Chương 5: Chu trình doanh thu: Bán hàng và thu tiền

C HƢƠNG 5
CHU TRÌNH DOANH THU:

BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

1


Mục tiêu Chƣơng 5
– Hiểu được các hoạt động KD cơ bản và hoạt
động xử lý dữ liệu trong chu trình doanh thu.
– Trình bày được việc ra quyết định trong chu
trình doanh thu và các thông tin hỗ trợ việc ra
quyết định đó.
– Các nguy cơ chủ yếu đe dọa chu trình doanh
thu và các kiểm soát đối với mối đe dọa đó.

2


Giới thiệu
• Chu trình doanh thu là một tập hợp gồm
các hoạt động KD tuần hoàn và các
nghiệp vụ xử lý thông tin có liên quan đến:
– Việc cung cấp hàng hóa-dịch vụ cho KH
– Thu tiền của KH

• Việc trao đổi thông tin với bên ngoài chủ
yếu được thực hiện với KH.

3

Giới thiệu
• Thông tin về chu trình doanh thu có liên
quan đến các chu trình kế toán khác như:
– Chu trình sản xuất và chi tiêu
• Tiếp nhận thông tin bán hàng để cân
nhắc việc đặt mua hàng hoặc sản xuất
thêm sản phẩm.

4


Giới thiệu
• Thông tin về chu trình doanh thu có liên
quan đến các chu trình kế toán khác như:
– Chu trình sản xuất và chi tiêu
– Chu trình tiền lƣơng và nguồn nhân lực
• Sử dụng thông tin doanh số bán để tính
toán hoa hồng và tiền thƣởng.

5


Giới thiệu
• Thông tin về chu trình doanh thu có liên
quan đến các chu trình kế toán khác như:
– Chu trình sản xuất và chi tiêu
– Chu trình tiền lương và nguồn nhân lực
– Chức năng ghi sổ và báo cáo

• Sử dụng thông tin bán hàng để lập báo
cáo tài chính và báo cáo tình hình hoạt
động.

6


Giới thiệu
• Mục tiêu cơ bản của chu trình doanh thu
là:
Cung cấp Đúng sản phẩm - Đúng chỗ - Đúng
thời điểm - Đúng giá (4 right)

7


Giới thiệu
• Việc ra các quyết định trong chu trình
doanh thu:
– Có nên điều chỉnh sản phẩm?
– Mức tồn kho bao nhiêu? Tại địa điểm nào?
– Phân phối sản phẩm như thế nào?
– Định giá sản phẩm như thế nào?
– Có bán chịu không? Nếu có, hạn mức bán
chịu là bao nhiêu và điều kiện bán chịu gì?
– Xử lý thanh toán như thế nào để tối đa hóa
dòng tiền?
8

Giới thiệu
• Ban GĐ phải đánh giá tính hiệu quả và
hữu hiệu của chu trình doanh thu:
– Yêu cầu dữ liệu về:
• Các sự kiện xảy ra
• Các nguồn lực được sử dụng
• Các tác nhân tham gia

– Dữ liệu cần phải chính xác, đáng tin cậy và
kịp thời.

9


Giới thiệu
• Chương 5 sẽ xem xét:
– 03 chức năng cơ bản của AIS được thực hiện
như thế nào trong chu trình doanh thu, bao
gồm:
• Thu thập và xử lý dữ liệu
• Lưu trữ và tổ chức dữ liệu
• Kiểm soát bảo vệ nguồn lực (gồm cả dữ liệu)

10


Các hoạt động KD
trong chu trình doanh thu
• 04 hoạt động KD cơ bản được thực hiện
trong chu trình doanh thu:

– Nhận đơn đặt hàng
– Vận chuyển
– Lập hóa đơn
– Thu tiền

11


Mục tiêu kiểm soát
• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:
–
–
–
–
–
–

Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp
Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi
Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ
Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác
Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp
Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và
hữu hiệu.
– DN tuân thủ pháp luật và các quy định
– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

12

Nguy cơ và thủ tục kiểm soát
• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:
–
–
–
–
–
–

Mọi nghiệp vụ đều đƣợc phê chuẩn thích hợp
Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi
Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ
Mọi nghiệp
được
sổnghiệp
chính xác
• vụ
Nguy
cơ:ghi
Một
vụ chƣa đƣợc phê chuẩn
đãbảo
đƣợc
Tài sản được
vệ thực
tránh thi.
mất mát, trộm cắp
Việc
thực
hiệnđược

nghiệp
vụ hiện
đó cócóthể
tiềm
ẩnvà
gian
Các hoạt •động
kinh
doanh
thực
hiệu
quả
hữu hiệu. lận hoặc sai sót.
• Ví
dụ: luật
Một và
nhân
thể thực hiện bút toán
– DN tuân thủ
pháp
cácviên
quy có
định
xóa sổ khoản nợ không đƣợc phép để anh ta
– Công bố thông
tin đầy
vàkhoản
trung nợ
thực
không

phảiđủtrả
đó nữa.

13


Nguy cơ và thủ tục kiểm soát
• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:
– Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp
– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều đƣợc thực thi
– Mọicơ:
nghiệp
vụ đã phê
chuẩn
vàghi
đã sổ
thực
thi đều
được
ghi sổ
• Nguy
Một nghiệp
vụ đã
đƣợc
nhƣng
thực
tế không
– Mọithực
nghiệp
đượcthực

ghi sổ
đƣợc
hiệnvụ(hoặc
tế chính
khôngxác
xảy ra)
• Ví– dụ:
gianbảo
lận vệ
BCTC
của
các
công
ty cắp
liên quan đến việc
TàiNhiều
sản được
tránh
mất
mát,
trộm
ghi
nhậnhoạt
cácđộng
khoản
doanh
thuđược
ảo, nhằm
thổi phồng
thếvà

của
– Các
kinh
doanh
thực hiện
có hiệuvịquả
công
ty.hiệu.
hữu
– DN tuân thủ pháp luật và các quy định
– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

14


Nguy cơ và thủ tục kiểm soát
• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:
– Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp
– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi
– Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều đƣợc ghi
sổ
• Nguy
cơ:
Một nghiệp
vụ ghi
thực
đã xảy
– Mọi
nghiệp
vụ được

sổtế
chính
xácra nhƣng không đƣợc
ghi
– sổ.
Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp
• Ví–dụ:
Trong
vụ gian
lận được
BCTC,thực
cáchiện
côngcótyhiệu
thƣờng
Các
hoạt nhiều
động kinh
doanh
quả không
và
ghi nhận
các
nghiệp
vụ
làm
giảm
doanh
thu
hoặc
tài

sản
ròng,
hữu hiệu.
cụ thể, không ghi nhận khoản giảm giá/hàng bán bị trả lại. Mục
– DN
tuânlàm
thủdoanh
pháp luật
và các
quy
đích
nhằm
số của
công
ty định
cao hơn so với thực tế.
– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

15


Nguy cơ và thủ tục kiểm soát
• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:
–
–
–
–
–•
–

Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp
Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi
Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ
Mọi nghiệp vụ đƣợc ghi sổ chính xác
Tài
sảncơ:
được
vệ tránh
mất
mát,
trộm
Nguy
mộtbảo
nghiệp
vụ có
thể
bị ghi
saicắp
:
Các
hoạttrị/Số
độngtiền
kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và
– Giá
hữu
hiệu.
– Tài
khoản
– tuân
Kỳ kếthủ

toán
– DN
pháp luật và các quy định
Hoặcbố
nghiệp
Có cho
–• Công
thôngvụ
tinđó
đầyđƣợc
đủ vàghi
trung
thựcmột tổ
chức/cá nhân không liên quan.

16


Nguy cơ và thủ tục kiểm soát
• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:
–
–
–
–
–
–

Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp
Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi
Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ

Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác
Tài sản đƣợc bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp
Các
hoạt động
kinhcắp,
doanh
có hiệu
• Nguy
cơ: trộm
pháđược
hoại thực
hoặchiện
sử dụng
tài quả và
hữusản
hiệu.
sai mục đích (bao gồm cả dữ liệu)
– DN tuân thủ pháp luật và các quy định
– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

17


Nguy cơ và thủ tục kiểm soát
• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:
–
–
–
–
–

–

Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp
Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi
Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ
• Nguy
cơ:
hoạt
thựcxác
thi kém hiệu quả
Mọi
nghiệp
vụCác
được
ghiđộng
sổ chính
hoặc kém hữu hiệu.
Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp
Các hoạt động kinh doanh đƣợc thực hiện có hiệu quả
và hữu hiệu.
– DN tuân thủ pháp luật và các quy định
– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

18


Nguy cơ và thủ tục kiểm soát
• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:
–
–

•–
•–
–
–

Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp
Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi
Nguy
cơ: không
thủ luật
quythiđịnh.
Mọi
nghiệp
vụ đã tuân
phê chuẩn
vàpháp,
đã thực
đều được ghi sổ
Ví dụ:
Gianvụ
lậnđược
chuyển
hiện rất
Mọi
nghiệp
ghi giá
sổ chính
xácphổ biến ở
Việt Nam
Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp

Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và
hữu hiệu.
– DN tuân thủ pháp luật và các quy định
– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

19


Nguy cơ và thủ tục kiểm soát
• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:
–
–
–
–
–
–

Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp
Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi
Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ
Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác
• Nguy cơ: thông tin không đầy đủ hoặc bị sai
Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp
lệch.
Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và
• Nguy cơ này có tầm ảnh hƣởng rộng, nếu nó
hữu
hiệu.
liên
quan đến các khoản nợ tiềm tàng của DN.

– DN tuân thủ pháp luật và các quy định
– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

20


Nguy cơ và thủ tục kiểm soát
• Các thủ tục kiểm soát nhằm giảm bớt nguy cơ
gian lận, sai sót trong chu trình doanh thu:
– Sử dụng chứng từ, tài liệu đơn giản, dễ hiểu và có
hướng dẫn chi tiết (đảm bảo tính chính xác và độ
tin cậy)
– Áp dụng thủ tục kiểm tra, đối chiếu
– Tạo khoảng trống trên các biểu mẫu cho phép ghi
đầy đủ tên/chức vụ người duyệt và người rà soát
(đảm bảo sự phê duyệt và tính trách nhiệm)

21


Nguy cơ và thủ tục kiểm soát
– Đánh số trước chứng từ kế toán (đảm bảo tính
thực thi của các nghiệp vụ)
– Giới hạn việc tiếp cận chứng từ trắng, biểu mẫu
(tránh nguy cơ xảy ra các nghiệp vụ không được
phê chuẩn)

22

Các nguy cơ trong khâu
nhận đơn đặt hàng
• Mục tiêu cơ bản của khâu nhận ĐĐH:
– Xử lý ĐĐH chính xác, hiệu quả.
– Đảm bảo các khoản doanh thu đều hợp lệ và được
thanh toán.
– Giảm thiểu thất thoát doanh thu do yếu kém trong
quản trị hàng tồn kho.

23


Các nguy cơ trong khâu
nhận đơn đặt hàng
•

Các mối đe dọa trong khâu nhận ĐĐH:
1. Nguy cơ 1: ĐĐH chưa đầy đủ hoặc thiếu
chính xác
2. Nguy cơ 2: Bán hàng cho KH có quan hệ
tín dụng kém.
3. Nguy cơ 3: ĐĐH không hợp lệ
4. Nguy cơ 4: Hết hàng, chi phí lưu kho và
giảm giá hàng tồn kho

24


Thảo luận
•

Các mối đe dọa trong khâu nhận ĐĐH:
Với mỗi nguy cơ đã xác định, cần chỉ rõ:
 Tại sao có vấn đề?
 Các thủ tục kiểm soát?

25