Bài giảng HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN - Chương 1 pot

Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
1
Chương 1. kế toán một hệ thống
thông tin trong doanh nghiệp
Mục tiêu
Hiểu vai trò của HTTTKT trong doanh
nghiệp
Nhược điểm hệ thống KT truyền thống
và yêu cầu ứng dụng CNTT vào HTTTKT
Nguyên tắc tổ chức HTTTKT
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
2
Chương 1. kế toán một hệ thống
thông tin trong doanh nghiệp
I. Vai trò HTTT KT trong DN
II. Hệ thống kế toán truyền thống và nhược
điểm
III. Sự kết hợp của công nghệ thông tin trong
hệ thống kế toán
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
3
Chương 1. kế toán một hệ thống
thông tin trong doanh nghiệp
I. Vai trò HTTT KT trong DN
1. Khái niệm HTTT
2. Các lọai HTTT trong DN
3. Vai trò của HTTT KT trong DN
Chương 1. Kế tóan một hệ thống

thông tin trong DN
4
I.1.Khái niệm Hệ thống thông tin
KN: Hệ thống thông tin là hệ thống thu thập,
xử lý, lưu trữ các dữ liệu để tạo thông tin
hưũ ích cho người sử dụng liên quan
Thông tin
Ng.Sử dụng
Dữ liệu
Thông tin: DL được sắp xếp
lại cho có ý nghóa phù hợp với
người sử dụng
Dữ liệu: là những sự kiện,
con số, hình ảnh…chưa có ý
nghóa phù hợp với người sử
dụng
Với người này là dữ liệu, với người
khác là thông tin
Ví dụ. Hoạt động xuất kho 100 Sp
là thông tin với thủ kho và kế toán vật
tư. Là dữ liệu với giám đốc (cần biết
tổng vật tư nhập, xuất, tồn
Xử lý
thông tin
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
5
I.1.Khái niệm Hệ thống thông tin
Thông tin
Ng.Sử dụng

Dữ liệu
Quá trình xử lý
thông tin tạo dòng
thông tin:
Thông tin gì luân
chuyển?
Theo hướng nào?
Xử lý thông tin là
quá trình:
Thu thập D.liệu
Phân loại D.liệu
Tổng hợp D.liệu
Lưu trữ
D.liệu/thông tin
Truyền thông tin
Xử lý
thông tin
Ví dụ.
Phiếu xuất kho chuyển về phòng kế
toán, ghi sổ chi tiết vật tư, tổng hợp baó
cáo xuất vật tư, chuyển báo cáo cho
giám đốc .
Kế
toán
Thủ
kho
Xuất
hàng A
Giám
đốc

Thông tin gì luân chuyển:
Xuất
hàng A
Dòng thông tin Từ đâu tới đâu:
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
6
I.1.Khái niệm HTTT Các đặc tính của HT
thông tin
1. Mục tiêu: Thông tin gì, cung cấp cho ai?
2. Đầu vào (nguyên liệu): dữ liệu liên
quan phù hợp
Phạm vi hệ
thống
3. Qui trình xử lý
4. Các thiết bò xử lý (thu thập, tính toán, lưu trữ, truyền thông)
thông tin. Lưu ý: Các thiết bò ở đây có thể là hệ thống máy tính điện
tử, hệ thống truyền thông, hoặc có thể chỉ là sổ sách giấy tờ bằng tay.
5. Con người tham gia xử lý thông tin
6.Môi trường hệ thống : bên ngoài hệ thống và thường có ảnh
hưởng tác động tới hệ thống
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
7
I.2. Các HT thông tin trong DN
Sự kiện
bán hàng
Phụ trách
kinh doanh
Thông tin:

SL bán?
Giá bán
Doanh thu?
Quảng cáo
Khuyến mãi
…
Phụ trách
sản xuất
Thông tin:
SL bán?
Y/C chất
lượng, chi phí
….
Phụ trách DN
Thông tin:
Lợi nhuận
Đầu tư
….
HT TT
thò trường
HT
TT SX
HT TT
KT
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
8
HT TT b.hàng
& T.trường
HT TT Sản xuất HT TT tài chính HT TT kế toán HT TT nhân lực

Xử lýđ.hàng
X.đònh giá
bán
Ngh.cứu TT,
khuyến mãi
Sử dụng máy
móc
Sử dụng VL
XN kho VL
v.v
Thu, chi
Chính sách
thanh toán cụ
thể
v.v
KT tài chính
Lập BC thuế
 Kiểm toán
v.v
Tuyển dụng
Huấn luyện
Chính sách
lương, thưởng
v.v
Cấp độ hoạt động
TPSï
Quản lý bán
hàng
Phân tích
bán hàng

Kiển soát hàng
tồn kho
Lập kế hoạch
sản xuất
Lập ngân sách hàng năm
Kế hoạch Đầu tư vốn
Phân tích lợi nhuận- giá cả
Phân tích chi phí
Phân tích sự
phân bố lao động
Phân tích chi phí
hợp đồng LĐ
Cấp độ quản lý (cấp trung)
DSS
MIS
Dự báo
khuynh hướng
bán hàng- 5
năm
Kế hoạch hoạt
động 5 năm
Dự báo ngân sách 5 năm
Lập kế hoạch lợi nhuận
Lập kế hoạch
nguồn nhân lực
ESS
Cấp điều hành (cấp cao)
ESS: Executive Support Systems- HT hỗ trợ điều hành
MIS: Management Information Systems-HT thông tin quản lý
DSS: Decision Support systems- HT hỗ trợ quyết đònh

TPS: Transaction Processing Systems-HT xử lý nghiệp vụ
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
9
Hệ thống thông tin
• Ngày nay trong điều kiện xử lý bằng máy các hệ
thống thông tin trong doanh nghiệp đã tích hợp
với nhau chung trong một hệ thống thông tin toàn
doanh nghiệp, ví dụ hệ thống ERP (enterprise
resource planning), nhằm giúp doanh nghiệp:
 Tự động hoá và tích hợp những qui trình
kinh doanh, sản xuất chính.
 Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm
vi doanh nghiệp
 Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
10
Ví dụ chức năng hệ thống thông tin ERP
Khách hàng
Lập HĐ
Phải thu
Thu tiền
Hoạt động sản xuất
Xử lý
mua hàng
Thống ke
â
Kiểm soát
kho hàng

Kêá toán
tổng hợp
Xử lý bán
hàng
Người bán
HĐ mua
Phải trả
Trả tiền
Tồn kho-Xuất kho
Tồn kho-Nhập kho
Đề xuất mua hàng
SX theo Y.C
Bổ sung theo Y.C
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
11
II.HTTT KẾ TÓAN TRUYỀN THỐNG
1. QUI TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ
Chứng từ gốc
Sự kiện kinh tế
á
Sổ nhật ký
Phân tích nghiệp vụ ảnh
hưởng tình hình tài chính thế
nào?
Sổ tài khoản
Ghi chép để lưu trữ dữ liệu
về đối tượng bò ảnh hưởng
Báo cáo
Tổng hợp tạo thông tin truyền

đạt tới người sử dụng
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
12
II.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC, XỬ LÝ DỮ
LIỆU TRONG HTKT TRUYỀN THỐNG
1. Dữ liệu:
 Lưu trữ: trong các sổ kế toán riêng biệt theo
từng đối tượng kế tóan, trùng lắp dữ liệu
 Tập trung các dữ liệu liên quan tình hình tài
chính
 Chia sẻ DL
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
13
II.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC DỮ LIỆU
TRONG HTKT TRUYỀN THỐNG

Chứng từ
Sự kiện
kinh tế
Thông tin

Ghi Nhật ký

Ghi sổ TKù

Báo cáo
2. Qui trình xử lý: bằng các hình thứ sổ phù
hợp

Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
14
Tổ chức DL trong HTKT truyền
thống
Phần nội dung
xử lý 1 (vật
tư…)
Người
sử
dụng
Phần nội dung
xử lý 2 (kho…)
Phần nội dung
xử lý 3 (tổng
hợp…. )
DL A
DL B
DL A
DL C
DL B
DL C
DL D
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
15
II.3. NHƯC ĐIỂM CỦA HTTTKT TRUYỀN
THỐNG
1. Dữ liệu lưu trữ trùng lắp -> Ghi chép
trùng lắp -> Thay đổi HT khó khăn,

mất thời gian hơn
2. Dữ liệu lưu trữ phân tán -> Chia sẻ
thông tin, dữ liệu khó khăn
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
16
II.3. NHƯC ĐIỂM CỦA HTTTKT TRUYỀN
THỐNG
3. Thông tin cung cấp
 Thông tin tài chính
 Khó lập các báo cáo linh họat theo nhiều
tiêu thức khác nhau -> Không đáp ứng
được thông tin cho nhiều đối tượng khác
nhau
 Mức độ chi tiết của thông tin
 Thời gian cung cấp thông tin: chậm, không
phản ánh tức thời tình hình
 Thông tin phải do người ghi chép dữ liệu lập
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
17
IIISự kết hợp của công nghệ thông tin
trong HTKT
• Có 3 giai đọan trong quá trình kết hợp
CNTT vào HTTTKT
 Giai đọan1. những năm đầu 1960s, các DN ứng
dụng IT vào một số họat động tính tóan nhiều VD
tiền lương, kế toán phải thu, phải trả ->hiệu quả
Hệ QTSCDL phân cấp và mạng ra đời Tuy nhiên
đặc trưng của nó là tính độc lập yếu giữa dữ

liệu và chương trình xử lý
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
18
III.Sự kết hợp của công nghệ thông
tin trong HTKT
 Giai đọan2. những năm 1970s-1980s, Phạm vi
ứng dụng vào các ứng dụng KT mở rộng, cung
cấp thêm một số thông tin
 Phạm vi ứng dụng vào KT mở rộng, cung cấp thêm
một số thông tin hữu ích ngòai thông tin truyền thống
 Ứùng dụng vào một số vùng xử lý khác marketing, SX
 Hệ QTCSDL quan hệ ra đời. Tính độc lập DL và
chương trình cao
 Chi phí dầu tư vào CNTT lớn hơn hiệu quả mang lại
 Đòi hỏi có thiết kế mô hình KT và dữ liệu hiệu quả
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
19
IIISự kết hợp của công nghệ thông tin
trong HTKT
 Giai đọan3. Bắt đầu cuối 1980s,
 Sử dụng phổ biến hệ quản trò CSDL quan hệ
 Nghiên cứu đưa ra khái niệm rõ ràng mô hình tổ chức
kế tóan
 Mạng máy tính được áp dụng phổ biến
 Nghiên cứu đưa ra khái niệm rõ ràng mô hình tổ chức
kế tóan
 Mạng máy tính được áp dụng phổ biến
 Sử dụng phổ biến hệ quản trò CSDL quan hệ

 Nghiên cứu đưa ra khái niệm rõ ràng mô hình tổ chức
kế tóan
 Mạng máy tính được áp dụng phổ biến
 Giai đọan3. Bắt đầu cuối 1980s,
 Sử dụng phổ biến hệ quản trò CSDL quan hệ
 Nghiên cứu đưa ra khái niệm rõ ràng mô hình tổ chức
kế tóan
 Mạng máy tính được áp dụng phổ biến
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
20
IIISự kết hợp của công nghệ thông tin
trong HTKT
• Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tóan
1. Xử lý bán thủ công: trợ giúp của các bảng
tính Excel
 Chứng từ giấy
 Có thể Tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần
thiết nhưng mức độ giới hạn
 Phù hợp DN nhỏ, nhu cầu chia sẻ dữ liệu giữa
các phần hành kế tóan không lớn
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
21
IIISự kết hợp của công nghệ thông tin
trong HTKT
• Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tóan
2. Tự động xử lý kế tóan
 Chứng từ giấy, nhập liệu chứng từ hoặc
nhập DL để in ấn chứng từ

 Tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết
 DL không chia sẻ với các bộ phận khác ngòai
phòng kế tóan
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
22
IIISự kết hợp của công nghệ thông tin
trong HTKT
• Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tóan
3. Tự động họat động quản lý (ERP- Enterprise
Resource Planning System)
 Sử dụng mạng máy tính xử lý
 Các phần mềm quản lý đều có thể chia sẻ dữ
liệu -> Kt có thể chia sẻ DL với các phòng ban,
bộ phận khác
 Tích hợp các chức năng kế tóan, marketing,
nguồn lực nhân sự , họat động kinh doanh, sản
xuất và lập kế họach.
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
23
IIISự kết hợp của công nghệ thông tin
trong HTKT
• Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tóan
3. Tự động họat động quản lý (ERP-
Enterprise Resource Planning System)
 Sử dụng mạng máy tính xử lý
 Các phần mềm quản lý đều có thể chia sẻ dữ
liệu -> Kt có thể chia sẻ DL với các phòng ban,
bộ phận khác

 DL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau: các bộ
phận, KT; Bằng hệ thống nhập liệu thông thường
hay mạng EDI; chứng từ điện tử
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
24
III. HT thông tin kế toán xử lý bằng máy
Sự kiện kinh tế
Chứng từ gốc
Tạo các DL và được ghi ban
đầu trên chứng từ
Cơ sở dữ liệu
DL được lưu trữ trong các tập
tin liên quan
Báo cáo
Người sử dụng lựa chọn hay
tạo báo cáo về thông tin
yêu cầu
Chương 1. Kế tóan một hệ thống
thông tin trong DN
25
Tổ chức DL theo hệ cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ
liệu
(Data
base)
Hệ quản
trò CSDL
(DBMS)
Chương

trình ứng
dụng 1
Chương
trình ứng
dụng 2
Chương
trình ứng
dụng 3
Người
sử
dụng