ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ XỬ LÝ KẾT QUẢ ĐIỀU TRA DOANH NGHIỆP HÀNG NÂM TẠI CỤC THỐNG KÊ TP HÀ NỘI

Sáng kiến kinh nghiệm:
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ XỬ LÝ KẾT QUẢ
ĐIỀU TRA DOANH NGHIỆP HÀNG NÂM TẠI
CỤC THỐNG KÊ TP HÀ NỘI
CHỌN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: Với sự phát
triển nhanh chóng, ngành khoa học và công nghệ đã
đem lại nhiều thành tựu to lớn trọng mọi ngành nghề,
lĩnh vực. Nhờ có những ứng dụng công nghệ thông
tin (CNTT), mọi khoảng cách không gian được thu
hẹp lại, thời gian rút ngắn hơn. Nắm bắt được điều
đó, từ những năm 1990, ngành Thống kê đã tăng
cường ứng dụng CNTT vào các hoạt động của mình
và ngày càng đem lại hiệu quả cao hơn, nhanh hơn và
chính xác hơn. Một trong những hoạt động quan
trọng của ngành Thống kê nói chung và Thống kê Hà
Nội nói riêng là Điều tra Doanh nghiệp, đây là cuộc
điều tra hàng năm nhằm thu thập các thông tin cơ bản
của doanh nghiệp phục vụ cho các báo cáo chuyên
ngành cũng như các công tác phân tích, tổng hợp
khác. Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng
dụng CNTT vào cuộc điều tra này, qua công việc xử
lý kết quả ĐTDN hàng năm tôi đã đăng ký Sáng kiến:
“Ứng dụng CNTT trong việc quản lý dữ liệu và xử lý
kết quả điều tra Doanh nghiệp hàng năm tại Cục
Thống kê TP Hà Nội” nhằm góp phần tăng hiệu quả


xử lý dữ liệu ĐTDN, nâng cao chất lượng số liệu. II/
TỔ CHỨC THỰC HIỆN SÁNG KIẾN KINH
NGHIỆM:

1. Cơ sở lý luận Một số khái niệm liên quan đến
Công nghệ thông tin:ϖ
- CNTT: là tập hợp các quan điểm và phương pháp
khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện
đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông
nhằm nghiên cứu, tổ chức, khai thác và sử dụng có
hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú
và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con
người và xã hội.
- CNTT có bốn chức năng cơ bản là thu thập, xử lý,
lưu trữ và truyền dữ liệu.
- CNTT có bốn ưu thế: tốc độ, nhất quán, chính xác
và ổn định.
- CNTT có ba thành phần: máy tính (gồm phần cứng
và phần mềm); mạng truyền thông và kỹ năng sử
dụng CNTT.
- CNTT là công nghệ tạo khả năng, có nghĩa là nó
không làm thay công việc của con người mà nó tạo ra
những khả năng to lớn giúp con người phát huy năng
lực của mình để làm tốt hơn, hiệu quả hơn công việc
của mình trong mọi lĩnh vực.
2 - CNTT có ba thành phần: máy tính (gồm phần
cứng và phần mềm); mạng truyền thông và kỹ năng
sử dụng CNTT. CNTT là công nghệ tạo khả năng, có
nghĩa là nó không làm thay công việc của con người


mà nó tạo ra những khả năng to lớn giúp con người
phát huy năng lực của mình để làm tốt hơn, hiệu quả
hơn công việc của mình trong mọi lĩnh vực. Khái

niệm Điều tra Thống kê:ϖ Điều tra thống kê là tổ
chức, tiến hành việc thu thập tài liệu về các hiện
tượng, quá trình kinh tế xã hội một cách khoa học và
theo một kế hoạch thống nhất.
2. Vai trò và ứng dụng CNTT trong công tác Thống
kê: Công tác thống kê bao gồm ba mảng công việc
chính: thu thập thông tin; xử lý và tổng hợp kết quả
điều tra; phân tích và dự báo các hiện tượng kinh tế,
xã hội. Trong cả ba mảng công việc trên của ngành
Thống kê công nghệ thông tin đều có thể thâm nhập
và phát huy vai trò của mình.
+ Thứ nhất: Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác thu thập thông tin thống kê Công nghệ
thông tin không chỉ làm giảm thời gian và tiền của
trong khâu lập dàn điều tra mà còn có thể tham gia
vào khâu chọn mẫu. Cán bộ lập trình cùng với cán bộ
thiết kế mẫu lập ra một chương trình chuẩn cho phép
sử dụng máy tính để chọn các đơn vị vào mẫu. Cách
làm đã tiết kiệm được khá nhiều công sức trong khâu
chọn, đồng thời cũng giúp cho việc chọn khách quan
hơn và không bị nhầm lẫn.
+ Thứ hai: Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác xử lý và tổng hợp số liệu thống kê
Trước đây, khi công nghệ thông tin chưa phát triển,
việc xử lý, tổng hợp kết quả điều tra thống kê được


tiến hành thủ công, tốn nhiều công sức, tiền của và
thời gian. Không những thế kết quả tổng hợp thu
được lại thấp. Từ khi áp dụng công nghệ thông tin

trong khâu xử lý và tổng hợp số liệu thống kê, thời
gian xử lý và tổng hợp cho một cuộc điều tra được rút
ngắn đáng kể. Hơn thế nữa, sử dụng các chương trình
máy tính trong khâu xử lý và tổng hợp số liệu còn
cho phép nâng cao được chất lượng số liệu thống kê
thông qua các chương trình kiểm tra logic và sửa lỗi.
+ Thứ ba: Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin
trong khâu phân tích và dự báo thống kê
+ Thứ 4: Khả năng áp dụng công nghệ thông tin
trong công tác lưu trữ, truyền đưa thông tin. 3 Trong
phạm vi của Sáng kiến này, tôi xin chỉ đề cập đến
ứng dụng CNTT vào một phần của vai trò thứ hai,
tức là ứng dụng CNTT vào xử lý số liệu thống kê từ
kết quả điều tra doanh nghiệp hàng năm.
3. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của
sáng kiến kinh nghiệm
a. Thuận lợi: - Được sự chỉ đạo sâu sát, kịp thời của
lãnh đạo Phòng và sự phối hợp tốt của bộ phận
CNTT trong việc thực hiện ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác xử lý kết quả ĐTDN.
- Tập thể cán bộ trình độ chuyên môn vững vàng,
nhiệt tình.
- Cơ sở vật chất đầy đủ, phục vụ tương đối tốt cho
việc ứng dụng CNTT.
b. Khó khăn:


- Một số cán bộ lớn tuổi, khả năng ứng dụng CNTT
còn hạn chế.
- Chất lượng của việc ứng dụng CNTT của một số

đơn vị điều tra còn hạn chế, số liệu vẫn còn một số
sai sót cơ bản chưa được kiểm tra trước khi đưa đi
nghiệm thu, có một số đơn vị điều tra còn bị chậm
gửi dữ liệu. Từ những thực tế công việc và qua thời
gian công tác tôi nhận thấy, để làm tốt công việc quản
lý dữ liệu điều tra DN đòi hỏi người làm công tác này
cần phải hiểu về chuyên môn, quy trình xử lý dữ liệu
doanh nghiệp sau khi hoàn tất công tác nghiệm thu.
Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng
tạo để giúp cho việc thu gom số liệu từ các đơn vị
điều tra thuận lợi, xử lý những dữ liệu trên chương
trình một cách nhanh và chính xác. Một số nội dung
của quy trình sau khi đã có dữ liệu nghiệm thu này là:
+ Chạy kiểm tra những lỗi ban đầu.
+ Chạy kiểm tra những lỗi chuyên ngành.
+ Báo lỗi lại cho các đơn vị điều tra để tiến hành xác
minh và chỉnh sửa dữ liệu
+ Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ các file báo lỗi. Từ chổ
nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản
của công tác quản lý và xử lý dữ liệu điều tra doanh
nghiệp tôi đã mạnh dạn áp dụng vào thực tiễn công
tác trong công việc như sau:
+ Kiến nghị lãnh đạo áp dụng các biện pháp để
hưỡng dẫn các đơn vị điều tra thực hiện các khâu
kiểm tra chặt chẽ số liệu trước khi gửi về bộ phận


CNTT và phòng Công nghiệp, đơn vị phụ trách kiểm
tra dữ liệu trên máy trước khi nghiệm thu.
+ Phối kết hợp với bộ phận CNTT để ứng dụng các

CNTT vào quản lý và xử lý kết quả ĐTDN.
4 c. Ứng dụng CNTT trong xử lý dữ liệu kết quả
điều tra doanh nghiệp Sau khi dữ liệu nhập trên máy
đã hoàn thành, tiến hành kiểm tra số liệu theo chương
trình phần mềm thông báo, dữ liệu nhập tin Phiếu
điều tra (1A,1B và các phiếu chuyên ngành phát sinh
đi kèm) nằm trong thư mục Data_p1 trong chương
trình nhập tin ĐTDN. Kết cấu tên file:
“A01XXyy.DBF”. Trong đó: A = Phiếu 1A (hoặc B =
Phiếu 1B) 01 = Mã địa bàn hành chính TP Hà Nội
XX = Thông tin/Chỉ tiêu/Phiếu chuyên ngành của
doanh nghiệp (vd: DN, TN, BH…) yy = Mã cặp nhập
tin Data_p1 sẽ bao gồm File thông tin chung của
phiếu 1A và 1B và các File chuyên ngành như: Vốn
điều lệ, Vốn đầu tư, Xây dựng, Sản phẩm Công
nghiệp, Thương mại, Ăn uống Lưu trú, Tiêu dùng
năng lượng,…ở dưới dang File có đuôi DBF. Trước
tiên sử dụng các tiện ích của chương trình ĐTDN
chạy kiểm tra dữ liệu: Rà soát, xem xét các thông báo
lỗi và cảnh báo của chương trình đưa ra (thiếu chỉ
tiêu, sai chỉ tiêu, logic chỉ tiêu, doanh nghiệp
trùng…) Kiểm tra đối chiếu dữ liệu nhập tin (Doanh
nghiệp; Loại hiếu điều tra) với danh sách giao điều
tra nhằm kiểm soát đảm bảo thực hiện điều tra đúng
phạm vi doanh nghiệp được giao và đúng loại phiếu


điều tra được giao (Phiếu 1A, Phiếu 1B, Phiếu Mẫu)
5
+ Biện pháp 1: DN bị trùng mã số Thuế: Với số

lượng doanh nghiệp lớn trên địa bàn Hà Nội, tập
trung nhiều Tập đoàn, Tổng công ty nên có rất nhiều
các trường hợp bị trùng Mã số Thuế. Để đảm bảo Mã
số thuế của doanh nghiệp “ma_thue” được ghi chính
xác, không nhầm/lẫn với Doanh nghiệp khác, phải
dựa trên Danh sách giao ban đầu, so sánh với năm
trước, dựa trên thông tin tra trên trang web của Tổng
cục Thuế, nên mất khá nhiều thời gian. Thông báo
trùng mã số Thuế theo chương trình ĐTDN chạy ra
thường chỉ ra các cặp trùng, ko tiện ích. Nên thay vào
đó đã kết hợp với bộ phận CNTT để ứng dụng CNTT
chạy ra danh sách các đơn vị trùng của năm trước đã
được xác minh, sử dụng hàm Vlookup đối chiếu loại
bỏ những trường hợp trùng đã được xác minh, và chỉ
còn xác minh lại những cặp trùng MST mới, giảm
thời gian xác minh mã số thuế DN, đồng thời lưu trữ
các cặp trùng MST để tiến hành đối chiếu khi cần
thiết. Đây cũng là một cơ sở quan trọng cho việc xóa
các trường hợp bị trùng danh sách, hoặc điều tra
nhầm đối tượng.
+ Biện pháp 2: Sai đối tượng phiếu Điều tra: Những
trường hợp doanh nghiệp thuộc ngành đặc thù, thay
vì phải chiết xuất dữ liệu ra excel, đối chiếu thủ công
giữa tên ngành và mã ngành để tìm ra sai sót thì đã
ứng dụng CNTT để tìm trên ứng dụng ra những


trường hợp sai sót do Điều tra viên không triển khai
đúng phương án, từ đó chuyển từ phiếu lập danh sách
về phiếu 1A kịp thời và đúng phương án. 6

+ Biện pháp 3: Sai mã hệ thống: bao gồm sai mã
ngành kinh tế và mã Loại hình DN, sẽ được ứng dụng
CNTT tìm ra trên ứng dụng thay vì tìm trên bản dữ
liệu excel như trước.
+ Biện pháp 4: Hiệu chỉnh lại số liệu gốc cho cặp tài
liệu ban đầu: Số liệu điều tra doanh nghiệp của các
đơn vị sau khi kết thúc nhập tin, được bộ phận CNTT
gom lại thành những cặp lớn do bộ phận CNTT quy
định. Tuy nhiên trong quá trình nghiệm thu và gom
số liệu, vẫn có những trường trường hợp gom bị sót
hoặc bị nhầm, việc ứng dụng CNTT sẽ cho phép các
cặp nhỏ bị gom sót ghép lại vào cặp lớn mà vẫn đảm
bảo số lượng phiếu và không phải thay đổi tên cặp
hoặc phải tiến hành ghép lại cặp lớn cho những đơn
vị bị thiếu đó. 7
+ Biện pháp 5: Ứng dụng CNTT trên tiện ích Excel
để kiểm tra xử lý dữ liệu điều tra DN: Yêu cầu máy
tính có cài đặt chương trình Visual FoxPro. tiến hành
thực hiện mở các File DBF cần chuyển sang excel
trong dữ liệu doanh nghiệp đổi từ file DBF sang
XLS. File/Export…/(Sẽ bật ra hộp thoại Export) =>
Trong ô Type : bấm chuột vào thanh cuộn chọn
“Microsoft Excel 5.0 (XLS)” => Trong ô To : đánh
tên file chuyển (vd: a01dn) => nhấn OK để thực hiện.
Việc chuyển dữ liệu từ file DBF sang sử dụng các


tiện tích của Excel để tiến hành các kiểm tra chuyên
sâu từng nội dung nghiệp vụ. Sẽ chủ yếu dùng Hàm
Vlookup để tham chiếu và các Hàm cộng trừ nhân

chia để kiểu tra các chỉ tiêu, cụ thể:
- Kiểm tra các chỉ tiêu Phiếu 1A Câu 6: Doanh
nghiệp có xuất, nhập khẩu hàng hóa trong năm
không? Câu 8: Các ngành thực tế hđsxkd năm
2015 Câu 9: Lao động năm 2015 Câu 10: Các
khoản chi liên quan đến người lao động Câu 11:
Tài sản và Nguồn vốn năm 2015 Câu 12: Kết quả
sản xuất kinh doanh năm 2015 Câu 13: Thuế và
các nộp ngân sách nhà nước năm 2015 Câu 14:
Thực hiện góp vốn điều lệ (A01VP.xls) Câu 15:
Tiêu dùng năng lượng (A01NL.xls) 8 Câu 17:
Thực hiện vốn đầu tư phát triển năm 2015 - Kiểm
tra các chỉ tiêu phiếu chuyên ngành Phiếu 1A.2:
Sản phẩm công nghiệp (A01SP.xls) Phiếu 1A.3:
Kết quả hoạt động xây dựng (A01XD.xls) Phiếu
1A.4: Kết quả hoạt động Thương nghiệp
(A01TN.xls) Phiếu 1A.5.1 và 1A.5.1.2: Kết quả
hoạt động Vận tải, Bưu chính, chuyển phát và Kho
bãi, bốc xếp, hỗ trợ vận tải Phiếu 1A.6.1 và
1A.6.2: Kết quả hoạt động Lưu trú, Ăn uống và Du
Lịch Phiếu 1A.9: Kết quả hoạt động dịch vụ khác
Kiểm tra tính logic các chỉ tiêu trong nội dung
phiếu điều tra 1A, giữa phiếu 1A và các phiếu
chuyên ngành: (Mã loại hình DN; Ngành kinh tế,
Lao động, doanh thu, lợi nhuận, chi phí, thuế); Các


chỉ tiêu không ghi số âm (trừ chỉ tiêu lợi nhuận)
Kiểm tra tính cân đối, hợp lý của số liệu các chỉ
tiêu về: Thu nhập bình quân 1lđ; Tỷ lệ đóng

BHXH/ thu nhập; Tỷ suất lợi nhuận/Doanh thu; Tỷ
suất thuế VAT/Doanh thu; Giá Năng lượng; Giá
sản phẩm; Giá hàng hóa vận chuyển; hiệu suất sử
dụng buồng giường…. Từ đó sẽ chạy ra File chạy
lỗi kiểm tra, các File này sẽ được gửi cho các đơn
vị điều tra trước khi tiến hành nghiệm thu để các
đơn vị điều tra tiến hành hiệu chỉnh.
- + Biện pháp 6: Chia tách cặp dữ liệu: Để quá trình
xử lý số liệu được diễn ra nhanh hơn, đã đề xuất
bộ phận CNTT tách cặp để phân cùng lúc một số
cán bộ cùng sửa thay vì đợi từng người sửa dữ
liệu, rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu hơn. 9 + Biện
pháp 7: Lập Hồ sơ và lưu trữ Hồ sơ sửa lỗi doanh
nghiệp: Để phục vụ công tác kiểm tra các khâu
phân công xử lý, chỉnh sửa số liệu, ngoài các tài
liệu sửa lỗi được in ra để phục vụ việc sửa lỗi, thì
công tác lưu trữ trên máy theo thư mục cũng đc
chú trọng.
- III/ HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN Trên đây chỉ là
một số biện pháp cụ thể trong việc quản lý và xử lý
dữ liệu điều tra doanh nghiệp bên cạnh rất nhiều
quy trình xử lý kết quả điều tra DN khác. Công tác
xử lý dữ liệu kết quả điều tra nếu làm tốt sẽ góp
phần tích cực trong quá trình hoàn thành cuộc điều
tra doanh nghiệp hàng năm, bởi lẽ, làm tốt công


tác quản lý và xử lý dữ liệu doanh nghiệp sẽ đảm
bảo tiến độ nghiệm thu số liệu của Tổng cục
Thống kê, đảm bảo nguồn số liệu chính xác cho

các báo cáo tổng hợp của các chuyên ngành cũng
như báo cáo cáo của từng đơn vị theo kế hoạch
công tác. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
quản lý dữ liệu và xử lý kết quả điều tra đã đem lại
một số kết quả thiết thực, số liệu được kiểm tra và
chỉnh sửa từ các đơn vị điều tra theo quy trình
kiểm tra, từ đó giảm thiểu những sai sót. Việc thu
gom số liệu và chia tách số liệu cũng được thực
hiện dễ dàng hơn, phân công từng khâu kiểm tra,
xác minh và điều chỉnh số liệu đồng bộ, rút ngắn
thời gian và tiết kiệm công sức cán bộ. Qua đó,
tăng cường và phát huy tính sáng tạo khả năng ứng
dụng CNTT của các cán bộ, đáp ứng tốt hơn cho
mọi yêu cầu nhiệm vụ của các cơ quan.
- IV/ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ TĂNG CƯỜNG
ỨNG DỤNG CNTT Trong những năm qua Cục
Thống kê Hà Nội đã ứng dụng CNTT vào nhiều
khâu công tác của mình và thu được nhiều kết quả
khả quan, song vẫn còn rất nhiều công việc cần
thiết có sự ứng dụng của CNTT, nhất là cuộc Điều
tra Doanh nghiệp hàng năm, do số lượng doanh
nghiệp không ngừng tăng lên. Xin đề xuất một số
kiến nghị để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT
vào cuộc điều tra này:


- - Công tác kiểm tra, ứng dụng CNTT để kiểm tra
số liệu trên máy của một số các đơn vị Quận,
huyện vẫn còn hạn chế, tăng cường hướng dẫn tập
huấn các khâu kiểm tra số liệu trên máy cho các

đơn vị này để hạn chế những sai sót trước khi tiến
hành nghiệm thu.
- - Tăng cường đào tạo nghiệp vụ về điều tra doanh
nghiệp cho các cán bộ được phân công phụ trách
nghiệm thu trên máy, tránh trường hợp kiểm tra
qua loa - Xây dựng và phát triển thêm các ứng
dụng CNTT cho mỗi quy trình triển khai điều tra
doanh nghiệp như: Khâu lập danh sách điều tra,
khâu nghiệm thu,…
- 10 - Tăng cường phối hợp với cơ quan Thuế và Sở
kế hoạch đầu tư để liên tục cập nhật danh mục
doanh nghiệp, làm danh sách nền cho cuộc điều tra
doanh nghiệp hàng năm.
- Tiếp tục nghiên cứu đề xuất các ứng dụng CNTT
trong khâu phân tích và dự báo dựa trên dữ liệu
doanh nghiệp hàng năm, bao gồm cả công tác lưu trữ
và truyền thông tin dữ liệu.
Hà Nội, ngày 03 tháng 9 năm 2016