5 meo su dung PowerPoint chuyen nghiep[1]

5 mẹo sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp
TP - Phần mềm PowerPoint của hãng Microsoft đã rất phổ biến với người dùng Việt Nam.
Đặc biệt với những người hay phải thuyết trình, giảng dạy bằng PowerPoint. Dưới đây xin
giới thiệu các mẹo giúp bạn sử dụng chuyên nghiệp Microsoft PowerPoint 2003.
1. Sử dụng các mẫu PowerPoint sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế chuyên
nghiệp (Microsoft PowerPoint templates).
Các mẫu thiết kế sẵn này ngoài việc có các trang trí đồ họa chuyên nghiệp, nó còn đã được định
nghĩa các font chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,….
Cách chọn các template này như sau: Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn Format
Chọn Slide Design… Bên phía tay phải của Microsoft PowerPoint 2003 sẽ xuất hiện các mẫu thiết
kế sẵn và bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình bày của bạn.
Phía dưới cùng của các template này có 2 ô vuông đặc biệt sau (xem hình).
-Additional Design Templates: Đây là chức năng cho phép bạn thêm các template vào thư viện
template sẵn có của PowerPoint. Các template này bạn có thể có từ nguồn download trên mạng
internet hoặc copy từ máy tính khác
- Design Templates on Microsoft Office Online: Chức năng này cho phép bạn tìm và lấy thêm các
mẫu PowerPoint nữa trên website của Microsoft.
Sau khi chọn được một template nào đó để dùng rồi, bạn vẫn có thể chỉnh sửa nó cho hoàn toàn
thích hợp với yêu cầu của mình. Cách làm như sau:
Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn View Chọn Master Chọn Slide Master. Lúc này
PowerPoint sẽ hiện ra các thiết kế gốc của template. Từ đây bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ trong
template này và khi kết thúc, bạn ấn nút Close Master View trên thanh Slide Master View.
Kết quả chỉnh sửa này sẽ được áp dụng cho tất cả các slide hiện có các cho các Slide tạo mới.
2. Sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation).
Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan
thì việc mô tả các quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo
hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng tốt cho người
xem.
Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bạn trỏ
phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation
Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối

tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên
xuống dưới,…).
3. Lưu các font chữ sử dụng trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint.
Việc này rất hữu ích khi Slide của bạn có soạn thảo bằng các font chữ không phổ biến (TCVN,
VNI, font thư pháp,…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến một máy tính khác trình diễn
mà máy này không có các font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung như mong muốn.
Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, trên menu File của PowerPoint Chọn Save as Tại hộp thoại
Save as, chọn Tools (bên tay phải, phía trên cùng) Chọn Save Option…
Hộp thoại mới mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau khi lựa chọn ô
này, bạn tiếp tục chọn một trong hai lựa chọn phía dưới:
- Embeb characters in use only (best for reducing file size): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các
font cần để hiển thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn thảo, thay đổi các chữ có sử
dụng các font đặc biệt này được. Ngược lại nó giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ gọn.
- Embeb all characters (best for editing by others): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần
để hiển thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng
các font chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên khá nhiều.
4. Chèn các đoạn video, ảnh,… vào Slide.
Nếu bạn muốn trình diễn một đoạn video trong bài thuyết trình của mình thì nên làm theo cách
sau: Từ menu Insert của PowerPoint Chọn Movies and and Sounds Chọn Movie from file Từ đây
bạn có thể chọn file video nào bạn muốn chèn vào Slide.
Cách chèn ảnh, âm thanh vào Slide tương tự như trên.
5. Sử dụng các phím tắt một cách hữu dụng.
· Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen những ký tự cần chuyển đổi và nhấn đồng thời
Shift+F3
· Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B Màn hình trở về bình
thường. Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn hình trở về bình thường.
· Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide. Muốn trình diễn Slide hiện tại, ấn đồng thời Shift+F5.
· Để quay về Slide đầu tiên: Ấn 1 + Enter
· Để nhảy tới Slide nào đó: Ấn số slide cần nhảy tới + EnterMột số thủ thuật khi
thiết kế bài giảng trên PowerPoint

Tôi biết rằng có rất nhiều các thầy cô có trình độ xử lý máy tính rất tốt, sử dụng
thành thạo. Tuy nhiên, cũng không ít các thầy cô giáo khác còn khá lúng túng
trong vấn đề này.
Tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm khi tiến hành thiết kế bài giảng điện tử với
các thầy, các cô. Mong rằng nó sẽ giúp ích phần nào cho các thầy, cô trong quá
trình thiết kế bài giảng điện tử.
Khi tiến hành giảng dạy bằng bài giảng điện tử (sử dụng thiêt bị nghe, nhìn), sự
thành công của một tiết dạy phụ thuộc khá nhiều vào quá trình thiết kế bài giảng.
Để có một bài giảng điện tử tốt, ngoài việc người giáo viên cần vững vàng về
kiến thức còn phải nắm được các kỹ thuật xử lý trên máy tính. Bên cạnh đó, cần
có sự chuẩn bị thật tốt về tư liệu phục vụ cho bài giảng, các chương trình hỗ
trợ...
Các kỹ thuật xử lý trên máy tính có thể đem lại hiệu quả cao cho bài trình diễn
Mặt khác, cũng cần phải nắm được 1 số vấn đề, một số thủ thuật khi thiết kế sẽ giúp cho bài giảng
hoạt động tốt. Khi thiết kế giáo án điện tử, việc đưa hình ảnh, âm thanh, video clip vào trong bài
giảng sẽ giúp cho bài giảng sống động, trực quan, giúp cho người học hứng thú, dễ tiếp thu kiến
thức của bài học. Vì vậy, khi tiến hành chèn các đối tượng này, việc đầu tiên ta phải nghĩ đến là
giảm dung lượng của chúng.
Thủ thuật:
1- Giảm dung lượng hình ảnh: Hình ảnh từ các nguồn (máy chụp ảnh, tải về từ trên mạng
internet, CD ...) thường có những định dạng khác nhau (bmp, gif, jpg, png ...). Vì lý do thương mại
(hoặc lý do nào đó) những bức ảnh này thường có dung lượng khá lớn (bảo đảm độ sắc nét). Khi
bạn sử dụng một số chương trình xử lý ảnh dù đã lưu lại với định dạng JPG nhưng dung lượng
vẫn khá cao (nếu lưu ở định dạng này với mức thấp nhất thì có thể làm ảnh nhìn không rõ).
Thủ thuật sau đây giúp giảm kích thước ảnh nhưng vẫn bảo đảm độ sắc nét :
- Mở chương trình Microsoft Office PowerPoint, chèn hình ảnh đó vào bài giảng từ menu Insert.
- Sau đó nhấp nút chuột phải vào tấm ảnh, chọn Save As Picture.... Trong hộp thoại Save, trong
khung Save As Type chọn định dạng cần lưu là JPEG file Interchange format (JPG), đặt tên file
rồi chọn nút Save.
- Dung lượng file ảnh sẽ giảm đến không ngờ nhưng... chất lượng ảnh thì sử dụng tốt trong bài

giảng.
2- Giảm dung lượng file âm thanh: Thông thường, ta sử dụng các file âm thanh có định dạng
.wav để chèn vào bài giảng. Với định dạng này, dung lượng file âm thanh rất lớn (1 file wav dài 1
phút 44 giây dung lượng có thể lên đến 17.5 MB), nếu ta không xử lý mà để nguyên chèn vào bài
giảng thì dung lượng bài giảng rất lớn, khi trình chiếu sẽ gặp khó khăn (Vì PowerPoint sẽ nhúng
file này vào tài liệu).
Thủ thuật đổi định dạng file từ file MP3 sang định dạng Wav và giảm kích thước file âm thanh (có
định dạng wav) bằng chương trình Nero (đây là chương trình chép đĩa khá quen thuộc và thông
dụng).
Khi cài chương trình Nero vào máy tính, có một tiện ích kèm theo giúp ta thực hiện các tác vụ này
là tiện ích Nero WaveEditor (Truy cập từ menu Star -> Nero 7 Premium (ở đây tôi cài và sử dụng
Nero 7.x) -> Audio -> Nero WaveEditor.
- Đổi định dạng từ MP3 sang định dạng Wav : File -> Open ->chọn file MP3 cần đổi -> Chương
trình sẽ mở file MP3 này ra (ta có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa, ghép file nhạc trước khi
đổi định dạng) -> File -> Save As ->Trong hộp thoại Save, trong khung Save As Type chọn định
dạng cần lưu là PCM wav file (*.Wav, *.Wave) -> Save là xong.
- Giảm kích thước file âm thanh có định dạng Wav: mở file âm thanh có định dạng Wav -> Edit ->
Convert sample format. Trong hộp thoại Convert sample format settings -> Chọn mức chất
lượng cần đổi (giá trị càng thấp thì dung lương file càng nhỏ và ... chất lượng âm thanh cũng càng
giảm (đến không ngờ), nhưng có thể chấp nhận được khi sử dụng trong thiết kế bài giảng).
Ngoài ra, trong một bài nhạc thường bao giờ cũng có 2 đoạn giống nhau, ta có thể xử lý lấy 1 đoạn
(khi thiết kế bài giảng trong PowerPoint ta có thể sử dụng hiệu ứng lặp để xử lý) thì hiệu quả giảm
file càng hiệu quả.
3- Giảm dung lượng các file video: Để giảm dung lượng các file video, ta cần sử dụng các
chương trình chuyên dụng để thực hiện. Hiện nay có rất nhiều chương trình hỗ trợ việc này. Ở đây
tôi sử dụng ngay chương trình Magicbit video Converter. Qui trình thực hiện rất đơn giản : Chọn
Add để đưa file Video nguồn vào, trong khung General, ta cần chọn các thông số trong khung
Audio và khung Bit Rate (Giá trị càng nhỏ thì dung lượng file càng giảm).
4- Cái gì cần nhúng (chèn) vào bài giảng, cái gì cần liên kết: Chương trình PowerPoint sẽ
nhúng tất cả các đối tượng vào trong tài liệu mà ta chèn vào từ menu Insert (hoặc từ thao tác

Copy -> Paste). Đối với những bài giảng, khi ta cần minh họa những đoạn phim dài có chất lượng,
những bài nhạc chất lượng cao (theo yêu cầu của bài hoặc vì lý do khác) thì ta nên sử dụng liên
kết, khi cần ta chỉ cần bấm vào liên kết này để mở các file đó theo yêu cầu bài giảng.
Theo mặc định của PowerPoint, các file có thể nhúng vào bài trình diễn có dung lượng tối đa là
100KB. Chúng ta có thể nâng dung lượng file được phép nhúng vào bài trình diễn lên 50MB bằng
cách vào menu Tools -> Options, trong tab General, có dòng Link sounds with file size greater
than …KB, gõ vào con số 50,000.
Tuy nhiên, theo khuyến cáo của PowerPoint, các file có dung lượng lớn hơn 100KB nhúng vào bài
trình diễn có thể gây chậm hoạt động của bài. Đối với các file lớn hơn 100KB, hãy chọn liên kết.
Và khi đem trình diễn ở máy khác, thầy cô nhớ đem cả file nguồn được đặt liên kết đến.
5- Cần biết những địa chỉ Internet cần thiết vì đây là một nguồn tài nguyên lớn, phục vụ đắc lực
cho việc thiết kế bài giảng. Cần có các bộ sưu tập về hình ảnh, âm thanh, phim tư liệu, các tài liệu,
sách báo, dụng cụ hỗ trợ (máy ảnh, máy quay phim, micro ...).
Ngoài một số thủ thuật trên, để thiết kế một bài giảng tốt còn rất nhiều vấn đề khác cần phải lưu
tâm : biết sử dụng các chương trình của hãng thứ 3 (các chương trình xử lý hình ảnh, các phần
mềm hỗ trợ thiết kế dạy học, các chương trình soạn thảo toán ...). Điều này hoàn toàn phụ thuộc
vào các thầy cô giáo.
Cuối cùng, để biết một bài giảng đã đạt được đến mức độ nào, hãy nhờ đồng nghiệp, cán bộ
chuyên môn nhận xét, góp ý. Hãy quan sát thái độ và mức độ học tập của học sinh. Hãy lắng
nghe, hãy cảm nhận và rút kinh nghiệm cho bài sau.