Phương án kế hoạch trang bị phần mềm quản lý gói thầu, hợp đồng và quản lý tiêu thụ

CÔNG TY NHÔM ĐẮK NÔNG - TKV
PHÒNG KẾ HOẠCH
Số:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

/KH -DNA

Đắk Nông, ngày

tháng 05 năm 2018

PHÊ DUYỆT
GIÁM ĐỐC

Hoàng Khải Quốc Minh

KẾ HOẠCH
Trang bị phần mềm quản lý gói thầu, hợp đồng và
phần mềm quản lý tiêu thụ tại Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV
Kính gửi:

Giám đốc Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV

Căn cứ Quyết định số 614/QĐ-DNA ngày 27/7/2017 của Giám đốc Công ty Nhôm Đắk NôngTKV về việc thành lập Ban chỉ đạo về tin học hóa, tự động hóa trong hoạt động SXKD giai đoạn 20172020, tầm nhìn đến 2030;
Quyết định số 02/QĐ-DNA ngày 05/01/2016 v/v Ban hành quy định quản lý các hợp đồng
trong công ty nhôm Đắk Nông – TKV;
Quyết định số 676/QĐ - TKV ngày 13/4/2017v/v Ban hành quy trình quản lý hợp đồng của TKV;
Căn cứ hiện trạng và nhu cầu quản lý gói thầu, hợp đồng và Công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm

của Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV;
Phòng kế hoạch kính báo cáo và đề xuất Giám đốc Công ty như sau:
1. Mục đích và yêu cầu:
a. Xây dựng hệ thống quản lý, theo dõi thực hiện các gói thầu, hợp đồng nhằm các mục tiêu sau:
- Tiết kiệm thời gian trong thực hiện xử lý và quản lý thông tin dự án, gói thầu, hợp đồng
- Giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ thực hiện, xử lý dự án, gói thầu, hợp đồng. Kịp thời bổ sung chỉ
đạo trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc.
- Nhắc nhở các phòng ban trong quá trình theo dõi thực hiện.
- Tự động tổng hợp lập báo cáo nhanh theo các tiêu chí định sẵn.
- Xây dựng được kho dữ liệu nhằm tra cứu trạng thái, thông tin các bảo lãnh, bảo hành, hợp
đồng, dự án, gói thầu…
1


b. Xây dựng hệ thống quản lý tiêu thụ nhằm các mục tiêu sau:
- Theo dõi cập nhật thông tin và quản lý tình hình tiêu thụ từng đơn hàng/thông báo.
- Giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ thực hiện, quá trình tiêu thụ của từng hợp đồng giao hàng, từng
đơn hàng. Kịp thời có những chỉ đạo sát sao trong công tác quản lý tiêu thụ.
- Thường xuyên cập nhật thông tin về nhập xuất, tồn kho hàng hoá.
- Tự động tổng hợp lên các báo cáo về tình hình tiêu thụ và doanh thu.
- Tra cứu và tìm kiếm các thông tin cần thiết theo nhiều chiều để phục vụ công tác quản lý và chỉ đạo.
2. Đề xuất giải pháp quản lý
Để tăng cường tính chủ động, tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho các đơn vị, cá nhân. Phân định rõ
trách nhiệm của các Phòng ban, bộ phận trong Công ty cũng như trách nhiệm phối kết hợp với đơn
vị bên ngoài có liên quan trong việc tiêu thụ sản phẩm (đặc biệt là công tác báo cáo và xử lý công
việc của người được giao nhiệm vụ ).
Do đó, Phòng kế hoạch nhận thấy việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong việc đưa “Phần
mềm quản lý gói thầu, hợp đồng và phần mềm quản lý tiêu thụ” tại Công ty là rất cần thiết, cụ
thể phần mềm phải đáp ứng được những yêu cầu chức năng như sau:
2.1Phần mềm quản lý gói thầu hợp đồng:

ST
T

PHÂN HỆ/ CHỨC NĂNG

I

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

1

Quản lý mật khẩu người dùng hệ thống

1.1

Mật khẩu cũ

1.2

Mật khẩu mới, nhắc lại mật khẩu

2

Quản lý thông tin người dùng

2.1

Tên đăng nhập ( Họ tên, chức vụ, email, nhóm phân quyền)

2.2

Mật khẩu người dùng

2.3

Một số thông tin cần quản lý người dùng

3

Quản lý phân quyền và người dùng

3.1

Quản lý người dùng theo từng nhóm, từng người

3.2

Quản lý phân quyền theo từng nhóm, từng người

3.3

Hệ thống các nghiệp vụ trong phân quyền ( xem, thêm, sửa, xóa, …)

4

Khai báo tùy chọn cho hệ thống

4.1

Khai báo các thông tin về Công ty (Tên, địa chỉ, MST, người QL …)

4.2

Khai báo người ký trong các báo cáo ( Giám đốc, TP, QĐ, …)

4.3

Khai báo các định dạng về số ( các ký hiệu đặc thù)

4.4

Nhật ký truy cập
2


ST
T
5

PHÂN HỆ/ CHỨC NĂNG
Quản lý danh mục

5.1

Khai báo hệ thống phòng ban, phân xưởng

5.2

Khai báo nhân viên các bộ phận

5.3

Danh mục loại hợp đồng

5.4

Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

5.5

Danh mục kiểu hợp đồng

5.6

Danh mục tăng giảm tài sản

6

Trợ giúp

6.1

Hỗ trợ nhập khẩu các quy định, quy chế về quản lý gói thầu và hợp đồng

6.2

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý gói thầu và hợp đồng

II

QUẢN LÝTHÔNG TIN GÓI THẦU

1

Chức năng thêm, sửa, xóa thông tin gói thầu

2

Cập nhật trạng thái gói thầu

3

Chức năng thêm, sửa, xóa giao thông tin xử lý gói thầu: Tình hình xử lý

4

Chức năng thêm, sửa thông tin duyệt kế hoạch đấu thầu

5

Chức năng thêm, sửa, xóa thông tin hợp đồng tư vấn đấu thầu

6

Chức năng thêm, sửa, xóa hồ sơ mời thầu sơ tuyển

7

Chức năng thêm, sửa, xóa hồ sơ sơ tuyển

8

Chức năng thêm, sửa, xóa danh sách duyệt sơ tuyển

9

Chức năng thêm, sửa, xóa hồ sơ mời thầu

10

Chức năng thêm, sửa, xóa hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất

11

Chức năng thêm, sửa, xóa kết quả đấu thầu

12

Chức năng thêm, sửa, xóa kết quả thương thảo

13

Chức năng thêm, sửa, xóa thông tin thẩm định lựa chọn nhà thầu:

14

Chức năng thêm, sửa, xóa phân quyền trong gói thầu: Quyền của từng người trong gói thầu

15

Chức năng thêm, sửa, xóa ý kiến trong gói thầu

16

Tìm kiếm: Theo thời gian thực hiện từ ngày, đến ngày, số hiệu, tên, nằm trong dự án, người tạo

17

Chức năng cảnh báo gói thầu sắp hết hạn, gói thầu đã quá hạn thực hiện

III

QUẢN LÝTHÔNG TIN HỢP ĐỒNG

1

Chức năng thêm, sửa, xóa thông tin hợp đồng
3


ST
T

PHÂN HỆ/ CHỨC NĂNG

2

Chức năng thêm, sửa, xóa và giao thông tin xử lý hợp đồng: Tình hình xử lý

3

Chức năng thêm, sửa, xóa thông tin bảo lãnh hợp đồng

4

Chức năng thêm, sửa, xóa thông tin hạng mục hợp đồng

5

Chức năng thêm, sửa, xóa điều khoản thanh toán

6

Chức năng thêm, sửa, xóa thông tin phụ lục hợp đồng

7

Chức năng thêm, sửa, xóa tăng tài sản

8

Chức năng thêm, sửa, xóa thông tin nghiệm thu thanh toán

9

Chức năng thêm, sửa, xóa thông tin thanh lý hợp đồng

10

Chức năng Chờ quyết toán: Đính kèm file

11

Chức năng thêm, sửa, xóa phân quyền trong hợp đồng: Quyền của từng người trong hợp đồng

12

Chức năng thêm, sửa, xóa ý kiến trong hợp đồng

13

Chức năng Tìm kiếm: Số hiệu, tên, nằm trong gói thầu, chủ đầu tư, nhà thầu, loại hợp đồng, người lập, ngày ký,
ngày bắt đầu thực hiện

14

Chức năng cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn thực hiện

15

Chức năng cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn bảo lãnh

16

Chức năng cảnh báo hợp đồng đã quá hạn (số ngày quá hạn)

17

Chức năng cảnh báo hợp đồng đã hết hạn bảo lãnh

IV

BÁO CÁO, BIỂU MẪU

1

Báo cáo thống kê các gói thầu theo các điều kiện

2

Báo cáo chi tiết các gói thầu

3

Báo cáo thống kê các hợp đồng theo các điều kiện

4

Báo cáo chi tiết các hợp đồng

5

Báo cáo nội dung chi tiết các hợp đồng

6

Báo cáo tổng hợp chi tiết các hạng mục hợp đồng

7

Báo cáo lịch sử sử dụng hệ thống

8

Báo cáo tổng hợp gói thầu hợp đồng trong toàn bộ tổ chức

2.1.

Phần mềm quản lý công tác tiêu thụ.

STT

PHÂN HỆ/ CHỨC NĂNG

I

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

1

Quản lý thông tin người dùng

1.1

Tên đăng nhập ( Họ tên, chức vụ, email, nhóm phân quyền)
4


STT

PHÂN HỆ/ CHỨC NĂNG

1.2

Mật khẩu người dùng

1.3

Quản lý truy cập hệ thống (login/ log out), giao diện màn hình chính, menu bố trí các chức năng của hệ thống

2

Quản lý phân quyền và người dùng

2.1

Quản lý người dùng theo từng nhóm, từng người

2.2

Quản lý phân quyền theo từng nhóm, từng người

2.3

Quản lý quyền theo hệ thống và chức năng ( xem, thêm, sửa, xóa, ghi sổ…)

3

Khai báo tùy chọn cho hệ thống

3.1
3.2

Khai báo các thông tin về Công ty (Tên, địa chỉ, MST, người QL …)
Khai báo người ký trong các báo cáo (Giám đốc, TP, QĐ, Thủ kho …)

3.3

Khai báo các định dạng về số ( các ký hiệu đặc thù)

3.4

Khai báo phương pháp tính giá xuất kho, phương pháp lấy giá dự toán

3.5

Nhật ký truy cập

3.6

Khóa sổ cuối kỳ (31/12)

3.7

Tạo năm làm việc mới và chuyển số dư vật tư

4

Quản lý danh mục

4.1

Danh mục phòng ban, nhà máy, phân xưởng

4.2

Danh mục hệ thống kho thành phẩm, vỏ bao

4.3

Danh mục nhân viên các bộ phận

4.4

Khai báo nhóm, loại thành phẩm, nhóm loại vỏ bao

4.5

Khai báo mã loại thành phẩm, mã loại vỏ bao

4.6

Danh mục đơn đặt hàng/ thông báo giao hàng

4.7

Danh mục lệnh chuẩn bị chân hàng/ xuất hàng

4.8

Danh mục hợp đồng

4.9

Danh mục khách hàng mua

4.10

Danh mục khách hàng vận chuyển

4.11

Danh mục mục đích xuất kho

5

Tiện ích

5.1

Quản lý ngày nhập kho (theo chứng từ)

5.2

Tìm kiếm, tra cứu theo yêu cầu

5.3

Nhập liệu tự động từ file định dạng Excel

5.4

Xuất ra file Excel từ hệ thống

5.5

Khai báo mặc định các mã chứng từ

5.6

Thiết lập các báo cáo
5


STT

6

PHÂN HỆ/ CHỨC NĂNG

Trợ giúp

6.1

Hỗ trợ nhập khẩu các quy định, quy chế về quản lý tiêu thụ

6.2

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý tiêu thụ

II

QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG/THÔNG BÁO GIAO HÀNG

1

Lập kế hoạch nhu cầu tiêu thụ giám sát đơn hàng

1.1

Chức năng quản lý thông tin đơn hàng

1.2

Rà soát kiểm tra kho hàng từng loại hàng hoá

1.3

Chức năng giám sát đơn hàng

1.4

Theo dõi nhu cầu cân đối với kho hàng hiện có

2

Theo dõi nhu cầu cân đối với từng đơn hàng

2.1

Hiển thị nhu cầu của từng đơn hàng và theo tiến độ các đơn hàng

2.2

Theo dõi tiến độ nhu cầu hàng hoá cho từng đơn hàng

2.3

Cảnh báo tiến độ đến hạn theo từng hàng hoá của các đơn hàng

2.4

Các báo cáo quản lý tiêu thu từng đơn hàng

III

QUẢN LÝ NHẬP XUẤT TỒN KHO HÀNG HOÁ, VỎ BAO

1

Quản lý nhập kho hàng hoá, vỏ bao

1.1

Nhập kho thành phẩm hàng hoá

1.2

Nhập xuất thẳng hàng hoá, vỏ bao

1.3

Nhập kho bán thành phẩm

1.4

Nhập kho điều chỉnh

2

Quản lý xuất kho hàng hoá, vỏ bao

2.1

Xuất kho hàng hoá

2.2

Xuất kho vỏ bao

2.3

Xuất kho bán thành phẩm

2.4

Xuất điều chỉnh

3

Quản lý tồn kho hàng hoá

3.1

Quản lý thẻ kho theo mẫu ( Mẫu số 16/TT-DNA)

3.2

Cảnh báo lượng tồn kho tối thiểu theo từng kho, từng hàng hoá

3.3

Kiểm kê hàng tồn kho tức thời

IV

BÁO CÁO, THỐNG KÊ VÀ DOANH THU TIÊU THỤ

1

Báo cáo quản lý tại đơn vị

1.1

Báo cáo chi tiết Nhập- Xuất- Tồn hàng tháng có lũy kế

1.3

Báo cáo chi tiết đối tượng khách hàng mua hàng hoá tháng
6

STT

PHÂN HỆ/ CHỨC NĂNG

1.4

Báo cáo chi tiết tiêu thụ hàng hoá ( Mẫu số 19/TT-DNA)

1.5

Sổ theo dõi chi tiết sản phẩm ( Mẫu số 17/TT-DNA)

1.6

Sổ theo dõi chi tiết nhập kho sản phẩm (Mẫu số 21/TT-DNA)

1.7

Sổ theo dõi chi tiết xuất kho sản phẩm (Mẫu số 22/TT-DNA)

1.8

Sổ theo dõi chi tiết tồn kho sản phẩm (Mẫu số 23/TT-DNA)

2

Báo cáo tổng hợp theo đơn hàng/thông báo, hợp đồng

2.1

Báo cáo quyết toán hàng hoá theo đơn hàng/thông báo

2.2

Báo cáo quyết toán hàng hoá theo hợp đồng (chi tiết từng đơn hàng)

2.3

Báo cáo tổng hợp doanh thu theo tháng, quý, năm

2.4

Tổng hợp doanh thu theo từng hợp đồng, đơn hàng/thông báo

Ngoài ra, phần mềm cần đảm bảo được các yêu cầu sau:


Đảm bảo an toàn, an ninh bảo mật thông tin. Không để người ngoài truy cập trái phép;

 Đảm bảo dễ dùng, dễ khai thác sử dụng. Phần mềm được xây dựng trên công nghệ phù hợp, cho
phép sử dụng trên nền Internet để cập nhật và tra cứu dữ liệu mọi lúc mọi nơi;
 Phân quyền khai thác dữ liệu cụ thể cho từng bộ phận, cán bộ tham gia từng công đoạn trong quá
trình tác nghiệp.
3. Chi phí và thời gian triển khai:
Với các tính năng hỗ trợ quản lý điều hành về công tác quản lý gói thầu, hợp đồng và Quản lý
công tác tiêu thụ kể trên Phòng kế hoạch nhận thấy việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác
quản lý tại Công ty hiện nay là rất cần thiết, sẽ giảm thiểu thời gian và loại bỏ cách làm việc thủ công như
hiện nay.

Phòng Kế hoạch đề xuất Giám đốc cho phép ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý gói
thầu, hợp đồng và quản lý công tác tiêu thụ tại Công ty Nhôm Đắk Nông - TKV để Phòng kế hoạch
và các bộ phận liên quan có công cụ quản lý, làm việc hiệu quả, kịp thời đáp ứng cho sản xuất trong thời
gian tới, cụ thể:
a/ Chi phí đầu tư:
Tổng chi phí xây dựng 02 Phần mềm quản lý gói thầu hợp đồng và quản lý công tác tiêu thụ sản phẩm
cho Phòng kế hoạch Công ty : 350.000.000 đồng.
b/ Nguồn kinh phí: Biểu 4.2B (thuộc kế hoạch sản xuất kinh doanh 2018)
c/Thời gian triển khai và áp dụng: Trong quý III/2018;
4. Tổ chức thực hiện
- Giao Phòng kế hoạch chủ trì lập kế hoạch lựa chọn nhà cung cấp xây dựng ứng dụng và các yêu
7


cầu quản lý trong công tác quản lý gói thầu, hợp đồng và quản lý công tác tiêu thụ tại Công ty trình Giám
đốc phê duyệt.
- Phòng kế hoạch phối hợp với phòng kế toán đàm phán, thương thảo, ký kết hợp đồng với nhà
cung cấp và thực hiện thủ tục thanh quyết toán đúng theo quy định.
- Phòng kế toán: thanh toán chi phí cho đơn vị thực hiện đúng theo quy định
Trên đây là kế hoạch trang bị phần mềm quản lý gói thầu, hợp đồng và phần mềm quản lý công tác
tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Nhôm Đắk Nông-TKV. Phòng kế hoạch kính trình Giám đốc xem xét phê
duyệt để các bộ phận phối hợp thực hiện.
NGƯỜI LẬP

PHÒNG KẾ HOẠCH

Trần Thị Khánh Ly

Huỳnh Hữu Sang

8