Hoạt dộng theo dõi chấm công tacij công ty CP tư vấn xây dựng hà nội

HOẠT DỘNG THEO DÕI CHẤM CÔNG TACIJ CÔNG TY CP TƯ
VẤN XÂY DỰNG HÀ NỘI

1. Thông tin cơ bản về doanh nghiệp: Công ty cổ phần tư vấn đầu tư
xây dựng Hà Nội, có trụ sở chính đặt tại: D10 Giảng Võ - Ba Đình - Hà Nội.
1.1. Lĩnh vực kinh doanh:
+ Xây dựng, sửa chữa các công trình dân dụng, công trình kỹ thuật hạ
tầng khu đô thị và khu công nghiệp, các công trình cấp thoát nước và xử lý môi
trường.
+ Thiết kế quy hoạch khu đô thị, khu công nghiệp
+ Thiết kế kết cấu công trình dân dụng và công nghiệp
+ Giám sát thi công xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp.
+ Tư vấn lập hồ sơ dự thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu
+ Quản lý các công trình xây dựng
+ Sản xuất, mua bán máy móc thiết bị xây dựng, vật liệu xây dựng
1.2. Quy mô doanh nghiệp
- Bộ phận quản lý hành chính: 35 người
- Kỹ sư: 78 người
- Công nhân: 150 người.
1.3. Hoạt động tác nghiệp "theo dõi và chấm công lao động"


Một trong các hoạt động tác nghiệp thông thường nhất của Công ty cổ
phần tư vấn đầu tư xây dựng Hà Nội là “theo dõi và chấm công lao động".
Công ty tư vấn đầu tư xây dựng Hà nội có 3 Phòng, bao gồm: Phòng Tổ
chức, hành chính; Phòng Kế hoạch kinh doanh; Phòng Tài chính kế toán và các
Đội. Các Phòng trong công ty luôn có sự liên kết chặt chẽ với nhau trong mọi
hoạt động tác nghiệp. Cụ thể là đối với hoạt động tác nghiệp “theo dõi và chấm
công lao động": Phòng Tổ chức hành chính có nhiệm vụ theo dõi nhân sự,
Phòng Kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ phân công lao động phù hợp với từng
nhiệm vụ cụ thể, Phòng Tài chính, kế toán có nhiệm vụ tính lương và trả lương

cho người lao động.
1.4. Quy trình các bước công việc đang được thực hiện hiện nay của
công ty đối với việc theo dõi và chấm công lao động:
a- Phạm vi áp dụng: Tất cả lao động có tên trong danh sách nhân sự của
Công ty.
b- Mục tiêu thực hiện: Việc theo dõi và chấm công lao động nhằm mục
tiêu thực hiện nghiêm túc nội quy hoạt động của công ty, khuyến khích tăng
năng suất lao động đồng thời đảm bảo tốt nghĩa vụ và quyền lợi của người lao
động trong Công ty.
c- Các chỉ số kết quả: Bảng chấm công chi tiết theo ngày kèm theo khối
lượng công việc thực hiện hàng ngày. Căn cứ vào thông tin này, Phòng Tài chính
kế toán tính lương tháng cụ thể cho từng lao động.
d- Quy trình thực hiện:


- Đối với lao động làm công tác quản lý tại văn phòng công ty: Bao gồm
Ban lãnh đạo, lao động của các phòng Tổ chức, hành chính; Tài chính, kế toán:
+ Tại các phòng đều có Bảng chấm công cho từng cá nhân do Trưởng
Phòng quản lý. Bảng chấm công thể hiện chi tiết đối với từng cá nhân bao gồm:
Có đến văn phòng không? Đi đúng giờ không? Trường hợp đi muộn thì muộn
bao lâu? Trường hợp nghỉ phải ghi đầy đủ là nghỉ nửa ngày hay cả ngày? Có
phép hay không?
+ Vào ngày cuối cùng của tháng, Trưởng các Phòng ký vào bảng chấm
công và gửi cho Phòng Tài chính-Kế toán.
- Đối với lao động làm việc tại công trường: gồm các Đội công nhân cùng
các kỹ sư làm việc trực tiếp tại công trường:
+ Vào đầu hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch công tác, nhu cầu lao động cụ
thể do Phòng Kế hoạch Kinh doanh đề xuất, Phòng Tổ chức - hành chính gửi
danh sách kỹ sư và công nhân dự kiến của từng Đội làm việc tại công trường
cho Phòng Tài chính kế toán theo dõi.

+ Đội trưởng các Đội có trách nhiệm chấm công cho các lao động của Đội
mình. Cuối tháng Bảng chấm công của Đội kèm theo Sổ nhật ký công việc của
tháng sẽ được chuyển cho Phòng Tài chính- Kế toán để tính lương.
- Riêng đối lao động của Phòng Kế hoạch Kinh doanh do đặc thù công
việc hay phải di chuyển theo công trình nên tuỳ theo từng công việc cụ thể của
từng người có thể được chấm công tại văn phòng công ty hoặc chấm công theo
các đội công nhân tại công trường.


- Căn cứ vào bảng chấm công của các Phòng và các Đội, căn cứ vào
nguyên tắc tính công được quy định tại công ty, Phòng Kế toán – Tài chính tính
công và tiền lương cho lao động của công ty theo từng tháng.
- Vào ngày mùng 5 của tháng tiếp theo, Bảng tiền lương sẽ được lãnh đạo
công ty phê duyệt.
e. Những bất cập và nhược điểm của quy trình:
- Đối với việc theo dõi chấm công cho những lao động tại văn phòng công
ty chủ yếu là thực hiện theo cách thủ công. Trưởng Phòng là người theo dõi và
đánh dấu trực tiếp trên bảng chấm công. Cách thức chấm công này đôi khi
không đảm bảo tính khách quan và công bằng giữa các Phòng.
- Việc kiểm soát giờ lao động đối với các kỹ sư chưa được chặt chẽ.
- Mất nhiều thời gian và nhiều lao động liên quan tới việc theo dõi và
chấm công lao động.
- Việc theo dõi chấm công đối với các lao động quản lý thường xuyên có
mặt tại văn phòng theo cách thực như trên mới giải quyết được vấn đề quản lý
về mặt thời gian của người lao động. Tuy nhiên, nếu chỉ căn cứ vào thời gian lao
động mà tính tiền công thì chưa thực sự hợp lý. Việc trả công trả lương cần phải
dựa trên cả kết quả công việc thực sự hoàn thành hoặc các ý tưởng kinh doanh
được công nhận trong tháng. Nếu kết hợp được cả yếu tố này thì mới tạo ra được
yếu tố khuyến khích người lao động sử dụng hiệu quả hơn những giờ làm việc
tại công ty.

f. Các đề xuất nhằm cải thiện quy trình:


* Nhằm giảm bớt số người liên quan tới theo dõi chấm công tại văn
phòng Công ty, đề xuất việc lắp đặt hệ thống kiểm soát ra, vào công ty. Các lao
động là nhân sự các phòng được phát thẻ ra vào. Như vậy, việc theo dõi giờ lao
động tại văn phòng sẽ được thống kê chi tiết đối với từng lao động.
- Ưu điểm của đề xuất này là:
+ Đảm bảo tính khách quan.
+ Giảm bớt công việc theo dõi chấm công cho các Trưởng phòng.
- Nhược điểm: Đề xuất này chỉ áp dụng được với số ít lao động tại Văn
phòng công ty. Số lao động công nhân của các Đội và bộ phận lao động của
Phòng Kế hoạch Kinh doanh vẫn phải thực hiện theo dõi chấm công theo
phương pháp Bảng chấm công truyền thống.
* Đối với lao động của Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: để khuyến khích
hiệu quả lao động và năng suất lao động nên thực hiện việc tính lương theo sản
phẩm. Tuy nhiên, khi lập kế hoạch kinh doanh, Phòng Kế hoạch Kinh doanh cần
lập chi tiết công việc cụ thể của từng người ứng với lượng thời gian phù hợp.
Đề bài 2. Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh
nghiệp, theo anh/chị, doanh nghiệp hiện có những loại lãng phí nào trong 7
loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN? loại bỏ những loại lãng phí
đó bằng cách nào?
Bài làm
Hiện nay, việc lãng phí chi phí trong các doanh nghiệp vẫn còn phổ biến.
Đối với các nhà quản lý lãng phí luôn luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu.


Giảm thiểu được lãng phí sẽ góp phần giảm chi phí, rút ngắn tiến độ sản xuất,
thi công… Điều này đồng nghĩa với tăng lợi nhuận cho công ty.
Về lý thuyết phương thức sản xuất LEAN nhằm mục tiêu loại bỏ hoàn

toàn các lãng phí trong quá trình sản xuất, xây dựng được một quy trình sản xuất
tối ưu. Theo mô hình LEAN có 7 loại lãng phí.
Vận dụng vào thực tế tại Công ty xây dựng và phát triển nhà Hà Nội, hiện
nay còn tồn tại những loại lãng phí như sau:
+ Đợi chờ
+ Sản phẩm hỏng
+ Vận chuyển
+ Thao tác
1. Đợi chờ: Có thể nói đợi chờ là lãng phí lớn nhất trong ngành xây dựng
nói chung và đối với Công ty xây dựng và phát triển Hà Nội nói riêng.
- Nguyên nhân của lãng phí:
+ Thời gian chờ đợi thủ tục hành chính.
+ Thay đổi bổ sung thiết kế của công trình.
+ Gặp phải sự cố trong quá trình thi công.
+ Thiên tai, lũ lụt gây ảnh hưởng đến tiến độ công trình. Đây là nguyên
nhân khách quan. Tuy nhiên, trong thực tế vẫn có thể giảm thiểu được lãng phí
này.
- Hậu quả của lãng phí gây ra:


+ Tăng chi phí máy móc thiết bị thi công.
+ Tăng tiền thuê kho bãi, nhà xưởng cho công trình.
+ Tăng tiền lương cho cán bộ quản lý, công nhân chờ việc.
+ Thời gian thi công bị kéo dài.
- Cách giải quyết:
+ Đối với từng nghiệp vụ trong nội bộ công ty ví dụ như quy trình theo
dõi chấm công lao động, quy trình phê duyệt kế hoạch công tác tuần, tháng, quy
trình đàm phán, ký kết hợp đồng thi công.... cần phải có các quy trình chuẩn để
thực hiện, nhằm giảm bớt thời gian và đơn giản các thủ tục thực hiện.
+ Khảo sát kỹ địa chất; khảo sát các tác động, ảnh hưởng của khu vực

xung quanh trước khi thi công công trình.
+ Khi thiết kế kỹ thuật cần đưa ra nhiều phương án để lựa chọn tránh việc
phải thay đổi bổ sung thiết kế.
+ Với những công trình có thời gian thi công ngắn cần lựa chọn thời điểm
khởi công để tránh mùa mưa bão. Đối với những phần việc ngoài trời như đổ bê
tông mái bằng, sơn bề mặt ngoài công trình cần phải theo dõi dự báo thời tiết để
tránh gặp phải trời mưa làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình.
2.2. Sản phẩm hỏng:
- Nguyên nhân lãng phí:
+ Do công nhân thi công ẩu.
+ Nguyên vật liệu kém chất lượng và không đúng chủng loại.
+ Công nhân không xem kỹ bản vẽ thiết kế trước khi thi công.


+ Thiết kế không rõ ràng, chi tiết.
- Hậu quả của lãng phí:
+ Lãng phí lớn về nguyên vật liệu.
+ Lãng phí chi phí nhân công.
+ Lãng phí máy móc thi công.
- Cách giải quyết:
+ Tăng cường giám sát kỹ thuật thi công với mục đích kiểm soát công
nhân thực hiện đúng theo thiết kế, tránh sao nhãng dẫn đến sai sót hoặc nhầm
lẫn trong quá trình thi công.
+ Tăng cường giám sát chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu đưa vào
công trình tránh việc sử dụng các nguyên liệu kém phẩm chất hoặc không đúng
thông số kỹ thuật.
+ Đối với bản thiết kế cần phải rõ ràng, chi tiết giúp cho người thực hiện
dễ hiểu, dễ thực hiện.
+ Cán bộ kỹ thuật cần phải nghiên cứu kỹ bản vẽ trước khi triển khai thực
hiện tránh việc xây dựng sai thiết kế.

+ Đào tạo, tuyển chọn công nhân có tay nghề cao nhằm tạo ra sản phẩm
đạt yêu cầu trong khoảng thời gian hợp lý.
2.3. Vận chuyển:
- Nguyên nhân lãng phí:


+ Do bố trí tổng mặt bằng thi công không khoa học dẫn đến mất thời gian
để di chuyển máy móc thiết bị, nguyên vật liệu thi công giữa các công đoạn khác
nhau.
+ Kế hoạch thực hiện các công đoạn đôi khi chưa khoa học nên phải di
chuyển máy móc nhiều lần, vận chuyển vật tư với khối lượng nhỏ lẻ.
- Hậu quả của lãng phí:
+ Thiệt hại về nhiên liệu động lực.
+ Thiệt hại về nhân công.
+ Chậm tiến độ thi công.
- Cách giải quyết:
+ Bố trí tổng mặt bằng thi công cho phù hợp (đặc biệt phải bố trí mặt
bằng thi công chi tiết cho từng phân đoạn thi công).
+ Rút kinh nghiệm từ các công trình tương tự đã thực hiện trước đó để có
kế hoạch chi tiết, hợp lý về cung cấp vật liệu và khối lượng công việc phát sinh.
2.4. Thao tác:
- Nguyên nhân lãng phí:
+ Trình độ chuyên môn của công nhân thấp. Khi thực hiện bất cứ một
hoạt động nào cũng cần mất nhiều thời gian hơn thậm chí không thực hiện được
đối với những công việc phức tạp.
+ Máy móc thiết bị sử dụng không hiệu quả. Khi lập kế hoạch thực hiện
cần thu xếp, tính toán để khai thác tối đa công suất của một loại máy móc cụ thể


nào đó. Tránh trường hợp điều động một máy ủi đến công trường mà chỉ khai

thác 3-4 giờ làm việc trong một ngày nhưng lại kéo dài tới cả tuần.
+ Nguyên vật liệu sử dụng bừa bãi. Bản thân những công nhân lao động
trực tiếp do cảm thấy tiện lợi cho cá nhân hoặc do cẩu thả trong công việc sử
dụng nguyên vật liệu không theo thứ tự, chưa hết phần này đã lấy vật liệu từ
phần khác dẫn đến lộn xộn, bừa bãi.
- Hậu quả lãng phí:
+ Lãng phí về thời gian.
+ Lãng phí về nguyên vật liệu.
+ Lãng phí về nhiên liệu khi sử dụng máy móc thiết bị.
- Cách khắc phục:
+ Đào tạo cho công nhân có tay nghề cao. Với đội ngũ công nhân lành
nghề, thời gian thực hiện công trình sẽ được rút ngắn mà vẫn đảm bảo kỹ thuật.
+ Đánh giá đúng năng lực và trình độ chuyên môn của công nhân để phân
công công việc phù hợp với trình độ chuyên môn của họ.
+ Thuyết minh hướng dẫn quy trình thi công cho toàn thể cán bộ công
nhân viên công ty nhằm tiết kiệm thời gian và bảo đảm an toàn lao động.
Thực tế cho thấy, các loại lãng phí trên luôn tồn tại trên các công trình xây
dựng. Việc tính toán thiết kế chi tiết chính xác kết hợp với việc làm tốt công tác
chuẩn bị thi công, triển khai tổ chức thi công khoa học sẽ làm giảm thiểu đáng
kể các loại lãng phí, dẫn đến tiết kiệm chi phí chung cho công trình và làm tăng
hiệu quả kinh tế cho xã hội. Tuy nhiên, do đặc thù ngành xây dựng rất phức tạp


nên chỉ có thể làm giảm thiểu mà không thể loại bỏ hoàn toàn những loại lãng
phí này.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.
1/ Tài liệu tham khảo môn học Quản trị sản xuất và tác nghiệp trên địa chỉ

2/ Báo cáo thường niên năm 2007, 2008 của Công ty cổ phần tư vấn đầu tư

xây dựng Hà Nội.