Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh và hệ thống Ngân hàng Việt Nam

LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời gian thực tập vừa qua tại Cục công nghệ tin học Ngân hàng,
được sự chỉ đạo tận tình của thầy giáo hướng dẫn trực tiếp cùng các thầy, cô giáo
trong khoa Toán kinh tế và sự hướng dẫn của các anh, chị tại phòng kỹ thuật phần
mềm – Cục công nghệ tin học Ngân hàng, tại đây em đã nghiên cứu, học hỏi và
hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Được sự đồng ý của thầy giáo hướng dẫn trực tiếp, em đã chọn đề tài: “Tin
học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc
doanh và hệ thống Ngân hàng Việt Nam ” làm luận văn tốt nghiệp của mình.
Vốn huy động tiết kiệm là một bộ phận của huy động vốn, nó góp phần tận
dụng số tiền nhàn rỗi trong dân cư và các tổ chức kinh tế, xã hội khác để phục vụ
cho các hoạt động kinh doanh. Tuy không chiếm tỉ trọng cao trong trong tổng
nguồn vốn nhưng nó là một bộ phận không thể thiếu được trong hệ thống huy
động vốn. Ngoài ý nghĩa kinh tế nó còn góp phần làm thay đổi thói quen của của
đa bộ phận dân cư đó là thích tích luỹ hơn là góp phần đầu tư xây dựng đất nước.
điều này có ý nghĩa rất quan trọng vì số tiền nhàn rỗi trong dân cư rất lớn (theo
con số thống kê năm 1999 thì khoảng hơn 1,2 tỷ USD) trong khi đất nước lại rất
cần có vốn để phục vụ cho phát triển kinh tế xã hội.
Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương
mại quốc doanh nói riêng và cho hệ thống Ngân hàng Việt Nam nói chung là một
vấn đề luôn được ngành Ngân hàng quan tâm nghiên cứu, ứng dụng, phát triển và
hoàn thiện trong nhiều năm gần đây, bởi công tác này là không thể thiếu cho bất
kỳ một Ngân hàng nào muốn huy động vốn được tốt để phục vụ cho việc kinh
doanh tiền tệ.
Trên cơ sở đó em đã hoàn thành đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp với nội
dung chính như sau:
Chương I : Một số phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin.
1
Chương này có nội dung chính là tìm hiểu cách tiếp cận, nghiên cứu và phát
triển một hệ thống thông tin quản lý.
Chương II : Công tác khảo sát và một số vấn đề chung về đề tài.

Chương chia làm hai phần. Phần một có nội dung chính là giới thiệu chung
về tình hình ứng dụng tin học ở cơ quan qua đó phân tích những mặt được và chưa
được của hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm hiện nay mà cơ quan đang
sử dụng. Chương hai có nội dung chính là tìm hiểu về quy trình nghiệp vụ của bài
toán tin học quản lý này.
Chương III: Phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý tiền gửi
tiết kiệm.
Chương này có nội dung chính là phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống
thông tin, từ đó ta sẽ xây dựng cơ sở dữ liệu và giải thuật cho bài toán. Sau đó, là
trình bày cách thức cài đặt hệ thống thông tin quản lý phục vụ cho bài toán.
Do thời gian nghiên cứu còn hạn hẹp, hơn nữa trình độ còn có hạn cho nên
em chắc rằng sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong rằng các thầy, cô chỉ
rõ những thiếu sót cho em, sao cho đề tài ngày càng đi sâu hơn vào thực tế, khắc
phục được những thiếu sót và phát huy những mặt mạnh để ứng dụng vào tình
hình thực tế của cơ quan hiện nay và trong tương lai sau này.
Em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo hướng dẫn cùng các thầy cô
trong khoa Toán kinh tế và các anh, chị ở phòng kỹ thuật phần mềm – Cục công
nghệ tin học Ngân hàng đã giúp đỡ và dìu dắt em hoàn thành Luận văn tốt nghiệp
đại học này.
Em xin chân thành cảm ơn thầy!
Hà nội, ngày … tháng … năm 20…
Sinh viên thực hiện
2
MỤC LỤC
TÊN THỰC THỂ.........................................................................................................................................................29
Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0.........................................................................................59
Chương I.
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN
I. Thông tin và hệ thống thông tin.
1. Thông tin.

1.1. Tầm quan trọng của thông tin ở đầu thế kỷ 21.
Có hai nét đặc trưng cơ bản nổi bật của thời kỳ đầu thế kỷ 21: sự biến đổi
trên phạm vi toàn cầu với tốc độ cao và sức mạnh mới trỗi dậy của các cơ quan
3
thông tin. Thay đổi mau chóng trong quan hệ quốc tế, toàn cầu hoá kinh doanh, vẽ
lại biên giới chính trị, tạo ra những tổ hợp thương mại đồ sộ là các động lực thúc
đẩy sự biến đổi toàn cầu. Một số cơ quan dựa trên thông tin thu được lợi nhuận rất
cao và đang trỗi dậy mạnh mẽ. Hãng phần mềm Microsoft và Bill Gate, sự thống
lĩnh thị trường vi xử lý của hãng Intel,... cho thấy rằng thông tin đã trở thành nền
tảng cho sự lớn mạnh của cơ quan. Ba giai đoạn phân biệt của quá trình khai hoá
văn minh nhân loại đã được xác định và gần đây một giai đoạn thứ tư nữa đang
được đề cập đến sau ba giai đoạn: nông nghiệp, cách mạng công nghiệp, xã hội
thông tin, mà xã hội này “tri thức” sẽ là điệp từ quan trọng được nhắc tới thường
xuyên. Còn trong giai đoạn xã hội thông tin hiện nay, tầm quan trọng của thông tin
ngày càng tăng lên đối với nền văn minh của nhân loại, những từ hay được nhắc
đến là “dữ liệu” và “thông tin”, các cơ quan đều là những tổ chức bảo quản, xử lý
và truyền tin.
1.2. Thông tin là gì ?
Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng
lẫn lộn. Đối với một người, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ
liệu là số liệu hay tài liệu cho trước. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng
dễ hiểu, tiện dùng, có ý nghĩa và có giá trị đối với người nhận tin trong việc ra
quyết định... Dữ liệu được ví như nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do
người này bộ phận này phát ra có thể được người khác bộ phận khác coi như dữ
liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho những mục đích khác. Đó là tại sao hai
từ dữ liệu và thông tin có thể dùng thay thế cho nhau.
Ta hiểu cách khác, thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức
mới về đối tượng được phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh.
4
Đối tượng

được phản ánh
Đối tượng
được phản ánh
Chủ thể nhận
phản ánh
Chủ thể nhận
phản ánh
Tri thức hóa
Phản ánh
1.3. Tính chất của thông tin.
Thông tin luôn thay đổi. Hai khái niệm tiện dùng để mô tả tính chất thông
tin là độ cứng và độ phong phú của thông tin.
1.3.1. Độ cứng của thông tin.
Độ cứng của thông tin: là thước đo khách quan của tính chính xác và mức
độ tin cậy của một mẩu tin.
Thông tin về thị trường như giá cổ phiếu, giá vàng, là cứng nhất vì chúng vì
chúng đo lường một cách cực kỳ chính xác, các công bố về tài chính đã kiểm toán
cũng khá cứng. Mặc dù các nhà quản lý muốn dùng thông tin cứng nhưng nhiều
trường hợp không có mà dùng, vì vậy phải tìm kiếm nó từ nhiều nguồn khác nhau
rồi luận giải để khẳng định lại.
1.3.2. Độ phong phú.
Độ phong phú của thông tin: là thước đo cho tính đa dạng của thông tin.
Thông tin phong phú nhất khi trao đổi mặt đối mặt, tài liệu toàn con số là
dạng thông tin nghèo nàn nhất. Độ phong phú của thông tin phụ thuộc vào thông
tin liên lạc.
2. Quản lý tổ chức dưới góc độ thông tin.
2.1. Hệ thống quản lý.
Người ta thường coi bộ nhớ của cơ quan giống như bộ nhớ của con người.

5

BỘ NHỚ NGOÀI
BỘ NHỚ NGOÀI
BỘ NHỚ TRONG
BỘ NHỚ TRONG
THÔNG TIN VÀO
THÔNG TIN RA
Trao
đổi
Trong cơ quan thường có hai hệ thống phụ thuộc nhau đó là HT quản lý và
HT bị quản lý. Trong hệ thống quản lý tiết kiệm mối quan hệ của chúng được mô
phỏng như hình I.1:


Mọi chức năng của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đưa ra các
thông tin. Như vậy nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực. Tầm
quan trọng của thông tin được diễn đạt trong biểu thức:
Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định.
Để giảm chi phí lao động quản lý thì nên tự động hoá trong lao động thông
tin.
Từ sơ đồ trên, người ta thấy rằng:
Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định
(Làm việc có quy trình) ( Làm việc phi quy trình)
chiếm 90% chiếm 10%
Để giảm chi phí lao động quản lý thì tổ chức nên tự động hoá trong lao động
thông tin, còn lao động ra quyết định là làm việc phi quy trình không chiếm phần
quan trọng.
6
Hình I.1: Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống quản lý tiết kiệm
BÀN HUY ĐỘNG
VỐN

BÀN HUY ĐỘNG
VỐN
PHÒNG KẾ TOÁN
PHÒNG KẾ TOÁN
THÔNG TIN VÀO THÔNG TIN RA
Quyết
định
Thông
tin
trong
2.2. Thông tin quản lý.
2.2.1. Khái niệm
Thông tin quản lý là những thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hoặc
có ý định dùng vào việc ra quyết định quản lý.
Ý nghĩa của thông tin quản lý :
+ Những nhà quản lý khác nhau thì cần sử dụng những tập hợp thông tin
quản lý khác nhau.
+ Trong những khoảng thời gian khác nhau thì tập hợp thông tin quản lý
có khác nhau tức thông tin quản lý có tính biến động.
2.2.2. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định.
Có 3 cấp quyết định:
- Quyết định chiến lược (strategic): Trả lời câu hỏi Làm gì ? Mục đích ?
để xác định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống.
- Quyết định chiến thuật (tactic): Trả lời câu hỏi Cho ai ? Ở đâu ?, Khi
nào ?, cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối đa và tối ưu
nguồn lực.
- Quyết định tác nghiệp (Operational): Trả lời câu hỏi Làm như thế nào?.
Các đặc trưng thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định:
Quyết
định

Tính chất
thông tin
Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược
Tần suất
-Thông tin
đều đặn
-Phần lớn là
thường kỳ
-Thông tin có tính đột
xuất hoặc trong một
khoảng thời gian dài mới
7
có quyết định

Khả năng dự
kiến
- Có thể dự
kiến trước
thông tin
-Có thể có một
số nét mới đặc
biệt của thông
tin
Thông tin không có trong
dự kiến để ra quyết định
mới.
Thời điểm - Thông tin
quá khứ
-Thông tin quá
khứ và hiện tại

-Chủ yếu là thông tin dự
đoán tương lai
Nguồn thông
tin
-100% thông
tin trong
-Phần lớn là
thông tin trong
(70%)
-Phần lớn là thông tin
ngoài (70%)
Tính cấu trúc
-Tính cấu
trúc rất cao
-Một số thông
tin có tính phi
cấu trúc
-Phần lớn thông tin có
tính phi cấu trúc
Độ chính xác
-Thông tin
rất chính xác
-Thông tin có
tính tương đối,
có ý kiến chủ
quan
-Thông tin có tính chủ
quan là phần lớn
Mức chi tiết
-Rất chi tiết -Thông tin mang

tính tổng hợp
Thông tin mang tính khái
quát so sánh
2.2.3. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin quản lý.
Có các tiêu chuẩn để đánh giá như sau:
- Độ tin cậy: thông tin phải chính xác, xác thực.
- Thông tin phải đầy đủ: theo nghĩa đối với nhà quản lý.
- Thích hợp: tuỳ yêu cầu nhà quản lý.
- Dễ hiểu: thông tin không quá dài quá ngắn.
- Kịp thời: thông tin phải sốt dẻo.
- Giá trị: thông tin phải định được ra giá trị nhất định.
- Bảo mật: thông tin phải mang tính bảo mật cao.
8
2.2.4. Các nguồn thông tin từ ngoài với hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm.
Các đầu mối thông tin ngoài là những tổng thể lớn, rất biến động, đồng
thời đầu mối thông tin ngoài không có trách nhiệm phải cung cấp thông tin cho hệ
thống quản lý tiết kiệm cho nên nó phải lựa chọn phương pháp thích hợp để thu
thập thông tin ngoài.
3. Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức.
Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin
một cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần ứng dụng tin học và trong quá trình xử lý
này, những giai đoạn phát triển của xử lý thông tin:
- Giai đoạn khởi đầu:
9
NHÀ NƯỚC VÀ
CẤP TRÊN
NHÀ NƯỚC VÀ
CẤP TRÊN
LÃNH ĐẠO
LÃNH ĐẠO

HỆ THỐNG QLTK
HỆ THỐNG QLTK
Ngân hàng TW
Ngân hàng TW
Các tổ chức huy
động vốn khác
Các tổ chức huy
động vốn khác
Các tổ chức kinh doanh
tiền tệ
Các tổ chức kinh doanh
tiền tệ
Các hình thức kinh
doanh mới mở của các
tổ chức khác: tiết kiệm
bưu điện, cổ phần….
Các hình thức kinh
doanh mới mở của các
tổ chức khác: tiết kiệm
bưu điện, cổ phần….
Khách hàng
Khách hàng
Thông tin
trong
HìnhI.2: Các nguồn thông tin ngoài của hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm
Ngân hàng TM
Đây là giai đoạn đưa máy tính và hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liền
ứng dụng tin học và kế toán và tài chính. Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn,
cán bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau.
- Giai đoạn lan rộng:

Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác được, các cán bộ chuyên
môn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới,
tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là chưa chính xác (quá đề cao máy
tính).
- Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát:
Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới IEMgr (Information Enable
Manager) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên phải được
nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin.
- Giai đoạn tích hợp ứng dụng:
Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin và một chủ thể
(lúc này con người có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin).
- Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu:
Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng mọi người trong tổ chức tiếp cận
thông tin và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải
có tổ chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại hình
mạng.
- Giai đoạn hoàn chỉnh:
Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình
thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân
viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin
giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn.
10
4. Thông tin và công tác quản lý.
 Các nhà quản lý đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra những sự biến
chuyển trong cơ quan. Vì vậy:
- Những người thiết kế hệ thống cần tìm hiểu các nhà quản lý sử dụng
thông tin như thế nào ?.
- Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo hoàn cảnh ra
sao?
- Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo trách nhiệm của

họ ra sao ?.
 Sự thoả mãn về thông tin của họ như thế nào ?
Nói một cách khác, thông tin mà người quản lý (hay tổ chức) tìm kiếm rơi
vào ba phạm trù: thông tin về khoảng cách tới mục tiêu, thông tin để đặt mục tiêu
và thông tin về sự chuyển biến.
11
Thành quả hiện nay
Thành quả hiện nay
Thành quả muốn có
Thành quả muốn có
Thông tin về sự chuyển biến, thông tin
là phương tiện để chuyển biến
Thông tin khoảng cách
5. Hệ thống thông tin (HTTT)
5.1. Khái niệm
HTTT là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập
lưu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân
tích tình hình, lập kế hoạch đường lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức.
5.2. Các yếu tố cấu thành HTTT
HTTT có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện
tử, HTTT còn có con người, các phương tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý,
các quy tắc, thủ tục, phương pháp mô hình toán học,... để xử lý dữ liệu, quản lý, sử
dụng thông tin.
Sau đây là mô hình các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý tiết
kiệm:
12
Các chứng từ
tiết kiệm
Các chứng từ
tiết kiệm

Thu thập thông tin
Thu thập thông tin
Xử lý thông tin
Xử lý thông tin
Phân phát thông
tin
Phân phát thông
tin
Các báo cáo, sao kê về
tình hình huy động tiết
kiệm
Các báo cáo, sao kê về
tình hình huy động tiết
kiệm
Lưu trữ thông tin
Lưu trữ thông tin
Hình 1. 2: Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin
Nếu không có HTTT thì một tổ chức chắc chắn sẽ không tồn tại được: Nó
xử lý thông tin và thành thông tin ra gắn liền với mục tiêu nào đó mà thực tế
không có tổ chức nào đứng vững được lại chẳng hề có thông tin ra nghĩa là không
có HTTT, do vậy HTTT giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức
không thể độc lập hoàn toàn với HTTT
5.3. Phân loại HTTT trong một tổ chức.
Theo mô hình chính thức - phi chính thức:
+ HTTT chính thức: là những HTTT tồn tại theo quy định pháp lý hoặc tồn
tại theo thông lệ.
+ HTTT phi chính thức: là những hệ thống ghi chép, đánh giá năng lực cán
bộ của (một) vài người cán bộ.
Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra:
+ HTTT xử lý giao dịch.

+ HTTT quản lý.
+ HTTT trợ giúp ra quyết định.
+ Hệ chuyên gia.
+ HTTT tạo lợi thế cạnh tranh.
Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ:
+ HTTT tài chính.
+ HTTT Marketing.
+ HTTT quản trị nguồn nhân lực.
+ HTTT quản lý sản xuất.
+ HTTT văn phòng.
5.4. Mô hình biểu diễn HTTT.
- Mô hình logic: biểu diễn tư tưởng nhà quản lý là HTTT ấy làm gì? Nghĩa là
trả lời câu hỏi (làm gì?), (mục đích?)
13
- Mô hình vật lý ngoài: Trả lời câu hỏi HTTT cho ai?, cung cấp thông tin ở
đâu?, khi nào ?
- Mô hình vật lý trong: trả lời câu hỏi HTTT xử lý như thế nào?, mô hình này
được hình thành với kỹ thuật làm ra phức tạp.
II. Hệ thống thông tin quản lý
1. Các quan hệ của thông tin quản lý.
1.1. Thông tin quản lý với các bộ phận trong tổ chức.
Giai đoạn ngày nay là thời đại quản lý, thông tin sử dụng phần lớn trong
thời đại là thông tin quản lý. Hệ thống thông tin quản lý ( HTTTQL ) đảm bảo xử
lý các thông tin quản lý với hiệu quả cao nhất trong cơ quan.
Sơ đồ các mối quan hệ của thông tin quản lý trong hệ thống thông tin quản
lý tiết kiệm:

- Lãnh đạo: là nơi ban hành quyết định
- Hệ thống tác nghiệp: là nơi thực hiện các hoạt động chính của toàn bộ hệ
thống.

14
Hình 1.3: Mối quan hệ của thông tin trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm.
LÃNH ĐẠO
LÃNH ĐẠO
PHÒNG KẾ TOÁN
PHÒNG KẾ TOÁN
BÀN HUY ĐỘNG VỐN
BÀN HUY ĐỘNG VỐN
Thông tin vào Thông tin ra
Thông tin đã xử lý
Thông tin ra quyết định
Thông tin thu thập
Đầu vào Đầu ra
- Hệ thống thông tin quản lý: Bộ phận liên kết giữa lãnh đạo và hệ thống tác
nghiệp. Công việc cụ thể của nó là thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền tin trong toàn bộ hệ
thống.
1.2. Sự phát triển của thông tin quản lý.
- Quy mô phát triển của lãnh đạo và HTTTQL thì hầu như không thay đổi
so với quy mô phát triển của hệ thống tác nghiệp. Lãnh đạo và HTTTQL liên tục
phát triển về chất nên cần sự phát triển của khoa học kỹ thuật do đó nhu cầu về
thông tin quản lý ngày càng cần thiết.
- Để tạo ra những thông tin quyết định đóng góp vào nó có hai phần: lao
động lãnh đạo và lao động thông tin phục vụ cho việc ra quyết định, lao động lãnh
đạo là nghệ thuật phi quy trình chiếm 10%, lao động quyết định chiếm 90% và đại bộ
phận là lao động có quy trình.
- Tỷ lệ lao động sống của HTTT với lao động sống của hệ thống tác nghiệp
ngày một cao.
2. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý.
HTTTQL được tổ chức theo lối phân cấp từ trên xuống dưới. Thông tin
được tổng hợp đưa từ dưới lên và quyết định được đưa từ trên xuống, thông qua hệ

thống thông tin phục vụ.
2.1. Luồng thông tin vào.
Luồng thông tin vào này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp
trên và thông tin trao đoỏi với môi trường ngoài. Mỗi bộ phận có lượng thông tin lớn
và đa dạng cần phải xử lý.
Các thông tin cần phải xử lý có thể chia ra làm 3 loại:
- Các thông tin luân chuyển : Loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng
ngày của hệ thống. Khối lượng của thông tin này lớn nên đòi hỏi phải có sự xử lý
nhanh và kịp thời.
15
- Các thông tin tổng hợp định kỳ : Là thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp
dưới báo cáo lên cấp trên. những thông tin thu thập này là thông tin được ghi chép
trực tiếp từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành.
- Các thông tin dùng để tra cứu : Là các thông tin dùng chung trong hệ thống,
tồn tại trong một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi, được dùng để tra cứu
trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và các thông tin tổng hợp.
2.2. Luồng thông tin ra.
Thông tin ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng
yêu cầu quản lý cụ thể. Đầu ra của HTTTQL thường là các thông tin kết quả và các
thông tin này mang tính chất định kỳ theo thoừi gian.
Các thông tin cần phải xử lý có thể chia làm 2 loại:
- Thông tin đã xử lý: nhằm cô đọng, tổng hợp, chọn lọc, làm phong phú thêm
cho thông tin... Cung cấp cho lãnh đạo khi ra những quyết định quản lý.
- Thông tin ra quyết định : là các thông tin do hệ thống lãnh đạo ban hành,
được chuyển qua hệ thống thông tin quản lý để nhân bản, cụ thể hoá thành nhiệm vụ
chuyển xuống cho hệ thống thừa hành.
3. Giá trị của hệ thống thông tin quản lý.
3.1. Giá trị của một thông tin quản lý.
Tự thân thông tin không có giá trị, thông tin chỉ có giá trị khi được các nhà
quản lý sử dụng để tiện cho việc ra quyết định và thực hiện các quyết định này

mang lại hiệu quả nào đó.
Giá trị của một thông tin quản lý bằng chênh lệch giữ kết quả thực hiện tốt
phương án của quyết định nhờ sử dụng thông tin đó với trung bình kết qủa thực
hiện của các phương án.
3.2. Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý.
- Hầu hết các hệ thống thông tin đều được gọi là hệ thống thông tin quản
lý bởi vì nó phục vụ cho công tác quản lý.
16
- Giá trị của hệ thống thông tin quản lý là sự biểu hiện bằng tiền của tổng
những thiệt hại rủi ro tránh được và của tổng những tận dụng cơ hội nhờ có hệ
thống thông tin quản lý.
4. Mô hình hệ thống thông tin quản lý.
Để tổ chức tốt các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các Modul dữ
liệu, bao gồm:
 Các Modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin lân chuyển :
Do lượng thông tin này lớn, đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác nên khi
xây dựng cần phải quan tâm đến các yêu cầu :
- Tổ chức màn hình hợp lý, giảm thao tác người sử dụng.
- Nắm vững thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật.
- Tự động nạp những giá trị đã biết và các giá trị lặp lại.
Kiểm tra xác định nhanh các sai sót khi nhập liệu và thông báo cho người sử
dụng biết.
 Các Modul cập nhật thông tin tra cứu :
- Các thông tin tra cứu được dùng chung trong hệ thống trong một thời
gian dài. Nó được cập nhật không thường xuyên, do đó việc tổ chức các Modul
này cần đảm bảo để dễ tra cứu nhất.
 Các Modul lập bảng biểu, báo cáo :
- Các Modul này được thiết kế dựa trên hệ thống các mẫu biểu, báo cáo
theo quy định của hệ thống.
III. Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý.

Việc phân tích thiết kế bao gồm 5 bước sau đây:
1. Nghiên cứu thực tế.
- Phỏng vấn:
+ Chuẩn bị phỏng vấn: Người phỏng vấn phải lập danh sách những người
được phỏng vấn và trật tự phỏng vấn. Nhóm phỏng vấn thường gồm hai người:
17
một là người trực tiếp phỏng vấn, hai là người trợ lý cho người thứ nhất, công cụ
phỏng vấn là các bảng câu hỏi.
+ Tiến hành phỏng vấn: tại vị trí làm việc của người được phỏng vấn, thời
điểm nên sau 30 phút bắt đầu làm việc của họ, thời gian phỏng vấn khoảng 1 giờ
đến 1,5 giờ, thái độ phỏng vấn khiêm tốn.
+ Tổng hợp kết quả phỏng vấn: Bảng kết quả phỏng vấn gồm các phích dữ
liệu, phích xử lý, bảng kê dữ liệu, bảng nhiệm vụ.
Ngoài ra còn có các phương pháp sau để thu thập thông tin:
- Tra cứu tài liệu.
- Phiếu hỏi
- Quan sát.
2. Xây dựng các sơ đồ.
- Sơ đồ luồng thông tin ( ICD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các dòng thông
tin, các kho dữ liệu, thời điểm phát sinh các dữ liệu.
- Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các kho dữ liệu
các luồng thông tin, các xử lý nhưng ở mức logic ( khác với sơ đồ ICD là không
có trong sơ đồ mục thời gian, không gian, nơi làm việc, ai làm ).
Sơ đồ luồng dữ liệu gồm có các mức:
- Sơ đồ khung cảnh, sơ đồ ngữ cảnh: không cần kho dữ liệu, không cần
cập nhật dữ liệu.
- Sơ đồ mức cao: bắt đầu phân rã các xử lý.
Các mối quan hệ trong DFD:
18
Sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD )

Ví dụ về mối quan hệ của 2 bảng SO_TKIEM & KY_HAN:
Tên tệp 1
*KY_
HAN
MO_T
A
.
.....
Quan hệ một – nhiều
Tên tệp 2
*SO_
SO
KY_H
AN
.
........
3. Hợp thức hoá.
Mục đích :
- Đảm bảo cho mô hình ngoài thực sự được xây dựng từ mô hình khái
niệm.
- Đảm bảo cho các dữ liệu do mô hình dữ liệu xây dựng có thể dùng được
cho các xử lý do mô hình đặt ra.
Các bước tiến hành :
19
Luồng thông tin
Luồng thông tin
DFD
DFD
Kho dữ liệu
Kho dữ liệu

Xử lý
Xử lý
Thông tin cơ sở
Thông tin cơ sở
Sơ đồ
cấu trúc
dữ liệu
(nếu có
nhiều
tệp)
Sơ đồ
cấu trúc
dữ liệu
(nếu có
nhiều
tệp)
Các
phích
kho
dữ
liệu
Các
phích
kho
dữ
liệu
Phích
kho dữ
liệu cơ
bản

Phích
kho dữ
liệu cơ
bản
Các
xử lý
cấp
cao
hơn
Hình 1.4: Quan hệ của DFD với các bộ phận bên trong
- Hợp thức hoá các thuộc tính.(đảm bảo cho mỗi thuộc tính có một nhiệm
vụ, loại bỏ các thuộc tính không dùng để định danh).
- Hợp thức hoá các đối tượng.(hợp thức hoá mọi thuộc tính của đối tượng
đó).
- Hợp thức hoá các quan hệ.(hợp thức hoá mọi đối tượng mà nó liên hệ và
mọi thuộc tính mà nó mang).
4. Xây dựng mô hình logic dữ liệu.
Mục đích :
- Xác định cách tổ chức logic của dữ liệu để thể hiện mô hình khái niệm
đã hợp thức hoá.
- Tối ưu hoá cách tổ chức này với yêu cầu xử lý.
Dùng công cụ mô hình quan hệ để chuyển mô hình cá thể sang mức logic
theo quy tắc :
- Một thuộc tính của mô hình cá thể chuyển thành một trường của mức
logic
- Một trường của mô hình cá thể chuyển thành một bản ghi.
- Một quan hệ trong mô hình cá thể được chuyển thành một đối tượng.
5. Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu.
Mục đích:
- Chia thành các modul xử lý logic.

- Có thể lập các modul chương trình khi có xem xét đến các điều kiện vật
lý cụ thể.
IV. Các bước phát triển một htttql.
1. Lý do để phát triển một HTTQL
- HTTTQL có những vấn đề quản lý mới nảy sinh đòi hỏi phải có những
thay đổi lớn, yêu cầu thiết kế mới HTTTQL.
20
- HTTTQL cần những yêu cầu mới về nhiều lĩnh vực cần thiết phải thiết kế
mới hệ thống
- HTTTQL có những thay đổi về khoa học công nghệ cần thiết kế mới để
hoạt động hiệu quả hơn
- Nhà quản lý của HTTTQL có những chính sách mới đưa ra nhằm thiết kế
mới hệ thống có chất lượng.
2. Các bước phát triển một HTTTQL
Với những lý do thiết kế mới HTTTQL, các nhà quản lý và thiết kế HTTT
đưa ra những dự toán tiến trình và lựa chọn những phương án tối ưu nhất cho mỗi
tiến trình đó để thiết lập một HTTTQL mới ưu việt nhất, các công đoạn phân tích
thiết kế đưa đến một HTTTQL tương lai khá hiệu quả với những giai đoạn:
♦
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu về HTTT mới
Nhằm mục đích cung cấp cho các nhà quản lý lãnh đạo của các tổ chức những
thông tin để cho họ ra quyết định phát triển HTTT mới. Công đoạn này thể hiện được
tính khả thi, hiệu quả sơ bộ của HTTT sắp được thiết kế.
Các nhiệm vụ của giai đoạn:
- Lập kế hoạch đối với việc đánh giá yêu cầu
- Trình bày làm sáng tỏ những yêu cầu của HTTT mới
- Đánh giá tính khả thi của HTTT về tài chính, kỹ thuật, hiệu quả
Giai đoạn này chỉ nên xem xét trong hai tuần.
♦
Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế HTTT mới.

Mục đích chính của công đoạn là phải hiểu cho rõ HTTT hiện có, tìm ra những
nguyên nhân thực sự về những yếu kém của HTTT hiện có để xác định rõ ràng buộc
đối với HTTT mới trong mối quan hệ với HTTT cũ:
- Nghiên cứu môi trường của HTTT đang xem xét
- Nghiên cứu về HTTT hiện có mà cần có thay đổi thiết kế mới
- Chẩn đoán và đề xuất các yếu tố của giải pháp thiết kế mới
21
- Thay đổi đề xuất của dự án thiết kế mới.
♦
Giai đoạn 3: Thiết kế logic hệ thống mới.
Nhiệm vụ của công đoạn là xác định tất cả các yếu tố logic cấu thành nên
HTTT mới cho phép giải quyết những vấn đề mà HTTT mới đặt ra:
- Phải thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế xử lý cơ sở dữ liệu
- Thiết kế các dòng thông tin vào
- Hoàn thiện các tài liệu về HTTT mới.
♦
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án giải pháp.
Mục tiêu công đoạn là trình bày một số phương án với góc độ khác nhau, với
quan niệm khác nhau để tìm phương án tối ưu về HTTT mới:
- Xác định các ràng buộc về mặt tổ chức và mặt công nghệ thông tin đối với
HTTT
- Xây dựng các phương án giải pháp ( thiên về tối ưu tài chính – kỹ thuật).
- Đánh giá các phương án ( về hiệu quả, thời gian, tài chính,...).
♦
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
- Thiết kế các phương thức tương tác với các phần tin học hoá HTTT.
- Thiết kế các thủ tục xử lý thủ công.
♦

Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật.
- Thiết kế logic, thiết kế vật lý trong.
- Lập trình
- Kiểm tra toàn bộ hệ thống sau khi thực hiện kỹ thuật hoàn thành.
- Hoàn thiện các tài liệu, hồ sơ về HTTT mới.
♦
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
- Chuyển đổi một số lĩnh vực, một số tình trạng của hệ thống mới.
- Đánh giá hoạt động của HTTT
22
Trong quá trình phân tích thì có thể khi thực hiện những công đoạn sau nhưng
phải quay về công đoạn trước đó để xem xét, kiểm tra sự thực hiện công đoạn hiện
thời do có nhiều vấn đề phát sinh bất thường trong phân tích thiết kế mới HTTT.
3. Các phương pháp tin học hoá.
Có 2 phương pháp cơ bản để ứng dụng tin học trong công tác quản lý :
 Phương pháp tin học hoá toàn bộ:
Tin học hoá tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn
tự độnghoá thay đổi cho cấu trúc cũ.
Ưu điểm : Các chức năng quản lý được tin học hoá một cánh triệt để nhất,
đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống.
Nhược điểm : Phương pháp này thực hiện lâu và khó khăn, đầu tư ban đầu
lớn, hệ thống không có tính mềm dẻovà sự kế thừa. Mặt khác, khi thay đổi hoàn
toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong hệ thống,
đây là một yếu tố tương đối khó vượt qua.
 Phương pháp tin học hoá từng phần:
Tin học hoá từng chức năng theo một trình tự nhất định theo yêu cầu của
từng bộ phận trong một tổ chức. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống
được thực hiện một cách độc lập với những phân hệ khác.
Ưu điểm : Thực hiện đơn giản, đầu tư ban đầu không lớn, phân hệ có tính
mềm dẻo vì sự phát triển của phân hệ này không ảnh hưởng đến các phân hệ khác,

dễ được những người làm việc trong hệ thống chấp nhận hơn so với việc tin học
hoá toàn bộ. Dễ thích ứng với tình trạng vốn ít.
Nhược điểm : Tính nhất quán không cao trong toàn hệ thống, do vậy không
tránh khỏi việc dư thừa và trùng lặp thông tin.
Trên thực tế, người ta thường áp dụng cả 2 phương pháp nhằm giảm thiểu
những nhược điểm của từng phương pháp. Tuy vậy, phải tính đến sự phf hợp của
23
từng phương pháp với trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạt động và
tiềm năng tài chính của tổ chức đó.
V. Một số phương pháp phân tích hiệu quả kinh tế của dự án phát triển một
HTTTQL.
1. Đánh giá đa tiêu thức.
Việc đánh giá có quy trình như sau:
- Xác định tất cả các tiêu thức cần đánh giá ( chung cho các phương án ), tuy
nhiên sẽ có tiêu thức được ưu tiên.
- Xác định trọng số cho từng tiêu thức ( chung cho các phương án ), coi tất cả
các tiêu thức có trọng số là 100% thì mỗi tiêu thức có trọng số bao nhiêu tuỳ theo tầm
quan trọng.
- Xác định mức điểm cho mỗi tiêu thức ( cho từng phương án cụ thể ), điểm
cho một tiêu thức nên dao động trong khoảng [-n, +n] nào đó, tiêu thức ưu tiên hơn
thì điểm (+) cao hơn và ngược lại đến điểm (-n).
- Nhân điểm của tiêu thức với trọng số thì được nhân điểm của tiêu thức đó.
Sau đó cộng lại thành tổng số điểm cho phương án đó, có bao nhiêu phương án thì có
nhiêu tổng số điểm, từ cơ sở này người thiết kế đánh giá và lựa chọn phương án hiệu
quả nhất. Kết quả tính toán trên bảng.
2. Phân tích chi phí - lợi ích.
Xác định các khoản mục chi phí.
+ Chi phí về nhân lực
+ Chi phí về phần cứng, phần mềm
+ Chi phí về văn phòng phẩm và thông tin đầu vào

+ Chi phí cho chuẩn bị mạng
+ Chi phí chung
+ Chi phí khác
24
- Xác định tổng chi phí cho dự án ( gồm chi phí cố định 20% và tổng chi
phí biến động khoảng 80% tổng chi phí cho dự án ).
Xác định các khoản mục lợi ích:
+ Phải lượng hoá lợi ích về một đơn vị đo ( giá trị ) sao cho lợi ích bù đắp
được chi phí và có hiệu quả.
+ Tăng thu nhập.
+ Tránh được các thất thoát.
+ Giảm các chi phí.
+ So sánh chi phí – lợi ích để xác định HTTT có hiệu quả hay không,
thông qua bảng.
Tính chênh lệch mỗi phương án = Tổng lợi ích - Tổng chi phí
trong n năm trong n năm
Nếu chênh lệch càng lớn thì hoạt động ngày một hiệu quả.
VI.Tổ chức cơ sở dữ liệu (csdl) và quản trị cơ sở dữ liệu (qtcsdl)
1. Cơ sở dữ liệu.
1.1. Khái niệm.
CSDL là một tập hợp dữ liệu được tổ chức đặc biệt và được lưu trữ trên các
thiết bị nhớ của máy tính nhằm cung cấp thông tin cho những người sử dụng khác
nhau. Việc quản lý tập hợp dữ liệu này do một chương trình máy tính tự động thực
hiện. Một CSDL có các chức năng sau :
- Có khả nămg lưu trữ và nhập thêm thông tin.
- Có thể cập nhật được dữ liệu.
- Có khả năng cung cấp thông tin cho người sử dụng.
1.2.Kho dữ liệu.
- Trong mỗi HTTT đều có những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một
cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm được nhanh chóng những dữ liệu cần thiết.

25