THÔNG TIN QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC

CHÀO CÁC
BẠN HỌC
VIÊN YÊU
QUÝ !

THÔNG TIN TRONG QUẢN
LÝ TRƯỜNG HỌC.
(GVC: HOÀNG MINH HÙNG)

MỤC ĐÍCH YÊU CẦU CỦA CHUYÊN ĐỀ:
+ Giúp người học nắm được những khái niệm cơ
bản của hệ thống thông tin trường học, những
nguyên lý và những yêu cầu cơ bản của sự vận
động TT trong nhà trường
+ Nắm được kỹ thuật cơ bản của việc xây dựng hệ
thống thông tin trường học.
TÀI LIỆU HỌC TẬP.
1. Thông tin trong quản lý trường học – Hoàng Minh
Hùng (Tài liệu chính).
2. Thông tin trong quản lý trường học _ Đỗ Thiết
Thạch.

THÔNG TIN - TRUYỀN THÔNG - HỆ THÔNG
TIN QUẢN LÝ TRØNG HỌC.
Chương I: THÔNG TIN
I/ Khái niệm thông tin:
1/ Thông tin:
    ĐN 1: TT là tất cả những gì giúp CN
hiểu về đối tượng mà họ quan tâm vì những
nguyên nhân và mục đích nào đó.

    ĐN2:TT là cái gì đó mà khi ta nhận được
nó thì nó sẽ giúp ta làm mất hoặc giảm độ bất
đònh (Entropi - E) của một sự kiện ( phép thử)
nào đó.

+ Độ bất đònh của một phép thử:
Phép thử càng khó xác đònh kết cục (phép thử có
nhiều kết cục đồng xác suất) thì E càng lớn.
Với sự kiện ( phép thử) có N biến cố ( kết cục)
xung khắc, đồng xác suất thì E của phép thử đó được
tính:
E = log
2
N.
+ Đơn vò đo E:
Người ta chọn độ không xác đònh (bất đònh) của
phép thử có hai biến cố đồng xác suất làm đơn vò đo E
Kí hiệu là 1bit (Binary digit: Số nhò phân).
- TT xuất hiện khi có độ giảm E.
- Một thông báo đầy đủ sẽ làm triệt tiêu E.

2/ Lượng thông tin:
Lượng TT chứa trong một thông báo được đo bằng
mứcgiảm E trước và sau khi nhận thông báo:
I = E1 - E2
với E1, E2 là E trước và sau khi nhận thông báo.
3/ Đơn vò đo TT:
Bit - đơn vò đo TT: Đó là lượng TT có được sau khi
kết thúc phép thử có hai biến cố đồng xác suất.
Thông báo ”đồng tiền lật mặt sấp” chứa lượng

thông tin là: I = E1 -E2 = log
2
2 - 0 = 1 bit (đvtt).
VD tính lượngTT:
Một tạp chí phát hành từ ngày 1 đến ngày 10 hàng
tháng. Có TB “ Tháng này TC ra không trước ngày
8”. Hãy tính lượng TT chứa trong thông báo đó.

E của phép thử này trước và sau khi nhận TB là:
E1 = log
2
10, E2 = log
2
3.
Vậy TB này chứa lượng TT là: I = E1 –E2 = 1.74 B
II/ Thông tin quản lý:
1/Khái niệm:
Là TT được người quản lý cần tới hoặc có ý muốn
sử dụng để thực hiện chức năng quản lý của mình.
2/ Vai trò của TT trong quản lý:
- Sự tuần hoàn liên tục TT giữa các bộ phận của hệ
thống, giữa HTHỐNG và môi trường là một quy luật
không thể tách rời khỏi quản lý.
- Quá trình QL luôn luôn và trong mọi trường hợp
đều quy về sự truyền và xử lý TT.

-  Bất kỳ một chu kỳ QL nào cũng bắt đầu bằng việc thu
thập, xử lý TT và kết thúc bằng việc thu nhận TT và cũng
là điểm xuất phát cho chu kỳ QL mới.
=> Đối tượng của lao động quản lý là TT, sản phảm của

lao động quản lý cũng lại là TT( QĐ quản lý).
3 / Ba nhiệm vụ của TT.
- Là hình thức liên hệ, tác động qua lại đặc thù giửa các
yếu tố của HThống và giữa HThống với môi trường.
-
Phục vụ mọi cấp, mọi chức năng quản lý.
-
Là nguyên nhân trực tiếp, quyết đònh việc hệ thống lựa
chọn một phương án hành động nhất đònh, chuyển hệ
thống sang trạng thái mới, đảm bảo hệ thống vận hành
đến M đã đònh.

=>Thu thập, xử lý TT, sử dụng TT có hiệu quả la øđặc
trưng cơ bản nhất xuyên suốt mọi chức năng QL.
4/ Thông tin và quyết đònh quản lý:
4.1. Tình huống có vấn đề nảy sinh trên cơ sở TT:
-
Trạng thái thực tại không đảm bảo đạt tới tr/ thái M.
-
Xuất hiện nhân tố dự báo trong tương lai không xa sự
hoạt động của đối tượng quản lý sẽ không đạt M.
-
Xuất hiện sự cần thiết phải thay đổi M đặt ra.
Mức độ bức bách của t/huống có vấn đề phụ thuộc
vào mức độ không phù hợp của tình huống với M.
4.2. Nội dung TT phục vụ QĐ.
QĐ là kết quả của việc xử lý TT. Những TT cần
cho việc ra QĐ:

+ Thông tin mang tính chất chỉ thò (các chỉ thò, nghò

quyết của Đảng, nhà nước, của ngành…).
+ Thông tin về tình hình mọi mặt của nhà trường.
+ Thông tin về các trường tương tự và môi trường xung
quanh.
+ Thông tin về các thành tựu KHGD có liên quan.
4.3. Quy trình xử lý thông tin ra quyết đònh.
Bao gồm các giai đoạn kế tiếp nhau:
-
Xác đònh M (nhiệm vụ).
-
Chọn các tiêu chuẩn của QĐ.
- X/ đònh số lượng, chất lượng TT cần cho việc ra QĐ.
-
Thu thập và xử lý TT.

+ Xây dựng các phương án lựa chọn.
+ Đánh giá các phương án (ưu, nhược của chúng).
+ Chọn phương án tối ưu (chứa tiêu chuẩn tối ưu).
+ Thông qua QĐ.
+ Thực hiện QĐ.
+ Kiểm tra, đánh giá.
+ Điều chỉnh QĐ (nếu cần).

BÀI TẬP NHÓM:
Một HT cần đưa ra 2 quyết đònh sau đây:
1/ Bổ nhiệm tổ trưởng chuyên môn.
2/ Kỷ luật một GV/HS vi phạm kỷ luật.
+ Xác đònh các TT cần thiết mà nhà quản lý cần
phải thu thập để ra các QĐ quản lý trên.
+ Dựa vào quy trình ra QĐ, hãy thử đưa ra quy

trình thực hiện mà theo đ/c sẽ chọn được PA tối
ưu (chọn được người phù hợp nhất hoặc mức kỷ
luật hợp tình hợp lý nhất trong điều kiện của tổ
chức).
Chú ý: Bài tập 1 làm ở lớp, bài tập 2 về nhà làm.

BT2
1. Mục tiêu cáu qđ?
2. Các tiêu chuẩn của QĐ:
+ Mức xử lý đúng lỗi mắc phải
+Có tính đến tình huống lúc phạm lỗi.
+ Tính đến hoàn cảnh gia đình.
+ Tính đến trình độ nhận thức, vò trí công tác.
+ tính đến quá khứ (tốt, chưa tốt)
+Trẻ? Già?
+ Tạo cơ hội để họ sửa khuyết điểm
+ …………..
QĐ phải đạt tất cả các tiêu chuẩn trên => 1 P.A

Quá trình ra quyết đònh được coi là hợp lý để có thể
chọn được phương án tối ưu gồm các nội dung sau
a/ Vạch rõ được mục tiêu của quyết đònh (cụ thể hoá
bằng các nhiệm vụ cụ thể)
b/ Nhận ra tất cả những tiêu chuẩn có liên quan tới
quyết đònh.
c/ Lượng hoá những tiêu chuẩn đó bằng cách bắt đầu từ
việc sắp xếp mức độ quan trọng của từng tiêu chuẩn.
d/ Nhận ra tất cả các khả năng có thể được lưa chọn
(các phương án có thể chấp nhận được) khả dó có thể
mang lại thành công. Xác đònh ưu, nhược điểm của

mỗi phương án; nhận rõ hậu quả có thể có của mỗi
phương án để có phương án bổ sung.

e/ Đánh giá các phương án so với các tiêu chuẩn đã
vạch ra để có được một thứ tự xếp hạng ưu tiên:
g/ Chọn phương án có thứ tự ưu tiên cao nhất.
 4.4.Thông qua QĐ
a. Phương pháp cá nhân.
b. Phương pháp tập thể.
Không có hình thức nào là lý tưởng cho
mọi tình huống. Các ưu nhược điểm của
chúng như sau:

Ưu điểm của QĐ tập thể:
- Kiến thức và tin tức đầy đủû hơn.
- Giải pháp được nhiều người chấp nhận hơn.
- Tính hợp pháp của QĐ cao hơn vì tính dân chủ của
nó.
- QĐ tập thể thường ch/ xác hơn nhưng không phải
bao giờ cũng hơn cá nhân (chỉ hơn cá nhân trung
bình chứ không hơn cá nhân giỏi nhất nhóm).
-
Mức độ sáng tạo trong giải pháp cao hơn.
-
Giải pháp cuối cùng dễ được chấp nhận nếu nhóm
thảo luận có từ 5 đến 15 người. Tốt nhất 5-7 người).

Nhược điểm:
- Mất thời gian hơn.
-

Những áp lực đồng nhất => Dùng kỹ thuật tập thể
danh nghóa.
a/ Đưa vđ cần thảo luận cho các th/viên dự họp n/cứu
trước 3-7 ngày. Mọi TT cần thiết đều được cung cấp.
Mỗi người phải chuẩn bò ý kiến của mình.
b/ Mỗi người lần lượt phát biểu ý kiến trong cuộc họp
cho đến người cuối cùng. Không tranh luận ý kiến.
c/ Hội nghò bắt đầu phân tích ý kiến của từng người.
d/ Mỗi thành viên cho ý kiến (kín) của mình về các ý
kiến. QĐ tối ưu chứa được tinh thần của ý kiến có
nhiều người chọn.

- Tốc độ ra QĐ chậm.
-
Tính hiệu suất: Không thể xét hiệu quả (đạt M) tách
rời hiệu suất (Hiêu số đầu ra và đầu vào của các
nguồn lực): QĐ tập thể hiệu suất bao giờ cũng kém
hơn QĐ cá nhân.
-
Trách nhiệm không rõ ràng.
5/ Các yêu cầu đối với TT trong QL:

5.1. Đảm bảo tính liên tục và có hệ thống: TT thu
nhận theo trình tự thời gian nghiêm ngặt mới giúp chẩn
đoán chiều hướng phát triển của hệ thống. Thu thập TT
tổng hợp, có hệ thống để đánh giá khách quan quan hệ
nhân quả của ĐTQL trong mối quan hệ đa dạng, phức
tạp của chúng.
5.2. Tính hợp lý:
Chức năng TT (thu thập, xử lý, ra QĐ) phải phù hợp với

chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận nhằm
giúp tìm kiếm, sử dụng TT có hiệu quả). TT cũng phải
được phân bổ hợp lý với chức năng của các cá nhân, bộ
phận ấy.
5.3. Tính kòp thời

5.4. Thông tin phải chính xác, khách quan, có độ tin cậy
cao.
5.5. Thông tin phải đầy đủ: Phản ánh tất cả những tin
tức cần thiết về tất cả những thông số bò QL.
Những cơ sở để xác đònh khối lượng và nội dung
TT tối thiểu cần cho QĐ là:
+ Quy mô và tầm quan trọng của QĐ sắp ban hành.
Quy mô áp dụng QĐ càng lớn và QĐ càng quan trọng
thì khối lượng TT để ra QĐ phải nhiều và nội dung phải
đa dạng.
+ Số lượng và tính chất của các thông số (mặt, nội dung
quản lý).
+ Độ dài của chu ký QL và tần số của khả năng điều
chỉnh.

+ Mối quan hệ giữa tập trung và phi tập trung trong QL.
5.6. Tính cô động và logic, đơn trò về ngữ nghóa của TT.
5.7. Tính có giá trò của TT giúp giải quyết những vấn đề
đặt ra trước hệ thống.
Chương II
TRUYỀN TIN
1/ KN:
Là quá trình trao đổi những TT ( Trực tiếp hay qua
các phương tiện công nghệ) có ý nghóa và chia sẻ những

cảm giác, thái độ, tư tưởng… với người khác . Từ đó làm
nảy sinh những mức độ thông hiểu giữa hai hay nhiều
người.

2/ Các thành tố của quá trình truyền tin
2.1 Mô hình đơn giản của q/ trình truyền tin trong kỹ
thuật.
  Nguồn tin=> Mã hoá=> cái phát => Kênh phát => Cái
thu => Giải mã => Người nhận. Nhiễu
 + Nguồn tin: Nội dung TT cần chuyển đi từ nơi gửi
(người gửi hoặc nguồn phát sinh trực tiếp TT). Nguồn tin
trong phát thanh là PTV đọc bản tin.
+ Mã hoá: Là quá trình "dòch" những ý tưởng của người
gửi thành những ký hiệu (tín hiệu mang TT) phù hợp với
kênh phát để chuyển TT đến người nhận. Trong phát
thanh, đài phát thanh mã hoá (biến đổi) tín hiệu lời nói
thành tín hiệu sóng điện từ để truyền đi xa.
+ Cái phát: Phát bản tin đã được mã hoá.

+ Kênh: Là môi trường truyền/thu thông báo đã được mã
hoá. Trong truyền thanh kênh là không khí.
+ Nhiễu: Là tất cả những cái làm cho TT bò méo mó.
+ Cái thu: Thu thông báo dưới dạng mã của cái phát.
Trong phát thanh cái thu là máy thu thanh.
+ Giải mã: Dòch những thông tin mà cái phát gửi đi để
hiểu được nội dung của bản tin đo ù .
Trong quản lý, trong đa số các trường hợp sự truyền
thông không cần tách bạch ra các thành phần như thế
mà gộp thành hai khối chính:
+/ Nguồn tin + mã hoá + cái phát là một gọi chung là

nơi gửi (phát) tin. Nó là điểm đầu của quá trình truyền
tin.

+ Kênh + Cái thu + giải mã+ người nhận là một và gọi
chung là nơi nhận tin. Nó là điểm cuối của q/ trình
truyền tin. Trong QL, thuật ngữ "giải mã" để chỉ quá trình
suy nghó của người nhận để hiểu được nội dung bản tin
của nơi gửi. Đ/ kiện để TT từ nơi gửi biến thành thông
tin của nơi nhận là: Bộ cảm thụ của người nhận phải
tiếp nhận được tín hiệu mang tin, người nhận tin phải
giải mã được để hiểu nội dung bản tin và thông tin phải
phản ánh những cái mới đối với họ.
+ Nơi gửi và các nơi nhận tin gọi là các nút tin. Việc xác
đònh các nút tin là rất quan trọng. Nó đảm bảo cho TT
không bò trùng lặp hoặc bò bỏ sót.
+ Sự truyền TT là quá trình phát và nhận TT giữa các nút
tin qua các kênh truyền tin
 

2.2 Mô hình TT ( Hệ thống TT) quản lý trường học
Nó là tập họp các phần tử của hệ thống cùng những
mối quan hệ thông tin giữa chúng. Là tổ hợp các nút
tin được liên kết thành một mạng lưới thống nhất
nhằm làm tối ưu việc thu thập, xử lý và truyền đạt
thông tin.
+ Mô hình thông tin thực chất là một lược đồ cho ta
thấy cách tổ chức các nút liên lạc và các đường dây
liên lạc (các dòng TT) nối liền các nút đó lại với
nhau. Xây dựng một hệ thông tin cần phải chỉ ra
được các thành phần cơ bản: Dòng TT; kênh truyền

tin; nút TT . Để hệ thống TT đó hoạt động được thì
phải xác đònh nhòp vận động TT liên kết các thành
phần đó lại.
+ Lược đồ đơn giản của mô hình thông tin như sau: