Ứng dụng Microsoft Excel trong việc quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Phong Phú

MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH ẢNH...........................................................................................3
1.1. Khái quát về kế toán nguyên vật liệu.................................................................7
1.1.1. Tổng quan về nguyên vật liệu:..........................................................................7
1.1.2. Nhiệm vụ của hạch toán....................................................................................7
1.1.3. Phân loại nguyên vật liệu..................................................................................8
1.1.4. Vai trò...............................................................................................................8
1.1.5. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán vật liệu............................................9
1.1.6. Tính giá nguyên vật liệu..................................................................................11
2.2. Giới thiệu Microsoft Excel trong doanh nghiệp..............................................12
2.2.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel 2010.....................................................12
2.2.2. Các hàm tính toán của Excel sử dụng trong báo cáo.......................................14
Chương 2:................................................................................................................... 19
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHONG PHÚ.........19
2.1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Phong Phú...........................................19
2.1.1. Giới thiệu chung.............................................................................................19
2.1.2. Quá trình phát triển.........................................................................................19
2.1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy.....................................................................................20
2.2.Khảo sát thực trạng quản lý nguyên vật liệu xây dựng tại Công ty Cổ phần
Phong Phú..................................................................................................................21
2.2.1. Quy trình quản lý nguyên vật liệu...................................................................21
2.2.2. Phần cứng và phần mềm sử dụng...................................................................21
2.2.3. Các hàm Excel được công ty sử dụng để quản lý nguyên vật liệu..................21
2.2.4. Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu.....................................................21
2.3. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng............................................................22
2.3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống.........................................................22
2.3.2. Biểu đồ mức khung cảnh................................................................................23

1

Chương 3:................................................................................................................... 24
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH DEMO KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU........24
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHONG PHÚ...............................................................24
3.1. Mô tả bài toán.....................................................................................................24
3.2. Một số giao diện chương trình quản lý............................................................24
3.2.1. Giao diện chính của chương trình...................................................................24
3.2.1. Giao diện danh mục nguyên vật liệu...............................................................25
3.2.2. Giao diện bảng kê phiếu xuất nguyên vật liệu................................................28
3.2.3. Giao diện báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu............................................30
KẾT LUẬN................................................................................................................33
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................33
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN......................................................35

2


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.2.1. Excel 2010..............................................................................................12
Hình 1.2.2. Bảng tính của Microsoft Excel 2010 chạy trên Windows 8..............14
Hình 1.2.3. Hàm Vlookup.........................................................................................16
Hình 1.2.4. Hàm Vlookup.........................................................................................17
Hình 1.2.5. Hàm VLOOKUP....................................................................................18
Hình 1.2.6. Hàm VLOOKUP....................................................................................18
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty cổ Phần Phong Phú.......................20
Hình 2.2. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống.................................................22
Hình 3.1. Giao diện chương trình chính..................................................................24
Hình 3.2.1. Giao diện danh mục nguyên vật liệu...................................................25
Hình 3.2.2. Giao diện bảng kê phiếu nhập nguyên vật liệu...................................25
Hình 3.2.3. Giao diện công thức sử dụng hàm VLOOKUP kết kết giữa 2 trang
tính.............................................................................................................................. 26

Hình 3.2.4. Giao diện tính giá tiền mua mỗi nguyên vật liệu................................27
Hình 3.2.5. Giao diện tính tổng số lượng nhập nguyên vật liệu...........................27
Hình 3.2.6. Giao diện bảng kê phiếu xuất nguyên vật liệu....................................28
Hình 3.2.7. Giao diện công tức sử dụng hàm VLOOKUP liên kết giữa 2 trang..29
Hình 3.2.8. Giao diện dùng hàm SUM để tính tổng...............................................29
Hình 3.2.9. Giao diện báo cáo nhập xuất tồn kho..................................................30
Hình 3.2.10. Giao diện sủa dụng hàm VLOOKUP.................................................31
Hình 3.2.11. Giao diện sử dụng hàm SUMIF..........................................................31
Hình 3.2.12. Sử dụng hàm SUM để tính tổng.........................................................32

3


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong nền kinh tế theo cơ chế thị trường hiện nay đòi hỏi người quản lý doanh
nghiệp phải biết nắm bắt cơ hội và vận dụng khả năng sẵn có của mình một cách hợp
lý nhất để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Tuy nhiên thách thức đặt ra là rất lớn. Nền kinh tế ngày càng nhiều sự cạnh
tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên mạnh mẽ. Sức mạnh cạnh tranh mạnh
mẽ nhất của các doanh nghiệp là chất lượng và giá thành sản phẩm. Trong đó nguyên
vật liệu có vai trò quan trọng làm nên sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu là điều kiện đầu tiên để tạo nên sản phẩm, là yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng và chất lượng sản phẩm. Là
nhân tố ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chất lượng
nguyên vật liệu là một trong những biện pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng sản
phẩm. Nếu nguyên vật liệu không đúng tiêu chuẩn sẽ làm giảm chất lượng sản phẩm,
giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Mặt khác nguyên vật liệu là một bộ phận để
tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm. Do vậy giá cả nguyên vậy liệu nhập vào cũng
rất được quan tâm, vì chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành

sản phẩm. Nhưng điều quan trọng nhất vẫn là sử dụng nguyên vật liệu như thế nào để
có hiệu quả cao nhất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh
tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp.
Do đó, kế toán nguyên vật liệu có một vị thế hết sức quan trọng. Kế toán
nguyên vật liệu cung cấp cho chủ doanh nghiệp những thông tin nhanh nhất về tình
hình biến động nguyên vật liệu. Từ đó giúp doanh nghiệp chủ động trong sản xuất,
đảm bảo đúng tiến độ và kế hoạch sản xuất. Qua đó có những biện pháp kiểm tra và
giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu. Không
những thế còn giúp cho việc ngăn chặn hiện tượng lãng phí nguyên vật liệu trong quá
trình chế biến, từ đó sẽ giúp nhà quản lý đề ra biện pháp quản lý nguyên vật liệu hợp
lý nhất.
Xuất phát từ yêu cầu thực tế và nhận thức được tầm quan trọng của kế toán
nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nên trong đợt thực tập này
em chọn đề tài “ Ứng dụng Microsoft Excel trong việc quản lý nguyên vật liệu tại
Công ty Cổ phần Phong Phú”
2. Mục tiêu chọn đề tài
4


Xây dựng chương trình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Phong
Phú. Đảm bảo tính chính xác, tiện lợi, dễ dàng sử dụng cho nhân viên và ban lãnh đạo
công ty. Đưa ra, cập nhật các thông tin về nhập-xuất nguyên vật liệu một cách nhanh
chóng và tiện lợi nhất.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài mang đến cái nhìn tổng quan về việc quản lý
nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản
lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Phong Phú.
Về phạm vi nghiên cứu: Tập chung nghiên cứu về công tác quản lý nguyên vật
liệu, tính nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu và thiết kế hệ thống chương trình quản lý
nguyên vật liệu cho Công ty Cổ phần Phong Phú, từ đó tìm hiểu khái quát công tác

quản lý của công ty để đưa ra chưa trình quản lý phù hợp.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tự luận: nghiên cứu thực trạng, đọc các tài liệu, giáo
trình có liên quan tới quản lý nguyên vật liệu nhằm đưa ra các giải pháp cơ bản để giải
quyết các vấn đề về quản lý nguyên vật liệu trước mắt.
Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: qua việc nghiên cứu tài liệu, giáo trình và
rút kinh nghiệm đưa ra các giải pháp thực sự hữu ích và có tính khả thi cao đối với
công ty.
Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: lấy ý kiến giảng viên trực tiếp hướng dẫn,
các giảng viên bộ môn để hoàn thiện về mặt nội dung và hình thức bài thực tập.
5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Đề tài có tính ứng dụng cao, phù hợp với thực tế. đánh giá được thực trạng công
tác quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Phong Phú từ đó đưa ra được một số
giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tại công ty.
6. Ý nghĩa khoa học của đề tài
Đối với một đề tài nghiên cứu trong phạm vi nhỏ thì nó có ý nghĩa như một
kiến thức tạo ra được một chương trình quản lý nguyên vật liệu cho Công ty với giao
diện dễ sử dụng, thuận tiện cho người sử dụng. Đây là một ví dụ thực tế trong việc
quản lý nguyên vật liệu.
7. Bố cục đề tài

5


Chương 1: Khái quát chung về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và
Microsoft Excel
Chương 2: Tổng quan về hoạt động Công ty Cổ phần Phong Phú
Chương 3: Giao diện chương trình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
Phong Phú

6


Chương 1:
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP VÀ
MICOROFT EXCEL
1.1. Khái quát về kế toán nguyên vật liệu
1.1.1. Tổng quan về nguyên vật liệu:
 Khái niệm nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác
động vào nó. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối
tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động
mà do lao động làm ra thì mới hình thành nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh
giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của
sản phẩm dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Đối với các doanh
nghiệp sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị
sản phẩm.
 Đặc điểm của nguyên vật liệu:
- Chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định
- Toàn bộ giá trị vật liệu chuyển hết vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì
- Bị hao mòn toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể
sản phẩm.
1.1.2. Nhiệm vụ của hạch toán
- Phản ánh chính xác kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp nguyên
vật liệu
- Tính toán phân bổ chính xác kịp thời giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các
đối tượng khác nhau đồng thời kiểm tra chặt chẽ định mức tiêu hao nguyên vật liệu
- Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ nguyên vật liệu, phát
hiện kịp thời nguyên vật liệu ứ đọng, kém chất lượng, chưa cần dùng để tìm giải pháp

thu hồi vốn
- Thực hiện việc kiểm kê nguyên vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo
nguyên vật liệu

7


1.1.3. Phân loại nguyên vật liệu
 Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu sản xuất
- Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công
chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm
- Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong
sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng,
mùi vị hay dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục cho
lao động của các công nhân viên chức
- Nhiên liệu: là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình
sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng,…
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho
các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,…
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm vật liệu và thiết bị (cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ,…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu
tư cho xây dựng cơ bản
- Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( ví dụ: phôi bào, sắt vụn,…)
- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên
như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng…
 Phân loại theo nguồn thu nhập
- Nguyên vật liệu mua ngoài
- Nguyên vật liệu tự sản xuất
- Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến

- Nguyên vật liệu nhận cấp phát, biếu tặng, nhận góp vốn liên doanh
- Các loại vật liệu khác
 Phân loại theo mục đích sử dụng
- Nguyên vật liệu trực tiếp sử dung cho sản xuất sản phẩm
- Nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích khác: phục vụ quản lý, phục vụ bán
hàng, …
 Phân loại theo nguồn vốn tài trợ
- Nguyên vật liệu có được từ nguồn vốn vay nợ
- Nguyên vật liệu thuộc vốn chủ sở hữu
1.1.4. Vai trò
Là một yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm, do vậy, chất lượng của
nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đến hiệu quả sử dụng
vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ về số lượng,

8


chất lượng, chủng loại... có tác động rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, đảm bảo
chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp để nâng cao chất lượng
sản phẩm.
Nguyên vật liệu liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm,
là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, cung ứng
nguyên vật liệu kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản
xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Xét cả về mặt hiện vật lẫn về mặt giá trị,
nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kì quá trình sản
xuất nào, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Chính vì vậy, quản lý
nguyên vật liệu chớnh là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp.
1.1.5. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán vật liệu
1.1.5.1. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu
Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành

được đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu đủ
về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đấy là một vấn đề bắt buộc
mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được. Đảm bảo cung ứng,
dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu có tác động mạnh mẽ đến các mặt
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó yêu cầu quản lý chúng thể
hiện một số điểm sau:
- Thu mua: nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường xẩy ra biến động
do các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành cung ứng vật tư nhằm đáp ứng kịp
thời cho sản xuất. Cho nên khâu mua phải quản lý về khối lượng quản lý có hiệu quả,
chống thất thoát vật liệu, việc thu mua theo đúng yêu cầu sử dụng, giá mua hợp lý,
thích hợp với chi phí thu mua để hạ thấp giá thành sản phẩm.
- Bảo quản: việc dự trữ vật liệu hiện tại kho, bãi cần được thực hiện theo đúng
chế độ quy định cho từng loại vật liệu phù hợp với tính chất lý, hoá của mỗi loại, mỗi
quy mô tổ chức của doanh nghiệp tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu đảm bảo
an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu.
- Dự trữ: xuất phát từ đặc điểm của vật liệu chỉ tham gia việc dự trữ nguyên vật
liệu như thế nào để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh hiện tại là điều kiện hết sức
quan trọng. Mục đích của dự trữ là đảm bảo cho nhu cầu sản xuất kinh doanh không

9


quá ứ đọng vốn nhưng không làm gián đoạn quá trình sản xuất. Hơn nữa, doanh
nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ vật liệu cần thiết, tối đa, tối thiểu cho sản
xuất, xây dựng xác định mức tiêu hao vật liệu.
- Sử dụng: sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở xác định mức chi phí có ý nghĩa
quan trọng trong việc hạ thấp, chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích
luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu sử dụng cần quán triệt nguyên tắc sử dụng
đúng mức quy định sử dụng đúng quy trình sản xuất đảm bảo tiết kiệm chi phí trong
giá thành.

Như vậy để tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung và hạch toán
nguyên vật liệu nói riêng đòi hỏi phải có những điều kiện nhất định. Điều kiện quan
trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản nguyên vật
liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết,
phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm
vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí,
sắp xếp nguyên vật liệu trong kho phải đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện
cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra. Đối với mỗi thứ nguyên vật liệu phải xây
dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng
ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ
đọng vốn.
Ngoài ra phải xác định rõ trách nhiệm vật chất của các cá nhân và tổ chức có
liên quan đến sự an toàn của nguyên vật liệu trong các khâu thu mua, dự trữ và sử
dụng. Xây dựng quy chế xử lý rõ ràng, nghiêm ngặt các trường hợp nguyên vật liệu ứ
đọng, kém phẩm chất, hao hụt, giảm giá
1.1.5.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Nhận thức được vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất đòi
hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác đầy đủ các thông tin số liệu về nguyên vật
liệu. Do vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu là:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển, bảo quản, nhập, xuất tồn nguyên vật liệu. Tính giá thực tế của nguyên vật liệu
đã mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu về số lượng,

10


chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn... nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật
liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh.
- Áp dụng đúng đắn phương pháp hạch toán nguyên vật liệu. Hướng dẫn và
kiểm tra các phân xưởng, các phòng ban trong đơn vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép

ban đầu về nguyên vật liệu.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu.
Kiểm tra tình hình nhấp xuất nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa đề xuất biện pháp
xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để động viên đúng mức
nguồn vốn nội bộ, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn. Tính toán chính xác số lượng,
giá trị nguyên vật liệu thực tế đã đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất
kinh doanh. Phân bổ các giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu theo chế độ quy định. Lập các
bản báo cáo về nguyên vật liệu. Phân tích kinh tế tình hình thu mua, dự trữ, bảo quản
và sử dụng nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.
1.1.6. Tính giá nguyên vật liệu
Tính giá nguyên vật liệu thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của nguyên vật
liệu. Theo quy định, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc), tức vật liệu
khi nhập kho hay xuất kho đều được phản ánh trên sổ sách theo thực tế.
Giá gốc thực tế ghi sổ của vật liệu nhập kho trong các trường hợp cụ thể:
- Với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế
ghi sổ

=

Giá trị mua của vật liệu
thu mua

11

+

Các chi phí thu mua
thực tế

- Với vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất
Giá thực tế ghi sổ là giá thành sản phẩm thực tế sản xuất của vật liệu do doanh
nghiệp sản xuất, kiểm nghiệm, nhập kho.
- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến
Giá thực tế ghi sổ khi nhập kho bao gồm giá thực tế của vật liệu xuất thuê chế
biến cùng các chi phí liên quan đến việc thuê ngoài gia công, chế biến ( tiền thuê gia
công, chế biến, chi phí vận chuyển,…)
- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn:
Giá thực tế ghi sổ là giá thỏa thuận do các bên xác định (hoặc tổng giá thành
thanh toán ghi trên hóa đơn GTGT do bên tham gia liên doanh lập) cộng các chi phí
tiếp nhận mà doanh nghiệp phải bỏ ra (nếu có)
- Với phế liệu:
Giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị
thu hồi tối thiểu.
- Với vật liệu được tặng, thưởng:
Giá thực tế ghi sổ của vật liệu này là giá thị trường tương đương cộng chi phí
liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có)
Để xác định giá thực tế ghi sổ của vật liệu xuất kho trong kỳ, tùy theo đặc điểm
hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế
toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây theo nguyên tắc nhất quán
trong hạch toán, nếu thay đổi phương pháp phải giải thích rõ ràng.
- Phương pháp tính theo giá đích danh
- Phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp nhập trước xuất trước
- Phương pháp nhập sau xuất trước
2.2. Giới thiệu Microsoft Excel trong doanh nghiệp
2.2.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel 2010

Hình 1.2.1. Excel 2010

12


Excel là một chương trình bảng tính điện tử chạy trong môi trường
Windows,được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng, trong quản lý nói chung
và quản lý kinh tế nói riêng. Có nhiều phiên bản khác nhau của Excel tương ứng với
các phiên bản của bộ phần mềm văn phòng Offices. Các phiên bản Excel càng cao thì
càng được bổ sung thêm các đặc tính mới mà các phiên bản trước không có. Tuy nhiên
dù sử dụng phiên bản nào của Excel thì đều có thể thực hiện được những chức năng cơ
bản sau đây:
- Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính: cho phép tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in và
lưu giữ bảng tính cùng khả năng tạo, in biểu đồ từ các dữ liệu có trong bảng tính.
- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu: có thể sắp xếp bảng tính dữ liệu theo nhiều
tiêu thức khác nhau, theo một trình tự ưu tiên định trước. Khả năng tạo nhóm và
tiếnhành tính toán, tổng hợp theo nhóm cũng rất đa dạng.
- Đặt lọc, kết xuất dữ liệu:có thể tiến hành tìm kiếm và đặtlọc dữ liệutheo
nhiều tiêu chuẩn khác nhau, nhằm kết xuất từ bảng tính những thông tin có ích cho quá
trình quản trị.
- Biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ: Excel cung cấp khả năng tạo biểu đồ và
hìnhảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từ hai chiều đến bachiều, nhằm làm tăng
tính trực quan đối với dữ liệu. Có nhiều loại biểu đồ cao cấp được dùng trong kinh
doanh và khoa học.
- Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo:có nhiều công cụ phân tích cho phép
người dùng, trên cơ sở các dữ liệu lưu trong bảng tính,tiến hành các phân tích thống kê
nhằm lượng hoá các xu thế, các quan hệ giữa các yếu tố kinh tế và trên cơ sở đó
cho phép tiến hành các dự báo.
- Tính toán các hàm: Excel cung cấp sẵn rất nhiều hàm mẫu, gọi là hàm bảng
tính,thuộc nhiều phạm trù khác nhau: thống kê, ngày tháng và thời gian, toán học, cơ

sở dữ liệu và tài chính.
- Quản trị cơ sở dữ liệu : Excel cho phép xây dựng, cập nhật và truy xuất
thông tin từ cơ sở dữ liệu như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

13


Hình 1.2.2. Bảng tính của Microsoft Excel 2010 chạy trên Windows 8
Phát triển bởi: Microsoft
Phát hành lần đầu: 30 tháng 9, 1985; 30 năm trước
Bản ổn định: 2016 / 22 tháng 9, 2015; 5 tháng trước
Hệ điều hành: Microsoft Windows
Thể loại: Bảng tính
Giấy phép: Shareware[1]
2.2.2. Các hàm tính toán của Excel sử dụng trong báo cáo
a) Hàm SUM
Hàm SUM là hàm tính tổng và cũng là hàm thông dụng nhất trong Excel mà bất
kì ai khi dùng excel đều phải biết.
Chức năng : Hàm SUM trong Excel là một trong các hàm toán học và lượng
giác, giúp tính tổng cộng tất cả trong đối số của hàm.
- Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn.
- Cú pháp: SUM(Number1, Number2…)
- Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.
Ví dụ 1:
=SUM (1, 2, 3) có giá trị bằng 6.
=SUM (2, 3, TRUE) có giá trị bằng 6.
=SUM (“2”,”3”,1) có giá trị bằng 6.
14

b) Hàm Vlookup
Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên
bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. X=0 là dò tìm một cách chính xác. X=1 là
dò tìm một cách tương đối.
- Cú pháp: Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])
Trong đó:
• lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm
• table_array: Bảng giá trị dò, để ở dạng địa chỉ Tuyệt đối (có dấu $ phía trước
bằng cách nhấn F4)
• col_index_num: Thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị dò.
• range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương
đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối).
c) Hàm SUMIF:
Hàm SUMIF được biết đến với chức năng tính tổng có điều kiện, được sử dụng
khá nhiều khi học Excel và thực hành, bạn có thể sử dụng hàm SUMIF để thực hiện
các công việc tính toán với 1 hoặc nhiều điều kiện chính xác và hiệu quả.
Khác với hàm SUM, hàm SUMIF là hàm tính tổng có điều kiện, được dùng
khi chúng ta cần tính tổng một vùng nào đó trong bảng tính Excel theo điều kiện
cho trước.
- Tính tổng của các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào.
- Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) nghĩa là Sumif(Vùng chứa
điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng).
Trong đó:
• Range: Là dãy mà bạn muốn xác định.
• Criteria: các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng. Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu
thức hoặc chuỗi.
• Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng.
→ Hàm này trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một
điều kiện đưa vào.
VD: Căn cứ vào bảng quy định xếp loại tương ứng với điểm đã cho, tiến hành

xếp loại học lực cho các sinh viên có tên trong danh sách dưới:

15


Hình 1.2.3. Hàm Vlookup

16


Ví dụ về hàm Vlookup excel
Ta sử dụng công thức ở cột D6 là: =VLOOKUP(C6,$C$16:$D$20,2,1)
Kết quả thu được:

Hình 1.2.4. Hàm Vlookup
Để điền thông tin quê quán của nhân viên ta dùng công thức Vlookup cho ô E6
như sau: =VLOOKUP(A6,$D$12:$F$17,2,0)
A6 là giá trị đem dò tìm
$D$12:$F$17 là bảng dò tìm
2 : số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò
0 : Kiểu dò tìm chính xác

17


Hình 1.2.5. Hàm VLOOKUP
Cách sử dụng dò tuyệt đối với hàm Vlookup
Tương tự để điền vào ô trình độ của nhân viên ta làm như sau:
Với ô F6 có công thức : =VLOOKUP(A6,$D$12:$F$17,3,0)

Hình 1.2.6. Hàm VLOOKUP

18


Chương 2:
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHONG PHÚ
2.1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Phong Phú
2.1.1. Giới thiệu chung
- Tên Công ty: Công ty Cổ phần Phong Phú
- Tên giao dịch: PHONG PHÚ JOINT STOCK COMPANY
- Địa chỉ: Khu B, khu công nghiệp Sông Công 1, Phường Bách Quang, Thành
phố Sông Công, Tỉnh Thái Nguyên
- Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động ( đã được cấp GCN ĐKT)
- Nơi đăng kí quản lý: Chi cục Thuế Thành phố Sông Công
- Ngày cấp giấy phép kinh doanh: 08-05-2009
- Ngày hoạt động: 27-04-2009
- Số lao động: 20
- Điện thoại: 0979490727
- Giám đốc: Nguyễn Tuấn Anh
- Mã số thuế: 0600592404
- Số TK: 85009201000444
2.1.2. Quá trình phát triển
Công ty Cổ phần Phong Phú được thành lập theo luật Doanh nghiệp đầu năm 2009,
mới đầu công ty chỉ có giám đốc và 5 nhân viên. Ỏ thời điểm đó, giám đốc là ông Nguyễn
Tuấn Anh.
Sau này, với sự chỉ đạo đúng đắn của ông Nguyễn Tuấn Anh, nhân viên công ty
đã lên tới 20 người bao gồm giám đốc, phó giám đốc, nhân viên văn phòng, công nhân
và nhân viên an ninh. Hiện nay công ty có đội ngũ kĩ thuật tốt nghiệp Đại Học chuyên
ngành cơ khí, thông gió, hút bụi và điều hòa không khí , nhiều năm kinh nghiệm trong

lĩnh vực sử lý môi trường, trong ngoài sản xuất. Với đội ngũ công nhân thành thạo
trong công tác chế tạo - lắp đặt quạt công nghiệp; các hệ thống hút và sử lý bụi, khí
thải, lắp dựng nhà xưởng kết cấu thép.
Công ty đầu tư trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên ngành như: Máy cân bằng
động, máy cuốn tole, gấp mí, các loại máy hàn, cắt, máy hàn bán tự động, máy lốc tôn,
máy cán tôn lợp mái 5 sóng, 9 sóng, 11 sóng,… và các thiết bị thử nghiệm như đo vận
tốc gió, lư lượng, áp lực không khí,…
19


2.1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy
CÔNG TY CỔ PHẦN PHONG PHÚ
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Phòng

Phòng

Hành

Tài

Phòng

Phòng

kỹ thuật

kinh

chính

chính kế

kiểm

an ninh

doanh

nhân sự

toán

định

Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty cổ Phần Phong Phú
- Giám đốc
Tổ chức thực hiện các quyết định của công ty.
- Phó giám đốc
Giúp cho giám đốc trong việc quản lý điều hành các hoạt động của công ty.
Chủ động và tích cực triển khai các nhiện vụ mà giám đốc yêu cầu.
- Phòng tài chính kế toán
Quản lý toàn bộ nguồn thu – chi của công ty kể cả xuất - nhập - tồn.
- Phòng kỹ thuật
Có nhiệm vụ thiết kế và xây dựng cho từng công đoạn.
- Phòng kinh doanh

Có trách nhiệm tổng hợp đưa ra các chiến lược kinh doanh của công ty.
- Phòng hành chính nhân sự
Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng
nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh
chồng chéo, đỗ lỗi. Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo
yêu cầu, chiến lược của Công ty.
- Phòng an ninh

20


Có trách nhiệm bảo vệ trật tự an ninh của công ty.
2.2.Khảo sát thực trạng quản lý nguyên vật liệu xây dựng tại Công ty Cổ phần
Phong Phú
2.2.1. Quy trình quản lý nguyên vật liệu
Bước 1: Thu thập các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu
Các thông tin có liên quan đến nguyên vật liệu như chứng từ ( ngày nhập – xuất,
số hiệu ), mã hàng hóa, tên hàng hóa,….
Bước 2: Nhập dữ liệu vào máy tính
Sau khi thu thâp thông tin của nguyên vật liệu, thông tin sẽ được nhập bằng tay
vào từng file Excel .
Những thông tin trên được nhập vào máy thông qua nhân viên kế toán.
Bước 3: Tổng kết nguyên vât liệu hàng tháng
Công ty sử dụng các hàm tính tổng để tổng kết nguyên vật liệu như tính tổng đơn
giá nhập, tính tổng doanh thu,… trên các file Excel đã nhập trước đó. Cuối cùng, kế
taosn sẽ tổng hợp và báo cáo lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ báo cáo lên
giám đốc.
2.2.2. Phần cứng và phần mềm sử dụng
- Phần cứng: Hiện nay Công ty đang dùng máy tính để bản với hệ điều hành
Windows 7

- Phần mềm: Phần mềm bảng tính: Microsoft Excel
2.2.3. Các hàm Excel được công ty sử dụng để quản lý nguyên vật liệu
- Hàm VlOOKUP
- Hàm SUM
- Hàm SUMIF
2.2.4. Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu
- Ưu điểm :
Nhìn chung công ty đã quản lý tốt nguyên vật liệu, xây dựng được phần mềm
quản lý hoàn thiện.
- Nhược điểm:
Công ty chưa xây dựng được dữ liệu hoàn chỉnh.

21


2.3. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
2.3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống
QUẢN LÝ NGUYÊN
VẬT LIỆU

CẬP NHẬT THÔNG TIN

BÁO CÁO
THỐNG KÊ

DANH MỤC QUẢN LÝ
NGUYÊN VẬT LIỆU

BÁO CÁO
NHẬP XUẤT - TỒN

PHIẾU KÊ NHẬP
PHIẾU KÊ XUẤT

Hình 2.2. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống
- Quản lý nguyên vật liệu
Có trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu của công ty
- Cập nhật thông tin
Cập nhật thông tin về nguyên vật liệu:
+ Danh mục quản lý nguyên vật liệu: mã hàng, đơn giá, giá nhập, giá xuất.
+ Phiếu kê nhập và phiếu kê xuất : ngày nhập, ngày xuất, số hiệu , đơn giá,
thành tiền,…
- Báo cáo thống kê
Báo cáo thống kê xuất – nhập – tồn nguyên vật liệu của công ty

22


2.3.2. Biểu đồ mức khung cảnh
Thông tin cập nhât, yêu cầu
Nhân viên

Thông tin
phản hồi

Kế toán nguyên
vật liệu

Thông tin phản hồi
báo cáo

Thông tin yêu cầu
báo cáo

Ban lãnh đạo

Hình 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
- Nhân viên có trách nhiêm tự thống kê thông tin cập nhập và yêu cầu cho kế
toán nguyên vât liệu, kế toán sẽ phản hồi thông tin lại thông tin cho nhân viên.
- Kế toán báo cáo việc nhấp xuất tồn cho ban lãnh đạo và ban lãnh đạo sẽ chịu
trách nhiệm phẩn hồi lại báo cáo.

23


Chương 3:
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH DEMO KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHONG PHÚ
3.1. Mô tả bài toán
Quá trình quản lý nguyên vật liệu của công ty như sau: Hàng ngày kế toán
thống kê số liệu xuất và nhập nguyên vật liệu của công ty. Sử dụng phần mềm Excel
để xây dựng bài toán quản lý nguyên vật liệu bao gồm danh mục quản lý, bảng kê
phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất, báo cáo nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sử dụng các
hàm trong Excel để cập nhật thông tin và tính toán.
3.2. Một số giao diện chương trình quản lý
3.2.1. Giao diện chính của chương trình

Hình 3.1. Giao diện chương trình chính
Giao diện giúp người dùng thấy được tổng quan chương trình quản lý nguyên
vật liệu của Công ty Cổ phần Phong Phú. Chương trình giúp cho ta quản lý nguyên vật

liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả. Từ giao diện ta thấy được chương
trình gồm có 4 sheet chức năng đó là: Danh mục quản lý nguyên vật liệu, bảng kê
nhập nguyên vật liệu, bảng kê xuất nguyên vật liệu, báo cáo xuất – nhập – tồn nguyên
vật liệu. Các ô sử dụng chức năng lien kết huperlink giúp cho người dùng có thể tìm
kiếm một cách nhanh chóng bằng cách ấn vào ô giao diện ( ví dụ ấn vào danh mục
nguyên vật liệu nó sẽ dẫn ta đến sheet cần tìm)

24


3.2.1. Giao diện danh mục nguyên vật liệu

Hình 3.2.1. Giao diện danh mục nguyên vật liệu
Giao diện này giúp người dùng cập nhật thông tin về nguyên vật liệu. Giao diện
sử dụng chức năng tạo bảng, liên kết hyperlink.
a) Giao diện trang bảng kê phiếu nhập nguyên vật liệu

Hình 3.2.2. Giao diện bảng kê phiếu nhập nguyên vật liệu
25