Tin học hóa công tác quản lý văn bản tại UBND xã Đa Thông, huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng

MỤC LỤC
MỤC LỤC..................................................................................................................... 1
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................ 3
CHƯƠNG 1: TÔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN...........................4
1.1. Khái niệm về quản lý văn bản...................................................................................4
1.2. Yêu cầu của việc quản lý văn bản.............................................................................5
1.3. Các biện pháp tổ chức quản lý văn bản.....................................................................5
1.4. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi và đến........................................................................6
1.4.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi..........................................................................6
1.4.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến........................................................................8
1.5. Ý nghĩa của việc quản lý văn bản............................................................................11
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ ĐA THÔNG
ĐA THÔNG.................................................................................................................12
2.1. Tổng quan về UBND xã Đa Thông Đa Thông, huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng. 12
2.1.1. Giới thiệu về UBND xã Đa Thông Đa Thông................................................12
2.1.2. Chức năng của UBND xã Đa Thông Đa Thông – Thông Nông – Cao Bằng.12
2.1.3. Cơ cấu tổ chức..............................................................................................16
2.2 Thực trạng về quản lý văn bản tại UBND xã Đa Thông Đa Thông...........................17
2.2.1. Khái quát của việc quản lý văn bản................................................................17
2.3. Nhận xét................................................................................................................23
2.3.1. Ưu điểm....................................................................................................23
2.3.2. Nhược điểm..............................................................................................24
2.4. Giải pháp...............................................................................................................24
CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL 2010 TRONG QUẢN LÝ VĂN
BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ ĐA THÔNG......................................................................25
3.1. Đặt vẫn đề.............................................................................................................. 25
3.2. Giao diện cơ bản của chương trình..........................................................................26
3.3. Các chức năng của chương trình.............................................................................29
3.3.1. Chức năng quản lý văn bản đến.................................................................29
3.3.2. Chức năng quản lý văn bản đi....................................................................30
3.3.3. Chức năng tìm kiếm văn bản......................................................................30

1


3.3.4. Chức năng nhập liệu..................................................................................31
3.4. Kết quả..................................................................................................................32
KÊT LUẬN..................................................................................................................33

2


LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước thì tin học là một
công cụ không thể thiếu. Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại công nghệ thông tin
và đặc biệt trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước.
Hiện nay, tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực
của nền kinh tế xã hội đối với mỗi quốc gia. Việc ứng dụng tin học rộng rãi đã đem lại
những thành tựu vô cùng to lớn trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt
trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ.
Tin học hóa trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người,
tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với
việc quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây. Tin học hóa giúp thu hẹp không gian
lưu trữ, tránh được thất lạc thông tin và cụ thể hóa các thông tin theo nhu cầu con người.
Tin học sẽ góp phần ngày càng phát triển nền kinh tế xã hội, đáp ứng mọi nhu
cầu của cuộc sống và nâng cao chất lượng cuộc sống con người.
Đối với sinh viên nói chung và đối với chính bản thân em - một sinh viên ngành
Quản trị văn phòng nói riêng thì đợt thực tập này lại là một cơ hội, một thời điểm để
bản thân tự củng cố các kiến thức đã thu hoạch được trong thời gian học tập tại trường,
là nền tảng vững chắc cho công việc sau này.
Với đợt thực tập cơ sở này, được sự đồng ý của các thầy cô bộ môn và các thầy
cô trong khoa Hệ thống thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và

Truyền thông cùng với sự hướng dẫn của thầy cô giáo: ThS. Lê Anh Tú
và ThS. Lê Hoài Giang em đã mạnh dạn nhận đề tài: “Tin học hóa công tác quản
lý văn bản tại UBND xã Đa Thông, huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng”.
Nội dung báo cáo gồm 3 phần chính:
Chương 1: Tổng quan về văn bản và quản lý văn bản.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại xã Đa Thông, huyện Thông
Nông, tỉnh Cao Bằng.
Chương 3: Ứng dụng microsoft excel 2010 trong quản lý văn bản tại UBND
xã Đa Thông.

3


CHƯƠNG 1: TÔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái niệm về quản lý văn bản
* Khái niệm văn bản
Dưới góc độ ngôn ngữ học Lê A và Đinh Thanh Huệ đã định nghĩa như sau:
“Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao ti ếp mang tính
hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một s ố
giao tiếp nào đó”. Nguyễn Quang Ninh và Hồng dân cũng giải thích tương tự: “Văn
bản là một thể hoàn chỉnh về thể thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu
trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điểm hình của văn bản là dạng viết”.
Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nh ất là:
“Văn bản là vật mạng tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.
Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp
hơn: Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức.
* Khái niệm Văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ văn bản do các cơ quan, tổ chức, các nhân khác gửi
đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mạng tính chất

công.
* Khái niêm văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn b ản, bao g ồm văn b ản quy ph ạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn b ản chuyên ngành, (k ể c ả b ản sao văn b ản,
văn bản nội bộ và văn bản mật) do c ơ quan, t ổ ch ức phát hành.
* Khái niệm văn b ản m ât
Văn bản mât là các loại văn b ản mang tính bí m ật và không th ể ti ết l ộ
*Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm ti ếp nhận,
chuyển gio nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong
hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.

4


1.2. Yêu cầu của việc quản lý văn bản
 Thống nhất: Các nghiệp vụ về x ử lý văn b ản đ ều ph ải tuân theo nh ững
quy định chung của các c ơ quan có th ẩm quy ền, không đ ược tùy ti ện
làm theo cách riêng c ủa mình.
 Chính xác: Yêu cầu này được th ể hiện trong vi ệc vào s ổ văn b ản đi, đòi
hỏi các nghi ệp vụ này ph ải được th ực hi ện chu ẩn xác, không đ ể sai sót,
nhầm lẫn, gửi đúng đ ối t ượng, nhân b ản đúng s ố l ượng.
 Nhanh chóng, kịp th ời : Soạn th ảo, chuyển giao văn b ản nhanh chóng.
 An toàn: Có nghĩa là không đ ể văn b ản m ất mát, th ất l ạc, h ư h ỏng và l ộ
bí mật (đối với văn bản mật).
1.3. Các biện pháp tổ chức quản lý văn bản
Tổ chức bộ phân, lựa chọn cán bộ quản lý văn bản : căn cứ vào quy mô,
cơ cấu tổ chức của cơ quan và số lượng văn bản chu chuy ển và s ố l ượng nghi ệp
vụ nhiều hay ít mà có sự phân chia công việc, nhi ệm v ụ cụ th ể cho từng cán b ộ
văn thư nhằm đảm bảo hoạt động của cơ quan.

Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫncông tác quản lý văn b ản : để
công tác văn thư nói chung và các nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản nói riêng
được thực hiện hiệu quả thì các cơ quan cần ban hành các văn b ản ch ỉ đ ạo,
hướng dẫn cụ thể công tác này: Quy chế công tác văn th ư – l ưu tr ữ c ơ quan; n ội
quy hoạt động của cơ quan có nội dung quy định về công tác văn th ư; ban hành
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan cấp dưới…
Tổ chức, hưỡng dẫn nghiệp vụ về quan lý văn bản: cán bộ văn thư cơ
quan hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện cần xây dựng k ế ho ạch, đ ề
xuất với lãnh đạo tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ toàn cơ quan về nghiệp vụ
quản lý văn bản.
Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm về quản lý văn b ản :
kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm về quản lý văn b ản là m ột
nhiệm vụ quan trọng của cơ quan.

5


1.4. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi và đến
1.4.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
1.1.1.1

. Đăng ký văn b ản đi.

+ Trình văn bản đi: sau khi văn b ản đã đ ược so ạn th ảo và in ấn xong thì
phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký trước
khi ban hành.
+ Xem xét th ể thức, ghi s ố, ngày tháng: tr ước khi phát hành văn b ản, văn
thư kiểm tra lại th ể th ức và ky thu ật trình bày văn b ản, n ếu phát hi ện có sai
sót thì báo cáo ng ười có trách nhi ệm xem xét, gi ải quy ết.
+ Nhân bản văn b ản: sau khi văn b ản đ ược ký cán b ộ văn th ư ph ải đem đi

nhân bản văn bản mà đã có ch ữ ký c ủa lãnh đ ạo tr ước khi đem đi đóng d ấu.
+ Đóng dấu văn bản đi: ph ải rõ ràng, đúng m ẫu màu m ực đ ỏ t ươi, đóng
chùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký v ề phía trái.
+ Đăng ký văn bản đi: đ ều có th ể đăng ký b ằng s ổ (ph ương pháp th ủ
công) hoặc máy vi tính (ứng d ụng công ngh ệ thông tin), th ậm chí b ằng c ả hai
phương tiện. Đăng ký văn b ản b ằng s ổ:
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)
TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:
Từ ngày…………… đến ngày…………..
Từ số…………........ đến số……………..

Quyển số: ……….

Hình 1.1 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV
6


Nội dung bên trong gồm:
Số, ký
hiệuvăn
bản

Ngày
tháng văn
bản

Tên loại
và

trích yếu
nội dung
văn bản

(1)

(2)

(3)

Người ký

(4)

Nơi
nhận
văn bản

Đơn
vị,
người
nhận
bản
lưu

Số
lượng
bản

Ghi

chú

(5)

(6)

(7)

(8)

Hình 1.2. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo thông tư số 07/2012/TT-BNV
1.1.1.2

Làm th ủ tục gửi văn b ản

+ Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì: Bì văn b ản ph ải có kích
thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó
thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m 2
trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định Khoản 2 Thông tư sô
12/2002/TT-BCA(A11). Tùy số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của
văn bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hơp.
+ Chuyển phát văn bản đi: Văn bản gửi đi thường được gửi qua đường b ưu
điện hoặc chuyển trực tiếp. Nếu gửi qua đường bưu điện phải đăng ký vào s ổ và
yêu cầu nhân viên bưu điện phải ký xác nhận vào sổ. Văn b ản đi ph ải đ ược hoàn
thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy ph ạm pháp lu ật
có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
1.1.1.3

Lưu văn bản đi và theo dõi, ki ểm tra vi ệc g ửi văn b ản đi.

 Lưu văn bản đi: Việc lưu văn b ản đi c ần đ ược th ực hi ện :
o Mỗi văn bản đi phải lưu hai b ản
o Bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký
 Theo dõi, ki ểm tra vi ệc g ửi văn b ản đi: Văn th ư ph ải có trách nhi ệm theo
dõi việc chuy ển phát văn b ản đi, k ịp th ời phát hi ện những trường hợp chậm
trễ hoặc thất lạc. Đặc biệt đối với những văn bản quan tr ọng có th ể ki ểm

7


tra thông qua phi ếu gửi hoặc có th ể g ọi đi ện tho ại tr ực ti ếp h ỏi c ơ quan
nhận.
 Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo qu ản và s ử d ụng b ản l ưu văn b ản đi có đóng d ấu
các độ mật được thực hi ện theo quy đ ịnh c ủa pháp lu ật v ề b ảo v ệ bí m ật
nhà nước.
1.4.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
1.4.2.1 Tiếp nhân văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
- Phân loại, bóc bì văn bản đến
1.4.2.2 Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
- Đóng dấu đến
Dấu đến phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm.
Mẫu dấu đến được trình bày như hình vẽ dưới đây:

35m
m

50mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Số: ………………………………….
ĐẾN
Ngày: ……………………………….
Chuyển: …………………………………………
Lưu hồ sơ số: ……………………………………

Hình 1.3. Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo Thông tư 07/2012/TT-BNV

8


Đăng ký văn bản đến
Mẫu bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến ( loại thường)
-

……………………(1)……………………
…………………....(2)……………………

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm ….(3)…..
Từ ngày … … đến ngày … (4)… …
Từ số …. ….. đến số ……(5)…. …..

Quyến số: …. (6)……

Hình 1.4. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm theo Thông tư
07/2012/TT-BNV
Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến
Phần dăng ký văn bản đến: phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên
trang giấy khổ A3 bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây.

Ngày

Số

Tác

Số, ký

Ngày

Tên loại và

Đơn vị

Ký

Ghi

đến

đến

giả

hiệu

tháng

trích yếu nội

hoặc người

nhậ

chú

(5)

dung
(6)

nhận
(7)

n
(8)

(9)

(1)

(2)

(3)

(4)

Hình 1.5Mẫu trình bày đăng ký đến theo phụ lục kèm theo Thông tư 07/2012/TT-BNV
Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x
297mmBìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của

sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, th ư”.
9


Phần đăng ký đơn,thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x
297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Ngày

Số

Họ tên, địa

Ngày

Trích yếu

Đơn vị hoặc

Ký

Ghi

đến

đến

chỉ người

tháng

nội dung

người nhận

nhận

chú

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

gửi
(1)

(2)

(3)

Hình 1. 6. Mẫu đăng ký đơn thư theo mẫu phụ lục kèm Thông tư 07/2012/TT-BNV
1.4.2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến

Sổ chuyển giao văn bản đến được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
hoặc 148mm x 210mm.
Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự nh ư bìa
và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên g ọi là “S ổ chuy ển giao văn
bản đến” và không có dòng chữ “Từ số… đến số….”
Phần chuyển giao văn bản đến: Phần chuyển giao văn bản đến có th ể
được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng ho ặc theo chi ều dài bao
gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày chuyển
(1)

Số đến

Đơnvị hoặc

Ký nhận

Ghi chú

(2)

người nhận
(3)

(4)

(5)

Hình 1. 7 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV

10


1.4.2.4 Tổ chức giải quyết văn bản đến
- Xác định trách nhiệm giải quyết văn bản đến
- Hình thức giải quyết văn bản
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
- Đối với văn bản đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán b ộ văn th ư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng th ời h ạn quy
định.
1.5. Ý nghĩa của việc quản lý văn bản
-

Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quy ết công vi ệc c ơ
quan nhanh chóng, chính xác… hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.

-

Giữ gìn được những văn bản, tài liệu, thông tin của cơ quan, đ ơn vị đ ể
làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan , đơn vị là hợp pháp
hay không hợp pháp.

-

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ
quan.

-

Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.

11


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ ĐA
THÔNG ĐA THÔNG
2.1. Tổng quan về UBND xã Đa Thông Đa Thông, huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng
2.1.1. Giới thiệu về UBND xã Đa Thông Đa Thông
Tên cơ quan: UBND xã Đa Thông Đa Thông
Địa chỉ: Xã Đa Thông, huy ện Thông Nông, t ỉnh Cao B ằng
UBND xã Đa Thông Đa Thông đ ược t ổ ch ức th ực hi ện vi ệc thi hành hi ến
pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà n ước c ấp trên và ngh ị quy ết c ủa h ội
đồng nhân dân cùng cấp, phát huy quy ền làm ch ủ c ủa nhân dân, tăng c ường
pháp chế xã hội chủ nghĩa ch ống quan liêu, c ửa quy ền, tham nhũng. Ph ối h ợp
với cơ quan thường trực HĐND xét và quy ết đ ịnh. Qu ản lý đ ịa gi ới hành chính,
xây dựng đề án phân v ạch đi ều ch ỉnh đ ịa gi ới hành chính.
UBND xã Đa Thông Đa Thông là c ơ quan do H ội đ ồng nhân dân b ầu ra, là
cơ quan chấp hành của Hội đ ồng nhân dân, là c ơ quan hành chính nhà n ước ở
địa phương chịu trách nhi ệm chấp hành hi ến pháp và pháp lu ật, các văn b ản
của cơ quan nhà nước cấp trên. UBND th ực hi ện qu ản lý t ất c ả m ọi m ặt ho ạt
động trên địa bàn xã.
2.1.2. Chức năng của UBND xã Đa Thông Đa Thông – Thông Nông – Cao Bằng
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thị tr ấn th ực hi ện nh ững nhi ệm
vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát tri ển kinh tế - xã hội hàng năm trình H ội đ ồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huy ện phê duy ệt; tổ
chức thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; d ự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán

ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, th ị tr ấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
12


4. Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quy đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công c ộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình đi ện, nước theo quy
định của pháp luật;
5. Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân đ ể đầu tư xây d ựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguy ện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có ki ểm tra, ki ểm soát và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và ti ểu thủ
công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quy ền hạn
sau đây:
1. Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa h ọc, công ngh ệ đ ể phát tri ển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây tr ồng, v ật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các b ệnh d ịch đ ối
với cây trồng và vật nuôi;
2. Tổ chức việc xây dựng các công trình thu ỷ l ợi nh ỏ; th ực hi ện vi ệc tu b ổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, ch ống và kh ắc ph ục h ậu qu ả thiên tai,
bão lụt; ngăn ch ặn k ịp th ời nh ững hành vi vi ph ạm pháp lu ật v ề b ảo v ệ đê
điều, bảo vệ rừng tại địa phương;
3. Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;

4. Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát tri ển các ngành, ngh ề truy ền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã, thị tr ấn
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân
cấp;

13


2. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng l ẻ ở đi ểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, ki ểm tra vi ệc th ực hi ện pháp lu ật v ề
xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
3. Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm ph ạm đ ường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
4. Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, U ỷ ban
nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đâ
1. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
2. Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, l ớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
3. Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân s ố, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
4. Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, th ể d ục th ể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích l ịch s ử văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
5. Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình li ệt
sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
6. Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đ ỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không n ơi n ương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đ ối tượng chính sách ở đ ịa
phương theo quy định của pháp luật;
7. Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa
phương.

14


 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
2. Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế ho ạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện vi ệc xây d ựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
3. Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã h ội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hi ện
biện pháp phòng ngừa và ch ống t ội ph ạm, các t ệ n ạn xã h ội và các hành vi vi
phạm pháp lu ật khác ở đ ịa ph ương;
4. Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý vi ệc đi l ại c ủa
người nước ngoài ở địa phương.
 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, U ỷ ban
nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện
chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quy ền tự do tín ngưỡng, tôn giáo c ủa

nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
 Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, th ị tr ấn thực hi ện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi ph ạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và ki ến ngh ị của công dân
theo thẩm quyền;
3. Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong vi ệc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hi ện các quy ết đ ịnh v ề x ử lý
vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật
 Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định
tại các điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật tổ ch ức HĐND&UBND
và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
15


1. Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân ph ường về vi ệc
bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy ho ạch
đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ n ạn xã h ội, gi ữ
gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và
cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;
2. Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên đ ịa bàn ph ường
theo quy định của pháp luật;
3. Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng ký thuật trên địa bàn phường theo phân
cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ s ở hạ tầng ký thu ật theo
quy định của pháp luật;
4. Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên đ ịa bàn ph ường;
lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có
giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo c ơ quan nhà n ước có th ẩm
quyền xem xét, quyết định.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của xã Đa Thông đội ngũ cán bộ chủ chốt của c ấp ủy Đ ảng,
Hội đồng nhân dân, UBND, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn th ể chính tr ị xã h ội ở
xã bao gồm các chức danh: Bí thư, Phó Bí thư thường trực Đảng ủy, Ch ủ t ịch, Phó
Chủ tịch Hội đồng nhân dân, chủ tịch, phó chủ tịch UBND; Ch ủ tịch M ặt tr ận T ổ
quốc, Chủ tịch Hội Cựu Chiến binh, Chủ tịch Hội Nông dân, Chủ t ịch H ội Ph ụ n ữ,
Bí thư Đoàn thành niên. Căn cứ vào luật tổ chức HĐND và UBND Ngày 26 tháng
11 năm 2003, tại kỳ họp thứ nhất, HĐND xã Như Cố khóa XVIII, nhiệm kỳ 2011 2016 đã bầu ra các đồng chí lãnh đạo của UBND xã Đa Thông g ồm 3 thành viên,
trong đó: 01 chủ tịch; 01 phó chủ tịch và 01 ủy viên UBND do đ ồng chí tr ưởng
công an xã kiêm. Cán bộ, công chức giúp việc cho UBND xã Đa Thông g ồm: 01
công chức Văn phòng HĐND - UBND; 01 chức danh kế toán tài chính; 01 đ ịa chính
-Xây dựng, địa chính lâm nghiệp và giao thông thuỷ l ợi; 02 ch ức danh công ch ức
tư pháp – hộ tịch, trong đó: 01 công chức Tư pháp - Hộ tịch và 01 công ch ức T ư
pháp tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật; 01 công chúc văn hoá xã h ội; 01

16


công chức chính sách xã hội; 01 chức danh nông - lâm nghiệp; xã đội trưởng và
trưởng công an xã.

Chủ tịch UBND

P.Chủ tịch khối VH-XH

P.Chủ tịch khối Kinh tế

Dân
VH số gia đình, trẻYem
tếXóa đói giảm nghèo

Tài chính Địa chính xây dựng
Giao thông xã
XH

Văn phòng UBND

Tư pháp

Công an

Quân sự

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
2.2 Thực trạng về quản lý văn bản tại UBND xã Đa Thông Đa Thông
2.2.1. Khái quát của việc quản lý văn bản
2.2.1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản đến
- Theo thống kê của UBND xã Đa Thông mỗi năm UBND tiếp nhận khoảng
400 văn bản gồm: văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; văn bản
đến của các cơ quan tổ chức khác.
+ Năm 2015 UBND xã Đa Thông tiếp nhận 506 văn bản đến.
+ Năm 2016 UBND xã Đa Thông tiếp nhận 670 văn bản đến.

17


-Hiện nay UBND xã Đa Thông quản lý văn bản đến bằng sổ q uản lý văn bản
đến mà chưa có sự góp mặt của một chương trình hay phần mềm quản lý văn bản
đến nào tại cơ quan.

18

Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND xã Đa Thông



Sơ đồ quy trình quản lý

Bước

Trách nhiệm
Cán bộ văn thư

Quy trình

1

kiêm nhiệm

Tiếp nhận văn bản đến, phân loại, bóc bì

Cán bộ văn thư
2

3

kiêm nhiệm

Đóng dấu đến, làm thủ tục đăng ký văn bản
đến, trình văn bản cho lãnh đạo

Chủ tịch UBND xã

Chỉ đạo

Đa Thông

Cán bộ văn thư
4

kiêm nhiệm

Phân phối, chuyển giao văn bản đến

Các bộ phận, cán bộ
5

có trách nhiệm giải
quyết văn bản

Giải quyết văn bản đến

Chủ tịch UBND xã
6

Đa Thông
Cán bộ văn thư
kiêm nhiệm

Theo dõi, kiểm tra việc giải quyết văn bản ,

lưu hồ sơ

Hình 2.2 Lưu đồ quản lý văn bản đến

19


*Ghi chú
TT
1

BIỂU TƯỢNG

Ý NGHĨA
Bắt đầu và kết thúc quy trình

2

Các bước công việc cụ thể

3

Ra quyết định

4

Mũi tên chỉ bước tiếp theo của quy trình
Hình 2.3. Ghi chú sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến tại UBND xã Đa Thông

 Mô tả sơ đồ quy trình quản lý

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến, phân loại, bóc bì.
- Khi tiếp nhận văn bản đến cán bộ văn thư kiêm nhi ệm ki ểm tra s ố
lượng, tình trạng dấu bị niêm phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng không còn
nguyên vẹn hoặc văn bản được gửi đến trong thời gian ghi trên bì (đối v ới bì văn
bản có đóng dấu “hỏa tốc” hẹn giờ) văn thư kiêm nhiệm báo cáo cho ng ười có
trách nhiệm. Trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax ho ặc qua m ạng, văn
thư kiêm nhiệm kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn b ản ,
nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho n ơi g ửi ho ặc báo cáo ng ười
có trách nhiệm xem xét giải quyết.
-

Sau khi tiếp nhận văn bản văn thư kiêm nhiệm ti ến hành phân loại văn

bản. Phân thành hai loại: được bóc bì và không được bóc bì.
+ Được bóc bì: là những văn bản gửi đến UBND xã Đa Thông
+ Không được bóc bì: Các văn bản đến có đóng dấu ch ỉ các m ức đ ộ m ật
hoặc gửi đích danh cá nhân và đoàn thể trong UBND xã Đa Thông, văn th ư kiêm
nhiệm chuyển tiếp cho nơi nhận. Những văn bản gửi đích danh cá nhân , n ếu
văn bản liên quan đến công việc chung của c ơ quan thì cá nhân nhân văn b ản có
trách nhiệm chuyển lại cho văn thư kiêm nhiệm để đăng ký.

20


Bước 2: Đóng dấu đến, làm thủ tục đăng ký văn bản đến, trình văn
bản.
- Văn thư kiêm nhiệm đóng dấu đến.
- Văn thư kiêm nhiệm đăng ký văn bản đến vào sổ đăng ký văn bản đến

của UBND xã Đa Thông.
- Văn thư kiêm nhiệm trình văn bản đến nên chủ tịch UBND xã Đa Thông xin ý
kiến chỉ đạo.
Bước 3: Chỉ đạo.
Chủ tịch UBND xã Đa Thông ra chỉ đạo về việc giải quyết văn bản.
Bước 4: Phân phối, chuyển giao văn bản đến.
Sau khi nhận được chỉ đạo của chủ tịch UBND xã Đa Thông cán bộ văn th ư
kiêm nhiệm tiến hành nhân bản văn bản, chuyển tiếp văn bản tới b ộ ph ận, cá
nhân có nhiệm vụ giải quyết văn bản. Sau khi chuyển giao văn b ản cho b ộ ph ận,
cán bộ có trách nhiệm giải quyết cán bộ văn thư kiêm nhi ệm đăng ký bổ sung
vào sổ đăng ký văn bản.
Bước 5: Giải quyết văn bản
Bộ phận, cán bộ được nhận nhiệm vụ giải quyết nội dung trong văn bản
tiến hành giải quyết các nội dung trong văn bản.
Bước 6: Theo dõi, kiểm tra việc giải quyết văn bản.
Chủ tịch UBND xã Đa Thông và cán bộ văn thư kiêm nhiệm th ường xuyên
đôn đốc, kiểm tra tiến độ giải quyết công việc có trong văn bản.
 Đối với văn bản mật


Sau khi phân loại văn bản mà thấy có ký hiệu mật trên văn bản



Xác định mức độ mật của văn bản được gửi đến
 Có 3 loại mức độ mật:
 Mật
 Tối mật
 Tuyệt mật



Trình lãnh đạo xin ý kiến hoặc nếu chỉ đích danh ng ười nhận thì sẽ
chuyển giao cho người chỉ đích danh đó.
21




Tiến hành Giải quyết văn bản



Lưu văn bản: đối với văn bản mật sẽ được đăng ký riêng m ột sổ
đăng ký và được lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt,
không được tự động mang ra khỏi cơ quan.

2.2.1.2. Khái quát về việc quản lý văn bản đi tại UBND xã Đa Thông
- Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan tr ọng chi ếm phần l ớn
trong hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị nói chung và đối v ới UBND xã Đa
Thông nói riêng. Văn phòng UBND thực hiện các công việc ho ạt đ ộng chung c ủa
cơ quan, là nơi tập chung quản lý văn bản đi.
- Uỷ ban nhân dân xã Đa Thông là cơ quan hành chính cấp xã, có trách nhiệm tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Hiến pháp, Pháp luật và các nhiệm
vụ khác của cơ quan Nhà nước cấp trên. Đồng thời, là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân xã Đa Thông - UBND xã còn phải thực hiện các nhiệm vụ mà Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân đề ra và thực hiện các chức năng quản lý Nhà nước
trên tất cả các lĩnh vực cơ sở.
- Với chức năng và nhiệm vụ như trên nên thường ngày UBND xã ti ếp nhận
và xử lý cũng như soạn thảo và ban hành khá nhi ều văn b ản thu ộc ch ức năng và

thẩm quyền của mình.
- Trong những năm gần đây công tác quản lý văn bản đi của UBND xã được thực
hiện khá tốt và không sảy ra sơ xuất như những năm trước nữa. Tuy nhiên trong
những năm gần đây xã hội ngày càng phát triển, nhà nước và các doanh nghiệp đã
đầu tư vào nhiều dự án, số lượng gửi văn bản đi của UBND xã tăng lên:
+ Năm 2015, UBND xã đã ban hành 263 văn bản đi.
+ Năm 2016, UBND xã đã ban hành 336 văn bản đi.
Về phương tiện cơ sở vật chất: Văn phòng UBND xã đã được trang bị cơ bản
đầy đủ các phương tiện như máy vi tính, bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, tài liệu và các
phương tiện cần thiết khác.
Công tác xây dựng văn bản đã bảo đảm hợp lý, hợp pháp, đúng thể thức, đúng
quy trình ký thuật.

22


Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng quy định theo Nghị
định của Chính phủ.
Tuy nhiên,với số lượng văn bản đi ngày càng nhiều nên việc quản lý văn bản đi
còn khó khăn chưa đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý. Việc quản lý văn
bản đi của xã còn quản lý thô sơ chủ yếu trên giấy tờ chưa áp dụng được tin học vào
trong việc quản lý.
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi tại UBND xã Đa Thông

Bướ
c

1

2

Lưu đồ

Trách nhiệm

Quy Trình

Cán bộ kiêm nhiệm
Soan Thảo Văn bản

Đơn vị được giao

Cán bộ kiêm nhiệm
Tập hợp, kiểm tra thể thức văn

bản

Cán bộ kiêm nhiệm
3

4

Chủ tịch/phó chủ tịch
UBND xã Đa Thông

Duyệt, ký

Cán bộ kiêm nhiệm
Nhân bản , đóng dấu, làm thủ
tục phát hành

23

Lưu hồ sơ


5

Cán bộ kiêm nhiệm

Hình 2.4. Lưu đồ quản lý văn bản đi

24


 Mô tả quy trình
Bước 1: Soạn thảo văn bản
Cán bộ được phân công của các đơn vị, phòng soạn thảo văn bản đi theo nội
dung yêu cầu và thể thức quy định.
Bước 2: Tập hợp, kiểm tra thể thức văn bản
Cán bộ kiêm nhiệm chịu trách nhiệm kiểm tra các văn b ản đi v ề n ội dung
và thể thức. Nếu có sai sót, chuyển trả lại cho cán bộ soạn thảo ch ỉnh s ửa l ại.
Bước 3: Duyệt, ký:
Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND xã xem xét nội dung, thể thức văn bản và ký
chính thức; nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa.
Chữ ký chính thức của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xã ở văn bản đi phải
rõ ràng; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản
Bước 4: Sao văn bản, đóng dấu, làm thủ tục phát hành:
Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của người có th ẩm quy ền đ ơn v ị
tham mưu phải chuyển ngay Văn thư để lấy số và làm các thủ tục ban hành.

Văn thư điền đầy đủ tên cơ quan nhận, địa chỉ, số, ký hiệu văn bản.
Sau khi điền đầy đủ số ký hiệu văn bản sẽ đem đi sao in văn b ản đó ra và
đóng dấu ngay khi sao in xong.
Với văn bản có mức độ khẩn, mật thì phải đóng dấu “khẩn”, “thượng
khẩn”, "hỏa tốc", “mật”, “tuyệt mật” lên văn bản và bì thư, dưới số và ký hiệu.
+ Văn bản "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa tốc" phải gửi ngay trong ngày làm
việc.
+ Các văn bản khác gửi chậm nhất là sau 02 ngày làm việc kể từ ngày ký.
Bước 5: Lưu hồ sơ
Lưu bản chính văn bản đi và các phụ lục kèm theo (n ếu có) và nh ững văn
bản liên quan trong quá trình xử lý công việc.
2.3. Nhận xét
2.3.1. Ưu điểm
Công tác quản lý văn bản tại UBND xã Đa Thông đã đạt được những yêu
cầu của việc quản lý văn bản là : thống nhất, chính xác, nhanh chóng k ịp th ời; an
toàn.
25