Ứng dụng CNTT nhằm nâng cao công tác quản lý văn bản đi tại xã Phú Thượng, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên bằng phần mềm điện tử- Ecxel

MỤC LỤC
MỤC LỤC.....................................................................................................................1
DANH MỤC HÌNH ẢNH...............................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................................ 4
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ, QUẢN LÝ VĂN
BẢN VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ.....................................................................................6
1.1. Khái quát chung về quản lý.......................................................................................6
1.1.1. Khái niệm và các cách tiếp cận.........................................................................6
1.1.2. Đặc điểm của quản lý.......................................................................................7
1.1.3. Mục tiêu quản lý.............................................................................................10
1.2. Giới thiệu chung về quản lý văn bản........................................................................12
1.2.1. Khái niệm văn bản..........................................................................................12
1.2.2. Quản lý văn bản..............................................................................................12
CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI UBND XÃ
PHÚ THƯỢNG............................................................................................................13
2.1. Giới thiệu về UBND xã Phú Thượng và sơ đồ cơ cấu tổ chức...................................13
2.1.1. Giới thiệu về UBND xã Phú Thượng..............................................................13
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của xã phú Thượng.................................................................14
2.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận......................................................15
2.2 Khảo sát thực trạng tại UBND xã Phú Thượng..........................................................19
2.2.1. Nhận xét về cách tổ chức và quản lý hiện nay................................................19
2.2.2. Phân tích quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi...........................................20
CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM – EXCEL VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI....28
3.1. Những ưu và nhược điểm của phần mềm EXCEL....................................................28
3.2. Giao diện phần mềm EXCEL..................................................................................28
3.3. Thiết kế chương trình..............................................................................................29
3.3.1. Xây dựng cơ sở dữ liệu...................................................................................29
3.3.2. Tạo vùng tham chiếu cho dữ liệu chương trình...............................................30
3.3.3. Tạo liên kết giữa các sheet (Hypelink)............................................................30
3.3.4. Lọc dữ liệu (Filter)..........................................................................................31
3.3.5. Các hàm được sử dụng trong chương trình.....................................................32

1


3.3.6. Tạo danh sách để tham chiếu “List Box”........................................................33
3.4. Chương trình quản lý văn bản đi.............................................................................34
3.4.1. Giao diện chính của chương trình...................................................................34
3.4.2. Quản lý văn bản đi năm 2017 trên Microsoft Excel.......................................35
3.4.3. Thống kê văn bản............................................................................................35
3.4.5. Thông tin, hướng dẫn......................................................................................36
KẾT LUẬN..................................................................................................................37
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................38

2


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1: Hình ảnh Uỷ ban nhân dân xã Phú Thượng..................................................16
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức tại UBND xã Phú Thượng...................................................17
Hình 2.3: Quy trình quản lý văn bản đi........................................................................24
Hình 2.4: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi tại UBND xã Phú Thương................................27
Hình 3.1: Hình ảnh và giao diện phần mềm.................................................................31
Hình 3.2: Tham chiếu các dữ liệu................................................................................33
Hình 3.3: Bảng liên kết các Sheet................................................................................35
Hình 3.4: Chức năng lọc dữ liệu..................................................................................35
Hình 3.5: Bảng để lọc các văn bản đi...........................................................................36
Hình 3.6: Bảng New Name..........................................................................................37
Hình 3.7: Bảng Data Validation...................................................................................38
Hình 3.8: Giao diện chính của quản lý văn bản đi của UBND xã Phú Thượng............39
Hình 3.9: Văn bản đi năm 2017 của UBND xã Phú Thượng.......................................39
Hình 4.1: Thống kê việc quản lý văn bản.....................................................................40

Hình 3.9: Thông tin hướng dẫn....................................................................................40
Hình 3.10: Văn bản được đưa vào hệ thống.................................................................41

3


LỜI NÓI ĐẦU
Lý do chọn đề tài:
Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay việc áp dụng công ngh ệ
thông tin vào trong công việc, học tập là rất hữu ích và cần thi ết. Trong lĩnh v ực
văn phòng việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý các công vi ệc như
nhân sự, tài chính, lịch làm việc, công văn, giấy tờ, … một cách nhanh g ọn và hi ệu
quả nhất. Tin học hóa trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao đ ộng c ủa
con người, tiết kiệm được thời gian với độ chính xác cao và tiện l ợi hơn so v ới
việc quản lý thủ công trước đây.
Ecxel là phần mềmxây dựng trên giao diện phần mềm dễ sử dụng, được thiết
kế và tích hợp trong một kiến trúc tổng thể, chia sẻ và phân quy ền ch ặt chẽ.
Ecxel phù hợp cho cả những doanh nghiệp có quy mô l ớn, nhiều phòng ban, chi
nhánh. Nó hỗ trợ nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm b ảo
tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin – tránh trùng l ặp và gi ảm
thiểu việc sử dụng và quản lý giấy tờ, tài liệu, ti ết ki ệm th ời gian l ưu tr ữ, tìm
kiếm và chi phí in ấn.
Với đợt thực tập cơ sở lần này, được sự đồng ý của các thầy cô b ộ môn, các th ầy
cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công ngh ệ thông tin
và Truyền thông Thái Nguyên cùng sự hướng dẫn tận tình của th ầy cô giáo và
cán bộ nhân viên tại Ủy ban nhân dân xã Phú Thượng, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái
Nguyên đã giúp em thực hiện đề tài: “Ứng dụng CNTT nhằm nâng cao công tác
quản lý văn bản đi tại xã Phú Thượng, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên b ằng
phần mềm điện tử- Ecxel”.
Vì kiến thức và kinh nghiệm của bản thân còn hạn hẹp nên trong quá

trình thực hiện đề tài không tránh khỏi những sai sót và khuy ết đi ểm. Em r ất
mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo, cán bộ nhân viên tại
UBND và các bạn sinh viên đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong su ốt quá
trình thực hiện đề tài này.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
4


- Đối tượng nghiên cứu là hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác quản lý
văn bản. Đó là việc xây dựng phần mềm, thu thập, l ưu tr ữ, tra c ứu tìm hi ểu khai
thắc thông tin, tổng kết đánh giá.
- Ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản là một lĩnh vực r ộng vì v ậy ph ạm vi
nghiên cứu của đề tài chủ yếu tập trung vào nghiên cứu và giải quy ết các v ấn đ ề
cơ bản và cần thiết trong công tác ứng dụng CNTT nhằm nâng cao công tác qu ản
lý văn bản đi tại UBND xã Phú Thượng, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.
Cấu trúc đề tài:
Kết cấu đề tài gồm 3 chương:
Chương I: Khái Quát chung về nghiệp vụ quản lý, quản lý văn bản và công c ụ
quản lý
Chương II: Khảo sát và phân tích thực trạng quản lý tại UBND xã Phú Thượng
Chương III: Ứng dụng phần mềm điện tử- Ecxel vào quản lý văn bản đi
Phương pháp nghiên cứu:
- Thu thập thông tin tại UBND xã Phú Thượng
- Quan sát trực tiếp các hoạt động soạn thảo, qu ản lý văn b ản đi của ng ười
thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản.
- Trao đổi với những người thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản đ ể tìm ra
những khó khăn, vướng mắc trong thực hiện công việc và tìm ra nh ững hướng
giải quyết mới.
- Ngoài ra còn tìm hiểu qua sách báo, internet và nh ững người có kinh

nghiệm trong ứng dụng CNTT.

5


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ, QUẢN LÝ VĂN
BẢN VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ
1.1. Khái quát chung về quản lý
1.1.1. Khái niệm và các cách tiếp cận
Quản lý là được định nghĩa là một công việc mà một người lãnh đạo học
suốt đời mà không thấy chán và cũng là sự khởi đầu của những gì h ọ nghiên c ứu.
Quản lý được giải thích như là nhiệm vụ của một người lãnh đạo th ực th ụ,
nhưng không phải là sự khởi đầu để họ triển khai công việc. Vậy suy cho cùng
quản lý là gì? Định nghĩa quản lý là yêu cầu tối thi ểu nhất của việc lý gi ải v ấn đ ề
quản lý dựa trên lí luận và nghiên cứu quản lý học.
Xét trên phương diện nghĩa của từ, quản lý thường được hiểu là chủ trì
hay phụ trách một công việc nào đó. Bản thân khái ni ệm quản lý có tính đa nghĩa
nên có sự khác biệt giữa nghĩa rộng và nghĩa hẹp. Hơn nữa do s ự khác bi ệt v ề
thời đại, xã hội, chế độ và nghề nghiệp nên quản lý cũng có nhiều gi ải thích, lý
giải khác nhau. Cùng với sự phát tri ển của phương thức xã hội hóa s ản xuất và
sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác bi ết về nh ận th ức và lý
giải khái niệm về quản lý càng trở nên rõ rệt.
Ngoài ra, còn có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý như:
- Quản lý là nghệ thuật nhằm đạt mục đích thông qua nỗ lực của người khác.
- Quản lý là hoạt động của các cơ quan quản lý nhằm đưa ra các quyết định.
- Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự
trong cùng một tổ chức.
- Quản lý là quá trình phối hợp các nguồn lực nhằm đạt được những mục đích
của tổ chức. Hoặc đơn giản hơn nữa, quản lý là sự có trách nhiệm về một cái gì đó…
Theo cách tiếp cận hệ thống, mọi tổ chức( cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị sự

nghiệp, doanh nghiệp…) đều có thể được xem như một hệ thống gồm hai phân hệ: chủ
thể quản lý và đối tượng quản lý. Mỗi hệ thống bao giờ cũng hoạt động trong môi
trường nhất định ( khách thể quản lý).
Từ đó có thể đưa ra khái niệm: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng
đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả
nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đề ra trong điều kiện môi
trường luôn biến động.
6


1.1.2. Đặc điểm của quản lý
Để làm rõ hơn bản chất của quản lý cần phải luận giải v ề đặc đi ểm c ủa
quản lý. Quản lý có những đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất: Quản lý là hoạt động mang tính tất yếu và phổ biến.
Tính tất yếu và phổ biến của hoạt động quản lý biểu hiện ở chỗ: Bản
chất của con người là tổng hòa các mối quan hệ xã h ội. Đi ều đó có nghĩa là con
người không thể tồn tại và phát triển nếu không quan hệ và hoạt đ ộng v ới
người khác. Khi con người cùng tham gia hoạt đ ộng v ới nhau thì t ất y ếu ph ải có
một “ ý chí điều khiển” hay là phải có tác nhân qu ản lý n ếu mu ốn đ ạt t ới tr ật t ự
và hiệu quả. Mặt khác, con người thông qua hoạt động đ ể th ỏa mãn nhu c ầu mà
nhu cầu thỏa mãn này lại phát sinh nhu cầu khác vì vậy con người ph ải tham d ự
vào nhiều hình thức hoạt động với nhiều loại hình tổ chức khác nhau. Chính vì
vậy, hoạt động quản lý tồn tại như một tất yếu ở mọi loại hình tổ ch ức khác
nhau trong đó tổ chức kinh tế chỉ là một trong những loại hình cơ bản của con
người.
Thứ hai: Hoạt động quản lý biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con
người.

Thực chất của quan hệ giữa con người với con người trong quản lý là quan

hệ giữa chủ thể quản lý ( người quản lý) và đối tượng quản lý ( người bị quản
lý).
Một trong những đặc trưng nổi bật của hoạt động quản lý so v ới các ho ạt
động khác là ở chỗ: các hoạt động cụ thể của con người là bi ểu hi ện của m ối
quan hệ giữa chủ thể ( con người) với đối tượng của nó ( là lĩnh v ực phi con
người). Còn hoạt động quản lý dù ở lĩnh vực hoặc cấp độ nào cũng là s ự bi ểu
hiện của mối quan hệ giữa con người với con người. Vì vậy, tác đ ộng qu ản lý
( mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý) có sự khác biệt so v ới tác đ ộng của
các hoạt động khác.
Thứ ba: Quản lý là tác động có ý thức
Chủ thể quản lý tác động tới đối tượng quản lý là những con người hi ện
thực để điều khiển hành vi, phát huy cao nhất ti ềm năng và năng lực c ủa h ọ
nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Chính vì vậy, tác động qu ản lý ( m ục
tiêu, nội dung và phương thức) của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý ph ải là
tác động có ý thức, nghĩa là tác động bằng tình cảm ( tâm lý), d ựa trên c ơ s ở tri
7


thức khoa học (khách quan, đúng đắn) và bằng ý chí ( th ể hi ện b ản lĩnh). Có nh ư
vậy chủ thể quản lý mới gây ảnh hưởng tích cực tới đối tượng quản lý.
Thứ tư: Quản lý là tác động bằng quyền lực
Hoạt động quản lý được tiến hành trên cơ sở các công cụ, ph ương ti ện và
cách thức tác động nhất định. Tuy nhiên, khác với các ho ạt đ ộng khác, ho ạt đ ộng
quản lý chỉ có thể tồn tại nhờ yếu tố quyền lực ( có thể coi quy ền lực là công c ụ,
phương tiện đặc biệt). Với tư cách là sức mạnh được thừa nhận, quy ền l ực là
nhân tố giúp cho chủ thể quản lý tác động tới đối tượng qu ản lý đ ể đi ều khi ển
hành vi của họ. Quyền lực được biểu hiện thông qua các quy ết đ ịnh qu ản lý, các
nguyên tắc quản lý, các chế độ, chính sách… Nhờ có quy ển lực mà chủ th ể qu ản
lý mới đảm trách được vai trò của mình là duy trì kỉ cương, kỉ lu ật và xác l ập s ự
phát triển ổn định, bền vững của tổ chức. Điều đáng lưu ý là cách th ức s ử d ụng

quyền lực của chủ thể quản lý có ý nghĩa quyết định tính chất, đặc đi ểm của
hoạt động quản lý, của văn hóa quản lý, đặc biệt là của phong cách qu ản lý.
Thứ năm: Quản lý là tác động theo quy trình
Các hoạt động cụ thể thường được tiến hành trên cơ sở những ki ến thức
chuyên môn, những kỹ năng tác nghiệp của nó còn hoạt động qu ản lý được ti ến
hành theo một quy trình bao gồm: Lập kế hoạch, tổ ch ức, lãnh đ ạo và ki ểm tra.
Đó là quy trình chung cho mọi nhà quản lý và mọi lĩnh v ực qu ản lý. Nó đ ược g ọi
là các chức năng cơ bản của quản lý và mang tính “ kỹ thu ật h ọc” c ủa ho ạt đ ộng
quản lý. Với quy trình như vậy, hoạt động quản lý được coi là một dạng lao đ ộng
mang tính gián tiếp và tổng hợp.Nghĩa là nó không trực ti ếp tạo ra s ản ph ẩm mà
nhờ thực hiện các vai trò định hướng, thiết kế, duy trì, thúc đẩy và đi ều ch ỉnh đ ể
từ đó gián tiếp tạo ra nhiều sản phẩm, mang lại hiệu lực và hiệu qu ả cho tổ
chức.

Thứ sáu: Quản lý là hoạt động để phối hợp các nguồn lực
Thông qua tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình mà hoạt động

quản lý mới có thể phối hợp các nguồn lực bên trong và bên ngoài tổ chức. Các nguồn
lực được phối hợp bao gồm: nhân lực, vật lực, tài lực và tin lực. Nhờ phối hợp các
nguồn lực đó mà quản lý trở thành tác nhân đặc biệt quan trọng trong việc tạo nên
hợp lực chung trên cơ sở những lực riêng, tạo nên sức mạnh chung tổng hợp trên cơ

8


sở những sức mạnh của các bộ phận nhằm hoàn thành mục tiêu chung một cách
hiệu quả mà từng cá nhân riêng lẻ hay các bộ phận đơn phương không thể đạt tới.

9

Thứ bảy: Quản lý nhằm hướng tới thực hiện mục tiêu chung
Hiệu quả của các hoạt động c ụ th ể được đo b ằng k ết qu ả cu ối cùng mà
nó mang lại nhằm th ỏa mãn nhu c ầu c ủa ch ủ th ể đ ến m ức đ ộ nào, còn ho ạt
động quản lý ngoài vi ệc th ỏa mãn nhu c ầu riêng c ủa ch ủ th ể thì đi ều đ ặc bi ệt
quan trọng là phải đáp ứng l ợi ích c ủa đ ối t ượng. Nó là ho ạt đ ộng v ừa ph ải
đạt được hiệu lực, vừa phải đạt được hi ệu qu ả.
Trong thực tiễn quản lý, không phải bao giờ mục tiêu chung cũng được
thực hiện một cách triệt để. Điều đó phụ thuộc vào điều ki ện kinh tế - xã h ội
của những giai đoạn lịch sử nhất định. Những xung đột về lợi ích giữa chủ th ể
quản lý với đối tượng quản lý thường xuyên tồn tại vì vậy, hoạt động quản lý xét
đến cùng là phải đưa ra các tác động đ ể nhằm khắc ph ục những xung đ ột ấy.
Mức độ giải quyết xung đột và thiết lập sự thống nhất về lợi ích là tiêu chí đ ặc
biệt quan trọng để đánh giá mức độ ưu việt của các mô hình qu ản lý trong th ực
tế.
thuật

Thứ tám: Quản lý là hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ
Tính khoa học của hoạt động quản lý thể hiện ở chỗ các nguyên tắc quản

lý, các phương pháp quản lý, các chức năng của quy trình qu ản lý và các quy ết
định quản lý phải được xây dựng trên cơ sở những tri thức, kinh nghi ệm mà nhà
quản lý có được thông qua quá trình nhận thức và trải nghiệm trong thực tế.
Điều đó có nghĩa là, nội dung của các tác động qu ản lý ph ải phù h ợp v ới đi ều
kiện khách quan của môi trường và năng lực hiện có của tổ ch ức cũng nh ư xu
hướng phát triển tất yếu của nó.
Tính nghệ thuật của hoạt động quản lý được thể hiện ở quá trình thực thi
các quyết định quản lý trong thực tiễn và được biểu hi ện rõ nét trong vi ệc v ận
dụng các phương pháp quản lý, việc lựa chọn các phong cách và ngh ệ thu ật lãnh
đạo.

Tính khoa học và ngh ệ thu ật trong qu ản lý không lo ại tr ừ nhau mà

chúng có mối quan hệ tương tác, t ương sinh và đ ược bi ểu hi ện ra ở t ất c ả các
nội dung của tác động qu ản lý. Đi ều đó t ạo nên đ ặc tr ưng n ổi b ật c ủa ho ạt
động quản lý so v ới những ho ạt đ ộng khác.
Thứ chín: Mối quan hệ giữa quản lý và tự quản

10


Quản lý và tự quản là hai mặt đối lập của một chỉnh thể. Đi ều đó th ể hiện
ở chỗ, nếu hoạt động quản lý được thực hiện một cách khoa h ọc nghĩa là không
áp đặt quyền lực một chiều từ phía chủ thể mà là sự tác động qua lại gi ữa ch ủ
thể và đối tượng thì quản lý và tự quản lý là có sự thống nhất với nhau. Như v ậy,
quản lý theo nghĩa đích thực đã bao hàm trong nó cả yếu tố tự quản.
Tuy nhiên, trong quá trình hướng tới tự do của con người, không phải khi
nào và ở đâu cũng có thể đạt tới sự thống nhất gi ữa quản lý và tự qu ản mà nó là
một mâu thuẫn cần phải được giải quyết trong từng nấc thang của s ự phát
triển. Quá trình đó có thể được gọi là quản lý tiệm cận tới tự quản.
1.1.3. Mục tiêu quản lý
1.1.1.1. Khái niệm
Tác động có hướng đích là m ột trong nh ững đ ặc tr ưng c ủa qu ản lý đ ối
với bất kì hệ thống nào. M ọi chi phí m ọi c ố g ắng sẽ tr ở nên vô ích khi h ệ
thống đi chệch hướng, không v ận đ ộng đ ến m ục tiêu. Vi ệc xác đ ịnh không
đúng hoặc không nắm vững mục tiêu c ủa h ệ th ống sẽ gây ra nh ững lãng phí,
thiệt hại và kìm hãm s ự phát tri ển c ủa h ệ th ống.
Mục tiêu quản lý được hiểu là trạng thái mong đ ợi có th ể có c ủa đ ối t ượng
quản lý (hệ thống) tại một thời điểm nào đó trong tương lai hoặc sau một th ời
gian nhất định.

Mục tiêu quản lý mang tính khách quan. Nó được đề ra trên cơ sở những
đòi hỏi của các quy luật khách quan đang chi ph ối s ự vận đ ộng c ủa h ệ th ống.
Đông thời, mục tiêu quản lý chịu ảnh hưởng của nhân tố chủ quan vì mục tiêu
quản lý do chủ thể quản lý đề ra và được cụ thể hóa bằng các ch ỉ tiêu c ụ th ể. Vì
vậy để đề ra mục tiêu đúng, chủ thể quản lý phải nhận th ức và vận d ụng đúng
đắn hệ thống quy luật khách quan phù hợp với các điều ki ện cụ th ể c ủa h ệ
thống. Với các nhà quản lý, mục tiêu quản lý là cái đích ph ải đ ạt t ới sau m ột quá
trình phấn đấu thực hiện hang loạt các chức năng, các phương pháp quản lý.
1.1.1.2. Vai trò của mục tiêu quản lý
Mục tiêu quản lý là cái đích phải đạt tới của quá trình qu ản lý, nó đ ịnh
hướng và chi phối sự vận động của toàn bộ hệ thống quản lý. Quá trình quản lý (
quản lý nền kinh tế, quản lý ngành, quản lý địa phương, quản lý doanh nghiệp…)
đều bắt đầu tè việc đề ra mục tiêu quản lý dựa trên sự phân tích tình hình th ực
11


tế của đối tượng quản lý, khả năng và xu hướng phát tri ển của nó. Vai trò của
mục tiêu quản lý được thể hiện trên các mặt chủ yếu sau:
- Mục tiêu quản lý là điểm xuất phát quyết định diễn biến của một quá
trình quản lý. Xác định hệ thống mục tiêu quản lý là một căn cứ quan tr ọng đ ể
hình thành hệ thống quản lý.
- Mục tiêu quản lý là cơ sở của mọi tác động quản lý. Từ m ục tiêu, ng ười
quản lý sẽ đề ra hang loạt các giải pháp, các quyết định đ ể thực hi ện mục tiêu.
Mục tiêu quản lý quy tụ lợi ích của hệ th ống. Xác đinh đúng và ph ấn đ ấu
đạt được các mục tiêu quản lý đã đề ra sẽ đảm bảo đ ược các l ợi ích c ơ b ản c ủa
cá nhân, tập thể và xã hội.
1.1.1.3. Phân loại mục tiêu quản lý
Hệ thống mục tiêu quản lý trong nền kinh tế rất đa dạng và ph ức t ạp. Có
nhiều cách phân loại mục tiêu quản lý tùy thuộc vào ý đ ồ và đi ều ki ện qu ản lý
của chủ thể quản lý.

Theo nội dung hoạt động trong lĩnh vực quản lý có các loại mục tiêu:
- Mục tiêu kinh tế là những mục tiêu thuộc lĩnh vực kinh t ế như l ợi ích
kinh tế, lợi nhuận, tăng trưởng kinh tế.
- Mục tiêu khoa học – công nghệ thể hiện ở những tiến bộ khoa học –
công nghệ sẽ đạt được trong lĩnh vực kinh tế và quản lý.
- Mục tiêu xã hội thể hiện ở trình độ thỏa mãn các nhu cầu của người lao
động về mặt phát triển xã hội.
- Mục tiêu bảo vệ môi trường sinh thái nhằm đảm bảo môi trường sống
cho con người và phát triển kinh tế, xã hội một cách bền vững.
Theo thời gian thực hiện có các mục tiêu trước mắt, mục tiêu quá đ ộ và
mục tiêu lâu dài. Các mục tiêu lâu dài là cơ s ở, định hướng chi ến l ược đ ể ho ạch
định, sắp xếp các mục tiêu trước mắt, mục tiêu quá độ. Ngược l ại, phải trên c ơ
sở thực hiện tốt các mục tiêu cụ thể ở từng th ời đi ểm m ới có th ể đạt được các
mục tiêu lâu dài.
Xét theo tính chất của các mục tiêu có các mục tiêu chi ến l ược và m ục tiêu
sách lược. Mục tiêu chiến lược là mục tiêu gắn với một quá trình lâu dài, chi ph ối
và khẳng định bản chất, trình độ, chất lượng của hệ thống trong tương lai. Trên
cơ sở mục tiêu chiến lược đúng đắn, hợp quy luật và điều kiện thực tế của hệ
thống và môi trường mà xác định các mục tiêu sách lược ở từng thời đi ểm cụ

12


thể. Nhờ đạt được các mục tiêu sách lược mà từng bước giúp hệ th ống đạt được
các mục tiêu chiến lược.
Xét theo cấp quản lý có các mục tiêu: mục tiêu của toàn b ộ n ền kinh t ế,
mục tiêu của ngành, mục tiêu của địa phương, mục tiêu của doanh nghiệp.
1.2. Giới thiệu chung về quản lý văn bản
1.2.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tên một loại vật liệu nhất định bằng một ngôn

ngữ cụ thể theo phong cách ngôn ngữ nhất định để trao đ ổi, truy ền đ ạt thông
tin.
Văn bản hành chính là văn bản được viết theo phong cách hành chính,
công cụ dùng làm phương tiện giao tiếp và truyền đạt thông tin.
Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do cơ quan quản lý Nhà nước ban
hành để thực hiện chức năng và nhiệm vụ được giao.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn b ản quy ph ạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( k ể c ả b ản sao văn b ản, văn
bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
1.2.2. Quản lý văn bản
Quản lý là đặc trưng cho quá trình đi ều khi ển và h ướng d ẫn tất c ả các b ộ
phận của một tổ chức, thường là tổ chức kinh tế, thông qua vi ệc thành l ập và
thay đổi các tài nguyên ( nhân lực, tài chính, vật tư, trí thức và giá tr ị vô hình).
Quản lý văn bản đi là quản lý, thu thập, xử lý các loại văn b ản bao g ồm các
loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, các loại văn b ản chuyên
ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu nội bộ và văn bản mật) của c ơ quan
tổ chức phát hành.

13


CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ
TẠI UBND XÃ PHÚ THƯỢNG
2.1. Giới thiệu về UBND xã Phú Thượng và sơ đồ cơ cấu tổ chức
2.1.1. Giới thiệu về UBND xã Phú Thượng

Hình 2.1: Hình ảnh Ủy ban Nhân dân xã Phú Thượng

- Địa chỉ: Ủy ban nhân dân xã Phú Thượng đặt tại xóm Nà Kháo, xã Phú
Thượng, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.

- Chức năng của UBND:
 UBND do HĐND xã bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND xã, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND xã và các cơ quan
nhà nước cấp trên.

14


 Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND xã nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện
pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính
sách khác trên địa bàn xã.
 Thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, tổ chức và hoạt động
theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
 Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ
nghĩa, ngăn ngừa và phòng chống các biểu hiện quan liêu, cửa quyền, tham nhũng,
lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong
bộ máy chính quyền địa phương.
- Nhiệm vụ của UBND thực hiện trên tất cả các mặt:
 Trong lĩnh vực kinh tế
 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ
công nghiệp
 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao
 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp
luật ở địa phương
 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
 Trong việc thi hành pháp luật
 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của xã phú Thượng
Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm có Chủ tịch,

Phó Chủ tịch và Ủy viên. Chủ tịch Ủy ban nhân dân là đại biểu Hội đồng nhân
dân. Các thành viên khác của Ủy ban nhân dân không nhất thiết phải là đại biểu
Hội đồng nhân dân.
Kết quả bầu các thành viên của Ủy ban nhân dân cấp xã phải được Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp huyện phê chuẩn.
15


Trong nhiệm kỳ, nếu khuyết Chủ tịch Ủy ban nhân dân thì Chủ tịch Hội đồng
nhân dân cùng cấp giới thiệu người ứng cử Chủ tịch Ủy ban nhân dân để Hội đồng
nhân dân bầu. Người được bầu giữ chức vụ Chủ tịch Ủy ban nhân dân trong nhiệm kỳ
không nhất thiết là đại biểu Hội đồng nhân dân.
Cơ cấu này được thể hiện rõ nét hơn qua sơ đồ tổ chức dưới đây:
Chủ tịch UBND

Phó

Bộ

Bộ

Bộ

Bộ

Bộ

Bộ

Bộ

Chủ

phận

phận

phận

phận tài

phận

phận tư

phận

văn

chính,

địa

phòng

kế toán

chính,

tịch

công an quân sự

UBND

pháp hộ văn hóa
tịch

xã hội

xây
dựng

Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức tại UBND xã Phú Thượng
2.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận
 Chủ tịch Ủy ban nhân dân
Chủ tịch UBND là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, chịu
trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình cùng với tập thể
UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND cấp xã và trước cơ
quan nhà nước cấp trên. Chủ tịch UBND có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Lãnh đạo công tác của UBND, các thành viên của UBND, các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND.

16


- Đôn đốc, kiểm tra công tác của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp
mình thực hiện Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết
của HĐND và quyết định, chỉ thị của UBND.
- Áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc; quản lý và điều hành bộ

máy hành chính hoạt động có hiệu quả; ngăn ngừa và đấu tranh chống các biểu hiện
quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các biểu
hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.
- Tổ chức việc tiếp dân, xét và giải quyết kiến nghị, tố cáo, khiếu nại của nhân
dân theo quy định của pháp luật.
- Triệu tập và chủ trì các cuộc họp của UBND.
- Chỉ đạo và áp dụng các biện pháp để giải quyết công việc đột xuất, khẩn cấp
trong phòng, chống thiên tai, cháy, nổ, dịch bệnh, an ninh, trật tự và báo cáo UBND
trong phiên họp gần nhất.
- Ra quyết định, chỉ thị để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
- Đình chỉ việc thi hành nghị quyết trái pháp luật của HĐND trực tiếp và đề
nghị HĐND cấp mình bãi bỏ.
- Phê chuẩn kết quả bầu các thành viên của UBND cấp dưới trực tiếp; điều
động, đình chỉ công tác, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công
chức nhà nước theo sự phân cấp quản lý.
- Chủ tài khoản của đơn vị, trực tiếp điều hành ngân sách của xã theo phân bổ
của huyện.
 Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy chế làm việc và sự phân công của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Chủ tịch Ủy
ban nhân dân xã về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao; cùng với Chủ tịch
và các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về những vấn đề Ủy ban nhân dân xã
quyết định.

17


- Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và các địa bàn công tác do Chủ tịch Ủy ban
nhân dân xã phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các
công việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn; được sử dung quyền hạn của

Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao.
Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì phải báo cáo Chủ tịch Ủy
ban nhân dân xã quyết định.
- Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách
nhiệm giải quyết công việc của thành viên Ủy ban nhân dân khác thì chủ động trao
đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý kiến khác
nhau thì phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quyết định.
- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức thực hiện các chủ trương, chính sách,
công việc thuộc lĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật.
- Thay mặt Chủ tịch điều hành hoạt động của UBND xã khi Chủ tịch đi công tác.
 Bộ phận chuyên trách công an
Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND về thực hiện nhiệm vụ được giao, cùng
với các thành viên khác chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND xã và
UBND huyện.
- Phụ trách công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự xây dựng phong trào
quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc, phòng cháy chữa cháy, lập lại trật tự an toàn giao
thông, đẩy mạnh công tác phòng chống tệ nạn xã hội, giáo dục, cảm hóa các đối tượng
thuộc ngành quản lý.
- Xây dựng kế hoạch bảo vệ tốt các ngày lễ, tết, phòng chống bạo loạn và một
số công tác quản lý hành chính khác theo sự phân công của Chủ tịch UBND xã.
- Trực tiếp phụ trách đơn vị công an xã, có trách nhiệm tổ chức quản lý xây
dựng đơn vị vững mạnh về mọi mặt.
 Bộ phận quân sự

18


Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
đã được giao, cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND
trước HĐND và UBND cấp huyện.

- Phụ trách công tác quân sự địa phương, giúp Chủ tịch UBND xã trong công
tác xây dựng kế hoạch phòng thủ, quản lý dân quân dự bị, xây dựng lực lượng dân
quân tự vệ rộng rãi.
- Được phân công là Thường trực Hội đồng nghĩa vụ quân sự, tham mưu cho
Chủ tịch UBND xã tổ chức tốt việc đăng ký quản lý thanh niên trong độ tuổi nghĩa vụ
quân sự, điều động khám sức khỏe, thực hiện Pháp lệnh gọi thanh niên nhập ngũ hàng
năm theo quy định. Trực tiếp phụ trách đơn vị xã đội, có trách nhiệm tổ chức, xây
dựng và quản lý đơn vị về mọi mặt.
 Bộ phận địa chính xây dựng
Giúp Thường trực ủy ban nhân dân xã theo dõi, quản lý và giải quyết các công
việc thuộc lĩnh vực địa chính và xây dựng:
- Tổ chức việc thực hiện xây dựng, duy tu, sửa chữa các công trình công cộng
trong xã theo phân cấp ( điện, nước, cống rãnh, hẻm, các khu vực trên địa bàn xã…),
kiểm tra quản lý và đề xuất các phép sửa chữa theo nguyện vọng các công trình nhà ở
của công dân, kiểm tra việc thực hiện Pháp luật về xây dựng, ngăn chặn và đề xuất
biện pháp xử lý vi phạm theo quy định.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng tháng và báo cáo
đột xuất theo yêu cầu.
 Bộ phận tài chính kế toán
- Giúp Chủ tịch UBND xã trong công tác theo dõi, quản lý tình hình thu chi
ngân sách.
- Lên kế hoạch dự toán và báo cáo ngân sách hàng tháng, quý, năm, bảo đảm
chế độ tài chính cho đơn vị.
- Chịu trách nhiệm lập dự toán và phương án phân bổ ngân sách, điều chỉnh
ngân sách và quyết toán ngân sách của xã theo luật định.
19


- Theo dõi và đôn đốc tiến độ vận động và sử dụng các quỹ trong nhân dân,
đảm bảo và vượt chỉ tiêu hàng năm, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo

cáo hàng tháng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu.
 Bộ phận tư pháp hộ tịch
- Giúp Chủ tịch UBND xã quản lý và giải quyết các hồ sơ về công tác tư pháp
và hộ tịch ( đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử…).
- Tham mưu cho Thưởng trực UBND xã xây dựng các kế hoạc tổ chức tuyên
truyền, giáo dục pháp luật.
- Giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy
định của pháp luật.
- Lên lịch tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo
thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện và phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành
án, tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của
pháp luật.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng tháng và báo cáo
đột xuất theo yêu cầu.
 Bộ phận văn hóa xã hội
Giúp Thường trực UBND xã theo dõi, quản lý và tổ chức thực hiện các mặt
công tác thuộc lĩnh vực văn hóa xã hội:
- Thực hiện chính sách chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ,
những người và gia đình có công với cách mạng, hoạt động từ thiện nhân đạo.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể
thao, tổ chức các lễ hội, kiểm tra và đề xuất biện pháp xử lý các sai phạm trong lĩnh
vực kinh doanh văn hóa.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng tháng và báo cáo
đột xuất theo yêu cầu.

20


 Bộ phận văn phòng

Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã về chế độ quản lý và sử dụng con
dấu theo quy định của Nhà nước. Bao gồm các công việc sau:
- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại văn bản đi và đến, trình Chủ tịch kiểm
tra, chuyển đến các bộ phận có liên quan và thực hiện lưu trữ theo quy định.
- Quản lý ngày, giờ công, chế độ đi công tác, đi học, nghỉ phép của cán bộ,
nhân viên cơ quan, phối hợp Ban chấp hành Công đoàn xã trong công tác thi đua, khen
thưởng và kỷ luật.
- Phân công và theo dõi chế độ trực bảo vệ cơ quan sau giờ làm việc, ngày
nghỉ, lễ, tết…
- Trực tiếp dân hàng ngày, có trách nhiệm hướng dẫn nhân dân đến đúng nơi
giải quyết công việc, đôn đốc nhắc nhở các bộ phận của UBND xã giải quyết tốt và kịp
thời những yêu cầu bức xúc, những nguyện vọng chính đáng của nhân dân.
- Chuẩn bị nội dung và tài liệu cho các kì họp HĐND, UBND. Sắp xếp lại lịch
công tác tuần, dự thảo báo cáo công tác định kỳ tháng, quý, năm của UBND xã, báo
cáo đề xuất theo yêu cầu, báo cáo Đảng ủy, HĐND và UBND huyện theo đúng thời
gian quy định.
2.2 Khảo sát thực trạng tại UBND xã Phú Thượng
2.2.1. Nhận xét về cách tổ chức và quản lý hiện nay
Đa số các UBND xã, phường trên địa bàn xã Phú Thượng, tỉnh Thái Nguyên
đều áp dụng phương pháp quản lý văn bản đi theo cách thủ công là trên giấy tờ, sổ
sách và UBND xã Nam Tiến cũng không ngoại lệ. Sử dụng phương pháp này tuy đơn
giản, dễ thực hiện nhưng đã cũ và lỗi thời với sự phát triển của khoa học công nghệ
ngày nay.
Bộ phận văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã về chế độ quản
lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. Bao gồm các công việc:
- Quản lý ngày, giờ công, chế độ đi công tác, đi học, nghỉ phép của cán bộ,
nhân viên cơ quan, phối hợp Ban chấp hành Công đoàn xã trong công tác thi đua, khen
thưởng và kỷ luật.
21

- Phân công và theo dõi chế độ trực bảo vệ cơ quan sau giờ làm việc, ngày
nghỉ, lễ, tết…
- Trực tiếp dân hàng ngày, có trách nhiệm hướng dẫn nhân dân đến đúng nơi
giải quyết công việc, đôn đốc nhắc nhở các bộ phận của UBND xã giải quyết tốt và kịp
thời những yêu cầu bức xúc, những nguyện vọng chính đáng của nhân dân.
- Chuẩn bị nội dung và tài liệu cho các kì họp HĐND, UBND. Sắp xếp lại lịch
công tác tuần, dự thảo báo cáo công tác định kỳ tháng, quý, năm của UBND xã, báo
cáo đề xuất theo yêu cầu, báo cáo Đảng ủy, HĐND và UBND huyện theo đúng thời
gian quy định.
Ngoài ra, bộ phận văn phòng còn kiêm nhiệm thêm các công việc như: tiếp
nhận, phân loại, vào sổ các loại văn bản đi và đến, trình Chủ tịch kiểm tra, chuyển đến
các bộ phận có liên quan và thực hiện lưu trữ theo quy định.
 Về ưu điểm: Mọi thao tác đều bằng thủ công, đơn giản, dễ thực hiện
quản lý.
 Về nhược điểm:
-

Khó quản lý, khó tìm kiếm và khó lưu trữ

-

Tính bảo mật không cao, dễ bị mất mát, thất lạc văn bản

-

Không phù hợp với yêu cầu quản lý trong thời kỳ hiện nay, thời kỳ công

nghiệp hóa, hiện đại hóa.
2.2.2. Phân tích quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi

Quản lý văn bản đi tại UBND xã Phú Thượng được thực hiện theo trình tự và
quy định rõ ràng.
Quy trình quản lý văn bản đi

Đăng ký văn bản

Làm thủ tục gửi

Lưu văn bản đi và

đi

văn bản

theo dõi, kiểm tra
việc gửi văn bản đi

22
Trình

Xem xét

Đóng

Đăng ký Trình bày

Chuyển

Lưu văn

Theo


Hình 2.3: Quy trình quản lý văn bản đi
Bước 1: Đăng ký văn bản đi


Trình bày văn bản đi
Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên am hiểu

về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đã được soạn và in
ấn xong thì phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký
trước khi ban hành.
Trình ký văn bản thường gặp hai trường hợp sau:
Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ
cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền là đủ.
Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp ( ví dụ các văn
bản quy phạm dưới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn…), khi trình cho thủ trưởng ký
nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ sơ trình ký để
người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
Khi trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng hoặc phòng hành
chính, hoặc cũng có thể do các chuyên viên, các bộ phận chuyên môn thực hiện nhưng
nhất thiết phải thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện cho việc theo dõi,
kiểm tra, quản lý.


Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng

23

Công việc này được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện. Trước khi
phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu
phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Nhiệm vụ cụ thể ở đây là soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản
theo quy định hiện hành. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại
trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.
Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ
bất cứ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định.
Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào các
phương tiện đăng ký. Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong các
phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được ghi rõ ràng, chính xác. Đối với
những cơ quan lớn ( như các bộ, ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương…) do số lượng văn bản hình thành ra nhiều thì các văn bản quy phạm dưới luật (
như chỉ thị, quyết định…) và các văn bản thông thường được ghi số riêng để tiện cho
việc tra tìm về sau.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận
văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo
từng đơn vị, tổ chức soạn thảo ra văn bản.


Đóng dấu văn bản đi
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn

bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công
dân.
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là
chữ ký của thủ trưởng cơ quan hoặc người được thủ trưởng cơ quan ủy quyền ký.
Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng.
Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực dấu theo quy định của Nhà

nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên từ 1/4đến 1/3 chữ ký về phía trái.
Trong một số trường hợp cụ thể như các bản đề án, chương trình, kế hoạch, báo
cáo trình ra hội nghị… muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng
dấu cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn
bản.
24




Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về

văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi
nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn
bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. Theo quy định của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư thì tất cả các
văn bản đi ( văn bản đến) đều phải đăng ký; việc đăng ký văn bản đi phải làm đúng;
nhanh và gọn; các văn bản đi kể từ lúc người có thẩm quyền đã ký phải gửi đi ngay
trong ngày đó hoặc chậm nhất là ngày hôm sau.
Đối với văn bản đi, việc lập sổ đăng ký tùy thuộc vào tính chất và số lượng văn
bản do cơ quan ban hành. Ở những cơ quan có số lượng văn bản ban hành hàng năm
hoặc trong một nhiệm kỳ ( các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội…) không
nhiều, chỉ cần lập một sổ đăng ký chung cho các văn bản hành chính thông thường và
văn bản quy phạm pháp luật nếu có. Ở những cơ quan có thẩm quyền ban hành quy
phạm pháp luật và số lượng văn bản lớn, có thể lập thành 2 sổ:
-

Sổ đăng ký văn bản đi thường

-

Sổ đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật

Tại UBND xã Phú Thượng đang sử dụng mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi như sau:

Hình 2.4: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi tại UBND xã Phú Thượng
25