QT khac phuc phong ngua cai tien
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (327.07 KB, 14 trang )
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Lần sửa đổi
0
Trang/Tổng
1 /14
Phân phối tới bộ phận:
☐ Phòng/BP Sản xuất (Kho NPL)
☐Phòng/BP Hành chính & Nhân sự
☐ Phòng/BP Sản xuất (Nhà cắt)
☐ Phòng/BP Tài chính & kế toán& Cung ứng
☐ Phòng/BP Sản xuất (Xưởng may)
☐ Phòng/BP Y tế/Vệ sinh/Bếp ăn
☐ Phòng/BP Sản xuất (Hoàn thiện & kho hàng)
☐ Phòng/BP kế hoạch/XNK/QL đơn hàng
☐ Phòng/BP Sản xuất (Bảo trì máy & cơ điện/IT)
☐ Phòng/BP An ninh
☐ Phòng/BP Kỹ thuật
☐ Phòng/BP Tuân thủ/QA/ISO/COC
☐ Phòng/BP Quản lý chất lượng/QC
☐Ban Giám đốc
Bảng Theo Dõi Sửa Đổi Tài Liệu
Ngày sửa
đổi
Nội dung sửa đổi
Người biên soạn
Người sửa
Trưởng bộ phận
Chữ ký
Họ và
tên
Ngày
lập
Ngày
kiểm tra
1
Người duyệt
Trg/Phó ban ISOCOC
Ghi chú
(Tổng) Giám đốc
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Lần sửa đổi
0
Trang/Tổng
2 /14
Ngày
hiệu lực
1. MỤC ĐÍCH:
Qui định trách nhiệm và phương pháp thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng
ngừa để giải quyết các vấn đề tồn tại, tiềm ẩn trong quá trình sản xuất và thực hiện
HTQLCL hoặc những đề xuất cải tiến nhằm không ngừng nâng cao hiệu lực của Hệ
thống quản lý chất lượng.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG:
áp dụng cho các quá trình liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty
TNHH MTV May Phú Anh.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO:
-
Sổ tay chất lượng;
-
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (Điều khoản 8.5.2 và 8.5.3)
4. ĐỊNH NGHĨA/THUẬT NGỮ:
-
Hoạt động khắc phục: Là công việc phân tích nguyên nhân, đề ra và thực
hiện các biện pháp khắc phục các tồn tại đã xảy ra, nhằm đảm bảo các tồn
tại đó không bị tái diễn.
-
Hoạt động phòng ngừa: Là công việc phân tích nguyên nhân, đề ra và thực
hiện các biện pháp ngăn ngừa những tồn tại có thể xảy ra trong tương lai.
-
Thực hiện đề xuất cải tiến: Là việc thực hiện các ý kiến, kiến nghị nhằm
nâng cao hiệu lực của HTQLCL.
5. NỘI DUNG:
5.1 Lưu đồ:
-
Xin xem trang sau.
2
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Trách nhiệm
Lần sửa đổi
0
Trang/Tổng
3 /14
Biểu mẫu đính
kèm
Nội dung
Các phòng ban, Tổ
sản xuất
Các vấn đề cấn khắc
phục, phòng ngừa, Cải
tiến
Trưởng các đơn vị
liên quan
Phân tích nguyên nhân,
lập phương án thực hiện
Giám Đốc, Trưởng
ban ISO
Không đạt
Xem xét, đánh giá phương án
Đạt
Các đơn vị liên
quan
Thực hiện
Trưởng ban ISO
Trưởng các đơn vị
liên quan
Không đạt
Theo dõi,
Đánh giá
Đạt
Trưởng ban ISO
Lưu hồ sơ
5.2 Diễn giải lưu đồ:
5.2.1
Những thông tin sử dụng trong hoạt động khắc phục, phòng ngừa và
cải tiến.
-
Xử lý các ý kiến phản hồi của khách hàng (Sự hài lòng và khiếu nại của
khách hàng)
-
Đánh giá chất lượng nội bộ
-
Chất lượng sản phẩm/dịch vụ và xử lý sản phẩm sai hỏng
3
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Lần sửa đổi
0
Trang/Tổng
4 /14
-
Tình trạng thiết bị sản xuất
-
Nguyên vật liệu và các nhà cung cấp
-
Kết quả thực hiện các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến đã có
-
Kết quả xem xét của lãnh đạo
5.2.2
Trách nhiệm đề ra các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.
-
Liên quan đến sản phẩm sai hỏng, xu hướng của các quá trình, chất lượng
sản phẩm: Phòng KT, Tổ sản xuất.
-
Liên quan đến các ý kiến phản hồi của khách hàng: Phòng KT phối hợp
với trưởng các đơn vị liên quan thực hiện.
-
Liên quan đến HTQLCL, Xem xét của lãnh đạo, đánh giá nội bộ, kết quả
thực hiện các hoạt động KP-PN-CT, Trưởng ban ISO thực hiện.
-
Liên quan đến thiết bị sản xuất và thiết bị đo lường: Phòng chất lượng
QA/QC, Tổ cơ điện.
-
Liên quan đến vật tư và các nhà cung cấp: Phòng XNK, Phòng ĐHSX, cán
bộ chuyên trách.
5.2.3
Quá trình thực hiện các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải
tiến
5.2.3.1 Xác định các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến
-
Trong quá trình thực hiện công việc tất cả CBCNV tại các phòng ban, Tổ
sản xuất khi phát hiện thấy vấn đề không phù hợp liên quan được nói đến
(5.2.1) hoặc có những đề xuất cải tiến đều phải báo trưởng đơn vị phụ
trách biết để tiến hành phân tích tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp.
(Xem thêm quy trình, quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp)
-
Trong quá trình thực hiện các biện pháp xử lý những tồn tại trên, nếu biết
được nguyên nhân gây ra sự không phù hợp hoặc có những đề xuất cải
tiến, Trưởng các phòng ban hoặc Tổ trưởng SX hoặc Lãnh đạo công ty
(Hoặc người được uỷ quyền) sẽ mở phiếu yêu cầu hành động khắc phục,
phòng ngừa theo.
-
Đề xuất cải tiến cũng có thể được đề xuất bởi Giám đốc công ty hay bất kỳ
một ai có trách nhiệm trong công ty.
5.2.3.2 Đề ra các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến
-
Sau khi mở các Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải
tiến thì chuyển phiếu đến các đơn vị chức năng liên quan (nêu ở mục
4
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Lần sửa đổi
0
Trang/Tổng
5 /14
5.2.2) và Trưởng ban ISO. Trưởng ban tập hợp hoặc trao đổi trực tiếp với
các bộ phận có liên quan phân tích các nguyên nhân và đề ra các biện
pháp biện pháp khắc phục, phòng ngừa thích hợp, ghi vào Phiếu yêu cầu
hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.
-
Phòng NS lưu hồ sơ quá trình phân tích tìm nguyên nhân và đề ra biện
pháp giải quyết.
-
Khi đề ra các biện pháp khắc phục, phòng ngừa hoặc những đề xuất cải
tiến, Trưởng ban chỉ định rõ ai hoặc bộ phận nào chịu trách nhiệm thực
hiện và thời gian hoàn thành.
5.2.3.3 Thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa và cải tiến
-
Người được phân công tiến hành thực hiện các biện pháp khắc phục,
phòng ngừa và cải tiến theo đúng thời hạn được giao.
-
Trong quá trình thực hiện, người được phân công có thể phối hợp với các
đơn vị khác để các biện pháp được thực hiện một cách có hiệu lực. Thực
hiện xong báo cáo kết quả cho trưởng đơn vị phụ trách biết.
5.2.3.4 Theo dõi các biện pháp khắc phục, phòng ngừa và cải tiến
-
Sau khi các hoạt động khắc phục đã được thực hiện, Trưởng ban tổ chức
kiểm tra lại kết quả, lưu các bằng chứng trong quá trình thực hiện biện
pháp và ghi vào Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải
tiến.
-
Định kỳ 3 tháng, các phòng ban photocopy phiếu yêu cầu hoạt động khắc
phục, phòng ngừa và cải tiến (nếu có) chuyển Trưởng ban xem xét và báo
cáo trong cuộc họp của lãnh đạo theo kỳ.
6. LƯU TRỮ
-
Các hồ sơ liên quan trong quá trình thực hiện đều do Phòng NS lưu trữ
trong 5 năm.
7. PHỤ LỤC VÀ BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM
5
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Lần sửa đổi
0
Trang/Tổng
6 /14
PHIẾU YÊU CẦU HOẠT ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA VÀ CẢI
TIẾN
- Ngày..……....tháng..………..năm.........
Số phiếu:
- Đơn vị mở: ..............................................................................................
Nội dung:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Người mở:
Nguyên nhân và biện pháp:
K.phục:
Phòng ngừa:
Cải tiến:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Người thực hiện:........................................................…………
Duyệt
- Thời gian hoàn thành:.....................………..........................
Kết quả thực hiện:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
6
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Lần sửa đổi
Người kiểm tra:
Ngày…….....tháng…….....năm…….....
Số phiếu mới:
7
0
Trang/Tổng
7 /14
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Lần sửa đổi
0
Trang/Tổng
8 /14
PREVENTIVE AND
CORRECTIVE ACTION PLAN
(QUY TRÌNH KHẮC PHỤC
PHÒNG NGỪA)
1/ Mục đích:
Quy định phương pháp thống nhất trong việc thực hiện các biện pháp cải tiến,
thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa nhằm nâng cao chất lượng sản xuất,
dịch vụ và loại bỏ các nguyên nhân gây ra các điểm không phù hợp.
2. Phạm vi áp dụng:
Quy trình này áp dụng trong toàn bộ hoạt động chất lượng của Công ty.
3. Tài liệu tham khảo:
- Cẩm nang quản lý chất lượng của khách hàng...
4. Định nghĩa các từ viết tắt:
* Các định nghĩa
-Hành động khắc phục: được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân gây ra sự sai lỗi
hoặc không phù hợp đang tồn tại không đáp ứng theo tiêu chuẩn của khách hàng
- Hành động phòng ngừa: Là hành động được tiến hành để triệt tiêu những sự
không phù hợp có tính tiềm ẩn, được tiên đoán sẽ là sự không phù hợp trong
tương lai
8
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Lần sửa đổi
0
Trang/Tổng
9 /14
- Sự không phù hợp nặng: Là việc thiếu qui trình, tiêu chuẩn hay vi phạm một
cách có hệ thống các tiêu chuẩn chất lượng đã được thỏa thuận ban đầu, các
khiếu nại của khách hàng hoặc những sự không phù hợp nhẹ được lặp đi lặp lại
3 lần trở lên/tháng.
- Sự không phù hợp nhẹ:
+ Là sự không phù hợp ở các trường hợp riêng lẻ, khi các yêu cầu đã thỏa
thuận không được thực hiện một cách triệt để nhưng không gây hậu quả lớn và
không có tính hệ thống.
+ Các phàn nàn của khách hàng.
- Hành động khắc phục/phòng ngừa có hiệu quả là: Sau khi thực hiện hành
động này phải đảm bảo chắc chăn rằng sự không phù hợp hiện có hoặc tiềm ẩn
không xẩy ra nữa.
- Khiếu nại: Là việc sau khi nhận được lô hàng do Công ty cung cấp, khách
hàng có đề nghị Công ty xem xét một vàn đề nào đó mà họ không đồng ý cho là
chưa phù hợp với những thỏa thuận ban đầu.
- Phàn nàn: Là việc trong quá trình sản xuất hoặc sau khi nhận được những mẫu
giao hàng, khách hàng nói ra (bằng lời, bằng văn bản hoặc qua email) sự không
vừa ý hoặc yêu cầu khắc phục một vấn đề nào đó có khả năng gây ra sự không
thỏa mãn với các yêu cầu đã đặt ra.
* Các từ viết tắt
KP
: Khắc phục
PN : Phòng
ngừa
9
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Lần sửa đổi
0
Trang/Tổng
10 /
14
5. Nội dung quy trình:
5.1. Hành động Khắc phục-Phòng ngừa:
5.1.1. Lưu đồ:
Trách nhiệm
Phòng QA, bộ
phận liên quan
Phòng QA
Phòng QA
Trưởng các đơn
Tiến trình
Phát hiện và ghi nhận
vấn đề cần thực hiện
KP-PN
Tiếp nhận và tổng hợp
các báo cáo hành động
KP-PN
Điều tra nguyên nhân
Mô tả công việc/Biểu mẫu
5.1.2.1
BM-SPKPH-01
5.1.2.2
BM-SPKPH-01
5.1.2.3
BM-KPPN-01
vị, phòng ban
liên quan
Lãnh đạo Công
ty.
Phòng QA
Đề ra các biện pháp
khắc phục
Bộ phận có vấn
đề cần KP-PN
10
5.1.2.4
BM-KPPN-01
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Đơn
Ngày hiệu lực
vị
được
phân công
01/04/2017
Lần sửa đổi
Thực hiện các biện
pháp
Lãnh đạo công
ty
Đánh giá
0
Trang/Tổng
11 /
14
5.1.2.5
BM-KPPN-01
5.1.2.6
- BM-KPPN-01
Phòng QA
+
5.1.2. Mô tả công việc và biểu mẫu:
5.1.2.1. Phát hiện và ghi nhận vấn đề cần thực hiện hành động KP-PN:
Các nguồn thông tin đầu vào để xác định vấn đề cần hành động KP có thể là:
- Kết quả xem xét của lãnh đạo.
- Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ.
- Sự cố của máy móc thiết bị.
- Sản phẩm hỏng hoặc không phù hợp.
- Lỗi của qui trình sản xuất, qui trình công nghệ.
- Các khiếu nại, các công văn phản ánh về chất lượng của khách hàng.
- Chất lượng dịch vụ của bên cung ứng.
- Các nguồn thông tin khác trong quá trình hoạt động của Công ty .
Đối với hành động PN, ngoài các nguồn thông tin như trên còn có thể sử
dụng các thông tin đầu vào khác như:
- Kết quả của quá trình phân tích các dữ liệu về sản phẩm hoặc quá trình.
11
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Lần sửa đổi
0
Trang/Tổng
12 /
14
- Kết quả điều tra ý kiến khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Các kinh nghiệm thực tế.
Tất cả CBCNV của Công ty khi phát hiện các vấn đề cần thực hiện KP-PN đều
có trách nhiệm lập “Báo cáo khắc phục phòng ngừa” (BM-KPPN-01) và chuyển
về phòng QA.Trong một số trường hợp, lãnh đạo Công ty có thể phân công
người chịu trách nhiệm thu thập thông tin và phân tích dữ liệu. Người được
phân công sẽ chịu trách nhiệm lập “Báo cáo Hành động KP-PN” khi thấy cần
thiết.
5.1.2.2. Tiếp nhận và tổng hợp báo cáo hành động KP-PN:
Phòng QA có nhiệm vụ tiếp nhận và tổng hợp tất cả các báo cáo hành
động KP-PN theo mẫu BM-KPPN-01.
5.1.2.3. Điều tra nguyên nhân:
Trưởng các đơn vị nơi có vấn đề cần KP-PN, Phòng QA, Phòng liên quan phải tổ
chức thực hiện điều tra về nguyên nhân gây ra cho mỗi vấn đề cần KP-PN phát sinh trong
quá trình hoạt động chất lượng. Nguyên nhân cần được ghi nhận vào mẫu BM-KPPN-01.
Trách nhiệm xem xét và điều tra nguyên nhân của sự không phù hợp
được qui định như sau:
- Trong quá trình nghiên cứu chế thử:
Trưởng/phó phòng Kỹ thuật.
- Trong quá trình sản xuất, lưu kho, bảo quản:
Trưởng bộ phận trực tiếp
- Trong hệ thống chất lượng, hệ thống kiểm tra:
Trưởng QA/Tổ trưởng QC
5.1.2.4. Đề ra các biện pháp khắc phục:
Trên cơ sở báo cáo kết quả điều tra, trưởng các đơn vị có vấn đề cần KPPN, phòng liên quan, phòng QA phải đề ra các biện pháp xác định hành động
12
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Lần sửa đổi
0
Trang/Tổng
13 /
14
KP, PN cần thiết và thời gian thực hiện để loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề
cần KP-PN và bảo đảm rằng các vấn đề này không lặp lại khi tiến hành các
công việc tương tự. Các biện pháp xử lý phải được ghi vào mẫu BM-KPPN-01.
Trong trường hợp đặc biệt cần thiết phải thành lập Hội đồng để đề ra các
biện pháp khắc phục, phòng ngừa có quyết định riêng của Giám đốc Công ty.
5.1.2.5. Thực hiện các biện pháp KP-PN:
Trưởng của đơn vị được phân công tiến hành thực hiện đầy đủ, nghiêm
túc các biện pháp khắc phục, phòng ngừa được đề ra (BM-KPPN-01).
Quá trình khắc phục, phòng ngừa phải được cung cấp đầy đủ các vật tư,
phương tiện cần thiết, kể cả các hướng dẫn công việc bổ sung nếu cần thiết.
Không được tiến hành bất kỳ công đoạn tiếp theo nào trên đối tượng có
vấn đề cần KP-PN khi có quyết định của QAM cho tới khi hoạt động KP-PN,
sửa chữa được hoàn tất.
5.1.2.6. Đánh giá hoạt động KP-PN:
Khi được thông báo hoạt động khắc phục, phòng ngừa đã hoàn tất hoặc
theo hạn định trong báo cáo, Trưởng phòng QA, đại diện phòng liên quan phải
khẳng định rằng các hoạt động khắc phục, phòng ngừa đã được tiến hành, các
vấn đề cần KP-PN đã được sửa chữa phù hợp với các yêu cầu đề ra (BMKPPN-01).
5.1.2.7. Kết thúc hoạt động khắc phục, phòng ngừa:
13
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN
MS:
Ngày hiệu lực
01/04/2017
Lần sửa đổi
0
Trang/Tổng
14 /
14
Trưởng phòng QA, đại diện phòng liên quan cùng ký xác nhận vấn đề cần
KP-PN đã được giải quyết vào mẫu BM-KPPN-01 và các vấn đề cần KP-PN
này không cần thiết phải tiếp tục theo dõi.
Trưởng phòng QA tổng kết đánh giá hiệu quả các hoạt động khắc phục,
phòng ngừa. Nếu các biện pháp thực hiện không hiệu quả thì phải tiến hành các
biện pháp khác.
6. Phụ lục
BM-KPPN-01 : Báo cáo khắc phục phòng ngừa
14
