Bài thảo luận môn quản trị sự kiện trường đại học thương mại

Hội nghị kĩ năng “bán mình” thành công
Bước 1: Phân tích và lên kịch bản
Tiếp nhận các công việc của các nhà tuyển dụng và số lượng sinh viên đến đăng kí
tuyển dụng vào các vị trí và công việc của các doanh nghiệp
Một số nội dung cần nắm bắt:
Hội nghị được tổ chức theo kiểu đơn giản và đạt chuẩn hay cần những nét
sáng tạo, độc đáo
Quy mô của hội nghịhọc sinh,sinh viên ,các nhà tuyển dụng, những thành
phần khách mời, thời gian và kinh phí có thể cho hội nghị
Các nội dung buộc phải có theo ý của các nhà tuyển dụng, chẳng hạn đối tác
yêu cầu có phần văn nghệ mở đầu và cuối chương trình…
Sau khi nắm bắt được các yêu cầu cơ bản từ 2 phía, chúng ta bắt đầu lên một kịch
bản sơ bộ về hội nghị. Trong kịch bản cần thể hiện được hoạt động theo tuần tự
trước sau, và các điểm chính, điểm nổi bật của hội nghị.
Bước 2: Chuẩn bị thật tỉ mỉ từng công việc
Khâu chuẩn bị bắt đầu từ những công việc như:
Liên hệ với các nhà cung cấp: dàn nhạc, nhà bạt, nhà hàng, trung tâm hội nghị,
MC, PG, người mẫu, ca sĩ, nhạc sĩ,..
- Trực tiếp kiểm tra thực tế tại địa điểm xem mức độ chính xác của thông tin
trước đó , kiểm tra các vấn đề liên quan như thời tiết hoặc các sự kiện đặc biệt khác
vào cùng thời gian đó.
Lên list công việc và phân công cụ thể cho các bộ phận liên quan
Giám sát việc thực hiện các công việc được giao, đánh giá tiến độ và hiệu quả
của từng công việc
Luôn giữ liên lạc với nhà cũng cấp và khách hàng để đảm bảo không có thay
đổi gì vào phút chót.
Lên một số phương án dự phòng cho các trường hợp như: đón người ở xa qua
sân bay phòng trường hợp delay, hư hỏng một số thiết bị, MC không đến được,…
Một số công tác cần chuẩn bị chi tiết như:
Bố trí hội trường
·

Bố trí cửa ra vào
·
bố trí bàn ghế cho các nhà tuyển dụng
·
Bảng chỉ dẩn lối đi cho khách
·
Sắp xếp chỗ ngồi cho sinh viên


·
·

Trên sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi hội nghị.
Trên sân khấu treo biểu tượng của các doanh nghiệp,các nhà tuyển dụng.

Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:
- Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
- Brochure cho khách tham dự
- Thư mời, thư cám ơn
•

Các đơn vị bảo trợ

•

Báo chí

•

Đài truyền hình

•

Đại biểu

•

Khách tham dự

Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ…
Trang phục:
•

Trang phục cho MC

•

Trang phục cho PG

•

Bangron cho PG

Hệ thống âm thanh:
•

Máy chiếu

•

Nhạc chờ

•

Micro: Có dây, không dây, dự phòng.

•

Loa, ampli

Ánh sáng: Khảo sát địa điểm. Độ chói, quá tối hoặc quá sáng khi cần điều chỉnh.
Hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện: Video, PowerPoint, Flash,
thiết bị điều khiển từ xa.
Trang trí:


•

Hoa trang trí tại địa điểm

•

Hoa cài áo cho khách mời.

•

Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.

•

Lẵng hoa chúc mừng trang trí.

•

Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự

•

Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.

•

Bàn tiếp tân

•

Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (Nếu có)

Quà tặng:
•

Quà đơn vị tài trợ

•

Quà cho đại biểu

•

Quà cho khách mời trong danh sách

•

Quà cho khách vãng lai

Loại quà tặng:
•

Sản phẩm

•

Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi)

Teabreak:
•

Cách phục vụ: từng bàn.

•

Nước uống: Beer, soft drink (pepsi, twister), nước suối

•

Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn
chỉ đường).

Quay phim, chụp hình:

•

Chuẩn bị máy chụp hình

•

Chuẩn bị máy quay phim.

Oder Running: Bảng kế hoạch thời gian chương trình.
Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý.
Các công việc chuẩn bị khác:
·
Chuẩn bị tặng phẩm làm kỷ niệm. Căn cứ số giấy mời đã gửi, tìm mua tặng
phẩm. Giá cả phải cân nhắc trước và nếu cần thì phải tham khảo ý kiến của đối
tác.
Chuẩn bị băng, đĩa quảng cáo, chiếu hình ảnh quảng cáo sản phẩm có chất
lượng cao của doanh nghiệp bằng các loại đĩa hình hoặc băng hình chuyên dụng.
·
Quyết định người chủ trì. Người chủ trì phải là người nhiệt tình, khoáng đạt,
dễ hoà nhập, có khả năng khơi dậy phong trào.
·
Chuẩn bị bút viết và một quyển sổ ghi danh sách người đến dự.
·
Chuẩn bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy.
Bước 3: Tổ chức hội nghị
Để tổ chức hội nghị một cách chuyên nghiệp, cần có những sự tuân thủ kịch bản
nghiêm ngặt cả về thời gian và nội dung cũng như từng chi tiết thực hiện nhỏ nhặt
nhất
Cụ thể

·
Ghi danh sách các nhà tuyển dụng và danh sách sinh viên đến tham gia, dựa
vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển sổ tay, một đặc san, báo truyền
hình;
·
Tổ lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi;
·
Xem phim tuyên truyền về các doanh nghiệp;
·
Người chủ trì tuyên bố cuộc gặp mặt bắt đầu;
·
Triển lãm văn hoá của các doanh nghiệp;
·
Đọc diễn văn đón chào;
·
Hỏi đáp có thưởng hoặc Rút thưởng, quay số;
·
Kết thúc, đọc lời cảm ơn.
Các điểm chủ yếu trong thao tác:
·
Trước lúc bắt đầu cần chiếu liên tục các băng quảng cáo về các doanh nghiệp
tuyển dụng .
·
Đọc diễn văn chào mừng không kéo dài quá lâu;


·
Hỏi đáp có thưởng. Tiết mục này chủ yếu là để khơi dậy sự hiểu biết của
khách hàng về sản phẩm, câu hỏi và trả lời đươc in sẵn trong cuốn sổ tay đặc san
đã phát tặng. Câu hỏi phải đơn giản, dễ trả lời.

·
Bốc thăm trùng thưởng: Người tham gia có giấy mời nhận hai tấm giấy có in
mã hiệu nhất định để tham gia chương trình xổ số (một tấm bỏ vào thùng bốc
thăm, một tấm giữ lại để đối chiếu). Đặt thùng bốc thăm tại hội trường, nơi mọi
người dễ thấy nhất.
·
Nếu tổ chức quay số, cần đảm bảo hệ thống quay số hoạt động tốt. nếu quay
số bằng phần mềm máy tính, cần kiểm tra hệ thống máy chiếu, kết nối hoàn chỉnh,
không bị lỗi trang trí, lỗi màu chữ, màu nền.
Bước 4: Tổng kết thực hiện
- Việc tổng kết trước tiên bằng cách đánh giá lại hoạt động của mỗi bộ phận
được giao xem đã làm được hay chưa, chổ nào được, chổ nào chưa được, rút kinh
nghiệm lần sau như thế nào
Gặp lại các nhà tuyển dụng và 1 số sinh viên đến tham gia để ghi nhận sự
đánh giá của họ về mức độ thành công của chương trình, đây là hoạt động quan
trọng nhằm giữ chân khách hàng , tạo sự gắn kết bền chặt.
Hoàn tất các sổ sách, giấy tờ để thanh toán với nhà cung cấp, cũng như gửi
khách hàng thanh toán.