Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ nhân sự tại điện lực Bạch Thông – huyện Bạch Thông – tỉnh Bắc Kạn

MỤC LỤC
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................4
2. Mục đích..........................................................................................5
3. Ý nghĩa đề tài..................................................................................5
CHƯƠNG I..........................................................................................6
TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ................6
1.1. Khái niệm hồ sơ và một số loại hồ sơ...........................................6
1.1.1. Khái niệm.........................................................................................................6
1.1.2. Phân loại hồ sơ.................................................................................................6
1.1.3. Lập hồ sơ..........................................................................................................8
1.1.4. Yêu cầu của việc lập hồ sơ.............................................................................10
1.2. Quản lý hồ sơ và hồ sơ nhân sự.................................................13
1.2.1. Khái niệm quản lý hồ sơ.................................................................................13
1.2.2. Vai trò của quản lý hồ sơ................................................................................13
1.2.3. Những nguyên tắc trong quản lý hồ sơ...........................................................13
1.2.4. Hồ sơ nhân sự.................................................................................................14
1.3. Tìm hiểu về Microsoft Excel........................................................16
1.3.1. Giới thiệu chung.............................................................................................16
CHƯƠNG II........................................................................................25
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI ĐIỆN LỰC....................25
HUYỆN BẠCH THÔNG TỈNH BẮC KẠN.................................................25
2.1. Khảo sát hiện trạng tại điện lực Bạch Thông huyện Bạch Thông –
tỉnh Bắc Kạn......................................................................................25
2.2. Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại điện lực Bạch Thông.......25
2.3. Một số yêu cầu trong quản lý hồ sơ nhân sự..............................27

1


2.3.1. Chế độ quản lý hồ sơ nhân sự.........................................................................27
2.3.2. Trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức................................................33

2.4. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự................................................35
Trình tự công việc....................................................................................................35
CHƯƠNG III.......................................................................................37
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL...............................37
TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ....................................................37
3.1. Giới thiệu phần mềm Microsoft Excel trong quản lý hồ sơ.........37
3.2. Xây dựng chương trình trong quản lý hồ sơ nhân sự.................38
3.3. Một số kết quả đạt được.............................................................42
KẾT LUẬN...........................................................................................43
1. Những thuận lợi và khó khăn........................................................43
2. Định hướng phát triển...................................................................43
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................45

DANH MỤC HÌNH ẢN

2


Hình1.1. Sơ đồ phần trong workbook..........................................................................18
Hình 1.2. Giao diện chính của Excel...........................................................................18
Hình 1.3. Các lệnh trong thực đơn Office...................................................................19
Hình 1.4. Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh.............................................................21
Hình 1.5. Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh.................................21
Hình 1.6. Thanh Ribbon..............................................................................................22
Hình 3.1. Giao diện của Microsoft Excel.....................................................................38
Hình 3.2. Giao diện chính trong Microsoft Excel.......................................................39
Hình 3.3. Thông tin các dữ liệu đã nhập.....................................................................39
Hình 3.4. Cách tạo form...............................................................................................40
Hình 3.5. Hiển thị thông tin cần tìm trên hộp thoại Data Form....................................41
Hình 3.6. Hộp thoại Data Form....................................................................................42

3


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, công nghệ thông tin đã và đang đóng vai trò
quan trọng trong đời sống kinh tế xã hội của nhiều nước trên thế
giới. Ở Việt Nam, công nghệ thông tin là một lĩnh vực non trẻ nhưng
là một phần không thể thiếu trong đời sống phát triển kinh tế xã hộ,
điều kiện nâng cao chi thức của dân tộc. Việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào các lĩnh vực khác đã có hiệu quả cao. Song việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý vẫn còn hạn chế và
gặp không ít khó khăn.
Ứng dụng công nghệ thông tin để tin học hóa hoạt động của
các cơ quan đảng một nhiệm vụ tất yếu, góp phần vào sự nghiệp
hóa, công nghiệp hóa đất nước. Tin học hóa hoạt động của các cơ
quan đảng, trước hết phải tin học hóa các lĩnh vực hoạt động chuyên
môn của đảng,quản lý đảng viên là một trong những nhiệm vụ quan
trọng của công tác tổ chức Đảng ủy các cấp.
Hiện nay, công tác quản lý đảng viên tại điện lực Bạch Thông
do cán bộ cơ sở của điện lực đảm nhiệm. Mọi hoạt động nghiệp vụ
liêm quan đến công tác quản lý đảng viên đều thực hiện trên sổ
sách, giấy tờ, bảng biểu, thống kê...Và truyền đạt thông tin qua
đường gửi, nhận công văn, giấy tờ.
Trước yêu cầu tin học hóa vào công tác quản lý nhân sự của
cán bộ điện lực Bạch Thông - huyện Bạch Thông – tỉnh Bặc Kạn là
nhiệm vụ cấp bách cần được sớm tổ chức thực hiện. Chính vì lý do đó
mà em đã chọn đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý hồ sơ nhân sự tại điện lực Bạch Thông – huyện Bạch

Thông – tỉnh Bắc Kạn ”
Tuy nhiên trong thời gian không dài và trình độ bản thân còn
nhiều hạn chế nên đề tài của em không tránh được những sai sót,
em mong các thầy cô cho em ý kiến đề đề tài của em được hoàn
thiện hơn. Em xin trân thành cảm ơn.
4


Lời đầu tiên em xin trân thành cảm ơn Tiến sỹ Nguyễn Văn
Huân là người đã hướng dẫn em trong đợt thực tập cơ sở này để em
có thể hoàn thành tốt và nộp đúng thời hạn.

5


2. Mục đích
Mục đích chính của thực tập này là Ứng dụng Microsoft Excel
để quản lý hồ sơ nhân sự.
3. Ý nghĩa đề tài

-

Đối với người sử dụng:
Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, ghi chép, tính toán số liệu, ít sai sót
Thuận tiện khi tìm kiếm thông tin chứng từ khi cần thiết
Cập nhật dữ liệu nhanh chóng và thuận lợi
Lưu trữ sẽ gọn nhẹ, chính xác và tạo điều kiện giải quyết công


1.




việc tốt hơn
Đối với bản thân:
Tiếp cận thực tế, ứng dụng kiến đã học khi khảo sát hệ thống.
Nâng cao khả năng lập trình.
Hiểu biết thêm về nghiệp vụ quản lý và tăng khả năng giao tiếp.
Kết cấu đề tài
Gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về hồ sơ và quản lý hồ sơ nhân sự
Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại điện lực

huyện Bạch Thông tỉnh Bắc Kạn
 Chương 3: Xây dựng chương trình Microsoft Excel trong
quản lý hồ sơ nhân sự
Để hoàn thành bài thực tập cơ sở này em đã được sự giúp đỡ tận tình của giáo viên
hướng dẫn Nguyễn Văn Huân. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo và các anh chị đã
giúp đỡ em.

6


CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ
1.1. Khái niệm hồ sơ và một số loại hồ sơ.
1.1.1. Khái niệm
Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan sau khi
đã giải quan sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để
tiếp tục sử dụng và phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc các yêu

cầu cần thiết khác. Đây là một yêu cầu mang tính tất yếu, nếu không
sẽ gây khó khăn, trở ngại cho hoạt động quản lý, sản xuất, nghiên
cứu của các cơ quan, tổ chức. Do đó, từ rất lâu hồ sơ đã trở thành
một thuật ngữ được dùng phổ biến trong công tác hành chính văn
phòng, công tác lưu trữ ở Việt Nam và các nước trên Thế giới.
Tại khoản 10, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2012-QH13 ngày 11 tháng 11 năm
2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn
bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài
liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị hoặc cá nhân”.
1.1.2. Phân loại hồ sơ
Thực tiễn trong hoạt động của cơ quan, tổ chức có rất nhiều hồ sơ được hình
thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác nhau. Về cơ bản, trong quá trình
hoạt động của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ hình thành
một số nhóm hồ sơ cơ bản sau:
 Hồ sơ công việc:
Hồ sơ công việc: Là loại hồ sơ mà các văn bản có liên quan với
nhau về một vẫn đề, sự việc và phản ánh trình tự diến biến giải
quyết công việc. Nhóm hồ sơ này được hình thành phổ biến và có số
lượng lớn nhất bởi mỗi cơ quan, tổ chức được thành lập. Đều có sứ
mạng, chức năng,nhiệm vụ nhất định. Trong quá trình thực hiện các
nhiệm vụ tất yếu phải sử dụng văn bản làm phương tiện truyền đạt
thông tin và các quyết định quản lý. Vì vậy, nội dung văn bản hay
7


các hồ sơ được lập ra tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện nhiệm vụ
của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: Tại bệnh viện thì sẽ hình thành Hồ sơ bệnh án của các

bệnh nhân - hồ sơ này phản ánh quá trình điều trị và kết quả khám
chữa bệnh.
 Hồ sơ nhân sự
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức còn hình thành nên loại
hồ sơ nhân sự. Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên
quan về một cá nhân cụ thể(hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, công
chức, hồ sơ học sinh, sinh viên...).
Hồ sơ nhân sự thường được thành lập ở các đơn vị, bộ phận phụ
trách công tác tổ chức cán bộ của một cơ quan (phòng tổ chức cán
bộ,...) nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng cán bộ.
 Hồ sơ nguyên tắc
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, ngoài hồ sơ nhân sự, hồ
sơ công việc thì còn hình thành một loại hồ sơ là tập văn bản sao các
văn bản quy phạm pháp luật về từng công tác nghiệp vụ nhất định,
dùng để tra cứu,làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng
ngày.
Hồ sơ nguyên tắc được gọi là cẩm nang làm việc của cán bộ,
chuyên viên giúp việc cho việc thực thi công việc luôn theo quy định
của nhà nước
Ví dụ: Trong hồ sơ nguyên tắc của một cán bộ, chuyên viên văn thư
lưu trữ phải có một số văn bản của quản lý nhà nước về lĩnh vực này
như:
1. Luật số: 17/2008/QH12 ngày 03/06/2008 của Quốc hội ban hành
luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
2. Nghị định số: 24/2009/NĐ-CP, ngày 05/03/2009 của chính phủ
quyết định chi tiết và biện pháp thi hành luật ban hành quy phạm
pháp luật.

8

 Hồ sơ chuyên ngành
Hồ sơ chuyên ngành thường được hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan chuyên môn, tài liệu có hình thức và phương pháp
chế tác có tính đặc thù.
Ví dụ: Hồ sơ thiết kế, thi công các công trình xây dựng cơ bản; hồ sơ
thiết kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp; hồ sơ đo đăc trắc địa, bản
đồ, khí tượng-thủy văn, hồ sơ nghiên cứu khoa học công nghệ,..

9


1.1.3. Lập hồ sơ
 Khái niệm:
Lập hồ sơ và việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân
thành hồ sơ theo những nguyên tác và phương pháp nhất
định(khoảng 11, điều 2 luật lưu trữ số 01/2011-QH13)
Lập hồ sơ hiện hành thuộc trách nhiệm của người được giao
thực hiện, giải quyết công việc lập, được tiến hành đồng thời với quá
trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn
bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào
lưu trữ theo yêu cầu.
Việc lập hồ sơ trong chỉnh lý tài liệu: Là việc phục hồi hoặc lập
mới hồ sơ, được tiến hành khi công việc đã giải quyết xong mà tài
liệu về công việc đó không được lập thành hồ sơ. Tài liệu khi thu về
lưu trữ còn trong tình trạng bó gói .Hồ sơ này do cán bộ lưu trữ lập
trong quá trình lý tài liệu rời rẻ.
Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư, được
thực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản có liên

quan đã giải quyết xong. Trong thực tế, việc lập hồ sơ còn được tiến
hành một các phổ biến trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Để
phân biệt người ta gọi việc lập hồ sơ đối với các văn bản vừa giải quyết
xong ở cơ quan và do cán bộ, viên chức hoặc văn thư cơ quan lập là Hồ
sơ hiện hành.
 Mục đích, ý nghĩa của việc lập hồ sơ.
Phạm vi chung
Văn bản hình thành trong các hoạt động của cơ quan sau khi
đã được giải quyết, đối với văn bản chứa đựng các thông tin về chủ
trương, chính sách về quy hoạch, kế hoạch công tác, chiến lược phát
triển kinh doanh và tình hình hoạt động của cơ quan,.. Cần được giữ

10


lại để tiếp tục sử dụng cung cấp thông tin phục vụ cho các mục đích
thực tiễn hoặc cho nghiên cứu lịch sử.
Xét tới tầm vĩ mô,tức trong phạm vi toàn quốc, văn bản hình
thành trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức phản ánh chủ
trương, đường lối của đảng và nhà nước, những thành quả của việc
đấu tranh chống thù trong giặc ngoài lao động sáng tạo trong các
lĩnh vực kinh tế, văn hóa của nhân dân ta. Đó là những ghi chép về
lịch sử về sự nghiệp sây dựng nước và giữ nước của toàn thể dân tộc,
nền nguồn sử liệu chân thực có giá trị nghiên cứu lớn.
Trong phạm vi từng cơ quan,tổ chức
Trong phạm vi từng cơ quan, tổ chức, việc lập hồ sơ hiện hành sẽ
giúp tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc
kịp thời mang tính hiệu quả:
-

Quản lý chăt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của đảng,nhà nước, cơ

-

quan
Quản lý toàn bộ công việc hồ sơ hình thành trong hoạt động của

-

cơ quan
Giữ gìn các chứng cứ của pháp lí đảm bảo cho hoạt động kiểm
tra, thanh tra, giám sát, là côn cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi

-

hành quyền lực của Nhà nước
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
Nâng cao chất lượng hiệu suất của công tác cán bộ viên chức

Nội dung của lập hồ sơ
Điều 21, nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính
Phủ về công tác văn thư quy đinh như sau:
-

Mở hồ sơ: Là bắt đầu triển khai về công việc lập hồ sơ. Mở hồ sơ
bắt đầu bằng việc nhận công việc được giao. Người thụy lý hồ sơ
nhận bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ và đưa văn bản đầu tiên của
việc lập hồ sơ. Từ đó, trong quá trình giải quyết công việc, khi
xuất hiện văn bản, giấy tờ tiếp tục đưa các văn bản khác vào hồ
sơ.

11


-

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình

-

theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.
Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc kết thúc, cán bộ được
giao trách nhiệm giải quyết công việc phải tiến hành biên mục hồ
sơ. Biên mục hồ sơ là miêu tả tóm tắt những thông tin trong hồ
sơ để ghi vào bìa mục lục văn bản trong hồ sơ, chứng từ kết thúc

và ghi vào công cụ tra cứu.
 Vị trí của việc lập hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư,
là tiền đề của công tác lưu trữ, trong đó những hồ sơ phản ánh chung
thực, đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải
quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan
và mỗi cán bộ cơ quan, công chức.
Lập hồ sơ là mắc xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu
trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Công tác lập hồ
sơ tại văn thư được thực hiện tốt, văn bản được thu thập đầy đủ, sắp
xếp theo trình tự khoa học và được biên mục chính xác sẽ góp phần
nâng cao chất lượng của hồ sơ, tránh tình trạng mất mát của tài liệu.
Do đó, khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ sẽ không mất nhiều thời gian
cho việc phân loại và biên mục hồ sơ.

1.1.4. Yêu cầu của việc lập hồ sơ
Khi lập hồ sơ Đề hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt các yêu
cầu về nghiên cứu sử dụng và lưu trữ tài liệu, cần chú ý đảm bảo các
yêu cầu dưới đây:
 Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị
hình thành hồ sơ
Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho
hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năng
nhiệm vụ nhất định do cơ quan cấp trên có thẩm quyền giao. Do đó,
văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nào, tất yếu
sẽ phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị

12


đó. Nói cách khác, những phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị
trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể.
Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra
phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và thời
điểm mà hồ sơ đó hình thành; từng hồ sơ phải thể hiện được chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự
việc đề cập của hồ sơ. Do đó, những văn bản không phản ánh chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị (văn bản các cơ quan gửi đến để
biết, các tài liệu tham khảo trong giải quyết công việc…) thì không
lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ). Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu
này chẳng những phản ánh đúng đắn hoạt động lịch sử của cơ quan,
đơn vị hình thành hồ sơ, phục vụ thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu,
mà còn góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ được lập, làm gọn nhẹ
khối tài liệu của cơ quan do tránh được tình trạng cùng một văn bản
nhưng được lập hồ sơ ở nhiều đơn vị tổ chức có chức năng nhiệm vụ

khác nhau.
 Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản
Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải
trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có
khởi đầu và kết thúc. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết
công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ
không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người. Hồ sơ lập ra
có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh
các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong
của chúng. Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu
được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người
lập phải biết phân loại hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn
bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơ
khác nhau.
Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu về đảm bảo mối liên hệ
khách quan giữa các văn bản trong hồ sơ chỉ có thể thực hiện đối với
13


vấn đề, sự viêc. Còn các hồ sơ được tập hợp bởi các văn bản giống
nhau về tác giả, tên loại hay thời gian ban hành thì không thể thực
hiện được mối liên hệ này.
 Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị
Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về
một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều. Trong đó có những
văn bản có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn
bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí không
còn ý nghĩa gì sau khi vấn đề, sự việc phản ánh trong văn bản đó đã
được giải quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu
cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản

chúng cũng sẽ khác nhau.
Đối với văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp vào lưu trữ
cơ quan và đến thời hạn quy định thì nộp vào các kho lưu trữ lịch sử
tức các trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia để bảo quản vĩnh viễn; đối
với văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ
lại ở các đơn vị tổ chức trong cơ quan một thời gian nhất định, rồi
tiêu huỷ theo sự hướng dẫn của lưu trữ cơ quan, khi không còn giá trị
sử dụng thì đem tiêu huỷ; còn những văn bản đã hết giá trị sử dụng
thì không cần lập hồ sơ và có thể loại huỷ theo quy định hiện hành.
Như vậy, xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khi
lập hồ sơ cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các
văn bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu
cầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảo quản, phục
vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo
quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ
đã lập trước đó.
Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn
hồ sơ thứ hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận
thấy, nếu người lập hồ sơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các
văn bản trong hồ sơ có giá trị đồng đều thì hai hồ sơ trên có thể
14


nhập làm một. Trong trường hợp này, khi các văn bản trong hồ sơ thứ
hai hết giá trị, cán bộ lưu trữ phải loại bỏ các văn bản đó ra khỏi hồ
sơ để tiêu huỷ, đồng thời phải lập lại hồ sơ đó.
Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc,
bao giờ cũng tách rời từng văn bản trong một hồ sơ để xem xét giá
trị của chúng. Bởi lẽ, trong thực tế có những hồ sơ gồm nhiều văn
bản có những nội dung liên quan mật thiết với nhau, cho nên toàn bộ

văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ. Gặp trường hợp này
cần phải xem xét giá trị của văn bản trong mối liên hệ tới các văn
bản khác trong hồ sơ.
 Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn
bản
Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn
bản không chỉ thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộc
vào sự đúng đắn của thể thức văn bản, nhất là đối với văn bản do
các cơ quan Đảng, nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội ban hành.
Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm
bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo
đúng thể thức văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy
định. Chẳng hạn, đối với các văn bản của cơ quan nhà nước ban
hành phải có Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng
năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ
quan... Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu những
yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn
bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi
lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa
chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.
 Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.
Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và
bên ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản

15


trong hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận tiện.
Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ sơ hiện hành cũng như lập hồ sơ
trong lưu trữ là phải biên mục đầy đủ và chính xác. Đặc biệt là đối

với các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
 Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản
Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ văn thư,
cán bộ được theo dõi giải quyết công việc phải lập sao cho tiện việc
tra tìm và sử dụng.
1.2. Quản lý hồ sơ và hồ sơ nhân sự
1.2.1. Khái niệm quản lý hồ sơ
Quản lý hồ sơ bao gồm những việc sắp xếp, thiết kế và xem xét
lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp
các nhiệm vụ quản lý, bảo quản, tiêu hủy, trong sự hoạt động của
một tổ chức.
1.2.2. Vai trò của quản lý hồ sơ
-

Đảm bảo cung cấp thôn tin kịp thời, nhanh chóng
Xử lý công việc nhanh gọn và có hiệu quả
Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh hay là nghỉ việc
Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên

-

được chuyển bộ phận, nghỉ việc...
Giảm chi phí mua sắm thiết bị.

1.2.3. Những nguyên tắc trong quản lý hồ sơ
Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống
lưu trữ hồ sơ.
Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi
cần.
Hệ thống nên Cđủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không,

có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm
chậm trễ việc truy cập.
Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần
lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn
hồ sơ khi cần.

16


Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều
hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm
hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.
Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và
sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các
hồ sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt
động của tổ chức là một xem xét khác.
Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và
cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một
số lãnh vực.
Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và
theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ
cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.
Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: Phải đảm bảo an
toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm
nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp.
Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo
chung.
Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình
phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động
để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến

việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại.
Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân
biệt những loại hồ sơ khác nhau.
Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện
tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó.
Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn.
Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ.
Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề
mục chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì
tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên
17


hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được
tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ
dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ
cái; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong
các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.
1.2.4. Hồ sơ nhân sự
1. Theo quyết định của bộ trưởng Bộ nội vụ số:14/2006/QĐ-BNV
về việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thì:
Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông
tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân,
quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực,
các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức.
Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm
quyền quản lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ,
công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật.
2. Theo hướng dẫn thì hồ sơ nhân sự bao gồm những tài liệu sau:
- Quyển "Lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu chính và bắt

buộc có trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức để phản ánh toàn
diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công
chức. Quyển lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan
có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng
nhận.
- Bản "Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu quan trọng
phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ
gia đình và xã hội của cán bộ, công chức. Sơ yếu lý lịch do cán bộ,
công chức quy định tại khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung khác
của cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức xác minh, chứng nhận.
- Bản "Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu do cán
bộ, công chức khai bổ sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ
quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức. Bản bổ sung lý lịch
18


được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra,
xác minh, chứng nhận.
- Bản "Tiểu sử tóm tắt" là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền quản lý cán bộ, công chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ,
công chức quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ cho bầu cử, bổ
nhiệm khi có yêu cầu.
- Bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn
vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến
nhân thân của cán bộ, công chức; các loại giấy tờ có liên quan đến
trình độ đào tạo của cán bộ, công chức như: bảng điểm, văn bằng,
chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại
ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền chứng
nhận,... Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước

ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định của pháp
luật.
- Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt
phái, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật,...
của cán bộ, công chức.
- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức
theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền.
- Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có
thẩm quyền đối với cán bộ, công chức (hằng năm, khi hết nhiệm kỳ,
bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen
thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập...).
- Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật.
- Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản,
kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn
đề liên quan đến cán bộ, công chức và gia đình cán bộ, công chức
được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ

19


những đơn, thư nặc danh; đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của
cơ quan có thẩm quyền.
- Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công
tác và quan hệ xã hội của cán bộ, công chức.
- Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo
phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào
hồ sơ của cán bộ, công chức đó.
- Những thành phần hồ sơ cán bộ, công chức quy định tại khoản
1, 2, 3 và khoản 4 Điều này do Bộ Nội vụ thống nhất ban hành.

1.3. Tìm hiểu về Microsoft Excel
1.3.1. Giới thiệu chung
Excel là một chương trình bảng tính điện tử chạy trong môi trường
Windows, được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng trong
quản lý nói chung và quản lý kinh tế nói riêng. Có nhiều phiên bản
khác nhau của Excel tương ứng với các phiên bản của bộ phần mềm
văn phòng Offices.
Các phiên bản Excel càng cao thì càng được bổ sung thêm các
đặc tính mới mà các phiên bản trước không có. Tuy nhiên dù sử dụng
phiên bản nào thì cũng thực hiện được các chức năng cơ bản của nó.
Các chức năng cơ bản của Excel

 Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính: cho phép tạo, hiệu chỉnh, định
dạng, in và lưu giữ bảng tính khả năng tạo in biểu đồ các dữ liệu có
trong bảng tính.
 Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu: có thể sắp xếp bảng tính dữ liệu
theo nhiều tiêu thức khác nhau, theo một trình tự ưu tiên định trước.
Khả năng tạo nhóm và tiến hành tính toán, tổng hợp theo nhóm cũng
rất đa dạng.
 Đặt lọc, kết xuất dữ liệu: có thể tiến hành tìm kiếm cà đặt lọc dữ
liệu theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau, nhằm kết xuất từ bảng tính
những thông tin có ích cho quá trình quản trị.
 Biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ: Excel cung cấp khả năng tạo biểu
đồ và hình ảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từ hai chiều đến ba

20


chiều, nhằm tăng tính trực quan đối với dữ liệu. Có nhiều loại biểu đồ
cao cấp được dùng trong kinh doanh và khoa học.

 Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo: có nhiều công cụ phân tích
cho phép người dùng, trên cơ sở các dữ liệu lưu trong bảng tính, tiến
hành các phân tích
thống kê nhằm lượng hóa các xu thế, các quan hệ giữa các yếu tố
kinh tế và trên cơ sở đó cho phép tiến hành các dự báo.
 Tính toán các hàm: Excel cung cấp cho sẵn rất nhiều hàm mẫu, gọi
là hàm bảng tính, thuộc nhiều phạm trù khác nhau: thống kê ngày
tháng và thời gian, toán học, cơ sở dữ liệu tài chính.
 Quản trị cơ sở dữ liệu: Excel cho phép xây dựng, cập nhật và truy
suất thông tin từ cơ sở dữ liệu như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Ở
đây cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có quan hệ với
nhau.được tổ chức lưu trữ theo cấu trúc dòng, cột. Sử dụng Microsoft
Query người dùng có thể thực hiện truy vấn dữ liệu trong cơ sở dữ
liệu Excel và lập những bảng báo cáo dựa trên cơ sở dữ liệu.
 Workbook và các thành phần:
Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên
đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi
workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ
chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một
tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet
tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với
dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô
(cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được
chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và
1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536
dòng).
Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ
chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng
lẻ từng đồ thị.

21


Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại
góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang
sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh
sheet tab.

Hình1.1. Sơ đồ phần trong workbook
b) Một số hình ảnh giao diện của Excel

Hình 1.2. Giao diện chính của Excel

22


Bảng mô tả một số thành phần giao diện căn bản trong cửa sổ ứng
dụng Excel
Các thành phần

Mô tả

giao diện
The Quick Access Đây là thanh công cụ giúp bạn truy xuất
toolbar

nhanh vào những câu lệnh thường xuyên sử

The Ribbon

dụng.
Là thành phần giao diện chứa các nhóm câu
lệnh và câu lệnh để thực thi tập hợp các tác
vụ. Các câu lệnh này được tổ chức vào thẻ

The Formula Bar

(tab) khác nhau.
Thanh công thức hiển thị nội dung của một
ô dữ liệu được chọn bởi người dùng. Thanh
này cho phép bạn nhập công thức hay cá

The task pane

hàm sử lý số liệu.
Vùng này sẽ xuất hiện tương ứng với một
vài tùy chọn khi bạn thao tác với một câu
lệnh trên thanh ribbon, bạn có thể di
chuyển hay thay đổi kích thước của vùng

The status bar

này.
Là vùng hiển thị một số thông tin hữu ích
cho bạn như thanh trượt phóng to/thu nhỏ
hay các trạng thái tùy chỉnh.

23

Hình 1.3. Các lệnh trong thực đơn Office
Bảng mô tả các tùy chọn trong thẻ File
Các tùy

Mô tả

chọn trong
thẻ File
Save, Save Cho phép bạn lưu sự thay đổi trong sổ tính, lưu sổ
as, Open,
and Close
Info

tính với tên file mới ở vị trí bạn muốn, mở sổ tính
cũ hay đóng sổ tính.
Hiển thị tùy chọn bảo vệ sổ tính bằng mật khẩu,
kiểm tra các vấn đề về tính tương thích và khả
năng dễ dàng truy cập, quản lý phiên bản và thiết

Recent

lập các thuộc tính của sổ tính.
Liệt kê các sổ tính được truy cập gần đâyvaf cho
phép bạn tùy chỉnh danh sách các sổ tính đã được

New

mở bằng cách thêm/xóa/sắp xếp.
Hiển thị tùy chọn để tạo sổ tính mới, truy cập vào

các mẫu sổ tính được dùng gần đây, cho phép
bạn tự thiết kế các mẫu sổ tính, tạo sổ tính mới
dựa trên sổ tính đã có trước. Bạn cũng có thể truy
cập vào các mẫu trên trang web Office.com.

24


Print

Hiển thị tùy chọn ở chế độ xem trước hoặc in, ấn

Share

trang tính.
Cung cấp tùy chọn để lưu sổ tính theo định dạng
các phiên bản, chia sẻ sổ tính qua email hoặc

Help

SharePoint, xuất bản sổ tính trên server.
Truy cập tài nguyên trợ giúp trực tuyến hoặc trợ

Options

giúp ngay trên máy tính của bạn.
Hiển thị hộp thoại Excel Options, cho phép tùy

Exit

chỉnh giao diện Excel.
Thoát khỏi ứng dụng Excel

Hình 1.4. Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh

25