Bài giảng kỹ năng làm việc nhóm

KỸ NĂNG LÀM
VIỆC NHÓM
TS. LÊ QUANG KHÔI
Email:


MỤC TIÊU






Nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết phải
cải thiện năng lực làm việc nhóm trong môi trường
kinh doanh hiện nay.
Thấu hiểu bản thân về thực trạng năng lực teamwork,
nhận biết rõ những điểm mạnh cũng như những điểm
yếu của chính mình trong quá trình làm việc với
người khác.
Nắm được những nguyên tắc, quy trình, phương pháp
để nâng cao hiệu quả teamwork cho bản thân.












Thấu hiểu những khó khăn, thuận lợi khi làm việc nhóm.
Quản lý cá nhân để hòa nhập nhóm
Hiểu các công việc cần chuẩn bị cho buổi họp nhóm
Hiểu được vai trò, trách nhiệm & kỹ năng của người điều
khiển nhóm
Nắm rõ cách thức ra quyết định và giải quyết mâu thuẩn
xung đột trong nhóm
Nắm rõ các kỹ năng đưa & nhận thông tin phản hồi
Nắm vững các phong cách lãnh đạo nhóm


NỘI DUNG

I.
II.
III.
IV.

V.

VI.

NHÓM LÀ GÌ ?
TẠI SAO CHÚNG TA NÊN LÀM VIỆC NHÓM?
TÌM HIỂU VÀ CHẤP NHẬN NHAU
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM VỚI NHIỀU
NGƯỜI KHÁC NHAU
KỸ NĂNG XÂY DỰNG & NÂNG CAO HIỆU

QUẢ HOẠT ĐỘNG NHÓM
QUẢN LÝ CÁ NHÂN ĐỂ HÒA NHẬP NHÓM


VII. CHUẨN BỊ CHO BUỔI HỌP & TIẾN TRÌNH CỦA
BUỔI HỌP NHÓM
VIII. KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH BUỔI HỌP NHÓM
IX. KỸ NĂNG LẮNG NGHE & TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN
X. GIẢI QUYẾT MÂU THUẨN XUNG ĐỘT TRONG
NHÓM
XI. CÁC KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH, ĐÓNG GÓP Ý
KIẾN & NHẬN THÔNG TIN PHẢN HỒI
XII. CÁC PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO NHÓM


I. NHÓM LÀ GÌ?








Nhóm là tập hợp các cá nhân
thỏa các điều kiện sau:
Có ít nhất từ 2 thành viên trở
lên
Có thời gian làm việc chung
với nhau

Cùng chia sẻ, thực hiện chung
1 nhiệm vụ, 1 kế hoạch nhằm
đạt đến những mục tiêu của
nhóm
Hoạt động theo những qui
định chung của nhóm


VAI TRÒ & HIỆU QUẢ CỦA NHÓM







Mang lại những kết quả tốt mà từng cá nhân không thể
làm được hay làm được mà hiệu quả không cao
Cho phép các cá nhân nhỏ lẻ vượt qua những cản trở
của cá nhân, xã hội để đạt đến mục tiêu cao hơn và
đồng thời kéo theo sự phát triển của các cá nhân khác
cùng tham gia nhóm.
Việc hợp tác của 1 nhóm nhỏ trong tổ chức sẽ tạo tiền
đề phát triển tốt các nhóm nhỏ khác.
Nhóm hiệu quả khoảng từ 5 đến 10 người


II. TẠI SAO CHÚNG TA NÊN LÀM
VIỆC NHÓM?
Lợi ích của nhóm






Tận dụng khả năng, năng khiếu của từng thành viên
thành sức mạnh tập thể
Giải quyết vấn đề toàn diện, sâu rộng hơn do có nhiều
thành viên có kinh nghiệm và kiến thức tốt.
Giúp thay đổi hành vi, thái độ cá nhân theo chiều
hướng tốt.
Nhiều thành viên sẽ giúp đỡ được 1 cá nhân trong
nhóm khắc phục những khó khăn đang gặp phải.


NHỮNG THUẬN LỢI CỦA LÀM
VIỆC NHÓM





Là nơi hỗ trợ nhau để giải quyết các vấn đề khó khăn
của từng cá nhân để phát triển.
Chia sẻ những kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm sống
& kinh nghiệm xã hội.
Thái độ, cảm xúc, hành vi cá nhân có thể sẽ thay đổi
theo chiều hướng tốt.
Môi trường nhóm thích hợp là yếu tố quan trọng tạo nên
sự hưng phấn trong công việc, tạo động lực tốt cho từng

cá nhân hoạt động, suy nghĩ & làm việc. Kết quả đạt
được sẽ tốt hơn nhiều so với từng cá nhân.


NHỮNG BẤT LỢI
CỦA LÀM VIỆC NHÓM




Nhóm cần phải có sự tổ chức chặt chẽ hơn cá nhân
như xây dựng nội qui, đóng tiền quỹ, thời gian làm
việc chung,...Một số cá nhân sẽ cảm thấy bị ràng
buộc, khó chịu.
VD: Tốn tiền đóng quỹ, họp nhiều,...
Thỉnh thoảng cá nhân phải hy sinh những ham
muốn, sở thích riêng tư, lợi ích kinh tế vì nhóm.
VD: Anh/Chị thích đi dã ngoại ở Đà Lạt nhưng
nhóm quyết định đi Nha Trang.











Một số cá nhân sẽ miễn cưỡng chấp nhận ý kiến nhóm,
khi trong nhóm có sự phân chia bè phái tiêu cực đặc biệt
là các nhóm làm việc liên quan kinh tế, quyền lực,...
Các vấn đề riêng tư cá nhân thường dễ bị tiết lộ trong
nhóm gây nên những chuyện không hay trong quan hệ,
xử sự lẫn nhau trong nhóm.
Một số cá nhân sẽ bị thiệt thòi khi họ “quá hiền” hay khi
nhóm trưởng không có sự quan tâm hết đến tất cả các
thành viên.
Mỗi nhóm có những thuận lợi & khó khăn riêng
Nhóm khác nhau về mục tiêu sẽ có những hoạt động
khác nhau.


III. TÌM HIỂU & CHẤP NHẬN NHAU
Các thành viên trong nhóm
tìm hiểu các thông tin của
nhau, tạo sự gần giũ
trong công việc, tạo sự
dễ dàng trong liên lạc,…
nhằm đạt đến những mục tiêu chung của
nhóm.



NHỮNG THÔNG TIN CẦN CHÚ Ý
KHI TÌM HIỂU NHÓM








Nhóm gì? Xác định mục tiêu, hoạt động chính của
nhóm?
Thành viên của nhóm gồm những ai? Tìm hiểu các
thông tin chung về các thành viên như tuổi, trình độ học
vấn, nghề nghiệp, tôn giáo, cá tính,...
Các qui định, nội qui nhóm như số lượng thành viên,
nguyên tắc hoạt động, nguyên tắc đóng quỹ, thời gian
họp & làm việc chung.
Mục tiêu chung của nhóm cần đạt được là gì ? Để đạt
được những mục tiêu đó, đòi hỏi về điều kiện tài chính,
kinh nghiệm, kỹ năng gì?






Quan điểm của nhóm là gì?
Các thông tin cá nhân như ngày sinh nhật, sở
thích cá nhân,…
Phương thức hoạt động của nhóm như cơ
cấu, vai trò, trách nhiệm, mối quan hệ bên
trong & bên ngoài nhóm, các hoạt động nào
được sử dụng, cách thức tổ chức,....

CHẤP NHẬN NHAU






Mỗi cá nhân đều có mặt mạnh, mặt yếu khác nhau, chấp
nhận nhau và chú ý đến mục tiêu chung của nhóm.
Nên chú trọng đến điểm mạnh của người khác để hợp tác
& làm việc.
Không nên nhìn vào những khuyết điểm & hạn chế về 1
cá nhân trong nhóm mà quên đi mục tiêu chung của
nhóm.
Nên quan tâm vào mục tiêu chính khi tham gia nhóm là
gì ? Không nên quan tâm về tín ngưỡng, tôn giáo hay
lòng tin của 1 cá nhân trong nhóm.


CÁC GIAI ĐOẠN
PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM







Giai đoạn thành lập: Tìm hiểu, thăm dò nhau

Giai đoạn “ bão táp”: Cạnh tranh, xác định vị trí của
từng cá nhân trong nhóm.
Giai đoạn ổn định: Chấp nhận sự khác biệt của nhau,
môi trường thay đổi.
Giai đoạn trưởng thành: Chia sẻ lãnh đạo & trách
nhiệm.
Giai đoạn kết thúc: Khi các mục tiêu của nhóm đã đạt (
cả nhóm cùng nhìn lại các hoạt động trong thời gian
qua, tự cá nhân rút ra bài học kinh nghiệm.


IV. KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM VỚI
NHIỀU NGƯỜI KHÁC NHAU


Lý thuyết JOHARI hay cửa số JOHARI
(JOSHEPH LUFT & HARRY INGHAM)
Bạn có thể
nhận biết

Người khác
có thể nhận
biết
Người khác
không thể
nhận biết

VÙNG CHUNG
(Vùng mở)
VÙNG MẬT

(Vùng kín)

Bạn không thể
nhận biết

VÙNG MÙ
( Vùng ngạt)
VÙNG TỐI
(Vùng tương lai)


Ý NGHĨA






Mỗi cá nhân có 4 vùng. Phạm vi của các vùng này sẽ bị
thay đổi. Bạn thể hiện các khả năng cởi mở, bộc lộ
thông tin về vùng mật của mình.
Khi nhận được các thông tin phản hồi từ người khác,
vùng mù sẽ giảm và vùng mở sẽ tăng. Qua thời gian,
các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, vùng mù,
vùng tối sẽ giảm, vùng mở sẽ tăng lên.
Cố gắng khai thác & mở rộng vùng Mù, Tối & Mật.
Dùng các kỹ năng cá nhân để khai thác để hiểu nhiều
hơn các thành viên trong nhóm.

NHỮNG KỸ NĂNG KHÁC





Không phản ứng quá nhanh, dành thời gian để
tìm hiểu nhóm để có cách ứng xử phù hợp.
Chỉ tập trung thảo luận các vấn đề mà nhóm đề
ra, tránh tranh luận các vấn đề về tôn giáo, tín
ngưỡng.
Hiểu rõ khả năng, kinh nghiệm của từng người
& tận dụng nó trong nhóm. Tránh hỏi những lĩnh
vực mà người khác không có chuyên môn.


V. KỸ NĂNG XÂY DỰNG & NÂNG CAO
HIỆU

QUẢ

HOẠT

ĐỘNG

NHÓM

1.THÀNH LẬP & XÂY DỰNG NHÓM: 4 BƯỚC

Xác định động lực/nhu cầu làm việc

nhóm
 Lựa chọn những cá nhân có tiềm năng
hợp tác & có nhu cầu hợp tác thật sự.
 Chuẩn bị thành lập nhóm
 Thành lập nhóm



B1.Xác định động lực/nhu cầu làm
việc





nhóm

Tự đánh giá bản thân xem có thỏa các mục
đích/tiêu chí/qui định hoạt động của nhóm ?
Đối với nhóm viên:
Xác định động cơ tham gia vào nhóm của từng
nhóm viên là gì? Tự nguyện hay bắt buộc.
Xác định mục đích khi tham gia vào nhóm của
từng nhóm viên.


B2.Lựa chọn những cá nhân có tiềm
năng hợp tác & có nhu cầu hợp tác
thật
sự








Giải thích rõ mục tiêu, qui định, nội dung, phương
hướng hoạt động,...của nhóm cho từng thành viên để
có tiêu chí lựa chọn đúng người nhằm đảm bảo chất
lượng cho nhóm.
Nêu rõ các qui định chung của nhóm: Số lượng, các
đóng góp, các đòi hỏi về kỹ năng, khả năng khi tham
gia.
Tiếp xúc từng cá nhân để nắm thêm các thông tin mới.
Tiến hành sàng lọc danh sách các cá nhân chuẩn bị
thành lập nhóm.


B3.Chuẩn bị thành lập nhóm










Tổ chức buổi gặp gỡ chung tất cả các thành viên
Thông báo nội dung & mục đích của buổi họp, đưa ra các
công việc cần giải quyết trong buổi họp này.
Thảo luận & giải thích chưa rõ cho các thành viên
Điều chỉnh các nội qui, mục tiêu hay kế hoạch hoạt động cho
phù hợp với nhiều thành viên. (Thời gian, địa điểm họp,...)
Đưa ra các tiêu chí để lựa chọn nhóm Trưởng, thư ký, thủ
quỹ,... và nhiệm vụ của họ
Thảo luận nghi thức hay công việc của buổi thành lập nhóm
Làm các báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền


B4. THÀNH LẬP NHÓM
Mời 1 vài cá nhân ngoài nhóm tham gia
chứng giám ngày nhóm ra đời
 Thông qua các chức danh
 Thông qua các điều lệ, yêu cầu, nội
qui, nhiệm vụ của nhóm



NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT
ĐỘNG NHÓM






Xây dựng nội qui nhóm

Vai trò & khả năng của nhóm trưởng
Sự tham gia tích cực của nhóm viên
Sự quan tâm giúp đỡ của các tác nhân bên
ngoài
Hiệu quả hoạt động của nhóm: Phụ thuộc 3
yếu tố như nội dung hoạt động, phương pháp
thực hiện & vài trò của người chủ tọa