Silde bài giảng môn Kỹ năng tác phong làm việc chuyên nghiệp: Phan 2 KN lam viec chuyen nghiep

1/8/2018

MÔN HỌC:

TÁC PHONG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP

CHUẨN BỊ BẮT ĐẦU LÀM VIỆC TRONG MÔI
TRƯỜNG MỚI

Soạn thảo: Ths. Huỳnh Hạnh Phúc

Nội dung môn học
• Buổi 1: Chuẩn bị bắt đầu làm việc trong môi trường mới.
• Buổi 2: Hướng dẫn cách thức xử lý các tình huống mâu thuẫn phát
sinh trong quá trình làm việc.
• Buổi 3: Thực hành báo cáo dự án và cho lời khuyên về toàn bộ tác
phong, kỹ năng, thái độ của học viên trong quá trình làm việc.

1


1/8/2018

Nội dung phần 1
1. Giới thiệu các kiến thức, kỹ năng mềm cần phải
chuẩn bị đối với 1 nhân viên mới
2. Chuẩn bị cho công việc mới
3. Chuẩn bị cho tuần làm việc đầu tiên

HOẠT ĐỘNG CÁ NHÂN
• Bạn hãy trả lời câu hỏi sau:

▫ Lý do vì sao công ty cần phải thuê bạn?
 Kiến thức
 Kỹ năng
 Thái độ

2


1/8/2018

Kiến thức, kỹ năng mềm cần thiết
 Kiến thức chuyên môn vững vàng
 Tinh thần làm việc cao
 Thái độ tích cực
 Kỹ năng giao tiếp tốt

Kiến thức, kỹ năng mềm cần thiết
 Kỹ năng quản lý thời gian
 Kỹ năng phân tích và giải quyết
vấn đề
 Có tinh thần đồng đội
 Tự tin

3


1/8/2018

Kiến thức, kỹ năng mềm cần thiết
 Khả năng quản lý cảm xúc

 Khả năng chấp nhận và học hỏi từ
những lời phê bình
 Linh hoạt, có khả năng thích nghi
nhanh chóng
 Làm việc tốt dưới áp lực

Chuẩn bị cho công việc mới
Tìm hiểu rõ về công việc mình sắp
phải đảm nhận
Tìm hiểu rõ về công ty và bộ phận
mình sẽ làm việc
Chủ động tìm kiếm thông tin, xây
dựng quan hệ

4


1/8/2018

Chuẩn bị cho tuần làm việc đầu tiên
• Chuẩn bị sẵn sàng: tinh thần, trang phục, vệ sinh…
• KHÔNG được đi làm muộn
• NÊN làm quen và lịch sự với lễ tân và phòng hành chính
nhân sự
• Tự tin và vui vẻ khi gặp sếp mới – chú ý bắt tay
NHƯNG đừng tỏ ra tự tin thái quá hay tỏ vẻ tự mãn

Chuẩn bị cho tuần làm việc đầu tiên
• Hãy CƯỜI THẬT NHIỀU để tạo ấn tượng đầu tiên tốt
đẹp với mọi người

• Nên hỏi và nhớ tên của mọi người (nên ghi chú lại)
• HÃY nói “Xin chào” và hỏi thăm mọi người bạn gặp
• TRÁNH nói nhiều về bản thân, NÊN hỏi nhiều hơn

5


1/8/2018

Chuẩn bị cho tuần làm việc đầu tiên
• HÃY để đôi tai bạn làm việc thật nhiều
• Nhanh chóng xây dựng mối quan hệ mới
• Tìm hiểu về SẾP
• ĐỪNG tỏ ra khó gần và thích ở 1 mình
• HÃY tỏ ra luôn hào hứng và tràn đầy năng lượng

6


1/8/2018

Chuẩn bị cho tuần làm việc đầu tiên
• Điều chỉnh cảm xúc, đừng quá lo lắng
• Đừng để “lỡ mồm” hay nói xấu ai đó
• HÃY đi ăn trưa (ăn tối) cùng đồng nghiệp mới
• Pha trà và cà phê cho mọi người
• Hãy chào tạm biệt mọi người trước khi ra về

MÔN HỌC:

TÁC PHONG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP

Hướng dẫn cách thức xử lý các công việc phát
sinh trong quá trình làm việc tại công ty.

Soạn thảo: Ths. Huỳnh Hạnh Phúc

7


1/8/2018

Nội dung phần 2
1. Giải quyết vấn đề khi làm việc nhóm
2. Giải quyết vấn đề khi lập kế hoạch và quản lý
công việc được giao
 Lập danh sách công việc cần làm
 Quản lý thời gian
 Cách từ chối việc phát sinh đột ngột
 Cách xử lý nhiều việc cùng 1 lúc

8


1/8/2018

2 NHÓM HÃY THẢO LUẬN VÀ TỔNG HỢP NHỮNG KHÓ
KHĂN, MÂU THUẪN NÀO ĐÃ / THƯỜNG PHÁT SINH KHI
BẠN LÀM VIỆC NHÓM TRONG THỜI GIAN CÁC BẠN LÀM
DỰ ÁN NÀY HOẶC TRONG KHI CÁC BẠN ĐI HỌC

Những lỗi thường mắc phải và cách khắc phục
1. Đối xử với mọi người theo cách
“trăm người như một”
Bị mọi người xem là giả tạo, khó

1.  Đối xử với thành viên
trong nhóm theo tính cách
cá nhân của họ

tin tưởng được

2. Tự cảm thấy mọi người không
“hợp” với mình
Không tìm ai để san sẻ các vấn

2.  Hãy để mọi người biết
bạn có thể chia sẻ và giúp
đỡ họ

đề
Căng thẳng
9


1/8/2018

Hãy nhớ:
Hãy đối xử với người khác theo cách
mà bạn muốn họ đối xử với bạn

Những lỗi thường mắc phải và cách khắc phục
3. Có tâm lý tự làm mọi việc vì cho
rằng có nhờ cũng không ai giúp
Thờ ơ, không hứng thú với công
việc của cả nhóm, bị cô lập

4. Ngại chia sẻ quan điểm bản thân

 Bị cho là không có khả năng, vô
dụng

3.  Chủ động tham gia vào toàn
bộ công việc của nhóm. Tránh
thụ động, đứng ngoài. Tình
nguyện làm việc cùng mọi
người
4.  Hãy chia sẻ quan điểm, kinh
nghiệm và hiểu biết của bạn
“ĐÚNG LÚC, ĐÚNG CHỖ”

10


1/8/2018

Những lỗi thường mắc phải
5. Quá nhiệt tình, thể hiện quá
mức

5.  Điềm tĩnh, tránh nói quá
nhiều

 Hãy kiên nhẫn và cân nhắc

 Bị cho là kiêu căng, thích
chứng tỏ bản thân

kỹ những gì bạn muốn làm
6.  Tìm cách sáng tạo và đổi mới

6. Thường làm phức tạp hóa vấn
đề để chứng tỏ năng lực
 Bị mọi người có ác cảm

 Thúc đẩy sự khác biệt
 Cố gắng tìm ra giải pháp,
tránh tranh luận quá nhiều

Những lỗi thường mắc phải
7. Quá chú ý đến lỗi của đồng nghiệp

7.  Chấp nhận lỗi của

Bị cho là hay để bụng, thù dai,

người khác với thái độ

hẹp hòi

8. Chỉ nghĩ đến lợi ích của bản
thân

hòa nhã

8.

Hãy quan tâm đến những
gì nhóm bạn quan tâm

 Làm việc không nhiệt tình

11


1/8/2018

Hãy nhớ:
Một người hy sinh vì mọi
người

12


1/8/2018

Danh sách các việc cần làm

1 quyển sổ ghi
chú

Danh sách việc
tổng hợp theo
dự án

Mô tả công việc
cụ thể phải làm,
thời gian hoàn
thành

Danh sách việc
cụ thể

Nên làm danh
sách vào cuối
tuần và cuối
ngày hôm trước

Danh sách các việc cần làm

Có thứ tự ưu
tiên

Vị trí đặt các đầu
công việc (ở trên
hay ở dưới)

Nên ưu tiên việc
quan trọng và
chú ý việc khẩn

cấp

Mức độ quan
trọng và khẩn
cấp

Gạch bỏ những
việc đã hoàn
thành

13


1/8/2018

Quản lý thời gian
“Chần chừ là kẻ cướp thời gian” – Edward Young
Chú ý những việc có thời hạn trong danh sách
việc cần làm
Hãy nói “KHÔNG” khi bị giao quá nhiều việc
việc phát sinh
Hãy giải thích lý do từ chối ngay sau khi nói
Không – ĐỪNG nói XIN LỖI

TEAM ROLE
• Các bạn hãy đóng 1 đoạn kịch nhỏ (5-7 phút) về 1 nhân viên mới bị sếp và
đồng nghiệp giao cho quá nhiều việc phải xử lý trong những ngày đầu đi
làm ở 1 công ty mới.
• Nhân viên này sẽ phải tìm cách chấp nhận hay từ chối các công việc được
giao mà không làm mất lòng ai và cũng không nhận hết việc về mình. Chú

ý đến việc phân cấp độ công việc quan trọng, khẩn cấp
▫ Vai chính: nhân viên mới (1)
▫ Sếp trực tiếp (1)
▫ Sếp tổng (1)
▫ Đồng nghiệp (2-3)

14


1/8/2018

MỘT VÀI CÁCH TỪ CHỐI VIỆC PHÁT SINH
ĐỘT NGỘT
• Thực sự tôi không thể đảm nhận thêm nhiệm vụ này. Tôi còn
một đống việc phải hoàn thành đúng hạn
• Vì còn nhiều việc phải hoàn thành, nên tôi nghĩ hiện tại mình
không phải là người phù hợp nhất cho nhiệm vụ này. Anh nên
chọn anh A hay chị B xem sao
• Tôi e là sẽ phải mất khá lâu tôi mới làm được việc này, vì tôi
còn nhiều việc khác gấp hơn

MỘT VÀI CÁCH TỪ CHỐI VIỆC PHÁT SINH
ĐỘT NGỘT
• Tôi rất muốn giúp anh nhưng tôi phải hoàn thành công việc
dang dở này trước ngày mai đã. Anh thấy đó, nó gấp lắm rồi
• Rủi nếu tôi làm việc này thì dự án sếp giao tôi đang làm dở
dang sẽ trễ mất.
• Được, nhưng mà tháng tới tôi mới bắt đầu việc này được.
Tháng này tôi chẳng còn chút thời gian rảnh rỗi nào cả.

15


1/8/2018

Làm nhiều việc một lúc
Những lầm tưởng phổ biến
Làm nhiều việc một lúc sẽ đạt hiệu quả cao
trong công việc
Làm nhiều việc một lúc thể hiện tôi quản
lý thời gian tốt
Làm nhiều việc một lúc giúp tôi hoàn
thành tất cả nhiệm vụ được giao

Làm nhiều việc một lúc
Cách khắc phục

Nên dành sự
tập trung cho
một việc

Đánh giá mức
độ khẩn cấp
và quan trọng
của việc phát
sinh

Nói đồng
nghiệp chờ để
bạn ghi chú lại

việc đang làm
dở

Tập trung lắng
nghe, ghi chú
lại trên giấy và
đưa ra danh
sách làm việc

16


1/8/2018

MÔN HỌC:

TÁC PHONG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP

Buổi 3: Hướng dẫn cách thức xử lý các tình huống

mâu thuẫn phát sinh trong quá trình làm việc.

Soạn thảo: Ths. Huỳnh Hạnh Phúc

Nội dung buổi 3
1. Tổ chức buổi họp hiệu quả
2. Giải quyết áp lực – căng thẳng
3. Đối phó với những chiêu trò công sở

17

1/8/2018

2 NHÓM HÃY THẢO LUẬN VÀ TỔNG HỢP NHỮNG KHÓ
KHĂN, MÂU THUẪN NÀO ĐÃ PHÁT SINH TRONG
NHỮNG BUỔI HỌP CÁC BẠN ĐÃ LÀM HOẶC TRONG
NHỮNG CUỘC HỌP XẢY RA TRONG THỜI GIAN CÁC BẠN
ĐI HỌC

18


1/8/2018

Đặt mục
tiêu cho
cuộc họp

Sử dụng
thời gian
họp hiệu
quả

Xử lý
vấn đề
phát
sinh
trong
cuộc họp

Những
công
việc sau
buổi họp

Hãy trả lời những câu hỏi sau để đặt mục tiêu cuộc họp:
• Bạn muốn thông qua một quyết định?
• Bạn muốn tổng hợp và đóng góp ý kiến?
• Bạn muốn báo cáo tiến độ?
• Bạn muốn thông báo hay truyền tải một thông điệp?
• Bạn muốn lập kế hoạch?
Khi phiên họp kết thúc, tôi muốn những người tham dự sẽ…

19


1/8/2018

Họp đúng giờ, ngắn gọn
Bắt đầu họp bằng mục tiêu chính
Yêu cầu mọi người đóng góp xoay quanh mục
tiêu chính
Đưa ra chương trình họp cụ thể

• Ưu tiên – Điều gì cần phải được bàn thảo?
• Kết quả – Điều gì cần phải hoàn thành và quyết định?
• Người tham dự – ai cần phải tham dự để cuộc họp thành công?
• Trình tự – Bạn sẽ trình bày các chủ đề chính theo thứ tự nào?
• Thời gian – Mỗi chủ đề sẽ tốn bao nhiêu thời gian?

• Ngày và giờ họp – Hội nghị sẽ diễn ra khi nào?
• Nơi chốn – Cuộc họp sẽ diễn ra ở đâu?

20


1/8/2018

Hạn chế người quá áp đảo trong cuộc họp
Khuyến khích người khác đóng góp
Cuối mỗi chủ đề chính, cần tóm tắt đã đạt được gì
Lưu ý ngôn ngữ và cử chỉ của mọi người trong khi họp
Ghi chú những nhiệm vụ đã được giao và người phụ trách, hạn
chót…

Điều chỉnh, xem lại và gửi bảng báo cáo tổng kết
cuộc họp (meeting minute)

Đánh giá hiệu quả cuộc họp

Nếu muốn nhận phản hồi sau cuộc họp, đưa ra yêu
cầu và thời gian cụ thể

21


1/8/2018

1. Thay đổi lối sống
▫ Tập thể dục thường xuyên

▫ Ăn uống lành mạnh
▫ Hạn chế đồ uống có cồn
▫ Không hút thuốc
▫ Tập yoga, thiền…

2.Sắp xếp lại công việc
3.Cân bằng cuộc sống và công việc

22


1/8/2018

Cân bằng cuộc sống và công việc
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Gia đình
7. Sức khỏe
Công việc
8. Ăn uống
Giải trí
9. Vệ sinh
Thể dục
10.Ngủ nghỉ
Những việc cần làm 11. Lãng mạn

hiện tại
12.…
Những việc cần làm
tương lai

23


1/8/2018

Cách chơi
• Đọc và cho điểm những câu sau
• Với mỗi câu trả lời:
▫ Hoàn toàn không:

1 điểm

▫ Không hẳn:

2 điểm

▫ Đúng:

3 điểm

▫ Rất đúng:

4 điểm

▫ Hoàn toàn đúng:

5 điểm

Cân bằng cuộc sống và công việc
1. Tôi thấy tôi có quá ít thời gian rảnh rỗi cho gia đình và bạn bè
2. Tôi thấy phiền khi gia đình và bạn bè nghĩ tôi nghiện công việc
3. Tôi như phải hy sinh bản thân mỗi ngày vì công việc
4. Chồng/vợ/người yêu/con cái dường như nghĩ tôi kết hôn với công
việc
5. Có quá nhiều thứ tôi muốn làm như không đủ sức để làm
6. Tôi liên tục hối hận về những việc tôi không có thời gian để làm

24


1/8/2018

Cân bằng cuộc sống và công việc
7. Tôi cảm thấy cuộc đời tôi lãng phí quá nhiều thời gian để làm
những việc PHẢI LÀM, chứ không phải những việc tôi MUỐN
LÀM
8. Tôi nằm trên giường nghĩ về công việc, ngủ chập chờn và thường
mơ mình đang làm việc/ở nơi làm việc

9. Tôi cảm thấy khó xả hơi và chẳng làm gì cả, thậm chí tôi đang
trong kỳ nghỉ
10.Tôi không có đủ thời gian để tập thể dục, ăn uống khoa học và
giữ cơ thể khỏe mạnh

Cân bằng cuộc sống và công việc

11. Từng giây, từng phút, mỗi ngày tôi đều phải làm việc, tôi không
có chút thời gian rảnh rỗi nào
12.Tôi không thể nhớ lần cuối tôi “lãng phí” cả một ngày không làm
gì cả mà chỉ xả hơi là khi nào
13.Tôi cảm thấy mệt mỏi, kiệt quệ và không thể cống hiến toàn bộ
con người mình cho bất cứ phần nào trong cuộc sống
14.Nhà cửa/giấy tờ/xe hơi/chó mèo…tất cả thật là lộn xộn. Tôi
không thể kiểm soát mọi thứ
15. Tôi cảm thấy mình như bị “giam cầm” trong công việc mỗi ngày.
Tôi muốn được tự do!!!

25