Công tác VTLT tại văn phòng HĐND UBND huyện Tiên Du tỉnh Bắc Ninh

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,kết quả
nêu trong tiểu luận là trung thực và chưa được công bố ở bất kì công trình
nào.Những số liệu phục vụ cho việc phân tích,nhận xét,đánh giá được chính tác giả
thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra,trong tiểu luận còn sử dụng một số nhận xét,đánh giá của các tác giả
khác,cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc.
Nếu phát hiện có bất kì sự gian lận nào,tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề
tài của mình!

SINH VIÊN


LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của cô giáo hướng dẫn TS.Bùi Thị Ánh Vân,em đã thực hiện đề
tài “Tìm hiểu về công tác Văn thư-Lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân huyện Tiên Du tỉnh Bắc Ninh”.
Để hoàn thành đề tài này,em xin cảm ơn các thầy cô giáo và bạn bè đã tạo điều
kiện cho em trong suốt quá trình học tập,nghiên cứu và rèn luyện tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
Đặc biệt,em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn TS.Bùi Thị
Ánh Vân đã tận tình,chu đáo hướng dẫn em thực hiện đề tài này.
Mặc dù em đã cố gắng thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh. Song,không thể
tránh được những thiếu sót nhất định,vì vậy,em rất mong nhận được sự góp ý của
quý thầy, cô giáo để tiểu luận được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm !

SINH VIÊN


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT

1
2

Từ viết tắt
UBND
HĐND

Tên cụm từ viết tắt
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong bất cứ cơ quan nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan
trọng giữa các các cơ quan, tổ chức, giữa Nhà nước với nhân dân. Vì vậy
công tác văn thư- lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các cơ
quan, tổ chức. Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là
bộ phận văn thư- lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Có thể nói
công tác văn thư- lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan
nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thưlưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định
quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúng
đắn đảm bảo lợi ích chung cho cơ quan.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn
thư- lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn, em xin được lựa chọn đề
tài “Tìm hiểu về công tác văn thư- lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện
Tiên Du”.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Tìm hiểu được công tác Văn thư-Lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân
dân,Ủy ban nhân dân huyện Tiên Du tỉnh Bắc Ninh. Để từ đó đánh giá
được những ưu điểm cũng như những hạn chế trong công tác đó.
Đưa ra một số giải pháp cho công tác Văn thư-Lưu trữ tại Văn phòng Hội
đòng nhân dân,Ủy ban nhân dân huyện Tiên Du tỉnh Bắc Ninh.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
*Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư-Lưu trữ tại Văn phòng HĐND,UBND
huyện Tiên Du tỉnh Bắc Ninh


*Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng HĐND,UBND huyện Tiên Du tỉnh Bắc
Ninh.
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này,em đã sử dụng nguồn tài liệu từ Văn phòng
HĐND,UBND huyện Tiên Du tỉnh Bắc Ninh.
5. Phương pháp nghiên cứu
Bài nghiên cứu khoa học được hoàn thiện dựa trên cơ sở các phương pháp như:
Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát
Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp
6. Bố cục củ đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia làm
03 chương:
Chương 1. Giới thiệu chung về huyện Tiên Du,Văn phòng HĐND,UBND huyện
Tiên Du.
Chương 2. Thực trạng về công tác Văn thư-Lưu trữ tại Văn phòng HĐND,UBND
huyện Tiên Du.
Chương 3. Nhận xét,đánh giá về công tác Văn thư-Lưu trữ của Văn phòng
HĐND,UBND huyện Tiên Du.

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ KHÁI
QUÁT VỀ UBND HUYỆN TIÊN DU, TỈNH BẮC NINH
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư – lưu trữ
1.1.1. Một số khái niệm
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt
đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài
liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan.
Công tác lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản,giấy tờ có giá trị
hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi
cần thiết.
1.1.2. Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư – lưu trữ bao gồm các nội dung như: Quản
lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó, việc
tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu,
phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ
đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền
của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm
của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc…
Như vậy công tác văn thư - lưu trữ là công tác quan trọng trong hoạt động
quản lý các các cơ quan.
1.2. Khái quát chung về văn phòng UBND huyện Tiên Du
1.2.1. Khái quát về UBND huyện Tiên Du
Tiên Du là huyện nằm ở phía Bắc tỉnh Bắc Ninh, với trên 9.500 ha
diện tích đất tự nhiên, phân bố ở 14 đơn vị hành chính. Phía Bắc giáp thành
phố Bắc Ninh và huyện Yên Phong; Phía Nam giáp huyện Thuận Thành; Phía


Đông giáp huyện Quế Võ; Phía Tây giáp thị xã Từ Sơn. Trên địa bàn huyện có

3 tuyến quốc lộ 1A, 1B, 38, tỉnh lộ 276, 295 và tuyến đường sắt chạy qua nối
liền với thành phố Bắc Ninh, thủ đô Hà Nội và các tỉnh lân cận, tạo cho huyện
có thế mạnh trong việc giao lưu kinh tế, văn hóa và tiêu thụ sản phẩm.
Giờ đây bạn bè trong nước, quốc tế không chỉ biết đến Tiên Du - Bắc
Ninh - Kinh Bắc với truyền thống văn hiến, hiếu học và khoa bảng; người dân
cần cù, sáng tạo, với những làn điệu Dân ca Quan họ đằm thắm trữ tình, mà
còn là một huyện có nền kinh tế - xã hội phát triển nhanh, bền vững theo
hướng hiện đại. Hình ảnh một huyện công nghiệp và đô thị với kết cấu hạ tầng
đồng bộ, hiện đại đang dần hiện diện đã khẳng định thành công trong tầm nhìn
chiến lược của Đảng bộ và nhân dân Tiên Du. Đây sẽ là bước đệm vững chắc
để huyện Tiên Du vững bước trong tương lai hiện đại.
Tiên Du rộng 108,2 km². Dân số là 125.100 người (năm 2004). Mật độ
dân số là 1157 người/km².
Tiên Du cơ bản là huyện đồng bằng châu thổ. Tuy nhiên, vẫn có một
số đồi thấp trên địa bàn của huyện. Sông Đuống là ranh giới tự nhiên (dài 12
km) giữa Tiên Du với huyện Thuận Thành.
Tiên Du có 14 đơn vị hành chính:
1 Thị trấn Lim
13 xã: Cảnh Hưng, Đại Đồng, Hiên Vân, Lạc Vệ, Liên Bão, Minh Đạo, Nội
Duệ, Phật Tích, Phú Lâm, Tân Chi, Tri Phương, Việt Đoàn, Hoàn Sơn


1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn pòng UBND
huyện Tiên Du
- Chức năng:
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.
- Nhiệm vụ, quyền hạn:
UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND , cơ quan hành

chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và
cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Trong lĩnh vực kinh tế, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc
thực hiện kế hoạch đó;
-

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết
toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương
trong trường hợp cần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và báo
cáoUBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã,
thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của


HĐND xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai,
UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;

Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của
pháp luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;
Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định
của pháp luật.
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;


Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo UBND
tỉnh.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc
thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện

pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của UBND tỉnh.
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, UBND huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ
và du lịch trên địa bàn huyện;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.


Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên
địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn
giáo viên, quy chế thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục
thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh
lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,

trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng,
chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi
không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính
sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động
từ thiện, nhân đạo.


Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, UBND
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa
bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất
lượng tại địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, UBND
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ
huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực
lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà
nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã
hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;


Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về
quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa
phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND
huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo
nào của công dân ở địa phương;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của
pháp luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp

bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ


chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các
quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, UBND
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo
quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
-


- Cơ cấu tổ chức:
Chánh Văn- phòng

- Chánh Văn phòng

Phó

Bộ
phậ
n
tổng
hợp
-

Bộ
phậ
n1
cửa

Bộ
phậ
n
văn
thư

Phó Chánh Văn phòng

Bộ
phậ
n kế
toán

Ban
tiếp
côn

g
dân

Bộ
phậ
n
tạp
vụ

Bộ
phậ
n lái
xe

01 Chánh văn phòng :Ngô Xuân Tính
02 Phó Chánh Văn phòng :Nguyễn Gia Huy; Ngô Ngọc Trường
* Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn của Văn phòng HĐND huyện Tiên Du
- Chức năng:
1. Tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch
UBND; cung cấp thông tin; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND và UBND; thực hiện quản lý nhà nước về công tác dân tộc;
2. Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND
huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ
của Văn phòng UBND tỉnh.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân huyện:


1. Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,

hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện.
2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện
3. Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện;
4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND huyện;
5. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND
huyện;
6. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, lãng phí;
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân
dân huyện:
1. Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm;
2. Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung của
HĐND;
3. Xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của
Thường trực HĐND và các Ban của HĐND;
4. Xây dựng báo cáo công tác; phục vụ các Ban của HĐND thẩm tra đề án,
báo cáo, dự thảo nghị quyết;
5. Tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo; theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân`;
6. Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật
dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND huyện.


*Tiểu kết
Trong chương 1, tôi đã trình bày một số vấn đề lý luận chung về công tác
văn thư – lưu trữ. Bên cạnh đó, tôi dã trình bày những nét khái quát về

UBND huyện Tiên Du. Những nội dung đã trình bày trong chương 1 là cơ sở
lý luận để tôi thuận lợi triển khai chương 2.

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG
HĐND- UBND HUYỆN TIÊN DU
2.1. Sự chỉ đạo của UBND huyện Tiên Du đối với công tác văn thư – lưu
trữ
2.1.1. Tổ chức và biên chế cán bộ chuyên trách
Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ ở UBND huyện Tiên Du là giấy tờ đến
và đi đều do cán bộ văn thư tiếp nhận. Cán bộ văn thư ở UBND huyện được đào
tạo về nghiệp vụ văn thư, có trình độ Đại học.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mà UBND huyện Tiên Du bố
trí cán bộ làm công tác phù hợp với thực tế công việc ở cơ quan.
2.1.2. Bố trí nơi làm việc và trang thiết bị phục vụ công tác văn thư – lưu trữ
Việc áp dụng các ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến giúp giảm thời gian
làm việc, giảm sức người, nâng cao hiệu quả công việc.
Trang thiết bị của văn phòng văn thư được trang bị tương đối đầy đủ và cơ
bản đáp ứng yêu cầu của công việc.
2.2.Nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ
Thứ nhất, xây dựng và ban hành văn bản
Thứ hai, quản lý văn bản đi:
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng
của văn bản;


Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
Đăng ký văn bản đi;
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
Lưu văn bản đi.

Thứ ba, quản lý văn bản đến:
Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bóc bì văn bản đến;
Bóc bì, phân loại, đóng dấu đến;
Đóng dấu đến và ghi số đến;
Đăng ký văn bản đến;
Trình văn bản đến;
Chuyển giao văn bản đến;
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Thứ tư, công tác quản lý và sử dụng con dấu;
Thứ năm, công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan, tổ chức.

2.3. Những kết quả đạt được trong công tác văn thư- lưu trữ tại Văn phòng
HĐND-UBND
Ban hành và bắt đầu triển khai thực hiện kế hoạch về công tác văn thư,lưu trữ
năm 2016: Kế hoạch số 22/KH-UBND của UBND Huyện Tiên Du về thực hiện
nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016;
Văn phòng HĐND-UBND huyện đã chủ động lập kế hoạch tổ chức kiểm tra công
tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban chuyên môn, các xã, phường, thị trấn để


chấn chỉnh kịp thời những yếu kém, tồn tại ở cơ sở nhằm giúp công tác này đi vào
nề nếp;
Văn phòng thực hiện quy định về đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ hàng năm của Chủ tịch UBND huyện, nghiêm túc triển khai thực
hiện đánh giá, xếp loại kết quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 như: tự đánh giá
kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, thực hiện đánh giá trực tuyến; tổ chức
kiểm tra, thẩm định kết quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2015;
Từ năm 2010 đến nay, xây dựng và trình UBND tỉnh ban hành 17 văn bản: Nội
dung các văn bản tập trung chủ yếu về hoạt động quản lý nhà nước công tác văn

thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử.
Công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản , kế hoạch về văn thư, lưu trữ: Tổng
hợp 12 tin, 10 bài; tuyên truyền, phổ biến Văn bản quy phạm pháp luật và hướng
dẫn của UBND Tỉnh: Quyết định số 25/2015/QĐ-UBND của UBND Tỉnh Bắc
Ninh về Quy chế công tác văn thư lưu trữ tỉnh Bắc Ninh; Kế hoạch thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ của UBND Huyện: Kế hoạch số 22/KH-UBND của UBND
Huyện Tiên Du về thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016, Kế
hoạch số 12/KH-UBND của UBND Huyện Tiên Du về thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ năm 2014; 06 văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ
trong phạm vi huyện...
2.3.1. Về công tác văn thư
Lãnh đạo của Văn phòng nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác
văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ, thực hiện tốt công tác triển
khai các văn bản chỉ đạo của Trung ương, tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ;
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản thực hiện theo quy trình, đảm bảo các yêu
cầu về nội dung, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy
định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;


Quản lý văn bản đi và đến ở Văn phòng được thực hiện theo Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ v/v hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Việc đăng ký văn bản đi,
văn bản đến nhanh chóng, chính xác và kịp thời, đảm bảo tính bí mật, an toàn theo
quy định của Nhà nước;
Công tác quản lý và sử dụng con dấu ở Văn phòng được thực hiện đúng theo
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa
đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản
lý và sử dụng con dấu, Phòng chưa để xảy ra vi phạm trong quản lý và sử dụng con

dấu.
Chức năng của văn phòng HDND-UBND.
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban
nhân dân huyện thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là UBND huyện), có chức năng
tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND huyện; tham mưu, giúp
UBND huyện quản lý nhà nước đối với lĩnh vực ngoại vụ; lĩnh vực dân tộc; tham
mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.

Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng HDND-UBND


Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của
HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND
huyện giao;
Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều
hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch UBND
huyện tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn
thuộc huyện, HĐND và UBND xã, phường, thị trấn, để thực hiện nhiệm vụ,
chương trình công tác của Chủ tịch UBND huyện; tham mưu giúp UBND huyện
về công tác ngoại vụ và dân tộc; đồng thời tham mưu giúp UBND huyện thực hiện
việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông".
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của
Thường trực HĐND, UBND huyện. Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực hiện chương
trình, kế hoạch và công tác phối hợp giữa các Phòng chuyên môn và HĐND,
UBND các xã, phường, thị trấn.
Quản lý thống nhất các văn bản của Thường trực HĐND và UBND huyện
theo đúng quy định trong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyển giao

kịp thời và bảo mật.
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Thường trực HĐND, UBND huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy
phạm pháp luật của HĐND, UBND huyện và của cấp trên; giữ mối quan hệ phối
hợp giữa Thường trực HĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện uỷ,
UBMTTQ Việt Nam huyện và các tổ chức đoàn thể cấp huyện.
Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo
điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND huyện theo quy


định của pháp luật. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt
động của HĐND và UBND huyện.
Trình UBND huyện các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức thực hiện
công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND và
UBND huyện.
Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền;
thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND
huyện.
Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND và UBND huyện theo quy
định của pháp luật và phân cấp của UBND huyện.
Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen
thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ,
công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng
HĐND và UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của UBND
huyện.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do HĐND và UBND huyện giao hoặc theo
quy định của pháp luật.

2.3.2. Về công tác lưu trữ
Văn phòng đã triển khai thực hiện tốt Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ. Từ năm 2010 đến nay công tác lưu trữ ở Văn phòng có nhiều


biến chuyển tích cực, tài liệu đến hạn đã được chuyển vào lưu trữ theo đúng thời
gian và quy định.
Công tác Lưu trữ đã thực hiện đúng các khâu nghiệp vụ: Thu thập tài liệu lưu trữ
đầy đủ và đúng thời gian nộp vào kho lưu trữ cơ quan;
Thu thập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của 14 cơ quan,
đơn vị, tổng số mét giá tài liệu thu được là 45,15 mét;
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Khử trùng tài liệu trên 1000 mét giá tài liệu
bằng phương pháp khí Nitơ diệt các côn trùng.
Văn phòng đã hoàn chỉnh, ban hành danh mục thành phần tài liệu của những hồ
sơ bảo quản vĩnh viễn để thực hiện và làm cơ sở giao nộp tài liệu vào Lưu trữ;
Thực tế, năm 2015 Huyện Tiên Du đã hoàn thành việc xây dựng Phần mềm lưu trữ
dùng chung của huyện, thực hiện cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản
đến và quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên máy vi tính. Để các cơ quan, đơn vị triển
khai phần mềm, huyện đã tổ chức 03 lớp tập huấn sử dụng Phần mềm lưu trữ dùng
chung của cả huyện.

CHƯƠNG 3
NHẬN XÉT,ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG HĐND
HUYỆN TIÊN DU
3.1. Ưu điểm
Lãnh đạo đã đánh giá đúng vai trò của công tác văn thư, lưu trữ; triển khai tương đối
đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước. Văn phòng đã áp dụng văn bản

quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của UBND huyện đảm bảo đúng căn cứ
pháp lý khi triển khai các hoạt động về văn thư, lưu trữ.
Cán bộ văn thư, lưu trữ còn kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhưng đã khắc
phục khó khăn để thực hiện tương đối tốt một số nội dung trong công tác văn thư
như: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý
văn bản đi, văn bản đến; công tác quản lý và sử dụng con dấu. Bước đầu thực hiện
được một số khâu nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ công việc.
Cán bộ văn thư là người có trình độ chuyên môn cao nên công tác văn thư được
đảm bảo tốt, thực hiện một cách đầy đủ, chinh xác.
Các loại văn bản được sắp xếp một cách tương đối khoa học nên dễ dàng cho việc
tìm kiếm.
Công tác văn thư được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời, cung cấp đầy
đủ những thông tin cần thiết để đáp ứng. Bảo mật tốt những tài liệu quan trọng
đảm bảo không bị lộ ra ngoài ảnh hưởng tới cơ quan.
Cán bộ văn thư thực hiện đầy đủ trong quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản.
3.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng
HĐND-UBND Huyện Tiên Du vẫn còn tồn đọng những mặt hạn chế:
Đôi khi cập nhật chưa đầy đủ các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Một số cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chưa được bồi dưỡng nghiệp vụ về
văn thư, lưu trữ; cán bộ văn thư, lưu trữ chủ yếu làm kiệm nhiệm.
Một số khâu nghiệp vụ còn làm chưa tốt vi dụ như tài liệu sắp xếp có chỗ vẫn bị
nhầm ảnh hưởng tới quá trình tìm kiếm của cán bộ khi cần thiết.
Chưa có phần mềm hỗ trợ cho công tác văn thư vì vậy vẫn phải sử dụng phương
pháp thủ công , ghi chép là chủ yếu.


Phòng làm việc của cán bộ văn thư chưa được trang bị đầy đủ trang thiết bị cần
thiết để phục vụ cho công việc. Một số trang thiết bị cũ, hỏng chưa được thanh lý

cũng như thay thế.
Vẫn còn xảy ra tình trạng đi muộn, ý thức làm việc chưa tốt của cán bộ văn
phòng.
Công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Tiên Du còn bộc lộ một số
hạn chế do nguyên nhân sau:
Về công tác chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của lãnh đạo UBND huyện Hải Hậu, lãnh
đạo văn phòng đối với công tác văn phòng chưa thực sự được sát sao;
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào điều hành, quản lí còn nhiều hạn chế.
Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chưa được quan tâm đúng mức.

3.2.1. Về công tác văn thư
Mẫu sổ đăng ký văn bản còn chưa đúng theo mẫu quy định của Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ v/v hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Khi soạn thảo và ban hành văn bản vẫn tồn tại tình trạng chưa nắm bắt được hết
quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV, vì vậy văn bản khi ban hành vẫn còn sai sót về thể thức và kỹ
thuật trình bày theo quy định như: ký hiệu văn bản, trích yếu nội dung, phần gạch
dưới của trích yếu nội dung, căn lề văn bản, ngày, tháng, nơi nhận, đánh tờ số,…;
Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc có lập hồ sơ ở Văn phòng cũng chưa
đáp ứng được yêu cầu vẫn diễn ra khá phổ biến. Việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra