Hệ thống thông tin Quản lý Ngân sách và Kho bạc

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

- Dành cho kế toán viên KBNN

Hệ thống thông tin Quản lý Ngân sách
và Kho bạc

Phiên bản: 1.00


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

Lịch sử thay đổi tài liệu

Phiên
bản

Ngày thay đổi

V1.0

20/09/2011

Người thay đổi

Tóm tắt thay đổi

Tham chiếu

Phiên bản đầu tiên

Không có
-

Phê duyệt

Tên

Chức vụ

Nguyễn Hữu Thân

Giám đốc Trường nghiệp vụ Kho bạc

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 2/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

Mục lục
1. Các chức năng chung.................................................................................................................................. 6
1.1 Màn hình đăng nhập, tập trách nhiệm, trình điều hướng............................................................................6
1.2 Thực hiện báo cáo.........................................................................................................................................7
2. Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách (BA)............................................................................................... 11
2.1 Tổng quan về phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách..................................................................................11
2.2 Các chức năng của phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách.........................................................................11
2.2.1 Chức năng nhập ngân sách......................................................................................................... 11
2.2.2 Chức năng phân bổ, điều chỉnh ngân sách (Dossier)...............................................................17
2.2.3 Chức năng nhập ngân sách bằng bảng tính ADI.......................................................................21

2.2.4 Chức năng cập nhật Bút toán ngân sách từ màn hình Thông báo..........................................24
3. Phân hệ Cam kết chi.................................................................................................................................. 26
3.1 Tổng quan về quản lý Cam kết chi.............................................................................................................26
3.2 Các chức năng chính trong phân hệ Cam kết chi......................................................................................26
3.2.1 Nhập Cam kết chi......................................................................................................................... 26
3.2.2 Nhập Hợp đồng khung................................................................................................................. 29
3.2.3 Nhập Hợp đồng thực hiện........................................................................................................... 32
3.3 Chức năng khác của phân hệ Cam kết chi................................................................................................34
3.3.1 Tìm kiếm Cam kết chi/ Hợp đồng................................................................................................34
3.3.2 Gỡ dành dự toán của Cam kết chi/ Hợp đồng thực hiện..........................................................36
3.3.3 Hủy Cam kết chi/ Hợp đồng thực hiện.......................................................................................37
3.3.4 Hủy Hợp đồng khung................................................................................................................... 39
3.3.5 Xóa Cam kết / Hợp đồng.............................................................................................................. 40
3.3.6 Sao chép Cam kết chi / Hợp đồng khung...................................................................................41
3.3.7 Chuyển quyền xử lý Cam kết/ Hợp đồng...................................................................................42
3.3.8 Truy vấn lịch sử hành động của Cam kết / Hợp đồng...............................................................43
3.3.9 Truy vấn Nhà cung cấp trong hệ thống......................................................................................45
3.3.10 Chuyển số liệu phân hệ Cam kết chi sang Sổ cái...................................................................47
3.3.11 Mở / Đóng kỳ............................................................................................................................... 49
4. Phân hệ quản lý chi.................................................................................................................................... 51
4.1 Tổng quan về quản lý Quản lý chi..............................................................................................................51
4.2 Các chức năng chính của phân hệ Quản lý Chi........................................................................................51
4.2.1 Nhập Lô yêu cầu thanh toán........................................................................................................ 51
4.2.2 Nhập Yêu cầu thanh toán thông thường....................................................................................52
4.2.3 Nhập Yêu cầu thanh toán Liên kho bạc......................................................................................57
4.2.4 Nhập yêu cầu thanh toán có Cam kết chi...................................................................................58
4.2.5 Tạo Thanh toán............................................................................................................................. 63
4.3 Các chức năng khác trong phân hệ Quản lý Chi.......................................................................................65
4.3.1 Hướng dẫn tìm kiếm YCTT.......................................................................................................... 65
4.3.1.1 Tìm kiếm YCTT........................................................................................................................... 66

4.3.1.2 Tìm kiếm Thanh toán................................................................................................................. 67
4.3.2 Hướng dẫn điều chỉnh YCTT....................................................................................................... 69
4.3.2.1 Xóa YCTT.................................................................................................................................... 69
4.3.2.2 Đảo dòng tài khoản trên YCTT................................................................................................. 70
4.3.2.3 Hủy Thanh toán, Hủy YCTT...................................................................................................... 72
4.3.2.4 Điều chỉnh YCTT của CQTC chuyển sang (có trạng thái Đang trong tiến trình)..................74
4.3.2.5 Chuyển dữ liệu lên Sổ cái......................................................................................................... 74
5. Phân hệ Sổ cái............................................................................................................................................ 78
5.1 Tổng quan về quản lý Sổ cái.......................................................................................................................78
5.2 Các chức năng chính trong phân hệ Sổ cái...............................................................................................78
5.2.1 Chức năng tạo Bút toán thực, ngân sách..................................................................................78
5.2.2 Chức năng tạo Bút toán dự chi................................................................................................... 83

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 3/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc
5.2.3 Chức năng tạo Bút toán lặp từ mẫu lặp........................................................84
5.3 Các chức năng khác trong phân hệ Sổ cái..................................................................87
5.3.1 Lấy dữ liệu bị “treo” trên bảng tạm của phân hệ Sổ cái..............................87
5.3.2 Tìm kiếm bút toán............................................................................................ 87
5.3.3 Cập nhật giao dịch đã phê duyệt................................................................................................ 89
5.3.4 Truy vấn số dư tài khoản............................................................................................................. 89
5.3.5 Truy vấn quỹ................................................................................................................................. 91
5.3.6 Mở/Đóng kỳ................................................................................................................................... 93
6. Phê duyệt, kết sổ........................................................................................................................................ 95
6.1 Chức năng phê duyệt bút toán...................................................................................................................95
6.2 Chức năng phê duyệt Yêu cầu thanh toán.................................................................................................98

6.3 Chức năng phê duyệt Cam kết chi...........................................................................................................101
6.4 Ủy quyền trách nhiệm – Thiết lập quy tắc vắng mặt................................................................................103
6.5 Tạo nguyên tắc ngày nghỉ.........................................................................................................................104
6.6 Kết sổ.........................................................................................................................................................105
7. Các chương trình xử lý cuối năm........................................................................................................... 108
7.1 Tái phân loại tài khoản tạm ứng...............................................................................................................108
7.2 Chương trình khử số dư âm......................................................................................................................111
7.3 Chuyển nguồn/ Hủy dự toán.....................................................................................................................112
7.4 Chương trình Đảo bút toán tái phân loại các tài khoản tạm ứng.............................................................118
7.5 Lưu ý chung về các chương trình cuối năm.............................................................................................120

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 4/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

Danh sách các phím tắt của hệ thống
Chức năng
Ctrl+S
Ctrl+C
Ctrl+V
Ctrl+↓
F4
F5
F6
Tab
F11
Ctrl+F11

F12
Ctrl+H
Ctrl+Down
Ctrl+L
Ctrl+K

Lưu
Copy
Dán
Thêm mới
Đóng cửa sổ hiện hành của Oracle
Xoá trường dữ liệu hiện hành
Xoá dòng dữ liệu hiện hành
Sang trường dữ liệu kế tiếp
Vào trạng thái truy vấn
Thực thi truy vấn
Đếm kết quả truy vấn
Giúp đơ
Chèn thêm dòng
Liệt kê danh sách
Hiển thị danh sách phím tắt

Các biểu tượng trên thanh công cụ của hệ thống
Thanh công cụ của hệ thống được biểu hiện dưới đây

Ý nghĩa các biểu tượng:
- Tạo mới 1 mẫu tin
- Mở cửa sổ tìm kiếm thông tin, tùy ngữ cảnh
- Hiển thị menu chính
- Lưu dữ liệu

- Thay đổi vai trò (quyền)
- In số liệu màn hình hiện tại
- Đóng tất cả cửa sổ của Oracle
- Cắt bỏ dữ liệu đang chọn vào vùng nhớ tạm
- Sao chép dữ liệu đang chọn vào vùng nhớ tạm
- Dán dữ liệu trong vùng nhớ tạm vào ô đang chọn
- Xóa mẫu tin hiện hành, chưa lưu vào cơ sở dữ liệu
- Hiển thị màn hình soạn thảo phu
- Hiển thị màn hình đính kèm tập tin
- Công cụ hiệu chỉnh cách xem các cột dữ liệu
- Hiển thị màn hình trợ giúp theo ngữ cảnh

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 5/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

1. Các chức năng chung
1.1 Màn hình đăng nhập, tập trách nhiệm, trình điều
hướng
 Màn hình đăng nhập: Nhập tên người sử dụng và mật khẩu được cung cấp

 Màn hình tập trách nhiệm

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 6/120

Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc
 Màn hình trình điều hướng

1.2 Thực hiện báo cáo
 Mục đích: Để thực hiện truy vấn các báo cáo vào cuối kỳ (cuối ngày, cuối tháng, cuối năm). Có thể phân
nhóm một số báo cáo theo mục đích như sau: nhóm báo cáo kiểm soát trạng thái các giao dịch (thường
sử dụng cuối ngày, cuối tháng); nhóm báo cáo liệt kê các giao dịch (cuối tháng); nhóm các báo cáo tổng
hợp, phân tích số liệu (cuối tháng, cuối năm)
 Đối tượng thực hiện: kế toán viên, chuyên viên cơ quan tài chính, kế toán trưởng, giám đốc kho bạc,
lãnh đạo tài chính, chuyên viên Kiểm soát chi
 Phạm vi thực hiện: Theo từng kho bạc
 Đường dẫn: Phân hệ (Sổ cái, Quản lý chi, Quản lý Thu, Cam kết chi, Phân bổ ngân sách)  Xem 
Các yêu cầu
 Các bước thực hiện:

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 7/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

B1. Nhấp nút Đệ trình một yêu cầu Mới…  Nhấp nút Yêu cầu đơn nhất  Nhập nút Đồng ý
B2. Tên: Chọn tên báo cáo cần chạy
B3. Nhập các tham số cho báo cáo
B4. Nhấp nút đệ trình

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 8/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

B5. Nhấp nút Xem kết quả để xem báo cáo
 Một số thông tin bổ sung:


Ô chọn Các yêu cầu đã hoàn thành: nhấp vào ô này để tìm kiếm các yêu cầu, báo cáo, chương trình
mà hệ thống đã thực hiện xong.



Ô chọn Các yêu cầu đang được đệ trình: Nhấp vào ô này để tìm kiếm các yêu cầu, báo cáo, chương
trình mà hệ thống đang thực hiện nhưng chưa hoàn thành.



Ô chọn Toàn bộ các yêu cầu: Nhấp vào ô này để tìm kiếm tất cả các yêu cầu, báo cáo, chương trình
trên hệ thống.



Ô chọn Các yêu cầu cụ thể: Nhấp vào ô này để tìm kiếm một yêu cấu cụ thể theo các thông tin sau:

•

Mã yêu cầu: nhập thông tin mã yêu cầu cần tìm kiếm

•

Tên: Nhập thông tin yêu cầu cần tìm kiếm

•

Ngày đệ trình: Nhập thông tin ngày đệ trình yêu cầu.

•

Ngày hoàn thành: nhập thông tin ngày hoàn thành yêu cầu.

•

Trạng thái: chọn trạng thái của yêu cầu cần tìm kiếm như: Đã treo, Đã kết thúc, Đang chờ, Cảnh báo…

•

Giai đoạn: Chọn giai đoạn cần tìm báo cáo như: Đã hoàn thành; Hết hiệu lực; Đang treo; Đang chạy

•

Người yêu cầu: Chọn thông tin người đã yêu cầu.



Xóa: Để xóa các thông tin đã nhập trong các trường tìm kiếm.



Tìm: Để tìm yêu cầu theo các thông tin đã chọn.



Các tham số: mặc định các tham số đã được nhập ở màn hình Tham số

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 9/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc


Vào những lúc này…: thể hiện thông tin thời gian biểu đã thực hiện lịch.



Đặt lịch T.hiện: nhấp vào nút này để đặt lịch trình chạy yêu cầu.

Lưu ý đặc biệt: Để tránh lãng phí sử dụng tài nguyên hệ thống đối với các yêu cầu chạy
theo lịch, Khi đặt lịch Thực hiện, người sử dụng phải lưu ý:
-

Chỉ đặt lịch khi thực sự cần thiết. Khi đặt lịch, phải nhập trường Kết thúc Lúc để giới hạn khoảng ngày
cần lập lịch

-

Mục Áp Định kỳ…: Phải chọn Từ lúc Bắt đầu lần Chạy trước chứ không được chọn Từ lúc Hoàn thành

lần Chạy Trước

-

Quản trị hệ thống sẽ thường xuyên xóa các lịch thực hiện này vì rất nhiều nguời sử dụng quên hoặc
không sử dụng gì đến nữa các yêu cầu đã lập lịch của mình



Hủy: nhấp nút này để hủy yêu cầu.

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 10/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

2. Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách (BA)
2.1 Tổng quan về phân hệ Quản lý phân bổ ngân
sách
 Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách kiểm soát việc phân bổ, điều chỉnh và chuyển giao đối với các loại
dự toán. Kiểm soát dự toán sẽ do hệ thống tự thực hiện theo các phân hệ: Quản lý cam kết chi, quản lý
chi và phân hệ sổ cái. Việc kiểm soát dự toán nhằm chi tiêu không vượt quá số dự toán được phân bổ
Số dư dự toán được tính theo công thức sau:

Số dư dự toán = Dự toán – Thực chi – Dự chi
(Trong đó Dự chi bao gồm số dự chi trong cam kết chi, số dự chi được nhập trong phân hệ sổ cái và phân hệ
Quản lý chi)
 Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách bao gồm 3 quy trình chính: Quản lý các danh mục liên quan đến

phân bổ dự toán; Tạo và cập nhật dự toán và Xử lý cuối kỳ.
•

Quy trình Quản lý các danh mục liên quan đến phân bổ ngân sách giới thiệu việc thiết lập các danh
mục là điều kiện cần trước khi muốn tao hay cập nhật dự toán mới trên hệ thống. Ví dụ: thiết lập mã
tổ hợp tài khoản dự toán, mã dự toán, mã tổ chức dự toán, tạo loại giao dịch Dossier…

•

Quy trình Tạo và cập nhật dự toán hướng dẫn việc nhập các dự toán phân bổ được phê duyệt trên
hệ thống, điều chỉnh dự toán giữa 2 đơn vị/dự án đầu tư hoặc giữa 2 mã ngành kinh tế, điều chỉnh
tổng thể dự toán của đơn vị dự toán cấp 1…

•

Quy trình Xử lý cuối năm hướng dẫn việc xử lý số dư dự toán của năm hiện tại, xử lý số dự toán ứng
trước, chuyển nguồn các khoản cam kết chi và thực chi chưa được thực hiện…

 Mục đích của phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách: Quản lý khoản dự toán phân bổ được phê duyệt bên
ngoài hệ thống. Kiểm soát số dư dự toán để hạn chế đơn vị dự toán chi tiêu vượt quá khoản dự toán đã
được phân bổ hàng năm.

2.2 Các chức năng của phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách.
2.2.1 Chức năng nhập ngân sách
 Mục đích: Dùng để nhập và điều chỉnh, rút dự toán tạm cấp, dự toán cấp 0, dự toán ứng trước, dự toán
bổ sung.
 Điều kiện thực hiện: Mã dự toán đã được tạo; Một số giá trị của phân đoạn tài khoản kế toán mô phỏng
tương ứng với từng loại dự toán đã được tạo; Tài khoản dự toán tạm cấp, dự toán được phê duyệt, tài
khoản tạm ứng và thực chi phải được gán vào nhóm cuộn để tạo mẫu tài khoản tổng hợp; Một loại bút
toán riêng cần được định nghĩa cho quy trình nhập dự toán.

 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên KBNN

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 11/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc
 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng
 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA) Ngân sách  Nhập mới



Nhập thông tin tiêu đề:
B1. Mã tổ chức dự toán : thể hiện nơi dự toán được duy trì. Hệ thống sẽ tự động hiển thị Mã dự
toán
B2. Các kỳ Kế toán Từ/Đến : thể hiện kỳ bắt đầu/ kết thúc dự toán chính thức có hiệu lực.

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 12/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc
Thông tin tài khoản:



B3. Chọn Chế độ Bút toán: lựa chọn thông tin này để nhập liệu phần TK Nợ và
TK có.

B4. Tài khoàn: Nhập giá trị tổ hợp tài khoản dự toán.
B5. Nợ/Có: Dựa vào tài khoản trong trường tài khoản nhập giá trị vào cột Nợ tương ứng TK Nợ, Có
tương ứng với TK Có theo kỳ tương ứng.



Các nút:
B6. Tạo bút toán: Lựa chọn để tiến hành nhập thông tin bút toán đẩy sang phân hệ Sổ Cái.



Tạo bút toán:
B7. Lô Bút toán: Tên Lô bút toán bên phân hệ Sổ Cái.
Lưu ý: Tên Lô bút toán được nhập liệu theo quy ước chung:
<Mã KBNN>.KB.YYMMDD.<Mã số nhân viên>.<Số thứ tự tăng dần, phải là 2 hoặc 3 ký tự>
B8. Loại bút toán: Lựa chọn loại bút toán “Dự toán”
B9. Kiểm tra dự toán: Thực hiện kiểm tra dự toán trên hệ thống.
B10. Chạy Nhập Bút toán: Chạy chương trình tạo bút toán đẩy sang phân hệ Sổ Cái.
B11. Xem kết quả: Kiểm tra bút toán nhập liệu.
B12. Hoàn tất: Kết thúc công việc nhập liệu trên màn hình Bút toán.



Tìm lại bút toán và đệ trình phê duyệt:

 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA)  Các bút toán  Nhập mới

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 13/120

Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

B13. Tìm bút toán: Tìm lại bút toán đã tạo trên phân hệ Sổ cái. Sử dụng mã yêu cầu (mã ID) mà hệ
thống sinh ra khi Tạo bút toán để tìm kiếm.

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 14/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

B14. Kiểm tra bút toán: Mở bút toán đã tạo

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 15/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

B15. Nhập thông tin trường động Mã loại dự toán
B16. Phê duyệt: Đệ trình phê duyệt bút toán
Lưu ý: Với các bút toán ngân sách (bút toán dự toán tạo thủ công hay tạo bằng công cụ ADI) mà
không cân, chương trình tùy chỉnh hệ thống phải sẽ không cho phép đệ trình bút toán đi phê
duyệt. Khi người dùng nhấn vào nút “Dành dự toán phê duyệt” trên màn hình tạo bút toán, hệ
thống phải hiển thị thông báo “Không thể gửi phê duyệt Tổng nợ không bằng tổng có bút toán
không cân” và không cho phép dành dự toán, đồng thời nút phê duyệt bị mờ đi gửi bút toán đi

phê duyệt, trạng thái phê duyệt vẫn là “Bắt buộc”

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 16/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc



Một số thông tin bổ sung:
•

Loại tiền: Thể hiện đồng tiền giao dịch. Hệ thống sẽ tự động hiển thị giá trị trường là VND

•

Chế độ bảng tính / Chế độ dòng đơn nhất: Không sử dụng

•

Nguyên tắc ngân sách: Không sử dụng

•

Trạng thái Quỹ: Hệ thống tự động hiển thị các trạng thái sau khi Kiểm tra dự toán


Bắt buộc: Chưa tiến hành Kiểm tra dự toán

2.2.2 Chức năng phân bổ, điều chỉnh ngân sách (Dossier)
 Mục đích: Dùng để bổ sung, phân bổ, điều chỉnh dự toán chính thức, dự toán ứng trước.
 Điều kiện thực hiện: Mã dự toán đã được tạo trên hệ thống; Các giá trị tài khoản kế toán liên quan
đã được tạo; Năm ngân sách của mã dự toán đã mở; Dossier phân bổ tương ứng đã được thiết lập;
Mỗi vị trí trong cây phê duyệt trên hệ thống TABMIS sẽ chỉ do 1 nhân viên nắm giữ.
 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên KBNN

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 17/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc
 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng
 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA) Dossier Giao dịch Dossier



Thông tin tiêu đề Dossier

B1. Loại giao dịch Dossier: thể hiện quy trình phân bổ/điều chỉnh/bổ sung ngân sách cho ngân
sách cấp dưới mà người sử dụng cần nhập liệu.
Ví dụ: Phân bổ từ từ cấp 0 xuống cấp 4 cho chi thường xuyên sẽ lựa chọn Loại giao dịch
Dossier: XXXX - Phân bổ NSX C0 đến C4 – TX_2010
B2. Tên loại Dossier: là tên người sử dụng đặt cho bút toán phân bổ đang nhập liệu. Lưu ý: Tên
loại Dossier phải là duy nhất trên hệ thống.
Lưu ý: Tên loại Dossier phải là duy nhất trên hệ thống và phải được nhập liệu theo quy ước
chung:

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 18/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc
<Mã KBNN>.KB.YYMMDD.<Mã số nhân viên>.hoặc 3 ký tự>
B3. Mô tả: mô tả bổ sung thêm cho bút toán.
B4. Mã loại dự toán:
•

01: Dự toán kinh phí giao đầu năm. Dùng trong trường hợp phân bổ dự toán chính thức.

•

02: Dự toán kinh phí bổ sung trong năm. Dùng trong trường hợp phân bổ lại hoặc bổ sung
thêm dự toán.

•

03: Dự toán kinh phí giảm trong năm. Dùng trong trường hợp Điều chỉnh dự toán.

•

04: Dự toán chuyển sang năm sau.

•

06: Dự toán năm trước chuyển sang.

•

08: Dự toán tạm cấp. Dùng trong trường hợp nhập dự toán tạm cấp.

•

09: Dự toán ứng trước. Dùng trong trường hợp phân bổ dự toán ứng trước.

• 19: Dự toán khác: Dùng trong trường hợp có quyết định của cơ quan kiểm toán.



Nhập thông tin Nguồn:

B5. Mã dự toán: Thể hiện Mã dự toán tương ứng với tỉnh.
Lưu ý: Đối với trường hợp khi nhấp vào trường Mã dự toán, hệ thống hiển thị bảng giá trị với
nhiều dòng, xem xét giá trị phân đoạn tài khoản tự nhiên nhập liệu với các dãy tài khoản trên
mỗi dòng để lựa chọn dòng chính xác.
B6. Tài khoản: tài khoản Có trong bút toán phân bổ.
B7. Tên kỳ: kỳ giao dịch tương ứng của tài khoản Có.
Lưu ý:
•

Trong trường hợp sử dụng loại giao dịch Dossier cha, tài khoản nguồn hệ thồng tự động hiển
thị.

•


Nếu có nhiều nguồn thì nhập nhiều dòng tài khoản phần nguồn.

Nhập thông tin Đích:

B8. Mã dự toán: Thể hiện Mã dự toán tương ứng với tỉnh.

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 19/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc
Lưu ý: Đối với trường hợp khi nhấp vào trường Mã dự toán, hệ thống hiển thị
bảng giá trị với nhiều dòng, xem xét giá trị phân đoạn tài khoản tự nhiên nhập
liệu với các dãy tài khoản trên mỗi dòng để lựa chọn dòng chính xác.
B9. Tài khoản: tài khoản Nợ trong bút toán phân bổ.
B10. Tên kỳ: kỳ giao dịch tương ứng của tài khoản Nợ.
B11. Số tiền dự toán: Số tiền phân bổ cho tài khoản Nợ.
Lưu ý: Nếu có nhiều đích thì nhập nhiều dòng phần đích. Khi nhập tài khoản đích cần xác định
chính xác tài khoản nguồn tương ứng.


Các nút:

B12. Kiểm tra dự toán: Hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra Số tiền dự toán phân bổ ở phần Đích với số
dư dự toán hiện tại của tài khoản Có ở phần Nguồn. Nếu vượt quá thì hệ thống sẽ đưa ra cảnh
báo lỗi và không cho phép thực hiện tiếp bước tiếp theo. Nếu không vượt quá hoặc bằng thì hệ
thống sẽ thông báo đã kiểm tra quỹ thành công và người sử dụng sẽ thực hiện bước tiếp theo.
B13. Dành dự toán:
B14. Phê duyệt: Bút toán đệ trình lên người có thẩm quyền phê duyệt.

B15. Xem kết quả: Hiển thị màn hình xem kết quả kiểm tra phần tài khoản, số dự toán phân bổ, số
dư dự toán của các tài khoản…


Một số thông tin bổ sung:

•

Xem lịch sử phê duyệt: Công cụ  Xem lịch sử phê duyệt: Hệ thống sẽ hiển thị ra màn hình
liệt kê lịch sử các thông tin phê duyệt của giao dịch phân bổ dự toán

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 20/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc
•

Số giao dịch cha:


Nếu Loại giao dịch Dossier lựa chọn là loại Dossier cha thì trường này sẽ

không hiển thị.
 Nếu loại giao dịch Dossier lựa chọn là loại Dossier con thì trường này sẽ hiển thị và nhập Số
giao dịch cha tương ứng.
•

Số giao dịch: là duy nhất trên hệ thống và hệ thống sẽ tự động sinh ra.

•

Ngày cập nhật: là ngày nhập liệu bút toán. Hệ thống sẽ tự động cập nhật theo ngày hiện tại.

•

Trạng thái: thể hiện trạng thái của bút toán


Đang tạo: đang thực hiện tạo bút toán



Đang tiến hành: Bút toán đã được gửi đến người phê duyệt và chờ người phê duyệt xử lý.



Hoàn tất: Người phê duyệt đã phê duyệt bút toán.

-

Loại số dư: Hệ thống tự động hiển thị loại số dự YTDE “Từ đầu năm đến hiện tại”

-

Tài khoản nguồn:
•

Số dư dự toán hiện tại: hệ thống sẽ tự động hiển thị số dư dự toán hiện tại của tài khoản

Có trên hệ thống.

•
-

Số dư mới: hệ thống sẽ tự động hiển thị sau khi nhập xong phần Đích

Tài khoản đích:
•

Số dư dự toán hiện tại: hệ thống sẽ tự động hiển thị số dư dự toán hiện tại của tài khoản
Nợ trên hệ thống.

•

Số dư mới: hệ thống sẽ tự động hiển thị số dư dự toán mới của tài khoản Nợ trên hệ thống
= số dư dự toán hiện tại + Số tiền dự toán.

2.2.3 Chức năng nhập ngân sách bằng bảng tính ADI
 Mục đích: Dùng để nhập, điều chỉnh dự toán tạm cấp, dự toán cấp 0, dự toán ứng trước và dự toán
bổ sung.
 Điều kiện thực hiện: Mã dự toán đã được tạo; Một số giá trị của phân đoạn tài khoản kế toán mô
phỏng tương ứng với từng loại dự toán đã được tạo; Tài khoản dự toán tạm cấp, dự toán được phê
duyệt, tài khoản tạm ứng và thực chi phải được gán vào nhóm cuộn để tạo mẫu tài khoản tổng hợp;
Một loại bút toán riêng cần được định nghĩa cho quy trình nhập dự toán.
 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên KBNN
 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng.

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 21/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc


Màn hình nhập liệu ADI

 Đường dẫn: File ADI

B1. Đơn vị có quan hệ với ngân sách: Nhập giá trị mã tổ chức dự toán tương ứng.
B2. Loại: lựa chọn chủng loại bút toán trên phân hệ Sổ Cái. Giá trị lựa chọn Dự toán.
B3. Nguồn: lựa chọn nguồn cho bút toán trên phân hệ Sổ Cái. Giá trị lựa chọn Bảng tính.
B4. Loại tiền: lựa chọn VND
B5. Tên ngân sách: tên mã dự toán.
B6. Kỳ: thể hiện kỳ bắt đầu dự toán có hiệu lực
B7. Tài khoản: tài khoản dự toán.
B8. Nợ: nhập số tiền TK Nợ.
B9. Có: nhập số tiền TK Có.
 Màn hình tải dữ liệu ADI
 Đường dẫn: Oracle  Tải lên

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 22/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

B10. Lựa chọn dãy cần tải lên:

•

“Các dãy có dấu hiệu”: thực hiện tải các dòng có trường dấu hiệu.

•

“Toàn bộ Dãy”:thực hiện tải tất cả các dòng trong file ADI.

•

(Các trường còn lại để mặc định theo màn hình)

B11. Nhấp nút Tải lên: Tải dữ liệu vào hệ thống.
 Một số thông tin bổ sung:


Thông báo: thể hiện thông báo sau khi dữ liệu được tải vào hệ thống. Trong trường hợp dữ liệu
tải không thành công thì nội dung không thành công sẽ được hệ thống thông báo ở trường này.

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 23/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc


Đóng: đóng màn hình tải dữ liệu, dữ liệu trên file ADI chưa được tải vào hệ
thống.

2.2.4 Chức năng cập nhật Bút toán ngân sách từ màn hình Thông báo
 Mục đích: Cập nhật các bút toán ngân sách bị từ chối phê duyệt.
 Điều kiện thực hiện: Bút toán ngân sách (có nguồn Bảng tính và Bút toán ngân sách) bị người
duyệt từ chối.
 Đối tượng thực hiện: Người nhập liệu
 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng.
 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA)  Luồng công việc Các thông báo
B1. Mở thông báo bị từ chối phê duyệt

B2. Enter journal (Bút toán đã nhập): nhấp vào liên kết này để mở bút toán dự toán

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 24/120


Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

B3. Bút toán: Nhấp vào nút này để mở ra màn hình Các bút toán.

B4. Cập nhật các thông tin (tài khoản, số tiền nợ/ có)
B5. Đệ trình phê duyệt lại
Lưu ý: Sau khi Đệ trình phê duyệt lại, các thông báo từ chối chuyển thành trạng thái Đã đóng.

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

Trang 25/120