Chương 2: Phát triển hệ thống và hệ thống lưu đồ

C HƯƠNG 2
PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG VÀ
HỆ THỐNG LƯU ĐỒ

1


Mục tiêu Chương 2
– Mục đích của hệ thống lưu đồ là gì?
– Tại sao kế toán viên cần hiểu hệ thống lưu
đồ?
– Có những hệ thống lưu đồ nào trong hệ
thống kế toán?
– Phân biệt giữa sơ đồ dòng dữ liệu và lưu
đồ?
• Điểm giống-khác nhau?
• Được lập như thế nào?

2


Công cụ mô tả chứng từ
• Gồm 04 loại cơ bản:
– Tường thuật (mô tả bằng văn bản)
– Lưu đồ
– Sơ đồ
– Các dạng thức viết khác

3

INTRODUCTION
• Hai công cụ phổ biến:
– Sơ đồ dòng dữ liệu
– Lưu đồ

4


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram
DFD) mô tả bằng đồ thị dòng luân chuyển
dữ liệu, được sử dụng để:
– Mô tả hệ thống hiện thời
– Lên kế hoạch thiết kế hệ thống mới

5


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Ví dụ: DFD Xử lý thanh
toán của khách hàng
TK phải thu
(A/R)

KH thanh toán

Khách
hàng

1.0

Xử lý
T/toán

Chuyển dữ
liệu

2.0
Cập nhật
A/R

Thông tin
khoản p/thu

Nhà QT
tín dụng
KH

Tiền gửi

Ngân
hàng
6


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Gồm 04 thành tố:
– Nguồn gốc và điểm đến của dữ liệu
– Dòng dữ liệu
– Bước xử lý dữ liệu
– Lưu trữ dữ liệu

7


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Nguồn gốc và điểm đến của dữ liệu
– Biểu diễn giống hình vuông.
– Mô tả các cá nhân/tổ chức thực hiện việc gửi/nhận
dữ liệu của hệ thống.

• Một khoản mục có thể vừa là gốc, vừa là điểm
đến.

8


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Dòng dữ liệu
– Biểu diễn dưới dạng mũi tên.
– Mô tả dòng dữ liệu giữa điểm gốc, điểm đến, chu
trình xử lý và lưu trữ dữ liệu.

9


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Mũi tên hai chiều được dùng để mô tả dòng dữ
liệu hai chiều:

Sổ cái

Cập nhật
khoản
p/thu

10


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Bước xử lý dữ liệu
– Biểu diễn dưới dạng vòng tròn
– Mô tả việc chuyển hóa dữ liệu

11


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Lưu trữ
– Biểu diễn dưới dạng 02 đường thẳng nằm ngang
– Mô tả kho dữ liệu (tạm thời hoặc lâu dài)

12


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Chia nhỏ DFD:
– Rất ít hệ thống có thể được mô tả bằng đồ thị
đầy đủ trên một trang giấy, và người sử dụng
cần phân biệt các cấp độ chi tiết.
– Vì vậy, DFD được phân chia nhỏ thành các

cấp thấp kế tiếp nhau để cung cấp thông tin
chi tiết hơn.

13


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Cấp cao nhất của DFD được gọi là sơ đồ
ngữ cảnh (context diagram):
– Cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống.
– Mô tả hệ thống xử lý dữ liệu, bao gồm:
• Nguồn gốc của dữ liệu đầu vào
• Điểm đến của thông tin đầu ra

14


Sơ đồ dòng dữ liệu
Cơ quan
chức năng

Phòng ban

Hệ thống
xử lý
lương

Bảng tính lương NV

Nhân viên

Ngân hàng
Nhân lực
•

Ví dụ mô tả sơ đồ ngữ cảnh về hệ
thống xử lý lương

Ban QT
15


Sơ đồ dòng dữ liệu
Phòng
ban

Form nhân viên mới

Nhân viên
Bảng tính lương
NV
Thẻ chấm công

Nhân lực
1.0
Cập nhật
File
Tiền lương

Form thay đổi

của NV

VD: Cấp độ
chi tiết của
Sơ đồ ngữ
cảnh về hệ
thống xử lý
lương

3.0
Lập báo
cáo

Báo cáo
lương

2.0
Thanh toán
Lương NV
Dữ liệu
T/toán
lương

File
tiền lương

Ngân
hàng

5.0

Cập nhật
Sổ cái

Chứng từ t/toán
lương, nộp thuế

4.0
Nộp thuế
Ban QT

Bảng lương

Sổ cái
Báo cáo thuế
và nộp thuế

Cơ quan
Chức năng
16


DATA FLOW DIAGRAMS

• Hướng dẫn cách vẽ cấp độ
chi tiết của sơ đồ DFD

17


Sơ đồ dòng dữ liệu

• Quy tắc 1: Hiểu hệ thống. Quan sát dòng luân
chuyển thông tin và phỏng vấn các cá nhân liên
quan để hiểu được dòng luân chuyển đó.
• Quy tắc 2: Bỏ qua các bước kiểm soát (VD: sửa
chữa sai sót). Chỉ đưa vào bước kiểm soát lỗi
sai nghiêm trọng (nếu có)
• Quy tắc 3: Xác định đường bao của hệ thống điểm bắt đầu và kết thúc.

18


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Quy tắc 4: Vẽ sơ đồ ngữ cảnh trước, sau đó vẽ
các cấp độ chi tiết tiếp theo.
• Quy tắc 5: Nhận dạng và chú thích tất cả các
dòng dữ liệu (trừ dòng dữ liệu vào/ra kho dữ
liệu).
• Quy tắc 6: Dòng dữ liệu luân chuyển cùng chiều
chỉ cần biểu diễn bởi một mũi tên. Nếu không
cùng chiều, cần sử dụng các mũi tên khác nhau.

19


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Quy tắc 7: Sử dụng vòng tròn khi dữ liệu được
chuyển hóa từ dạng này sang dạng khác. Mỗi bước
xử lý cần có ít nhất 01 luồng vào và 01 luồng ra.
• Quy tắc 8: Các bước xử lý dữ liệu có liên quan với
nhau hoặc diễn ra đồng thời cần được nhóm lại

trong cùng một vòng tròn.
• Quy tắc 9: Đánh số liên tục các bước xử lý. Chi tiết
của cấp 5.0 cần được đánh số là 5.1, 5.2, etc. Chi
tiết của cấp 5.2 cần được đánh số là 5.21, 5.22, etc.

20


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Quy tắc 10: Tên của các bước xử lý dữ liệu cần
bao gồm động từ, VD cập nhật, lập, etc.
• Quy tắc 11: Nhận diện và đặt tên các kho dữ
liệu, bao gồm cả kho tạm thời và lâu dài.
• Quy tắc 12: Nhận diện và đặt tên điểm gốc và
điểm đến. Một mục có thể vừa là điểm gốc vừa
là điểm đến.

21


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Quy tắc 13: Cố gắng tối đa tổ chức dòng dữ liệu
từ trên xuống dưới và từ trái qua phải.
• Quy tắc 14: Khó có thể vẽ đẹp ngay lần đầu
tiên, vì vậy cần thiết phải chỉnh sửa vài lần.
• Quy tắc 15: Trên bản hoàn chỉnh cuối cùng, các
đường thẳng không được cắt nhau. Quy định
trên mỗi trang bao gồm:
– Tên của DFD
– Ngày lập

– Người lập
22


Sơ đồ dòng dữ liệu
• Yêu cầu: Vẽ lại sơ đồ dòng dữ liệu về hệ
thống xử lý lương.
• Gợi ý: có thể lập bảng tổ chức thông tin
gồm:
– Dữ liệu đầu vào
– Các bước xử lý
– Dữ liệu đầu ra

23


Sơ đồ dòng dữ liệu
DL
đầu vào

Các bước
xử lý

DL
đầu ra

24


Lưu đồ

• Lưu đồ là một kỹ thuật phân tích dùng để mô tả
một vài khía cạnh của hệ thống thông tin một
cách rõ ràng, chính xác và lôgíc.
• Lưu đồ sử dụng các biểu tượng chuẩn để mô tả
các thủ tục xử lý và dòng luân chuyển của dữ
liệu.

25