nhất của tạp chí.
* Ghi kí hiệu
Ghi số đăng kí cá biệt ở trang tên sách và trang 17, số này được ghi theo thứ tự
từ bé đến lớn và số này nằm phía dưới của con dấu.
* Dán nhãn
Nhãn được dán dùng chữ số Ả Rập và được dán ở gáy sách cách mép dưới của
sách 5-6cm
Nhãn của TT TT-TV được ghi theo kí hiệu của kho:
+ Phòng đọc sách có kí hiệu:

VĐ: Sách tham khảo tiếng Việt
17

KĐ: Sách tham khảo tiếng nước khác
+ Với luận văn, luận án sẽ có kí hiệu:

LA: Ví dụ LA 460

+ Với từ điển có kí hiệu:

TĐ: Ví dụ TĐ 500

+ Phòng mượn tài liệu có kí hiệu

VM: Sách tham khảo Tiếng Việt
Q: Sách giáo trình và bài giảng

+ Tạp chí Việt có kí hiệu

TCV: Tạp chí tiếng Việt
TCB: Tạp chí biếu
TCA: Tạp chí tiếng Anh và tiếng nước khác
TCN: Tạp chí tiếng Nga

2.2 Xử lí hình thức
Đây chính là việc mô tả tài liệu là khâu công tác kĩ thuật quan trọng trong
công tác TT TT-TV. Nó xác định những đặc tính cơ bản của tài liệu về phương diện
nội dung, hình thức đẻ có thể phân biệt tài liệu này với tài liệu khác.
TT TT – TV Trường ĐH MĐC áp dụng quy tắc mô tả ấn phẩm theo tiêu
chuẩn quốc tế ISBD để mô tả tài liệu. Quy tắc này chia làm 7 vùng mô tả:
+ Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm
+ Vùng xuất bản
+ Vùng thông bổ sung cho nhan đề

+ Vùng khối lượng
+ Vùng tùng thư
+ Vùng phụ chú
+ Vùng chỉ số sách theo tiêu chuẩn quốc tế ( ISBD )
Khi mô tả các vùng được ngăn cách bằng các dấu (;), (:), (//),… Các hộp phiếu
mô tả có kích thước là 12,5 x 7,5cm được chia thành 2 dòng và 3 cột,…
+ Trong khi mô tả nếu tài liệu có từ 1 đến 3 tác giả thì sẽ lấy tên tác giả
đầu tiên làm tiêu đề mô tả và được viết hoa, ghi ở đầu dòng kể từ vạch dọc thứ
nhất. Bên cạnh đó còn làm thêm phiếu bổ sung thêm cho 2 tác giả còn lại.
18


+ Đối với tài liệu không có tác giả thì lấy tên sách làm tiêu đề mô tả viết
bằng chữ thường ở dòng đầu tiên và bắt đầu từ vạch dọc thứ 2.
+ Đối với tác giả là người Châu Âu, Mỹ thì khi mô tả sẽ đảo họ lên trước
tên và ngăn cách bằng dấu “ ,”.
2.3 Xử lí nội dung
Xử lí nội dung bao gồm nhiều công đoạn khác nhau như phân loại, định chủ
đề, định từ khóa, tóm tắt,… Tuy nhiên TT TT-TV chủ yếu tập chung vào việc phân
loại, định từ khóa.
Phân loại tài liệu là một trong các quy trình xử lí thông tin, xử lí tài liệu,nhằm
mục đích tổ chức kho tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, tổ chức các
2.3.1 Phân loại tài liệu
Nhằm phục vụ bạn đọc và cán bộ TT TT-TV. Hiện nay TT TT-TV đang xử lí
theo bảng phân loại DDC 14 do Mỹ biên soạn.
Cấu trúc của bảng chính gồm 10 lớp chính
000 Tổng loại
100 Triết học và các khoa học có liên quan
200 Tôn giáo
300 Các khoa học xã hội

400 Ngôn ngữ học
500 Các khoa học tự nhiên
600 Các khoa học ứng dụng
700 Nghệ thuật
800 Văn học
900 Địa lí. Lịch sử và các khoa học phụ trợ
Các lớp chính lại được chia thành 10 lớp con
Ví dụ: 800 Văn học
810 Văn học Mỹ bằng Tiếng Anh
19


820 Văn học Anh
…
…
Ngoài bẳng chính DDC còn có các bảng trợ kí hiệu:
- Bảng trợ kí hiệu địa lí
- Bảng trợ kí hiệu ngôn ngữ
- Bảng trợ kí hiệu dân tộc
- Bảng trợ kí hiệu nhân vật
2.3.2 Định từ khóa tài liệu
Định từ khóa là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nội dung chính
của tài liệu bằng 1 hay nhiều từ khóa nhằm mục đích lưu giữ và tìm tin tự động
hóa.
Định từ khóa được tiến hành theo quy trình nhất định nó bao gồm các bước:
- Phân tích nội dung tài liệu là nghiên cứu các yếu tố chứa đựng thông tin về
nội dung của tài liệu đẻ xác định rõ đối tượng nghiên cứu của tài liệu và tính chất.
- Xác định khái niệm đặc trưng cho nội dung tài liệu. Việc xác định từ khóa
xác định ở những khía cạnh đối tượng nghiên cứu của tài liệu, phương diện nghiên
cứu, các khía cạnh xem xét cụ thể của đố tượng, thời gian địa điểm.

Ví dụ: Cuốn sách “Đại tướng Võ Nguyên Giáp với chiến dịch Điện Biên Phủ”
có đối tượng nghiên cứu là Võ Nguyên Giáp, phương diện địa lí là Việt Nam.
- Mô tả khái niệm đặc trưng bằng ngôn ngữ từ khóa. Từ khóa cần có những
yêu cầu:
+ Về nội dung: Từ khóa phải được thể hiện bằng những thuật ngữ đảm bảo
tính khoa học, thông dụng, xúc tích, ngắn gọn, đơn nghĩa. Ngoài ra từ khóa còn
phải chính xác hiện đại khách quan.
2.3.3 Tóm tắt tài liệu

20


Xây dựng kết cấu logic, kết cấu thông tin từ bài tóm tắt đây là cách chọn và
trình bày thông tin được chọn từ tài liệu gốc, ta có thể chọn các cách sau:
+ Trích đoạn thông tin
+ Chỉnh đoạn thông tin
+ Diễn giải thông tin
Hoàn chỉnh bài tóm tắt: Xem lại, biên định bài tóm tắt về nội dung và hình
thức. Có 3 dạng bài tóm tắt:
+ Biên soạn bài tóm tắt chỉ dẫn
+ Biên soạn bài tóm tắt thông tin
+ Biên soạn bài tóm tắt hỗn hợp
2.4. Xử lí tiền máy
Đây là quá trình xử lí tài liệu về cả nội dung và hình thức. Nó bao gồm việc
mô tả, phân loại, định từ khóa, tóm tắt và kết quả cuối cùng được thể hiện qua các
dữ liệu để vào bảng khai tiền máy theo quy tắc nhất định, tương ứng với biểu mẫu
nhập tin trong CSDL.
Xử lí tiền máy là khâu công tác kỹ thuật quan trọng trong quá trình xử lí tài
liệu, là tiền đề tạo dựng sự thông nhất trong việc tin học hóa các hoạt động thông
tin thư viện. Thông qua xử lí tiền máy cán bộ TT-TV có thể tạo lập các CSDL, tiến

hành in sản phẩm thư mục, lưu trữ, kiểm soát vốn tài liệu có trong thư viện, đồng
thời phục vụ bạn đọc tra cứu tài liệu bằng máy tính.
Hiện nay TT TT-TV đang sử dụng đồng thời 02 phần mềm. Phần mềm
CDS/ISIS trong quản lí và biên mục tài liệu. Đây là phần mềm tư liệu miễn phí do
UNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1985. Đây là phần mềm tư liệu đầu tiên
được sử dụng phổ biến tại Việt Nam để quản lý thư viện truyền thống. Vì vậy phần
mềm này khá thông dụng nhưng cũng bộc lộ nhiều hạn chế như: Không mang tính
tích hợp, hạn chế về giao diện, không có khả năng kiểm tra trùng lặp dữ liệu, không
tạo lập được CSDL toàn văn, không tra cứu trực tuyến được,…v.v
21


Chính vì vậy TT TT – TV đã và đang cố gắng phát triển phần mềm dùng nội
bộ thứ 2 mang tính chất trực tuyến nhiều hơn. Dựa vào các trường trong Marc 21
mà Trung tâm đang xây dựng và cập nhật dữ liệu vào phần mềm mới này, dự kiến
sẽ sơm hoàn thành và đưa vào sử dụng trong năm nay. Hiện tại Trung tâm cũng đã
trang bị riêng 01 phòng máy tính, phục vụ bạn đọc tra cứu, tìm tin và truy cập
Internet tại phòng đọc. Tuy nhiên vẫn chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu của đông
đảo bạn đọc đôi khi bạn đọc vẫn sử dụng phương thức tìm tin truyền thống.
3. Công tác tổ chức kho
Vốn tài liệu của TT TT-TV được xếp chủ yếu theo kí hiệu xếp giá, số đăng ký
cá biệt. Riêng kho giáo trình, bài giảng được xếp theo chuyên ngành học của
trường như một thư viện chuyên ngành, giúp cho việc mượn của bạn đọc được
thuận tiện và nâng cao năng suất lao động khi bước vào đầu năm học mới.
Cách tổ chức kho sách theo chuyên ngành đào tạo tại trường giúp cho việc lấy
sách được dễ dàng hơn. Với các thủ thư lâu năm việc tổ chức kho sách như trên
giúp cho họ nhớ từng khu vực, vị trí những loại sách nào thuộc chuyên ngành đào
tạo nào. Một phần do lượng sinh viên các khóa và các lớp quá đông, khi bắt đầu
một năm học mới Trung tâm phải tiến hành thông báo đăng kí mượn theo lớp. Do
đó, khi cho mượn một lớp các thủ thư có thể dễ dàng lấy sách theo khu vực, hạn

chế thời gian di chuyển.
4. Công tác bảo quản vốn tài liệu
Công tác bảo quản vốn tài liệu được TT TT-TV rất quan tâm xong do nhiều tác
động khác nhau mà công tác bảo quản cũng gặp nhiều khó khăn.
* Nguyên nhân:
- Tác động của môi Trường: Với đặc trưng của một nước nhiệt đới ẩm gió mùa
với 2 mùa khô và ẩm đã ảnh hưởng lớ tới nhiều mặt đời sống xã hội đăc biệt là vấn
đè bảo quản vốn tài liệu trong TT TT-TV.
+ Khi độ ẩm cao sẽ gây ra phản ứng hóa học do mực in.
22


+ Khi độ ẩm cao làm cho tài liệu giấy sẽ bị ẩm, dễ mục nát, nấm mốc phát
triển.
+ Khi ánh sáng quá nhiều thì nhiệt độ tăng dẫn đến tài liệu bị khô giòn và
ngược lại
- Do vi sinh vật: Đó là các vi sinh vật, côn trùng, nấm mốc, gián,…Chúng
thường ăn hồ ở gáy sách, ăn giấy rồi thải ra các chất gây ố tài liệu.
- Do con người: Đó là trong lúc đọc tài liệu bạn đọc không có ý thức giữ gìn
như xé trang sách, gạch xóa vào tài liệu hay như trong lúc di chuyển kho sách dẫn
đến tài liệu bị rách nát, thất lạc.
* Thực trạng bảo quản vốn tài liệu tại TT TT-TV.
Công tác bảo quản tài liệu là công việc luôn được TT TT-TV quan tâm. Chính
vì vậy để khắc phục kho khăn trong công tác bảo quản TT TT-TV đã có những biện
pháp cụ thể.
+ Các kho sách được trang bị rèm che để tránh ảnh hưởng của ánh nắng mặt
trời, lắp đặt hệ thông quạt để thông không khí để giảm độ ẩm. Trong kho luôn có
các dụng cụ để vệ sinh tài liệu, có hệ thống đèn chiếu sáng để có ánh sáng phù hợp
+ Ngoài ra mỗi tuần TT TT-TV còn tổ chức vệ sinh kho sách một lần vào buồi
chiều ngày thứ 6.

23


CHƯƠNG III: KẾT QUẢ THU ĐƯỢC CHO BẢN THÂN
Sau một thời gian thực tập tại TT TT-TV cùng với việc áp dụng những kiến
thức lý luận được trang bị vào quá trình làm việc thực tiễn, học hỏi kinh nghiệm từ
các anh chị trong TT TT-TV em đã thu được nhiều kết quả bổ ích.
Từ một sinh viên còn ít kinh nghiệm em đã được trực tiếp làm công việc của 1
cán bộ TT TT-TV đó là từ việc phân loại, đánh kí kiệu, dán nhãn vào sổ đăng kí cá
biệt, nhập máy, chuyến đến các kho, in phích …. Nói chung là từ lúc bổ sung tài
liệu về thư viện cho đến lúc phục vụ tài liệu đó đến tay độc giả. Đặc biệt trong công
tác phân loại tưởng như còn nhiều bỡ ngỡ nhưng qua thời gian thực tập em đã làm
tốt hơn, dễ dàng hơn.
Quá trình thực tập giúp em vỡ ra được nhiều kiến thức mà đôi khi học trên
lớp, trên trường, đọc sách báo em cũng không thể tưởng tượng ra được. Được trải
nghiệm thực tế là một quá trình học tập thú vị, vì trong thực tế chúng ta không chỉ
lắng nghe, không chỉ làm việc, …mà chúng ta được tiếp xúc, giao lưu, trò truyện
tâm sự với những người thủ thư thực sự, những người đàn anh đàn chị trong nghề,
chúng ta hiểu được giá trị của nghề thư viện. Quá trình thực tập cũng giúp chúng
em xác định đúng con đường mà chúng em đang đi, con đường đó còn nhiều chông
gai nhưng chúng em sẽ vượt qua và dần hoàn thiện mình thành một thủ thư vững
vàng về kiến thức cũng như ý chí.

24


CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG
Nhìn chung TT TT – TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất đang hoạt động phần
nhiều theo mô hình truyền thống nên còn rất nhiều hạn chế.

Trang thiết bị và cơ sở vật chất: chưa đáp ứng được với nhu cầu phát triển của
TT TT-TV:
+ Vốn tài liệu: Do kinh phí cấp hàng năm còn hạn chế, số đầu báo, tạp chí
chuyên ngành chưa đáp ứng được nhu cầu đọc, nghiên cứu của sinh viên và cán bộ.
Vốn tài liệu TT TT-TV hiện có chủ yếu là giáo trình, số lượng sách tham khảo quá
ít ỏi và không cập nhật kiến thức.
+ Trụ sở, trang thiết bị: Hầu hết các giá sách đã quá cũ, chiếm nhiều diện tích
kho, giá trị sử dụng thấp và không an toàn. Các thiết bị thuộc hạ tầng công nghệ
thông tin quá yếu kém, lạc hậu không đáp ứng được khi vận hành một phần mềm
mới. Do đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động còn rất hạn chế, cần
phải có biện pháp khắc phục và thay thế.
+ Bạn đọc: Số lượng bạn đọc đến TT TT-TV so với các TT TT-TV của các
Trường đại học cùng trên địa bàn còn ít, trình độ ngoại ngữ bạn đọc còn hạn chế
nên không tham khảo, nghiên cứu được những tài liệu tiếng nước ngoài; ý thức của
bạn đọc kém.
Tuy nhiên Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường đại học Mỏ - Địa chất
được xây dựng trên cơ sở của một thư viện có một quá trình phát triển hơn 40 năm
và đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Trung tâm có một đội ngũ cán bộ
được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ thư viện, giàu năng lực, có kinh nghiệm quản lý
các trang thiết bị và vận hành hệ thống chuyên môn nghiệp vụ thư viện. Bên cạnh
đó Trung tâm còn có một phòng quản lý mạng máy tính với các cán bộ có trình độ
đại học và trên đại học và các công tác viên khoa học từ Khoa Công nghệ Thông tin
của nhà trường, bảo đảm cho việc bảo quản, vận hành các hệ thống phần mềm quản
lý cũng như các hệ thống máy tính được trang bị cho thư viện.
25