Chương 6 bảo quản Tài liệu điện tử

Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

ThS. Nguyễn Văn Thoả
ĐT. 0908 588 179
Email:


Chương 6. THỐNG KÊ VÀ BẢO
QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

6.1. Thống kê TLĐT
6.2. Hệ thống quản lý TLĐT
6.3. Phương pháp bảo quản
tài liệu điện tử


6.1. Thống kê TLĐT
Thống kê trong lưu trữ tài liệu điện tử là
gì?
Đơn vị để thống kê trong lưu trữ điện tử:
MB
Đối với tài liệu điện tử để bảo quản tốt
cần phải nắm được đơn vị thống kê
của nó – đó là một tập hợp đơn vị bảo
quản gồm một tệp văn bản (file) hay
một số tệp văn bản được hình thành
nên một đối tượng chương trình thông
tin thống nhất (văn bản, siêu văn bản,
đối tượng đa phương tiện, cơ sở dữ

6.1. Thống kê TLĐT

Thống kê tài liệu điện tử trên phần


Thống kê theo tỉ lệ phần %
 


6.2. Hệ thống quản lý TLĐT


6.2. Hệ thống quản lý TLĐT
Khái niệm
Có nhiều khái niệm về hệ thống quản lý
TLĐT.
- “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là
một chương trình phầm mềm và phần
cứng hỗ trợ tự động hóa và tích hợp
các quá trình quản lý tài liệu”.


- Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (An
Electronic
Document
Management
System - EDMS) là một hệ thống máy
tính hoặc bộ các chương trình được
thiết kế và theo dõi tài liệu điện tử và
các phương tiện truyền thông khác.

Để thiết kế hệ thống quản lý TLĐT cần đi
sâu phân tích:
- những chức năng cơ bản của hệ thống
quản lý tài liệu điện tử: tạo lập, xử lý,
lập HSĐT, truy cập, tìm kiếm, cập
nhật, kết xuất TLĐT từ hệ thống…
- các tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến
hệ thống quản lý tài liệu điện tử và
- quy trình cơ bản để lựa chọn và xây
dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử
phù hợp với từng loại cơ quan, tổ chức.


Đối với phương tiện lưu trữ thông tin số
có 6 tiêu chí để đánh giá một phương
tiện lưu trữ có tính ưu việt hay không
bao gồm:
- Tuổi thọ của phương tiện lưu trữ được
chứng minh là trong khoảng ít nhất 10
năm;
- Dung lượng lưu trữ;
- Có những phần mềm/dịch vụ phát hiện
và sửa lỗi hiệu quả;


- Công nghệ/hãng sản xuất có tên tuổi
trên thị trường;
- Chi phí thấp (bao gồm chi phí lưu trữ

trên mỗi MB và tổng chi phí cho việc
mua và duy trì các phần mềm và phần
cứng cần thiết);
- Chi phí đào tạo cho các nhân viên quản
lý phương tiện lưu trữ.


* Phương pháp luận xây
dựng hệ thống lưu trữ tài
liệu điện tử:

Hệ thống lưu trữ điện tử là một khái niệm
mới. Để thiết lập “lưu trữ điện tử” thì cần có
một số yếu tố: công nghệ phần cứng, công
nghệ phần mềm và phương pháp luận triển
khai
Một số giải pháp phần mềm ở Việt Nam đang
được phát triển và triển khai có liên quan đến
công tác văn bản,
ví dụ như các phần mềm quản lý văn bản,
công văn, hoặc một số giải pháp ứng dụng
cho các thư viện. Nhưng dưới góc nhìn của
một hệ thống “lưu trữ điện tử” thì các giải
pháp vẫn còn rất sơ khai. 
Phần trung tâm của hệ thống lưu trữ điện tử là


Kho lưu trữ điện tử là một hệ thống
lưu trữ có cấu trúc các tài liệu điện tử.
Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cần

phải đảm bảo:
- Cơ chế nhập và tạo ra các tài liệu điện
tử (máy quét, E-mail, nhập trực tiếp và
lưu);
- Xem tài liệu;
- In tài liệu;


- Tìm kiếm nhanh các tài liệu theo các
tham số khác nhau, chẳng hạn như
theo thư mục phân nhánh và theo các
thuộc tính của tài liệu;
- Phân quyền truy cập vào tài liệu điện
tử;
- Không có khả năng xóa tài liệu;
- Lưu trữ tin cậy, sao lưu tài liệu điện tử;
- Theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu;
- Khả năng tích hợp với các hệ thống sẵn
có.


Hệ thống lưu trữ điện tử bao gồm các
yếu tố cấu thành:
  Phần mềm (Trái tim của hệ thống)
 Phần cứng (bộ xương)
 Công nghệ ứng dụng (não bộ)
 Hệ thống cần phải đảm bảo:
- Lưu trữ thông tin;
- Ghi nhận thông tin;
- Trình bày thông tin;

- Cho phép sử dụng thông tin (không chỉ
để "nhìn" mà còn có thể chỉnh sửa và
tạo một cái mới trên cơ sở thông tin đã
có, đồng thời không gây thiệt hại cho
các thông tin đã lưu trữ trước đây);
- Quản lý thông tin.


Câu hỏi thảo luận nhóm
Theo anh chị cần phải tiến hành
những biện pháp gì để bảo
quản an toàn TLLTĐT?


6.2. Phương pháp bảo quản
tài liệu lưu trữ điện tử

Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
(Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐCP)
1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo
quản an toàn và được chuyển đổi
theo công nghệ phù hợp.
2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải
thường xuyên kiểm tra, sao lưu để
bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn,
khả năng truy cập của tài liệu lưu
trữ điện tử và sử dụng các biện pháp
kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được

3. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử
phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ
thích hợp.
(có điều hòa không khí 24/24 giờ và nhiệt độ,
độ ẩm được kiểm soát ở 18°C ± 2°C và RH
40% ± 5% tương ứng.
Thường xuyên kiểm tra để bảo đảm tính toàn
vẹn và khả năng truy cập của tài liệu điện tử.
Các hồ sơ phải được sao lưu ngay khi đưa vào
lưu trữ. Khi tài liệu lưu trữ điện tử không còn
thỏa mãn điều kiện quy định tại khoản 1 Điều
này, phải kịp thời thực hiện việc đồng bộ với
tài liệu đã sao lưu.)
5. Bộ Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo


6.2. Phương pháp bảo quản
tài liệu lưu trữ điện tử

- Tạo lập TLLTĐT đáp ứng được những
yêu cầu về tiêu chuẩn TLĐT để đảm
bảo khả năng truy cập và sử dụng lâu
dài;
- Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý
TLĐT: phân quyền truy cập, quản lý, sử
dụng TLĐT trong hệ thống;
- Bảo mật thông tin: cài đặt mật khẩu
truy cập tài liệu; không kết nối mang

internet đối với tài liệu mật, tài liệu
thuộc danh mục hạn chế sử dụng;


6.2. Phương pháp bảo quản
tài liệu lưu trữ điện tử

- Cài đặt phần mềm chống virus máy
tính;
- Sao lưu dự phòng đối với TLĐT;
- Bảo trì và vận hành hệ thống
- Chuyển đổi TLĐT sang định dạng mới/
theo công nghệ phù hợp;


6.4.1. Bảo toàn sự tồn tại của
tài liệu
Bảo quản tài liệu điện tử đang đặt ra
những thách thức mới và cấp thiết đối
với các nhà lưu trữ.
Như đã trình bày ở trên, để tài liệu có
thể được sử dụng như là bằng chứng
thì nội dung, bối cảnh và cấu trúc của
chúng phải được bảo toàn.


Do vậy, việc bảo quản chỉ riêng phương
tiện mang tin sẽ là không đủ.
Một tài liệu điện tử được bảo quản an
toàn khi và chỉ khi nó tiếp tục tồn tại ở

dạng cho phép người ta có thể truy
nhập và một khi truy nhập được thì nó
sẽ cung cấp bằng chứng xác thực và
đáng tin cậy về hoạt động đã tạo ra tài
liệu.


Tài liệu điện tử cũng phải đảm bảo tính
nguyên vẹn về nội dung, bối cảnh, cấu
trúc của nó và cả khía cạnh vật lý của
vật mang tin.
Đối với tài liệu điện tử để bảo quản an
toàn cần phải chú ý tới việc bảo trì hệ
thống và các thiết bị điện tử.
Luôn phải vận hành hệ thống và các
thiết bị máy móc trong điều kiện an
toàn nhất, đảm bảo đúng quy trình kỹ
thuật.


6.4.2. Bảo toàn khả năng
tiếp cận khai thác
a. Bảo toàn công nghệ mà tài liệu
phụ thuộc
b. Loại trừ sự phụ thuộc của tài liệu
vào một công nghệ cụ thể
c. Bảo toàn phần mềm vận hành
d. Bảo toàn khả năng hiển thị