Huong dan he thong ke toan tại tân cường

HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN

1
3


I. Hạch toán kế toán
1. Chi tiêu thường xuyên
1.1 Nội dung chi thường xuyên
Là những khoản chi nộp tiền vào tài khoản Payoo, nộp tiền vào tài khoản ngân hàng, chi tạm ứng,
chi phục vụ bán hàng, chi phục vụ quản lý hành chính, chi phục vụ người lao động có tính chất
thường xuyên phát sinh như điện, nước, cước viễn thông, văn phòng phẩm, in ấn, tiếp khách, tàu
xe, chi phí công tác của người lao động, mua sắm thiết bị, sữa chữa nhỏ và bảo dưỡng tài sản theo
định kỳ.
1.2 Chế độ chứng từ và hạch toán: - Quy trình đề nghị thanh toán: Người đề nghị thanh toán tập hợp
chứng từ kèm Giấy đề nghị thanh toán (Biểu mẫu BM03) chuyển cho Kế toán thanh toán kiểm tra
tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Nếu chứng từ không đạt yêu cầu, Kế toán thanh toán chuyển trả
cho người đề nghị để hoàn thiện. Nếu chứng từ đạt yêu cầu, Kế toán thanh toán trình bộ hồ sơ đề
nghị thanh toán để Kế toán trưởng, Giám đốc phê duyệt. Sau khi Giám đốc phê duyệt Thủ quỹ mới
được chi tiền.
- Chi nộp tiền vào tài khoản Payoo:
Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ nộp tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng vào tài khoản Payoo kế
toán ghi nhận vào tài khoản công nợ phải trả 331 – Đối tượng Payoo.
Nợ TK 331 ( NCC Payoo)
Có TK 1111/112

Số tiền nộp vào tài khoản Payoo
Số tiền nộp vào tài khoản Payoo

- Nạp Ví Payoo duy trì mức tối thiếu để shop có thể Xuất thẻ cho Kh trong 1 kỳ.
-Payoo tại web :

+ xuất thẻ nạp
+ Thanh toán hộ trả góp dựa trên các phiếu thu tiền trước của KH trên nhanh.vn :
-Payoo nhanh.vn :
+ Sau khi xuất thẻ nạp tại Web , Shop thu tiền KH , làm bút toán N1111( quỹ Shop)/C331( NCC
Payoo)
+ Thu tiền trả góp của KH, nhưng chưa trả trên wed : N1111/C331(NCC payooo)
+ không có giao dịch xuất thẻ nạp
+ số dư (NCC payoo) là số phải thanh toán khi đến hạn:
Số dư cần phải nạp vào Vipayoo để thanh toán = số dư Có Tk 331 ( NCC Payoo ) đến thời điểm
hiện tại + thêm phần kết chuyển thẻ.
=> cân quỹ giữa web payoo và nhanh.vn

- Chi nộp tiền vào tài khoản Ngân hàng ( Nộp tiền hằng ngày tại các chi nhánh ):
Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ nộp tiền mặt vào tài khoản Ngân hàng kế toán căn cứ vào chứng
từ nộp tiền vào Ngân hàng kẹp cùng phiếu chi để hạch toán vào tài khoản ngân hàng tương ứng.
Nợ TK 112 (theo ngân hàng)

1
3

Số tiền nộp vào tài khoản NH


Có TK 1111

Số tiền nộp vào tài khoản NH

- Chi tạm ứng:
Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ tạm ứng của nhân viên trong công ty để thực hiện việc mua sắm
vật tư hoặc thực hiện dịch vụ theo yêu cầu của Ban giám đốc thì nhân viên tạm ứng cần lập Đề

nghị tạm ứng(Biểu mẫu BM01) có ghi rõ nội dung, các khoản chi phí dự kiến và trình Giám đốc
phê duyệt( hoặc Ủy quyền). Đề nghị tạm ứng được phê duyệt sẽ chuyển cho kế toán thanh toán làm
phiếu chi tạm ứng theo từng đối tượng tạm ứng (Giám đốc không cần ký lại phiếu chi) và chuyển
cho Thủ quỹ chi tiền.
Nợ TK 141 (theo đối tượng tạm ứng)
Số tiền tạm ứng
Có TK 1111
Số tiền tạm ứng
Khi việc tạm ứng để thực hiện công việc hoàn thành người đề nghị tạm ứng phải làm Đề nghị
thanh toán tạm ứng(Biểu mẫu BM02) để quyết toán số đã tạm ứng và tập hợp chứng từ làm căn
cứ để kế toán hạch toán.
Nợ TK 6418/6428
Chi phí chưa có thuế
Nợ TK 1331
Thuế GTGT (nuế có)
Có TK 141
Đối tượng tạm ứng
Trường hợp tạm ứng tiền để lại các Shop theo định mức mỗi tháng cho Quản lý Shop thì không cần
thực hiện Đề nghị tạm ứng do đã khấu trừ luôn từ quỹ của Shop. Nhưng đến cuối tháng Quản lý
Shop vẫn phải lập Đề nghị thanh toán tạm ứng để quyết toán số đã chi trong tháng. Kế toán
trưởng, Giám đốc (hoặc Ủy quyền) có trách nhiệm kiểm soát và xác nhận để kế toán có cơ sở quyết
toán số tạm ứng và ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
-

Chi phí điện, nước, internet, điện thoại cố định, văn phòng phẩm, đồ dung phục vụ quản lý:
Kế toán căn cứ vào hóa đơn điện, nước, VPP, dịch vụ khác …phục vụ cho hoạt động quản lý
doanh nghiệp thường xuyên để hạch toán vào chi phí của đơn vị.
Nợ TK 64228
Nợ TK 1331 (nếu có)
Có TK 1111

Chi phí điện, nước, khác….
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Tổng số tiền phải thanh toán theo
hóa đơn

- Chi phí phục vụ cho việc bán hàng:
Kế toán căn cứ vào các chương trình khuyến mại bán hàng, phiếu mua hàng, quảng cáo, …để hạch
toán vào chi phí bán hàng của đơn vị.
Nợ TK 64218
Nợ TK 1331 (nếu có)
Có TK 1111

Chi phí phục vụ bán hàng
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Tổng số tiền phải thanh toán theo
hóa đơn

- Chi và thu tiền nội bộ với các Shop:
Hàng ngày kế toán Shop phải nộp tiền mặt bán hàng về quỹ của Công ty cần phải thực hiện hạch
toán đồng thời trên tài khoản công nợ nội bộ để đảm bảo số liệu khớp nhau.
Khi kế toán Shop hạch toán chi tiền nộp về Công ty, hạch toán như sau:
Nợ TK 336
Phải trả nội bộ
Có TK 1111
Tiền mặt nộp về Công ty
Đồng thời, Kế toán Công ty hạch toán thu tiền từ Shop, hạch toán như sau:
Nợ TK 111
Tiền mặt thu từ Shop
Có TK 136

Phải thu nội bộ

1
3


2. Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ
2.1 Tài sản cố định và trích khấu hao, công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí
-

Tài sản cố định: Tư liệu lao động là những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ
thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số
chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào thì cả hệ thống không thể hoạt động
được, nếu thoả mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là tài sản cố định:
a) Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;
b) Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên;
c) Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000
đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên.
(Áp dụng kể từ ngày 10/6/2013, theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC)

-

Công cụ dụng cụ là các tư liệu lao động không đáp ứng được tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ thì
là công cụ dụng cụ, thời gian phân bổ chi phí phụ thuộc vào thời gian sử dụng tài sản của doanh
nghiệp, tuy nhiên tối đa không quá 3 năm (quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC).

-

Trích khấu hao tài sản cố định. Tài sản cố định trích khấu hao theo thời gian như sau:
Loại tài sản

Thời gian khấu hao (năm)
Nhà cửa vật kiến trúc
03 – 10
Máy móc thiết bị
03 – 10
Phương tiện vận tải truyền dẫn
03 – 05
Thiết bị văn phòng
03 – 05
TSCĐ khác
03 – 05

-

Hàng năm, Công ty tổ chức kiểm kê TSCĐ, CCDC do phòng Hành chính, kế toán chịu trách
nhiệm tổ chức thực hiện và báo cáo cho Ban giám đốc được biết. (Biểu mẫu kiểm kê tài sản cố
định và công cụ dụng cụ kèm theo)

-

Sửa chữa tài sản cố định: là việc duy tu, bảo dưỡng, thay thế sửa chữa những hư hỏng phát
sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theo trạng thái hoạt động
tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.
Nâng cấp tài sản cố định: là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ nhằm
nâng cao công suất, chất lượng sản phẩm, tính năng tác dụng của TSCĐ so với mức ban
đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ; đưa vào áp dụng quy trình công nghệ sản xuất
mới làm giảm chi phí hoạt động của TSCĐ so với trước.
Kế hoạch sửa chữa, nâng cấp tài sản ở dưới kho do Bộ phận sản xuất đề nghị, tài sản ở văn
phòng do Bộ phận hành chính đề nghị trình Hội đồng quản trị phê duyệt. Đối với những tài sản
cố định mà việc sửa chữa có tính chất chu kỳ thì Công ty có thể trích trước chi phí sửa chữa

theo dự toán .
Khi phát sinh chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ hữu hình Kế toán hạch toán:
Nợ TK 2413
Chi phí xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 1331
VAT đầu vào (nếu có)
Nợ TK 111,112,331, 334
Tổng giá trị thanh toán
Khi công việc sửa chữa, nâng cấp hoàn thành, đưa vào sử dụng, Kế toán hạch toán:
Nợ TK 211
Trường hợp nâng cấp đủ đk ghi nhận TSCĐ

1
3


Nợ TK 242
Nợ TK 6421,6422
Có TK 2413

Trường hợp giá trị sửa chữa lớn hơn hoặc bằng
30 triệu, phân bổ trong 3 năm
Trường hợp giá trị sửa chữa <30 triệu
Chi phí xây dựng cơ bản dở dang

2.2. Chế độ chứng từ và hạch toán Mua sắm tài sản cố định:
Người đề nghị thanh toán chuyển hồ sơ thanh toán gồm có Quyết định mua sắm kèm báo giá so
sánh hoặc Quyết định phê duyệt mua sắm của Ban giám đốc và hợp đồng mua bán, hợp đồng
vận chuyển (nếu có), biên bản bàn giao, xác nhận tình trạng tài sản hoặc xác nhận vận hành
chạy thử của bộ phận sử dụng, hoá đơn bán hàng do bên bán xuất và tài liệu khác (nếu có) trình

Kế toán trưởng xét duyệt, nếu được thì lập Uỷ nhiệm chi trình Giám đốc ký duyệt. Hồ sơ trả lại
cho kế toán thanh toán hạch toán, chuyển kế toán ngân hàng chuyển tiền, chuyển bản photo cho
kế toán tài sản để hạch toán tài sản.
Nợ TK 211
Nợ TK 1331
Có TK 331

Giá mua tài sản
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Phải trả đối tượng Nhà cung cấp

Chi phí mua tài sản: vận chuyển, chi phí chạy thử, thuế nhập khẩu
Nợ TK 211
Chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử, thuế nhập
khẩu
Nợ TK 1331
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 331/111 nếu là chi phí Tiền vận chuyển hoặc thuế nhập khẩu phải nộp
vận chuyển, chạy thử
Có TK 333 thuế nếu là thuế
nhâp khẩu
Khi thanh toán
Nợ TK 311
Có TK 112 hoặc 111

Đối tượng NCC
Tiền gửi ngân hàng hoặc tiền mặt

-

Trích khấu hao tài sản: Căn cứ Quyết định đưa tài sản vào sử dụng, kế toán trích khấu hao tài
sản cố định. Bút toán trích khấu hao tài sản cố định được thực hiện hàng tháng vào thời điểm
cuối tháng.
Nợ TK 64223
Chi phí khấu hao tài sản cố định
Có TK 214
Hao mòn tài sản cố định

-

Thanh lý tài sản cố định: Căn cứ vào Quyết định thanh lý tài sản của cấp có thẩm quyền, Công
ty tiến hành thanh lý tài sản. Tổ thanh lý tài sản tiến hành định giá có thể thu về của tài sản và
chi phí thanh lý dự kiến trình Giám đốc Công ty phê duyệt phương án. Tiến hành thanh lý tài
sản xong thì Tổ thanh lý tài sản lập hồ sơ chuyển cho kế toán phản ánh như sau:
Xóa sổ TSCĐ
Nợ TK 214
Giá đã hao mòn TSCĐ lũy kế
Nợ TK 811
Giá trị còn lại của TSCĐ
Có TK 211
Nguyên giá TSCĐ

1
3

Thu từ thanh lý TSCĐ
Nợ TK 111,112,131
Có TK 711
Có TK 3331

Số tiền thu được hoặc số tiền phải thu
Giá thanh lý TSCĐ chưa VAT
Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Chi phí thanh lý (nếu có)
Nợ TK 811

Chi phí thanh lý TSCĐ


Nợ TK 1331
Có TK 111,112,331
-

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Số tiền chi ra hoặc phải trả để thanh lý TSCĐ

Mua sắm công cụ dụng cụ:
Bộ phận phát sinh nhu cầu sử dụng CCDC làm Đề nghị mua sắm CCDC trình Giám đốc Công
ty phê duyệt. Tùy vào chỉ đạo của Giám đốc Công ty mà có phương thức mua sắm nào (báo giá
cạnh tranh, chỉ định,…). Bộ phận/cá nhân được giao tiến hành mua sắm sau khi hoàn tất hồ sơ
thì chuyển kế toán thanh toán kiểm tra, nếu được thì lập ủy nhiệm chi/phiếu chi trình Kế toán
trưởng, trình Giám đốc phê duyệt thanh toán.
Căn cứ vào biên bản bàn giao CCDC và hợp đồng, hóa đơn của nhà cung cấp cho Công ty, kế
toán hạch toán:
Nợ TK 1531
Nợ TK 1331
Có TK 331 hoặc Có 111

Công cụ dụng cụ

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Số tiền phải trả nhà cung cấp hoặc thanh toán
ngay bằng tiền mặt

Khi xuất dùng CCDC cho bộ phận sử dụng, căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán hạch toán:
Nợ TK 142/242
Chi phí CCDC chờ phân bổ nếu phải phân bổ
Nợ TK 64214
CCDC xuất dùng toàn bộ
Có TK 1531
Công cụ dụng cụ
-

Phân bổ chi phí sử dụng công cụ dụng cụ: CCDC xuất dùng nếu phải phân bổ chi phí thì kế
toán hạch toán như sau:
Nợ TK 64214
CCDC xuất dùng
Có TK 142,242
CCDC dùng chờ phân bổ

-

Thanh lý công cụ dụng cụ:
CCDC khi không còn sử dụng được thì theo đề xuất của bộ phận quản lý trực tiếp và phòng
hành chính (nếu là CCDC quản lý thì phòng hành chính phải xác nhận) được Giám đốc phê
duyệt .
+ Trường hợp CCDC đã hết giá trị phân bổ: Chi
cho thanh lý:
Nợ TK 811
Chi phí thanh lý CCDC

Có TK 111/112
Tiền chi thanh lý CCDC
Thu tiền từ thanh lý:
Nợ TK 111/112
Có TK 711

Tiền thu từ thanh lý CCDC
Thu từ thanh lý CCDC

+ Trường hợp CCDC còn giá trị phân bổ hoặc vẫn là hàng tồn kho: phần giá trị còn lại chưa
phân bổ hoặc giá trị hàng tồn kho được hạch toán vào chi phí khác. Phần chi cho thanh lý, thu
tiền từ thanh lý hạch toán như trên
Nợ TK 811
Giá trị còn lại chưa phần bổ
Có TK 153/142,242
Giá trị còn lại chưa phần bổ

3. Mua hàng và thanh toán
3.1 Nội dung mua hàng và thanh toán
-

Mua hàng gồm mua trong nước hoặc nhập khẩu hàng hóa sản phẩm, linh kiện, phụ kiện…

1
3


-

Căn cứ vào kế hoạch bán hàng Phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng. Kế hoạch mua hàng

được thông báo cho phòng kế toán biết để dự trù dòng tiền thanh toán. Trong quá trình mua
hàng, phòng kinh doanh có thể thay đổi kế hoạch để thu mua hiệu quả nhất.

-

Theo yêu cầu của cơ quan Thuế thì các khoản mua hàng đều phải có hóa đơn GTGT mới được
coi là chi phí hợp lý hợp lệ và phải thanh toán qua ngân hàng đối với các hóa đơn trên 20 triệu
đồng. Vì vậy bộ phận kinh doanh và kế toán khi mua hàng cần phải lưu ý thực hiện chế độ
chứng từ và thanh toán cho đúng quy định của Thuế.

3.2 Chế độ chứng từ và hạch toán
-

TT

Mua trong nước: Hồ sơ đề nghị tạm ứng để mua hàng và hồ sơ thanh toán mua hàng trong
từng trường hợp cụ thể được quy định như sau:

LOẠI HÀNG
HÓA

Mua hàng hóa

NẾU PHẢI TẠM ỨNG TIỀN TRƯỚC

KHI ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Đề xuất mua hàng đã được duyệt

PNK - bản gốc

Hợp đồng/PO (bản gốc)

Hóa đơn mua hàng - bản gốc
Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)

1

2

Hồ sơ khác theo quy định trong hợp đồng

Mua trang
thiết bị VP,
CCDC

Đề xuất mua vật tư bản gốc đã duyệt

BBBG/BBNT bản gốc, PNK (với CCDC,
PTTB)

Hợp đồng/PO (bản gốc)

Hợp đồng/PO (bản gốc)

Các chứng từ khác theo QĐ trong hợp đồng

Hóa đơn mua hàng (bản gốc )
Thanh quyết toán/Thanh lý hợp đồng
Các chứng từ khác theo QĐ trong hợp

đồng

Đề xuất mua sắm, sửa chữa bản gốc đã
duyệt

BBBG/BBNT bản gốc

Hợp đồng/PO (bản gốc)

Đề xuất mua sắm, sửa chữa bản gốc đã
duyệt
Hợp đồng/PO (bản gốc)

3

Mua sắm, sửa Các chứng từ khác theo QĐ trong hợp đồng
chữa TSCĐ,
XDCB

Mua hàng
hóa, dịch vụ
Quảng Cáo

Đề xuất mua sắm, dịch vụ bản gốc đã duyệt

BBBG/BBNT bản gốc

4

Hợp đồng/PO (bản gốc)

Đề xuất mua sắm, sửa chữa bản gốc đã
duyệt

1
3

Hóa đơn mua hàng (bản gốc)
Thanh quyết toán hợp đồng/Thanh lý hợp
đồng
Các chứng từ khác theo QĐ trong hợp
đồng


TT

LOẠI HÀNG
HÓA

NẾU PHẢI TẠM ỨNG TIỀN TRƯỚC
Các chứng từ khác theo QĐ trong hợp đồng

KHI ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Hóa đơn mua hàng - bản gốc (nếu có)
Thanh quyết toán /Thanh lý hợp đồng
Các chứng từ khác theo QĐ trong hợp
đồng

5

Thông báo tiền điện, nước
Bảng kê chi tiết hóa đơn điện, nước
Hóa đơn tiền điện, nước
Giấy đề nghị thanh toán của NCC (nếu có)

Điện, nước sinh
hoạt

Đề xuất mua sắm, sửa chữa bản gốc đã
duyệt
Hợp đồng/PO (bản gốc)

6

Mua hàng hóa
dịch vụ khác

Giấy đề nghị thanh toán của NCC (nếu có)

BBBG/BBNT bản gốc
Đề xuất mua sắm, sửa chữa bản gốc đã
duyệt
Hợp đồng/PO (bản gốc)
Hóa đơn mua hàng - bản gốc
Giấy đề nghị thanh toán của NCC (nếu có)
Thanh quyết toán /Thanh lý hợp đồng
Các chứng từ khác theo QĐ trong hợp
đồng

Giấy đề nghị tạm ứng công tác phí

7

Công tác phí

Giấy điều động công tác
Bản Kế hoạch công tác đã được duyệt

Bản kế hoạch công tác đã được duyệt
Giấy đi đường bản gốc (có xác nhận của
Đơn vị nơi NLĐ đến công tác)
Các hóa đơn, chứng từ bản gốc

-

Chi phí mua hàng hóa – phụ kiện khác : Hồ sơ gồm hợp đồng, hóa đơn, biên bản quyết toán
khối lượng thực hiện và chứng từ xác nhận khối lượng thực hiện.

-

Thanh toán tiền mua hàng và chi phí mua hàng: Phòng thu mua làm Đề nghị thanh toán kèm
hồ sơ chuyển Phòng kế toán kiểm tra hồ sơ, nếu được thì lập Ủy nhiệm chi trình Giám đốc
duyệt. Phòng kế toán phải xem xét công nợ, kiểm tra bộ chứng từ phù hợp và ý kiến khác nếu
có.

-

Nhập hàng về kho tổng:
Căn cứ và bộ chứng từ mua hàng gồm Hợp đồng (nếu có), Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho kế
toán nhập hàng và KCS kiểm tra chất lượng của sản phẩm nếu đủ số lượng và chất lượng theo
quy định thì tiến hành nhập kho vào phần mềm kế toán như sau.

Khi lập phiếu nhập kho trên phần mềm:
Nợ TK 1561- mã hàng hóa, mã kho, mã lô Theo giá chưa có thuế
hàng, mã imei
Nợ TK 133 – Thuế GTGT (nếu có)
Thuế GTGT
Có TK 3311- phải trả NCC
Tổng giá thanh toán

1
3


Trường hợp hàng không có hóa đơn GTGT nhưng giá là giá đã bao gồm cả thuế GTGT rồi thì
cũng phải ghi nhận phần thuế vào tài khoản 133 để đảm bảo cho việc ghi nhận Doanh thu và
Giá vốn phù hợp.

3.3 Luân chuyển hàng từ kho tổng đến các Shop và giữa các Shop với
nhau
- Hàng từ kho tổng được chuyển đi các Shop được kế toán tổng hợp thực hiện căn cứ và kế
hoạch điều chuyển hàng hóa của Ban giám đốc và bộ phận kinh doanh theo nhu cầu bán hàng
của các
Shop. Kế toán làm phiếu xuất điều chuyển – tự sinh nhập điều chuyển tại các Shop. Các shop
có trách nhiệm in Phiếu nhập và xác nhận nhận hàng.
Kế toán khi làm phiếu xuất điều chuyển phải lưu ý giá vốn giữa Phiếu xuất và Phiếu nhập
phải bằng nhau. Nếu có chênh lệch thì phải xem lại nguyên nhân và xử lý.
Tại Công ty hoặc Shop chuyển hàng:
Nợ TK 136
Có TK 156 (Kho Tổng)

Theo giá chưa có thuế GTGT

Theo giá chưa có thuế GTGT

Tại Shop nhận hàng:
Nợ TK 156 (Kho Shop)
Có TK 336

Theo giá chưa có thuế GTGT
Theo giá chưa có thuế GTGT

- Đối với hàng luân chuyển trong Shop (Từ kho Shop ra các tủ bán hàng):
Nợ TK 156X (Kho Quầy)
Theo giá chưa có thuế GTGT
Có TK 156X (Kho Shop)
Theo giá chưa có thuế GTGT
(Kế toán phải chọn đúng sổ chi tiết của mã hàng hóa, phụ kiện, linh kiện khi xuất quầy)

3.4 Kiểm kê hàng hóa, phụ kiện, linh kiện
-

Định kỳ hàng tháng: Bộ phận kế toán kết hợp với các bộ phận liên quan tiến hành kiểm kê tồn
kho tại các Shop theo từng loại, mã, chất lượng. Lập biên bản xác nhận của các bộ phận.
Trường hợp phát hiện thừa, thiếu hàng cần phải lập biên bản nguyên nhân và xử lý ngay.

-

Đột xuất: Bộ phận kiểm soát sẽ tiến hành kiểm tra đột xuất các mặt hàng tại kho Shop theo chỉ
đạo của Ban giám đốc.

4. Bán hàng và thu tiền
4.1. Nội dung kế toán bán hàng và thu tiền

-

Các trường hợp bán hàng tại Công ty:
+ Bán hàng hóa điện thoại:
+ Bán phụ kiện, linh kiện:
+ Dịch vụ sửa chữa:
+ Dịch vụ Payoo:
+ Bán máy tính:
+ Bán hàng và dịch vụ
khác:

1
3


Doanh thu phải được theo dõi riêng biệt theo từng loại doanh thu nhằm phục vụ cho việc xác
định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
và lập báo cáo kết quả kinh doanh
-

Các trường hợp giảm trừ doanh thu tại Công ty:
+ Chiết khấu thương mại: là khoản Công ty chiết khấu cho khách hàng theo chính sách chiết
khấu đã được công bố, theo các chương trình khuyến mại.
+ Hàng bán bị trả lại: sản phẩm, hàng hóa bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Hàng bị
lỗi do NCC, hàng được bảo hanh đổi trả theo quy định của công ty và phải được phòng kinh
doanh, KCS xác nhận.
+ Giảm giá hàng bán: giảm trừ cho người mua do sản phẩm, hàng hoá bị kém chất lượng theo
quy định của Công ty.

-

Ghi nhận doanh thu:
+ Quy trình bán hàng và ghi nhận doanh thu tại Shop thu tiền mặt hoặc cà thẻ (111/112)
Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm nhân viên bán hàng có trách nhiệm tư vấn và hỗ trợ
khách hàng lựa chọn sản phẩm. Khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm nhân viên bán hàng phải
viết Order theo đúng chủng loại, mã sản phẩm, phụ kiện, linh kiện kèm theo ...ghi rõ hình thức
thanh toán là trả ngay bằng tiền mặt hoặc ngân hàng. Order được gửi cho kế toán bán hàng tại
Shop để lập hóa đơn bán hàng và thu tiền. Đóng dấu đã thu tiền lên hóa đơn và chuyển cho Thủ
kho để lấy hàng và giao cho khách hàng ký nhận và tiếp tục thực hiện các dịch vụ sau bán hàng
tiếp theo.
Kế toán hạch toán
Nợ TK 111 hoặc 112 (cà thẻ)
Có TK 511
Có TK 3331

Theo tổng giá thanh toán bao gồm cả
Thuế GTGT
Theo giá chưa có thuế GTGT
Thuế GTGT

+ Quy trình bán hàng và ghi nhận doanh thu tại Shop khi bán trả góp (131)
Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm nhân viên bán hàng có trách nhiệm tư vấn và hỗ trợ
khách hàng lựa chọn sản phẩm. Khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm nhân viên bán hàng phải
viết Order theo đúng chủng loại, mã sản phẩm, phụ kiện, linh kiện kèm theo.... ghi rõ hình thức
thanh toán là trả góp. Order được gửi cho kế toán bán hàng tại Shop để lập hóa đơn bán hàng và
thu một phần tiền mặt khách hàng trả trước còn phần còn lại kế toán ghi nhận vào công nợ phải
thu với đối tác bán trả góp. Đóng dấu đã thu tiền lên hóa đơn và chuyển cho Thủ kho để lấy
hàng và giao cho khách hàng ký nhận và tiếp tục thực hiện các dịch vụ sau bán hàng tiếp theo.
Kế toán hạch toán khi bán hàng
Nợ TK 111 hoặc 112

Nợ TK 131(Chi tiết đối tượng phải thu)
Có TK 511
Có TK 3331

Phần tiền thu ngay theo giá đã có thuế
GTGT
Phần tiền phải thu của đối tác bán trả
góp còn lại theo giá đã có thuế GTGT
Doanh thu chưa có thuế GTGT
Thuê GTGT

Khi thu tiền của đơn vị bán trả góp kế toán hạch toán
Nợ TK 111 hoặc 112
Phần tiền phải thu của đối tác bán trả
góp còn lại theo giá đã có thuế GTGT

1
3


Có TK 131 (Chi tiết đối tượng)

Phần tiền phải thu của đối tác bán trả
góp còn lại theo giá đã có thuế GTGT

+ Trường hợp khách hàng có yêu cầu thanh toán một phần bằng tiền mặt (111) và một phần
bằng cà thẻ (112) thì kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu như sau:
Phải theo hạch toán theo dõi vào đối tượng công nợ 131 – Chi tiết theo đối tượng mua hàng.
Sau đó đồng thời phải hạch toán ghi nhận thu tiền mặt và cà thẻ của khách hàng luôn.
Ban đầu kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng

Nợ TK 131 (Chi tiết theo Khách hàng)
Có TK 511
Có TK 3331

Theo tổng giá đã có thuế GTGT
Doanh thu chưa có thuế GTGT
Thuế GTGT

Sau đó ghi nhận thu tiền mặt và cà thẻ ngân hàng của khách hàng
Nợ TK 111
Phần thu bằng tiền mặt
Nợ TK 112
Phần thu bằng cà thẻ ngân hàng
Có TK 131 (Chi tiết theo khách hàng)
Tổng giá đã có thuế GTGT
-

Ghi nhận giá vốn đối với trường hợp khuyến mại phụ kiện kèm sản phẩm cũ:
Khi bán các sản phẩm cũ Công ty có khuyến mại các phụ kiện đi kèm như tai nghe, sạc, cáp…
thì kế toán phải xuất kho phụ kiện kèm theo và ghi nhận vào giá vốn bán hàng vào cuối ngày.

Kế toán hạch toán
Nợ TK 632
Có TK 156

Giá vốn hàng bán
Phụ kiện đi kèm

5. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
5.1. Nội dung kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

 Kế toán tiền mặt:
- Quỹ tiền mặt tại các Shop chỉ duy trì số dư tối thiểu hàng ngày. Các khoản tiền thu bán hàng
trong ngày phải được nộp về quỹ hoặc tài khoản của Công ty (hoặc theo quy định) vào sáng
ngày hôm sau. - Cuối ngày làm việc, Kế toán tổng hợp và thủ quỹ phải thực hiện đối chiếu thu,
chi, tồn quỹ.
- Mọi hoạt động thu, chi tiền mặt đều phải lập Phiếu thu, Phiếu chi và đảm bảo đủ các nội dung
cần thiết trên phiếu.
- Cuối tháng, Quản lý vùng, Kiểm soát, Kế toán công ty, Thủ quỹ các đơn vị phải thực hiện
kiểm kê thực tế quỹ tiền mặt tại Công ty và tại các Shop. Lập biên bản kiểm kê, ký nhận và
lưu giữ tại Công ty làm căn cứ đối chiếu
 Kế toán tiền gửi ngân hàng:
- Tiền gửi ngân hàng phải được theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng, từng loại ngoại tệ.
- Sổ phụ ngân hàng phải được lưu theo từng ngày, từng tháng. Kế toán hạch toán tiền gửi ngân
hàng phải hạch toán ngay khi phát sinh nghiệp vụ và phải lấy sổ phụ ngân hàng để đối chiếu
hàng tháng.
- Cuối tháng kế toán ngân hàng phải lấy sổ phụ ngân hàng, đối chiếu số dư tại thời điểm cuối
tháng nếu có chênh lệch cần phải tìn nguyên nhân và thông báo cho ngân hàng cùng xử lý

5.2. Chế độ chứng từ và hạch toán
5.2.1. Tiền mặt:

1
3


Chứng từ: Các khoản thu chi cần phải có Phiếu thu, Phiếu chi phù hợp theo quy định chế độ kế
toán hiện hành.
Phiếu Thu: Được lập căn cứ vào doanh số bán hàng một ngày của 1 Shop sau khi đã được đối
chiếu và ký nhận giữa kế toán Công ty và kế toán Shop
Phiếu Chi: Được lập căn cứ vào nhu cầu chi tiêu của Công ty và được sự phê duyệt của Giám

đốc hoặc ủy quyền cho phép. Phiếu chi được kẹp cùng chứng từ thanh toán liên quan để chi
tiền.

Hạch toán: Theo như các phần liên quan bên trên
5.2.2. Tiền gửi ngân hàng
Căn cứ UNC, giấy báo Nợ của Ngân hàng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 331
Phải trả nhà cung cấp
Nợ TK 333
Nộp thuế
Nợ TK 642
Phí ngân hàng
Nợ TK 13311
VAT phí ngân hàng
Có TK 112
Số tiền ngân hàng báo Nợ
Căn cứ UNC/Giấy báo Nợ điều chuyển vốn từ tài khoản ngân hàng 1 sang ngân hàng 2:
Nợ TK 112 ngân hàng 2
Số tiền
Có TK 112 ngân hàng 1
Số tiền
Căn cứ Giấy báo Có của Ngân hàng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 112
Số tiền Ngân hàng báo Có
Có TK 515
Tiền lãi ngân hàng
Có TK 131
Khách hàng nộp tiền vào ngân hàng

6. Kế toán tiền lương

6.1. Nội dung kế toán tiền lương
-

Các hình thức trả lương gồm lương trả theo tháng, tiền lương theo sản lượng kinh doanh.
Phòng hành chính quản lý lao động trong toàn công ty về các thủ tục hành chính như hợp đồng
lao động, quyết định tăng giảm lương,…và chuyển hồ sơ cho Phòng kế toán 1 bộ để thực hiện
công tác tiền lương.
Chấm công: Chấm công bằng vân tay và phòng hành chính có trách nhiệm quản lý, xác nhận
trên bảng chấm công được in từ máy chấm công hàng tháng.
Hình thức trả tiền lương, tiền công là tiền gửi ngân hàng.
Tiền thưởng: Tiền thưởng do thành tích đặc biệt (thưởng “nóng”), tiền thưởng do đánh giá
thành tích trong năm làm việc được chi trả theo quyết định của Ban giám đốc. Tiền thưởng do
đạt tiêu chí lao động (sản lượng, hiệu quả công việc thường xuyên) được trả cùng lương.

-

1
3


6.2. Chế độ chứng từ và hạch toán
6.2.1 Công đoạn chấm công, đối chiếu và xác nhận cơ sở tính lương, tính công Chứng
từ: + Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ (nếu có)
+ Hợp đồng lao động, hồ sơ kèm theo
Đối với các bộ phận hưởng lương tháng: Trưởng bộ phận hành chính xác nhận chấm công cho
từng cán bộ - nhân viên vào cuối tháng ký và chuyển Bảng chấm công cho bộ phận làm tiền
lương vào ngày mùng 3 tháng sau. Bảng chấm công sau khi có xác nhận của phòng hành
chính/bộ phận lương được chuyển cho phòng kế toán xem xét lại muộn nhất là ngày mùng 5
của tháng sau.
6.2.2 Công đoạn Lập bảng lương, phê duyệt

Chứng từ là Bảng lương, Bảng thanh toán lương từng bộ phận do kế toán xem xét lại, trình
Giám đốc duyệt muộn nhất là ngày 7 tháng sau. Sau khi được Giám đốc phê duyệt, kế toán
lương chuyển ra ngân hàng nếu trả lương bằng tài khoản định kỳ vào ngày 10 hàng tháng.
6.2.3 Lưu trữ và hạch toán
Kế toán tiền lương thực hiện việc lưu trữ các chứng từ lương. Sau khi Giám đốc phê duyệt bảng
lương, kế toán tiền lương hạch toán:
Nợ TK 64211
Tiền lương bộ phận bán hàng
Nợ TK 64221
Tiền lương bộ phận Văn phòng
Tổng tiền lương nhân viên thực nhận (đã trừ phần bảo
Có TK 334
hiểm)
Hạch toán các khoản khấu trừ theo lương của người lao động (32,5% tiền lương bảo hiểm)
Nợ TK 64211
Chi phí bảo hiểm bộ phận bán hàng
Nợ TK 64221
Chi phí bảo hiểm bộ phận văn phòng
Có TK 3383
BHXH, BHYT,BHTN
Khi chi trả tiền lương hạch toán:
Nợ TK 334
Có TK 111 hoặc 112

Khi chi trả tiền bảo hiểm hạch toán:
Nợ TK 3383
Có TK 111 hoặc 112

Tiền lương thực nhận của lao động
hưởng lương tháng

Trả lương bằng tiền mặt hoặc ngân
hàng

Tiền bảo hiểm phải nộp
Nộp tiền bảo hiểm bằng tiền mặt hoặc
ngân hàng

7. Kế toán các khoản khác
7.1 Chi phí trả trước 242
Tài khoản chi phí trả trước 242 kế toán sử dụng để phản ánh các khoản chi phí Công ty đã trả để
sử dụng cho nhiều kỳ hoạt động như: Chi phí tiền thuê nhà, chi phí sửa chữa Shop, chi phí công
cụ dụng cụ, bảo hiểm….

1
3


Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước kế toán căn cứ vào thời gian trả trước cho bao nhiêu
tháng để phân bổ cho hợp lý.
Kế toán hạch toán như sau:
Khi phát sinh thanh toán tiền trả trước để sử dụng cho nhiều kỳ
Nợ TK 242
Tiền trả trước hoặc nguyên giá CCDC
Nợ TK 133 (nếu có thuế VAT)
Tiền thuế GTGT
Có TK 111 hoặc 112
Nếu chi bằng tiền mặt/TGNH
Hàng tháng kế toán tiền hành phân bổ chi phí
Nợ TK 642
Có TK 242

Giá trị phân bổ cho 1 tháng
Giá trị phân bổ cho 1 tháng

7.2 Chi phí phải trả 335
Tài khoản chi phí phải trả 335 kế toán sử dụng để phản ánh các khoản chi phí dự kiến phải trả
trong tương lai như: Chi phí quyết toán làm tở rơi quảng cáo….
Định kỳ hàng tháng kế toán ước tính số tiền làm tờ rơi, quảng cáo... phải trả cho một tháng để
ghi nhận vào chi phí của tháng, khi quyết toán thanh toán sẽ điều chỉnh bổ sung:
Hàng tháng kế toán hạch toán
Nợ TK 642
Có TK 335

Chi phí phải trả dự kiến 1 tháng
Chi phí phải trả dự kiến 1 tháng

Khi quyết toán chi phí (tờ rơi, quảng cáo…) kế toán ghi nhận:
Nợ TK 335
Tổng giá trị quyết toán
Nợ TK 642
Nếu điều chỉnh tăng chi phí
Có TK 111 hoặc 112
Tổng tiền thanh toán

7.3 Dự phòng phải trả 352
Tài khoản dự phòng phải trả 352 kế toán sử dụng để phản ánh khoản dự phòng chi phí bảo hành
toàn diện 360 cho những khách hàng sử dụng gói bảo hành này. Theo quy định của Công ty tỷ lệ
trích lập là 10% doanh thu bảo hành toàn diện để dự phòng cho rủi ro về linh kiện, phụ kiện thay
thế.
Định kỳ hàng tháng kế toán căn cứ vào doanh thu bảo hành toàn diện 360 để tính ra 10% dự

phòng và hạch toán:
Nợ TK 642
Chi phí bảo hành toàn diện 360
Có TK 352
Chi phí bảo hành toàn diện 360
Khi xảy ra sự kiện khách hàng được bảo hành có 2 trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Đổi mới sản phẩm: Trường hợp này khách hàng chỉ phải thanh toán 30% cho
sản phẩm mới kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 111
KH thanh toán 30% giá trị máy mới cả
VAT
Nợ TK 156
Hạch toán giá trị máy cũ 70% cả VAT
Có TK 511
Giá trị máy mới chưa có thuế
Có TK 3331(Thuế GTGT)
Thuế GTGT
Khi Công ty xuất linh kiện sửa chưa máy cũ để tiếp tục bán:
Nợ TK 352
Chi phí bảo hành toàn diện 360
Có TK 153/156/111/112
Chi phí sửa chữa thực tế

1
3


Nếu máy không thể sửa chữa được công ty tận dụng những phụ kiện có thể sử dụng, phần còn
lại bù đắp bằng quỹ dự phòng phải trả đã trích. Bộ phận kỹ thuật phải lập biên bản giá trị các
phụ kiện tận dụng của máy cũ. Làm căn cứ để kế toán hạch toán:

Nợ TK 153/156
Nợ TK 352
Có TK 156

Giá trị phụ kiện tận dụng từ máy cũ
Phần giá trị còn lại bù đắp bằng quỹ dự
phòng phải trả
Giá trị 70% máy cũ bảo hành nhập lại

Trường hợp 2: Khách hàng sửa chữa (được 3 lần miễn phí):
Khi phát sinh sự kiện bảo hành và khách hàng đồng ý sửa chữa thì kế toán sẽ xuất linh kiện, phụ
kiện để sửa chữa miễn phí cho khách hàng và các chi phí sửa chữa này được bù đắp bằng quỹ dự
phòng bảo hành toàn diện 360 đã trích hàng tháng Kế toán hạch toán:
Nợ TK 352
Quỹ dự phòng phải trả gói bảo hành
Có TK 153/156/111/112
Phần giá trị sửa chữa thực tế

Ghi chú:
Gói bảo hành toàn diện có giá trị trong thời giạn 12 tháng do đó kể từ khi trích lập quỹ tự phòng
hàng tháng kế toán phải theo dõi đủ số đã trích và số đã chi từ quỹ dự phòng. Hết 12 tháng kế
toán phải quyết toán cho số đã trích và đã đủ 12 tháng để hoàn nhập nếu sử dụng không hết. Kế
toán hạch toán hoàn nhập:
Nợ TK 352
Phần chi phí dự phòng đã trích sử dụng
không hết
Có TK 642
Phần chi p,,hí dự phòng đã trích sử
dụng không hết

II. Các biểu mẫu kèm theo
1. BM 01 – Đề nghị tạm ứng 2. BM 02 – Đề nghị thanh toán tạm ứng 3. BM 03 – Đề nghị
thanh toán 4. BM 04 – Đề xuất mua sắm hàng hóa, dịch vụ 5. BM 05 – Biên bản kiểm kê
CCDC 6. BM 06 – Biên bản kiểm kê hàng tồn kho 7. BM 07 – Biên bản kiểm kê TSCĐ 8.
BM 08 – Biên bản kiển kê quỹ tiền mặt

Bắc Ninh, ngày 01 tháng 01 năm 2016

1
3