Kỹ năng điều hành hội thảo

1
Kỹ năng
ð
iều hành Hội thảo
Ts. Phan Quc Vit
Ths. Nguy
n Huy Hoàng
2
Nội dung
 Khái niệm và nguyên tắc
 Chuẩn bị cho một cuộc họp
 Kỹ năng ñiều hành họp
 Phương pháp ñộng não
3
Nội dung
 Khái niệm và nguyên tắc
 Chuẩn bị cho một cuộc họp
 Kỹ năng ñiều hành họp
 Phương pháp ñộng não
4
Khái niệm và nguyên tắc
 Cuộc họp
 Nhiệm vụ cuộc họp
 Quy trình cuộc họp
 Người ñiều hành
 Nguyên tắc ñiều hành
 Nhiệm vụ ñiều hành
5
Cuộc họp là gì?
 Cuộc họp xảy ra khi hai hay nhiều người:
 trực tiếp gặp mặt nhau;

 thông qua phương tiện ñiện tử;
 thông qua ñiện thoại
 ñể:
 chia sẻ thông tin;
 ra quyết ñịnh, kế hoạch hay hành ñộng.
6
Phân loại
 Các cuộc họp có thể ñược phân loại:
 Chia sẻ thông tin;
 Quyết ñịnh hành ñộng
 Gồm cả hai.
7
Nhiệm vụ cuộc họp
 Cái mà ta cố gắng ñạt ñược trong cuộc họp
 Lý do cùng ngồi ñể ra quyết ñịnh cuối cùng
8
Quy trình cuộc họp
 Cách làm việc dể cùng hoàn thành nhiệm vụ.
 Các kỹ năng ñể hoàn thành nhiệm vụ ñề ra.
 Cải tiến quy trình giải quyết 90% vấn ñề
9
Người ñiều hành là người
lãnh
ñạo/ quản lý một cuộc
h
ọp/ hội thảo/ cuộc thảo luận/
m
ột diễn biến/
hay s
ự kiện tương tự.

10
Phân biệt
 Người tổ chức
 Nội dung sự kiện
 Mục tiêu cần ñạt
 Mời người tham dự
 Người ñiều hành
 Quản lý diễn biến
 Phương pháp
 Kỹ thuật sử dụng
11
Các nguyên tắc ñiều hành
1. Thực hiện ñúng những phần việc của mình
2. Tránh bị lợi dụng
 Làm sai chức năng
 Làm những việc ñã hoàn tất
3. Không cho phép dùng uy tín ñể lấn át
4. Không giải quyết vấn ñề một mình
12
Các nguyên tắc ñiều hành
5. Tạo môi trường làm việc bình ñẳng
6. Không cho phép chỉ trích người vắng mặt
7. Phải luôn luôn:
 Khách quan
 Tìm giải pháp và kết quả rõ ràng
8. Làm cho mọi người hiểu và chấp nhận
13
Nhiệm vụ khi ñiều hành
1. Khai mạc, tóm tắt cuộc họp
2. Tuyên b

ố mục ñích, mục tiêu cuộc họp
3. Gi
ải thích và cung cấp chương trình
4. Nêu các quy t
ắc cơ bản
5. Bám sát ch
ương trình ñã ñịnh
14
Nhiệm vụ khi ñiều hành
6. Duy trì nguyên tắc, kỷ luật
7.
ðiều khiển/ hướng cuộc họp ñúng mục tiêu
8. V
ăn bản hoá các kết quả
9. Bàn giao tài liệu, kết quả, trách nhiệm
10.Xem xét các s
ự kiện xảy ra và ñánh giá
15
Nội dung
 Khái niệm và nguyên tắc
 Chuẩn bị cho một cuộc họp
 Kỹ năng ñiều hành họp
 Phương pháp ñộng não
16
Không chuẩn bị
là chuẩn bị
cho thất bại
17
Chuẩn bị
 Mời người tham dự


Chuẩn bị chương trình
 Chọn ñịa ñiểm
 Chuẩn bị các thiết bị
18
Mời người tham dự
 Chọn người tham dự
 Người tham dự sẽ làm việc như thế nào?
 Chi phí và thời gian cho việc ñi lại?
 Có phải ñổi lịch nếu họ không tham dự ñược?
19
Mời người tham dự
 ðánh giá mức ñộ ñóng góp:
 Có thông tin gì ñể chia sẻ?
 Có thể ñưa ra lời khuyên hay thông tin?
 Chuyên môn của họ có ích gì không?
 Có thể thực hiện ñược các hoạt ñộng không?
20
Mời người tham dự
 Thông báo với những người tham dự về:
 Ngày, giờ, ñịa ñiểm, mục ñích cuộc họp
 Phải tham gia xây dựng cuộc họp
 Chương trình cuộc họp
 Những phương tiện sẵn có (OHP, LCD,...)
21
Chuẩn bị chương trình
 Biên soạn chương trình
 Tránh thời gian có hiệu suất thấp
 Soạn ngắn gọn và ñơn giản
 Báo cho người ñiều hành về mọi thay ñổi

22
Chuẩn bị chương trình
 Khi sắp xếp cấu trúc chương trình cần nhớ:
 Chi tiết ngày, giờ, ñịa ñiểm
 Mục ñích chính của cuộc họp phải cụ thể
 ðể người tham dự biết mình phải làm gì
 Thời gian cho mỗi phần và thứ tự ưu tiên
 Thời gian phân bổ rộng rãi hơn cho mỗi phần
23
Chuẩn bị chương trình
 Phân bổ chương trình
 Xác ñịnh vấn ñề gì cần ñưa ra trong cuộc họp
 Gửi bản thảo chương trình ñể lấy ý kiến
 ðiều chỉnh chương trình và gửi lại
 Yêu cầu sửa và thông qua chương trình
24
Chọn ñịa ñiểm
 ðánh giá yêu cầu thực tế

Chọn ñịa ñiểm tại chỗ hay bên ngoài
 ðánh giá môi trường xung quanh
 Xác ñịnh kích thước, vị trí phòng họp
 Kiểm tra mức ñộ vọng của âm thanh
 Sự sẵn có của các thiết bị hỗ trợ
25
Chọn ñịa ñiểm
 ðịa ñiểm xa:
 ðến trước ñể kiểm tra
 Hướng dẫn chi tiết cho người tham gia
 Bố trí các biển chỉ dẫn