04 KY NANG TO CHUC CONG VIEC

Kỹ năng
tổ chức công việc

1


Lời giới thiệu

2


I/ KHÁI NIỆM
Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung
việc bạn phải làm như thế nào?
• Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng
như thế nào, ưu điểm, cách vận hành…
• Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp
máy móc.
• Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác
xe, vận hành xe..
• Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của xe.
3


1. Khái niệm
• Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định
những công việc cần phải làm và phân công cho
các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó,
tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ DN.
• Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các
công việc được giao.

• Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp
cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ
chức công việc cá nhân.
4


2. Mục đích
Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:
 Tổ chức công việc được giao.
 Tổ chức mạng lưới công việc.
 Sắp xếp hồ sơ.
 Sắp xếp vị trí làm việc.
 Xác định thứ tự ưu tiên công việc.
 Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…

5


II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN
1. Xác định chức năng, nhiệm vụ
2. Định biên nhân sự
3. Xác định bản mô tả công việc
4. Sắp xếp công việc cho NV.

6


1. Xác định chức năng nhiệm vụ
1.1 Xác định chức năng:
• Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái niệm chức

năng và nhiệm vụ.
• Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ
lớn nhất của một bộ phận.
• Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch
vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi hiểu
theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của
bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩm…cho bộ
phận tiếp theo. Sản phẩm..đó là gì? Đó chính là
chức năng của bạn.
7


1.2 Xác định quy trình
• Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm
thế nào để thực hiện được nó.
• Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự
cho công ty, vậy làm thế nào để tuyển dụng:
bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là
gì?
• Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu
hỏi theo phương pháp 5W1H.

8


1.2 Xác định quy trình
PHƯƠNG PHÁP 5W1H
• Who: Ai làm việc đó.
• Where: Làm việc đó ở đâu.
• When: Làm việc đó khi nào?

• How: Làm bằng cách nào?
• Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì)
và why: tại sao?
9


1.2 Xác định quy trình
LÀM GÌ VỚI HOW?
• Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng
ý nghĩa của nó là:
- Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng
các hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận
hành cho máy móc..
- Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu
chuẩn cho từng công việc trong quy trình.

10


2. Định biên công việc.
• Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ
phận bạn phải thực hiện.
• Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý,
như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra.
• Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công
việc đó trong một năm
• Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm
việc trong năm. Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu
người.
11

2. Định biên công việc (tt)
• Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào
một chức danh công việc.
• Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với
tổng số thời gian của mỗi chức danh.
• Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức
danh. Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân
viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn
sau này.

12


3. Lập các bản mô tả công việc:
• Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc
cho từng chức danh.
• Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông
tin về công việc (mã số, chức danh, bộ phận,
người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu
công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan
hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.
• Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.

13


4. Sắp xếp công việc cho NV
• Công việc của nhân viên gồm các công việc

thường xuyên và công việc không thường
xuyên.
• Công việc thường xuyên là các công việc lặp
lại, đã được ghi nhận trong bản mô tả công
việc. Công việc thường xuyên phải có tính lặp
lại.
• Công việc không thường xuyên do bạn giao
cho nhân viên thực hiện.

14


4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
•

-

Đối với công việc thường xuyên:
Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có
đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên
thực hiện, bao gồm:
Cách thức thực hiện (how).
Nguồn lực để thực hiện (5M).
Tần suất thực hiện.

• Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung
công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc
tuần của họ.
15

4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
Công việc không thường xuyên
• Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên
bằng sổ giao việc.
• Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện
công việc (why).
• Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn
(when) của công ty.
• Giải thích phương pháp thực hiện (how).

16


4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy
lưu ý
• Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay
không?
• Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để
hướng dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tương lai.
• Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường
xuyên thành công việc thường xuyên.

17


Tài liệu thao khảo

• Kỹ năng quản lý theo quá trình.

• Kỹ năng giao việc – uỷ quyền

18


III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
2. Sắp xếp hồ sơ
3. Sắp xếp nơi làm việc
4. Quản lý thông tin
5. Lập kế hoạch công việc

19


1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
1.1 Phân loại công việc
•Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những
việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn
hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn "việc
nhỏ" thì ngược lại.
•Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc
không khẩn cấp.
•Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc
không thường xuyên (sự vụ).

20


1.1 Phân loại công việc (tt)

 Với công việc có tính chất thường xuyên. Là
các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất
định. Bạn cần lưu ý lại:
- Tần suất thực hiện?
- Người thực hiện?
- Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?
 Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem
xét xem có thể chuyển về công việc thường
xuyên hay không? Người làm việc không hiệu
quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên
50 %.

21


1.2. Xác định thứ tự ưu tiên
• Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc này,
bạn phải thực hiện ngay.
• Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng
ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua
vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không
quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối
thủ cướp mất hợp đồng...

22


1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
 Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ:
Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc

thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền
chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện
toàn lại bộ máy doanh nghiệp...
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ:
Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen yêu
cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời
gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu
đóng cước điện thoại di động ngay nếu không
mai sẽ cắt chiều gọi đi.
23


1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
• Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau
công việc quan trọng và khẩn cấp.
• Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực
hiện song song.
• Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy
thuộc vào:
- Thời hạn giải quyết vấn đề.
- Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc
khác nhau, trên cơ sở đó, bạn có thể xác định
lịch cho từng công việc.
24


1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
• Không khẩn cấp và không quan trọng.
 Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp
phòng.

 Đi uống bia với bạn bè
 Mua một bộ veste mới
 Đổi điện thoại di động...
• Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá
nhìều thời gian vào những công việc không
quan trọng.

25