Mô tả qui trình quản lý chất lượng dự án CÔNG TY cổ PHẦN 36

MÔ TẢ QUI TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN CÔNG TY
CỔ PHẦN 36
Sự thay đổi nhanh chóng của các yếu tố kinh tế-xã hội, khoa học, công
nghệ và gia tăng cạnh tranh toàn cầu đòi hỏi các tổ chức cũng như cá nhân phải
có chiến lược hoạt động tối ưu, để tồn tại và phát triển vững chắc. Trong các
doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh nói chung và các doanh nghiệp xây
dựng nói riêng, mỗi doanh nghiệp đều có kế hoạch tăng năng xuất lao động, đảm
bảo chất lượng sản phẩm làm thỏa mãn một cách tốt nhất yêu cầu của khách
hàng. Việc loại bỏ những lãng phí, tiết kiệm chi phí, để giảm giá thành sản
phẩm, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường sẽ giúp doanh nghiệp
đạt được thành công trong bối cảnh nền kinh tế cạnh tranh toàn cầu.
Công ty cổ phần - 36 là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Thành
An, được thành lập năm 1986. Chức năng chính là: Sản xuất kinh
doanh tổng hợp; Đầu tư dự án xây lắp ; Xây dựng công trình...
Công ty có 6 phòng chức năng, 3 xí nghiệp, 2 chi nhánh và 4 đội trực thuộc.
Doanh thu năm 2008 (tính riêng cho lĩnh vực xây dựng) là 500 tỷ VNĐ, 100 %
số công trình đạt chất lượng trong đó có 83 % số công trình đạt chất lượng tốt
và khá, 11% số công trình đạt chất lượng cao do Bộ Xây dựng thẩm định và tặng
Bằng khen. Để có được kết quả trên đơn vị đã xây dựng chiến lược về hoạt
động tác nghiệp, có Hệ thống Quản lý chất lượng Theo TCVN ISO 9001: 2000 .
Là cán bộ đang làm việc trong doanh nghiệp hoạt động về lĩnh vực xây
dựng, sử dụng các kiến thức đã học được qua bài giảng của thầy giáo, thảo luận
nhóm, làm các bài tập tình huống trên lớp, kết hợp với nghiên cứu tài liệu cùng
kinh nghiệm hoạt động trong thực tiễn, em xin trả lời các câu hỏi như sau:
I - Trả lời câu hỏi 1 :
Các hoạt động trong sản xuất và kinh doanh của đơn vị hoạt động Quản lý
chất lượng dự án là tác nghiệp thông thường nhất.


1 - Mô tả qui trình Quản lý chất lượng dự án. (Theo TC IOS 9001 : 2000)
1.1 - Mục đích: Nhằm thống nhất kiểm soát quá trình lập, xét duyệt kế hoạch

chất lượng các dự án cũng như việc kiểm tra thực hiện kế hoạch chất lượng này.
1.2 - Nội dung quy trình:
1.2.1 - Đối với tất cả các dự án bao gồm các dự án do Công ty điều hành
trực tiếp thông qua qua các ban quản lý dự án và các dự án Công ty ủy quyền
cho các đơn vị thành viên quản lý, thì chủ nhiệm dự án có trách nhiệm lập kế
hoạch chất lượng của dự án .
1.2.2 - Kế hoạch chất lượng dự án bao gồm :
- Kiểm tra hồ sơ thiết kế theo biểu mẫu BM: 07.09.
- Kiểm tra và thu thập đầy đủ các tiêu chuẩn, quy phạm cần thiết để triển
khai dự án theo BM: 08.01.
- Lập biện pháp tổ chức công trường và biện pháp tổ chức thi công theo
các quy định hiện hành của nghị định 52/CP và thông tư hướng dẫn kèm theo .
- Đối với các dự án lớn, trọng điểm, thời gian thi công kéo dài có thể được
lập phòng thí nghiệm với nhân sự và trang bị cần thiết để phục vụ công tác quản
lý chất lượng. Đối với các dự án nhỏ, ủy quyền cho các đơn vị thành viên thực
hiện, phải có kế hoạch, tiến độ gửi mẫu thí nghiệm, hợp đồng với các cơ quan
chức năng bên ngoài để thử nghiệm phù hợp với tiến độ thi công .
- Lập kế hoạch kiểm tra chất lượng xây dựng công trình theo tiến độ thi
công các phần việc quan trọng như: Phần móng, phần thân, phần lắp đặt và phần
hoàn thiện theo BM:08.02 .
- Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch kiểm tra chất lượng xây lắp công
trình theo BM:08.03.
- Biên bản kiểm tra chất lượng công trình (BM:17.01).
- Báo cáo kết quả sau kiểm tra (đơn vị báo cáo lên).


1.2.3 - Trong quá trình thực hiện dự án, việc xử lý các sự cố kỹ thuật (nếu
có) thì thực hiện theo quy trình khắc phục và phòng ngừa (QTCL 18-A/KT).
1.2.4 - Hồ sơ, dữ liệu qua kết quả thực hiện kế hoạch chất lượng lưu giữ
theo quy định, phục vụ cho công tác lập hồ sơ hoàn công và thanh lý hợp đồng

sau khi kết thúc dự án.

2 - Đánh giá: Trong qua trình hoạt động thực tế quy trình trên còn bộc lộ những
bất cập và nhược điểm cho công tác quản lý như sau:
- Việc chấp hành quy trình quy phạm Tiêu chuẩn xây dựng và các quy
định về quản lý chất lượng kỹ thuật của một số công trường còn chưa nghiêm.
Công tác giám sát chưa được thường xuyên, không tuân thủ quy trình chất
lượng, chạy đua khối lượng, coi trọng lợi ích kinh tế mà coi nhẹ chất lượng.
Việc phát hiện các sai sót kỹ thuật còn chưa kịp thời, biện pháp xử lý chưa kiên
quyết.
- Năng lực thực hiện công tác ngành còn bất cập, hiệu quả của công tác
nghiệm thu nội bộ thấp, vẫn còn hiện tượng bớt xén thay đổi vật liệu làm ảnh
hưởng đến chất lượng công trình.
- Tiến độ thi công của nhiều công trường còn chậm, ý thức trách nhiệm
của một số cá nhân chưa cao, còn hiện tượng đùn đẩy công việc, thoái thác trách
nhiệm khi có lỗi sản phẩm.
- Năng lực làm hồ sơ chất lượng, hồ sơ hoàn công của các công trường
còn yếu, không theo kịp với kết quả thi công làm ảnh hưởng không nhỏ đến
công tác thu hồi vốn của đơn vị.
- Công tác bảo hành sản phẩm chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến
việc khách hàng khiếu nại, chưa làm hài lòng khách hàng, làm giảm uy tín của
doanh nghiệp.

3 - Nguyên nhân :


- Qui trình quản lý chất lượng không còn phù hợp với thực tế, các bước
công việc không rõ ràng, chưa chi tiết dẫn đến việc chấp hành các qui định và
trình tự quản lý chất lượng còn mang tính hình thức. Biện pháp và tiến độ thi
công còn mang tính đối phó. Phân công chịu trách nhiệm trong các phân đoạn

của công việc chưa cụ thể.
- Công tác tuyển dụng đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kỹ thuật chưa
được quan tâm, còn nhiều bất cập, do cơ chế chưa phù hợp.

4 Đề xuất cải tiến quy trình quản lý chất lượng dự án:
Để việc thực hiện trở lên tốt hơn, qua kinh nghiệm thực tế kết hợp với các
kiến thức đã học được của Môn Quản trị Hoạt động, em nhận thấy quy trình trên
cần cải tiến như sau:
Quy trình quản lý chất lượng dự án.
4.1 - Mục đích: Nhằm thống nhất kiểm soát chất lượng các dự án.
4.2 - Lưu đồ của quy trình: (trang sau)
4.3 - Giải thích nội dung:
4.3.1 - Các dự án do Công ty điều hành trực tiếp thi công (thông qua Ban
điều hành dự án) hoặc ủy quyền cho các đơn vị thành viên. Công ty ủy quyền
cho các đ/c Giám đốc Ban Quản lý dự án và Giám đốc các XN trực tiếp ký
duyệt ở các bước 2 đến 17. Phòng Kỹ thuật chỉ kiểm tra công tác chấp hành các
qui định và công tác Quản lý chất lượng của các công trường qua hồ sơ lưu ở
các bước 8, 9, 11, 12 .
- Tổ chức kiểm tra đột xuất công tác tổ chức thi công ở các bước 10. Trong
quá trình kiểm tra nếu phát hiện ra lỗi, việc xử lý các lỗi được thực hiện theo
quy trình khắc phục và phòng ngừa (QTCL 18-A/KT).
Lưu đồ : Quy trình quản lý chất lượng dự án.


Bước Người chịu trách

Lưu đồ

Tài liệu

nhiệm
I

Chuẩn bị thi công

1

Giao nhiệm vụ
- TGĐ

BM:

- Phòng KH, DA

giao nhiệm vụ.

03.01-

Giấy

Lập hệ thống QLCL

2

BM: 02.03- Quyết

- TGĐ (GĐXN)

định phê duyệt.

Lập biện pháp và
- CN công trình
tiến độ thi công

3

Hồ sơ biện pháp và

- GĐXN (GĐĐH)

tiến độ thi công.

Thẩm định biện pháp
- CNđộcông
trình
và tiến
thi công

Duyệt
4

Ko duyệt

- Phòng KT

Hồ sơ biện pháp và
tiến độ thi công.

- Các phòng có liên
Báo cáo Chủ đầu tư

quan
Hồ sơ biện pháp và
tiến độ thi công
Duyệt
5

Ko duyệt

được duyệt.

- TGĐ (GĐXN)

Biện pháp thi công
Kiểm tra vật tư vật liệu
cấu kiện đầu vào


6

- GĐXN (GĐĐH)

được TGĐ duyệt.

- CN công trình

Biện pháp thi công

Thí nghiệm kiểm định
vật tư, máy móc
7

được Bên A duyệt.

- Chủ đầu tư (bên
A)

II

Giai đoạn thi công

- Biên bản kiểm tra,
hóa đơn, hồ sơ chất

8

lượng của nhà SX.

- Kỹ thuật C /trình

- Kết quả kiểm định

- CN công trình

của nhà cung ứng.

- Tư vấn chủ Đ/Tư

- Biên bản lấy mẫu.
- Kết quả kiểm tra
9

- Cơ quan K /định

của đơn vị kiểm

- Kỹ thuật C /trình

định.

- CN công trình
- Tư vấn chủ Đ/T

Bước Người chịu trách

Lưu đồ

Tài liệu

nhiệm
Kiểm soát chất lượng quá
- Kỹ
thuật thi
C/trình
tổ chức
công
10 trình

- Nhật ký thi công.

- CN công trình

- Các báo cáo định kỳ

- Tư vấn chủ Đ/Tư
Nghiệm thu nội bộ
các giai đoạn

11

- Kỹ thuật C /trình,

- Biên bản nghiệm

- CN công trình

thu nội bộ.

Nghiệm
thuthi
A,công
B các
- Tổ đội
giai đoạn
- Phòng Kỹ thuật

12

- Kỹ thuật C /trình,

- Biên bản nghiệm

- CN công trình

thu theo điều 24, 25,

- TGĐ, GĐXN
Bàn giao công trình
- Tư vấn chủ Đ/Tư

26, NĐ209/2004/NDCP ngày 16/12/2004.

- Ban QLDA
- GĐ tư vấn T /kế
Lập hồ sơ thanh toán
- Phòng DA -ĐT

- Biên bản bàn giao
- hồ
TGĐ,
cơ
sơ chấtcác
lượng
13 Lập
quan CT, GĐXN
- Chủ Đầu tư,
- Cơ quan tư vấn

14

Thực hiện công tác
bảo hành theo qui
định
của
Nhàtrình
nước
- CN
công
- GĐ Xí nghiệp
- Phòng DA -ĐT
Nghiệm thu công
việc sau bảo hành

- Hồ sơ thanh toán


15

- CN công trình

- Hồ sơ chất lượng

- GĐ Xí nghiệp
- Phòng Kỹ thuật

III

Bảo hành công trình

16

- CN công trình
- GĐ Xí nghiệp

Biến bản nghiệm thu
công việc hoàn thành
theo điều 24, 25, 26,
17

- CN công trình

NĐ209/2004/ND-CP
ngày 16/12/2004.

- GĐ Xí nghiệp

4.3.2 - Các công trình xây dựng có giá trị > 30 tỷ đồng, Phòng kỹ thuật
thực hiện các công tác kiểm tra sau:
Bước 1: Trước khi trình TGĐ ký hoặc GĐ Xí nghiệp ký (nếu được ủy
quyền) GĐ xí nghiệp, GĐ Ban điều hành lập danh sách nhân sự hệ thống quản
lý theo Qui định 19 của Bộ Xây dựng, thông qua phòng Kỹ thuật .
Bước 3, 4 : Phòng Kỹ thuật hướng dẫn chỉ đạo, chủ trì kiểm tra.
Bước 8, 9, 10: Trong quá trình thực hiện việc xử lý các lỗi (nếu có) thì
thực hiện theo quy trình khắc phục và phòng ngừa (QTCL 18-A/KT).


Bước 11: Phòng Kỹ thuật chủ trì nghiệm thu nội bộ giai đoạn thi công xây
dựng, và hoàn thành hạng mục công trình xây dựng, công trình xây dựng đưa
vào sử dụng (trường hợp đặc biệt có thể ủy quyền cho XN).
Bước 15: Phòng Kỹ thuật hướng dẫn theo qui định.

Bước 16: Thực hiện theo Qui trình giao dịch với khách hàng.
Hồ sơ thanh toán, hồ sơ chất lượng được lưu trữ tại các phòng Tài chính
Công ty (XN) thời gian lưu theo qui định của Pháp luật Nhà nước.

II - Trả lời câu hỏi 2 :
Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp, hiện có
những loại lãng phí như sau:
1 Trong hoạt động của lĩnh vực xây dựng các công trình :
1.1 Lãng phí: Tiến độ thi công của nhiều công trường chậm . Điều này
gây lãng phí thời gian, vốn thi công tồn đọng, phát sinh lãi vốn vay làm tăng chi
phí, công trình đưa vào khai thác chậm làm ảnh hưởng đến kế hoạch hoạt động
kế tiếp và làm giảm doanh thu và lợi nhuận.
Cách loại bỏ: Tập trung đầy đủ các nguồn lực cần thiết đảm bảo cho
công tác thi công thực hiện đúng qui trình, đảm bảo tiến độ và chất lượng , đảm
bảo kỹ, mỹ thuật công trình.
1.2 - Lãng phí: - Trình độ chuyên môn kỹ thuật của một số nhân viên
còn yếu cộng với ý thức trách nhiệm trong khi tác nghiệp chưa cao, dẫn đến
năng xuất lao động kém và có những sản phẩm sai hỏng.
- Năng lực làm hồ sơ chất lượng, hồ sơ hoàn công của các công trường
còn yếu, không theo kịp với kết quả thi công làm ảnh hưởng không nhỏ đến
công tác thu hồi vốn của đơn vị.


Cách loại bỏ: - Tăng cường công tác đào tạo theo chuyên môn cùng các
kiến thức về cạnh tranh trong cơ chế thị trường, đồng thời làm tốt công tác giáo
dục tư tưởng cho các nhân viên để họ có ý thức trong tác nghiệp.
- Giúp các nhân viên hiểu rằng loại bỏ các lãng phí, tiết kiện trong sản
xuất để giảm giá thành sản phẩm mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng, tăng
sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, tiêu thụ được nhiều sản phẩm, góp
phần thúc đẩy sản xuất và tăng trưởng của doanh nghiệp.

2 - Trong lĩnh vực sản xuất vật liêu phục vụ cho thi công :
2.1 - Lãng phí: Trong sản xuất thời gian công nhân để máy chạy không
tải còn nhiều. Điều này gây lãng phí thời gian, hao mòn máy móc và nhiên liệu,
phí tổn điện năng tiêu thụ, năng xuất lao động thấp, làm tăng chi phí sản xuất.
Cách loại bỏ: cần có biện pháp để tăng năng xuất lao động, khoán sản
lượng theo ca làm việc cho các tổ (đội, nhóm) theo từng cung đoạn sản xuất cho
phù hợp, có biện pháp thưởng xứng đáng cho những tổ (đội, nhóm) vượt năng
xuất về sản lượng mà đảm bảo chất lượng, để khuyến khích sản xuất.
2.2 - Lãng phí: Việc chuẩn bị nguyên vật liệu, vật tư phục vụ cho sản
xuất chưa phù hợp, có khi để tồn đọng trong các kho, bãi với thời gian kéo dài,
có khi không đủ cung cấp dẫn đến sản xuất phải chờ đợi. Điều này gây lãng phí
về chất lượng nguyên vật liệu, vật tư, vốn sản xuất để tồn đọng. Khi sản xuất
phải chờ đợi ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, làm tăng chi phí sản xuất.
Cách loại bỏ: cần có kế hoạch đảm bảo vật tư, nguyên vật liệu phục vụ
cho sản xuất phù hợp với thực tế, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả của việc vận
chuyển hàng hóa và sử dụng kho, bãi.
3 - Trong lĩnh vực Quản lý hành chính:
Lãng phí: Bố trí lao động trong các phòng ban nghiệp vụ có chỗ còn
chưa hợp lý, lao động dư thừa, chưa tận dụng hết thời gian và lao động của nhân
viên, cường độ và chất lượng công việc thấp, sử dụng máy móc thiết bị và văn


phòng phẩm thiếu ý thức, lãng phí, công việc chồng chéo gây phiền hà cho cấp
dưới và khách hàng.
Cách loại bỏ: Bố trí lao động tinh giản, gọn nhẹ, phân công lao động hợp
lý đúng chuyên môn, đúng việc. Trao quyền cho nhân viên, có kế hoạch đào tạo
và đào tạo chéo, ít nhóm công việc để đảm bảo nhân viên thực hiện đa kỹ năng.

Công tác điều hành tốt từ trên xuống dưới sẽ loại bỏ được những lãng phí

và những hoạt động làm phát sinh chi phí. Thu hút và tận dụng được nhân viên
có trình độ chuyên môn giỏi, nhiệt tình, đảm bảo sản xuất như vốn, vật tư vật
liệu cung ứng hiệu quả, đó là các yếu tố rất quan trọng và cần thiết cho bản kế
hoạch hoạt động tác nghiệp hiệu quả. Mỗi bộ phận thực hiện tác nghiệp trong
sản xuất theo đúng kế hoạch đã định, loại bỏ những thời gian chết, giúp doanh
nghiệp tiết kiệm chi phí, tạo ra được những sản phẩm đạt chất lượng, làm hài
lòng khách hàng, đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng hợp đồng ký kết
với khách hàng, giữ vững uy tín trên thị trường, nâng cao năng lực canh tranh
của sản phẩm để phát triển doanh nghiệp.
Môn Quản trị Hoạt động qua nghe bài giảng trên lớp, thảo luận nhóm,
làm các bài tập đã giúp em nhận thức rõ hơn về hoạt động sản xuất kinh doanh
và tác nghiệp. Từ đó loại bỏ được những lãng phí trong hoạt động, tăng năng
xuất lao động, góp phần vào sự phát triển và thịnh vượng chung của cơ quan và
xã hội. Em xin chân thành cảm ơn các Thày Cô giáo đã giúp cho em có được
những kiến thức quí báu.

%

Tài liệu tham khảo:
1 - Quản trị Hoạt động - Của Trường Đại học Griggs .
2 - Tuyển tập Tiêu chuẩn xây dựng của Việt Nam - Nhà xuất bản Xây dựng.
3 - Hệ thống quản lý chất lượng các yêu cầu (TCVN ISO 9001:2008) .
4 - Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng - Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia


5 - Hệ thống văn bản pháp qui về xây dựng - Nhà xuất bản Xây dựng .