Tiểu luận nguyên lí kế toán 1

I/ Khái niệm, nội dung và ý nghĩa của một chứng từ kế toán
1 Khái niệm & các yếu tố cơ bản của một chứng từ
1.1) Khái niệm:
“Chứng từ kế toán là chứng minh bằng giấy tờ, vật mang tin, tài liệu điện tử về
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi số
liệu thong itn ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải chứng minh bằng chứng từ kế tốn hợp
pháp, hợp lí”
1.2) Nội dung cơ bản của một bản chứng từ:
a) Các yếu tố cơ bản:
Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các loại chứng từ, là căn cứ chủ yếu
đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, là cơ sở để chứng từ thực
hiện chức năng thông tin về kết quả của nghiệp vụ.
Các yếu tố cơ bản bao gồm:
+ Tên chứng từ: Khái quát loại nghiệp vụ được chứng từ phản ánh.
+ Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ: là yếu tố giúp cho việc kiểm tra
về mặt địa điểm của các NVKT PS và cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ
kinh tế.
+ Số chứng từ & ngày tháng năm lập chứng từ: Ngày tháng ghi trên chứng từ là
yếu tố quan trọng chứng minh tính hợp lý về mặt thời gian, là căn cứ để xác định thời
gian ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ và huỷ chứng từ. Số chứng từ bao gồm ký hiệu và số
thứ tự của chứng từ.
+ Nội dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ: cần ghi đầy đủ, ngắn gọn nhưng phải đảm
bảo tính thơng dụng và dễ hiểu.
+ Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị (chỉ tiêu giá trị được viết đồng thời
bằng số và bằng chữ).


+ Tên, chữ ký của người lập và chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt nghiệp vụ:
trên chứng từ tối thiểu phải có hai chữ ký, những đối tượng thực hiện nghiệp vụ phải ký
trực tiếp, không được ký qua giấy than. Trong trường hợp liên quan đến tư cách pháp
nhân của đơn vị kế tốn thì phải có tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của đơn

vị và đóng dấu đơn vị.
b) Các yếu tố bổ sung:
Là các yếu tố không bắt buộc đối với bản chứng từ, là các yếu tố có vai trị thông tin thêm
nhằm làm rõ các đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ hay góp phần giảm nhẹ hoặc
đơn giản hố cơng tác kế tốn, ví dụ:
+ Quan hệ của chứng từ đến các sổ sách kế toán, tài khoản kế tốn
+ Quy mơ kế hoạch hay định mức của nghiệp vụ.
+ Phương thức thực hiện (phương thức thanh tốn).
+ Thời gian bảo hành...vv

II/ Q trình lập và luân chuyển chứng từ về bán hàng.
Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngồi, sau đó nó được
chuyển đến bộ phận kế tốn của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và sử dụng
làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu
trữ theo qui định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ.
Bốn bước trong qui trình ln chuyển chứng từ được thể hiện ở hình dưới


Bảo quản, lưu trữ, hủy chứng từ

- Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt
động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ
lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế
tốn phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy
xố, khơng viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết
bằng số.
Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho
mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất

cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng
bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết
một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo
thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Thứ ba, các chứng từ kế tốn được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo
nội dung quy định cho chứng từ kế toán.


Thứ tư, mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy
định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có
chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ
kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ,
bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng
liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải
giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký
thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng thì phải cử người
phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán
trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế tốn của đơn vị đó.
Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền
quy định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc
hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền)
và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã
đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ
ký đã đăng ký với kế toán trưởng. Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ
quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp.
Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ
kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng

Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số
trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền)
quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ
đăng ký.


Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, khơng được
ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo
trách nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc)
doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm
sốt chặt chẽ, an tồn tài sản.
- Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế tốn do doanh nghiệp lập hoặc từ bên
ngồi chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ
phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế tốn đó và chỉ sau khi kiểm tra và
xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ
kế tốn.
Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố
ghi chép trên chứng từ kế tốn
(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi
trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên
quan
(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế tốn.
Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm
chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước,
phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết
để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu
chi phát hiện có vi phạm chế độ, kế tốn không xuất quỹ.

- Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu ý:
Thứ nhất, đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội
dung và chữ số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ


phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi
sổ.
Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên
chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế tốn đã được kiểm tra và hồn chỉnh
mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
- Đối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý:
Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ,
an tồn trong q trình sử dụng và lưu trữ.
Thứ hai, chứng từ kế tốn lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu
kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có
xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao
chụp hoặc xác nhận.
Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai
tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm hoặc kết thúc cơng việc kế toán.
Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách
nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
+ Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều
hành của đơn vị kế tốn, gồm cả chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để
ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
+ Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi
sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn và báo cáo tài chính năm, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác
+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa
quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ,
tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế tốn. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu
thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị
tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ
lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký
tên, đóng dấu.
Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập
biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký
tên, đóng dấu.
- Ngồi ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu
chứng từ kế toán cần lưu ý:
+ Tất cả các đơn vị phải sử dụng mẩu chứng từ kế toán thuộc loại bắt
buộc theo quy đinh trong chế độ kế tốn dành cho đơn vị. Trong q trình
thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẩu chứng từ thuộc loại bắt
buộc. Với một số loại chứng từ, đơn vị kế tốn có thể bổ sung thêm chỉ tiêu
hoặc thay đổi hình thức mẩu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu
quản lý của đơn vị.
+ Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng,
mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền
1. Quy trình tổ chức hóa đơn GTGT
Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giá trị
gia tăng. Hóa đơn là căn cứ để người bán xuất kho sản phẩm. tính khối lượng hàng hóa,
dịch vụ cung cấp cho người mua.
Đối với người mua hàng: hóa đơn này là căn cứ để thanh tốn, tiến hành các thủ tục
nhập kho, là căn cứ pháp lý để vận chuyển hàng hóa trên đường. Nếu khơng có hóa đơn
này thì hàng hóa vận chuyển trên đường có thể coi là bất hợp pháp.

Bộ Tài Chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức in, phát hành về sử dụng hóa đơn bán
hàng < hóa đơn GTGT >. Trường hợp tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn thì phải được
cơ quan tài chính có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
Trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu hóa đơn cần lưu ý:
˖ Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu hóa đơn quy
định trong chế độ kế tốn này..
˖ Mẫu hóa đơn in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, nát. Séc
và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền. phải in chính uỷ quyền in và phát hành.
˖ Đối với các biểu mẫu hóa đơn hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự
thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của hóa đơn
* Quy trình xử lý và ln chuyển hóa đơn giá trị gia tăng.
-

Hóa đơn do bộ phận kế tốn hoặc bộ phận kinh doanh lập thành 3 liên ( đặt giấy
than viết một lần )_ người lập phiếu ký.
+ liên thứ nhất được lưu tại quyển
+ liên thứ hai giao cho khách hàng mua bán hàng hóa, dịch vụ.

+ liên thứ ba do thủ kho dữ lại ghi thẻ kho, cuối ngày hoặc cuối kỳ giao cho kế
toán để ghi sổ.
-

Chyển hóa đơn cho kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Nếu hóa đơn
thanh tốn tiền ngay, phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền.

-

Người mua nhận hàng hóa, sản phẩm_ ký vào hóa đơn, cịn nếu vận chuyển, dịch
vụ thì khi cơng việc vận chuyển dịch vụ hoàn thành, khách hàng mua dịch vụ ký
vào hóa đơn.

-

Bảo quản lưu trữ & hủy hóa đơn:

+ Thứ nhất, hóa đơn phải được đơn vị kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn trong q
trình sử dụng và lưu trữ.
+ Thứ hai, hóa đơn lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế tốn bị tạm
giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc
bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.
+ Thứ ba,hóa đơn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày
kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc cơng việc kế tốn.
+ Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức
bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau.
+Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu
hoặc niêm phong hóa đơn. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có


thẩm quyền phải sao chụp hóa đơn bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ
sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại hóa đơn bị tạm giữ hoặc
bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
2. Quy trình tổ chức phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho
nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó.
Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất
vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
Khi xuất kho, phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các
chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán
hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ...
Quy trình ln chuyển Phiếu xuất kho:

Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin
xuất hoặc ra lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn
vị duyệt lệnh xuất.
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất
hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản
phẩm, hàng hóa; sau đó, ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế
toán vật tư.
Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt
chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt
chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất
ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.


 Ví dụ mẫu phiếu xuất kho


 Ví dụ mẫu hóa đơn