Hoạt động tác nghiệp tại công ty TNHH yokogawa việt nam

HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH YOKOGAWA VIỆT
NAM
I. Giới thiệu công ty và hoạt động tác nghiệp
Công ty TNHH Yokogawa Việt nam là một doanh nghiệp 100% vốn nước
ngoài mới được thành lập ở Việt Nam gần 3 năm. Hình thức kinh doanh của công
ty là nhập khẩu và phân phối các sản phẩm tự động hóa mang thương hiệu
Yokgoawa cho các khách hàng tại Việt Nam. Tuy không phải là doanh nghiệp sản
xuất, nhưng hoạt động của công ty cũng có những tác nghiệp nhất định, mà trong
khuôn khổ một bài luận, tôi xin phép được trình bày về tác nghiệp trong quá trình
nhập hàng và bán hàng, từ khi bắt đầu nhận được đơn đặt hàng của khách hàng
cho tới khi thu được tiền của đơn hàng đó.
Quy trình tác nghiệp được thể hiện như sau:
Nhân viên bán hàng (Sale), sau khi ký được hợp đồng với khách hàng, sẽ
gửi Đơn đặt hàng của khách hàng (gọi tắt là CO) và các thông tin liên quan đến
bộ phận xử lý đơn hàng (gọi tắt là bộ phận OPD). Đồng thời, nhân viên bán hàng
đó cung cấp các báo giá của người bán để bộ phận xử lý đơn hàng tiến hàng đặt
hàng. Bộ phận xử lý đơn hàng, khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, sẽ
dùng phần mềm để cập nhật các thông tin đó và gửi lại cho bộ phận bán hàng bản
xác nhận đặt hàng. Đồng thời, cũng tạo một đơn đặt hàng trong hệ thống, rồi gửi
đơn đặt hàng của công ty cho người bán hàng nước ngoài (gọi là PO). Bộ phận xử
lý đơn hàng là người liên lạc chính, giữ mối liên hệ với nhà cung cấp và cập nhật
tình trạng hàng hóa, giá cả, và thời hạn giao hàng. Khi nhà cung cấp thông báo
hàng đã xuất cảng người bán, bộ phận xử lý đơn hàng chuyển toàn bộ thông tin về
lô hàng (từ CO, đến PO) cho bộ phận hậu cần, để bộ phận hậu cần chuẩn bị giấy
tờ làm thủ tục nhận hàng. Hàng về đến kho, bộ phận hậu cần có trách nhiệm tiếp
tục cập nhật thông tin “Hàng đã nhận” (gọi tắt là PO receipt) trong phần mềm.
Đồng thời, bộ phận hậu cần cũng liên lạc với bộ phận sale để chuyển hàng và hóa
đơn cho khách hàng. Quá trình chuyển hàng đó (gọi là Delivery) và chuyển hóa


đơn (Invoice) cũng được tiếp tục làm trong hệ thống phần mềm quản lý đơn hàng.

Bộ phận kế toán, sau khi nhận được hóa đơn của người bán hàng và hóa đơn của
công ty xuất ra cho khách hàng sẽ phải kiểm tra đối chiếu với từng CO, PO để ghi
nhận doanh thu, chi phí và chịu trách nhiệm đòi tiền. Như vậy một chu kỳ của
một đơn đặt hàng kết thúc khi lô hàng đã được thu tiền.
Với số lượng đặt hàng nhiều, hiện nay tại văn phòng OPD của công ty
Yokogawa Việt Nam cũng trang bị các tủ tài liệu, trong đó có từng ngăn tài liệu
được đánh dấu thể hiện tình trạng của một đơn hàng. Ví dụ như nếu đơn hàng đó
đang trong quá trình xử lý trên phần mềm, chưa được chính thức đặt hàng phía
nhà cung cấp, toàn bộ giấy tờ sẽ được đặt ở ngăn tài liệu CO. Hay khi hàng đã
được nhà cung cấp chấp nhận, trong thời hạn chờ gia công sản xuất, toàn bộ giấy
tờ của lô hàng đó sẽ được đặt ở ngăn tù tài liệu PO. Tương tự, các tủ tài liệu cũng
được chia và đánh dấu cho tình hình thực hiện của một đơn hàng khi hàng về đến
kho (PO receipt), hàng đã được giao (Delivery) hay hàng đã được xuất hóa đơn
(Invoice.). Toàn bộ các ngăn tủ đều ở trạng thái mở, giúp cho người thực hiện và
nhà quản lý có thể nhìn qua ước lượng số đơn hàng đang được xử lý, đông thơiừ
thuận tiện cho việc kiểm tra, xem xét. Khi thu được tiền của khách hàng, bộ phận
kế toán sẽ đóng dấu Kết thúc (finish) vào toàn bộ giấy tờ của lô hàng đó và lưu
trữ trong kho. Quá trình tác nghiệp trên được thể hiện bằng sơ đồ sau.
Nhận đơn đặt
hàng của khách
hàng, kiểm tra
thông tin về
tình trạng công
nợ với bộ phận
kế toán

Bộ phận Sale gửi
bản hợp đồng hoặc
đơn đặt hàng cho bộ
phận xử lý đơn

hàng (OPD)
Đơn đặt hàng
của KH

Sale nhận các báo giá và lập
Phiếu đề nghị mua hàng - Phải
đưa lý do nếu không lựa chọn báo
giá rẻ nhất. Sau đó chuyển Phiếu
mua hàng và Báo giá cho bộ phận
OPD, ghi rõ nhà cung cấp được
chọn
Báo giá
Phiếu đề nghị
mua hàng


Bộ phận bán hàng

Bộ phận OPD tạo file về đơn
hàng của khách hàng (CO) và
xác nhận số đơn đặt hàng cho
Sale để thông báo cho KH

Bộ phận OPD tạo Đơn đặt hàng (PO)
của công ty, sau đó gửi PO tới nhà cung
cấp. Cùng lúc đó gửi một bản copy cho
sale và bộ phận kế toán

Xác nhận đơn
đặt hàng (CO)

Báo giá, phiếu
đề nghị mua

Đơn đặt hàng
của KH

Đơn đặt hàng của
Yokogawa

Sau khi gửi PO cho nhà cung cấp, bộ phận OPD chịu
trách nhiệm liên lạc với nhà cung cấp và quản lý về thời
gian nhận hàng. Khi nhà cung cấp thông báo về hàng
được giao, toàn bộ thông tin được chuyển sang bộ phận
hậu cần

Bộ phận xử lý đơn hàng

Đơn đặt hàng của
khách hàng CO
Đơn đặt hàng của
Yokogawa PO

Liên lạc với nhà vận
chuyển, làm thủ tục
kê khai hải quan và
nhận hàng.về kho
của công ty

Tạo file hàng đã nhận (PO receipt), file giao

hàng (delivery) để chuyển hàng từ kho đi và
hóa đơn (Invoice) khi đòi tiền của khách hàng.
Sau khi gửi hóa đơn invoice, chuyển toàn bộ
file cho kế toán
Hàng nhận(PO
receipt)

Bộ phận hậu cần

Thông tin về địa điểm giao
hàng, thời gian, cảng nhập
khẩu

Giao hàng
(Delivery)

Hóa đơn cho khách
hàng (Invoice)

Invoice

Invoice

Invoice

Invoice


Bộ phận kế toán
Nhận được hóa đơn

của nhà cung cấp,
nhận
được vậy,
hóa đơn
Như
một
bán hàng cho khách
hàng

đơn hàng

Đối chiếu với PO, CO, Ghi nhận doanh thu
và chi phí. Quản lý công nợ phải thu và
được phải
bắttrả.
đầu
ở file
nơivàxuất
nhu
Đóng
lưu trữphát
toàn bộ
đơn cầu,
hàng khi nhận được tiền của khách hàng

là sự thỏa

thuận của nhân viên bán hàng và khách hàng, qua quá trình thu nhận thông tin,
đơn bán hàng
giao tiếp với bên cung cấp hàng hóa, đơnHóahàng

đó được nhập về công ty và hàng
Hóa đơn mua hàng

nhà cung
hóa được phân phối cho khách hàng. Bộ phận kếcủatoán
làcấpnơi cuối cùng lưu giữ

toàn bộ chứng từ, phục vụ cho việc ghi chép hệ thống báo cáo và kiểm toán. Tất
cả những nghiệp vụ tác nghiệp trên hỗ trợ cho bộ phận bán hàng phục vụ cho
chiến lược bán hàng của công ty là giao hàng nhanh và phát triển dịch vụ cho
khách hàng,
II. Ưu nhược điểm của quy trình hoạt động tác nghiệp đối với công tác quản
lý:
Về mặt thực tế, quy trình tác nghiệp trên đã được thực hiện tại công ty gần
được 3 năm. Với số lượng đơn hàng chưa nhiều, quy trình tác nghiệp trên được
xem xét là tạm ổn và vẫn được thực hiện cho đến nay. Ưu điểm của quá trình tác
nghiệp trên là công việc được thực hiện rõ ràng và liên tiếp. Khi cần tra cứu về
thông tin một đơn hàng, từ số của CO trong hệ thống phần mềm, nhân viên có thể
kiểm tra xem đơn hàng đó đang ở trong tình trạng như thế nào. Trong trường hợp
nếu nhân viên OPD đã làm PO để gửi cho nhà cung cấp mà hàng vẫn chưa nhận
được, thì tình trạng của đơn hàng được thể hiện trên phần mềm máy tính sẽ là PO.
Nếu hàng đã được nhận và được cập nhật trong phần mềm, nhân viên sẽ thấy tình
trạng là PORP (PO ceceived). Tương tự, hàng đã được giao mà chưa xuất hóa
đơn, đơn hàng sẽ đánh dấu là “DEV”,….Đồng thời, ngoài việc kiểm tra trên hệ
thống, nhân viên cũng có thể xem xét các đơn hàng thực tế được lưu trong từng


ngăn tủ với từng tình trạng hiện tại. Ví dụ như, với ngăn tủ “PO”, nhân viên có thể
kiểm tra được có bao nhiêu đơn hàng đã được đặt hàng. Hoặc nhà quản lý, chỉ cần
nhìn qua các ngăn đựng file tài liệu, có thể có những đánh giá nhất định và điều

chỉnh tác nghiệp một cách phù hợp. Trong trường hợp, ngăn đựng file “PO
Receipt” có quá nhiều file, câu hỏi sẽ được đặt ra là tại sao hàng nhập về nhiều
như vậy mà vẫn chưa giao cho khách hàng, việc tồn hàng trong kho sẽ ảnh hưởng
đến diện tích sử dụng kho trước hết, nhưng quan trọng hơn là chưa giao hàng cho
khách để thu tiền. Trường hợp khác, file “PO” quá nhiều trong khi “PO receipt”
lại quá ít, các nhà quản lý cũng phải xem xét về thời hạn giao hàng của nhà cung
cấp hoặc có gì bất thường trong việc nhập khẩu và kê khai hàng hóa tại cửa khẩu
hay không. Thông thường, khi hàng hóa được giao cho khách hàng cũng là lúc
xuất hóa đơn để thu tiền khách hàng. Nếu ngăn tủ đựng file “Delivery” nhiều mà
file “Invoice” ít, các nhà quản lý sẽ kiểm tra được xem nhân viên có sai sót hoặc
thiếu hóa đơn cho khách hàng không.
Tuy nhiên, quy trình tác nghiệp trên cũng có một số nhược điểm nhất định,
đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp nhận được rất nhiều đơn hàng. Quy trình
tác nghiệp trên đòi hỏi người nhân viên phải làm một cách chính xác trên hệ
thống, song song với việc lưu giữ file trong các ngăn tủ đồng thời trong một lúc.
Với một chút sơ ý để nhầm lẫm, có thể người nhân viên sẽ quên không đặt hàng
hoặc có thể không theo dõi kịp về mặt thời gian của từng đơn hàng khi hàng hóa
chuẩn bị giao tại cảng người bán. Nhân viên bộ phận hậu cần và nhân viên OPD
còn khá bị động về thông tin giao hàng vì họ phải phụ thuộc vào thông tin của
người bán. Trường hợp người bán có sai sót trong việc đưa thông tin về thời hạn
giao hàng, nhân viên các bộ phận OPD và hậu cần chưa có hệ thống báo hiệu về
việc thời hạn giao hàng. Khi một nhà quản lý cần biết khỏang thời gian nhận
hàng, sẽ mất thời gian để nhân viên OPD kiểm tra lại từng đơn hàng và kiểm tra
lại xác nhận của nhà cung cấp. Hơn nữa, vấn đề bố trí công việc cũng gây khó
khăn cho nhà quản lý trong trường hợp một nhân viên của bộ phận xử lý đơn hàng
nghỉ phép hay nghỉ ốm. Thực tế cho thấy rằng có những đơn hàng đang được xử


lý, nếu nhân viên trực tiếp làm nghỉ đột xuất, có thể người thay thế sẽ tạo thêm
một PO nữa để gửi sang nhà cung cấp và có thể dẫn đến sự hiểu lầm đặt hàng.

Nhược điểm thứ 3 là sự hiểu biết của nhân viên OPD. Vì những sản phẩm của
công ty Yokogawa là những thiết bị tự động hóa, nên chúng có những thông số kỹ
thuật riêng. Dưới đây là hai sản phẩm khác nhau trong cùng một dòng sản phẩm
thiết bị đo áp suất: “Differential Pressure Transmitter”
Model 1: EJA 110A – DMS4B – 22DC/FF1/D4/K1
Ouput model: 01 Linear
Operation mode: 01 Normal
Range: 0 to 2000MMH2O
Scale-1: 0 to 100% Feature: Linear
Model 2: EJA 110A – DMS4B – 92DA/FF1/D4/K1
Ouput model: 01 Linear
Operation mode: 01 Normal
Range: 0 to 2000MMH2O
Scale-1: 0 to 100% Feature: Linear
Với hai sản phẩm gần giống hệt nhau, nếu nhân viên không cẩn thận sẽ có thể đặt
nhầm sản phẩm này với sản phẩm kia, gây tốn kém và ảnh hưởng uy tín của công
ty với khách hàng. Ngoài ra, một nhược điểm nữa là quy trình hoàn toàn phụ
thuộc vào phần mềm xử lý đơn hàng. Đã có trường hợp phần mềm bị lỗi, nên
nhân viên không thể tiến hành đặt hàng được và nhiều khi cũng không thể kiểm
tra được tình trạng đơn hàng khi có yêu cầu
III. Kiến nghị để quy trình được tốt hơn.
Với các nhược điểm trên, những kiến nghị sau để cho quy trình cải thiện tốt hơn
+ Khuyến khích nhân viên tạo tác phong làm việc cẩn thận, ngay sau khi tạo một
CO, hay PO, hay PO receipt,…phải in chứng từ ngay và lưu vào đúng chỗ quy
định.


+ Nên có một bảng tổng hợp các thông tin về số CO, PO, ngày dự kiến nhận hàng,
ngày dự kiến giao hàng để cho nhân viên OPD và hậu cần cũng như bộ phận quản
lý có thể chủ động được thời gian nhận và cung cấp hàng hóa khi liên kết với các

nhân viên Sale, người bán hàng,….
+ Đào tạo về kỹ thuật cho nhân viên xử lý đơn hàng để tránh nhầm lẫn khi làm
đơn đặt hàng. Đồng thời khi nhân viên OPD gửi thông tin xác nhận cho nhân viên
Sale, cũng nên kiểm tra chéo để phát hiện ra lỗi sai nếu có
+ Nên luân chuyển công việc giữa nhân viên xử lý đơn hàng và nhân viên hậu
cần, trong trường hợp một người nghỉ phép, những người còn lại cũng có khả
năng tiếp tục xử lý đơn hàng
+ Luôn nâng cấp và kiểm tra phần mềm xử lý đơn hàng, tránh tình trạng phụ
thuộc hoàn toàn vào nó bằng cách in ấn, lưu giữ giấy tờ, thông tin một cách đầy
đủ và đúng đắn.
IV. Lãng phí nào trong hoạt động tác nghiệp trên theo mô hình LEAN? Loại
bỏ bằng cách nào?
Lean về cơ bản là nguyên tắc kinh doanh được xây dựng tuân thủ theo
những tín hiệu nhu cầu của khách hàng và loại bỏ sự lãng phí ở bất kỳ điểm nào
trong việc cung ứng. Nó mô tả phương thức kinh doanh làm rút ngắn thời gian để
chu kỳ sản xuất kinh doanh có chất lựợng tốt nhất, chi phí thấp nhấp, trong khi đó
vẫn nâng cao hiệu quả và an toàn lao động.
Trong chu trình tác nghiệp trên, theo ý kiến của tôi, các bộ phận kết hợp với
nhau khá tốt. Hệ thống có sử dụng phương pháp JIT, các bước tuần tự công việc
rất đều đặn và nhịp nhàng. Việc lưu giữ tài liệu cũng hợp lý và linh hoạt, tạo sự
thuận lợi trong công việc giữa các bộ phận. Tuy nhiên có một lãng phí về mặt
thao tác của phòng kế toán. Khi phòng kế toán nhận được hóa đơn, nhân viên
phòng kế toán khá mất thời gian cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và giấy tờ.
Với từng đơn hàng, nhân viên kế toán sẽ khó và mất thời gian để khớp số liệu về
chi phí cho đúng đơn hàng đó, vì số hóa đơn phòng kế toán nhận được không chỉ


hóa đơn của nhà cung cấp, mà cả những hóa đơn chi phí vận chuyển, kê khai hải
quan, các chi phí khác khi làm thủ tục nhận hàng.
Tôi cũng đã tham khảo mô hình công ty Yokogawa của Singapore về các

hoạt động tác nghiệp trên. Và công ty Yokogawa Singapore đã loại bỏ được lãng
phí đó bằng cách cải tiến phần mềm đặt hàng. Khi số liệu được cập nhật bởi các
nhân viên xử lý đơn hàng, nhân viên hậu cần, tòan bộ số liệu sẽ được hiện ra trên
báo cáo của kế toán. Người làm phòng kế toán chỉ lấy những số liệu đó để thực
hiện báo cáo của mình. Các hóa đơn chứng từ cũng sẽ được lưu giữ tại bộ phận
hậu cần, một bản được duyệt sẽ chuyển lên phòng kế toán với các số hiệu riêng,
và phòng kế toán sẽ tập hợp chúng lại để theo dõi thu tiền và chuyển tiền và có
trách nhiệm thông báo số dư phải thu cho nhân viên Sale và khách hàng. Các báo
cáo doanh thu, chi phí sẽ tự động được tính toán và in ra từ phòng hậu cần.
Yokogawa Việt nam dù sao vẫn là một công ty còn non trẻ tại thị trường
Việt nam. Với số lượng đơn hàng nhiều và trình độ kỹ thuật và lao động ngày
càng phát triển, việc loại bỏ các lãng phí trên sẽ hết sức cần thiết và chắc chắn sẽ
được thực hiện trong một tương lai gần đây.