Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ

Lớp IS201.I24.1
Giảng viên hướng dẫn :
VŨ MINH SANG
HUỲNH ĐỨC HUY

Sinh viên thực hiện – Nhóm 8 :
PHAN HOÀNG TÂM

14520799

NGUYỄN ĐỨC TUẤN

16521546

TP. HCM, ngày 10 tháng 03 năm 2018


Quản lý tài liệu
Ngày tạo : 10/03/2018
Nhóm : HBP

Thời gian lưu : 10/03/2018 12:00:00 PM
Lưu bởi : Phan Hoàng Tâm

Lịch sử thay đổi
Người thực hiện

Ngày thực hiện

Phan Hoàng Tâm
Nguyễn Đức Tuấn

10/03/2018

Phan Hoàng Tâm
Nguyễn Đức Tuấn

24/03/2018

Phan Hoàng Tâm

30/03/2018

Phan Hoàng
Nguyễn Đức
Phan Hoàng
Nguyễn Đức
Phan Hoàng

Tâm
Tuấn
Tâm
Tuấn
Tâm

Nguyễn Đức Tuấn
Phan Hoàng Tâm
Nguyễn Đức Tuấn
Phan Hoàng Tâm

Nội dung
Giới thiệu tổng quan về phạm
vi, mục tiêu của dự án; các
thuật ngữ, từ viết tắt và các
nguồn tham khảo
Phỏng vấn, khảo sát hiện trạng
dự án, ghi nhận các yêu cầu
nghiệp vụ
Bổ sung các biểu mẫu & quy
định liên quan đến các nghiệp
vụ của dự án

Phiên bản
1.0.0

2.0.0

2.0.1

08/04/2018

Phác thảo sơ đồ DFD

3.0.0

15/04/2018

Tinh chỉnh sơ đồ DFD

3.0.1

24/04/2018

3.1.0

03/06/2018

Thiết kế sơ đồ ERD
Chuyển ERD sang mô hình
quan hệ
Thiết kế một số giao diện cho
phần mềm quản lý
Điều chỉnh & hoàn tất báo cáo

Ngày kiểm tra

Nhận xét/đánh giá

Phiên bản

03/05/2018
20/05/2018

3.2.0

3.3.0
4.0.0

Lịch sử kiểm tra
Người kiểm tra
Huỳnh Đức Huy

Kế hoạch dự án

Trang 1


MỤC LỤC
1. Giới thiệu ...........................................................................................................................3
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.

Từ ngữ viết tắt & thuật ngữ .......................................................................................................... 3
Tham khảo .............................................................................................................................. 3
Tổng quan dự án ....................................................................................................................... 3
Phạm vi & mục tiêu của dự án....................................................................................................... 6
Các bên liên quan & nhân sự chính ................................................................................................. 9
Vai trò & trách nhiệm thành viên dự án ............................................................................................ 9

2. Đặc tả yêu cầu ................................................................................................................ 10
2.1.

2.2.
2.3.
2.4.

Đối tượng khảo sát................................................................................................................... 10
Nội dung khảo sát.................................................................................................................... 11
Phương pháp khảo sát ............................................................................................................... 15
Kết quả khảo sát ..................................................................................................................... 16

3. Thiết kế – Đặc tả hệ thống ............................................................................................ 24
3.1. Thiết kế thành phần xử lý .......................................................................................................... 24
3.2. Thiết kế thành phần dữ liệu ........................................................................................................ 39
3.3. Thiết kế thành phần giao diện ..................................................................................................... 43

4. Tổng kết – Đánh giá....................................................................................................... 48
5. Phụ lục ............................................................................................................................. 50
5.1. Kế hoạch phỏng vấn................................................................................................................. 50
5.2. Kết quả phỏng vấn ................................................................................................................... 52
5.3. Tài liệu nghiệp vụ liên quan........................................................................................................ 55

Kế hoạch dự án

Trang 2


1. Giới thiệu
1.1. Từ ngữ viết tắt & thuật ngữ
STT Từ viết tắt
1
HCMUS – VNU

Diễn giải
Trường Đại học Khoa học Tự nhiên – Đại học Quốc
gia TP. HCM

2

ĐH KHTN

Đại học Khoa học Tự nhiên

3
4

Khoa – Bộ môn
Khóa học

5

Lớp học

Gồm 3 khoa Anh ngữ, Nhật ngữ & Hoa ngữ
VD : Khoa Anh ngữ gồm các khóa học như A1→ A6,
B1→ B6, Luyện Nghe – Nói, Văn Phạm 1→ 4,
Luyện thi A/B, TOEIC 200 → 300,…
Mỗi khóa học gồm các lớp từ thứ 2→ 6, gồm 2 lớp ca
sáng & 2 lớp ca chiều

1.2. Tham khảo
STT Tài liệu / nguồn tham khảo

1

2

Mô tả chi tiết
Website của Trung tâm Ngoại ngữ Trường
Đại học Khoa học Tự nhiên

Nguyễn Lê Trung Hiếu – Sinh Học viên đã tham gia chương trình luyện
viên Trường Đại học Khoa Học thi TOEIC tại trung tâm
Tự Nhiên

1.3. Tổng quan dự án
a. Ngữ cảnh dự án
Ngữ cảnh : Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên.
Địa chỉ : 227 Nguyễn Văn Cừ, Phường 4, Quận 5, TP. HCM.
Website :

Kế hoạch dự án

Trang 3


Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (tiền thân là Trung
tâm Ngoại ngữ Đại học Tổng hợp TP. HCM), được thành lập năm 1979. Theo quyết
định số 159/ĐHQG-TCCB của Giám đốc Đại học Quốc gia TP. HCM (ĐHQG–HCM)
về việc thành lập Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên thuộc
ĐHQG-HCM. Tại quyết định này, Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học
Tự nhiên (TTNN) nhận nhiệm vụ đào tạo những ngoại ngữ cơ bản Anh, Nhật và Hoa,
cũng như tổ chức thi và cấp các chứng chỉ quốc gia A, B, C.

Tính từ năm 1996 đến nay TTNN đã đào tạo được hơn 100 khóa, cấp 27.227
chứng chỉ quốc gia A, B, C Anh, Nhật và Hoa. Bên cạnh đó, TTNN cũng đã liên kết
đào tạo tiếng Anh cho các cơ quan đơn vị trong Thành phố cũng như liên kết với các
trung tâm ngoại ngữ khác thuộc các tỉnh, thành phố khu vực phía Nam : Sóc trăng, Mỹ
tho, Gò công… Trung tâm cũng đã từng phối hợp tổ chức các lớp đào tạo, luyện thi
chứng chỉ TOEIC, TOEFL và các chứng chỉ quốc tế khác.

Về cơ sở vật chất, Trung tâm hiện đang triển khai giảng dạy tại hai cơ sở : 227
Nguyễn Văn Cừ – Quận 5 và Linh Trung – Thủ Đức với các phòng học đầy đủ trang
thiết bị hiện đại phục vụ giảng dạy các lớp ngoại ngữ từ cơ bản, nâng cao, luyện thi…
để học viên có thể tham dự các kỳ thi chứng chỉ quốc gia A, B, C, B1, TOEIC,
TOEFL, IELTS, VNU...
Với đội ngũ giảng viên tốt nghiệp từ các Trường Đại học danh tiếng trong và
ngoài nước, giảng viên đã đạt các chuẩn giảng dạy tiếng Anh theo quy định như chứng
chỉ C1, C2 hay Tesol. Sự năng động của đội ngũ giảng viên hiện nay cùng với hệ
thống trang thiết bị hiện đại là cơ sở để có thể giúp học viên nhanh chóng đạt kết quả
mong muốn.

Kế hoạch dự án

Trang 4


Ngoài ra, ký kết hợp tác giữa IIG Việt Nam và Trung tâm ngoại ngữ sẽ tạo điều
kiện thuận lợi hơn nữa cho sinh viên, học viên trong việc định hướng học tập tiếng
Anh, đánh giá mức độ đạt chuẩn, dự thi các chứng chỉ quốc tế với lệ phí ưu đãi đặc
biệt trong tương lai.
Do số lượng học viên đăng ký tại trung tâm khá đông và liên tục thay đổi, gây
khó khăn cho công tác quản lý, đào tạo và thi cử, nên trung tâm rất cần một hệ thống
tin học tối ưu để đảm bảo mọi quy trình hoạt động được diễn ra nhanh chóng, chính

xác và hiệu quả.
Đặt vấn đề đó, nhóm HBP đã xác định xây dựng một dự án quản lý hệ thống
dành riêng cho Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, với mục
tiêu cung cấp một phần mềm hỗ trợ tốt quy trình quản lý nghiệp vụ dành cho các tổ
chức, bộ phận thuộc trung tâm.
b. Sơ đồ tổ chức
Hiệu trưởng

Phòng tư vấn,
tuyển sinh

Phòng đào tạo

Khoa – Bộ
môn

Phòng kế
hoạch tài chính

Phòng kỹ thuật

o Hiệu trưởng : Chỉ đạo tất cả các hoạt động của trung tâm, phê duyệt ý kiến từ
các phòng ban bên dưới
o Phòng tư vấn, tuyển sinh : Có chức năng tư vấn và hỗ trợ học viên ghi danh
các khóa học. Nhân viên thuộc bộ phần này tư vấn cho học viên về các khóa
học, các lớp học sắp mở, chuẩn đầu ra và học phí,…

Kế hoạch dự án

Trang 5

o Phòng đào tạo : Quản lý hồ sơ học viên, lập kế hoạch thi kết thúc khóa học,
quản lý kết quả thi cử của học viên
o Khoa – Bộ môn : Tuyển dụng giảng viên mới, sắp xếp lịch giảng dạy cho các
giảng viên, quản lý hồ sơ giảng viên, ra đề thi, biên soạn và quản lý giáo trình
của trung tâm,…
o Phòng kế hoạch tài chính : Thu học phí & lập biên lai cho các học viên đã ghi
danh khóa học, đồng thời tính toán các chi phí cần thiết cho việc giảng dạy,
duy trì hoạt động của trung tâm, báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng
o Phòng kỹ thuật : Cung cấp, quản lý các thiết bị hỗ trợ giảng dạy & học tập,
đồng thời sửa chữa nếu xảy ra sự cố,…

1.4. Phạm vi & mục tiêu của dự án
a. Phạm vi dự án
- Quản lý tư vấn, tuyển sinh : Lập kế hoạch tuyển sinh cho khóa học mới; tiếp
nhận, phân loại & lưu trữ hồ sơ đăng ký của học viên
- Quản lý lớp học : In danh sách học viên của lớp học cho giảng viên phụ
trách
- Quản lý học viên : Tra cứu & cập nhật hồ sơ học viên, thông báo kết quả
khóa học và xử lý phúc khảo của học viên
- Quản lý kế hoạch kiểm tra, thi cử : Sắp xếp ngày thi & phòng thi cho học
viên, lưu trữ đề thi & đáp án được gửi từ Khoa – Bộ môn
- Quản lý giảng viên : Tuyển dụng giảng viên mới, tra cứu & cập nhật hồ sơ
giảng viên, phân công giảng dạy, quản lý công tác chấm thi
- Quản lý kế hoạch tài chính : Lập biên lai học phí, báo cáo học viên nợ học
phí, thanh toán lương giảng viên, thống kê chi phí các hoạt động hàng tháng
& tính toán lợi nhuận
Tên bộ phận

Phòng tư vấn,
tuyển sinh

Phòng đào tạo
Kế hoạch dự án

Tên nghiệp vụ
Lập kế hoạch tuyển sinh
cho khóa học mới

Mô tả nghiệp vụ
Xác định kế hoạch khóa học, học phí
của khóa học & thiết kế thời khóa
biểu cho các lớp học

Tiếp nhận, phân loại và lưu Xác nhận, lưu trữ hồ sơ học viên &
trữ hồ sơ đăng ký tuyển
thông tin đăng ký tuyển sinh vào hệ
sinh của học viên
thống
Tra cứu học viên

Tra cứu học viên để kiểm tra hoặc
cập nhật hồ sơ cá nhân
Trang 6


Cập nhật hồ sơ học viên

Điều chỉnh thông tin cá nhân của học

viên

Thống kê danh sách học
viên của lớp học

Tra cứu lớp học để in danh sách học
viên cho giảng viên phụ trách

Lập kế hoạch thi kết thúc
khóa học

Sắp xếp ngày thi & phòng thi cho học
viên, lưu trữ đề thi & đáp án được gửi
từ Khoa – Bộ môn
Thông báo điểm thi và xử
Tiếp nhận thống kê điểm thi từ Khoa
lý phúc khảo
– Bộ môn & thông báo kết quả đến
học viên, hoặc gửi đề nghị phúc khảo
của học viên về Khoa – Bộ môn &
phản hồi sau khi có kết quả phúc
khảo
Tuyển dụng giảng viên mới Nhập hồ sơ giảng viên mới vào hệ
thống
Tra cứu giảng viên
Tra cứu giảng viên để kiểm tra hồ sơ
cá nhân hoặc thời khóa biểu giảng
dạy của giảng viên
Khoa – Bộ môn

Cập nhật hồ sơ giảng viên

Điều chỉnh hồ sơ cá nhân của giảng
viên

Phân công giảng dạy

Kiểm duyệt giáo án & sắp xếp lịch
giảng dạy cho giảng viên

Thực hiện công tác chấm
Chấm thi & lập thống kê điểm thi gửi
thi & thống kê điểm thi của về Phòng đào tạo, đồng thời chấm
học viên
phúc khảo nếu có
Lập biên lai học phí cho
học viên
Thống kê học viên nợ học
Phòng kế hoạch phí
tài chính
Thanh toán lương giảng
viên
Báo cáo tài chính định kỳ
hàng tháng

Kế hoạch dự án

Nhập thông tin thanh toán học phí
vào hệ thống & lập biên lai thanh
toán cho học viên

Lập danh sách báo cáo các học viên
chưa thanh toán học phí
Tính toán lương giảng viên & lập báo
cáo thống kê
Báo cáo tổng thu chi & lợi nhuận của
tháng

Trang 7


❖ Không thuộc phạm vi dự án :
- Quản lý cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật : Mua sắm, cấp phát trang thiết
bị, dụng cụ phục vụ giảng dạy & học tập, kiểm kê tài sản vật tư của trung
tâm,…
b. Mục tiêu dự án
Xây dựng một phần mềm quản lý giúp đáp ứng tốt các nghiệp vụ thiết yếu
của Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên. Bao gồm quản
lý tư vấn, tuyển sinh; quản lý khóa học, lớp học; quản lý học viên, giảng viên;
quản lý kế hoạch kiểm tra, thi cử; quản lý kế hoạch tài chính.
Ngoài việc đáp ứng tốt các quy trình nghiệp vụ quan trọng, sản phẩm của dự
án cũng phải đảm bảo về mặt hiệu suất thực thi; cấu trúc & nội dung sản phẩm
phải mang tính khoa học; độ bảo mật & an toàn dữ liệu cao; dễ vận hành, bảo trì
và phát triển; hạn chế rủi ro,... Đồng thời, dự án phần mềm phải phù hợp với
thời gian và ngân sách phát triển.
Sản phẩm dự án được dựa trên :
- Quy trình phát triển phần mềm Agile / Scrum
- Công cụ thiết kế Visio, Axure
- Ngôn ngữ lập trình C# .NET
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server
- IDE lập trình Microsoft Visual Studio Community 2015, Microsoft SQL

Server 2012
Sản phẩm dự án phải đáp ứng tốt các tiêu chuẩn kỹ thuật sau :
- Tính đúng đắn : Đáp ứng tốt các yêu cầu đặc tả của khách hàng.
- Tính khoa học : Về cấu trúc và nội dung phần mềm
- Độ tin cậy : Thực thi tốt các yêu cầu nghiệp vụ
- Tính hiệu quả : Xử lý nhanh, hiệu quả kinh tế cao
- Tính an toàn : Dữ liệu được bảo mật
- Dễ bảo trì & phát triển…

Kế hoạch dự án

Trang 8


1.5. Các bên liên quan & nhân sự chính
STT

Họ Tên

1

Nguyễn Khắc Cảnh

2

Hồ Hồng Ân

3
4

Bộ phận
Phòng tư vấn,
tuyển sinh

Vai trò

Liên lạc

Trưởng phòng



Phòng đào tạo

Trưởng phòng



Phạm Ngọc Diệp

Khoa Anh ngữ

Trưởng khoa



Nguyễn Thu Hương

Phòng KHTC

Trưởng phòng



1.6. Vai trò & trách nhiệm thành viên dự án
Họ Tên

STT

Vai trò
▪
▪
▪

1

Phan Hoàng Tâm

Manager

▪
▪
▪
▪
▪
▪

2

Nguyễn Đức Tuấn

Developer
▪
▪
▪

Kế hoạch dự án

Trách nhiệm chính
Vạch ra phương hướng & phân công
nhiệm vụ để nhóm hoàn thành đúng và
kịp thời các mục tiêu của dự án
Lập kế hoạch khảo sát yêu cầu
Cập nhật các biểu mẫu & quy định
liên quan đến dự án
Thiết kế DFD cho các nghiệp vụ của
Phòng tư vấn, tuyển sinh & Phòng đào
tạo
Thiết kế sơ đồ ERD
Thiết kế giao diện phần mềm
Tổng hợp nội dung báo cáo
Nghiên cứu, phỏng vấn các đối tượng
thuộc ngữ cảnh dự án để xác định các
yêu cầu nghiệp vụ
Thiết kế DFD cho các nghiệp vụ của
Phòng Khoa – Bộ môn & Phòng kế
hoạch tài chính
Chuyển ERD sang mô hình quan hệ
Thiết kế giao diện phần mềm
Viết slide tóm tắt báo cáo

Trang 9


2. Đặc tả yêu cầu
Dựa vào thực trạng của Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên,
muốn tin học hoá các nghiệp vụ cho hệ thống quản lý của trung tâm. Đặt vấn đề đó,
nhóm đã tiến hành quá trình khảo sát yêu cầu trên nhiều phương tiện, đưa ra tài liệu
đặc tả yêu cầu và đề xuất các giải pháp tốt nhất để hỗ trợ các nghiệp vụ thiết yếu dành
cho người quản lý :
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường của hệ thống.
- Tìm hiểu vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống.
- Xác định các yêu cầu của trung tâm đối với hệ thống quản lý trong tương lai.
Từ đó, xác định các mục đích cần đạt được trong hệ thống.
- Nêu ra được các điểm hạn chế, bất cập của hệ thống cần phải thay đổi.
- Đưa ra được những vấn đề của hệ thống cần phải được nghiên cứu sửa đổi.
- Chỉ tìm hiểu hiện trạng, không tìm giải pháp cho những vấn đề trong tổ chức.

-

2.1. Đối tượng khảo sát
a. Người dùng
Trưởng phòng tư vấn, tuyển sinh
Trưởng phòng đào tạo
Trưởng Khoa Anh ngữ
Trưởng phòng kế hoạch tài chính
Trưởng phòng kỹ thuật
Cùng một số nhân viên của các bộ phận trên

b. Tài liệu

- Các biểu mẫu & quy định liên quan đến quản lý nghiệp vụ của từng phòng ban
- Các tập tin báo cáo, thống kê hoặc sổ sách (nếu có)
-

c. Phần mềm
Hệ điều hành
Hệ quản trị CSDL
Phần mềm hỗ trợ giảng dạy & học tập
Phần mềm quản lý hệ thống của trung tâm
Các phần mềm tiện ích khác (nếu có)

Kế hoạch dự án

Trang 10


2.2. Nội dung khảo sát
a. Hiện trạng tổ chức

Hiệu trưởng

b.

Phòng tư vấn,
tuyển sinh

STT

Phòng đào tạo

Bộ phận

1

Hiệu trưởng

2

Phòng tư vấn,
tuyển sinh

3

Phòng đào tạo

4

Khoa – Bộ
môn

Kế hoạch dự án

Khoa –c.
Bộ
môn

Phòng kế
hoạch tài chính

Phòng kỹ thuật

Chức năng & nhiệm vụ
▪ Chiến lược và định hướng phát triển trung tâm
▪ Đảm bảo chất lượng giáo dục
▪ Ban hành các quy chế, quy định
▪ Phụ trách chỉ đạo & phê duyệt ý kiến từ các phòng ban
bên dưới
▪ Lập kế hoạch, tuyên truyền và tư vấn, tổ chức tuyển sinh
▪ Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và quản lý hồ sơ đăng ký
khóa học của học viên
▪ Hướng dẫn các đơn vị đào tạo xây dựng và phát triển các
chương trình đào tạo mới, các chương trình chất lượng
cao, cải tiến chương trình đào tạo, phương pháp giảng
dạy – học tập, đề cương học phần, tài liệu học tập
▪ Tổ chức kiểm tra, giám sát hoạt động giảng dạy, thực
hiện chế độ công tác của giảng viên, chấp hành quy chế
đào tạo của học viên
▪ Tổ chức các lớp học mới, phân công giảng viên, lập thời
khóa biểu giảng dạy, học tập và lịch thi cho mỗi lớp học
▪ Quản lý hồ sơ học viên, lưu trữ điểm thi và cấp chứng chỉ
theo chương trình đào tạo
▪ Trung tâm hiện có 3 phòng khoa – bộ môn : Anh ngữ,
Hoa ngữ, Nhật ngữ
▪ Tổ chức biên soạn giáo trình, bài giảng, tài liệu tham
khảo phục vụ giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Tổ
chức xây dựng nội dung chương trình đào tạo, nghiên
Trang 11


▪

▪
▪

5

Phòng kế
hoạch tài chính

▪
▪

▪

6

Phòng kỹ thuật

▪
▪

cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập để nâng cao
chất lượng đào tạo
Phối hợp cùng các đơn vị chức năng thực hiện việc thi
kết thúc khóa học thuộc khoa quản lý. Quản lý và lưu trữ
bài thi, các tư liệu, tài liệu chuyên ngành thuộc đơn vị
Chịu trách nhiệm về quản lý tài chính, quản lý số liệu về
tài sản, quản lý quỹ tiền mặt, các chứng từ và các tài
khoản của trung tâm
Đôn đốc thu đúng, thu đủ và kịp thời các khoản học phí,
lệ phí của học viên, các khoản thu nộp nghĩa vụ của các

đơn vị, cá nhân thuộc trung tâm
Tham mưu cho Hiệu trưởng về các chế độ tài chính, tiền
lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp, cũng như các
chính sách chế độ đối với cán bộ viên chức
Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình
luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình
và kết quả hoạt động có thu và sử dụng kinh phí của
trung tâm
Đầu mối tổ chức đấu thầu, mua sắm, cấp phát vật tư,
trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ phục vụ giảng dạy,
học tập theo quy định hiện hành của trung tâm
Xây dựng các quy định về quản lý, phân phối, sử dụng,
bảo quản các loại trang thiết bị, vật tư, tài sản
Hướng dẫn & chỉ đạo việc kiểm kê tài sản ở các đơn vị,
thực hiện việc kiểm kê tài sản vật tư chung của trung tâm
theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên

b. Hiện trạng nghiệp vụ
Tên bộ phận

Phòng tư vấn,
tuyển sinh

Phòng đào tạo

Kế hoạch dự án

Tên nghiệp vụ
Lập kế hoạch tuyển sinh
cho khóa học mới

Mô tả nghiệp vụ
Xác định kế hoạch khóa học, học phí
của khóa học & thiết kế thời khóa
biểu cho các lớp học

Tiếp nhận, phân loại và lưu Xác nhận, lưu trữ hồ sơ học viên &
trữ hồ sơ đăng ký tuyển
thông tin đăng ký tuyển sinh vào hệ
sinh của học viên
thống
Tra cứu học viên

Tra cứu học viên để kiểm tra hoặc
cập nhật hồ sơ cá nhân

Trang 12


Cập nhật hồ sơ học viên

Điều chỉnh thông tin cá nhân của học
viên

Thống kê danh sách học
viên của lớp học

Tra cứu lớp học để in danh sách học
viên cho giảng viên phụ trách

Lập kế hoạch thi kết thúc
khóa học

Sắp xếp ngày thi & phòng thi cho học
viên, lưu trữ đề thi & đáp án được gửi
từ Khoa – Bộ môn
Thông báo điểm thi và xử
Tiếp nhận thống kê điểm thi từ Khoa
lý phúc khảo
– Bộ môn & thông báo kết quả đến
học viên, hoặc gửi đề nghị phúc khảo
của học viên về Khoa – Bộ môn &
phản hồi sau khi có kết quả phúc
khảo
Tuyển dụng giảng viên mới Nhập hồ sơ giảng viên mới vào hệ
thống
Tra cứu giảng viên
Tra cứu giảng viên để kiểm tra hồ sơ
cá nhân hoặc thời khóa biểu giảng
dạy của giảng viên
Khoa – Bộ môn

Cập nhật hồ sơ giảng viên

Điều chỉnh hồ sơ cá nhân của giảng
viên

Phân công giảng dạy

Kiểm duyệt giáo án & sắp xếp lịch

giảng dạy cho giảng viên

Thực hiện công tác chấm
Chấm thi & lập thống kê điểm thi gửi
thi & thống kê điểm thi của về Phòng đào tạo, đồng thời chấm
học viên
phúc khảo nếu có
Lập biên lai học phí cho
học viên
Thống kê học viên nợ học
Phòng kế hoạch phí
tài chính
Thanh toán lương giảng
viên
Báo cáo tài chính định kỳ
hàng tháng

Kế hoạch dự án

Nhập thông tin thanh toán học phí
vào hệ thống & lập biên lai thanh
toán cho học viên
Lập danh sách báo cáo các học viên
chưa thanh toán học phí
Tính toán lương giảng viên & lập báo
cáo thống kê
Báo cáo tổng thu chi & lợi nhuận của
tháng

Trang 13

c. Hiện trạng tin học
❖ Phần cứng
STT

1

2

3

4

5
6

-

Thiết bị
▪
▪
▪
▪

Vị trí / Số lượng
hiệu trưởng (2)
tư vấn, tuyển sinh (3)
đào tạo (4)
Khoa – Bộ môn (15/3

Phòng
Phòng
Phòng
Phòng
phòng)
▪ Phòng kế hoạch tài chính (2)

Trung bình LAN/Wifi

Máy chiếu

▪
▪
▪
▪

Phòng hiệu trưởng (1)
Phòng tư vấn, tuyển sinh (2)
Phòng Khoa – Bộ môn (3/3 phòng)
Các phòng học (1)

Trung bình

Không

Loa

▪
▪

▪
▪

Phòng hiệu trưởng (2)
Phòng tư vấn, tuyển sinh (2)
Phòng Khoa – Bộ môn (6/3 phòng)
Các phòng học (2)

Trung bình

Không

Micro

▪
▪
▪
▪

Phòng hiệu trưởng (2)
Phòng tư vấn, tuyển sinh (2)
Phòng Khoa – Bộ môn (6/3 phòng)
Các phòng học (2)

Trung bình

Không

▪ Phòng tư vấn, tuyển sinh (2)
Wifi router ▪ Phòng Khoa – Bộ môn (6/3 phòng)

Trung bình

Không

Trung bình

Không

Desktop

Camera

▪ Hành lang

Cấu hình

Internet

❖ Phần mềm
Hệ điều hành : Windows 10 Pro
Hệ quản trị CSDL : Microsoft SQL Server 2014
Phần mềm hỗ trợ giảng dạy : Microsoft Office 2016 Pro, Windows Media Player
12,…
Phần mềm quản lý hệ thống của trung tâm ngoại ngữ trường ĐH KHTN
❖ Con người : Nhân viên của các phòng ban đều sử dụng thành thạo phần
mềm quản lý hệ thống nghiệp vụ & các phần mềm tiện ích khác.

Kế hoạch dự án

Trang 14


2.3. Phương pháp khảo sát
Để hiểu rõ hệ thống nghiệp vụ của Trung tâm Ngoại ngữ Trường ĐH KHTN, nhóm
đã tiến hành quan sát hiện trạng thực tế, truy cập website chính thức của trung tâm và
nghiên cứu các tài liệu sách báo khác. Từ đó đề xuất những câu hỏi có liên quan đến
nghiệp vụ của từng bộ phận, phòng ban thuộc trung tâm và tiến hành phỏng vấn bằng
các hình thức như email, điện thoại, phỏng vấn trực tiếp các đối tượng có trách nhiệm,
nhằm xác định đầy đủ và chính xác nhất các yêu cầu về hệ thống nghiệp vụ hiện tại
của trung tâm.

-

Quá trình phỏng vấn được tiến hành cụ thể như sau :
Quan sát thực trạng và thu thập thông tin về trung tâm qua các tài liệu điện tử, sách
báo,…
Xác định hiện trạng tổ chức các bộ phận, phòng ban của trung tâm
Xác định chính xác đối tượng dự định phỏng vấn của từng phòng ban
Chuẩn bị các câu hỏi mở trước khi phỏng vấn
Liên hệ trước với đối tượng sẽ được phỏng vấn để thông báo mục đích phỏng vấn
và thống nhất thời gian & địa điểm phỏng vấn
Bước cuối cùng, tiến hành phỏng vấn
Chiến lược khi phỏng vấn :
Sử dụng những câu hỏi mở nhằm mở rộng phạm vi trả lời và thu thập những kết
quả thực tế nhất
Tạo không khí thoải mái, thân thiện trong khi phỏng vấn
Không sử dụng ngôn ngữ tin học
Làm chủ cuộc phỏng vấn, tránh lan man, tránh để người được phỏng vấn dẫn dắt
Quan sát biểu hiện của người được phỏng vấn

Chăm chú lắng nghe, ghi nhận và tóm tắt những ý kiến quan trọng
Thông tin thu nhận phải rõ ràng, tránh những thông tin định tính, mơ hồ

Kế hoạch dự án

Trang 15


2.4. Kết quả khảo sát
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào

4. Kết quả đầu ra

5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Lập kế hoạch tuyển sinh
cho khóa học mới

Xác định kế hoạch khóa học, học phí của khóa
học & thiết kế thời khóa biểu cho các lớp học
2 tuần trước khi kết thúc khóa học hiện hành
▪ Ngày tuyển sinh, ngày khai giảng, ngày kết
thúc & ngày thi
▪ Học phí khóa học
▪ Danh sách lớp & thời khóa biểu các lớp (thứ,
ca học, phòng học)

▪ Thông tin khóa học mới
▪ Danh sách lớp học kèm theo thời khóa biểu
▪ Hiệu trưởng phê duyệt kế hoạch & quyết định
thông báo chiêu sinh cho khóa học mới
Phòng tư vấn, tuyển sinh
▪ Thời gian đào tạo của một khóa học là 8 tuần
▪ Một khóa tối đa 10 lớp học
▪ Một lớp học tối đa 50 học viên

Tiếp nhận, phân loại &
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ lưu trữ hồ sơ đăng ký
tuyển sinh của học viên
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào

4. Kết quả đầu ra
5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Kế hoạch dự án

STT : 01
Ngày lập : 20/03/2018

STT : 02
Ngày lập : 20/03/2018

Xác nhận, lưu trữ hồ sơ học viên & thông tin đăng
ký tuyển sinh vào hệ thống

Học viên đã đăng ký ít nhất một khóa học
▪ Thông tin khóa học (ngày khai giảng, học phí)
▪ Thông tin các lớp thuộc khóa học (ca học,
phòng học, số lượng đã đăng ký)
▪ Phiếu đăng ký của học viên, bao gồm thông
tin cá nhân và danh sách lớp muốn đăng ký
▪ Hồ sơ đăng ký của học viên → Lưu trữ vào hệ
thống
▪ Phiếu xác nhận đăng ký thành công
Phòng tư vấn, tuyển sinh
Lớp học muốn đăng ký chưa đạt số lượng tối đa
(50 học viên / lớp)
Trang 16


Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Tra cứu học viên
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào
4. Kết quả đầu ra
5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Tra cứu học viên để kiểm tra hoặc cập nhật hồ sơ
cá nhân
▪ Hiệu trưởng hoặc nhân sự Phòng tuyển sinh,
Phòng đào tạo muốn kiểm tra hồ sơ học viên
▪ Học viên yêu cầu điều chỉnh thông tin cá nhân
▪ Danh sách học viên của khóa học hiện hành
▪ CMND, họ tên, SĐT của học viên cần tra cứu

Hồ sơ học viên hợp tra cứu
Hiệu trưởng, Phòng tuyển sinh, Phòng đào tạo
Không có

Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Cập nhật hồ sơ học viên
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào

4. Kết quả đầu ra
5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Kế hoạch dự án

STT : 03
Ngày lập : 20/03/2018

STT : 04
Ngày lập : 20/03/2018

Điều chỉnh thông tin cá nhân của học viên
Học viên yêu cầu điều chỉnh thông tin cá nhân
mới như điện thoại, email, địa chỉ,…
▪ Danh sách học viên của khóa học hiện hành
▪ Từ khóa tra cứu như CMND, họ tên, SĐT
▪ Thông tin cần cập nhật như điện thoại, email,
địa chỉ,…
Hồ sơ học viên đã được điều chỉnh
Phòng tuyển sinh, Phòng đào tạo

▪ Học viên không được phép điều chỉnh CMND
▪ Xác nhận thông tin học viên trước khi cập nhật

Trang 17


Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào
4. Kết quả đầu ra
5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào

4. Kết quả đầu ra
5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Kế hoạch dự án

Thống kê danh sách học
viên của lớp học

STT : 05
Ngày lập : 20/03/2018

Tra cứu lớp học để in danh sách học viên cho
giảng viên phụ trách
Giảng viên yêu cầu danh sách học viên của lớp
học
▪ Danh sách lớp của khóa học hiện hành
▪ Mã lớp học cần tra cứu
▪ Danh sách phiếu đăng ký khóa học
Danh sách học viên đã đăng ký lớp học
Phòng tuyển sinh, Phòng đào tạo, Khoa – Bộ môn
Không có

Lập kế hoạch thi kết thúc STT : 06
khóa học
Ngày lập : 20/03/2018
Sắp xếp ngày thi & phòng thi cho học viên, lưu
trữ đề thi & đáp án được gửi từ Khoa – Bộ môn
2 tuần trước khi kết thúc khóa học hiện hành
▪ Kế hoạch khóa học (ngày kết thúc, ngày thi)
▪ Danh sách học viên đã thanh toán học phí khóa
học
▪ Danh sách các phòng thi
▪ Đề thi & đáp án do Khoa – Bộ môn gửi về
Phòng đào tạo
▪ Ngày thi
▪ Danh sách học viên của mỗi phòng thi
▪ Đề thi & đáp án được lưu trữ vào hệ thống
Phòng đào tạo
▪ Lịch thi của 2 khóa học khác nhau không được
trùng nhau

▪ Học viên còn nợ học phí sẽ không được xếp
lịch thi

Trang 18


Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
1. Mô tả công việc

2. Điều kiện bắt đầu

3. Thông tin đầu vào
4. Kết quả đầu ra
5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào

4. Kết quả đầu ra
5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Kế hoạch dự án

Thông báo điểm thi và
xử lý phúc khảo

STT : 07
Ngày lập : 20/03/2018

Tiếp nhận thống kê điểm thi từ Khoa – Bộ môn &
thông báo kết quả đến học viên, hoặc gửi đề nghị
phúc khảo của học viên về Khoa – Bộ môn &
phản hồi sau khi có kết quả phúc khảo
▪ Khoa – Bộ môn đã gửi kết quả chấm thi về
Phòng đào tạo
▪ Hoặc học viên gửi đơn phúc khảo về Phòng
đào tạo
▪ Hoặc đã có kết quả phúc khảo từ Khoa – Bộ
môn
▪ Thống kê điểm thi từ Khoa – Bộ môn
▪ Hoặc đơn phúc khảo của học viên → Điểm sau
phúc khảo
▪ Thông báo điểm thi khóa học
▪ Hoặc thông báo kết quả phúc khảo
Phòng đào tạo, Khoa – Bộ môn
▪ Thống kê điểm thi phải được Trưởng Khoa –
Bộ môn phê duyệt
▪ Kết quả phúc khảo phải được Trưởng Khoa –
Bộ môn phê duyệt

Tuyển dụng giảng viên
mới

STT : 08
Ngày lập : 20/03/2018

Nhập hồ sơ giảng viên mới vào hệ thống
Khoa – Bộ môn nhận được yêu cầu ứng tuyển
▪ Quy định tuyển dụng
▪ Hồ sơ ứng tuyển bao gồm CMND, họ tên,
ngày sinh, giới tính, điện thoại, email, địa chỉ,
bằng cấp/chứng chỉ xác nhận trình độ chuyên
môn,…
Trưởng Khoa – Bộ môn phỏng vấn, kiểm duyệt &
lưu trữ hồ sơ của giảng viên mới vào hệ thống
Khoa – Bộ môn
Giảng viên phải có trình độ chuyên môn tương
đương với quy định tuyển dụng

Trang 19


Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Tra cứu giảng viên
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào
4. Kết quả đầu ra
5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào

4. Kết quả đầu ra

5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Kế hoạch dự án

STT : 09
Ngày lập : 20/03/2018

Tra cứu giảng viên để kiểm tra hồ sơ cá nhân
hoặc thời khóa biểu giảng dạy của giảng viên
Trưởng Khoa – Bộ môn muốn kiểm tra hồ sơ cá
nhân hoặc thời khóa biểu giảng dạy của giảng
viên
▪ Danh sách giảng viên thuộc Khoa – Bộ môn
▪ CMND, họ tên, SĐT của giảng viên cần tra
cứu
Hồ sơ cá nhân hoặc thời khóa biểu của giảng viên
hợp tra cứu
Khoa – Bộ môn
Không có

Cập nhật hồ sơ giảng
viên

STT : 10
Ngày lập : 20/03/2018

Điều chỉnh hồ sơ cá nhân của giảng viên
Giảng viên yêu cầu điều chỉnh thông tin cá nhân
như điện thoại, email, địa chỉ hoặc bằng

cấp/chứng chỉ,…
▪ Danh sách giảng viên thuộc Khoa – Bộ môn
▪ Từ khóa tra cứu như CMND, họ tên, SĐT
▪ Thông tin cần cập nhật như điện thoại, email,
địa chỉ, bằng cấp
Hồ sơ giảng viên đã điều chỉnh
Khoa – Bộ môn
▪ Giảng viên không được phép điều chỉnh
CMND
▪ Yêu cầu xác thực bằng cấp/chứng chỉ đối với
giảng viên muốn cập nhật trình độ chuyên môn

Trang 20


Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Phân công giảng dạy
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào

4. Kết quả đầu ra

5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

STT : 11
Ngày lập : 20/03/2018

Kiểm duyệt giáo án & sắp xếp lịch giảng dạy cho
các giảng viên

Phòng tuyển sinh đã công bố danh sách lớp &
thời khóa biểu của khóa học mới
▪ Thông tin về khóa học
▪ Danh sách các lớp thuộc khóa học, kèm theo
thời khóa biểu
▪ Danh sách giảng viên thuộc Khoa – Bộ môn
▪ Giáo án giảng dạy đã được phê duyệt
▪ Danh sách giảng viên đủ tiêu chuẩn phụ trách
khóa học, kèm theo lịch giảng dạy của mỗi
giảng viên
Khoa – Bộ môn
Trình độ giảng viên phải đáp ứng được yêu
cầu của khóa học
▪ Đối với 2 lớp khác nhau thì lịch giảng dạy
không được trùng nhau

Thực hiện công tác chấm
STT : 12
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ thi & thống kê điểm thi
Ngày lập : 20/03/2018
của học viên
1. Mô tả công việc
Chấm thi & lập thống kê điểm thi gửi về Phòng
đào tạo, đồng thời chấm phúc khảo nếu có
2. Điều kiện bắt đầu
▪ Chấm thi ngay sau khi hoàn thành kỳ thi kết
thúc khóa học
▪ Hoặc chấm phúc khảo khi nhận được đề nghị
từ Phòng đào tạo
3. Thông tin đầu vào

▪ Danh sách bài thi của học viên
▪ Thông tin thang điểm & đáp án
▪ Hoặc đơn phúc khảo do Phòng đào tạo gửi về
4. Kết quả đầu ra
▪ Danh sách điểm thi của học viên → Lưu trữ
vào hệ thống
▪ Hoặc kết quả chấm phúc khảo → Gửi về
Phòng đào tạo
5. Nơi sử dụng
Khoa – Bộ môn
6. Các quy tắc, điều kiện
▪ Học viên vắng thi sẽ bị lưu điểm 0 (kèm theo
ghi chú vắng thi)
Kế hoạch dự án

Trang 21


▪ Thống kê điểm thi phải được Trưởng Khoa –
Bộ môn phê duyệt
▪ Kết quả phúc khảo phải được Trưởng Khoa –
Bộ môn phê duyệt

Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào

4. Kết quả đầu ra

5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào
4. Kết quả đầu ra
5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Kế hoạch dự án

Lập biên lai học phí cho
học viên

STT : 13
Ngày lập : 20/03/2018

Nhập thông tin thanh toán học phí vào hệ thống &
lập biên lai học phí cho học viên
Học viên đã thanh toán học phí khóa học tại
Trung tâm
▪ Phiếu xác nhận đăng ký khóa học do Phòng
tuyển sinh cung cấp
▪ Số tiền học viên đã nộp
▪ Bảng thống kê chi tiết học phí của khóa học
▪ Chi tiết thanh toán được lưu vào thống kê học
phí
▪ Biên lai xác nhận thanh toán học phí

▪ Số tiến còn dư (nếu có)
Phòng kế hoạch tài chính
Học viên phải thanh toán trên ½ tổng số học phí
khóa học trở lên

Thống kê học viên nợ
học phí

STT : 14
Ngày lập : 20/03/2018

Lập danh sách báo cáo các học viên chưa thanh
toán học phí
Đã hết thời hạn thanh toán học phí khóa học
Bảng thống kê chi tiết học phí của khóa học
Báo cáo nợ học phí, kèm theo thông tin số học phí
còn nợ của mỗi học viên → Gửi cho Phòng đào
tạo
Phòng kế hoạch tài chính
Không có

Trang 22


Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào

4. Kết quả đầu ra

5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
1. Mô tả công việc
2. Điều kiện bắt đầu
3. Thông tin đầu vào
4. Kết quả đầu ra
5. Nơi sử dụng
6. Các quy tắc, điều kiện

Kế hoạch dự án

Thanh toán lương giảng
viên

STT : 15
Ngày lập : 20/03/2018

Tính toán lương giảng viên & lập báo cáo thống
kê
Thanh toán lương cho giảng viên định kỳ mỗi
tháng
▪ Danh sách giảng viên của từng Khoa – Bộ
môn, kèm theo lương cơ bản & hệ số lương
▪ Bảng thống kê chuyên cần trong tháng
▪ Quyết định khen thưởng hoặc phụ cấp nếu có
▪ Bảng lương của mỗi giảng viên
▪ Danh sách thống kê lương giảng viên
Phòng kế hoạch tài chính

▪ Tổng lương = Lương cơ sở x Hệ số lương
▪ Thành lương = Tổng lương + Lương thưởng –
Lương trừ

Báo cáo tài chính định
kỳ hàng tháng

STT : 16
Ngày lập : 20/03/2018

Báo cáo tổng thu chi & lợi nhuận của tháng
Báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng hoặc theo
yêu cầu đột xuất từ cấp trên
▪ Bảng thống kê phí sinh hoạt trong tháng
▪ Bảng thống kê lương giảng viên
▪ Bảng thống kê học phí của học viên
Báo cáo tài chính của tháng → Gửi Hiệu trưởng
Phòng kế hoạch tài chính
Không có

Trang 23


3. Thiết kế – Đặc tả hệ thống
3.1. Thiết kế thành phần xử lý
a. Lập kế hoạch tuyển sinh cho khóa học mới

Kế hoạch dự án

Trang 24