Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại công ty cổ phần bitexco nam long

i

MỤC LỤC

Trang

2.1Tổng quan về Công ty cổ phần Bitexco Nam Long và thực trạng hệ
thống kiểm soát nội bộ trong công ty...........................................................40
2.1.1 Sự hình thành và phát triển....................................................................40
2.1.2Tổng quan hoạt động tiêu thụ sản phẩm của Công ty............................45
2.2Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ
tại Công ty cổ phần Bitexco Nam Long.......................................................56


ii

Danh mục các chữ viết tắt

B/L

-

Vận tải đơn đường biển

CIF

-

Giá CIF (giá đã bao gồm giá bán, bảo hiểm và chi phí
vận chuyển)

CP

-

Cổ phần

FOB

-

Giá FOB (Giá bán giao hàng tại cảng chưa bao gồm
bảo hiểm và chi phí vận chuyển (freight))

HĐQT

-

Hội đồng quản trị

HTX

-

Hợp tác xã

KD

-

Kinh doanh

KH

-

Kế hoạch

KT

-

Kỹ thuật

L/C

-

Tín dụng chứng từ

P/L

-

Bảng kê chi tiết hàng hóa

SXKD

-

Sản xuất kinh doanh

TNHH

-

Trách nhiệm hữu hạn

XK

-

Xuất khẩu

XNK

-

Xuất nhập khẩu


iii

Danh mục bảng, biểu, sơ đồ

Bảng 1.1

-

Danh mục 6 công cụ chủ yếu khi triển khai 6 Sigma

Bảng 2.1

-

Quy trình bán hàng của Công ty

Bảng 2.2

-

Danh sách cổ đông sáng lập Công ty

Bảng 3.1

-

Ước lượng rủi ro trong quy trình bán hàng của Công ty

Bảng 3.2

-

Ước lượng rủi ro trong quy trình sản xuất của Công ty

Bảng 3.3

-

Các thủ tục đề nghị phê duyệt đối với đối với quy trình
bán hàng

Bảng 3.4

-

Các thủ tục đề nghị phê duyệt đối với quy trình sản xuất

Biểu 2.1

-

Kim ngạch XK của Công ty giai đoạn 2001-2007

Biểu 2.2

-

Kim ngạch XK theo thị trường của Công ty năm 2007

Sơ đồ 2.1

-

Quy trình kéo sợi

Sơ đồ 2.2

-

Quy trình may – thu hóa

Sơ đồ 2.3

-

Sơ đồ trình tự thanh toán theo phương thức tín dụng
chứng từ

Sơ đồ 2.4

-

Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty

Sơ đồ 3.1

-

Sơ đồ đề xuất hệ thống thông tin quản lý hoạt động bán
hàng

Sơ đồ 3.2

-

Sơ đồ đề xuất hệ thống thông tin quản lý trong công ty

Sơ đồ 3.3

-

Sơ đồ đề xuất hệ thống thông tin kế toán trong quy trình
mua hàng – bán hàng


i

Phần mở đầu
Công ty CP Bitexco Nam Long là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất
xuất khẩu mặt hàng khăn bông. Trong thời gian qua, Công ty đã không ngừng
phát triển và trở thành một trong những doanh nghiệp lớn nhất ở Miền Bắc
chuyên về sản phẩm này. Trong xu thế mới, bên cạnh những thuận lợi về môi
trường kinh doanh, về lợi thế so sánh, Công ty cũng phải đối mặt với những
khó khăn và thách thức mới do sức ép cạnh tranh ngày một lớn. Nhằm mục
tiêu thúc đẩy hoạt động tiêu thụ tại công ty bằng cách hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty CP Bitexco Nam Long”.
Phương pháp nghiên cứu chung của luận văn là kết hợp giữa nghiên cứu lý
luận với tổng kết thực tiễn, trên cơ sở đó sử dụng các phương pháp phân tích,
tổng hợp, so sánh, chứng minh để nghiên cứu và đề xuất các giải pháp thực
hiện. Nội dung luận văn gồm 3 chương chính là:
Chương I: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ
thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ.
Chương II: Thực trạng kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ
sản phẩm tại Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long;
Chương III: Phương hướng, giải pháp hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội
bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long.


ii

Chương I. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ
thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ.
1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Kiểm soát nội bộ (Internal control)
Theo định nghĩa của COSO, kiểm soát nội bộ là một quá trình do người
quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiếp
lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
- Các luận lệ và quy định được tuân thủ;
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
a) Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung
của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị
và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố
chính thuộc về môi trường kiểm soát là:
Tính chính trực và giá trị đạo đức
- Đảm bảo về năng lực
- Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
- Cơ cấu tổ chức
- Cách thức phân chia quyền hạn và trách nhiệm
- Chính sách nhân sự.


iii

b) Đánh giá rủi ro: Đối với mọi hoạt động của mọi đơn vị đều có thể
phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát được tất cả. Vì vậy, các nhà
quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro

làm cho những mục tiêu, kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng
hoạt động của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối
thiểu hoá những tổn thất do các rủi ro này gây nên. Để giới hạn được rủi ro ở
mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mục tiêu đã được xác định
của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi
ro.
c) Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ
tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính
sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp
kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt
động kiểm soát khác nhau được áp dụng trong các đơn vị nhưng một số hoạt
động kiểm soát chủ yếu hay được áp dụng có thể kể đến là:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ
- Kiểm soát vật chất
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện
- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện
d) Thông tin và truyền thông: Thông tin và truyền thông là điều kiện
không thể thiếu cho việc thiếp lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát
trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về
hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan


iv

trọng. Đầu vào của hệ thống này là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới
dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình
vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và
tổng hợp.

e) Giám sát: Giám sát là quá trình mà mọi người quản lý đánh giá chất
lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác
định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần
thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị
hay không. Để đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động
giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
1.1.3 Vai trò và trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến kiểm soát
nội bộ
a) Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại
hội đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát tòan bộ hoạt động của đơn
vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết để hòan thành được trách nhiệm của mình.
Trong nhiều trường hợp, do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm mà Ban Giám
đốc có thể rơi vào tình trạng kiểm soát chồng chéo, hoặc không kiểm soát
được những hoạt động diễn ra tại đơn vị.
b) Ban giám đốc: Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ
thống kiểm soát nội bộ và giải trình cho Hội đồng quản trị về những vấn đề
thuộc trách nhiệm của họ.
c) Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán viên nội bộ giữ vai trò quan trọng trong
việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và góp phần giữ
vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ mà họ cung cấp các bộ phận
trong đơn vị.


v

d) Nhân viên: Suy cho cùng, kiểm soát nội bộ liên quan đến trách nhiệm
của mọi thành viên trong một đơn vị. Thông qua các hoạt động hàng ngày,
mọi thành viên đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độ
khác nhau, từ người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu cho đến
người thủ kho bảo quản hàng hóa theo các chính sách của đơn vị.

1.1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn,
đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, …;
- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng
với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị;
- Chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến
những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong
các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua;
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra
cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai
sót hay gian lận gây ra;
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm
dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục
kiểm soát không còn phù hợp…
1.2 Tiêu thụ sản phẩm và nội dung của hoạt động tiêu thụ sản phẩm
1.2.1 Tiêu thụ sản phẩm
Tiêu thụ sản phẩm là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh
doanh, là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Theo
Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ là việc chuyển


vi

dịch quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã được thực hiện cho khách
hàng, đồng thời thu được tiền hàng hoá hoặc được quyền thu tiền bán hàng.
1.2.2 Nội dung của hoạt động tiêu thụ sản phẩm
- Thứ nhất là điều tra nghiên cứu thị trường
- Thứ hai là lựa chọn sản phẩm thích ứng và tiến hành sản xuất
- Thứ ba là tổ chức hoàn chỉnh sản phẩm và đưa hàng hoá về kho thành

phẩm để chuẩn bị tiêu thụ
- Thứ tư là định giá bán và chào báo giá tới khách hàng;
- Thứ năm là lên phương án phân phối vào các kênh tiêu thụ và lựa
chọn các kênh phân phối sản phẩm;
- Thứ sáu là xúc tiến bán hàng
- Thứ bẩy là thực hiện các kỹ thuật nghiệp vụ bán hàng và đánh giá kết
quả tiêu thụ sản phẩm
1.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc tăng cường kiểm soát
rủi ro trong khâu tiêu thụ
1.3.1 Khái niệm về quản trị rủi ro trong khâu tiêu thụ sản phẩm
Quản trị rủi ro trong khâu tiêu thụ là quá trình nhận dạng, đo lường, đánh
giá và thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro trong khâu tiêu thụ một cách
có chủ đích, có tổ chức của doanh nghiệp nhờ đó giúp doanh nghiệp đạt được
mục đích, mục tiêu một cách có hiệu quả cao và bền vững
1.3.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc tăng cường kiểm soát
rủi ro trong khâu tiêu thụ
- Xác định được tính chất và mức độ của mỗi loại rủi ro mà doanh
nghiệp có thể chấp nhận được;


vii

- Xác định được khả năng rủi ro đó có thể xảy ra;
- Xác định được cách quản lý các rủi ro;
- Xác định được khả năng của doanh nghiệp trong việc giảm thiểu xác
suất và tác động của rủi ro đến hoạt động tiêu thụ;
- Xác định được chi phí và lợi ích của quản lý rủi ro và các biện pháp
áp dụng;
- Đánh giá được khả năng gây rủi ro của mỗi quyết định lãnh đạo
doanh nghiệp.

1.3.3 Một số hệ thống quản trị đang được áp dụng trong doanh nghiệp
a)

Hệ thống tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000

b)

Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM

c)

Phương pháp quản lý 6 Sigma

Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt
động tiêu thụ tại Công ty cổ phần Bitexco Nam Long
2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Bitexco Nam Long và thực trạng hoạt
động tiêu thụ tại Công ty
2.1.1 Sự hình thành và phát triển
Công ty CP Bitexco Nam Long có tên giao dịch đối ngoại là Bitexco
Nam Long Joint Stock Company, viết tắt là Bitexco Nam Long, có trụ sở
chính tại Lô A2, Khu CN Nguyễn Đức Cảnh, TP Thái Bình, tỉnh Thái Bình.
Bitexco Nam Long là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân
riêng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0803000286, ngày 22
tháng 6 năm 2006 do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Bình cấp. Lĩnh vực sản


viii

xuất kinh doanh chính của công ty bao gồm: Dệt vải, sản xuất các loại sợi, chỉ
khâu, chỉ thêu; Sản xuất và hoàn thiện khăn bông các loại; Hoàn thiện các sản

phẩm dệt. Công ty có vốn điều lệ là 41.500.000.000 đồng.
Quá trình phát triển của Công ty có thể chia thành 3 giai đoạn:
- Giai đoạn 1 (1995-2000): Giai đoạn ổn định sản xuất và xây dựng
thương hiệu;
- Giai đoạn 2 (2001-2005): Giai đoạn khẳng định uy tín và phát triển;
- Giai đoạn 3 (2005 - nay): Tiếp tục khẳng định uy tín và phát triển
2.1.2 Thực trạng hoạt động tiêu thụ tại Công ty
a) Đặc điểm về thị trường tiêu thụ: Thị trường xuất khẩu chính của Công
ty là thị trường Nhật Bản (chiếm khoảng 97% giá trị xuất khẩu của Công ty),
ngoài ra Công ty đã xuất sang một số thị trường khác như Pháp, Mỹ, Đức,
Canada…
b) Đặc điểm về sản phẩm: Sản phẩm khăn bông của Công ty có thể được
chia thành các dòng sản phẩm chính như sau:
- Khăn tay: Là loại khăn có kích thước nhỏ (trung bình khoảng
30x30cm); khăn trơn hoặc có kẻ sọc, hoa văn hay logo của khách
hàng; màu sắc tương đối đa dạng
- Khăn mặt, khăn tắm trơn, khăn thảm trơn: Đây là các sản phẩm được
dùng trong các khách sạn, trong các tiệm spa.
- Khăn jacquard: Đây là loại khăn có dệt nổi hoa văn, được dùng chủ
yếu trong các khách sạn.


ix

- Các loại sản phẩm khác: Ngoài ba dòng sản phẩm chính trên, Công ty
còn có một số loại sản phẩm khác như khăn thể thao, khăn dùng trong
bệnh viện, vải bông….
c) Đặc điểm về hoạt động tiêu thụ sản phẩm
Hoạt động tiêu thụ sản phẩm của Công ty bao gồm 2 quy trình chính là
quy trình sản xuất sản phẩm và quy trình bán hàng.

- Quy trình sản xuất sản phẩm: Quá trình sản xuất mặt hàng khăn bông
bao gồm 4 công đoạn chính như sau:
+

Công đoạn kéo sợi: Do xí nghiệp kéo sợi thực hiện.

+

Công đoạn dệt: Do xí nghiệp dệt thực hiện

+

Công đoạn tẩy nhuộm: Do xí nghiệp tẩy nhuộm thực hiện

+

Công đoạn may, thu hoá: Do xí nghiệp may, thu hoá thực hiện

- Quy trình bán hàng của Công ty: Được thể hiện qua các bước:
+

Bước 1: Giao dịch, chào bán sản phẩm

+

Bước 2: Kiểm tra kỹ thuật đơn hàng

+

Bước 3: Tính toán thời gian sản xuất

+

Bước 4: Chào giá sản phẩm và xác nhận thời gian giao hàng

+

Bước 5: Triển khai sản xuất

+

Bước 6: Giao hàng và làm thủ tục thanh toán

d) Đặc điểm hoạt động thanh toán
Giá bán sản phẩm của công ty là giá FOB hoặc giá CIF tùy theo khách
hàng. Phương thức vận chuyển phổ biến là vận chuyển bằng đường biển,


x

phương thức thanh toán chủ yếu được áp dụng là phương thức tín dụng chứng
từ (L/C - Letter of credit).
2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ
tại Công ty cổ phần Bitexco Nam Long
2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát
Công ty CP Bitexco Nam Long được thành lập để đảm nhận toàn bộ hoạt
động kinh doanh dệt may từ công ty mẹ. Đối với các nhà lãnh đạo của tập
đoàn, hoạt động của Bitexco Nam Long không chỉ đơn thuần vì mục tiêu lợi
nhuận mà còn là gìn giữ hoạt động sản xuất truyền thống của gia đình, và vì
mục tiêu phát triển bền vững. Bitexco Nam Long là công ty gia đình. Đa phần

cán bộ văn phòng cũng như các lãnh đạo xí nghiệp là “người nhà”, do vậy
phong cách điều hành và quản lý của công ty phần nào mang phong cách gia
đình, dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên trong một môi trường
làm việc tương đối thoải mái, không có nhiều áp lực.
Bitexco Nam Long cơ cấu tổ chức theo các phòng ban chức năng, phòng
ban nghiệp vụ và các xí nghiệp sản xuất, có chức năng và nhiệm vụ cụ thể.
Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bầu ra, là người lãnh đạo cao nhất và
chịu trách nhiệm chung trong công tác quản lý và phân công trách nhiệm cho
từng phòng; chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Hội đồng quản trị về mọi
hoạt động của Công ty. Giúp việc cho Tổng giám đốc là hai phó Tổng giám
đốc phụ trách về tài chính và phụ trách kế hoạch.
2.2.2 Thực trạng hoạt động đánh giá rủi ro
Cũng từ đặc điểm, cán bộ chủ chốt đều là người nhà, nên hoạt động kiểm
soát và nhận dạng rủi ro từ phía cán bộ nghiệp vụ của công ty hầu như không
thực hiện. Phòng kế toán là một bộ phận rất quan trọng trong công ty nhưng
cán bộ lãnh đạo công ty hầu như không thực hiện biện pháp kiểm tra, rà soát,


xi

đối soát nào. Căn cứ để lãnh đạo công ty duyệt chi là trên hoá đơn và dựa trên
giải trình của cán bộ thực hiện. Việc điều hành hoạt động của phòng kế toán
được giao phó cho kế toán trưởng thực hiện. Cơ sở quản lý của Ban Giám đốc
đối với các phòng nghiệp vụ chủ yếu dựa trên niềm tin.
Các hoạt động nhận dạng rủi ro ở công ty chủ yếu được tiến hành ở cuối
các quy trình. Ở các xí nghiệp sản xuất, cuối mỗi quy trình đều có bộ phận
kiểm soát chất lượng sản phẩm (KCS) kiểm tra chất lượng thành phẩm. Đối
với bộ phận nghiệp vụ, hoạt động kiểm soát thể hiện ở chữ ký của cán bộ
quản lý nhiều lúc chỉ mang tính tượng trưng, thủ tục.
2.2.3 Thực trạng hoạt động kiểm soát

Đặc điểm hoạt động kiểm soát của Công ty được thể hiện ở nhiều góc độ.
Ở góc độ phân chia trách nhiệm, Công ty đã tuân thủ đúng nguyên tắc phân
công, phân nhiệm theo đó các phòng, ban, xí nghiệp đều có chức năng, nhiệm
vụ cụ thể. Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm toàn bộ trước Ban giám đốc
công ty về các nghiệp vụ phát sinh từ bộ phận mình và được giao quyền quyết
định tối đa nhằm rút ngắn thời gian sản xuất, tăng tính cạnh tranh của Công
ty.
Tuy nhiên, trong hoạt động kiểm soát của công ty vẫn còn một số bất
cập. Đứng ở góc độ kiểm soát nội bộ, thì các quy trình nghiệp vụ của Công ty
được xây dựng vẫn mang tính tự phát, cảm tính, xử lý nghiệp vụ theo kinh
nghiệm, khắc phục rủi ro khi có sự cố xảy ra chứ chưa nhằm ngăn ngừa rủi ro
ngay trong quy trình. Chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban nghiệp vụ còn
chưa khoa học, gây khó khăn cho việc quản lý.
2.2.4 Thực trạng hệ thống thông tin và truyền thông
Công ty không có hệ thống chứng từ chuẩn lưu thông trong quy trình tiêu
thụ, các văn bản được ban hành dựa theo từng tình huống nhất định.


xii

Hệ thống chứng từ kế toán của công ty bao gồm 4 hệ thống là: Chứng từ
kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng
tổng hợp, cân đối kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến khâu tiêu
thụ sản phẩm của Công ty (xuất khẩu sản phẩm), các chứng từ kế toán yêu
cầu bao gồm: phiếu nhập kho, phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho, tờ khai
hải quan, bộ chứng từ xuất khẩu, xác nhận thanh toán của Ngân hàng. Hiện tại
Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán, cho phép chiết xuất báo cáo theo
các hình thức sổ khác nhau. Phòng kế toán của Công ty vẫn đang cung cấp 2
hệ thống báo cáo là Báo cáo tài chính (theo quy định của Bộ tài chính) và Báo
cáo quản trị nhằm đưa đến cho Ban Tổng Giám đốc những thông tin kịp thời,

chính xác từ đó đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Liên quan đến khâu
tiêu thụ, Công ty có các báo cáo quản trị như: báo cáo tổng hợp doanh thu
(lập theo tháng, quí, năm, khách hàng, mã hàng), báo cáo tình trạng tồn kho
(lập theo tuần, theo mã hàng), báo cáo công nợ (lập theo tuần),…
2.2.5 Thực trạng về hoạt động giám sát của Công ty
Mặc dù là công ty cổ phần nhưng công ty không có Ban kiểm soát nội
bộ. Việc đánh giá hoạt động của các bộ phận được giao cho phòng Tổ chức
nhân sự và đánh giá cảm tính của Ban giám đốc dựa trên kết quả sản xuất
kinh doanh của Công ty. ….
Chương 3: Phương hướng, giải phát hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại
Công ty cổ phần Bitexco Nam Long
3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty thể
hiện ở các nhu cầu sau:


xiii

Thứ nhất là nhu cầu của hội nhập và phát triển: Hội nhập kinh tế quốc tế
là một xu thế khách quan và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó. Việc
Việt Nam gia nhập WTO đã đem lại cho các doanh nghiệp dệt may đứng
trước nhiều cơ hội và thách thức;
Thứ hai là do nhu cầu phát triển của Công ty: Bitexco Nam Long là một
trong những doanh nghiệp hàng đầu của miền Bắc chuyên về lĩnh vực sản
xuất khăn bông, và tham vọng của Công ty trong thời gian tới sẽ trở thành
doanh nghiệp hàng đầu của miền Bắc chuyên về sản xuất khăn bông xuất
khẩu. Muốn vậy, công ty cần phải xây dựng cho mình một hệ thống quản lý
khoa học, hợp lý và hiệu quả mà bước khởi đầu chính là hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ.

Thứ ba là ý nghĩa của tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty:
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt
hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng
sản phẩm...).
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt,
trộm cắp.
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của
tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp.
- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và
đạt được mục tiêu đặt ra.
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối
với họ.


xiv

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong khâu tiêu
thụ tại Công ty
3.2.1 Phương hướng hoàn thiện
Trong phạm vi của luận văn, các biện pháp được đưa ra nhằm hoàn thiện
hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giới hạn trong việc kiểm soát rủi ro trong khâu
tiêu thụ sản phẩm. Các giải pháp cụ thể trước mắt được đưa ra căn cứ trên cơ
sở ước lượng các rủi ro có thể xảy ra trong khâu tiêu thụ, tình hình hoạt động
thực tế của công ty, từ đó đưa ra các quy trình kiểm soát nhằm hạn chế sự xảy
ra của các rủi ro này. Các giải pháp cụ thể trước mắt đưa ra này là các giải
pháp tức thời, tuy nhiên về lâu dài, Ban lãnh đạo công ty cần chủ động xây
dựng một quy trình kiểm soát chuẩn trong toàn bộ các hoạt động của Công ty
căn cứ trên các mô hình quản trị đã được chấp nhận rộng rãi trên thế giới, qua
đó củng cố năng lực quản lý của Công ty cũng như củng cố được uy tín của

Công ty trên thị trường thế giới.
3.3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản
lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty cổ phần Bitexco Nam Long
a) Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát:
- Các mục tiêu hoạt động và phương pháp quản lý của Công ty cần phải
được phổ biến công khai trong toàn bộ đội ngũ cán bộ công nhân
viên,
- Về cơ cấu tổ chức: Thiết lập cơ cấu tổ chức hợp lý. Đối với Bitexco
Nam Long việc cơ cấu lại các hệ thống phòng ban trong công ty một
cách khoa học, và hợp lý là rất cần thiết. Cụ thể là Công ty cần xem
xét lại chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh - kỹ thuật và
phòng kế hoạch theo hướng tách bộ phận kinh doanh ra thành phòng
chuyên biệt, phụ trách mảng mua sắm nguyên vật liệu đầu vào và bán


xv

khăn nội địa. Chuyển bộ phận kỹ thuật về phòng kế hoạch ghép thành
phòng kế hoạch - kỹ thuật chuyên về tính toán kế hoạch, kỹ thuật sản
xuất sản phẩm.
- Mạnh dạn xây dựng một lực lượng nhân lực thực sự mạnh, có chuyên
môn, có kỹ năng, năng động và có tính sáng tạo. Hiện nay cán bộ
quản lý của Công ty thực sự có truyền thống và kinh nghiệm, tuy
nhiên trong bối cảnh kinh doanh mới còn tồn tại một số bất cập về
trình độ ngoại ngữ, tin học và tính linh hoạt. Công ty cần phải có sự
đầu tư nâng kiến thức cho đội ngũ này đồng thời tuyển chọn và đưa
vào hoạt động đội ngũ trẻ, được đào tạo chính quy và có năng lực
thực sự.
- Đảm bảo công tác kế hoạch: Cụ thể trong quy trình tiêu thụ của Công
ty, công tác kế hoạch bao gồm: Kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên

vật liệu, kế hoạch tài chính, kế hoạch giao hàng… Hiện tại, cán bộ lập
kế hoạch vẫn còn nhiều bất cập đòi hỏi phải có sự thay đổi phù hợp.
- Thành lập phòng kiếm soát nội bộ chuyên biệt: Công ty cần phải xây
dựng một bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên biệt, có chức năng hỗ trợ
cho Tổng Giám đốc giám sát mọi hoạt động trong Công ty, đảm bảo
mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của Công ty; Báo cáo
kịp thời các kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải
pháp, kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn,
đúng pháp luật.
b) Giải pháp hoàn thiện hệ thống đánh giá rủi ro
Công ty phải đề ra được mục tiêu cụ thể cho từng quy trình, trên cơ sở đó
ước lượng các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình đó và đề ra giải pháp khắc
phục. Trên cơ sở ước lượng và nhận dạng được rủi ro, công ty cần phải xây


xvi

dựng cho mình một cơ chế bồi thường rủi ro trên cơ sở công ty sẽ là người
đứng ra bồi thường tổn thất cho khách hàng. Tuy nhiên, sau khi xác định được
nguyên nhân gây ra tổn thất, các bộ phận trực tiếp, gián tiếp liên quan sẽ phải
bồi thường một phần tổn thất lại cho công ty theo các mức nhất định.
c) Đề xuất cơ chế kiểm soát trong khâu tiêu thụ
- Thủ tục phê duyệt: Phải phù hợp với quy chế và chính sách của công
ty.
- Chế độ báo cáo bất thường
- Áp dụng hệ thống chỉ tiêu vào trong quản lý
- Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Công ty phải thực hiện phân
tách rõ ràng các chức năng: Phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi
nhận tài sản.
- Đối chiếu: Thủ tục đối chiếu cần kịp thời và phải điều tra rõ nếu có

khác biệt, tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn. Ban Giám
đốc uỷ quyền cho bộ phận kiểm soát nội bộ kiểm tra việc đối chiếu
này.
- Kiểm tra và theo dõi: Hoạt động này giúp khám phá kịp thời những
sai sót lớn nghiêm trọng, tạo hiệu ứng tốt cho môi trường kiểm soát
do các phòng ban, xí nghiệp, cán bộ công nhân viên lúc nào cũng phải
đối mặt với nguy cơ bị kiểm tra, theo dõi.
d) Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông
- Công ty cần đẩy mạnh công tác truyền thông để phổ biến kịp thời các
chủ trương, chính sách của Ban giám đốc tới từng bộ phận và tới mỗi
người lao động bằng cách xây dựng một hệ thống phát thanh trong
nội bộ công ty để phổ biến thông tin đến người lao động vào một số


xvii

giờ trong tuần (buổi sáng trước giờ làm việc hoặc buổi trưa vào giờ ăn
trưa); tận dụng hệ thống bảng tin có sẵn kết hợp với việc chuyển văn
bản;
- Xây dựng một hệ thống mạng nội bộ, đào tạo và đưa máy tính vào
từng bộ phận trong công ty. Xây dựng một quy trình lưu chuyển thông
tin bằng máy tính có tính liên thông. Mô hình hệ thống thông tin máy
tính trong công ty đề xuất như sau:
e) Xây dựng hệ thống giám sát và thẩm:
Công ty phải xây dựng một bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên biệt, chịu
sự quản lý của Ban Giám đốc, thay mặt ban Giám đốc kiểm tra, giám sát hoạt
động của các bộ phận và lập báo cáo định kỳ, báo cáo bất thường trình Ban
Giám đốc; đề xuất phương án giải quyết với Ban giám đốc khi có sự cố xảy ra
Kết luận
Hiện tại, hệ thống kiểm soát nội bộ của Bitexco Nam Long còn rất yếu,

mang tính tự phát và được hình thành từ kinh nghiệm. Hiện tại công ty vẫn
hoạt động hiệu quả và chưa phát sinh những tổn thất to lớn do nguyên nhân
chủ quan, nhưng trong bối cảnh mới, rõ ràng nếu công ty không chủ động xây
dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học thì nguy cơ công ty
sẽ phải đối mặt với những tổn thất chủ quan nặng nề trong tương lai, giảm khả
năng cạnh tranh, giảm uy tín trên thị trường là điều chắc chắn. Vấn đề chỉ là
công ty sẽ duy trì được mô hình tổ chức hiện tại trong bao lâu.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, với ý thức để luận văn có tính ứng dụng
thực tế, góp phần vào việc tăng cường khả năng cạnh tranh của Công ty, thúc
đẩy sự phát triển của Công ty trong thời gian tới, nhưng do trình độ còn hạn
chế, luận văn sẽ còn nhiều điểm chưa hoàn chỉnh. Em rất mong nhận được sự
nhận xét, góp ý của các thày cô giáo để luận văn được hoàn thiện hơn nữa.


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Đứng trước xu thế toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế, một trong
những chiến lược phát triển hợp lý nhất mà Đảng và Nhà nước ta đã lựa chọn
và tiếp tục được khẳng định trong Đại hội Đại biểu lần thứ IX của Đảng là:
"Chủ động hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực theo tinh thần phát huy tối đa
nội lực, đồng thời tranh thủ nguồn lực bên ngoài để phát triển nhanh, có hiệu
quả và bền vững". Chiến lược này tiếp tục mang lại cho các doanh nghiệp sản
xuất khẩu nước ta một môi trường hoạt động mới trong giai đoạn tới thuận lợi
và hiệu quả hơn.
Công ty CP Bitexco Nam Long là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất
xuất khẩu mặt hàng khăn bông. Trong thời gian qua, Công ty đã không ngừng
phát triển và trở thành một trong những doanh nghiệp lớn nhất ở Miền Bắc
chuyên về sản phẩm này. Trong xu thế mới, bên cạnh những thuận lợi về môi

trường kinh doanh, về lợi thế so sánh, Công ty cũng phải đối mặt với những
khó khăn và thách thức mới do sức ép cạnh tranh ngày một lớn. Để tiếp tục
giữ vững được vị thế, phát triển và trở thành một doanh nghiệp hàng đầu cả
nước trong lĩnh vực này, bên cạnh phương án cải tiến và nâng cấp công nghệ,
đa dạng hoá sản phẩm, tìm kiếm các khách hàng và thị trường mới, thì trước
nhất Công ty cần phải xây dựng cho mình một hệ thống quản lý khoa học,
hiệu quả, phù hợp với bối cảnh mới.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho
công tác quản lý, đó là sự tích hợp một loạt các hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ
chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một
cách hợp lý. Hiểu đơn giản hơn, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất
cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh


2

những điều muốn tránh. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp Việt Nam, khái
niệm và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn còn chưa được nhiều nhà
quản lý quan tâm.
Trong một doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu thì xây dựng được một hệ
thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho Công ty giảm bớt nguy cơ rủi
ro tiềm ẩn trong quá trình sản xuất, bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát
bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính chính xác của các số
liệu kế toán và báo cáo tài chính; Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy,
quy chế, quy trình hoạt của Công ty cũng như các quy định của luật pháp;
Đảm bảo Công ty hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt
được mục tiêu đặt ra…
Quá trình tiêu thụ sản phẩm là quá trình thực hiện mục đích của sản xuất
và tiêu dùng, đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Trong bất kỳ

một doanh nghiệp nào, tiêu thụ sản phẩm cũng là giai đoạn cuối cùng của quá
trình sản xuất kinh doanh, là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp đó. Do vậy, dưới góc độ là một kế toán tại Công ty CP Bitexco
Nam Long, với mục đích xây dựng trong Công ty một hệ thống quản lý khoa
học, và hiệu quả trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, em chọn đề tài: Hoàn
thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công
ty CP Bitexco Nam Long.
2. Mục tiêu nghiên cứu
− Hệ thống hoá các vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò
của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ;
− Trên cơ sở lý luận trên, đánh giá thực trạng hệ thống kiếm soát nội bộ
trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long;
− Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong
quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long nhằm


3

xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự trở thành công cụ quản lý
đắc lực của Công ty.
3. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu chung của luận văn là kết hợp giữa nghiên cứu
lý luận với tổng kết thực tiễn. Trên cơ sở đó luận văn sử dụng các phương
pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, chứng minh để nghiên cứu và đề xuất các
giải pháp thực hiện.
Bên cạnh đó, luận văn cũng sử dụng các phương pháp kỹ thuật như:
phương pháp điều tra, khảo sát, phương pháp thu thập thông tin, tổ chức sơ
đồ, biểu mẫu… để trình bày kết quả nghiên cứu một cách cụ thể, rõ ràng. Do
vậy, các phân tích của luận văn sẽ dựa trên cơ sở các lý luận chung và so sánh
với tình hình thực thế của doanh nghiệp.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài tập trung vào nghiên cứu lý luận về vai trò của hệ thống kiểm soát
nội bộ trong quản lý nói chung và tác dụng cụ thể của hệ thống này trong việc
kiểm soát rủi ro tiêu thụ tại các doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu áp dụng cụ
thể trong Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long, một doanh nghiệp hoạt động
trong lĩnh vực dệt may.
5. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, cấu trúc của luận văn gồm 3 phần:
Chương I: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ
thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ.
Chương II: Thực trạng kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ
sản phẩm tại Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long;
Chương III: Phương hướng, giải pháp hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội
bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty Cổ phẩn Bitexco Nam Long.


4

CHƯƠNG 1:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ
VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ
1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Kiểm soát nội bộ (Internal control)
Khái niệm “kiểm soát nội bộ” ra đời từ đầu thế kỷ XX trong thuật ngữ
của các kiểm toán viên độc lập, mô tả các hoạt động tự kiểm soát tại doanh
nghiệp, qua đó kiểm toán viên sẽ tìm hiểu và đánh giá hệ thống này nhằm
phục vụ cho việc điều chỉnh các hoạt động kiểm toán. Dưới góc độ quản trị,
thoạt đầu hoạt động kiểm soát nội bộ được đồng nghĩa với hoạt động tự kiểm
tra của kế toán với mục tiêu tìm kiếm các giải pháp quản trị tài chính cũng

như phát hiện gian lận trong các báo cáo tài chính.
Bước sang những năm 30 của thế kỷ XX, với việc phá sản của hàng loạt
các tổ chức tài chính, tín dụng lớn ở Bắc Mỹ và Tây Âu, phương pháp tự kiểm
tra của kế toán đã bộc lộ yếu điểm của mình so với yêu cầu quản lý, trước hết
là trong các tổ chức tài chính và sau đó là trong các doanh nghiệp sản xuất. Sự
phát triển mạnh mẽ của các hình thức gian lận với thiệt hại lớn tại các công ty
đã dẫn đến sự quan tâm của xã hội đến hoạt động kiểm soát nội bộ. Các định
nghĩa về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ lần lượt được đưa ra
bởi các tổ chức uy tín trên thế giới như Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa
kỳ, (AICPA - 1949), Uỷ ban chứng khoán và hối đoái Mỹ (SEC - 1979), học
viện Kiểm toán nội bộ (IIA - 1983),… theo đó hoạt động kiểm soát nội bộ
không chỉ giới hạn chỉ ở lĩnh vực kế toán – tài chính như trước đó mà đã bao
gồm cả hoạt động đối soát và đánh giá hệ thống quản lý của doanh nghiệp.


5

Nhằm thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ cũng như công bố đầy
đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp cho các đơn vị xây dựng, đánh giá và
hoàn thiện hệ thống kiểm soát của mình, Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ
(COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ đã
công bố Báo cáo COSO 1992 (Internal Control – Intergrated Framework) đưa
ra một khuôn mẫu về kiểm soát nội bộ. Báo cáo này đã cung cấp một cái nhìn
toàn diện về kiểm soát nội bộ và đặt nền tảng cho các lý thuyết về kiểm soát
nội bộ sau này.
Theo định nghĩa của COSO, kiểm soát nội bộ là một quá trình do người
quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiếp
lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
- Các luận lệ và quy định được tuân thủ;

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Theo định nghĩa này, kiểm soát nội bộ có bốn nội dung cơ bản là: quá
trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Các nội dung này được hiểu
như sau:
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một
chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và
được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát
là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Kiểm soát
nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…
mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng
Quản trị, Ban Giám đốc và các nhân viên. Chính con người sẽ định ra
mục tiêu, thiếp lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.