Tài liệu Kỹ năng ủy thác công việc - những lựa chọn khác nhau pptx

Kỹ năng ủy thác công việc - những
lựa chọn khác nhau

Trên cương vị một nhà quản lý, chắc hẳn bạn không ngừng suy tính làm sao để
điều hành những hoạt động kinh doanh hiện tại cho hiệu quả nhất, trong khi vẫn luôn
ấp ủ những ý tưởng cho tương lai. Thực tế cho thấy, các nhà quản lý ngày nay đang
oằn vai dưới sức nặng của một khối lượng khổng lồ những công việc, nhiệm vụ của
công ty và cả những tham vọng, mơ ước riêng mình. Muốn trút bỏ gánh nặng đó chỉ có
một cách duy nhất: ủy thác công việc cho người dưới quyền, cho nhân viên và cho mọi
người xung quanh.


Có lẽ bạn đã không ít lần lâm vào tình thế khó khăn hay bế tắc chỉ vì bạn muốn
tự mình quán xuyến hết thảy công việc. Và mọi thứ còn trở nên tồi tệ hơn khi bạn phát
triển sản xuất hay mở rộng kinh doanh, bởi vì cho dù có “ba đầu sáu tay”, bạn cũng
không thể vừa đảm đương tất cả công việc hiện tại, vừa bắt tay vào dự án mới đang
từng bước được khởi động. Lúc này bạn sẽ cần đến một kỹ năng thực sự chứng minh
bản lĩnh nhà quản lý của bạn, đó là kỹ năng uỷ thác công việc – một trong những kỹ
năng thiết yếu của các nhà quản lý. Uỷ thác công việc hợp lý có khả năng giúp nhà
quản lý giải quyết được bài toán về tính hiệu quả của công việc hiện tại và thành công
của những chiến lược mới trong tương lai, đồng nghĩa với việc bạn đã tự giải phóng
mình để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn cho công việc và cuộc sống của mình.
Trước khi tìm hiểu về vấn đề này, bạn cần phải hiểu rõ quy trình uỷ thác diễn ra
như thế nào, công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, khi nào sẽ uỷ thác và
những việc cụ thể cần làm, sau khi uỷ thác nhà quản lý phải làm những gì và làm như
thế nào... Trả lời những câu hỏi trên không khó khăn chút nào, chỉ cần bạn dành đôi
chút thời gian để suy nghĩ về việc uỷ thác, làm cho nhân viên thấy được tầm quan
trọng của công việc được uỷ thác, xác định với nhân viên các kết quả mà bạn mong
đợi, đồng thời chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm của người được giao cũng như thoả
thuận trước về các qui trình báo cáo, phản hồi, đánh giá. Trên thực tế, điều bạn cần
quan tâm nhất chính là việc lựa chọn phương pháp uỷ thác hiệu quả nhất.

Nếu muốn trở thành “ông chủ” của toàn bộ những kỹ năng uỷ thác và để hoạt
động uỷ thác công việc được hiệu quả nhất, bạn cần biết rõ sự khác biệt của 5 loại uỷ
thác trong “Dãy quang phổ uỷ thác” (Delegation Spectrum) phổ biến nhất:
1. Uỷ thác đại sứ (Ambassadorial Delegation)
Trong tiếng Anh, từ “uỷ thác” (delegation) bắt nguồn từ thuật ngữ “đại diện”
(legate), từ thứ hai mang nghĩa “đại sứ” (ambassador). Ở mức độ này, bạn chỉ cần yêu
cầu ai đó đại diện cho bạn. Hình ảnh “người đại diện” lần đầu xuất hiện từ thời La Mã,
khi một viên trung úy được chọn để làm người phát ngôn nhân danh vị tướng La Mã.
Việc lựa chọn một ai đó đại diện cho mình sẽ đem lại nhiều lợi thế rõ rệt cho bạn và cả
cho người đại diện của bạn, bởi vì anh ta sẽ có cảm giác đón nhận những công việc
mới ngoài phạm vi quyền hạn của mình.
2. Uỷ thác chỉ định (Allocating Delegation)
Tăng dần theo mức độ, chúng ta đến với Uỷ thác chỉ định. Đây là thời điểm bạn
bàn giao toàn bộ nhiệm vụ cho một ai đó với yêu cầu phải hoàn thành công việc như
thế nào, bao giờ và ở đâu. Có một lưu ý cho các nhà quản lý cấp cao là nên uỷ thác
90% nhiệm vụ, con số này đối với các nhà quản lý bậc trung là 60% và đối với các nhà
quản lý bậc thấp là 30%.
3. Uỷ thác quyền sở hữu (Ownership Delegation)
Nằm giữa “Chuỗi quang phổ Uỷ thác công việc” là Uỷ thác quyền sở hữu. Vào
năm 1750, 95% dân số châu Âu là người làm ăn kinh doanh riêng lẻ hoặc vừa là nhà
quản lý, vừa là chủ công ty. Con số này giảm xuống còn 50% vào năm 1990 và chỉ
còn 10% vào năm 1980, nhưng vào năm 1990 lại tăng lên mức 20% và theo chiều
hướng như hiện nay, tỷ lệ này sẽ đạt 50% vào giữa thế kỷ 21. Nhìn vào các chỉ số trên,
chúng ta thấy việc con người sở hữu công việc của riêng mình đang trở nên tự nhiên
hơn, vì vậy, việc bạn trao lại trách nhiệm và quyền sở hữu cho mọi người trong các
công việc của họ là điều hoàn toàn hợp lẽ. Khi bạn làm điều đó, bạn cũng đang trao trả
lại cho họ niềm kiêu hãnh, lòng tin và cảm giác được tôn trọng, từ đó hiệu suất công
việc trong toàn bộ công ty sẽ được nâng cao hơn.
4. Uỷ thác phát triển (Developmental Delegation)
Hiện nay, Uỷ thác phát triển đang và sẽ trở thành lựa chọn quan trọng nhất

trong toàn bộ hoạt động uỷ thác. Đó là việc uỷ thác những mục tiêu dài hạn với đích
đến xa hơn là giúp bạn phát triển thành công một nguồn lực vô giá của mình: đội ngũ
nhân viên của bạn. Hình thức ủy thác này có thể trở thành một bộ phận của các quy
trình, kế hoạch chính thức và được thực hiện như một phần của các công việc thường
ngày của nhà quản lý. Nếu hiệu quả của hình thức này được khai thác và phát triển hợp
lý, thì uỷ thác phát triển sẽ trở nên có giá trị nhất trong số các hình thức uỷ thác, đồng
thời đóng góp rất lớn vào tất cả các hoạt động quản lý trong công ty.
5. Uỷ thác quản lý (Stewardship Delegation)
Uỷ thác quản lý nhằm mục đích giữ mối quan hệ lâu bền giữa các cấp điều hành
và thừa hành, khi nó liên quan đến việc chuyển cho ai đó trách nhiệm theo dõi và thực
hiện một nhiệm vụ nhất định trong khoảng một thời gian nhất định. Đây chính là hình
thức ủy thác mà những vị vua cổ xưa đã áp dụng đối với tể tướng của mình, là những
gì mà vị tể tướng này thực hiện đối với người đứng đầu các tổ chức, cục, ban trực
thuộc và cứ tiếp tục như thế trong chuỗi quản lý. Câu chuyện về Joseph và Pharaoh
trong cuốn sách nổi tiếng Genesis (Chúa sáng tạo ra thế giới) đã miêu tả chân thực về
mối quan hệ quản lý uỷ thác, trong đó Pharaoh đã nói rất rõ ràng rằng Joseph hoàn
toàn có thể phản bác lại ông, bởi vì: “Chỉ có duy nhất trên ngai vàng, tôi (Pharaoh)
mới có vị thế hơn anh”.
Có thể nói, uỷ thác công việc là mấu chốt, là trái tim của hoạt động quản lý. Ở
một chừng mực nào đó, nó chính là quản lý. Khi bạn lựa chọn đúng người, đúng
nhiệm vụ và sử dụng đúng phương cách uỷ thác, thì thành công gần như đã ở trong
tầm tay bạn rồi.