Quy trình mở bảo lãnh dự thầu của công ty xây dựng hà nội

QUY TRÌNH MỞ BẢO LÃNH DỰ THẦU CỦA CÔNG TY XÂY
DỰNG HÀ NỘI

Công ty xây dựng Hà nội là một doanh nghiệp nhà nước đang hoạt động
rất có hiệu quả trên nhiều lĩnh vực như: Xây dựng, hoàn thiện các công trình,
kinh doanh nhà ở, tư vấn và trực tiếp thực hiện các dự án đầu tư từ khâu lập dự
án đến quản lý dự án, nghiên cứu ứng dụng và chuyển giao công nghệ mới...
Trong những năm vừa qua, Công ty đã tham gia đấu thầu và thi công nhiều công
trình có quy mô lớn như: Nhà máy xi măng Nghi Sơn, Trung tâm hội nghị Quốc
Gia, ….Để đạt được điều đó, Công ty đã chú trọng đầu tư nhiều máy móc thiết
bị hiện đại, đào tạo đội ngũ kỹ sư có trình độ, tay nghề cao. Một tiền đề quan
trọng để công ty tồn tại, phát triển đồng thời tạo lòng tin cho khách hàng về chất
lượng sản phẩm, dịch vụ, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp là
phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Hệ thống quản lý
chất lượng của Công ty đã được tổ chức QMS - Australia đánh giá và cấp chứng
chỉ công nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001trên nhiều lĩnh vực.
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001vào hệ thống quản lý chất lượng của công
ty là rất cần thiết. Thực tế đã cho thấy, sau nhiều năm áp dụng tiêu chuẩn này
vào hệ thống quản lý chất lượng Công ty đã và đang trở thành một doanh nghiệp
có sức cạnh tranh cao, dần chiếm lĩnh thị trường xây dựng ở Hà nội nói riêng và
cả nước nói chung. Trên góc độ nghiên cứu áp dụng kiến thức đã học vào sản


xut kinh doanh, Tụi xin c trỡnh by Quy trỡnh m bo lónh d thu ca
Cụng ty

Quy trỡnh m Bo lónh d thu
1- Mục đích:
Văn bản này quy định các bớc công việc cụ thể của cán bộ
tài chính trong việc thực hiện mở các loại bảo lãnh, đồng thời quy
định các sổ sách, báo cáo, biểu mẫu cán bộ tài chính phải ghi

chép, báo cáo và lu trữ.

2. Phạm vi áp dụng:
Văn bản này đợc áp dụng trong Phòng tài chính Công ty và
Phòng tài chính các Công ty thành viên.
3.Nội dung: ( Lu di õy )


biểu mẫu, sổ sách

Nhận yêu
cầu mở bảo
lãnh

Sổ theo dõi BLDT

Các bớc

Sổ theo dõi BLTHHĐ
Sổ theo dõi BLBH
Sổ theo dõi BLTT
bớc 1

Kiểm
tra lại
hồ sơ

O
k

Stop, trả
lại ngời
yêu cầu
mở BL

O
k

bớc 2

Chọn Ngân hàng
mở bảo lãnh

bớc 3

Lập hồ sơ đề
nghị bảo lãnh và
chuyển HS cho

bớc 4
bbớc
ớc7
65

Nhận
BL,
Cân kết
đối quả
nguồn
chuyển

tiền
thực
hiện
việc
Theo
dõingời
giải yêu
toả
cầu
BL,
báo
Lu mở
trữ,
báo
cáo
ký quĩ
bảo
lãnh cáo
BLĐ, vào
sổ theo
thuế

Theo mẫu của
từng ngân
hàng
BM-KTTV13.01
Sô theo dõi
BM-KTTVbảo lãnh tại

Diễn giải nội dung:
Cán bộ tài chính là ngời thực hiện toàn bộ các công việc liên quan
đến mở bảo lãnh
Yêu cầu: bảo lãnh dự thầu đòi hỏi tính chính xác rất cao về: ngời hởng bảo lãnh, tên gói thầu, số tiền, thời gian hiệu lực, mẫu bảo
lãnh. Một số trờng hợp còn đòi hỏi cả về Ngân hàng mở bảo lãnh.
Thời hạn hoàn thành bảo lãnh dự thầu ít nhất trớc khi mở thầu 01
ngày, một số trờng hợp dự thầu ở xa có thể tới 3 - 4 ngày, một số
yêu cầu khẩn cấp có thể làm xong trớc 1 - 2 giờ.
Bớc 1: Nhận yêu cầu mở bảo lãnh
Nhận yêu cầu mở bảo lãnh từ chủ nhiệm dự án. Tiến hành kiểm
tra hồ sơ yêu cầu mở bảo lãnh hợp lệ hay không, nếu không đúng
thì chuyển trả lại. Xem các điều khoản của hồ sơ thầu về bảo
lãnh, ghi chú số tiền bảo lãnh, thời hạn bảo lãnh, mẫu biểu qui
định nếu có.
Bớc 2: Lựa chọn ngân hàng
Lựa chọn ngân hàng để mở bảo lãnh. Tuỳ theo từng ngân hàng
sẽ có những lợi thế nhất định về thời gian mở bảo lãnh, tiền ký
quĩ, phí bảo lãnh. Đảm bảo chọn ngân hàng có u thế nhất.
Bớc 3: Chuyển hồ sơ bảo lãnh sang ngân hàng.


Tuỳ theo yêu cầu của các ngân hàng mà hồ sơ sẽ khác nhau. Về
sơ bản bao gồm:
- Đơn xin phát hành bảo lãnh ( Theo mẫu của từng ngân hàng )
- Hợp đồng bảo lãnh ( Theo mẫu của từng ngân hàng )
- Bản sao hồ sơ mời thầu
- Mẫu bảo lãnh của khách hàng ( Nếu yêu cầu phải làm theo
đúng mẫu )
Bớc 4: Cân đối nguồn tiền
Cân đối nguồn tiền thực hiện việc ký quĩ bảo lãnh. Thông thờng

là 10% giá trị bảo lãnh tuỳ theo từng ngân hàng.
Bớc 5: Nhận kết quả
Nhận bản gốc bảo lãnh từ ngân hàng. Fô tô lu theo qui định.
Chuyển bản gốc cho chủ nhiệm dự án. Yêu cầu ký nhận đầy đủ.
Vào sổ theo dõi bảo lãnh. Cuối tuần lập báo cáo bảo lãnh.
Bớc 6: Theo dõi bảo lãnh
Mục đích để làm thủ tục giải toả khi hết hạn hiệu lực. Một số hồ
sơ không có khả năng cạnh tranh thì kết hợp với Phòng dự án làm
thủ tục giải thể ngay. Trong một số trờng hợp có thể xin giải toả
sớm để giải toả tiền ký quĩ.
Bớc 7: Lu trữ
* Phơng pháp lu trữ:


- Hồ sơ bảo lãnh đợc lu theo file cho từng ngân hàng riêng biệt.
File lu có ghi rõ tên ngân hàng
- Hồ sơ đợc lu trữ theo trình tự thời gian theo quy định của
Công ty và Nhà nớc.
* Hồ sơ, chứng từ lu trữ:
- Hợp đồng bảo lãnh.
- Bản phôtô của bảo lãnh.
III. Cỏc tn ti ca Quy trỡnh v kin ngh bin phỏp ci thin:
1.Vic luõn chuyn chng t :
Do mt s n v xa nhng trong quy trỡnh khụng quy nh rừ thi gian nhn
v gaio tr kt qu, nhiu khi trựng vo lch ca cỏc ngy ngh. Nhõn Viờn ti chớnh
ht sc khú khn cn chnh ngy phự hp m bo lónh d thu cho kp thi
vi tin yờu cu vỡ cũn ph thuc vo tin v quy trỡnh m bo lónh ti ngõn
hng. ngh cú thụng bỏo rừ quy nh v thi gian nhn chng t v yờu cu m
bóo lónh (tr cỏc ngy ngh, l ..)
2.Thi gian nhn v tr kt qu : Cha c quy nh rừ, ụi khi cỏn b yờu cu

m bóo lónh cha cung cp y cỏc chng t theo yờu cu thm chớ ch mt loi
chng t quan trng cng khụng c s Nhõn viờn ti chớnh lm cỏc th tc
nhng vn yờu cu ỏp ng ỳng tin c nhn bo lónh. Phũng ti chớnh nờn
cú thụng bỏo quy nh chun ca b chng t v nờu rừ thi gian tớnh cho mt yờu
cu m bo lónh ch c tớnh khi nhn y cỏc yờu cu.


V. Những lãng phí trong hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp:
1.Các lãng phí liệt kê theo mô hình LEAN : Sản xuất thừa; Đợi chờ; Vận chuyển;
Lưu kho; Thao tác; Gia công thừa; Sản phẩm hỏng.
Trong điều kiện hiện nay, thị trường vô cùng rộng lớn và mang tính toàn cầu.
Do đó khách hàng có quyền lựa chọn cho mình sản phẩm có chất lượng cao, đáp
ứng được nhu cầu, yếu tố đầu tiên để khách hàng lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của
một nhà cung cấp là chất lượng sản phẩm, dịch vụ với giá cả phù hợp ở bất cứ đâu.
Thêm vào đó, các doanh nghiệp không chỉ là những người sản xuất, người cung cấp
dịch vụ, sản phẩm mà họ còn là những người sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp
khác. Do vậy, hơn bao giờ hết, các doanh nghiệp là những người đầu tiên quan tâm
đến chất lượng và giá cả. Vậy vấn đề cần tập chung là làm thế nào để giảm thiểu tối
đa các lãng phí không đáng có để tăng tính cạnh tranh trong thị trường Chúng ta sẽ
tìm hiểu những lãng phí trong mô hình của Lean thông qua hệ thống quản lý chất
lượng của Công ty.
Khả năng nhận dạng các loại lãng phí và từng bước loại bỏ chúng một cách
có hệ thống chính là trọng tâm của phương pháp Lean. Các lãng phí thường hiện
diện đa dạng dưới những hình thức sau tại doanh nghiệp:
- Gia công: Đối với các doanh nghiệp trên Thế giới, chứng nhận ISO cho hệ thống
quản lý chất lượng là tiêu chuẩn đầu tiên để thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên đối
với các doanh nghiệp Việt Nam, đại đa số các Công ty chỉ sau khi thành lập và hoạt
động một thời gian mới được cấp chứng nhận ISO cho hệ thống quản lý chất lượng.
Công ty mới được cấp chứng nhận ISO cho hệ thống quản lý chất lượng ở trên một
số lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty. Trên một số lĩnh vực hoạt động khác

của Công ty vẫn chưa đạt tiêu chuẩn ISO. Do đó, Công ty sẽ gặp khó khăn trong
thời gian tới khi nhiều Công ty chỉ chấp nhận hợp tác với những công ty đã có
chứng nhận ISO
- Vận chuyển: Cơ cấu bộ máy trong hệ thống quản lý chất lượng còn khá cồng
kềnh, do đó các phòng ban còn hạn chế năng lực của nhau: Từ sơ đồ tổ chức quản
lý của công ty có thể thấy tầm quản lý của Giám đốc công ty quá rộng. Các phòng
ban trực thuộc sự quản lý của Giám đốc quá nhiều, điều này có thể làm ảnh hưởng
tới hiệu quả quản lý của Giám đốc. Vai trò của các Phó giám đốc không được rõ
ràng. Ví dụ: Chi nhánh của Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc sự quản
lý của Giám đốc. Do đó Trưởng đại diện chi nhánh phải có trách nhiệm báo cáo
Giám đốc về hoạt động của chi nhánh. Đồng thời, Phó giám đốc phụ trách chi
nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh cũng có trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt
động của Chi nhánh. Điều này cho thấy sự chồng chéo, trùng lặp về hoạt động của
Công ty. Trong một môi trường năng động và hay thay đổi thì cơ cấu này sẽ trở
nên không có hiệu quả.
- Chờ đợi: Thiết kế luồng công việc liên tục là bước đệm mang tính đột phá
giúp giảm thiểu ứ đọng nguyên vật liệu cũng như thời gian sản xuất. Việc bố trí sản
xuất theo phòng ban hay cụm thiết bị có cùng chức năng có thể sẽ gây ra sự chờ đợi
giữa các khâu, đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận, đó là chưa kể thông tin giữa
các phòng ban có thể không được trao đổi kịp thời. Các thủ tục hành chính của
công ty còn rườm rà dẫn đến việc ra quyết định chậm trễ.
- Thao tác: Khi cần ra quyết định, các phòng ban phải báo cáo tình hình của
phòng mình lên ban lãnh đạo sau đó ban lãnh đạo mới ra quyết định cuối cùng. Tần


suất họp của ban lãnh đạo là 1 tháng một lần. Với số lần họp của ban lãnh đạo như
thế là còn quá ít và cách xa nhau, điều này có nhiều hạn chế vì có những quyết định
cần ra nhanh chóng kịp thời nhưng phải đợi đến kì họp của ban lãnh đạo mới được

thông qua. Nếu được thông qua sớm hơn thì cũng phải trải qua những thủ tục khá
rắc rối. Đến khi quyết định được đưa ra thì không còn phù hợp và không có hiệu
lực cao. Hơn nữa, ban lãnh đạo cũng không được cập nhật liên tục tình hình hoạt
động của các phòng bạn, dẫn đến khó khăn trong việc ra quyết định.
- Con người: Tuy nói là áp dụng tiêu chuẩn quốc tế cho hệ thống quản lý
chất lượng nhưng phong cách quản lý, phong cách làm việc lại mang nặng tính chất
của người Việt. Công nhân viên nghỉ làm tự do, làm việc riêng trong giờ hành
chính. Các phòng ban đùn đẩy trách nhiệm và đổ lỗi cho nhau khi có khó khăn...
- Chất lượng: Bên cạnh một số công việc luôn phải trải qua những thủ tục
rườm rà thì một số công việc còn bị làm tắt, làm để đối phó với sự kiểm tra của ban
lãnh đạo. Các công việc được giải quyết dựa vào các mối quan hệ cá nhân không
phải ít... Do những hạn chế trên, đôi lúc công ty còn gặp khó khăn trong việc kiểm
tra giám sát chất lượng của hệ thống vì không ai chịu nhận trách nhiệm về mình,
hoặc những người quen biết trong công ty bao che cho nhau.
Những hạn chế của công ty tuy không biểu hiện một cách rõ ràng nhưng thực
tế nó vẫn đang âm thầm tồn tại trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty.
Hiện nay những hạn chế này mới chỉ ở mức độ ít. Nhưng nếu Công ty không khắc
phục kịp thời và triệt để thì hạn chế sẽ tăng lên đến một mức độ cao hơn. Khi đó hệ
thống quản lý chất lượng của công ty rất dễ bị phá vỡ, gây tổn thất lớn cho công ty.
Đến đây thì câu hỏi đặt ra là Công ty sẽ phải cắt giảm chi phí và chống lãng


phí như thế nào?
Tăng cường công tác giảm nhẹ bộ máy hành chính trong Công ty. Tuy hiện
nay, Công ty đã và đang tiến hành phân cấp quản lý, giảm sự cồng kềnh trong cơ
cấu bộ máy, nhưng việc này tiến hành chưa triệt để. Nhiều ban bệ tồn tại mà không
phát huy hết năng lực của mình dẫn đến việc lãng phí tiền của, lãng phí nguồn lực.
Trong khi một số phòng ban, công trường thừa công nhân viên thì một số khác lại
thiếu.
Thành lập riêng một ban kiểm soát, giám sát chặt chẽ hoạt động của các bộ

phận, ban ngành. Tuy công ty đã có ban kiểm soát nhưng đây là ban kiểm soát trực
thuộc Đại hội đồng cổ đông. Ban kiểm soát này chỉ có nhiệm vụ là giám sát hoạt
động của Hội đồng quản trị. Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào hệ thống quản lý
chất lượng, hoạt động của các phòng, ban như ban quản lý dự án, phòng đầu tư,
phòng kế hoạch kĩ thuật, phòng cơ giới vật tư... đóng vai trò quan trọng và cần
được kiểm soát chặt chẽ. Hơn nữa, với hạn chế của Công ty là các phòng ban đùn
đẩy trách nhiệm cho nhau thì việc thành lập ban kiểm soát sẽ giúp công ty có thể
phân định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng. Các phòng ban chỉ thực hiện nhiệm vụ
được giao và chịu trách nhiệm đối với các hoạt động của mình. Nhờ đó, việc phát
hiện ra sai sót trong hệ thống quản lý sẽ được phát hiện nhanh chóng và kịp thời để
sớm có biện pháp khắc phục, phòng ngừa, tránh được hậu quả lớn cho Công ty.
Chuyên môn hoá các phòng ban nhằm hạn chế bớt các thủ tục hành chính
rườm rà. Ví dụ như giao nhiệm vụ cho phòng Kỹ thuật phụ trách về mảng kỹ thuật
không những đối với các công trình mà với toàn bộ hệ thống như hệ thống mạng,
máy tính, điện... Khi có nhu cầu, khách hàng hoặc cán bộ công nhân viên trong


công ty đỡ mất thời gian tìm kiếm hoặc phải thông qua nhiều ban bệ khác mới tới
được nơi đáp ứng được nhu cầu của mình.
Công ty cần nghiêm túc hơn trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào hệ
thống quản lý chất lượng. Cần phải có những biện pháp xử phạt đối với những
người cố tình vi phạm như trốn tránh trách nhiệm, phá vỡ các nguyên tắc của hệ
thống... Công ty cũng nên phổ biến tới từng bộ phận, phòng ban về văn hoá của
Công ty, giúp mọi người dần bỏ thói quen làm việc truyền thống và hoà nhập vào
lối làm việc với tác phong chuyên nghiệp, quy củ...
Với sự nỗ lực không ngừng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách
hàng trong và ngoài nước, Công ty xây dựng Hà Nội đã xây dựng được thương
hiệu cho riêng mình và tạo được uy tín với khách hàng. Công ty đang nỗ lực để
trong thời gian tới sẽ trở thành một tổ chức kinh tế vững mạnh với những lĩnh vực
kinh doanh đa dạng, góp phần đáng kể vào sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam

trong quá trình hội nhập.
Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty, các phòng ban liên quan đã
giúp đỡ tôi hoàn thành bài tiểu luận này.


.