Ứng dụng microsoft excel trong việc quản lý văn bản đi tại UBND xã đình lập đình lập – lạng sơn

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................ 3
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................... 5
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI.........................................7
1.1. Văn bản đi............................................................................................................... 7
1.1.1. Các khái niệm......................................................................................................7
1.1.2. Yêu cầu của việc quản lý văn bản........................................................................7
1.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản......................................................................................8
1.2.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi...............................................................................8
1.3. Ý nghĩa của việc quản lý văn bản..........................................................................15
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP –
ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN...........................................................................................16
2.1. Giới thiệu khái quát về cơ sở thực tập...................................................................16
2.1.1Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Đình Lập....................................................16
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đình Lập..................................................16
2.1.3 Tình hình công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ của UBND xã
Đình Lập..................................................................................................................... 18
2.1.4. Thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đi – đến tại UBND xã
Đình Lập..................................................................................................................... 19
2.1.5. Thực trạng về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi tại UBND xã
Đình Lập.................................................................................................................... 20
2.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn bản
đi - đến tại UBND xã Đình Lâp...................................................................................23
2.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ tại UBND xã
Đình Lập..................................................................................................................... 25
CHƯƠNG 3. ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐI........................................................................................................27
3.1 Đặt vấn đề..............................................................................................................27
3.2. Giải quyết vấn đề..................................................................................................28
3.3. Các nhóm hàm cơ bản trong microsoft excel........................................................31
1

3.3.1. Nhóm hàm lô-gíc..............................................................................................31
3.3.2. Nhóm hàm toán học..........................................................................................32
3.3.3. Nhóm hàm thống kê..........................................................................................33
3.3.4. Nhóm hàm chuỗi................................................................................................35
3.3.5. Nhóm hàm ngày tháng.......................................................................................36
3.3.6. Hàm về thời gian................................................................................................38
3.3.7. Nhóm hàm dò tìm dữ liệu.................................................................................39
3.4. Xây dựng chương trình quản lý văn bản đi tại UBND xã Đình Lập.....................40
3.5. Kết quả.................................................................................................................. 44
KẾT LUẬN.................................................................................................................. 45
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................46

2


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi................................................................8
Hình 1.2 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong..............................10
Hình 1.3 Mẫu trình bày bìa phong bì...........................................................................11
Hình 1.4 Mẫu sổ chuyển giao văn bản.........................................................................13
Hình 1.5 Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện....................................................................13
Hình 1.6 Mẫu sổ sử dụng bản lưu................................................................................15
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức UBND xã Đình Lập...............................................................18
Hình 2.2 Sơ đồ hệ thống giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin..............................26
Hình 3.1 Giao diện chính của Excel.............................................................................29
Hình 3.2 Chức năng sắp xếp và lọc dữ liệu..................................................................30
Hình 3.3 Tạo giao diện trên Excel...............................................................................41
Hình 3.4 Tạo các dấu định vị từ tháng 1-12.................................................................42

Hình 3.5 Tạo liên kết giữa sheet DANH MỤC CHÍNH và sheet CÔNG VĂN ĐI.....43
Hình 3.6 Tự động điền số công văn đi........................................................................44

3


LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tập cơ sở, em đã gặp nhiều khó khăn. Song với sự cố
gắng nỗ lực và sự tìm tòi học hỏi của bản thân cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô
giáo Lý Thu Trang, em đã hoàn thành được đề tài.
Trong thời gian làm đề tài thực tập cơ sở, em đã hết sức nghiêm túc và cố
gắng tìm tòi học hỏi cùng với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Lý Thu Trang. Mặc
dù, được sự hướng dẫn tận tình của cô, và sự cố gắng tìm hiểu của bản thân nhưng
do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên đề tài của em không thể không tránh
khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô và các bạn
giúp em hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô đã hướng dẫn em để em hoàn thành tốt đề tài thực
tập cơ sở này.
Trong tương lai, em sẽ cố gắng phát triển đề tài theo hướng sâu hơn, với
quy mô rộng hơn và có tính thực tế cao hơn, giúp cho công việc của người quản
lý dễ dàng hơn. Em sẽ cố gắng xây dựng được một phần mềm quản lý văn bản
hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên thực hiện
Vi Trung Dũng

4


LỜI NÓI ĐẦU

 Lý do chọn đề tài:
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệu
của nó đã tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới
nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của tin học và
vai trò ngày càng nổi trội của thông tin, thế giới đã bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ
nguyên của công nghệ thông tin.
Công nghệ thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm một
vị trí quan trọng trong xã hội. Cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ, hoạt
động quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu hướng hiện đại hóa đáp ứng nhu cầu ngày
càng cao của xu thế hội nhập và phát triển, càng có nhiều phát minh tiên tiến dần thay
thế sức lao động, giải phóng con người, giúp con người giải quyết công việc nhanh
chóng.
Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vai
trò quan trọng trong công tác quản lý điều hành. Công tác văn thư là hoạt động đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra điều hành cơ quan
Đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội… Để hoạt động có
hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng việc quản lý văn
bản đi. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại, truyền đạt lại quyết định
quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo
cho cơ quan, đơn vị thực hiện tốt việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản đối với hoạt động của
cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng UBND xã Đình Lập – Đình Lập –
Lạng Sơn nói riêng. Vì vậy em chọn đề tài: “Ứng dụng Microsoft Excel trong việc
quản lý văn bản đi tại UBND xã Đình Lập - Đình Lập – Lạng Sơn.” Cho bài báo
cáo thực tập cơ sở.
 Mục đích nghiên cứu:
Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chức
quản lý văn bản tại văn phòng UBND xã. Trên cơ sở đó nhằm chỉ ra những ưu, nhược
điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý văn bản cho

cán bộ văn thư.

5


 Đối tượng nghiên cứu:
Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi
 Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu thực tiễn việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
văn bản tại UBND xã Đình Lập
 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:
Chương trình giúp cho người cán bộ văn thư hoặc là người sử dụng trong việc
xem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi.
Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản
lý văn bản của cơ quan. Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi,
dễ sử dụng.
 Kết cấu của đề tài:
Trong báo cáo gồm 3 chương chính:
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP
– ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN
CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP - ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN

6


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển

giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn hình thành trong hoạt động hằng ngày
của cơ quan, tổ chức.
1.1. Văn bản đi
1.1.1. Các khái niệm
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành, (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và
văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
-Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật)
và đơn, thư gửi đến cơ quan tổ chức.
- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển
giao nhanh chóng kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng
ngày của cơ quan, tổ chức.
1.1.2. Yêu cầu của việc quản lý văn bản
- Thống nhất: Các nghiệp vụ về xử lý văn bản đều phải tuân theo những quy
định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách
riêng của mình.
-Chính xác: yêu cầu này được thể hiện trong việc vào sổ văn bản đi, đòi hỏi các
nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn.
-Nhanh chóng, kịp thời: hoạt động quản lý cần tiến hành đồng bộ, khẩn trương và
đạt kết quả cao. Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian. tranh thủ từng giờ, từng phút,
không để lãng phí.
-An toàn: có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật
(đối với văn bản mật).

7


1.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản
1.2.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi

Sơ đồ:
Làm thủ tụ
gửi VB (2)

Đăng ký
Vb đi (1)

Lưu vb đi và
theo
dõi, kiểm tra việc gửi
VB đi (3)

Trình bày phong bì
và cho VB vào
phong bì

Trình VB đi

Xem xét thể thúc,
ghi số, ngày tháng

Chuyển phát
VB đi

Lưu VB đi

Theo dõi,
kiểm tra

Đóng dấu

VB đi

Đăng ký
Vb đi
Hình 1.1 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi
Bước 1: Đăng ký văn bản đi.
+ Trình văn bản đi: sau khi văn bản đã được soạn thảo và in ấn xong thì phải
trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký trước khi ban hành.
+ Xem xét thể thức, ghi số, ngày tháng: trước khi phát hành văn bản, văn thư
kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót thì báo cáo
8


người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Ghi số văn bản đi theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Số của văn bản được ghi ở phía
trên, bên trái dưới tác giả của văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập,
bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng. Ngày, tháng, năm
văn bản phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập, ngày
1 đến ngày 9 và tháng 1, tháng 2 đều phải thêm số 0 trước. Ngày tháng của văn bản
ghi sau địa danh,dưới quốc hiệu.
BỘ NỘI VỤ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:01/2011/TT-BNV

Hà Nội, ngày 19 tháng 01 năm 2011

+ Đóng dấu văn bản đi: phải rõ ràng,đúng mẫu màu mực đỏ tươi, đóng chùm lên
từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía trái.

9


+ Đăng ký văn bản đi: đều có thể đăng ký bằng sổ (phương pháp thủ công) hoặc
máy vi tính (ứng dụng công nghệ thông tin), thậm chí bằng cả hai phương tiện. Đăng
ký văn bản bằng sổ:
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)
TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Hình 1.2 Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi
Năm:
Từ ngày…………… đến ngày…………..
Từ số…………........ đến số……………..

Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng
dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa
Từ số … đến số … và Quyển số.
Nội dung phần đăng ký văn bản đi bên trong sổ đăng ký văn bản đi được trình
bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) gồm 08 cột theo mẫu cụ thể như sau:
Nội dung bên trong gồm:
Số,
ký
hiệuvăn
bản

Ngày tháng
văn bản

Tên loại
và
trích yếu
nội dung
văn bản

Người
ký

Nơi
nhận
văn bản

Đơn vị,
người
nhận
bản lưu

Số
lượng
bản

Ghi
chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Hình 1.2 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong

10


Hướng dẫn đăng ký:
(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản.
(2) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản.
(3) Ghi tên loại và trích yếu của văn bản.
(4) Ghi tên của người ký văn bản.
(5) Ghi tên cơ quan, tổ chức, hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi
tại phần nơi nhận của văn bản.
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
(7) Ghi số lượng bản phát hành.
(8) Ghi những điểm cần thiết khác.
Bước 2: Làm thủ tục gửi văn bản
+ Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì: bì văn bản được làm bằng
loại giấy dai, bền, khó thấm nước. Không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất

từ 80 gram/m2 trở lên. Tùy số lương văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn
bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt
giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản.
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện như sau:

(8)

TÊN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC
ĐC: Số XX phố…, quận…,Hà Nội (20)
ĐT: (84 4)… Fax: (84 4)……(3)
E-Mail: …………………
Website:………………….(4)

Số:……………………………….(5)
Kính gửi………………(6)
………………(7)

Hình 1.3 Mẫu trình bày bìa phong bì

11


Ghi chú:
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(6): Địa chỉ cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).

Tương ứng với mỗi cách gấp của văn bản mà lựa chọn phong bì có khổ phù hợp.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín, không bị
nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản.
Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật trên
phong bì theo quy định đúng như dấu đóng trên văn bản.
Tương ứng với mỗi cách gấp của văn bản mà lựa chọn phong bì có khổ phù hợp.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín, không bị
nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản.
Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật trên
phong bì theo quy định đúng như dấu đóng trên văn bản.
+ Chuyển phát văn bản đi: chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ
quan tổ chức. Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác. Chuyển phát văn
bản đi qua bưu điện. Chuyển phát văn bản bằng máy Fax trong trường hợp cần chuyển
phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận, sau đó phải gửi bản chính.
 Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ
nhiều và chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập sổ
chuyển giao riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký.
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của
sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “sổ chuyển giao văn bản đi”.
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên khổ giấy A4 bao gồm 5
cột theo mẫu sau:

12


Ngày
chuyển
(1)

Số, ký hiệu
văn bản

Nơi nhận văn bản

(2)

Ký nhận

Ghi chú

(4)

(5)

(3)

Hình 1.4 Mẫu sổ chuyển giao văn bản
Cột (1): Ghi ngày tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1,2 thì phải thêm số 0 vào đằng trước, ví dụ: 03/01, 24/02, 31/12.
Cột (2): Ghi số và ký hiệu văn bản.
Cột (3): Nơi nhận văn bản.
Cột (4): Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột (5): Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì.
 Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển
trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn
bản đi.
Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
 Chuyển phát văn bản đi qua bưu Điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn. Bìa và trang đầu của số được trình bày
tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “sổ
gửi văn bản đi bưu điện.
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên khổ giấy A4 gồm 6 cột
như sau:
Ngày
chuyển

Số, ký hiệu
văn bản

Nơi nhận
văn bản

Số lượng bì

Ký nhận và
dấu bưu
điện

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Hình 1.5 Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện

13


Cột (1): Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi bưu điện.
Cột (2): Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột (3): Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
Cột (4): Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi.
Cột (5): Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu
điện (nếu có).
Cột (6): Ghi những điểm cần thiết khác
Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng
dấu vào sổ (nếu có).
 Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận
bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
Bước 3: Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi.
+ Lưu văn bản đi:
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu
và sắp xếp theo thứ tự đăng ký và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết
công việc.
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số,
ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằn
tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản
lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Sổ sử dụng phải được in sẵn. Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự
như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng
bản lưu”.

14


Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên khổ giấy A3, gồm 09 cột:
Ngày
tháng

(1)

Họ
tên
người
sử
dụng
(2)

Số/ký
hiệu
ngày
tháng
văn
bản
(3)

Tên
Hồ
loại và
sơ
trích
số
yếu nội
dung
văn bản
(4)
(5)

Ký
nhận

Ngày
trả

Người Ghi
cho phép chú
sử dụng

(6)

(7)

(8)

(9)

Hình 1.6 Mẫu sổ sử dụng bản lưu
+ Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi, kịp thời phát hiện những trường hợp chậm trễ
hoặc thất lạc. Đặc biệt đối với những văn bản quan trọng có thể kiểm tra thông qua
phiếu gửi hoặc gọi điện thoại hỏi trực tiếp cơ quan nhận. theo dõi, kiểm tra việc gửi
văn bản đi được thực hiện cụ thể như sau:
Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký
văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
Đối với những văn bản có đóng dấu “tài liệu thu hồi” , phải theo dõi , thu hồi
đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị
thiếu hoặc thất lạc.
Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhận soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào Sổ gửi
văn bản đi bưu điện để kiểm tra, Xác minh khi cần thiết.
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
1.3. Ý nghĩa của việc quản lý văn bản
Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan
nhanh chóng, chính xác… hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
Giữ gìn được những văn bản, tài liệu, thông tin của cơ quan, đơn vị để làm cơ sở
chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan , đơn vị là hợp pháp hay không hợp pháp.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
15


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
UBND XÃ ĐÌNH LẬP – ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN

2.1. Giới thiệu khái quát về cơ sở thực tập
Tên cơ quan: UBND xã Đình Lập
Địa chỉ: Thôn Còn Đuống – xã Đình Lập – Đình Lập – Lạng Sơn
UBND xã Đình Lập là cơ quan hành chính nhà nước cấp địa phương.
2.1.1Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Đình Lập
*Chức năng
- Quyết định chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác hàng năm
của cơ quan, quy chế làm việc.
- Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác; phương
hướng, nhiệm vụ chủ yếu của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng
hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ.
- Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toàn khóa
trên các lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ của phường.
- Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của Đảng
bộ, quy định các chức danh thuộc thẩm quyền theo quy định.
- Thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát theo chuyên đề, theo quy định tại
Hướng dẫn 05-HD/KTTW ngày 25 tháng 7 năm 2007 của Ủy ban kiểm tra trung ương
“Hướng dẫn thực hiện giám sát cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy các cấp”.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đình Lập
- Nhiệm vụ của UBND xã Đình Lập được quy định trong Luật tổ chức HĐND và
UBND. Trong nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định UBND ra quyết định tổ
chức và thực hiện.
- Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phòng giúp cấp ủy
xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thường vụ và
UBND xã, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo.
- Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp cấp Quận
theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành,…thực hiện các nhiệm vụ chương trình công
tác đề ra.
16

- Giúp chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc
họp để đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu
đáo, khoa học.
- Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ của
UBND xã Đình Lập và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để tham
mưu cho cấp lãnh đạo, chỉ đạo.
- Quản lý hành chính nhà nước ở địa bàn phường trên lĩnh vực kinh tế - xã hội,
phát triển đô thị, lập và dự toán về thu chi ngân sách và quyết toán ngân sách Nhà
nước quản lý Nhà nước về tài nguyên đất đai, khoa học, công nghệ - môi trường.
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, đảm bảo an ninh - chính trị, trật tự an toàn xã
hội trên địa bàn phường.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản, bảo vệ tính mạng, tự do và các quyền và
lợi ích của công dân. Chống tham nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác như mại
dâm, ma túy…
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở phường theo quy định của pháp luật.
- Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương và đào tạo đội ngũ cán
bộ, biên chế bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp.
- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đề với
lãnh đạo.

17


Chủ tịch UBND

Phó chủ tịch
UBND

Ban địa

chính
xây
dựng

Ban địa

Ban

chính N-L-

Tư pháp

NN

– hộ tịch

Văn phòng
UBND

Văn
hóa- xã

Kế toán

Xã đội

hội

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức UBND xã Đình Lập
2.1.3 Tình hình công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ của UBND xã

Đình Lập
Văn thư thuộc văn phòng của cơ quan có chức năng tham mưu, tổng hợp và
mang tính chất phục vụ (hậu cần). Phối hợp, điều hòa mối quan hệ các cơ quan trên địa
bàn xã và chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của thường trực Huyện ủy, đồng thời
chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng cơ quan.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Quản lý công văn đi - đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ.
Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản. Đăng ký công
văn, văn bản đi vào sổ.

18


Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi đóng
dấu ban hành.
Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói
công văn trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận.
Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của UBND phường 4, thì cán bộ văn thư
phải thực hiện tốt những nhiệm vụ trên.
Chính vì thế trong những năm qua, công tác tổ chức quản lý văn bản đi - đến và
công tác lập hồ sơ của UBND xã đã có những bước phát phát triển to lớn. Nhờ vào sự
nỗ lực của mọi người nên công tác hành chính đã đi vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng,
tạo tiền đề phát triển cho những năm sau.
Cũng chính vì điều đó mà công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ trong
UBND xã Đình Lập, ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là công cuộc cải
cách hành chính nhà nước, trong đó công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ là
một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để
gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc
người có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký,

đóng dấu. Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại.
2.1.4. Thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đi – đến tại UBND xã
Đình Lập
- Khái quát chung về công tác văn thư là: Hoạt động để đảm bảo thông tin bằng
văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan.
- Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt
động của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với UBND xã Đình Lập nói
riêng. Xã Đình Lập có một cán bộ văn thư làm nhiệm vụ quản lý các văn bản đi-đến và
lập hồ sơ của cơ quan. Cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên
thành thạo trong quá trình giải quyết công việc.
- Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến
hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là bộ mặt
của cơ quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu về
chính trị, kinh tế-xã hội, lịch sử, văn hóa,…
19


- Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đến
hiệu quả công tác của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của công tác
quản lý công văn, xã cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối,
giải quyết. Theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến khâu quản
lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ.
2.1.5. Thực trạng về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi tại UBND xã
Đình Lập
- UBND xã đã chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng thường xuyên cập nhật,
theo dõi và thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định, thường xuyên rà soát,
kiểm tra các văn bản đảm bảo đúng quy trình, đúng thể thức trình tự trước khi ban
hành theo Thông tư số 55/2005/TTLT - BNV – VPCP; quy trình xử lý công văn đến…
Tại đơn vị UBND phường đã xây dựng và ban hành quy chế phân công vai trò trách
nhiệm cụ thể từng cá nhân, trong đó 01 cán bộ Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp,

phụ trách quản lý tổ 01 cửa và phụ trách công tác văn thư lưu trữ.
*Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau
Kiểm tra
văn bản

Đóng dấu

Đăng ký văn
bản

Kiểm tra
hình thức thể
thức kỹ thuật
trình bày

Đóng dấu
cơ quan

Đăng ký văn
bản đi bằng
số hoặc bằng
máy tính

Ghi số ngày
tháng năm

Đóng dấu độ
khẩn mật ( nếu
có)

Làm thủ tục chuyển
phát và theo dõi

Làm thủ tục
phát hành
văn bản

Chuyển
phát văn
bản

Nhân bản

Theo dõi việc
chuyển phát văn
bản

20

Lưu văn bản
đi


Bước 1: Kiểm tra văn bản
- Phần lớn các văn bản của UBND đều do cán bộ văn phòng soạn thảo, còn có
một số ban ngành, đoàn thể thì các phòng ban đó tự soạn thảo. Nhưng trước khi các
văn bản được phát hành thì các văn bản đó phải được tập trung tại văn thư, để cán bộ
văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và kỷ thuật trình bày…
* Ghi số, ngày tháng của văn bản:
- Ghi số của văn bản:

+ Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên loại của văn bản
- Ghi ngày, tháng, năm văn bản:
- Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩm quyền
ký và đóng dấu. - Đối với văn bản có ngày nhỏ hơn 10 và có tháng nhỏ hơn 02 thì phải
thêm số “0” trước số đó.
- Nhưng nhìn chung việc đánh số của UBND xã Đình Lập là đúng thể thức, số ký
hiệu đầy đủ nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản có tháng nhỏ hơn 02 thì thêm
số “0” nhưng trong một số văn bản ở UBND xã Đình Lập vẫn còn nhiều sai sót về thể
thức trình bày.
- Nhân bản: Sau khi cán bộ văn thư kiểm tra hình thức, thể thức trình bày, có chữ
ký của người có thẩm quyền, có ý kiến của cấp trên về việc nhân số lượng văn bản là
bao nhiêu bản thì cán bộ văn thư sẽ photocopy nhân bản theo số lượng yêu cầu.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan
- Khi đóng dấu văn bản đi ở UBND xã Đình Lập cán bộ văn thư đã kiểm tra số,
chữ ký của người ký có đúng thẩm quyền hay không, dấu đóng đã đúng thể thức quy
định hay chưa, nếu sai sót yêu cầu đơn vị đó sửa lại hoặc làm lại.
- Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn phụ thuộc vào tính chất của văn bản
cũng như nội dung để ta đóng dấu giáp lai như: Có một số văn bản đặc biệt như quy
phạm pháp luật hay bên Địa chính…thì nội dung văn bản 02 trang trở lên được đóng
dấu giáp lai, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản. Còn đối những
văn bản hành chính thông thường thì không cần đóng dấu giáp lai.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi là việc cập nhật thông tin cần thiết của văn bản như: Số, ký
hiệu ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu…nhằm làm cơ sở dữ liệu
21


quản lý văn bản trên máy tính hoặc sổ quản lý văn bản của cơ quan, giúp cho việc
quản lý và tra tìm văn bản một cách dể dàng, nhanh chóng.
- Việc đăng ký văn bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kỳ văn bản nào

nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và quản lý số lượng văn bản trong năm.
Thực tế hiện nay UBND xã Đình Lập chưa có phần mềm quản lý văn bản cho nên việc
quản lý văn bản chủ yếu là bằng sổ. Hiện nay UBND xã đang triển khai phần mềm
quản lý văn bản, UBND xã đã đề cử một số đồng chí phụ trách văn thư đi học, tiếp
nhận phần mềm, dự kiến trong năm 2017 sẽ áp dụng phần mềm vào quản lý văn bản.
- Văn bản được ban hành ngày nào thì được cán bộ văn thư đăng ký ngày đó
Bước 4: Chuyển phát và theo dõi chuyển phát
- Sau khi đăng ký văn bản xong thì làm thủ tục chuyển phát. Bì thư của UBND
xã Đình Lập là bì thư có mẫu riêng, có tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại, số Fax. Để
văn bản vào
bì, dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước của văn bản để lựa bì cho phù hợp
sau đó gấp mặt giấy có chữ vào bên trong nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ, trang trọng và
bí mật.
- Đối với văn bản thông thường cán bộ văn thư tại UBND phường 4 sẽ bỏ bì thư
cẩn thận, bên ngoài có ghi rõ địa chỉ cơ quan hoặc cá nhân gửi và nhận
Bước 5: Lưu văn bản đi
- Sau khi hoàn tất các bước trên thì cán bộ văn thư ở UBND xã Đình Lập sẽ giữ
lại bản chính và được lưu ở văn phòng UBND.
- Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý
đều được giữ hai bản chính để lưu, một bản sau khi được ban hành được lưu lại tại đơn
vị hoặc người soạn thảo văn bản, một bản lưu tại văn thư. Bản lưu dùng để làm căn cứ
pháp lý và phục vụ cho việc tra tìm khi cần thiết. Các văn bản lưu là văn bản chính và
được sắp xếp theo số, ký hiệu.
- Bên cạnh đó tại UBND xã Đình Lập còn có một số văn bản đi, sau khi lưu văn
bản thì cán bộ văn thư không đóng dấu văn bản mà đưa vào lưu, như vậy văn bản đó
sẽ không có hiệu lực pháp lý, về cơ bản là sai.

22

- Văn bản lưu của UBND xã Đình Lập được sắp xếp theo tên loại văn bản: Mỗi
một tập văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể. Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm
thì xếp trước và văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau.
*Nhận xét
Ưu điểm:
- UBND xã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn phòng như:
trang thiết bị đầy đủ máy photocopy, máy in, máy vi tính… để phục vụ cho việc
soạn thảo, in ấn văn bản…
- Đặc biệt, lãnh đạo rất chú trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ cho các cán bộ trong cơ quan nói chung và các bộ làm công tác văn thư nói riêng.
- Thực hiện chủ trương rà soát các văn bản đã ban hành có tác dụng tích cực,
giúp loại bỏ các văn bản hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực, văn bản cần
sửa đổi bổ xung, văn bản còn hiệu lực thi hành,…
Nhược điểm:
- Bên cạnh những ưu điểm thì công tác quản lý văn bản còn có những
nhược điểm:
- Hiện nay, tại UBND xã chưa có phân phần mềm quản lý văn bản, việc quản lý
văn bản chỉ bằng hình thức thủ công, đôi lúc dẫn đến tình trạng tìm kiếm văn bản
còn chậm.
- Sổ đăng ký văn bản được đăng ký theo một nhiệm kỳ nên sẽ khó khăn hơn
trong việc tra tìm văn bản. Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được thực hiện
đồng bộ.
2.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn
bản đi - đến tại UBND xã Đình Lâp
Để hướng tới xây dựng UBND hiện đại, theo kịp chủ trương công nghiệp hoá,
hiện đại hoá đất nước, qua quá trình tìm hiểu công tác văn thư - lưu trữ tại UBND xã
Đình Lập, cũng như ý nghĩa quan trọng của nó nhằm đảm bảo là cung cấp nguồn
thông tin phục vụ công tác hàng ngày cho lãnh đạo, cán bộ chuyên môn. Để giải quyết
một số vấn đề còn tồn tại: Sau đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công
tác quản lý văn bản đi - đến tại UBND xã Đình Lập - huyện Đình Lập - tỉnh Lạng Sơn

trong đợt thực tập này.
23


* Cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
- Nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong công tác quản lý và giải quyết văn bản
thì việc đầu tư cơ sở vật chất là rất cần thiết.
- Ngoài việc trang bị các máy loại máy, kính mong UBND xã Đình Lập trong
thời gian tới tăng thêm máy vi tính, tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư và
lưu trữ.
- Nên trang bị phần mềm quản lý văn bản vào cơ quan, giúp cho việc quản lý và
giải quyết văn bản được nhanh chóng, kịp thời.
- UBND xã thường tiếp nhận một lượng văn bản rất lớn vì vậy hệ thống phòng
kho lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm, giá,
hộp, kệ, bìa đựng hồ sơ tài liệu, để tài liệu được bảo quản lâu dài … Thường xuyên vệ
sinh kho lưu trữ, thực hiện nghiêm chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu.
* Tuyên truyền, nâng cao nhận thức trong cán bộ, CNV
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm giúp thủ trưởng cơ
quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản và nhân viên
văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
để thực hiện đúng quy định của Nhà nước.
- Triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn và các văn bản
khác có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ: Nghị định 110/2004/ NĐ - CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, công văn 425/VTLTNN –
NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng
dẫn quản lý văn bản đi- đến nhằm cho mọi người hiểu về vai trò của văn thư.
- Thường xuyên phổ biến và cập nhật hoá các quy định của Nhà nước về công
tác công văn giấy tờ cũng như các kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ của công
tác văn phòng sao cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn,
có năng lực cao hơn trong công việc của mình.

* Nhân sự
- Nhân sự là vấn đề khá quan trọng, văn thư do cán bộ Nội vụ kiêm nhiệm cho
nên tiếp nhận một khối công việc lớn. Vì vậy UBND xã nên bố trí thêm nhân viện phụ
trách về công tác văn thư để tránh tình trạng công việc bị tồn đọng.

24


- Cán bộ văn thư chưa được đào tạo đúng chuyên ngành nên việc thực hiện
chuyên môn gặp khó khăn. Vì vậy UBND xã thường xuyên mở lớp tập huấn, cử cán
bộ đi học nâng cao trình độ chuyên môn văn thư.
- Khuyến khích cán bộ công chức tự học nâng cao trình độ, năng lực.
- Có chế độ phụ cấp trách nhiệm cho cán bộ văn thư, lưu trữ.
* Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
- Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là rất cần
thiết, mọi khâu nghiệp của công tác văn thư đều nhờ vào sự trợ giúp của công nghệ
thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt là hạn chế nạn quan lưu giấy tờ.
- Để đáp ứng yêu cầu trên trước hết UBND xã cần trang bị phần mềm quản lý
văn bản, riêng với cán bộ văn thư phải được đào tạo và sử dụng thành thạo các phần
mềm về công tác quản lý văn bản.
2.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ tại UBND xã
Đình Lập
- Chủ tịch cơ quan, cần tổ chức và có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, thuộc phạm vi
quản lý của mình. - Cuối năm, cán bộ văn thư phải đôn đốc các phòng chức năng
lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc
việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu giữ
ở phòng vào lưu trữ cơ quan.
- Cần trang bị thêm cho phòng văn thư máy tính để việc đăng ký văn bản trên
máy, phục vụ cho công tác tra tìm và lưu giữ văn bản.

- Về công tác văn thư: Cần bố trí thời gian làm việc hợp lý để cán bộ văn thư lập
danh mục hồ sơ, hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc đạt hiệu quả cao. Các đơn vị
phòng ban chức năng đưa ra mục lục hồ sơ từng đơn vị mình để dựa vào đó cán bộ văn
thư lập danh mục hồ sơ cho cho cơ quan. Công văn tài liệu tuyệt mật, tối mật được lập
hồ sơ riêng, quản lý theo chế độ tài liệu mật và giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo đúng
quy định.
- Cán bộ văn thư cần chú trọng thực hiện nhiệm vụ của mình để công tác văn thư
của cơ quan đạt được kết quả cao hơn.

25