TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP VIỆT NAM NGHIÊN CỨU ĐIỂN HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỔ TRẦN ANH VÀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
---------o0o---------

CÔNG TRÌNH THAM DỰ CUỘC THI
Sinh viên nghiên cứu khoa học về lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán

TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM - NGHIÊN CỨU ĐIỂN HÌNH
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỔ TRẦN ANH VÀ
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK

Sinh viên :
 Trương Hà Ngân Anh - MSV: 1512210012
 Hoàng Thị Hương Ly - MSV: 1517710086
 Trần Thị Thu Hiền - MSV: 1512230030

Tháng 9 năm 2017


MỤC LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thế giới đang bước vào cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 - kỷ nguyên
công nghệ cao, vạn vật kết nối internet, trí tuệ nhân tạo được ứng dụng vào mọi lĩnh
vực của đời sống. Cùng với đó, xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế
ngày càng sâu rộng đã khiến vai trò của CNTT trong công tác quản lí doanh nghiệp
đặc biệt là công tác kế toán trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một mô hình ứng dụng công

nghệ thông tin vào vào quản lý hoạt động kinh doanh hiện được đánh giá rất cao
trên thế giới. Tại Việt Nam, ngày càng nhiều doanh nghiệp quan tâm và sử dụng
ERP bởi ưu điểm nổi bật của hệ thống này là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học
toàn bộ thông tin của doanh nghiệp. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người
sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp, với một khối
lượng thông tin đầu vào khổng lồ.
Trong hệ thống ERP, hệ thống thông tin kế toán là thành phần cốt lõi. Vậy áp
dụng ERP ảnh hướng như thế nào đến quy trình kế toán? Để công tác kế toán được
hiệu quả thì bộ máy tổ chức của phòng kế toán phải thay đổi ra sao? Nghiên cứu
TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TRONG DOANH
NGHIỆP VIỆT NAM – NGHIÊN CỨU ĐIỂN HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THẾ GIỚI SỔ TRẦN ANH VÀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM
VINAMILK” là một nghiên cứu cần thiết nhằm giúp các công ty, cá nhân quan tâm
có một câu trả lời tổng quan về các câu hỏi trên, từ đó đề xuất một số giải pháp góp
phần đưa ERP đến ngày càng gần hơn với doanh nghiệp Việt Nam.
Để làm rõ sự khác biệt cũng như lợi ích và hạn chế của ERP tới hoạt động kế
toán, nhóm tiến hành nghiên cứu hai doanh nghiệp điển hình là công ty cổ phần thế
giới số Trần Anh và công ty cổ phần sữa Vinamilk. Đây là hai doanh nghiệp lớn đã
áp dụng thành công ERP ở Việt Nam. Qua đó rút ra được nhiều bài học cho các
doanh nghiệp Việt khác trong việc triển khai ERP.


2. Mục tiêu nghiên cứu:

 Nhận diện và phân tích để thấy được sự thay đổi của quy trình và cách tổ
chức bộ máy kế toán sau khi áp dụng ERP.
 Từ việc nghiên cứu thực trạng áp dụng ERP tại 2 doanh nghiệp Việt Nam là
công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh và công ty Cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk
nghiên cứu chỉ rõ các thay đổi thực tế của hoạt động kế toán khi áp dụng ERP, đồng
thời đánh giá lợi ích cũng như hạn chế của hệ thống ERP so với hệ thống cũ.

 Đề xuất một số giải pháp khắc phục những tồn tại khi ứng dụng ERP ở doanh
nghiệp Việt Nam.
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
 Đối tượng nghiên cứu: tác động của ERP đến hoạt động kế toán trong doanh
nghiệp.
 Phạm vi không gian: công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh và công ty Cổ
phần sữa Việt Nam Vinamilk - hai doanh nghiệp lớn đã áp dụng thành công
ERP ở Việt Nam.
 Phạm vi thời gian: Năm 2005 – nay.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu trong đề tài này là phương pháp
nghiên cứu tình huống (case study). Ngoài ra còn kết hợp phương pháp phân tích,
phương pháp tổng hợp và phương pháp so sánh.


CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ERP
1.1.

Khái niệm
Theo giáo trình Thương mại điện tử được viết bởi PGS.TS.NGƯT Nguyễn

Văn Hồng và TS. Nguyễn văn Thoan, ERP – Enterprise Resources Planning (Hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp) được định nghĩa là một khái niệm về việc hoạch định
tổng thể các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. như con người, máy móc, trang
thiết bị, tài sản, các nguồn tài nguyên,…
ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh
nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự
động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt.
1.2. Phân loại ERP
1.2.1. Phân loại hệ thống ERP theo thương hiệu

Một số hệ thống ERP nước ngoài như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics
Axapta, Microsoft Dynamics Navision… được thiết kế theo nhu cầu của các doanh
nghiệp Việt Nam để phù hợp với quy trình và tính pháp lý trong nước. Ở Việt Nam
cũng có những phần mềm ERP phát triển theo hướng thuần Việt như Lạc Việt,
Misa, Fast, Gen Pacific, Asoft, Mankichi… phù hợp với nhiều người dùng Việt
Nam.
1.2.2. Phân loại hệ thống ERP theo quy mô
Một đặc điểm của hệ thống ERP là chi phí khá lớn. Quy mô áp dụng ERP
càng lớn thì doanh nghiệp phải chịu chi phí từ hệ thống ERP càng cao. Trên thế giới
phân ERP thành 3 loại theo quy mô:
A - High - End (dành cho các tập đoàn đa quốc gia): SAP, Oracle
B - Mid - Market (dành cho các công ty doanh thu nhỏ hơn 500 triệu USD):
Solomon, Dynamics, Info, Exact,..
C - Small - Size (dành cho các công ty doanh thu dưới 50 triệu USD)
1.3.

Các phân hệ của ERP
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Mỗi phân hệ

có một chức năng riêng và có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống
ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác
nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP
điển hình có thể như sau: Kế toán (nền tảng của một phần mềm ERP); Mua hàng;
Hàng tồn kho; Sản xuất; Bán hàng; Quản lý nhân sự và tính lương.


Hình 1: Các phân hệ của ERP
*Nguồn:

Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và các mức độ tích hợp
khác nhau giữa các phân hệ. Các công ty Việt Nam thường bắt đầu sử dụng phân hệ
kế toán và bổ sung các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn.
1.4.

Tác động của ERP đến hoạt động kế toán trong doanh nghiệp

1.4.1. Tác động của ERP đến quy trình kế toán
1.4.1.1.

Thu thập dữ liệu

Khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán với ERP, hệ thống chứng từ của
doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng về: nội dung lập - xét duyệt chứng từ; hình thức
của chứng từ (có thể chỉ hiển thị trên màn hình/in ra từ hệ thống), số liên được lập.
Nếu không có ERP, tất cả các chứng từ kế toán sẽ được các bộ phận tập hợp lại rồi
chuyển về cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán hầu như làm việc riêng lẻ và mất
khá nhiều thời gian, công sức để thu gom các chứng từ liên quan từ hợp đồng, hóa
đơn, biên bản, phiếu thu chi rồi nhập vào hệ thống; chưa kể sẽ có thể có sai sót
trong quá trình đó. Với ERP thì, toàn bộ dữ liệu sẽ được xử lý ở các bộ phận khác
và tự động cập nhật sang hệ thống kế toán. Như vậy các bộ phận khác chính là nơi
đưa các dữ liệu đầu vào để theo dõi và xử lý các nghiệp vụ kế toán mà không phải
đi xin, hay nhập lại trừ khi có một vài phát sinh cần phải tạo bút toán thủ công.
Ngoài ra, cấu trúc hệ thống tài khoản được thiết lập linh hoạt hơn, đối tượng
quản lý chi tiết cũng được kiểm soát qua nhiều hệ thống mã khác nhau. Việc tổ chức
thu thập dữ liệu có một số điểm cần chú ý sau:
- Nội dung thu thập: trong môi trường ERP việc thu thập dữ liệu thống nhất
bao gồm cả dữ liệu tài chính và phi tài chính. Dữ liệu tài chính là tất cả các dữ liệu
mà chúng ta có thể có được thông qua các báo cáo tài chính (doanh thu, lợi nhuận,
các khoảng phải thu, phải trả,...) do doanh nghiệp cung cấp. Trong khi đó, dữ liệu

phi tài chính là các yếu tố mà chúng ta có thể có được do:
+ Doanh nghiệp cung cấp: cơ cấu bộ máy nhân sự, bộ phận kiểm soát nội bộ,
trình độ & kinh nghiệm của người quản lý, lĩnh vực hoạt động chủ yếu, thị phần
trên thị trường,…


+ Thông qua các kênh thông tin khác: quan hệ với các tổ chức tín dụng
khác (thu thập từ CIC hay từ chính các tổ chức tín dụng), đánh giá của các đối tác
và khách hàng (thông qua báo đài, các kênh tin tức chuyên môn),... hay từ chính cán
bộ tín dụng (cảm nhận về thiện chí vay tiền và trả nợ của doanh nghiệp,...)
- Cách thức thu thập: ngoài cách thức thu thập thông qua điện thoại, chứng từ,
fax còn có thể sử dụng hỗ trợ của thiết bị như: máy quét mã vạch, trao đổi dữ liệu
điện tử, dữ liệu lấy từ hệ thống khác, chứng từ điện tử.
- Hình thức phản ánh : Các thông tin được phản ánh thông qua hệ thống
chứng từ và các tài khoản kế toán.
1.4.1.2.

Xử lí dữ liệu

Do ERP là một cấu trúc tổng thể gồm nhiều phân hệ nên có một số điểm
khác biệt và thay đổi cơ bản trong quá trình xử lý dữ liệu:
 Khó quan sát dấu vết nghiệp vụ: nếu trong môi trường thủ công, một bút toán
sai có thể được điều chỉnh và để lại dấu vết thì, trong ERP lại rất khó bởi chính tính
cập nhật thông tin tự động của hệ thống, vì vậy kế toán cần vào bút toán điều chỉnh
để có thể kiểm soát. Điều này có nghĩa là, mọi hoạt động điều chỉnh của kế toán đều
được ghi nhận qua hệ thống bao gồm cả nội dung, thời gian và phân hệ điều chỉnh.
 Tính cập nhật cao: ERP có tính chia sẻ dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu chung
nên khi xử lý một dữ liệu của kế toán sẽ ảnh hưởng trong phân hệ kế toán và các
phân hệ khác: mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự…
 Một số chức năng thực hiện tự động: Trong ERP, hệ thống hạch toán kế toán là

kết quả của quá trình xử lý thông tin, vì thế mỗi thao tác nghiệp vụ trong sản xuất
kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán. Cùng với việc quy trình nghiệp
vụ được chia thành nhiều công đoạn, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành
nhiều cặp bút toán khác nhau. Muốn vậy, hệ thống cần được lập trình để tiết kiệm
thời gian đối với những nghiệp vụ thường xuyên, mang tính định kỳ và ít thay đổi.
Thông thường, các bút toán được thực hiện tự động trong hệ thống là: ghi nhận
doanh thu, tự động ghi nhận giá vốn hay thực hiện tự động khấu hao hàng tháng.
 Tác nghiệp hoàn chỉnh: Đối với ERP, hệ thống được thiết kế nhằm quản lý
theo quy trình, thế nên điểm bắt đầu hoạt động của một bộ phận là kết quả của quá


trình xử lý thông tin của bộ phận khác. Sự liên kết của các bộ phận/ phòng ban
trong doanh nghiệp rất chặt chẽ, trách nhiệm công việc cũng được phân chia rõ
ràng.
 Cài đặt một số tính năng kiểm soát: Do đặc thù của ERP gồm nhiều phân hệ
và tính liên kết cao nên một sai sót của một phân hệ cũng ảnh hưởng đến toàn bộ hệ
thống. Vì thế, để đảm bảo kết quả xử lý của kế toán đáng tin cậy, nhiều thủ tục được
thực hiện như: kiểm soát truy cập hệ thống, tổng phát sinh nợ = tổng phát sinh có…
1.4.1.3. Cung cấp thông tin
Với hệ thống ERP, các thông tin kế toán của doanh nghiệp sẽ đi theo một lộ
trình tự động hóa từ lúc nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng và xuất hóa đơn (với
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh). Do đó, thông tin mà quản trị hay nhân viên các
phòng ban cần liên quan đến kế toán đều đến từ một hệ thống thay vì đến rải rác từ
các phòng ban. Thông qua tính tự động hóa và chia sẻ thông tin toàn hệ thống, ERP
giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng; giúp phối hợp với bộ phận
sản xuất, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm; việc
cung cấp thông tin trong nội bộ doanh nghiệp cũng dễ dàng, nhanh chóng hơn và
đặc biệt chính xác hơn so với áp dụng kế toán truyền thống. ERP ảnh hưởng đến
việc cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định trên nhiều mặt:
 Nội dung: Cung cấp thông tin tài chính, phi tài chính thống nhất, đầy đủ, liên

tục.
 Hình thức: Trong hệ thống ERP, do công nghệ mới và quản lý cơ sở dữ liệu
tập trung nên cung cấp thông tin ở nhiều mức độ chi tiết khác nhau. Hệ thống cũng
thực hiện linh hoạt tùy đối tượng và hình thức (in ra giấy/trên màn hình, ở dạng
bảng biểu/biểu đồ), đồng thời có thể truy xuất từ nhiều nơi khác nhau.
 Thời gian: ERP cho phép bất cứ lúc nào cần thông tin đều có thể đáp ứng trên
cơ sở thống nhất về quy trình.
 Đối tượng cung cấp và sử dụng thông tin: Do đặc tính chia sẻ của ERP nên
người nào được cấp phép sử dụng đều có thể cung cấp/truy xuất thông tin dễ dàng.
1.4.1.4. Kiểm soát thông tin
Kiểm soát thông tin được chia thành 2 mảng chính: kiểm soát chung và kiểm
soát ứng dụng, nhằm giúp đồng nghiệp dễ dàng hơn trong công tác kiểm soát.


Kiểm soát chung


Kiểm soát truy cập: Là vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm vì ERP có cơ sở dữ

liệu chung có tính liên kết cao. Vì vậy, toàn bộ dữ liệu của công ty có thể bị ảnh
hưởng khi việc truy cập hệ thống thông tin không được kiểm soát nghiêm ngặt.
 Phân chia chức năng: Cần tách biệt người thiết kế/lập trình và người sử dụng,
người nhập liệu và quản lý dữ liệu theo nhiệm vụ riêng để có thể dễ dàng kiểm soát.
 Kiểm soát lưu trữ: Dựa trên hai yếu tố cơ bản của kiểm soát lưu trữ là thiết bị
lưu trữ và sao lưu dự phòng, doanh nghiệp cần tổ chức kế hoạch về thời gian sao
lưu, phương pháp, trách nhiệm trong quá trình sao lưu.
 Tuân thủ quy trình: Một chức năng sẽ không thực hiện được nếu chức năng
trước đó không được thực hiện. Doanh nghiệp cần có hồ sơ quy trình rõ ràng, cụ
thể, chi tiết và phổ biến đến toàn doanh nghiệp
Kiểm soát ứng dụng

 Kiểm soát nguồn dữ liệu: Cần thực hiện nhiều thủ tục kiểm soát trong từng
ứng dụng: hợp lý, giới hạn, có thực, tuần tự, mặc định, thông báo lỗi, đầy đủ, định
dạng, dung lượng... Hiện nay, nhiều hệ thống ERP đã sử dụng POS-dữ liệu truyền
điện tử để giảm bớt những sai sót cá nhân và đối chiếu kiểm tra giữa các bộ phận.
 Kiểm soát xử lý: Yêu cầu phải có ràng buộc tính toàn vẹn dữ liệu, báo cáo yếu
tố bất thường, kiểm soát xử lý tự động, xem xét quy trình xử lý theo quy định.
 Kiểm soát kết quả xử lý: Đảm bảo kết quả xử lý chính xác, đến đúng đối
tượng. Điều này phụ thuộc vào phân quyền, thiết lập quy định và tăng cường an
ninh mạng.
1.4.2. Tác động đến tổ chức bộ máy kế toán
1.4.2.1. Cơ cấu nhân sự
Tổ chức cơ cấu nhân sự trong phòng kế toán phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức
quản lý của công ty, khối lượng công việc, đặc điểm và định hướng ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác quản lý. Việc ứng dụng ERP có thể đưa ra yêu cầu
mới đối với nhân sự trong bộ máy kế toán. Có 4 trường hợp có thể xảy ra:
Thứ nhất, doanh nghiệp giữ toàn bộ nhân viên cũ và không tuyển nhân viên
mới khi cho rằng nhân viên cũ có thể am hiểu về hoạt động của tổ chức, tuy nhiên,


cần huấn luyện và nâng cao trình độ của nhân viên để thích ứng với môi trường
mới.
Thứ hai, doanh nghiệp giữ toàn bộ nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên
mới. Có thể do công việc phức tạp và nhiều nên phải gia tăng số lượng nhân viên để
đảm bảo quy trình, tiến độ hoàn thành và tính kịp thời của việc cung cấp thông tin.
Thứ ba, doanh nghiệp sa thải một số nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên vì
nhân viên cũ không có đủ năng lực trình độ chuyên môn theo yêu cầu và cũng
không có khả năng cải thiện khi được đào tạo.
Thứ tư, doanh nghiệp sa thải một số nhân viên cũ và không tuyển nhân viên
mới do trong môi trường ERP, thu thập dữ liệu ban đầu chủ yếu là bộ phận khác, kế

toán chỉ tham gia xử lý, cung cấp thông tin và kiểm soát.
Thay đổi văn hóa doanh nghiệp, cách thức làm việc là một vấn đề lớn. Nâng
cao trình độ kiến thức và kỹ năng cũng là thách thức về con người cần sự quan tâm.
1.4.2.2.

Phân chia trách nhiệm

Phân chia trách nhiệm được dựa trên khối lượng, mức độ phức tạp của công
việc, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý. Các phần hành kế toán có thể được xây
dựng theo chu trình kinh doanh. Trong môi trường ERP, một phần hành có thể do
nhiều nhân viên kế toán đảm nhiệm hoặc ngược lại nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm
soát, không trùng lắp, bỏ sót. Mỗi phần hành cần có bảng mô tả công việc về: phạm
vi, trách nhiệm, công việc (thường xuyên và định kỳ), quan hệ, tiêu chuẩn đánh giá.
1.4.2.3.

Phân quyền truy cập

Khi sử dụng ERP, có 3 nhóm chức năng liên quan mật thiết đến phần hành kế
toán là khai báo, nhập liệu và cung cấp thông tin.
 Khai báo: Gồm khai báo thông tin chung và danh mục các đối tượng (nhà
cung cấp, khách hàng, hàng hóa, ngân hàng… ), thường được phân quyền cụ thể
cho từng cá nhân, có thể ảnh hưởng đến các phần hành kế toán và các phân hệ khác.


 Nhập liệu: Gồm nhập số dư và số phát sinh. Với ERP, công việc nhập liệu số
phát sinh của kế toán giảm đáng kể do kế thừa dữ liệu của các phân hệ khác. Một số
dữ liệu cần nhập liệu nhưng có thể một số dữ liệu có sẵn không được quyền sửa đổi.
 Cung cấp thông tin: Đối với từng phần hành kế toán, phân quyền truy cập
được kiểm soát chặt chẽ trên các quyền: xem, thêm, sửa, xóa. Vì thế, ngay bản thân
trong phân hệ kế toán, nếu không được cấp quyền thì phần hành kế toán này không

thể xem được phần hành khác. Tương tự, các phân hệ cũng không thể xem được
thông tin của phân hệ kế toán và ngược lại nếu không được cấp quyền trên hệ
thống.
Ví dụ về phân quyền truy cập cho nhân viên với phần mềm ERP Đám mây (Cloud)
của Teamcrop:

Hình 2: Giao diện của chức năng phân quyền cho nhân viên


Hình 3: Đặt
tên nhóm
quyền và gán
nhân viên vào
nhóm quyền
này (Có thể
gán nhiều
nhân viên
cùng lúc)

Hình 4: Sau khi thêm mới nhóm quyền thành công thì tiến hành phân quyền cho nhân viên
bằng cách Bật / Tắt quyền tương ứng
*Nguồn:


CHƯƠNG 2: NGHIÊN CỨU TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN HOẠT ĐỘNG KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH
VÀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK
2.1.

Tác động của ERP đến hoạt động kế toán tại Công ty cổ phần Thế giới

số Trần Anh

2.1.1. Giới thiệu chung
Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh là công ty có hệ thống Siêu thị Điện
máy – IT có qui mô, chuyên nghiệp tại Việt Nam với các mặt hàng Máy tính, Thiết
bị văn phòng, Điện thoại di động, Điện tử, Điện lạnh, thiết bị gia dụng. Trần Anh
luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện về mọi mặt một cách bền vững
và đáng kinh ngạc so với các công ty kinh doanh cùng lĩnh vực.
Từ năm 2007, Trần Anh đã chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của công ty
Viami Software để thực hiện mục tiêu đổi mới công nghệ ban đầu. Tuy nhiên, sau 4
năm sử dụng, để đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao hơn nữa
khả năng cạnh tranh và mở rộng mạng lưới phân phối, thì vào chiều 14/10/2011,
công ty Hệ thống Thông tin FPT (FPT IS) và công ty CP Thế giới số Trần Anh đã
tiến hành khởi động dự án triển khai hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp
Oracle ERP. Theo thỏa thuận, FPT sẽ triển khai các phân hệ gồm Kế toán tài chính,
Quản lý bán hàng, Quản lý mua hàng, Quản lý kho, Hệ thống báo cáo quản trị cho
Trần Anh với quy mô toàn công ty (cả trụ sở chính, các chi nhánh và siêu thị) trong
thời gian dự kiến là 11 tháng.
2.1.2. Tác động của việc ứng dụng ERP
2.1.2.1. Tác động đến quy trình
 Thu thập dữ liệu:
- Trước khi áp dụng ERP, nhân viên nhập hàng theo từng cửa hàng nhưng lại
không có liên hệ giữa các cửa hàng khác nên việc nắm bắt thông tin về số lượng bán
và hàng tồn kho của các cửa hàng gặp khó khăn.
- Sau khi áp dụng ERP:
+ Khi bộ phận bán hàng nhận được đơn đặt hàng của khách, tiến hành nhập
dữ liệu vào máy tính, thông tin sẽ được tích hợp, chuyển tới bộ phận kế toán. Ngay
sau khi hệ thống xử lý đơn đặt, hệ thống sẽ kiểm tra, đưa ra báo cáo về tình trạng
của kho hàng và chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Hệ thống cũng thông báo cho nhà

cung cấp biết những loại hàng hóa cần cung ứng kịp thời. Mọi dữ liệu liên quan
được hệ thống chuyển qua bộ phận kế toán để tiến hành các nghiệp vụ.
+ Thông tin nhập 1 lần và liên thông chuỗi cửa hàng và chủ động chia sẻ
nguồn hàng giữa các điểm sẽ chia sẻ được hàng hóa của các hệ thống cửa hàng
 Xử lý dữ liệu
- Trước khi áp dụng ERP: Công việc xử lý, phân tích, tính toán dữ liệu được
thực hiện thủ công nên rất phức tạp, mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
- Sau khi áp dụng ERP:
+ Phần mềm hỗ trợ kết xuất dữ liệu báo cáo thuế, báo cáo tài chính sang
phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng Cục thuế để in theo mã vạch. Ứng dụng mã
vạch giúp hợp nhất dữ liệu đơn giản hơn, thông tin hàng hóa chỉ cần nhập một lần.
 Cung cấp thông tin
- Trước khi áp dụng ERP: Báo cáo cung cấp theo ngày nên gặp nhiều khó
khăn khi cung cấp thông tin khi cần thiết, làm công ty có thể bỏ lỡ các cơ hội kinh
doanh. Ngoài ra, do thiếu thông tin về hàng tồn trong kho giữa các cửa hàng nên
Trần Anh thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia
lại thiếu.
-

Sau khi áp dụng ERP: Sử dụng báo cáo online thì có thể xem báo cáo vào bất

cứ lúc nào, ở bất cứ đâu, chỉ cần có Internet để kịp thời đưa ra các quyết định kinh
doanh cần thiết.
 Kiểm soát thông tin: Kiểm soát truy cập chặt chẽ, giới hạn quyền theo nhóm
người sử dụng nhằm giảm thiểu thời gian, thao tác cho cán bộ quản trị.
2.1.2.2.

Tác động đến bộ máy tổ chức

 Cơ cấu nhân sự: Công ty không thay đổi số lượng nhân viên nhưng đưa ra
cải tiến trong tuyển dụng và quản lý nhân sự, chú trọng xây dựng những chính sách
đầu tư để thu hút và phát huy yếu tố chất xám.
 Phân chia trách nhiệm: Không nhân viên nào của công ty phải nghỉ việc
mà mỗi người có thể nhận thêm trách nhiệm mới quan trọng hơn, từ đó tạo động lực
cho sự phát triển công ty
 Phân quyền truy cập: ERP cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền
truy cập chi tiết đến từng chức năng và công việc (đọc/sửa/xóa/tạo mới) cho từng
người sử dụng. Ngoài ra chương trình còn cho phép phân quyền, giới hạn quyền
theo nhóm người sử dụng nhằm giảm thiểu thời gian, thao tác cho cán bộ quản trị.


Chức năng phân quyền truy nhập theo mã đơn vị cơ sở cho người sử dụng hoặc
nhóm người sử dụng nâng cao tính bảo mật dữ liệu giữa các đơn vị. Trong trường
hợp này, chương trình sẽ xét các quyền truy nhập theo mã đơn vị cơ sở trước khi xét
các quyền trong phần phân quyền chi tiết cho người/nhóm người sử dụng.
2.2.

Tác động của ERP đến kế toán tại Công ty cổ phần sữa Việt Nam
Vinamilk

2.2.1. Giới thiệu chung
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk là công ty sản xuất, kinh doanh
sữa, các sản phẩm từ sữa và các thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam.
Công ty là doanh nghiệp hàng đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa, hiện
chiếm lĩnh 50% thị phần trong ngành sữa, đứng đầu ở hầu hết ngành hàng như sữa
nước, sữa bột, sữa chua và sữa đặc. Với quy mô lớn như vậy, Vinamilk đã chọn giải
pháp ERP Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis để phục vụ việc quản lý các
phân hệ chính: tài chính kế toán, quản lý mua sắm, quản lý bán hàng, quản lý sản
xuất và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh.

Hệ thống ERP tại Vinamilk đã được đưa vào sử dụng ERP Oracle chính thức
từ 1/1/2007. Sau đó đến năm 2013 được FPT IS nâng cấp hệ thống quản lý Oracle
phiên bản R11 lên R12 và triển khai thêm hệ thống báo cáo quản trị phục vụ lãnh
đạo (Oracle Business Intelligence Applications).
2.2.2. Tác động của việc ứng dụng ERP
2.2.2.1.

Tác động đến quy trình

 Thu thập, xử lí dữ liệu
-

Trước khi áp dụng ERP ( thông tin được cập nhật thủ công )
+ Trước khi ứng dụng phần mềm ERP, Vinamilk sử dụng công cụ thủ công

Excel để phục vụ vào công tác quản lý, ảnh hướng trực tiếp đến hoạt động của
doanh nghiệp. Các thông tin được thu thập và cập nhật hoàn toàn thủ công.


+ Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu ra hoàn toàn sử dụng Excel thủ
công, gây ảnh hưởng lớn trong ghi chép và hạch toán, máy móc và công nhân chưa
đạt hết công suất. Kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi
phí chưa được đồng bộ, dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng
tồn kho.
-

Sau khi áp dụng ERP ( thông tin cập nhật tự động )
+ Doanh nghiệp mong muốn có một công cụ hỗ trợ nhân viên trong công

việc, cho phép mạng lưới phân phối các sản phẩm của công ty trên cả nước có thể

kết nối thông tin với trung tâm trong cả hai trường hợp online và offline.
+ Hệ thống thông tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu,
công nợ, … của mỗi nhà phân phối. Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm có thể
phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên
kế hoạch xử lý, phân phối hàng chính xác nhất có thể được.
 Cung cấp thông tin
-

Trước khi áp dụng ERP ( thông tin được cung cấp một cách rời rạc, không

đồng nhất ): Áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phòng ban có thể sử
dụng các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần thì người sử dụng phải chuyển dữ
liệu giữa các phòng ban một cách thủ công, dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu
không đồng bộ và khó kiểm soát do các phần mềm không hiểu nhau.
-

Sau khi áp dụng ERP ( thông tin nhanh chóng, đồng đều, chính xác)
+ Thông tin tập trung sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra các xử lý kịp thời cho

việc lập kế hoạch . Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của đại lý được
đáp ứng kịp thời, mang lại sự hài lòng cho khách hàng ở cấp độ tốt nhất.
+ Hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo
(Business Intelligence) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý các kênh phân
phối kết nối trực tuyến vào hệ thống qua chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình
thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft. Riêng các đại lý sử dụng


phần mềm được PPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch. Nhân viên bán
hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhập thông tin.
2.2.2.2.

Tác động đến bộ máy tổ chức

 Cơ cấu nhân sự: Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn
nhân lực vận hành hệ thống bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực
đi đào tạo, huấn luyện.
 Phân chia trách nhiệm: Các nhân viên sẽ tiếp tục thực hiện các công việc
vốn có và các công việc phát sinh từ việc công ty ứng dụng ERP do công ty không
tuyển thêm nhân sự.
 Phân quyền truy cập: Nhân viên phụ trách mảng nào sẽ có quyền truy cập
hệ thống thông tin của mảng đó thay vì truy cập toàn bộ hệ thống, gây ảnh hưởng
thâm chí bị rò rỉ thông tin nội bộ quan trọng.
2.3.

Đánh giá chung

2.3.1. Lợi ích
Nhìn chung, việc sử dụng hệ thống ERP đã cải thiện được những khó khăn,
bất cập của kế toán truyền thống. Việc được cập nhật đồng bộ và trích xuất báo cáo
ở mọi lúc mọi nơi giúp nhà quản trị có thể đưa ra quyết định kịp thời và giành được
nhiều cơ hội kinh doanh. Thông tin giữa các cửa hàng được cập nhật nhanh chóng
và thống nhất nên ko xảy ra tình trạng hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu.
Phần mềm ERP giúp phân tích kinh doanh chi tiết tới từng mặt hàng về lãi
lỗ, hiệu xuất kinh tế, từ đó giảm thiệt hại về chi phí bảo hành do luôn nhập hàng
mới. Tất cả là nhờ ứng dụng này đã tối ưu hóa việc truy cập từ xa, tạo nên cơ sở dữ
liệu khá gọn nhẹ.
Hệ thống giúp công ty kểm soát chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế
toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi
hơn nhiều so với trước đây.

Trong quá trình ứng dụng ERP, doanh nghiệp đã tiến hành đào tạo trình độ
công nghệ thông tin cho nhân viên, xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng. Điều
này giúp doanh nghiệp nắm trong tay nguồn nhân lực có trình độ CNTT cao để
chuẩn bị áp dụng những công nghệ tiên tiến hơn trong tương lai.
2.3.1. Hạn chế

 Thiếu nguồn nhân lực, đặc biệt là nguồn nhân lực chất lượng cao có kiến
thức chuyên môn ERP. Cả 2 doanh nghiệp Trần Anh và Vinamilk đều phải thực hiện
thuê ngoài (FPT IS và Pythis) để thực hiện lắp đặt ERP. Sau đó, cả hai doanh nghiệp
đều phải cử nhân viên đi tập huấn, hơn nữa các nhân viên cũng được giao thêm các
phần công việc phát sinh sau khi công ty áp dụng hệ thống ERP.
 Chi phí lớn: Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống CNTT
tổng cộng 4 triệu đôla Mỹ, một phần lớn là đầu tư cho hệ thống ERP). Khó khăn
này có thể coi là rào cản lớn nhất do các phần mềm ERP đều tiêu tốn nguồn vốn
không nhỏ như có thể thấy trong bảng sau:
Bảng 1: Giá trị trung bình các dự án ERP tại Việt Nam (đơnvị: USD)

Tên PM ERP

Giá trị trung bình

Tên PM ERP

Giá trị trung bình

SAP

400.000 – 1 triệu

Pythis

30.000

Oracle

100.000 – 500.000

Fast

25.000

Scala

7.000 – 200.000

EFFECT

8.000 – 50.000

Exact

50.000 – 100.000

Vietsoft

6.000 – 40.000

AZ

70.000

VIAMI

2.000 – 30.000

* Nguồn: Oracle, trung tâm FPT - ERP, Pythis, Tinh Vân, CMC, Ernst & Young, Exact
Software, AZ Solution, Fast, EFFECT, VIAMI, Vietsoft


CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO VIỆC ỨNG DỤNG ERP
VÀO KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
1. Có kế hoạch ứng dụng và nguồn ngân sách hợp lí
Trước khi triển khai ứng dụng ERP vào hệ thống, doanh nghiệp cần đưa ra kế
hoạch, quy hoạch chi tiết đến tất cả các bên, phòng ban có liên quan.
Trong giai đoạn đầu ứng dụng ERP, doanh nghiệp cần có sự thay đổi hợp lý
trong cơ cấu nhân sự, hệ thống thông tin, trang bị thêm các thiết bị cần thiết, bảo trì
và mở rộng hệ thống cũ. Và doanh nghiệp cần có kế hoạch thực hiện thật chi tiết để
có thể dự trù nguồn ngân sách cho việc triển khai ERP thật hợp lý.
2. Lựa chọn phần mềm ERP phù hơp nhất với doanh nghiệp
Không phải phần mềm ERP nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp, vì lẽ
đó, tìm hiểu và lựa chọn cho doanh nghiệp một phần mềm ERP phù hợp sẽ giúp
doanh nghiệp rút ngắn thời gian đầu ứng dung, tránh xảy ra khó khăn do sự bất
đồng giữa ERP và hệ thống kế toán cũ cũng như tiết kiệm phần nào chi phí.
Nếu là doanh nghiệp có quy mô lớn, tập đoàn đa quốc gia, hệ thống kế toán
và hệ thống thông tin phức tạp, doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm ERP highend (SAP, Oracle). Nếu là công ty thông thường (doanh thu nhỏ hơn 500triệu USD)
thì doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm ERP mid-market như Solomon,
Dynamics, Info, Exact. Là công ty tư nhân, cửa hàng... với doanh thu dưới 50 triệu
USD thì doanh nghiệp nên ứng dụng ERP small-size hoặc tự động thay đổi các phần
mềm ERP khác cho phù hợp với hệ thống kế toán của doanh nghiệp.

3. Thay đổi cơ cấu nhân sự và văn hóa làm việc của doanh nghiệp hợp lí
ERP là hệ thống ứng dụng khá phức tạp và khác biệt so với hệ thống kế toán
thông thường, vì vậy khi triển khai ứng dụng ERP doanh nghiệp cần có sự cơ cấu
lại hệ thống nhân sự hợp lý. Nếu doanh nghiệp giữ nguyên cơ cấu nhân sự thì cần
có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực một cách nhanh chóng, đầy đủ và hiệu quả.


Ngoài ra văn hóa làm việc của tổ chức là rất quan trọng trong việc góp phần
thành công của ERP. Nếu các nhân viên chống lại sự thay đổi và xem việc giới thiệu
các phương pháp hình thức như một phương tiện giao trách nhiệm, họ sẽ có cảm
nhận tiêu cực về công nghệ mới. Để thay đổi suy nghĩ đó, có 2 yếu tố mà quản lí
doanh nghiệp cần quan tâm hàng đầu đó là quản lí hỗ trợ và đào tạo thích hợp.
4. Tham khảo ý kiến khách quan của khách hàng đã và đang sử dụng ERP
Đây là điều vô cùng quan trọng mà trước khi ứng dựng ERP bất kì doanh
nghiệp nào cũng nên thực hiện. Khi quyết định ứng dụng ERP, doanh nghiệp sẽ rơi
vào cảm nhận chủ quan thấy giải pháp ERP nào cũng hay và rất có khả năng không
phải là sự thật khi ứng dụng thực tế vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp đặc biệt nên tham khảo các thông tin về sự thành công của sản
phẩm áp dụng cho các khách hàng có quy mô lớn và lĩnh vực hoạt động tương tự
như doanh nghiệp. Các sản phẩm thương hiệu tốt, đã áp dụng thành công ở nhiều
khách hàng sẽ có khả năng thành công cao.
5. Lưu ý những thay đổi trong hệ thống kế toán
Chi phí đầu tư cho một gói phần mềm hoàn chỉnh lên đến 15 triệu USD nên
doanh nghiệp chỉ nên mua một số phân hệ cần thiết cho nhu cầu của doanh nghiệp.
Khi ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam, có một số điểm đáng lưu
ý là sự khác biệt giữa hệ thống kế toán Việt Nam với hệ thống ERP, việc quản lí hệ
thống chứng từ cũng sẽ rắc rối hơn vì hệ thống thuế Việt Nam khác với hệ thống
thuế thế giới. Vậy nên khi ứng dụng ERP, doanh nghiệp vẫn cần có hệ thống quản lí
thuế riêng, điều này làm phức tạp thêm việc quản lí kế toán của doanh nghiệp.

KẾT LUẬN
Nhờ những tác động tích cực của ERP (Enterprise Resource Planning - Hệ
thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đến quy trình kế toán nói riêng và hệ
thống quản lí doanh nghiệp nói chung, ERP ngày càng trở thành công cụ đắc lực
giúp nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác
nghiệp của nhân viên. Thế nhưng, hiểu rõ và đúng về những tác động của ERP là
một điều cần thiết và căn bản hỗ trợ cho quá trình ứng dụng.
Để đáp ứng một phần nhu cầu muốn tìm hiểu về tác động của ERP đối với kế
toán, nhóm chúng em đã cùng nhau nghiên cứu về đề tài này thông qua việc phân
tích tác động của ERP đối với quy trình và hệ thống kế toán của hai doanh nghiệp
Việt Nam là Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk và Công ty cổ phần thế giới
số Trần Anh. Khi ứng dụng ERP, hệ thống thông tin của doanh nghiệp sẽ được tự
động hóa, với tốc độ nhanh và chính xác hơn nhiều so với kế toán truyền thống, quá
trình xử lí thông tin cũng được rút ngắn dưới dự kiểm soát thông tin nghiêm ngặt
hơn. Hơn nữa, ERP cũng có tác động đến cơ cấu nhân sự và sự phân chia trách
nhiệm của các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán. Bên cạnh tác động tích cực,
ERP lại gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc thu thập đủ chứng từ, hay trong
việc kiểm soát thông tin khi mà thông tin doanh nghiệp được truy cập bởi nhiều
phòng ban khác nhau.
Nhìn chung, sự tác động của ERP đến tổ chức kế toán là cao. Thế nhưng, đối
với mỗi doanh nghiệp, quy mô ứng dụng, ngành hàng,.. khác nhau thì tác động của
ERP đến hệ thống kế toán của doanh nghiệp sẽ khác nhau. Để tăng cường những tác
động tích cực mà ERP đem lại đối với hệ thống thông tin kế toán, doanh nghiệp cần
xây dựng quy trình kế toán và bộ máy kế toán phù hợp trên cơ sở kế toán cùng tham
gia vào toàn bộ quá trình ứng dụng ERP từ giai đoạn phân tích đến đánh giá hệ
thống.
Do điều kiện khó khăn trong việc tiếp cận thông tin của doanh nghiệp và hạn
chế về mặt thời gian nên bài nghiên cứu không thể tránh khỏi những thiếu sót,
chúng em rất mong nhận được sự góp ý và bổ sung của thầy cô.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Aernoudts, R.H.R.M., Boom, van der, T., Vosselman, E.G.J.and Pijl, van
der, G.J. (05 August 2005.), “Management Accounting Change and ERP, an
Assessment of Research Aernoudts”, Erasmus School of Economics.
2. Asustosh Deshmukh (2006), Digital accounting - The effects of the
internet and ERP on accounting, USA.
3. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường
Đại Học Kinh Tế TPHCM (2008), Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học
hóa, NXB Lao Động - Xã Hội.
4. PGS.TS.NGƯT Nguyễn Văn Hồng, TS. Nguyễn văn Thoan (2013), Giáo
trình thương mại điện tử căn bản, NXB Bách Khoa - Hà Nội.