Quy trình kiểm soát tài liệu

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Bảng theo dõi sửa đổi
Lần sửa đổi
Vị trí
Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Ghi chú

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Phân phối
TT Đơn vị SL TT Đơn vị SL
1 Giám đốc Sở 1 6 Phòng Quản lý Khoa học 1
2 Phó Giám đốc Sở 2 7 Phòng Quản lý Công nghệ 1
3 Ban ISO 1 8 Phòng Kế hoạch -Tài chính 1
4 Văn phòng Sở 1 9 Phòng Quản lý KH&CN cơ sở 1
5 Thanh tra Sở 1

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN

QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Phê duyệt
Người viết
Phạm Thị Hiền
Chức vụ
Chánh Văn phòng
Ký
Người kiểm tra
Phạm Quốc Chính
Chức vụ Phó Giám đốc Sở Ký
Người duyệt
Nguyễn Văn Vỵ
Chức vụ Giám đốc Sở Ký

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
1. Mục đích
Sở Khoa học và Công nghệ ban hành, duy trì và cải tiến quy trình kiểm
soát tài liệu nhằm:
- Hướng dẫn và quy định trách nhiệm cho việc kiểm soát tài liệu và dữ liệu
được thống nhất để đảm bảo rằng mọi tài liệu cần cho hệ thống quản lý chất
lượng (HT QLCL) dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính nhà nước

của Sở được cập nhật, phổ biến và luôn có sẵn tại nơi tiến hành các hoạt động
để mọi người hiểu rõ và thực hiện theo đúng những yêu cầu của hệ thống.
- Quy định cách thức thống nhất trong việc soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt,
ban hành, phân phối, bổ sung, thay đổi tài liệu và hủy bỏ tài liệu lỗi thời.
- Quy định việc quản lý trên mạng máy tính của HT QLCL dịch vụ hành
chính công và quản lý hành chính nhà nước, quản lý password của mạng máy
tính với mục tiêu cung cấp tài liệu và dữ liệu cho các Phòng, cá nhân có nhu
cầu sử dụng.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
2. Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm và quyền hạn
2.1 Phạm vi áp dụng
- Quy trình này được áp dụng cho hệ thống tài liệu có liên quan đến
HT QLCL dịch vụ hành chính công của Sở Khoa học và Công nghệ theo
tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
Ngoài ra thủ tục này còn quy định sự kiểm soát đối với các tài liệu có
nguồn gốc bên ngoài.
- Tất cả cán bộ chuyên viên Sở Khoa học và Công nghệ có liên quan
đến việc tham gia thiết lập tài liệu của HT QLCL dịch vụ hành chính công
và quản lý hành chính nhà nước có trách nhiệm thực hiện.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN

QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
2.2 Trách nhiệm và quyền hạn
- Cán bộ Ban ISO chịu trách nhiệm thiết lập các tài liệu theo quy định của
tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, bao gồm Sổ tay chất lượng và các quy trình theo
quy định. Kiểm soát, ban hành tất cả các tài liệu trong hệ thống quản lý chất
lượng( HTQLCL).
- Cán bộ các phòng nghiệp vụ thiết lập các quy trình, hướng dẫn công việc
của các phòng.
- Trưởng phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm kiểm tra các thủ tục của phòng
mình thiết lập và phê duyệt các hướng dẫn công việc.
- Giám đốc Sở phê duyệt sổ tay chất lượng và các tài liệu khác của
HTQLCL.
- Đại diện lãnh đạo kiểm tra Sổ tay chất lượng và tất cả các tài liệu trong
hệ thống quản lý chất lượng của Sở (trừ hướng dẫn công việc).

UỶ BAN NHÂN
DÂN TỈNH THÁI
NGUYÊN
SỞ KHOA
HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
3. Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt
3.1 Định nghĩa - Thuật ngữ
Khách hàng: ở đây được hiểu là các cá nhân công dân hoặc tổ chức pháp nhân

(Gọi tắt là Tổ chức và Công dân) có yêu cầu giải quyết hồ sơ hành chính thuộc thẩm
quyền giải quyết của Sở Khoa học và Công nghệ.
Sản phẩm: sản phẩm ở đây được hiểu là kết quả của dịch vụ được thể hiện trên
các loại văn bản do Sở Khoa học và Công nghệ ban hành để giải quyết các yêu cầu về
dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính nhà nước, theo yêu cầu của Tổ chức và
công dân và theo quy định của pháp luật.
- Hồ sơ của khách hàng: là toàn bộ các hồ sơ, giấy tờ liên quan do người yêu cầu
(khách hàng) đưa đến để giải quyết theo thủ tục hành chính quy định. Để phân biệt với
hồ sơ kết quả giải quyết, hồ sơ này được gọi tắt là "hồ sơ yêu cầu".

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
3.2 Các từ viết tắt
- Đại diện lãnh đạo: ĐDLĐ
- Hệ thống quản lý chất lượng: HT QLCL
- Tổ đánh giá chất lượng nội bộ: Tổ ĐGNB
- Cán bộ công chức: CBCC
- Sổ tay chất lượng: STCL
- Quy trình: QT
- Hướng dẫn công việc: HDCV
- Biểu mẫu: BM
- Dich vụ hành chính công: DV HCC
4. Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo
- Điều khoản 4.2.3 của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
- Sổ tay chất lượng: Mục 4.2.3 Kiểm soát tài liệu

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
5. Nội dung
5.1 Quy định chung
5.1.1 Phân cấp hệ thống tài liệu
Tài liệu của HT QLCL dịch vụ hành chính công gồm 4 cấp: Sổ tay chất
lượng; quy trình; Hướng dẫn công việc hay quy định và các biểu mẫu, hồ sơ.
Sổ tay chất lượng: là tài liệu cấp cao nhất trong hệ thống tài liệu, nội dung
gồm chính sách chất lượng, giới thiệu nguồn lực, sơ đồ tổ chức, trách nhiệm
và quyền hạn của các cán bộ chủ chốt, mục đích và nội dung hoạt động cho
từng điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, và các tài liệu hỗ trợ.
Quy trình: là cách thức đã định để thực hiện một hoạt động do Sở Khoa
học và Công nghệ ban hành, được thiết lập theo điều khoản yêu cầu của tiêu
chuẩn ISO 9001: 2008. Trong một điều khoản có thể viết nhiều quy trình.
Hướng dẫn công việc hay quy định: là cách thức đã định để thực hiện một
công việc chuyên môn nhằm thống nhất phương pháp thực hiện.
Biểu mẫu được ban hành cùng với từng cấp tài liệu nêu trên.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01

Ngày BH: 21/9/2009
5.1.2 Các quy định về ký hiệu, định dạng tài liệu
- Ký hiệu của hệ thống tài liệu được quy định như sau:
+ Quy trình: QT- XX- YY
+ Hướng dẫn công việc HDCV- XX- YY
+ Biểu mẫu BM-XX-YY.ZZ
- Quy định về cách ký hiệu tài liệu
- QT: Viết tắt chữ quy trình; XX là tên cơ quan, bộ phận soạn thảo
viết tài liệu; YY là số thể hiện số thứ tự của quy trình hướng dẫn, biểu
mẫu ; ZZ là số thể hiện số thứ tự của biểu mẫu trong quy trình.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Ví dụ:
- QT- TTr - 01: Quy trình thanh tra kiểm tra
- BM - TTr- 01.03: Biểu mẫu số 03 của quy trình số - biên bản làm việc của thanh tra sở
- Định dạng tài liệu:
Tất cả tài liệu phải được soạn thảo trên giấy khổ A4.
Quy định về Font chữ : toàn bộ tài liệu dùng kiểu chữ Times New Roman (Bộ mã Unicode),
cỡ chữ 14.
- Thành phần của một quy trình (dùng kiểu chữ in đậm)
1. Mục đích
2. Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm và quyền hạn
3. Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt
4. Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo

5. Nội dung
6. Hồ sơ lưu
7. Biểu mẫu và phụ lục kèm theo
* Cách đánh số thứ tự các phần trong một thủ tục: đánh số thứ tự theo dãy số tự nhiên: 1 , 2
, 3 (in đậm).

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
Ví dụ: 1 2
1.1 2.1
1.2 2.2
5.1.3 Tài liệu được kiểm soát
- Trang bìa của tài liệu được nhận biết qua tên tài liệu, ký hiệu, lần ban hành,
ngày ban hành, tổng số trang, tổng số biểu mẫu, phòng nhận tài liệu và chữ ký
soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt (trang bìa của STCL không tuân theo quy định này).
Trên trang bìa được đóng dấu treo của Sở thể hiện tài liệu được kiểm soát.
-Tất cả các trang của tài liệu được nhận biết qua tên tài liệu, ký hiệu, lần ban
hành, ngày ban hành, trang/tổng số trang (không áp dụng cho biểu mẫu).
- Ban ISO chịu trách nhiệm cập nhật đầy đủ BM-VP-05.01 (Phiếu kiểm soát danh
sách tài liệu) và lưu giữ sau khi được ĐDLĐ phê duyệt - Phiếu kiểm soát danh sách
tài liệu và toàn bộ bản gốc của hệ thống tài liệu quản lý chất lượng được Ban ISO
lưu giữ cho đến khi có sự thay đổi. Bản gốc là bản phê duyệt gốc bằng mực, không
đóng dấu treo của Sở. Bản gốc được sử dụng để phô tô khi cần thiết.

UỶ BAN NHÂN DÂN

TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
- Tài liệu thuộc HT QLCL dịch vụ hành chính công và quản lý hành chính nhà
nước không được sao chép ở bất kỳ trường hợp nào nếu không được sự chấp thuận
của ĐDLĐ.
- Khi phân phối tài liệu sửa đổi thì Ban ISO có trách nhiệm thu hồi tài liệu cũ để
loại bỏ, trong trường hợp cần lưu trữ bản cũ để tham khảo thì gạch ngang chữ “Đã kiểm
soát” trên tài liệu và đóng dấu “Lỗi thời” vào cạnh chữ “Đã kiểm soát”.
- Trong trường hợp tài liệu cũ bị thất lạc không thu hồi được thì Ban ISO lập
phiếu yêu cầu hành động khắc phục và hành động phòng ngừa nhằm đảm bảo bộ phận
đó không sử dụng tài liệu đã lỗi thời.
- Trong trường hợp tài liệu đang hiện hành bị thất lạc thì Ban ISO kết hợp với bộ
phận đó truy tìm nguyên nhân và lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục và hành động
phòng ngừa nhằm ngăn ngừa không để tái diễn tình trạng thất lạc tài liệu, đồng thời
đảm bảo cho bộ phận đó không sử dụng tài liệu lỗi thời. Sau đó, Ban ISO cấp bổ sung
bản sao tài liệu đó cho bộ phận sử dụng.
- Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được kiểm soát bằng danh sách tài liệu có
nguồn gốc bên ngoài (BM-VP-05.02), và phải được ĐDLĐ phê duyệt. Nếu có sự thay
đổi tài liệu có nguồn gốc bên ngoài, các Trưởng phòng phải có trách nhiệm cập nhật và
thông báo cho Ban ISO để điều chỉnh trình ĐDLĐ phê duyệt bổ sung hay thay đổi.

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
5.1.4 Tài liệu không kiểm soát
- Tài liệu cung cấp cho các cơ quan bên ngoài nhằm mục đích thông
tin không được đóng dấu. Các tài liệu này không được thay thế khi có
thay đổi.
- Các tài liệu không kiểm soát không được cung cấp cho các phòng
hoặc CBCC thực hiện công việc có ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ
hành chính công và quản lý hành chính nhà nước cung ứng cho tổ
chức /công dân.
- Tài liệu không kiểm soát nếu ban hành ngoài phạm vi Sở Khoa học
và Công nghệ phải được sự cho phép của ĐDLĐ

UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
SỞ KHOA HỌC&CN
QUY TRÌNH QT- VP - 05
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Lần ban hành : 01
Ngày BH: 21/9/2009
5.1.5 Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài
- Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài là hệ thống các văn bản quy
phạm pháp luật do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành có liên
quan trực tiếp đến các lĩnh vực quản lý Nhà nước chuyên ngành hay các
quy phạm về kỹ thuật có liên quan đến lĩnh vực quản lý của Sở Khoa học
và Công nghệ.
- Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài có thể là Luật, Nghị định, Quyết
định, Thông tư, Chỉ thị, Quy chế, tiêu chuẩn các loại ...
- Hệ thống tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài không theo quy định về
định dạng cách trình bày (mục 5.1.2 của thủ tục này) như các loại tài liệu

trong hệ thống quản lý chất lượng, nhưng phải được kiểm soát bằng BM-
VP-05.02 (danh sách tài liệu có nguồn gốc bên ngoài).