Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh của nhà quản trị

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.............................................................................................................................2
PHẦN NỘI DUNG.....................................................................................................................3
I.

LÍ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP:......................................................3
1.

2.

Lí luận chung về giao tiếp:...........................................................................................3
1.1.

Khái niệm giao tiếp...............................................................................................3

1.2.

Chức năng của giao tiếp........................................................................................3

1.3.

Mục đích của giao tiếp..........................................................................................3

1.4.

Các công cụ giao tiếp:...........................................................................................3

1.5.

Phong cách giao tiếp:............................................................................................3

Lí luận chung về giao tiếp trong kinh doanh:...............................................................4
2.1.

Khái niệm..............................................................................................................4

2.2.

Đặc điểm...............................................................................................................4

2.3.

Một số nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp.............................................................4

2.4.

Các hoạt động giao tiếp chủ yếu trong kinh doanh...............................................4

2.5.

Vai trò của giao tiếp trong kinh doanh:.................................................................5

2.6.

Ý nghĩa của giao tiếp trong kinh doanh................................................................5

II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI VIỆT NAM.......................................6
1.

Thực trạng hoạt động giao tiếp của nhà quản trị tại Việt Nam:...................................6

2.

Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp:.............................................................7

III.
1.

2.

2.1.

Yếu tố chủ quan:...................................................................................................7

2.2.

Yếu tố khách quan:...............................................................................................7

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH...............................................8
Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh:........................................................................8
1.1.

Các phẩm chất cần thiết trong giao tiếp................................................................8

1.2.

Kĩ năng giao tiếp cơ bản dành cho nhà quản trị, phân tích ví dụ thực tế:.............9

Một số lưu ý trong giao tiếp trong kinh doanh:..........................................................11

KẾT LUẬN...............................................................................................................................13

TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................................14

1


LỜI MỞ ĐẦU
Giao tiếp từ lâu đã đóng vai trò quan trọng trong đời s ống xã h ội. Cùng v ới
sự phát triển của xã hội, giao tiếp không chỉ đóng vai trò là sợi dây liên k ết các
thành viên trong cộng đồng mà còn đóng vai trò là yếu tố xúc tác, tác động làm
cho lao động phát triển. Nó điều khiển, định hướng các hoạt động của con ng ười
diễn ra hiệu quả. Vì vậy có thể coi nghệ thuật giao ti ếp là m ột trong nh ững y ếu
tố chính dẫn đến thành công trong mọi công việc và khía cạnh của đời s ống.
Quản trị kinh doanh đã và đang là một hoạt động thiết yếu của nền kinh
tế. Để tạo dựng được phong cách và gặt hái được hiệu quả cao trong công vi ệc
thì nhà quản trị không thể không trang bị cho mình một kĩ năng giao ti ếp t ốt.
Tiểu luận “Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh của nhà quản trị” tập
trung nghiên cứu về hoạt động giao tiếp nói chung cũng như hoạt động giao ti ếp
trong kinh doanh nói riêng, tìm hiểu về thực trạng giao ti ếp từ đó đề ra được
những giải pháp giúp hoàn thiện kĩ năng của nhà qu ản tr ị. Đ ể hi ểu rõ h ơn v ề
hoạt động giao tiếp trong kinh doanh mời thầy cô và các bạn hãy cùng tôi nghiên
cứu qua các phần sau:
I.

Lí luận chung về hoạt động giao tiếp

II.

Thực trạng hoạt động giao tiếp của nhà quản trị tại Việt Nam

III.

Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh và một số l ưu ý khi th ực hi ện

2


PHẦN NỘI DUNG
I.

LÍ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP:
1. Lí luận chung về giao tiếp:
1.1.

Khái niệm giao tiếp.

-

Giao tiếp là một trong những nhu cầu quan trọng của con người.

-

Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa người với người, thông qua đó mà
con người trao đổi với nhau về thông tin, cảm xúc,tìm hi ểu l ẫn nhau,
tác động qua lại với nhau.

-

Để thực hiện giao tiếp, con người sử dụng ngôn ngữ (lời nói, chữ viết)

-

các dấu hiệu phi ngôn ngữ (nét mặt, cử chỉ, trang phục…) nh ằm tạo
dựng các mối quan hệ trong đời sống, kinh doanh, quản trị…

1.2.

Chức năng của giao tiếp.

-

Giao tiếp giữ chức năng thu nhận và trao đổi thông tin về kinh doanh
diễn ra trên thương trường.

-

Giao tiếp còn giữ chức năng giao lưu tình cảm, tư tưởng, văn hoá … đ ể
phát triển nhân cách con người cho hoàn chỉnh, tâm h ồn, tình c ảm ngày
càng phong phú.

1.3.

Mục đích của giao tiếp.

-

Để truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị... hay chính là để th ực hi ện
một chức năng giao tiếp cơ bản của quản trị.

-

Để tìm hiểu, tiếp nhận các thông tin, từ đó đề ra những quy ết đ ịnh
chính xác và kịp thời trong hoạt động kinh doanh.

-

Nhằm mục đích trao đổi tâm tư, tình cảm, ý nghĩ với nhau.

1.4.

Các công cụ giao tiếp:

Công cụ giao tiếp chủ yếu của con người là ngôn ngữ nói, sau đó là ngôn
ngữ biểu cảm, ngôn ngữ viết.
-

Ngôn ngữ nói: Là công cụ giao tiếp được sử dụng phổ bi ến nhất. Qua
ngôn ngữ nói ta có thể nhận biết con người thông minh hay d ốt nát,
người nóng nảy hay nhã nhặn, kẻ ích kỷ kiêu kăng hay người đ ộ l ượng
khiêm tốn.

3


-

Ngôn ngữ viết: Được sử dụng rộng rãi trong giao tiếp dưới danh
thông báo, chỉ thị, nghị quyết, báo cáo, ký kết hợp đồng, thi ếp m ời,
thiếp chúc mừng, nội dung báo cáo…

-

Ngôn ngữ biểu cảm: Là sự biểu lộ tình cảm, thái độ của con người
trong giao tiếp, thông qua dáng điệu, nét mặt, ánh mắt, n ụ cười, cử
chỉ…

1.5.

Phong cách giao tiếp:

Là hệ thống phương thức mà con người sử dụng khi giao tiếp và quan hệ
với nhau. Nó bao gồm một hệ thống các hành vi, cử chỉ, lời nói được sử dụng
trong quá trình giao tiếp.
Phong cách giao tiếp của con người có những nét đặc trưng sau:
-

Mang tính ổn định cá nhân

-

Mang tính ổn định xã hội

-

Mang tính linh hoạt, mềm dẻo

2. Lí luận chung về giao tiếp trong kinh doanh:
2.1.

Khái niệm.

Giao tiếp trong kinh doanh là mối quan hệ hay sự tiếp xúc giữa những con
người với nhau trong hoạt động kinh doanh như: Trong sản xuất, thương mại,
dịch vụ…
2.2.

Đặc điểm.

-

Mang tính nhận thức: Mỗi người đều ý thức được mục đích giao
tiếp nhiệm vụ, nội dung của tiến trình giao tiếp.

-

Trao đổi thông tin: Trong kinh doanh khi giao ti ếp giúp thông tin được
lan từ người này sang người khác.

-

Giao tiếp trong kinh doanh là một quan hệ xã hội,mang tính xã h ội :
Mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới, giữa doanh nghiệp với đối tác,
đối thủ…

-

Giao tiếp trong kinh doanh mang tính chất lịch sử xã hội : Giao tiếp bao
giờ cũng được các cá nhân, doanh nghiệp thực hiện với n ội dung c ụ
thể, không gian thời gian xác định.

4

-

Giao tiếp trong kinh doanh mang tính kế thừa và chọn lọc :thông qua
giao tiếp sẽ lưu giữ những dấu ấn về cấp trên,cấp dưới, đồng nghi ệp,
khách hàng để những lần giao tiếp có thể vững vàng h ơn chủ đ ộng
hơn.

-

Tính chủ thể trong giao tiếp :mỗi cá nhân trong giao tiếp đóng vai trò
khác nhau khi là người nói, khi là người nghe...

-

Sự lan truyền lây lan cảm xúc và tâm trạng: Con người có kh ả năng
đồng cảm khi giao tiếp, khi tiếp xúc tâm trạng của người này sẽ ảnh
hưởng đến người khác.

2.3.

Một số nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp.

-

Trong kinh doanh ai cũng quan trọng

-

Phải nghiêm túc trong công việc và giao tiếp

-

Kín đáo, thận trọng

-

Không phung phí thời gian của mình và người khác

-

Phải duy trì chữ tín

2.4.

Các hoạt động giao tiếp chủ yếu trong kinh doanh.

-

Hội họp.

-

Tiếp khách.

-

Giao tiếp qua điện thoại,máy fax.

-

Đối thoại.

-

Thư từ giao dịch.

-

Tiếp xúc với báo chí.

2.5.

Vai trò của giao tiếp trong kinh doanh:

Để đàm phán, thảo luận, bàn bạc, đi đến ký kết các hợp đồng kinh t ế, đ ể
thực hiện quá trình mua bán… giao tiếp giúp truy ền đ ạt các ch ỉ th ị, m ệnh l ệnh…
hay nói một cách khác là để thực hiện chức năng giao tiếp cơ bản của quản trị.
Trên thương trường giao tiếp giúp con người tìm hiểu, tiếp nhận các
thông tin, từ đó đề ra những quyết định chính xác và k ịp th ời cho ho ạt
động kinh doanh.
Trong cuộc sống, giao tiêp giúp con người trao đổi, tâm s ự tình c ảm, ý
nghĩ với nhau.
5


Ngày nay giao tiếp trong kinh doanh càng có tầm quan tr ọng đặc bi ệt do
môi trường kinh doanh đang có những biến đổi lớn, tổ chức, đối tác, phong cách
và nội dung quản lý…cũng đã thay đổi nhiều đòi hỏi các nhà quản tr ị kinh

doanh cần phải xác lập các chuẩn mực về úng xử đ ể phù h ợp v ới hoàn
cảnh trong và ngoài nước.
2.6.

Ý nghĩa của giao tiếp trong kinh doanh.

Giao tiếp trong kinh doanh có tác dụng thúc đẩy nền kinh tế phát tri ển và
mở rộng tái sản xuất, giải quyết những mâu thuẫn nội bộ tạo “nhân hòa” để
kinh
doanh có hiệu quả.
Giao tiếp trong kinh doanh sẽ tạo được mối quan hệ tốt đẹp với các đối
tác, với bạn hàng, với cấp trên, với cộng sự và đó cũng là những tiêu chu ẩn quan
trọng để tuyển chọn người lãnh đạo kinh doanh
Giao tiếp trong kinh doanh có tác dụng truyền bá, giao l ưu văn hóa, văn
minh giữa các dân tộc trên Thế giới, là tấm gương phán ánh trình đ ộ con ng ười,
đất nước về lối sống, phong tục, tập quán… của mỗi dân tộc, thúc đ ẩy xã h ội
ngày càng phát triển, tạo điều kiện hòa nhập với Thế giới.
Đặc biệt trong kinh doanh, giao tiếp còn là môi trường thuận lợi để học
hỏi, nâng cao trình độ, nghệ thuật kinh doanh, xóa bỏ thói quen ích kỷ, h ẹp hòi,
bảo thủ, lạc hậu…

6


II.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI VIỆT NAM
1. Thực trạng hoạt động giao tiếp của nhà quản trị tại Việt Nam:

Nhiều cuộc khảo sát cũng chỉ ra rằng kĩ năng giao ti ếp là thu ộc tính h ết

sức cần thiết của nhà quản trị, nó quyết định trong công việc và thành đạt trong
sự nghiệp, đặc biệt với những người lãnh đạo. Kỹ năng này liên quan t ới nhi ều
hoạt động, từ kỹ năng viết đến kỹ năng nói, kết hợp tư thế và cử ch ỉ, đ ộng tác đ ể
diễn tả quan điểm và mục đích của vấn đề muốn đề cập. Người ta thấy rằng, có
ít nhất 80% thời gian của nhà quản trị dùng cho giao ti ếp bằng l ời. H ầu h ết các
nhà quản trị thường gặp vấn đề trong giao tiếp. Tuy nhiên họ thường không
nhận ra hoặc cố tình không thừa nhận mình giao tiếp kém hi ệu quả. Vì v ậy, l ợi
ích trong giao tiếp quyết định thành công của nhà quản trị, dường như bị các nhà
quản trị bỏ qua và họ không cảm thấy cấp thi ết phải nâng cao trình đ ộ kỹ năng
giao tiếp.
Kĩ năng giao tiếp ảnh hưởng nhiều từ văn hóa giao tiếp của người Việt
Nam. Qua một số công trình nghiên cứu của các tác gi ả trong và ngoài n ước có
thể nêu lên một số nét cơ bản như:
Thứ nhất: người Việt Nam thích giao tiếp và coi trọng giao tiếp
Thứ hai: Trong giao tiếp người Việt Nam còn rụt rè, đặc biệt là trong môi trường
giao tiếp không quen thuộc. Trước mặt người lại hoặc không thật quen bi ết, h ọ
thường ái ngại, rụt rè, tức là họ ngại tiếp xúc, gặp gỡ v ới người lạ, ng ại b ộc l ộ
mình trước người chưa quen biết. Không hiếm khi điều này ngăn cản ng ười Viêt
nắm bắt những cơ hội tiếp xúc, thiết lập những mối quan hệ mới.
Thứ ba: Trong giao tiếp ứng xử, người Việt thường coi trọng tình cảm, thường
lấy tình cảm làm chuẩn mực ứng xử. Đương nhiên người Việt mu ốn ứng xử v ừa
có tình, vừa có lý, song khi phải cân nhắc giữa tình và lý thì không hi ếm khi tình
được coi trọng hơn “Một trăm cái lý không bằng một tý cái tình”.
Thứ tư: Người Việt Nam thích đánh giá, tìm hiểu, quan sát đối tượng giao ti ếp.
Khác với người Phương Tây thường tránh nói đến những vấn đề riêng, khi ti ếp
xúc gặp gỡ trò chuyện với một người nào đó, người Việt Nam thường quan tâm,
hỏi han đến hoàn cảnh của họ. Đặc tính này xuất phát từ tâm lý c ộng đ ồng làng
xã mà ra. Cũng do đặc tính này mà người Việt hay để ý đến nhau, đến những
người cạnh mình, hay bàn tán chuyện người khác và không ít khi d ẫn đ ến tình
trạng “Trong nhà chưa tỏ, ngoài ngõ đã tường”. Trong công s ở, đi ều này gây ra s ự

cản trở trong công việc, và sự kìm hãm giữa các cá nhân.
Thứ năm: người Việt coi trọng sự ý tứ, tế nhị, và coi trọng sự hòa thuận.
Thứ sáu: cách xưng hô của người Việt phong phú, phức tạp và có xu h ướng gia
đình hóa. Cũng đã có ý kiến cho rằng nên thay đổi cách xưng hô ở công s ở, vì cách
xưng hô kiểu gia đình như: “anh, chị, em,…” thường không giúp người ta ý th ức
được trách nhiệm cá nhân mà dẫn đến sự cả nể trong giải quyết công việc.
7


2. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp:
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp nhưng có th ể k ể đến
một số nguyên nhân chính như sau:
2.1.

Yếu tố chủ quan:

-

Quá tải thông tin

-

Nhầm lẫn nghĩa của từ

-

Nhận thức khác nhau

-

Sức khỏe

-

Tâm lý

2.2.

Yếu tố khách quan:

Người gửi đi thông điệp có kiến thức nghèo nàn về chủ đề, hoặc là ch ủ đ ề đó đã
không được chuẩn bị một cách thích đáng.
Do bản chất của người Việt Nam là nóng tính vì v ậy trong khi giao ti ếp v ẫn còn
nhiều tình huống như mất bình tĩnh, tranh luận xảy ra…
Ngoài ra còn nhiều hạn chế nữa như trang phục không phù h ợp, lu ộm thu ộm,
ánh mắt, nét mặt và những hành động phi ngôn ngữ không phù h ợp v ới giao ti ếp
làm cho đối tượng khó chịu hoặc làm cho cuộc nói chuyện, hoạt động giao ti ếp bị
thất bại.

8


III.

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
1. Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh:
Để có được kĩ năng giao tiếp tốt, nhà quản trị cần có sự rèn luy ện.
Kĩ năng giao tiếp không khó nhưng nó phụ thuộc chủ y ếu vào s ự khéo léo
và tinh tế của mỗi người. Một nhà quản trị có được niềm tin và s ự tín
nhiệm của nhân viên chưa hẳn đã là một nhà quản trị tài ba và có kinh

nghiệm chuyên môn sâu sắc, điều đó phụ thuộc rất lớn vào kh ả năng giao
tiếp của họ. Dưới đây là một vài những phẩm chất cần có trong hoạt động
giao tiếp, không chỉ có ích cho các nhà quản trị viên mà còn cho tất c ả m ọi
người trong hoạt động giao tiếp hàng ngày:
1.1.

Các phẩm chất cần thiết trong giao tiếp

Ân cần: Trong giao tiếp tránh tỏ ra lạnh nhạt, thờ ơ, có vẻ mặt bực tức, khó ch ịu.
Luôn thể hiện sự quan tâm tôn trọng đối tượng mình đang giao tiếp
Ngay ngắn: Trang phục hợp cách, lịch sử, nagy ngắn, không phá cách, lu ộm
thuộm, tác phong phải nghiêm túc.
Chuyên chú:Không làm việc riêng trong khi giao tiếp, như nói chuy ện riêng, có
những hành động gây phản cảm đến người khác.
Đĩnh đạc:Không trả lời thủng thẳng hỏi câu nào trả lời câu ấy, tránh cách nói
thiếu chủ ngữ, cộc lốc, nhát gừng.
Đồng cảm:Thể hiện cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ, mắt luôn hướng về người
đang đối thoại bày tỏ sự đồng tâm, đồng cảm.
Ôn hòa: Tránh vung tay tùy tiện đặc biệt là chỉ ngón tay v ề phía mặt đ ối phương
cần có thái độ ôn hũa
Rõ ràng: Không nói quá to, kêu nói oang oang, hoặc nói quá nhi ều tránh l ạcđ ề
hoặc nói quá nhỏ khiến người nghe không nghe rõ.
Nhiệt tình: Thể hiện sự sẵn sàng phối hợp giúp đỡ người khác khi cần thi ết,
đừng tỏ ra khó khăn, ích kỷ.
Nhất quán: Phải khắc phục sự phát ngôn bất nhất thay đổi tựy ti ện, ch ối phăng
những điều đã nói ra hoặc dễ dàng hứa nhưng không làm theo l ời hứa
Khiêm nhường: Tránh tranh luận khi không cần thiết hoặc thích b ộc l ộ s ự hi ểu
biết, sự khôn ngoan của mình hơn người, thích dồn đối tượng vào thế bí đ ể dành
chiến thắng về mình. Đó là tư tưởng hiếu thắng. Đây có th ể coi là m ột trong
những phẩm chất quan trọng nhất làm nên thành công trong mọi phương di ện,

không chỉ trong quá trình giao tiếp. Ông bà ta có câu: “Bi ết mình bi ết ta, trăm
trận trăm thắng”, những người có đức tính khiêm nhường thường là những
người có cái nhìn, sự nhận định đúng đắn và rõ ràng v ề bản thân cũng nh ư m ọi
người, vì vậy mà luôn có thái độ sống đúng đắn. Đây có lẽ là m ột trong nh ững
phẩm chất cần có nhất của nhà quản trị. Bởi nó sẽ giúp rút ng ắn kho ảng cách
giữa nhà quản trị và nhân viên.
Tiếp theo, để hoạt động giao tiếp diễn ra trơn tru, hi ểu quả, nhà qu ản tr ị c ần
phải đảm bảo những yếu tố sau trước khi tham gia vào hoạt động giao ti ếp
trong kinh doanh.
9


1.2.

Kĩ năng giao tiếp cơ bản dành cho nhà quản trị, phân tích ví dụ
thực tế:

Những kỹ năng giao tiếp không phải là bẩm sinh, mà cùng v ới th ời
gian và nỗ lực cá nhân, chúng có thể được trau d ồi và hình thành. Sau đây
là tổng kết của các nhà nghiên cứu về các kỹ năng mà các nhà qu ản tr ị nên
lưu ý và cần được áp dụng trực tiếp vào quá trình giao tiếp hàng ngày.
Hãy là một người lắng nghe tốt
Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên. “Nghe có vẻ rất đơn gi ản, nh ưng
đây là một trong những thiếu sót giao tiếp lớn nhất mà các nhà qu ản lý
thường mắc phải”, – Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân s ự t ại
hãng Chapel Hill, cho biết.
Lắng nghe là kĩ năng quan trọng nhất của giao tiếp, bên cạnh vi ệc
tạo cho nhân viên cảm giác được cảm thông, thấu hiểu. Khi nhân viên cảm
thấy được tôn trọng, hiệu suất công việc cũng sẽ được nâng cao.
Dành thời gian cho nhân viên

Thông thường, những cuộc nói chuyện trực tiếp với các nhân viên
trong công ty là rất quan trọng; chỉ khi các nhân viên làm vi ệc ở xa, m ới
nên nói chuyện qua điện thoại.
Nếu không thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít nhất một lần
trong một tháng. Và đừng nghe điện thoại khi đang họp, trừ khi có vi ệc
khẩn cấp. Hãy thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ của nhà
quản trị. Nhà quản trị cùng nên nói chuyện về con đường sự nghiệp của
họ và bạn đang hình dung thế nào về sự thăng tiến của họ trong công ty.
Trò chuyện với nhân viên về công việc
Nhà quản trị nên thường xuyên tiếp cận để tìm hiểu về các thay đổi
tại công sở từ trên xuống dưới. Việc này có th ể khá khó khăn. Sẽ r ất d ễ
quên những việc cần phải nói với một ai đó về điều họ cần bi ết liên quan
tới công việc của họ, nhưng cần nhớ rằng: Công việc có th ể không được
hoàn thành và nhà quản trị có thể là người duy nhất bi ết những điều mà
mọi người chưa biết.
Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bản
thân. Điều này giúp các nhân viên đưa ra được nh ững quy ết đ ịnh t ốt. N ếu
thông tin nhà quản trị đưa ra mỗi lúc một khác, nhân viên sẽ r ơi vào tr ạng
thái mơ hồ và doanh nghiệp sẽ phải chịu hậu quả do những quyết định sai
lầm của họ.
Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh nh ững đi ều ng ạc nhiên
bất ngờ
Đừng để đến buổi họp thường niên, các nhân viên mới phải gi ật
mình trước những đánh giá của nhà quản trị về công việc họ làm. Họ nên
biết trước và sẵn sàng lắng nghe các ý kiến của “sếp” rằng có một vài đi ều
họ cần phải cải thiện kỹ năng giao tiếp nhằm đáp ứng nhu cầu công vi ệc
tốt hơn. Những buổi đánh giá thường niên nên là nơi tổng kết l ại và cùng
với các nhân viên thảo luận phương hướng hành động trong thời gian tới.
Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên

10


Vấn đề ở đây không phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông,
mà là khả năng trò chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể. Vi ệc trò
chuyện trước sẽ tạo nền tảng cho sự thành công của
Đừng che đậy đằng sau các e-mail
E-mail là một công cụ giao tiếp quan trọng, nhưng hầu h ết các v ấn
đề tế nhị cần phải được thảo luận cá nhân. Các xung đột cũng cần ph ải
được giải quyết trong khuôn khổ cá nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít
nhất là qua điện thoại. Khi vấn đề liên quan đến các c ảm xúc, tình c ảm…,
thì e-mail chính là một phương tiện giao tiếp kém hiệu quả nhất. Và email cũng chưa bao giờ là cách thức phù hợp đ ể nói v ới ai đó r ằng h ọ đang
làm việc không hiệu quả.
Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thân
Liệu có nên biết những đánh giá của các nhân viên về công việc trên
cương vị một nhà quản lý? Chắc chắn là có, bởi đi ều đó sẽ gia tăng lòng
trung thành của nhân viên, và giúp nhà quản trị tr ở thành một ông chủ tốt
hơn.
Vậy có thể nhận được những phản hồi đó như thế nào? Những
công ty lớn – chẳng hạn như Microsoft, Apple,… – có các mẫu góp ý v ề
công việc của “sếp” tại công sở. Các nhân viên được phát mẫu góp ý đ ịnh
kỳ và điền vào (có thể ghi tên hay dấu tên tuỳ theo quy ết đ ịnh c ủa nhân
viên).
Đây là một cách thức để đánh giá bản thân và cũng là cách th ức hi ệu
quả để đánh giá những vấn đề khác. Việc không ngừng n ỗ lực thu th ập
các phản hồi cá nhân như là một phần trong các cu ộc trò chuy ện v ới các
nhân viên.
Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc trò chuy ện
trực tiếp với các nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ý ki ến đóng góp
của họ về phong cách quản lý và giao tiếp. Với đôi chút hài hước và t ế nhị,

nhà quản trị có thể tìm hiểu những suy nghĩ của các nhân viên v ề mình. Và
hãy tỏ ra quan tâm một cách chân thành về những gì các nhân viên đóng
góp.
Việc này có thể có đôi chút khó khăn đối, nhưng nói ra suy nghĩ c ủa
mình là điều không hề đơn giản đối với những người dưới quyền của bạn.
Kết quả cuối cùng sẽ là một mối quan hệ tốt đẹp hơn.
Vậy còn trong trường hợp các nhân viên không chịu nói ra ý ki ến
của họ?
Vẫn tiếp tục cuộc nói chuỵện với nhân viên. Một cách th ức thông
minh để kết thúc cuộc trò chuyện là làm như tình cờ hỏi một cách ngẫu
nhiên (nhưng nghiêm túc): “Liệu còn điều gì anh/chị chưa giãi bày không?”
và biểu lộ một thái độ rất mong muốn lắng nghe. Cùng v ới th ời gian, m ột
khi đã tạo được lòng tin, nhà quản trị sẽ được nghe nhân viên th ổ lộ nhi ều
hơn những suy nghĩ của họ.
Hành động trên những phản hồi của nhân viên
Có thể không đồng ý với tất cả những ý kiến phản hồi của nhân
viên. Nhưng hãy đón nhận nó một cách bình tĩnh và nhẹ nhàng. Ph ản ứng
bác bỏ hoàn toàn là một hành động không nên làm. Thay vào đó, cần nói
11


với nhân viên rằng sẽ dành thời gian để suy nghĩ về những ý ki ến đóng
góp, và chắc chắn sẽ có câu trả lời.
Các nhân viên luôn cảm kích trước thái độ giao ti ếp và tình c ảm
chân thành của các “sếp” trước những ý kiến đóng góp của họ, thậm chí cả
khi “sếp”, sau khi đã suy nghĩ, vẫn không đồng tình với họ.
Nói chung, việc tự rèn luyện các kỹ năng giao tiếp cộng với nỗ lực
điều chỉnh bản thân dựa trên những phản hồi của nhân viên sẽ giúp hoàn
thiện chính mình trong vai trò một nhà lãnh đạo, nhà quản lý. Một “ông
sếp” như thế chắc chắn sẽ được nhân viên tín nhiệm, và hiệu quả kéo

theo của lòng tin đó là nhân viên sẽ không b ỏ b ạn mà đi v ới lý do “hành vi
và thái độ quản lý nghèo nàn”.
2. Một số lưu ý trong giao tiếp trong kinh doanh:
Không có bất kỳ một thang đánh giá chuẩn nào cho hoạt động giao
tiếp trong kinh doanh. Tuy nhiên như đã nói ở trên giao ti ếp ảnh hưởng
rất lớn đến hiệu quả công việc. Một nhà quản trị có kĩ năng giao ti ếp kém
sẽ làm nhân viên không hài lòng với cách cư xử của h ọ. Vi ệc không th ể nói
lưu loát trong một cuộc họp hoàn toàn có thể dẫn đến việc nhà qu ản tr ị
có thể mất đi sự tín nhiệm và mức độ tin cậy cần có.
Hoạt động giao tiếp luôn đi liền với hoạt động quản trị nguồn nhân
lực, việc nắm bắt được tâm lí đối phương khi giao ti ếp là chi ếc chìa khóa
vạn năng dẫn đến thành công trong mọi phương diện từ những buổi phát
biểu nhỏ, cho đến những buổi thương thảo, hợp tác, làm ăn. Dưới đây là
một vài những lưu ý cho nhà quản trị, kết hợp với việc rèn luy ện ngh ệ
thuật giao tiếp trong kinh doanh như phần trên đã đề cập, các nhà quản
trị sẽ từng bước xây dựng được vị thế và sự tín nhiệm của nhân viên, từ đó
mà xây dựng được một môi trường làm việc chuyên nghiệp đối v ới doanh
nghiệp.
Hiểu rõ ảnh hưởng của thái độ và hành động của người lãnh đạo
tác động đến văn hoá công ty và tâm lý của nhân viên nh ư th ế nào đ ể có
trách nhiệm hơn với bản thân.
-

-

Nâng cao khả năng giao tiếp và truyền đạt quan điểm và mục tiêu mới của
doanh nghiệp.
Nâng cao nhận thức của nhà quản trị và nhân viên v ề tầm quan tr ọng của
việc truyền đạt và giao tiếp, cũng như vai trò của chính h ọ trong vi ệc t ạo
ra môi trường giao tiếp lành mạnh và hiệu quả trong công ty.

Xác định rõ tầm nhìn, giá trị cốt lõi, chi ến lược của doanh nghi ệp và hành
động cụ thể: Cần phải làm rõ doanh nghiệp muốn gì, tại sao đi ều đó lại
quan trọng và cách thức thực hiện. Người lãnh đạo có nhi ệm v ụ giúp ban
giám đốc lập kế hoạch và hiện thực hoá các dự tính ấy.
Tìm ra một nhân vật trung tâm để truyền đạt thông tin gi ữa các c ấp và
động viên nhân viên cho đến cấp thấp nhất. Những người đó phải được
đào tạo tốt về kỹ năng để truyền đạt thông tin một cách ngắn g ọn, súc
tích mà vẫn đầy đủ nội dung và dễ hiểu, trong trường hợp cần thi ết có
thể tổ chức thảo luận để lấy ý kiến.
12


-

Luôn nhớ tóm tắt lại nội dung của các quyết định đã đạt được bằng văn
bản và gửi đến tất cả các nhân viên.
Thường xuyên nhận xét và góp ý: cần tìm hiểu thái độ và ph ản ứng c ủa
các cổ đông đối với những thay đổi trong công ty và hiệu quả của vi ệc
truyền đạt theo cách thức mới đối với hoạt động của công ty đ ể đi ều
chỉnh kịp thời.

13


KẾT LUẬN
Tiểu luận “Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh của nhà qu ản
trị” nhằm cung cấp cho quý thầy cô và bạn đọc ki ến thức chung về giao ti ếp
và đặc biệt là nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh của nhà qu ản tr ị. V ới
những giá trị thực tiễn từ tiểu luận, hi vọng bạn đọc có thể ứng dụng vào
trong đời sống thực tế nâng cao kĩ năng giao tiếp cũng như ch ất lượng ho ạt

động giao tiếp xã hội, từ đó mà nâng cao hiệu quả công việc, kết n ối, làm
khăng khít hơn nữa mối quan hệ giữa người với người. Ti ểu luận đã phân
tích được giá trị của việc vận dụng được kĩ năng giao tiếp trong môi trường
doanh nghiệp.
Bài tiểu luận còn nhiều hạn chế, mới chỉ bao quát được vài khía c ạnh c ủa
quá trình giao tiếp trong kinh doanh, vì vậy hi vọng rằng tiếp sau bài tiểu luận
này, sẽ có những nghiên cứu chuyên sâu hơn, từ đó mà đưa ra được những biện
pháp cụ thể để quá trình giao tiếp của nhà quản trị hiệu quả hơn nữa.
Cuối cùng, em/ mình xin được phép cảm ơn quý thầy, cô và các bạn đã đ ọc
và nghiên cứu bài tiểu luận này, kính mong có được những góp ý quý báu t ừ
tất cả mọi người, để bản thân có được những hoàn thiện tốt hơn trong tương
lai!

14


TÀI LIỆU THAM KHẢO
Văn hóa và ngôn ngữ giao tiếp của người Việt – Hữu Đạt
Các trang web: \, , ,
/> /> />
15