Slide bài giảng môn hệ thống thông tin kế toán chương 3 Phần 1

6/28/2017

Mục tiêu chương 3:
Sau khi học xong chương này sinh viên có thể:
Nhận diện được các nhân tố chi phối đến việc
tổ chức HTTTKT
Hiểu biết các nội dung trong việc tổ chức
HTTTKT từ đầu vào – xử lý – đầu ra.
Có thể ứng dụng vào tổ chức HTTTKT cho các
chu trình kế toán ở mức cơ bản.

CHƯƠNG 3
TỔ CHỨC HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN

1. Các nhân tố chi phối đến tổ chức
hệ thống thông tin kế toán

NỘI DUNG

Nhân tố về ứng dụng khoa học công nghệ trong công
tác kế toán của doanh nghiệp
Nhân tố môi trường pháp lý
Nhân tố tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
Nhân tố về tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp
Nhân tố về trình độ năng lực quản lý và người lao
động trong doanh nghiệp

Các nhân tố chi phối đến tổ chức hệ thống
thông tin kế toán

Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế
toán
 Phân tích nhu cầu thông tin kế toán
 Tổ chức dữ liệu đầu vào
 Tổ chức quá trình xử lý, lưu trữ dữ liệu
 Tổ chức thông tin đầu ra
 Tổ chức bộ máy kế toán

2. Nội dung tổ chức hệ thống thông
tin kế toán

2. Nội dung tổ chức HTTTKT
Lưu trữ

Quá
trình
SXKD

Dữ liệu
đầu vào

Xử lý

Phân tích nhu cầu thông tin kế toán:

Thông tin
đầu ra

TT

Người sử
dụng

Mục tiêu

Nội dung

Bộ phận cung

thông tin

cấp

Phạm vi sử dụng
Trong DN

Ngoài
DN

Kiểm soát - phản hồi
•Xác định dữ liệu cần thu thập
•Tổ chức thu thập dữ liệu
•Tổ chức lưu trữ dữ liệu
•Tổ chức thông tin đầu ra
• Tổ chức bộ máy kế toán

5

1

6/28/2017

Xác định các hoạt động, đối tượng và
nguồn lực cần thu thập dữ liệu

2. Nội dung tổ chức hệ thống thông
tin kế toán
Tổ chức dữ liệu đầu vào
 Xác định các hoạt động, đối tượng và nguồn
lực cần thu thập dữ liệu
 Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng kế toán
 Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi
tiết
 Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động

Phương pháp: phân tích hoạt động theo
chu trình kết hợp với mô hình REA để tổ
chức thu thập dữ liệu đầu vào

Nội dung cần phải tổ chức thu thập
dữ liệu

Thu thập dữ liệu

Nhóm các nội dung gắn liền với từng loại
hoạt động: tên hoạt động, thời gian phát
sinh và các nội dung theo yêu cầu của
hoạt động đó;
Nhóm các nội dung liên quan đến các đối

tượng cần quản lý chi tiết để phản ánh cho
nhiều hoạt động: cá nhân, bộ phận, nguồn
lực (khách hàng, nhà cung cấp,…);
Nhóm các nội dung phản ánh các đối
tượng kế toán (tài sản, nợ phải trả, vốn,
doanh thu, chi phí…) liên quan đến các
hoạt động.

Mô hình REA

Nguồn lực
nào?
(

Mô hình REA
Xác định các hoạt động, đối tượng
nguồn lực cần thu thập dữ liệu

Dữ liệu cần thu thập cho từng
đối tượng, nguồn lực

Dữ liệu cần thu thập cho từng
hoạt động

Sự kiện
gì?

Đối tượng
liên quan?

Event)

(Agent)

(

Dữ liệu thu thập

Tổ chức thu thập dữ liệu
Các chu trình kinh doanh

Resources)

Theo các
hoạt động
của 1 chu
trình kinh
doanh

Chứng từ
của từng
hoạt động
1
0

CÁCH VẼ REA

Yêu cầu
thông tin, yêu
cầu quản lý,

đặc điểm kinh
doanh

Các bước xây dựng mô hình REA
B1: Tìm hiểu môi trường và các mục tiêu
của tổ chức
B2: XĐ trong từng chu trình KD có những
sự kiện kinh doanh nào
B3: Phân tích từng sự kiện ở B2 để XĐ các
yếu tố nguồn lực, tác nhân và địa điểm
B4: XĐ các hành vi, đặc trưng và các
thuộc tính của sự kiện, nguồn lực và tác
nhân. Từ đó XĐ mối quan hệ giữa chúng

Các nội dung,
cách thức
quản lý cần
khai báo

Nội dung của
chứng từ
1
1

2


6/28/2017

1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thu

Resource
Event
Agent

Bài tập: Xây dựng mô hình REA

Đặt hàng

Công ty Thái Nguyên chuyên cung cấp các dịch vụ giúp
việc nhà, có chu trình bán và thu tiền như sau:
Hằng ngày KH gọi đến yêu cầu về dịch vụ. NV kinh
doanh sẽ gửi báo phí đến cho KH, nếu KH chấp nhận báo
phí thì NVKD sẽ tiến hành lập hợp đồng cụ thể về các
dịch vụ cung cấp (loại dv, giá phí từng loại dv, mức độ
thường xuyên cung cấp dv, thời điểm nhận thanh toán).
Sau khi KH ký hợp đồng, bộ phận những người giúp việc
nhà sẽ tiến hành cung cấp dv cho KH và KH bắt đầu
thanh toán theo các điều khoản HĐ. Công ty cũng thuê 01
NV để nhận và xúc tiến việc nhận thanh toán với KH.
Hãy xây dựng mô hình REA.

Hàng hóa
KH
Xuất kho
Tkhoản
Giao Hàng

Nviên

Bán hàng

Thu tiền

1
3

Thành phần thu nhập dữ liệu

NỘI DUNG THU THẬP DỮ LIỆU
 Hoạt động: Các nội dung thực hiện trong các
quá trình trao đổi nguồn nhân lực của quá
trình sản xuất kinh doanh
 Hoạt động xét duyệt: Cho phép quá trình
trao đổi được thực hiện
 Hoạt động thực hiện: Thực hiện trao đổi
nguồn lực
 Hoạt động ghi nhận, theo dõi: Ghi nhận nội
dung trao đổi nguồn lực
 Các nguồn lực: Các nguồn lực liên quan đến
quá trình trao đổi
 Đối tượng: Cá nhân, bộ phận liên quan cần
theo dõi cho quá trình trao đổi

 Chứng từ : thu thập các nội dung (dữ liệu) của các
họat động thực hiện quá trình trao đổi nguồn lực
 Tài khỏan: Thu thập các nội dung của các nguồn
lực phát sinh trong quá trình trao đổi các nguồn
lực theo yêu cầu thông tin trên báo cáo tài chính
và thông tin quản lý
 Đối tượng chi tiết: Thu thập các nội dung của các

nguồn lực, đối tượng cần theo dõi trong quá trình
trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin quản
lý

1
5

Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng kế toán
Để xây dựng danh mục đối tượng kế toán,
cần trả lời các câu hỏi:
 Đối tượng kế toán trong doanh nghiệp là gì?
 Mỗi đối tượng kế toán cần được quản lý chi
tiết ra sao?
 Cần thu thập dữ liệu nào của từng đối tượng
kế toán?
 Mức độ chi tiết của dữ liệu cần thu thập?
 Phương pháp tính toán cần được sử dụng?

1
6

TỔ CHỨC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
 Tài khỏan: Là phương pháp mà kế tóan sử dụng để theo
dõi, phản ánh cho các nguồn lực liên quan đến các hoạt
động
 Mỗi một loại tài khỏan là một đối tượng kế toán để theo dõi
cho 1 loại nguồn lực về giá trị
 Qui trình tổ chức tài khỏan:
 Xác định loại tài khỏan trên cơ sở các nguồn lực được nhận
dạng

 Xác định các nội dung quản lý của tài khỏan
 Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối tượng chi tiết
 Các nội dung quản lý(còn lại) sẽ được theo dõi trên tài khỏan
 Mọi nội dung quản lý trên tài khỏan là 1 cấp tài khỏan của

3


6/28/2017

Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng
quản lý chi tiết

TỔ CHỨC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
 Quy trình tổ chức tài khỏan:
o Xác định loại tài khỏan trên cơ sở các nguồn lực
được nhận dạng
o Xác định các nội dung quản lý của tài khỏan
o Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối
tượng chi tiết
o Các nội dung quản lý (còn lại) sẽ được theo dõi trên
tài khỏan
Tài khỏan
Doanh thu

Nội dung quản lý
TK
A,B,C,D

Nội dung theo

dõi theo ĐTCT

Nội dung theo
dõi trên TK

A,B,D

C

 Đối tượng cho tiết tổ chức thu thập các nội dung
cần quản lý chi tiết
 Bao gồm các đối tượng nhận dạng của từng hoạt
động và các nguồn lực cần quản lý chi tiết( có theo
dõi SL)
 Mỗi đối tượng cho tiết cần xác định nội dung mô tả
và nội dung quản lý
 Các nội dung quản lý của từng đối tượng chi tiết là
cơ sở để mã hóa cho đối tượng
 Nội dung tổ chức đối tượng

Kết cấu tài
khỏan
Cấp 1: 511
Cấp 2 : 5111 >C

Đối tượng

Nội dung mô tả

Nội dung quản

lý

Mã hóa

Khách
hàng

Tên, địa chỉ

Theo khu vực

KH-A-001
2
0

Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động

Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động

Chứng từ phản ánh nội dung của 1 hoạt
động
 Quy trình tổ chức

Hoạt
động
Thu tiền

 Xác định tên chứng từ cho mỗi hoạt động
 Xác định nội dung của chứng từ (Số ctừ, ngày, đối
tượng, nguồn lực liên quan)

 Bộ phận lập chứng từ, bộ phận sử dụng chứng từ
(dự kiến)
 Mã hoá các chứng từ (ký hiệu)

Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu

Thông tin
theo yêu
cầu

Chứng từ

Nhập liệu

Cập nhật, truy
xuất thông tin
theo yêu cầu

Các đối
tượng, nguồn
lực sử dụng

Phiếu thu

Nội dung chứng
từ
Số CT,Ngày ctừ, số
tiền

Bộ phận

lập
Kế tóan
tiền

Bộ phận sử
dụng
KH, Thủ quỹ

Ký hiệu

PT-0001

Các hoạt động thu thập, ghi nhận DL

HTTTKT trên nền máy tính
Sự kiện của
quá trình
SXKD

Tên chứng
từ

Nhập liệu các
hoạt động liên
quan

Các tập tin lưu
trữ dữ liệu

Khai báo

2
3

Nhập liệu, ghi nhật ký (recording): Nhập
các sự kiện phát sinh theo thời gian vào hệ
thống
Cập nhật, chuyển sổ (Update): Tác động,
thay đổi các dữ liệu lưu trữ (số dư TK, số dư
chi tiết KH…) sau khi sự kiện xảy ra
Khai báo (Maintenance): Đảm bảo duy trì
các dữ liệu về các đối tượng thường sử dụng
(Khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân
viên…)
2
4

4


6/28/2017

2. Nội dung tổ chức hệ thống thông
tin kế toán
Tổ chức quá trình xử lý, lưu trữ dữ liệu
 Tổ chức quy trình lập và luân chuyển chứng
từ
 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách và hình
thức kế toán

Tổ chức thông tin đầu ra

2. Nội dung tổ chức hệ thống thông
tin kế toán
Tổ chức thông tin đầu ra
 Hệ thống báo cáo tài chính
 Hệ thống báo cáo quản trị
• Báo cáo hoạt động: gồm báo cáo hoạt động và
báo cáo phân tích hoạt động
• Báo cáo các đối tượng, nguồn lực:

Tổ chức thông tin đầu ra

Phân loại và xác định các báo cáo cần
cung cấp cho các đối tượng sử dụng
Xác định nội dung thông tin cung cấp của
từng báo cáo cung cấp
Xác định thời gian và đối tượng thực hiện
cung cấp báo cáo
Xác định đối tượng sử dụng thông tin của
báo cáo
Xác định phương thức cung cấp báo cáo

2. Nội dung tổ chức hệ thống thông
tin kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán
 Căn cứ tổ chức bộ máy kế toán
 Tổ chức cơ cấu nhân sự kế toán và phân
công công tác
 Phân quyền truy cập hệ thống

Căn cứ tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp
Khối lượng công việc kế toán
Đặc điểm và định hướng ứng dụng công
nghệ thông tin trong doanh nghiệp

5