Quy trình kiểm soát tài liệu nội bộ

CÔNG TY TNHH ……….
===============================

Qui tr×nh
KiÓm so¸t tµi liÖu néi
bé


QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ
MS:

Lần ban hành/sửa đổi: 01/00

Ngày hiệu lực

01/01/2017

Lần sửa đổi

0

Trang/Tổng

Trang số 2/ 12

2 /12


QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ
MS:

Ngày hiệu lực

01/01/2017

Lần sửa đổi

0

Trang/Tổng

3 /12

Phân phối tới bộ phận:
☐ Phòng/BP Sản xuất (Kho NPL)

☐Phòng/BP Hành chính & Nhân sự

☐ Phòng/BP Sản xuất (Nhà cắt)

☐ Phòng/BP Tài chính & kế toán& Cung ứng

☐ Phòng/BP Sản xuất (Xưởng may)

☐ Phòng/BP Y tế/Vệ sinh/Bếp ăn

☐ Phòng/BP Sản xuất (Hoàn thiện & kho hàng)

☐ Phòng/BP kế hoạch/XNK/QL đơn hàng

☐ Phòng/BP Sản xuất (Bảo trì máy & cơ điện & IT)

☐ Phòng/BP An ninh

☐ Phòng/BP Kỹ thuật

☐ Phòng/BP Tuân thủ/QA/ISO/COC

☐ Phòng/BP Quản lý chất lượng/QC

☐Ban Giám đốc

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày
đổi

sửa

Nội dung sửa đổi

Người biên soạn

Người sửa

Người duyệt

(ký & ghi rõ họ tên)

(ký & ghi rõ họ tên)

Trưởng bộ phận

Trg/Phó ban ISOCOC

Ghi chú

(Tổng) Giám đốc

Chữ ký

Họ và tên

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ
Lần ban hành/sửa đổi: 01/00

Trang số 3/ 12


QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ
MS:

Ngày hiệu lực

1.

01/01/2017

Lần sửa đổi

0

Trang/Tổng

4 /12

MỤC ĐÍCH

Nhằm quy định một phương pháp thống nhất và đầy đủ cho việc soạn thảo, ban
hành tài liệu Hệ Thống, đảm bảo sự chính xác, giá trị pháp lý và trách nhiệm của đơn
vị soạn thảo hoặc đơn vị ban hành tài liệu trong Công ty TNHH.
2.

PHẠM VI ÁP DỤNG:

Qui trình này áp dụng đối với tất cả tài liệu Hệ thống chất lượng do các phòng
ban, đơn vị trong Công ty TNHH soạn thảo.
3.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- ISO 9001:2008

4.

ĐỊNH NGHĨA

4.1 Thuật ngữ:
4.1.1 Tài liệu:
- Tài liệu nội bộ: Là các quy trình, các hướng dẫn, biểu mẫu do Công ty biên
soạn và ban hành.
- Tài liệu bên ngoài: Là các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, do các tổ chức
bên ngoài ban hành và có hiệu lực áp dụng tại Công ty

- Tài liệu được kiểm soát: Tài liệu có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động tại
Công ty và có đóng dấu “Tài liệu được kiểm soát”. Ngoài ra tài liệu mẫu cứng
của công ty cũng được đóng dấu “Xác nhận” và “Chỉnh sửa”
- Tài liệu không kiểm soát: Là tài liệu không có hiệu lực áp dụng cho các hoạt
động trong Công ty, chỉ sử dụng để tham khảo. Tài liệu này không nhất thiết
phải cập nhật và không dấu “Tài liệu được kiểm soát”
4.1.2 Hồ sơ: Các dạng văn bản chứa đựng các thông tin ghi chép lại các kết quả thực
hiện trong quá trình hoạt động của Công ty nhằm cung cấp các bằng chứng
khách quan về việc thực hiện các yêu cầu của Hệ Thống.
4.2 Chữ viết tắt
- TGĐ

: Tổng giám đốc Công ty

Lần ban hành/sửa đổi: 01/00

Trang số 4/ 12


QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ
MS:

Ngày hiệu lực

-

Công ty
BLĐ
TP
HT

01/01/2017

Lần sửa đổi

0

Trang/Tổng

5 /12

: Công ty TNHH MTV …
: Ban lãnh đạo
: Trưởng phòng
: Hệ thống

5. NỘI DUNG QUI TRÌNH
5.1.Lưu đồ soạn thảo
Nội dung tài
liệu
Yêu cầu viết sửa tài liệu,
chỉ định người viết sửa
Viết sửa tài liệu
Lấy ý kiến góp ý
Hoàn chỉnh tài liệu
_
+
Phê duyệt
Ban hành
Phân phối

Tài liệu được
5.2.Mô tả lưu đồ soạn thảo
kiểm soát
Bước 1: Khi có nhu cầu viết sửa tài liệu, BLĐ chỉ định người viết hoặc sửa tài liệu

Lần ban hành/sửa đổi: 01/00

Trang số 5/ 12


QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ
MS:

Ngày hiệu lực

01/01/2017

Lần sửa đổi

0

Trang/Tổng

6 /12

Bước 2: Người được phân công viết văn bản thu thập thông tin, nghiên cứu tình
hình thực tế sản xuất kinh doanh của đơn vị, soạn thảo tài liệu và gửi cho người
chỉ định trong thời gian quy định.
Bước 3: Tài liệu sẽ được BLĐ gửi đến các bộ phận có liên quan để lấy ý kiến góp

ý (Nếu cần)
Bước 4: TP hoặc cán bộ được phân công tập hợp các ý kiến đóng góp, hoàn chỉnh
tài liệu cho phù hợp trước khi chuyển cho những người có trách nhiệm để kiểm
tra, phê duyệt ban hành và phân phối
5.3. Hình thức trình bày
Quy trình:
- Các quy trình được quy định trình bày giống trang 1, trang 2 của
tài liệu này
- Ký hiệu: QC.X.X.X
Hướng dẫn:
- Các hướng dẫn được quy định trình bày giống trang 2 của tài liệu này.
- Những hướng dẫn đơn giản có thể ghi ngay nội dung chi tiết
Biểu mẫu:
- Ký hiệu: BM-QC.X.X.X
Trong đó: QC là chữ viết tắt bộ phận Chất lượng
BM là chữ viết tắt của Biểu Mẫu
XX là số thứ tự tài liệu
KT: Phòng Kỹ Thuật
NL: Kho Nguyên liệu
PL: Kho Phụ Liệu
LAB: Phòng Lab
CUT: Bộ phận cắt
MAY: Xưởng May

Lần ban hành/sửa đổi: 01/00

Trang số 6/ 12


QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ

MS:

Ngày hiệu lực

HT:

01/01/2017

Lần sửa đổi

0

Trang/Tổng

7 /12

Bộ phận hoàn thiện

CAD: Phòng Giác Mẫu
CĐ:

Phòng Cơ Điện

NPL: Phòng Quản lý Nguyên Phụ Liệu
QA:

Phòng quản lý chất lượng

QC:

Kiểm tra chất lượng

KPH: Không phù hợp
KPPN: Khắc phục phòng ngừa cải tiến
XX có giá trị từ 01 -99
5.4.Nội dung soạn thảo quy trình
1.

Mục đích : Nêu mục đích của tài liệu

2.

Phạm vi áp dụng: Nêu phạm vi mà tài liệu được áp dụng

3.

Tài liệu tham khảo: Liệt kê những tài liệu được tham khảo khi soạn thảo
(Nếu có)

4.

Định nghĩa: Nêu định nghĩa, từ viết tắt và các thuật ngữ trong quy trình (nếu
có)

5.

Nội dung: Nêu lên nội dung chi tiết, cụ thể tùy thuộc vào mục đích sử dụng
của quy trình

6.

Lưu hồ sơ: Nơi lưu hồ sơ và thời gian lưu

7.

Phụ lục: Nêu các loại biểu mẫu kèm theo (nếu có)

5.5.Trách nhiệm biên soạn, kiểm tra và phê duyệt tài liệu nội bộ
Tên tài liệu
Quy trình
Hướng dẫn
Biểu mẫu

Biên soạn
Người được giao
Người được giao
Người được giao

Kiểm tra
Giám đốc điều hành
Giám đốc điều hành
Giám đốc điều hành

Phê duyệt
TGĐ
TGĐ

5.6.Kiểm soát tài liệu

Lần ban hành/sửa đổi: 01/00

Trang số 7/ 12


QUY TRèNH KIM SOT TI LIU NI B
MS:

Ngy hiu lc

01/01/2017

Ln sa i

0

Trang/Tng

8 /12

- Du: "xỏc nhn" v chnh sa c úng trờn mu cng c kim soỏt.
- Du: Ti liu c kim soỏt c úng trờn ti liu s dng hin hnh
v/hoc trờn bỡa ti liu cha ti liu s dng hin hnh ca cụng ty
- Du Ti liu ht hn s dng c úng trờn ti liu c, ht hn s dng
v/hay bỡa cha ti liu c ht hn s dng ca cụng ty
- Cỏc n v phi m bo cỏc ti liu ỏp dng cho cỏc hot ng qun lý cht
lng (bao gm c ti liu ni b, bờn ngoi, cỏc tiờu chun..v.v) ti b phn
phi cú du c kim soỏt v luụn cú sn nhng v trớ cn s dng.
- Bn copy cú du mu en l ti liu khụng c kim soỏt.
Mu con du kim soỏt ti liu ti phũng k thut:

Mẫu con dấu sử dụng để kiểm soát tài liệu hệ thống trong
toàn bộ công ty:

5.7.Phõn phi, qun lý ti liu ni b
- Ngi c phõn cụng qun lý ti liu h thng cht lng chung ca cụng ty
cú trỏch nhim lu tr v qun lý bn gc ti liu mi nht, cp nht vo bng
danh mc ti liu h thng cht lng ca cụng ty (.)

Ln ban hnh/sa i: 01/00

Trang s 8/ 12


QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ
MS:

Ngày hiệu lực

01/01/2017

Lần sửa đổi

0

Trang/Tổng

9 /12

- Khi phân phối tài liệu, người phân phối phải cập nhật các thông tin vào Sổ phân
phối tài liệu (……………), yêu cầu người nhận tài liệu của từng phòng ban ký

xác nhận vào.
- Người được phân công quản lý tài liệu ở mỗi phòng ban có trách nhiệm lưu giữ
và quản lý bản gốc tài liệu mới nhất, cập nhật vào danh mục tài liệu hiện hành
của phòng ban mình (…………….) và lưu giữ tại bộ phận, phòng ban của mình.
- Các tài liệu nhân bản trước khi giao cho các bộ phận hoặc cá nhân liên quan
phải được đóng dấu “Tài liệu được kiểm soát”
6.

PHỤ LỤC
1.

:

Danh mục tài liệu hiện hành.

2.

:

Sổ phân phối tài liệu.

3.

:

Bảng danh mục tài liệu hệ thống chất lượng của công ty

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU LỖI THỜI
1. Định nghĩa: Tài liệu lỗi thời tức là những tài liệu mà một phần hay toàn bộ
nội dung của nó không còn giá trị nữa mà nếu sử dụng nhầm sẽ dẫn tới sai lệch

trong quá trình sản xuất, không đáp ứng được các yêu cầu mới của luật pháp
hiện hành hay các yêu cầu của khách hàng (Customers) hay nhà cung cấp
(Vendors).
2. Yêu cầu: Tất cả tài liệu lỗi thời phải được nhận dạng rõ ràng hay cách ly
hoàn toàn với các tài liệu hiện hành khác để tránh nhầm lẫn trong việc sử dụng.
Tất cả các phòng ban chịu trách nhiệm cử ra một người thực hiện công việc
kiểm soát tài liệu của phòng ban mình, bao gồm cả tài liệu hiện hành và tài liệu
lỗi thời. Tài liệu cũ được đóng thành file được cất ở nơi riêng biệt và được bảo
quản cẩn thận.
3. Phương thức kiểm soát:
Lần ban hành/sửa đổi: 01/00

Trang số 9/ 12


QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ
MS:

Ngày hiệu lực

01/01/2017

Lần sửa đổi

0

Trang/Tổng

10 /12

Đối với tài liệu lỗi thời, tiến hành xác định những tài liệu lỗi thời, sau đó đóng
dấu “Tài liệu hết hạn sử dụng” lên tài liệu/bìa chứa tài liệu, đồng thời loại bỏ
tài liệu cũ này ra khỏi hệ thống tài liệu đang sử dụng của công ty. Sau một thời
gian cụ thể các phòng ban tập hợp tài liệu lỗi thời của phòng ban mình và đem
lên cất trong kho tài liệu cũ của công ty để tách biệt hoàn toàn những tài liệu
lỗi thời này và trách tình trạng nhầm lẫn với tài liệu đang sử dụng.

QUY ĐỊNH CẤT GIỮ, BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG HỒ
SƠ CHẤT LƯỢNG
1. Định nghĩa: Hồ sơ chất lượng bao gồm:
- Tài liệu kỹ thuật do khách hàng cung cấp;
- Mẫu duyệt / mẫu chuẩn;
- Bảng màu nguyên phụ liệu;
- Kết quả thử nghiệm nguyên phụ liệu, thành phẩm do khách hàng cung cấp;
- Các kiến nghị của khách hàng;
- Biên bản họp triển khai trước khi vào chuyền;
- Các báo cáo kiểm tra nguyên phụ liệu, phụ kiện;
- Các báo cáo kiểm tra công đoạn cắt
- Báo cáo sản phẩm đầu chuyền;
- Các báo cáo kiểm trên chuyền (Inline), kiểm cuối chuyền (Endline), kiểm sau
là, kiểm thành phẩm (Final);
- Báo cáo liên quan tới chất lượng của nhà thầu phụ như IN, THÊU, GIẶT…
- Các báo cáo liên quan tới an toàn sản phẩm: báo cáo theo dõi kim gãy; báo cáo
dò tìm kim; các hồ sơ bảo dưỡng máy móc thiết bị trong công ty.
2. Nội dung
2.1. Sử dụng hồ sơ chất lượng / Retention of Quality Documents:
- Tài liệu kỹ thuật do khách hàng cung cấp: Bản gốc của tài liệu này do phòng
kỹ thuật của công ty quản lý. Khi chuẩn bị sản xuất một mã hàng thì tài liệu
này sẽ được photo thành nhiều bản chuyển tới các bộ phận sản xuất và kiểm tra
chất lượng liên quan. Tài liệu này phải có sẵn ngay tại nơi làm việc để những

người liên quan có thể dễ dàng tham khảo.
Lần ban hành/sửa đổi: 01/00

Trang số 10/ 12


QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ
MS:

Ngày hiệu lực

01/01/2017

Lần sửa đổi

0

Trang/Tổng

11 /12

- Mẫu duyệt: thông thường thì chỉ có 01 mẫu duyệt do khách hàng cung cấp và
thường phải lưu tại phòng mẫu hay phòng kỹ thuật. Chính vì vậy phòng kỹ
thuật cần phải chuẩn bị những mẫu chuẩn dựa theo mẫu duyệt, kiến nghị của
khách hàng và cung cấp cho các bộ phận liên quan như May; Là; Đóng gói.
- Bảng màu nguyên phụ liệu: thông thường, nhà cung cấp (Vendor) sẽ cung cấp
cho nhà máy 01 bản màu phụ liệu. Dựa vào nguyên phụ liệu của từng mã hàng
nhận được, phòng kỹ thuật có trách nhiệm làm nhiều phiên bản, cung cấp cho
kho nguyên - phụ liệu, xưởng cắt, xưởng may và đóng gói. Bản gốc phải được
lưu tại phòng kỹ thuật.

- Kết quả thử nghiệm nguyên phụ liệu, thành phẩm: tất cả các kết quả thử
nghiệm (test) về nguyên phụ liệu do khách hàng cung cấp sẽ được phòng kỹ
thuật xem xét trước khi đưa vào sản xuất. Các kết quả thử độ co vải sau giặt /
là do phòng kỹ thuật thực hiện phải được thông báo cho bộ phận liên quan như
làm mẫu cứng (patterns), Phòng chất lượng, phòng cắt, bộ phận là … để tham
khảo và sử dụng khi cần thiết.
- Các kiến nghị của khách hàng: sau khi gửi mẫu cho khách hàng duyệt nhà
cung cấp (Vendor) sẽ chuyển cho nhà máy những kiến nghị về mẫu này kèm
theo. Những kiến nghị này phải được xem xét kỹ trong buổi họp triển khai
trước khi vào chuyền và phải được photo thành nhiều bản để giao cho tất cả
các bộ phận và kiến nghị này phải có sẵn tại nơi làm việc để nhân viên liên
quan tham khảo.
- Biên bản họp triển khai trước khi vào chuyền: khi bắt đầu sản xuất, nhà máy
phải tiến hành họp triển khai trước khi vào chuyền theo hướng dẫn. Biên bản
này phải được photo thành nhiều bản rồi chuyển cho tất cả các bộ phận liên
quan. Tại xưởng may, biên bản này phải được treo cùng mẫu chuẩn, tài liệu kỹ
thuật và kiến nghị của khách hàng.
- Các báo cáo kiểm tra nguyên phụ liệu, phụ liệu, phụ kiện: Nhân viên kiểm
tra vải và kiểm tra phụ liệu, phụ kiện sẽ tiến hành kiểm tra theo hướng dẫn.
Mọi biểu mẫu sẽ do trưởng phòng QA cung cấp và khi có sực thay đổi sẽ phải
tuân thủ theo quy trình quản lý tài liệu trên của công ty. Tất cả các thông tin
cần thiết trong báo cáo phải được ghi đầy đủ, chính xác, kịp thời và phải được

Lần ban hành/sửa đổi: 01/00

Trang số 11/ 12


QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ
MS:

Ngày hiệu lực

01/01/2017

Lần sửa đổi

0

Trang/Tổng

12 /12

kiểm tra xác nhận của trưởng bộ phận. Tất cả các báo cáo kiểm tra vải, phụ
liệu, phụ kiện sẽ được lưu tại kho nguyên phụ liệu theo từng mã hàng.
- Các báo cáo kiểm tra công đoạn cắt: Nhân viên kiểm tra công đoạn cắt sẽ
phải dùng những biểu mẫu kiểm tra do phòng quản lý chất lượng cung cấp. Tất
cả các thông tin cần thiết trong báo cáo phải được ghi đầy đủ, chính xác, kịp
thời và phải được kiểm tra xác nhận của trưởng bộ phận. Tất cả các báo cáo sẽ
được lưu xưởng cắt theo từng mã hàng.
2.2.Bảo quản hồ sơ chất lượng / Protection of Quality Documents:
- Hồ sơ liên quan tới chất lượng sẽ do cán bộ quản lý của phòng kỹ thuật, phòng
QA và phòng sản xuất lưu trữ theo từng mã hàng riêng biệt sau khi kết thúc
việc sản xuất một mã hàng. Các tài liệu liên quan được kết hợp lại thành một
bộ hồ sơ hoàn chỉnh (một style), bao gồm bản gốc hay bản copy, bảo đảm đầy
đủ các thông tin về chất lượng của một sản phẩm.
- Hồ sơ chất lượng của một sản phẩm phải được lưu trữ đầy đủ, đồng bộ và bảo
đảm an toàn, tránh thất thoát hay có can thiệp từ bên ngoài. Các tủ lưu hồ sơ
phải được khóa và chỉ có người được phân công trách nhiệm mới có quyền mở
khóa.

- Người không có trách nhiệm không được phép sử dụng các tài liệu liên quan,
không được phép photo copy, không được phép chuyển cho người khác hay
đơn vị khác khi chưa có sự cho phép của người được ủy quyền.
- Người có trách nhiệm gửi các báo cáo chất lượng hay tài liệu liên quan tới chất
lượng phải đảm bảo gửi đúng đối tượng tránh nhầm lẫn; không chuyển, không
cho những người không liên quan xem các tài liệu này.
- Thời hạn lưu trữ hồ sơ chất lượng ít nhất là 5 năm
3.Phụ lục
:
Danh mục hồ sơ
:
Biên bản hủy hồ sơ
TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Lần ban hành/sửa đổi: 01/00

Trang số 12/ 12