Tin học hóa công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các ngân hàng thương mại quốc doanh và hệ thống ngân hàng việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (699.42 KB, 110 trang )
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
Lời nói đầu
Trong thời gian thực tập vừa qua tại Cục công nghệ tin học Ngân hàng đợc sự
chỉ đạo tận tình của thầy giáo hớng dẫn Bùi thế Ngũ cùng các thầy, cô giáo trong
khoa Toán kinh tế và sự hớng dẫn của các anh, chị tại phòng kỹ thuật phần mềm
Cục công nghệ tin học Ngân hàng. Tại đây em đà nghiên cứu, học hỏi và hoàn thành
luận văn tốt nghiệp.
Đợc sự đồng ý của thầy giáo Bùi thế Ngũ em đà chọn đề tài cho luận văn tốt
nghiệp của mình, đề tài: Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các
Ngân hàng thơng mại quốc doanh và hệ thống Ngân hàng Việt nam .
Vốn huy động tiết kiệm là một bộ phận của huy động vốn, nó góp phần tận
dụng số tiền nhàn rỗi trong dân c và các tổ chức kinh tế, xà hội khác để phục vụ cho
các hoạt động kinh doanh. Tuy kh«ng chiÕm tØ träng cao trong trong tổng nguồn vốn
nhng nó là một bộ phận không thể thiếu đợc trong hệ thống huy động vốn. Ngoài ý
nghĩa kinh tế nó còn góp phần làm thay đổi thói quen của của đa bộ phận dân c đó là
thích tích luỹ hơn là góp phần đầu t xây dựng đất nớc. điều này có ý nghĩa rất quan
trọng vì số tiền nhàn rỗi trong dân c rất lớn (theo con số thống kê năm 1999 thì
khoảng hơn 1,2 tỷ USD) trong khi đất nớc lại rất cần có vốn ®Ĩ phơc vơ cho ph¸t
triĨn kinh tÕ x· héi.
Tin häc hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thơng mại
quốc doanh nói riêng và cho hệ thống Ngân hàng Việt nam nói chung là một vấn đề
luôn đợc ngành Ngân hàng quan tâm nghiên cứu, ứng dụng, phát triển và hoàn thiện
trong nhiều năm gần đây, bởi công tác này là không thể thiếu cho bất kỳ một Ngân
hàng nào muốn huy động vốn đợc tốt để phục vụ cho việc kinh doanh tiền tệ.
Trên cơ sở đó em đà hoàn thành đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp với nội
dung chính nh sau:
Chơng i : Một số phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin.
Chơng này có nội dung chính là tìm hiểu cách tiếp cận, nghiên cứu và phát triển một
hệ thống thông tin quản lý.
Chơng II : Công tác khảo sát và một số vấn đề chung về đề tài.
Chơng chia làm hai phần. Phần một có nội dung chính là giới thiệu chung về tình
hình ứng dụng tin học ở cơ quan qua đó phân tích những mặt đợc và cha đợc của hệ
thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm hiện nay mà cơ quan đang sử dụng. Chơng
hai có nội dung chính là tìm hiểu về quy trình nghiệp vụ của bài toán tin học quản lý
này.
Chơng III: phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm.
Chơng này có nội dung chính là phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin, từ
đó ta sẽ xây dựng cơ sở dữ liệu và giải thuật cho bài toán. Sau đó, là trình bày cách
thức cài đặt hệ thống thông tin quản lý phục vụ cho bài toán.
Nguyễn Tµi Cêng
1
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
Do thời gian nghiên cứu còn hạn hẹp, hơn nữa trình độ còn có hạn cho nên em
chắc rằng sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong rằng các thầy, cô chỉ rõ
những thiếu sót cho em, sao cho đề tài ngày càng đi sâu hơn vào thực tế, khắc phục
đợc những thiếu sót và phát huy những mặt mạnh để ứng dụng vào tình hình thực tế
của cơ quan hiện nay và trong tơng lai sau này.
Em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo hớng dẫn Bùi Thế Ngũ cùng các
thầy cô trong khoa Toán kinh tế và các anh, chị ở phòng kỹ thuật phần mềm Cục
công nghệ tin học Ngân hàng đà giúp đỡ và dìu dắt em hoàn thành Luận văn tốt
nghiệp đại học này.
Em xin chân thành cảm ơn thầy!
Hà nội, ngày 5 tháng 6 năm 2000
Nguyễn Tài Cờng
2
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
Mục lục
Lời nói đầu....................................................................................................................................................................1
Mục lục..........................................................................................................................................................................3
Chơng I.....................................................................................................................................................................7
Một số Phơng pháp luận nghiên cứu...................................................................................................................7
hệ thống thông tin..............................................................................................................................................7
I. Thông tin và hệ thống thông tin...............................................................................................................7
1. Thông tin..............................................................................................................................................7
1.1. Tầm quan trọng của thông tin ở đầu thế kỷ 21.......................................................................7
1.2. Thông tin là gì ?.........................................................................................................................7
1.3. Tính chất của thông tin.............................................................................................................8
1.3.1. Độ cứng của thông tin. ........................................................................................................8
1.3.2. Độ phong phú......................................................................................................................8
2. Quản lý tổ chức dới góc độ thông tin..................................................................................................8
2.1. Hệ thống quản lý........................................................................................................................8
2.2. Thông tin quản lý........................................................................................................................9
2.2.1. Khái niệm...........................................................................................................................9
2.2.2. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định..................................................10
2.2.3. Tiêu chuẩn chất lợng của thông tin quản lý......................................................................10
2.2.4. Các nguồn thông tin từ ngoài với hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm.........................11
3. Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức...........................................................................11
4. Thông tin và công tác quản lý...........................................................................................................12
5. Hệ thống thông tin (HTTT).............................................................................................................13
5.1. Khái niệm.................................................................................................................................13
5.2. Các yếu tố cấu thành HTTT....................................................................................................13
Sau đây là mô hình các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm:...............13
5.3. Phân loại HTTT trong một tổ chức..........................................................................................14
5.4. Mô hình biểu diễn HTTT.......................................................................................................14
II. hệ thống thông tin quản lý.....................................................................................................................15
1. Các quan hệ của thông tin quản lý....................................................................................................15
1.1. Thông tin quản lý với các bộ phận trong tổ chức......................................................................15
1.2. Sự phát triển của thông tin quản lý...........................................................................................15
2. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý......................................................................................16
2.1. Luồng thông tin vào..................................................................................................................16
2.2. Luồng thông tin ra.....................................................................................................................16
3. Giá trị của hệ thống thông tin quản lý.............................................................................................17
3.1. Giá trị của một thông tin quản lý..............................................................................................17
3.2. Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý..............................................................................17
4. Mô hình hệ thống thông tin quản lý...............................................................................................17
III. Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý.................................................................................18
1. Nghiên cứu thực tế............................................................................................................................18
2. Xây dựng các sơ đồ..........................................................................................................................18
3. Hợp thức hoá.......................................................................................................................................19
4. Xây dựng mô hình logic dữ liệu....................................................................................................20
5. Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu...................................................................................................20
IV. các bớc phát triển một htttql..................................................................................................................20
1. Lý do để phát triĨn mét HTTQL....................................................................................................20
2. C¸c bíc ph¸t triĨn mét HTTTQL......................................................................................................20
3. C¸c phơng pháp tin học hoá...............................................................................................................22
V. Một số phơng pháp phân tích hiệu quả kinh tế của dự án phát triển một HTTTQL..........................23
1. Đánh giá đa tiêu thức.........................................................................................................................23
2. Phân tích chi phí - lợi ích.............................................................................................................23
Nguyễn Tài Cờng
3
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
VI. tổ chức cơ sở dữ liệu (csdl) và quản trị cơ sở dữ liệu (qtcsdl)..........................................................24
1. Cơ sở dữ liệu....................................................................................................................................24
1.1. Khái niệm................................................................................................................................24
1.2. Kho dữ liệu..............................................................................................................................24
1.3. Ngân hàng dữ liệu..................................................................................................................24
1.4. Quản lý dữ liệu.........................................................................................................................25
1.5. Mô hình dữ liệu......................................................................................................................25
2. Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu. ...........................................................................................25
2.1. Yêu cầu của việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu.......................................................25
2.2. Các bớc thiết kế cơ sở dữ liệu ...............................................................................................26
2.2.1. Xây dựng lợc đồ khái niệm.............................................................................................26
2.2.2. Xây dựng lợc đồ cơ sở dữ liệu........................................................................................26
2.3. Thiết lập mô hình dữ liệu một thực thể...............................................................................27
Tên thực thể.................................................................................................................................................................27
2.4. Thiết lập cơ sở dữ liệu chỉ chứa một bảng...........................................................................27
2.5. Mối quan hệ giữa các bảng.......................................................................................................28
2.5.1. Mèi quan hÖ mét - mét.....................................................................................................28
2.5.2. Mèi quan hÖ mét - nhiều................................................................................................28
2.5.2.1. Mô hình với mối quan hệ một - nhiều ..................................................................28
2.5.2.2. Tạo lập cơ sở dữ liệu với mối quan hƯ mét - nhiỊu .............................................29
2.5.3. Mèi quan hƯ nhiỊu - nhiều ...........................................................................................29
2.5.3.1. Mô hình với mối quan hệ nhiều - nhiều ..............................................................29
2.5.3.2. Tạo lập cơ sở dữ liệu với mối quan hệ nhiều - nhiều ..........................................29
3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu...............................................................................................................29
3.1. Khái niệm.................................................................................................................................29
3.2. Các chức năng của HQTCSDL..................................................................................................30
4. HQTCSDL Microsoft Access 97 & ngôn ngữ lập trình Visual basic 6.0......................................30
Chơng II.................................................................................................................................................................31
Công tác khảo sát và Một số vấn đề chung về đề tài..................................................................................31
I. hệ thống Ngân hàng viƯt nam hiƯn nay...............................................................................................31
1. Giíi thiƯu chung..............................................................................................................................31
2. Cơc c«ng nghƯ tin học Ngân hàng...............................................................................................32
3. Hệ thống Ngân hàng thơng mại quốc doanh ở nớc ta hiện nay.......................................................32
3.1. Loại hình doanh nghiệp..........................................................................................................32
3.2. Lĩnh vực hoạt động của các Ngân hàng Thơng mại quốc doanh. ........................................32
3.3. Cơ cấu tổ chức trong các Ngân hàng Thơng mại quốc doanh...............................................33
3.4. Mô hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thơng mại quốc doanh...............................33
4. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại các Ngân hàng thơng mại quốc doanh hiện nay...35
II. Nghiệp vụ quản lý tiền gửi tiết kiệm tại các Ngân hàng thơng mại quốc doanh...............................36
1. Vai trò của huy động vốn tiết kiệm trong dân...............................................................................36
2. Quy trình kế toán gửi của hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm...................................................37
2.1. Tại bàn gửi tiết kiệm...............................................................................................................37
2.1.1. Quy trình nghiệp vụ kế toán giao dịch.........................................................................37
2.1.2. Quy trình nghiệp vụ kế toán cuối ngày........................................................................39
2.1.3. Một số vấn đề cần lu ý..................................................................................................40
2.2. Tại phòng kế toán......................................................................................................................40
III. phơng hớng phát triển chơng trình quản lý tiền gửi tiết kiệm..........................................................41
1. Nhận xét chung về chơng trình quản lý tiền gửi tiết kiệm mà các Ngân hàng thơng mại quốc
doanh sử dụng. ......................................................................................................................................41
1.1. Đặc điểm chung.....................................................................................................................41
1.2.Ưu điểm......................................................................................................................................41
1.3. Nhợc điểm................................................................................................................................41
2. Phơng hớng phát triển chơng trình quản lý tiền gửi tiết kiệm.......................................................42
2.1.Phơng hớng chung......................................................................................................................42
2.2. Tổ chức hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm mới..................................................................42
Chơng III................................................................................................................................................................44
Nguyễn Tài Cờng
4
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm................................................................................................44
I. Phân tích hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm....................................................................44
1. Mô hình hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm tại các Ngân hàng thơng mại quốc doanh.............44
2. Phân tích hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiÕt kiƯm..............................................................45
2.1. Ph©n tÝch chung......................................................................................................................45
2.2. Ph©n tÝch sù lu chun thông tin tại các bàn gửi tiết kiệm..................................................45
2.2.1. Đầu ngày..........................................................................................................................45
2.2.2. Trong ngày.......................................................................................................................46
2.2.3. Cuối ngày.........................................................................................................................46
2.3. Phân tích sự lu chuyển thông tin tại phòng kế toán..............................................................47
3. Các sơ đồ luồng dữ liệu. ..................................................................................................................47
3.1. Sơ đồ khung cảnh.....................................................................................................................48
3.2. Sơ đồ ngữ cảnh.........................................................................................................................48
3.3. Sơ đồ luồng thông tin...............................................................................................................49
3.4. Sơ đồ luồng dữ liệu.................................................................................................................50
3.4.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0............................................................................................50
3.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1..............................................................................................51
3.5. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu quản lý tiết kiệm..............................................................................51
II. thiết kế, xây dựng cơ sở dữ liệu.........................................................................................................53
1. Yêu cầu việc thiết kế cơ sở dữ liệu...............................................................................................53
2. Luồng dữ liệu vào và dòng thông tin ra...........................................................................................53
2.1. Luồng dữ liệu vào....................................................................................................................54
2.1.1. Sổ tiết kiệm có kỳ hạn....................................................................................................54
2.1.2. Sổ tiết kiệm không kỳ hạn..............................................................................................55
2.2. Dòng thông tin ra......................................................................................................................56
2.2.1. Mẫu báo cáo tình hình huy động vốn tiết kiệm...........................................................56
2.2.2. Mẫu sao kê chi tiết khách hàng.......................................................................................57
3. Thiết kế cơ sở dữ liệu.....................................................................................................................59
3.1. Bớc 1..........................................................................................................................................59
3.2. Bớc 2..........................................................................................................................................59
3.3.Bớc 3...........................................................................................................................................59
3.4.Bớc 4 và 5...................................................................................................................................60
3.5. Bớc 6..........................................................................................................................................61
3.6. Bớc 7..........................................................................................................................................67
III. Xây dựng sơ đồ khối thuật toán tổng quát.........................................................................................67
1. Thuật toán đăng nhập mật khẩu......................................................................................................68
2. Thuật toán đổi mật khẩu.................................................................................................................69
3. Thuật toán xử lý đầu ngày tại bàn gửi.............................................................................................70
3.1.Thuật toán 3.1............................................................................................................................71
4. Thuật toán nhập chứng tõ gưi tiỊn...................................................................................................72
4.1. Tht to¸n 4.1...........................................................................................................................73
5. Tht to¸n nhËp chøng tõ rót tiỊn:...................................................................................................74
5.1. Tht to¸n 5.1. .........................................................................................................................75
5.2. Tht to¸n 5.2...........................................................................................................................76
IV. thiết kế chơng trình............................................................................................................................77
1. Yêu cầu với hệ thống mới..................................................................................................................77
2. Tổ chức chơng trình quản lý tiền gửi tiết kiệm............................................................................78
3. Thiết kế các giao diện vào/ra.........................................................................................................79
3.1. Hệ thống thực đơn...................................................................................................................79
3.1.1. Thực đơn chính..............................................................................................................79
3.1.2. Thực đơn hệ thống.........................................................................................................79
3.1.3. Thực đơn giao dịch.........................................................................................................80
3.1.4. Thực đơn thông tin chung...............................................................................................80
3.1.5. Thực đơn thông tin về bàn gửi.......................................................................................81
3.1.6. Thực đơn in báo cáo, sao kê..............................................................................................81
4. Mét sè form chÝnh............................................................................................................................82
Ngun Tµi Cêng
5
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
4.1. Form th«ng tin sỉ tiÕt kiƯm....................................................................................................82
4.2. Form gưi tiÕt kiệm. .................................................................................................................82
4.3. Form rút tiết kiệm...................................................................................................................83
5. Mẫu báo cáo đầu ra..........................................................................................................................84
5.1. Báo cáo tình hình huy động vốn.............................................................................................84
5.1. Sao kê phát sinh lÃi nhập gốc.....................................................................................................85
V. Giải pháp kỹ thuật cho hệ thống...........................................................................................................85
1. Giải pháp về phần mềm..................................................................................................................85
2. Giải pháp về phần cứng....................................................................................................................86
Kết luận......................................................................................................................................................................88
Tài liệu tham khảo......................................................................................................................................................89
Phụ lục chơng trình.......................................................................................................................................................1
MÃ lệnh Form Cập nhật kỳ hạn..................................................................................................................................10
MÃ lệnh Form đăng nhập mật khẩu.....................................................................................................................27
MÃ lệnh Form cập nhật lÃi suất.................................................................................................................29
MÃ lệnh Form đăng nhập thêm ngời sử dụng..................................................................................................32
Nguyễn Tài Cờng
6
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
Chơng I
Một số Phơng pháp luận nghiên cứu
hệ thống thông tin.
I.
Thông tin và hệ thống thông tin.
1.
Thông tin.
1.1. Tầm quan trọng của thông tin ở đầu thế kỷ 21.
Có hai nét đặc trng cơ bản nổi bật của thời kỳ đầu thế kỷ 21: sự biến đổi trên phạm
vi toàn cầu với tốc độ cao và sức mạnh mới trỗi dậy của các cơ quan thông tin. Thay
đổi mau chóng trong quan hệ quốc tế, toàn cầu hoá kinh doanh, vẽ lại biên giới
chính trị, tạo ra những tổ hợp thơng mại đồ sộ là các động lực thúc đẩy sự biến đổi
toàn cầu. Một số cơ quan dựa trên thông tin thu đợc lợi nhuận rất cao và đang trỗi
dậy mạnh mẽ. HÃng phần mềm Microsoft và Bill Gate, sù thèng lÜnh thÞ trêng vi xư
lý cđa h·ng Intel,... cho thấy rằng thông tin đà trở thành nền tảng cho sự lớn mạnh
của cơ quan. Ba giai đoạn phân biệt của quá trình khai hoá văn minh nhân loại đà đợc xác định và gần đây một giai đoạn thứ t nữa đang đợc đề cập đến sau ba giai
đoạn: nông nghiệp, cách mạng công nghiệp, xà hội thông tin, mà xà hội này tri
thức sẽ là điệp từ quan trọng đợc nhắc tới thờng xuyên. Còn trong giai đoạn xà hội
thông tin hiện nay, tầm quan trọng của thông tin ngày càng tăng lên đối với nền văn
minh của nhân loại, những từ hay đợc nhắc đến là dữ liệu và thông tin, các cơ
quan đều là những tổ chức bảo quản, xử lý và truyền tin.
1.2. Thông tin là gì ?
Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợc dùng lẫn lộn.
Đối víi mét ngêi, mét bé phËn cđa c¬ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là số
liệu hay tài liệu cho trớc. Thông tin là dữ liệu đà đợc xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện
dùng, có ý nghĩa và có giá trị đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết định... Dữ liệu
đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do ngời này bộ phận này phát ra
có thể đợc ngời khác bộ phận khác coi nh dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ
cho những mục đích khác. Đó là tại sao hai từ dữ liệu và thông tin có thể dùng thay
thế cho nhau.
Ta hiểu cách khác, thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới
về đối tợng đợc phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh.
Đối t-ợng đ-ợc
phản ánh
Nguyễn Tài Cờng
Phản ánh
Tri thức hóa
Chủ thể nhận
phản ánh
7
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
1.3. Tính chất của thông tin.
Thông tin luôn thay đổi. Hai khái niệm tiện dùng để mô tả tính chất thông tin là
độ cứng và độ phong phú của thông tin.
1.3.1. Độ cứng của thông tin.
Độ cứng của thông tin: là thớc đo khách quan của tính chính xác và mức độ tin
cậy của một mẩu tin.
Thông tin về thị trờng nh giá cổ phiếu, giá vàng, là cứng nhất vì chúng vì chúng
đo lờng một cách cực kỳ chính xác, các công bố về tài chính đà kiểm toán cũng khá
cứng. Mặc dù các nhà quản lý muốn dùng thông tin cứng nhng nhiều trờng hợp
không có mà dùng, vì vậy phải tìm kiếm nó từ nhiều nguồn khác nhau rồi luận giải
để khẳng định lại.
1.3.2. Độ phong phú.
Độ phong phú của thông tin: là thớc đo cho tính đa dạng của thông tin.
Thông tin phong phú nhất khi trao đổi mặt đối mặt, tài liệu toàn con số là dạng
thông tin nghèo nàn nhất. Độ phong phú của thông tin phụ thuộc vào thông tin liên
lạc.
2.
Quản lý tổ chức dới góc độ thông tin.
2.1. Hệ thống quản lý.
Ngời ta thêng coi bé nhí cđa c¬ quan gièng nh bộ nhớ của con ngời.
Thông tin vào
Bộ nhớ trong
Thông tin ra
Trao
đổi
Bộ nhớ ngoài
Trong cơ quan thờng có hai hệ thống phụ thuộc nhau đó là HT quản lý và HT bị
quản lý. Trong hệ thống quản lý tiết kiệm mối quan hệ của chúng đợc mô phỏng nh
hình I.1:
Nguyễn Tài Cêng
8
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
Thông tin vào
Thông
tin
trong
Phòng kế toán
Thông tin ra
Quyết
định
Bàn huy động
vốn
Hình I.1: Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống quản lý tiết
kiệm
Mọi chức năng của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đa ra các thông tin.
Nh vậy nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực.Tầm quan trọng của
thông tin đợc diễn đạt trong biểu thức:
Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định.
Để giảm chi phí lao động quản lý thì nên tự động hoá trong lao động thông tin.
Từ sơ đồ trên, ngời ta thấy rằng:
Lao động quản lý
=
Lao động thông tin + Lao động ra quyết định
(Làm việc có quy trình)
( Làm việc phi quy trình)
chiếm 90%
chiếm 10%
Để giảm chi phí lao động quản lý thì tổ chức nên tự động hoá trong lao động
thông tin, còn lao động ra quyết định là làm việc phi quy trình không chiếm phần
quan trọng.
2.2. Thông tin quản lý.
2.2.1. Khái niệm
Thông tin quản lý là những thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hoặc có ý
định dùng vào việc ra quyết định quản lý.
ý nghĩa của thông tin quản lý :
+ Những nhà quản lý khác nhau thì cần sử dụng những tập hợp thông tin quản
lý khác nhau.
+ Trong những khoảng thời gian khác nhau thì tập hợp thông tin quản lý có
khác nhau tức thông tin quản lý có tính biến động.
Nguyễn Tài Cêng
9
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
2.2.2. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định.
Có 3 cấp quyết định:
- Quyết định chiến lợc (strategic): Trả lời câu hỏi Làm gì ?, Mục đích ? để xác
định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống.
- Quyết định chiến thuật (tactic): Trả lời câu hỏi Cho ai ?, ở đâu ?, Khi nào ?, cụ
thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối đa và tối u nguồn lực.
- Quyết định tác nghiệp (Operational): Trả lời câu hỏi Làm nh thế nào?.
Các đặc trng thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định:
định
Quyết
Tính chất
thông tin
Tác
nghiệ
p
Chiến thuật
Chiến lợc
-Thông
đều đặn
tin -Phần lớn là th- -Thông tin có tính đột xuất
ờng kỳ
hoặc trong một khoảng
thời gian dài mới có quyết
Tần suất
định
- Có thể dự -Cã thĨ cã mét Th«ng tin kh«ng cã trong
tríc sè nét mới đặc dự kiến để ra quyết định
Khả năng dù kiÕn
th«ng tin
biƯt cđa th«ng míi.
kiÕn
tin
- Th«ng tin -Th«ng tin quá -Chủ yếu là thông tin dự
Thời điểm
quá khứ
khứ và hiện tại
đoán tơng lai
Nguồn
thông -100% thông -Phần lớn là -Phần lớn là thông tin
tin trong
thông tin trong ngoài (70%)
tin
(70%)
-Tính
cấu -Một số thông -Phần lớn thông tin có tính
tin có tính phi phi cÊu tróc
TÝnh cÊu tróc tróc rÊt cao
cÊu tróc
-Th«ng tin -Th«ng tin cã -Th«ng tin cã tÝnh chđ
rÊt chÝnh xác tính tơng đối, có quan là phần lớn
Độ chính xác
ý kiến chủ quan
-Rất chi tiết
-Thông tin mang Thông tin mang tính khái
tính tổng hợp
quát so sánh
Mức chi tiết
2.2.3. Tiêu chuẩn chất lợng của thông tin quản lý.
Có các tiêu chuẩn để đánh giá nh sau:
- Độ tin cậy: thông tin phải chính xác, xác thực.
Nguyễn Tài Cờng
10
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
- Thông tin phải đầy đủ: theo nghĩa đối với nhà quản lý.
- Thích hợp: tuỳ yêu cầu nhà quản lý.
- Dễ hiểu: thông tin không quá dài quá ngắn.
- Kịp thời: thông tin phải sốt dẻo.
- Giá trị: thông tin phải định đợc ra giá trị nhất định.
- Bảo mật: thông tin phải mang tính bảo mật cao.
2.2.4. Các nguồn thông tin từ ngoài với hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm.
Nhà nước và
cấp trên
LÃnh đạo
Thông tin
trong
Hệ thống qltk
Ngân hàng TM
.
Khách hàng
Ngân hàng TW
Các tổ chức huy
động vốn khác
Các tổ chức kinh doanh
tiền tệ
Các hình thức kinh
doanh mới mở của các
tổ chức khác: tiết kiệm
b-u điện, cổ phần.
HìnhI.2: Các nguồn thông tin ngoài của hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm
Các đầu mối thông tin ngoài là những tổng thể lớn, rất biến động, đồng thời đầu mối
thông tin ngoài không có trách nhiệm phải cung cấp thông tin cho hệ thống quản lý
tiết kiệm cho nên nó phải lựa chọn phơng pháp thích hợp để thu thập thông tin ngoài.
3.
Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức.
Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin một
cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần ứng dụng tin học và trong quá trình xử lý này,
những giai đoạn phát triển của xử lý thông tin:
- Giai đoạn khởi đầu:
Nguyễn Tài Cờng
11
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
Đây là giai đoạn đa máy tính và hoạt động trong tỉ chøc, chđ u g¾n liỊn øng
dơng tin häc và kế toán và tài chính. Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn, cán bộ
xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau.
- Giai đoạn lan rộng:
Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác đợc, các cán bộ chuyên môn
nghiệp vụ đà có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới, tuy
nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là cha chính xác (quá đề cao máy tính).
- Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát:
Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới IEMgr (Information Enable
Manager) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên phải đợc nâng
cao hơn trình độ quản lý thông tin.
- Giai đoạn tích hợp ứng dụng:
Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin và một chủ thể (lúc
này con ngời có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin).
- Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu:
Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra r»ng mäi ngêi trong tỉ chøc tiÕp cËn th«ng
tin và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải có tổ
chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại hình mạng.
- Giai đoạn hoàn chỉnh:
Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình
thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân viên
này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin giúp
cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn.
4.
Thông tin và công tác quản lý.
ã Các nhà quản lý đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra những sự biến chuyển
trong cơ quan. Vì vậy:
- Những ngời thiết kế hệ thống cần tìm hiểu các nhà quản lý sử dụng thông tin
nh thế nào ?.
- Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo hoàn cảnh ra sao?
- Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo trách nhiệm của họ ra
sao ?.
ã Sự thoả mÃn về thông tin của họ nh thế nào ?
Nói một cách khác, thông tinkhoảng cách quản lý (hay tổ chức) tìm kiếm rơi vào ba
mà ngời
Thông tin
phạm trù: thông tin về khoảng cách tới mục tiêu, thông tin để đặt mục tiêu và thông
Thành quả hiện nay
Thành quả muốn có
tin về sự chuyển biến.
Nguyễn Tài Cờng
12
Thông tin về sự chuyển biến, thông tin
ơng tiện để chuyển biến
là phư
Luận văn tốt nghiệp
5.
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
Hệ thống thông tin (HTTT)
5.1. Khái niệm.
HTTT là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập lu trữ
và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình
hình, lập kế hoạch đờng lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức.
5.2. Các u tè cÊu thµnh HTTT
HTTT cã thĨ hoµn toµn thđ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử,
HTTT còn có con ngời, các phơng tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý, các quy
tắc, thủ tục, phơng pháp mô hình toán học,... để xử lý dữ liệu, quản lý, sử dụng thông
tin.
Sau đây là mô hình các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm:
Các chứng từ
tiết kiệm
Thu thập thông
tin
L-u trữ thông tin
Xử lý thông tin
Phân phát thông
tin
Các báo cáo, sao kê về
tình hình huy động tiết
Hình 1. 2: Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin
Nếu không có HTTT thì một tổ chức chắc chắn sẽ không tồn tại đợc: Nó xử lý
thông tin và thành thông tin ra gắn liền với mục tiêu nào đó mà thực tế không có tổ
Nguyễn Tài Cờng
13
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
chức nào đứng vững đợc lại chẳng hề có thông tin ra nghĩa là không có HTTT, do
vậy HTTT giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức không thể độc lập
hoàn toàn với HTTT
5.3. Phân loại HTTT trong một tổ chức.
Theo mô hình chính thức - phi chính thức:
+ HTTT chính thức: là những HTTT tồn tại theo quy định pháp lý hoặc tồn tại
theo thông lệ.
+ HTTT phi chính thức: là những hệ thống ghi chép, đánh giá năng lực cán bộ của
(một) vài ngời cán bộ.
Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra:
+ HTTT xử lý giao dịch.
+ HTTT quản lý.
+ HTTT trợ giúp ra quyết định.
+ Hệ chuyên gia.
+ HTTT tạo lợi thế cạnh tranh.
Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ:
+ HTTT tài chính.
+ HTTT Marketing.
+ HTTT quản trị nguồn nhân lực.
+ HTTT quản lý sản xuất.
+ HTTT văn phòng.
5.4. Mô hình biểu diễn HTTT.
- Mô hình logic: biểu diễn t tởng nhà quản lý là HTTT ấy làm gì?. Nghĩa là trả lời câu
hỏi (làm gì?), (mục đích?)
- Mô hình vật lý ngoài: Trả lời câu hỏi HTTT cho ai?, cung cấp thông tin ở đâu?, khi
nào ?
- Mô hình vật lý trong: trả lời câu hỏi HTTT xử lý nh thế nào?, mô hình này đợc hình
thành với kỹ thuật làm ra phức tạp.
Nguyễn Tài Cờng
14
Luận văn tốt nghiệp
II.
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
hệ thống thông tin quản lý
1. Các quan hệ của thông tin quản lý.
1.1. Thông tin quản lý với các bộ phận trong tổ chức.
Giai đoạn ngày nay là thời đại quản lý, thông tin sử dụng phần lớn trong thời đại
là thông tin quản lý. Hệ thống thông tin quản lý ( HTTTQL ) đảm bảo xử lý các
thông tin quản lý với hiệu quả cao nhất trong cơ quan.
Sơ đồ các mối quan hệ của thông tin quản lý trong hệ thống thông tin quản lý tiết
kiệm:
LÃnh đạo
Thông tin ra quyết định
Thông tin đà xử lý
Thông tin vào
Phòng kế toán
Thông tin ra
Thông tin thu thập
Đầu vào
Bàn huy động vốn
Đầu ra
Hình 1.3: Mối quan hệ của thông tin trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm.
- LÃnh đạo: là nơi ban hành quyết định
- Hệ thống tác nghiệp: là nơi thực hiện các hoạt động chính của toàn bộ hệ thống.
- Hệ thống thông tin quản lý: Bộ phận liên kết giữa lÃnh đạo và hệ thống tác nghiệp.
Công việc cụ thể của nó là thu thập, xử lý, lu trữ, truyền tin trong toàn bộ hệ thống.
1.2.
Sự phát triển của thông tin quản lý.
- Quy mô phát triển của lÃnh đạo và HTTTQL thì hầu nh không thay đổi so với
quy mô phát triển của hệ thống tác nghiệp. LÃnh đạo và HTTTQL liên tục phát triển
về chất nên cần sự phát triển của khoa học kỹ thuật do đó nhu cầu về thông tin quản
lý ngày càng cần thiết.
- Để tạo ra những thông tin quyết định đóng góp vào nó có hai phần: lao động lÃnh
đạo và lao động thông tin phục vụ cho việc ra quyết định, lao động lÃnh đạo là nghệ
thuật phi quy trình chiếm 10%, lao động quyết định chiếm 90% và đại bộ phận là lao
động có quy trình.
Nguyễn Tài Cêng
15
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
- Tû lƯ lao ®éng sèng cđa HTTT víi lao động sống của hệ thống tác nghiệp ngày một
cao.
2.
Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý.
HTTTQL đợc tổ chức theo lối phân cấp từ trên xuống dới. Thông tin đợc tổng
hợp đa từ dới lên và quyết định đợc đa từ trên xuống, thông qua hệ thống thông tin
phục vụ.
2.1. Luồng thông tin vào.
Luồng thông tin vào này bao gồm cả thông tin định hớng của hệ thống cấp trên và
thông tin trao đoỏi với môi trờng ngoài. Mỗi bộ phận có lợng thông tin lớn và đa dạng
cần phải xử lý.
Các thông tin cần phải xử lý có thể chia ra làm 3 loại:
- Các thông tin luân chuyển : Loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày của
hệ thống. Khối lợng của thông tin này lớn nên đòi hỏi phải có sự xử lý nhanh và kịp
thời.
-
Các thông tin tổng hợp định kỳ : Là thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp dới
báo cáo lên cấp trên. những thông tin thu thập này là thông tin đợc ghi chép trực tiếp
từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành.
- Các thông tin dùng để tra cứu : Là các thông tin dùng chung trong hệ thống, tồn tại
trong một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi, đợc dùng để tra cứu trong việc xử
lý các thông tin luân chuyển và các thông tin tổng hợp.
2.2. Luồng thông tin ra.
Thông tin ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu
quản lý cụ thể. Đầu ra của HTTTQL thờng là các thông tin kết quả và các thông tin này
mang tính chất định kỳ theo thoừi gian.
Các thông tin cần phải xử lý có thể chia làm 2 loại:
- Thông tin đà xử lý: nhằm cô đọng, tổng hợp, chọn lọc, làm phong phú thêm cho
thông tin... Cung cấp cho lÃnh đạo khi ra những quyết định quản lý.
- Thông tin ra quyết định : là các thông tin do hệ thống lÃnh đạo ban hành, đợc
chuyển qua hệ thống thông tin quản lý để nhân bản, cụ thể hoá thành nhiệm vụ chun
xng cho hƯ thèng thõa hµnh.
Ngun Tµi Cêng
16
Luận văn tốt nghiệp
3.
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
Giá trị của hệ thống thông tin quản lý.
3.1. Giá trị của một thông tin quản lý.
Tự thân thông tin không có giá trị, thông tin chỉ có giá trị khi đợc các nhà quản lý
sử dụng để tiện cho việc ra quyết định và thực hiện các quyết định này mang lại hiệu
quả nào đó.
Giá trị của một thông tin quản lý bằng chênh lệch giữ kết quả thực hiện tốt phơng
án của quyết định nhờ sử dụng thông tin đó với trung bình kết qủa thực hiện của các
phơng án.
3.2. Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý.
- Hầu hết các hệ thống thông tin đều đợc gọi là hệ thống thông tin quản lý bởi vì
nó phục vụ cho công tác quản lý.
- Giá trị của hệ thống thông tin quản lý là sự biểu hiện bằng tiền của tổng những
thiệt hại rủi ro tránh đợc và của tổng những tận dụng cơ hội nhờ có hệ thống thông
tin quản lý.
4.
Mô hình hệ thống thông tin quản lý.
Để tổ chức tốt các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các Modul dữ liệu,
bao gồm:
ã Các Modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin lân chuyển :
Do lợng thông tin này lớn, đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác nên khi xây
dựng cần phải quan tâm đến các yêu cầu :
- Tổ chức màn hình hợp lý, giảm thao tác ngời sử dụng.
- Nắm vững thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật.
- Tự động nạp những giá trị đà biết và các giá trị lặp lại.
Kiểm tra xác định nhanh các sai sót khi nhập liệu và thông báo cho ngời sử dụng
biết.
ã Các Modul cập nhật thông tin tra cứu :
- Các thông tin tra cứu đợc dùng chung trong hệ thống trong một thời gian dài. Nó
đợc cập nhật không thờng xuyên, do đó việc tổ chức các Modul này cần đảm bảo để
dễ tra cứu nhất.
ã Các Modul lập bảng biểu, báo cáo :
- Các Modul này đợc thiết kế dựa trên hệ thống các mẫu biểu, báo cáo theo quy
định cđa hƯ thèng.
Ngun Tµi Cêng
17
Luận văn tốt nghiệp
III.
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
Việc phân tích thiết kế bao gồm 5 bớc sau đây:
1.
-
Nghiên cøu thùc tÕ.
Pháng vÊn:
+
ChuÈn bÞ pháng vÊn: Ngêi pháng vÊn phải lập danh sách những ngời đợc
phỏng vấn và trật tù pháng vÊn. Nhãm pháng vÊn thêng gåm hai ngêi: mét lµ ngêi trùc tiÕp pháng vÊn, hai lµ ngêi trợ lý cho ngời thứ nhất, công cụ phỏng vấn là
các bảng câu hỏi.
+
Tiến hành phỏng vấn: tại vị trí làm việc của ngời đợc phỏng vấn, thời
điểm nên sau 30 phút bắt đầu làm việc của họ, thời gian phỏng vấn khoảng 1 giờ
đến 1,5 giờ, thái độ phỏng vấn khiêm tốn.
+
Tổng hợp kết quả phỏng vấn: Bảng kết quả phỏng vấn gồm các phích dữ
liệu, phích xử lý, bảng kê dữ liệu, bảng nhiệm vụ.
Ngoài ra còn có các phơng pháp sau để thu thập thông tin:
- Tra cứu tài liệu.
- Phiếu hỏi
- Quan sát.
2.
Xây dựng các sơ đồ.
Sơ đồ luồng thông tin ( ICD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các dòng thông tin,
các kho dữ liệu, thời điểm phát sinh các dữ liệu.
Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các kho dữ liệu các
luồng thông tin, c¸c xư lý nhng ë møc logic ( kh¸c víi sơ đồ ICD là không có trong
sơ đồ mục thời gian, không gian, nơi làm việc, ai làm ).
Sơ đồ luồng dữ liệu gồm có các mức:
- Sơ đồ khung cảnh, sơ đồ ngữ cảnh: không cần kho dữ liệu, không cần cập nhật dữ
liệu.
- Sơ đồ mức cao: bắt đầu phân rà các xử lý.
Nguyễn Tài Cờng
18
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
Các mối quan hệ trong DFD:
DFD
Luồng thông tin
Kho dữ liệu
Sơ đồ
cấu
trúc dữ
liệu
(nếu có
nhiều
tệp)
Các
phích
kho
dữ
liệu
Xử lý
Các xử
lý cấp
cao
hơn
Thông tin cơ sở
Phích
kho dữ
liệu cơ
bản
Hình 1.4: Quan hệ của DFD với các bộ phận bên trong
Sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD )
-
Ví dơ vỊ mèi quan hƯ cđa 2 b¶ng SO_TKIEM & KY_HAN:
Tên tệp 1
*KY_HAN
MO_TA
......
Quan hệ một nhiều
Tên tệp 2
*SO_SO
3.
KY_HAN
........
.
Hợp thức hoá.
Mục đích :
- Đảm bảo cho mô hình ngoài thực sự đợc xây dựng từ mô hình khái niệm.
- Đảm bảo cho các dữ liệu do mô hình dữ liệu xây dựng có thể dùng đợc cho các
xử lý do mô hình đặt ra.
Các bớc tiến hành :
- Hợp thức hoá các thuộc tính.(đảm bảo cho mỗi thuộc tính có một nhiệm vụ, loại
bỏ các thuộc tính không dùng để định danh).
- Hợp thức hoá các đối tợng.(hợp thức hoá mọi thuộc tính của đối tợng đó).
Nguyễn Tài Cờng
19
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
- Hợp thức hoá các quan hệ.(hợp thức hoá mọi đối tợng mà nó liên hệ và mọi thuộc
tính mà nó mang).
4.
Xây dựng mô hình logic dữ liệu.
Mục đích :
- Xác định cách tổ chức logic của dữ liệu để thể hiện mô hình khái niệm đà hợp
thức hoá.
- Tối u hoá cách tổ chức này với yêu cầu xử lý.
Dùng công cụ mô hình quan hệ để chuyển mô hình cá thể sang mức logic theo quy
tắc :
- Một thuộc tính của mô hình cá thể chuyển thành một trờng của mức logic
- Một trờng của mô hình cá thể chuyển thành một bản ghi.
- Một quan hệ trong mô hình cá thể đợc chuyển thành một đối tợng.
5.
Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu.
Mục đích:
- Chia thành c¸c modul xư lý logic.
- Cã thĨ lËp c¸c modul chơng trình khi có xem xét đến các điều kiện vËt lý cơ thĨ.
IV.
c¸c bíc ph¸t triĨn mét htttql.
1. Lý do để phát triển một HTTQL
- HTTTQL có những vấn đề quản lý mới nảy sinh đòi hỏi phải có những thay đổi lớn,
yêu cầu thiết kế mới HTTTQL.
- HTTTQL cần những yêu cầu mới về nhiều lĩnh vực cần thiết phải thiết kế mới hệ
thống
- HTTTQL có những thay đổi về khoa học công nghệ cần thiết kế mới để hoạt động
hiệu quả hơn
- Nhà quản lý của HTTTQL có những chính sách mới đa ra nhằm thiết kế mới hệ
thống có chất lợng.
2. Các bớc phát triển một HTTTQL
Với những lý do thiết kế mới HTTTQL, các nhà quản lý và thiết kế HTTT đa ra
những dự toán tiến trình và lựa chọn những phơng án tối u nhất cho mỗi tiến trình đó
để thiết lập một HTTTQL mới u việt nhất, các công đoạn phân tích thiết kế đa đến
một HTTTQL tơng lai khá hiệu quả với những giai đoạn:
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu vỊ HTTT míi
Ngun Tµi Cêng
20
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
Nhằm mục đích cung cấp cho các nhà quản lý lÃnh đạo của các tổ chức những thông tin
để cho họ ra quyết định phát triển HTTT mới. Công đoạn này thể hiện đợc tính khả thi,
hiệu quả sơ bộ của HTTT sắp đợc thiết kế.
Các nhiệm vụ của giai đoạn:
- Lập kế hoạch đối với việc đánh giá yêu cầu
- Trình bày làm sáng tỏ những yêu cầu của HTTT mới
- Đánh giá tính khả thi của HTTT về tài chính, kỹ thuật, hiệu quả
Giai đoạn này chỉ nên xem xét trong hai tuần.
Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế HTTT mới.
Mục đích chính của công đoạn là phải hiểu cho rõ HTTT hiện có, tìm ra những nguyên
nhân thực sự về những yếu kém của HTTT hiện có để xác định rõ ràng buộc đối với
HTTT mới trong mối quan hệ với HTTT cũ:
- Nghiên cứu môi trờng của HTTT đang xem xét
- Nghiên cứu về HTTT hiện có mà cần có thay đổi thiết kế mới
- Chẩn đoán và đề xuất các yếu tố của giải pháp thiết kế mới
- Thay đổi đề xuất của dự án thiết kế mới.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic hệ thống mới.
Nhiệm vụ của công đoạn là xác định tất cả các yếu tố logic cấu thành nên HTTT mới
cho phép giải quyết những vấn đề mà HTTT mới đặt ra:
- Phải thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế xử lý cơ sở dữ liệu
- Thiết kế các dòng thông tin vào
- Hoàn thiện các tài liệu về HTTT mới.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án giải pháp.
Mục tiêu công đoạn là trình bày một số phơng án với góc độ khác nhau, với quan niệm
khác nhau để tìm phơng án tối u về HTTT mới:
- Xác định các ràng buộc về mặt tổ chức và mặt công nghệ thông tin đối với HTTT
- Xây dựng các phơng án giải pháp ( thiên về tối u tài chính kỹ thuật).
- Đánh giá các phơng án ( về hiệu quả, thời gian, tài chính,...).
Giai đoạn 5: ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi.
- ThiÕt kÕ chi tiÕt các giao diện vào/ra
Nguyễn Tài Cờng
21
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
- Thiết kế các phơng thức tơng tác với các phần tin học hoá HTTT.
- Thiết kế các thủ tục xử lý thủ công.
Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuËt.
- ThiÕt kÕ logic, thiÕt kÕ vËt lý trong.
- LËp trình
- Kiểm tra toàn bộ hệ thống sau khi thực hiện kỹ thuật hoàn thành.
- Hoàn thiện các tài liệu, hồ sơ về HTTT mới.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
- Chuyển đổi một số lĩnh vực, một số tình trạng của hệ thống mới.
- Đánh giá hoạt động của HTTT
Trong quá trình phân tích thì có thể khi thực hiện những công đoạn sau nhng phải
quay về công đoạn trớc đó để xem xét, kiểm tra sự thực hiện công đoạn hiện thời do có
nhiều vấn đề phát sinh bất thờng trong phân tích thiết kế mới HTTT.
3.
Các phơng pháp tin học hoá.
Có 2 phơng pháp cơ bản để ứng dụng tin học trong công tác quản lý :
ã Phơng pháp tin học hoá toàn bộ:
Tin học hoá tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự
độnghoá thay đổi cho cấu trúc cũ.
Ưu điểm : Các chức năng quản lý đợc tin học hoá một cánh triệt để nhất, đảm
bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống.
Nhợc điểm : Phơng pháp này thực hiện lâu và khó khăn, đầu t ban đầu lớn, hệ
thống không có tính mềm dẻovà sự kế thừa. Mặt khác, khi thay đổi hoàn toàn hệ
thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những ngời làm việc trong hệ thống, đây là một
yếu tố tơng đối khó vợt qua.
ã Phơng pháp tin học hoá từng phần:
Tin học hoá từng chức năng theo một trình tự nhất định theo yêu cầu của từng bộ
phận trong một tổ chức. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống đợc thực
hiện một cách độc lập với những phân hệ khác.
Ưu điểm : Thực hiện đơn giản, đầu t ban đầu không lớn, phân hệ có tính mềm
dẻo vì sự phát triển của phân hệ này không ảnh hởng đến các phân hệ khác, dễ đợc
những ngời làm việc trong hệ thống chấp nhận hơn so với việc tin học hoá toàn bộ.
Dễ thích ứng với tình trạng vốn ít.
Nguyễn Tài Cờng
22
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
Nhợc điểm : Tính nhất quán không cao trong toàn hệ thống, do vậy không tránh
khỏi việc d thừa và trùng lặp thông tin.
Trên thực tế, ngời ta thờng áp dụng cả 2 phơng pháp nhằm giảm thiểu những nhợc điểm của từng phơng pháp. Tuy vậy, phải tính đến sự phf hợp của từng phơng
pháp với trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính
của tổ chức đó.
V.
Một số phơng pháp phân tích hiệu quả kinh tế của dự án phát triển một
HTTTQL.
1.
Đánh giá đa tiêu thức.
Việc đánh giá có quy trình nh sau:
- Xác định tất cả các tiêu thức cần đánh giá ( chung cho các phơng án ), tuy nhiên sẽ
có tiêu thức đợc u tiên.
- Xác định trọng số cho từng tiêu thức ( chung cho các phơng án ), coi tất cả các tiêu
thức có trọng số là 100% thì mỗi tiêu thức có trọng số bao nhiêu tuỳ theo tầm quan
trọng.
- Xác định mức điểm cho mỗi tiêu thức ( cho từng phơng án cụ thể ), điểm cho một
tiêu thức nên dao động trong khoảng [-n, +n] nào đó, tiêu thức u tiên hơn thì điểm
(+) cao hơn và ngợc lại đến điểm (-n).
- Nhân điểm của tiêu thức với trọng số thì đợc nhân điểm của tiêu thức đó. Sau đó
cộng lại thành tổng số điểm cho phơng án đó, có bao nhiêu phơng án thì có nhiêu
tổng số điểm, từ cơ sở này ngời thiết kế đánh giá và lựa chọn phơng án hiệu quả
nhất. Kết quả tính toán trên bảng.
2. Phân tích chi phí - lợi ích.
Xác định các khoản mục chi phÝ.
+ Chi phÝ vỊ nh©n lùc
+ Chi phÝ vỊ phần cứng, phần mềm
+ Chi phí về văn phòng phẩm và thông tin đầu vào
+ Chi phí cho chuẩn bị mạng
+ Chi phí chung
+ Chi phí khác
- Xác định tổng chi phÝ cho dù ¸n ( gåm chi phÝ cè định 20% và tổng chi phí biến
động khoảng 80% tổng chi phí cho dự án ).
Xác định các khoản mục lợi ích:
Nguyễn Tài Cờng
23
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
+ Phải lợng hoá lợi ích về một đơn vị đo ( giá trị ) sao cho lợi ích bù đắp đợc chi
phí và có hiệu quả.
+ Tăng thu nhập.
+ Tránh đợc các thất thoát.
+ Giảm các chi phí.
+ So sánh chi phí lợi ích để xác định HTTT có hiệu quả hay không, thông qua
bảng.
Tính chênh lệch mỗi phơng án = Tổng lợi ích - Tổng chi phí
trong n năm trong n năm
Nếu chênh lệch càng lớn thì hoạt động ngày một hiệu quả.
VI.
tổ chức cơ sở dữ liệu (csdl) và quản trị cơ sở dữ liệu (qtcsdl)
1.
Cơ sở dữ liệu.
1.1. Khái niệm.
CSDL là một tập hợp dữ liệu đợc tổ chức đặc biệt và đợc lu trữ trên các thiết bị nhớ
của máy tính nhằm cung cấp thông tin cho những ngời sử dụng khác nhau. Việc
quản lý tập hợp dữ liệu này do một chơng trình máy tính tự động thực hiện.Một
CSDL có các chức năng sau :
- Có khả nămg lu trữ và nhập thêm thông tin.
- Có thể cập nhật đợc dữ liệu.
- Có khả năng cung cấp thông tin cho ngời sử dụng.
1.2.
Kho dữ liệu.
- Trong mỗi HTTT đều có những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ
chức sao cho có thể tìm kiếm đợc nhanh chóng những dữ liệu cần thiết.
1.3.
Ngân hàng dữ liệu.
- Nếu kho dữ liệu đợc đặt trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo
quản bởi chơng trình máy tính thì đợc gọi là Ngân hàng dữ liệu.
Cách tổng quát: Ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dùng máy tính điện tử để lu trữ,
quản lý tËp trung d÷ liƯu nh»m phơc vơ cho nhiỊu ngêi và nhiều mục đích quản lý khác
nhau. Theo ngôn ngữ mô hình dữ liệu, Ngân hàng dữ liệu là một tập hợp các cơ sở dữ
liệu có liên quan với nhau.
Ngun Tµi Cêng
24
Luận văn tốt nghiệp
-
Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý
1.4. Quản lý dữ liệu.
Một hệ thống thờng quản lý dữ liệu tác nghiệp tập trung trên một cơ sở dữ liệu hợp
nhất. Việc quản lý phải đảm bảo đợc vấn đề :
- Giảm lợng d thừa thông tin khi lu trữ.
- Có thể dùng chung một cơ sở dữ liƯu cho nhiỊu bé phËn trong cïng mét hƯ thèng và
sử dụng với nhiều mục đích khác nhau.
- Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu trong hệ thống. Dễ dàng bảo trì dữ liệu và trao
đổi dữ liệu với các hệ thống thông tin khác.
- Đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu bằng cánh áp dụng các biện pháp bảo vệ.
1.5. Mô hình dữ liệu.
Có nhiều kiểu mô hình dữ liệu:
- Mô hình dữ liệu quan hệ
- Mô hình dữ liệu phân cấp
- Mô hình dữ liệu E-R ( Entity-Relationship )
Hiện nay tất cả những hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều thờng dùng mô hình dữ liệu quan
hệ.
-
Mô hình dữ liệu quan hệ: Là một bản khắc hoạ cơ sở dữ liệu, nó chỉ ra các thực thể,
các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở
dữ liệu ấy.
+ Mô hình dữ liệu quan hệ giúp ngời sử dụng hiểu đợc cấu trúc, quan hệ ý nghĩa
của dữ liệu, điều đó rất cần thiết giúp họ hiểu đợc và lập cơ sở dữ liệu
+ Lập mô hình dữ liệu quan hệ là phần chính của thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy nhiên
phải có phơng tiện để tra cứu và truy vấn cơ sở dữ liệu đà thiết kế và tạo lập, trích rút
những dữ liệu cần thiết phục vụ cho nhà quản lý
2.
Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu.
2.1. Yêu cầu của việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu :
Đây là công việc quan trọng nhất. Là một cán bộ thiết kế, họ phải biết dữ liệu dùng để
làm gì ?. Muốn vậy phải nghiên cứu xem ngời sử dụng cơ sở dữ liệu trong tơng lai cần
trích rút những dữ liệu nào ( dới dạng các báo cáo nh thế nào ), sử dụng thờng xuyên cơ
sở dữ liệu ấy vào công việc gì ?
- Phác hoạ mô hình dữ liệu :
+ Trớc hết phải xác định các thực thể và thuộc tính của các thực thể.
Nguyễn Tài Cờng
25
