Quy trình quản trị tác nghiệp về công tác tuyển dụng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu bắc giang

Đất nước ta đang trong thời kỳ phát triển, với nền kinh tế nhiều thành
phần cùng với việc hội nhập WTO. Đây là cơ hội cho các doanh nghiệp Việt
Nam phát triển, song nó cũng hàm chứa khá nhiều những khó khăn, thách
thức đòi hỏi các doanh nghiệp phải có một tầm nhìn khá sâu và toàn diện
mới có thể đưa doanh nghiệp của mình vững bước tiến lên. Em xin chọn cho
mình đề tài về: "Quy trình quản trị tác nghiệp về công tác tuyển dụng
của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu bắc giang" như sau:
I. Mục đích
1/ Nhằm đảm bảo công tác tuyển dụng nhân lực của công ty được
thực hiện một cách có kế hoạch và tuyển dụng được nhân lực theo đúng yêu
cầu đã đặt ra.
2/ Người lao động sau khi được tuyển dụng đảm bảo thực hiện các
công việc của mình có hiệu quả, các sản phẩm họ làm ra đảm bảo chất
lượng.
3/ Đáp ứng nhu cầu sản xuất ngày càng phát triển, là một trong những
có sở cho việc cải tiến hệ thống quản lý và điều hành công ty.
II. Các văn bản có liên quan
1/ Bộ luật lao động nước Cộng Hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
2/ Nghị định 72/CP ngày 31 tháng 10 năm 1995 của chính phủ
3/ Điều lệ công ty Cổ Phần Xuất nhập khẩu Bắc Giang
4/ Thông tư số 16/ LĐ- TBXH ngày 05/9/1996 của bộ LĐTHXH
5/ Kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty


6/ Mẫu hợp đồng lao động do nhà nước ban hành
III. Định nghĩa: tuyển dụng là tập hợp các hoạt động tập chung vào việc tìm
kiếm và xác định nguồn nhân lực có sức khoẻ, có năng lực và phẩm chất tốt
để bổ sung vào các vị trí còn trống của tổ chức.
IV. Trách nhiệm
1/ Giám đốc: chịu trách nhiệm đối với việc tuyển dụng lao động bao gồm:
- Xem xét, phê duyệt các kế hoạch, yêu cầu tuyển dụng nhân lực hàng năm.

- Quyết định thành lập hội đồng thi tuyển và các thành viên trong hội đồng
- Giữ nhiệm vụ chủ tịch hội đồng tuyển dụng.
- Phê duyệt quá trình tuyển dụng và kết quả.
- Kí kết hợp đồng lao động đối với người được tuyển dụng.
2/ Trưởng phòng tổ chức lao động.
- Căn cứ vào nhu cầu lao động thực tế trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty và đề xuất của các phòng ban, các đơn vị trực thuộc công
ty để lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực hàng năm.
- Đề xuất kế hoạch tuyển dụng lao động theo kế hoạch tuyển dụng
được phê duyệt hoặc tuyển dụng đột xuất với giám đốc công ty.
- Tổ chức việc tuyển dụng nhân lực theo kế hoạch.
- Báo cáo kết quả tuyển dụng trình giám đốc công ty xem xét, phê
chuẩn kết quả tuyển dụng.
- Làm thủ tục tiếp nhận lao động trúng tuyển và làm hợp đồng lao
động trình giám đốc.


- Quản lý tất cả các văn bản, hồ sơ có liên quan đến lĩnh vực tuyển
dụng nhân lực của công ty
3. Người phụ trách có liên quan.
- Xác định và đề xuất nhu cầu tuyển dụng nhân lực cho bộ phận mình
phụ trách.
- Kết hợp cùng phòng tổ trức lao động thực hiện việc tuyển dụng lao
động cho bộ phận của mình (nếu có).
- Tiếp nhận và bố trí công việc cho những người đã được kí kết hợp
đồng lao động do bộ phận mình phụ trách
- Theo dõi, lập báo cáo nhận xét kết quả thử việc của nhân viên trong
thời gian thử việc. Đề xuất việc tiếp tục kí hợp đồng lao động hay không kí
tiếp đối với những người đã qua thử việc tại bộ phận mình phụ trách.
V. nội dung thực hiện.

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng.
a/ Hàng năm người phụ trách có liên quan xác định nhu cầu tuyển
dụng nhân lực cho bộ phận mình phụ trách và chuyển cho trưởng phòng tổ
chức lao động xem xét, cân đối lập kế hoạch điều chuyển nội bộ hoặc tuyển
dụng hàng năm.
- Nhu cầu tuyển dụng được xác định trên các cơ sở sau:
+ Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, phòng ban đơn vị.
+ Các yêu cầu đòi hỏi từ công nghệ, kĩ thuật, chuyên môn.
+ Thực trạng nhân lực của công ty (định biên lao động)
- Kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung chủ yếu sau:


+ Số lượng; + ngành nghề; + Trình độ; + Thời gian cần tuyển;
+ Kế hoạch tuyển dụng nhân lực hàng năm sẽ được trưởng phòng tổ chức
lao động lập và trình giám đốc công ty duyệt vào quý II của năm kế hoạch.
+ Khi có nhu cầu tuyển dụng đột xuất hay điều chỉnh kế hoạch tuyển
dụng thì trưởng phòng tổ chức lao động sẽ làm báo cáo hoặc bổ sung kế
hoạch tuyển dụng trình giám đốc duyệt.
b/ Khi không có nhu cầu tuyển dụng nhân lực thì không cần lập kế
hoạch tuyển dụng theo quy định ở trên.
2. Thực hiện việc tuyển dụng
a/ Căn cứ vào kế hoạch hoặc yêu cầu tuyển dụng đã được giám đốc
phê duyệt phòng tổ chức lao động chịu trách nhiệm thông báo, tuyển dụng
nhân lực theo một hoặc một số hình thức sau:
- Đăng tin trên báo hoặc các phương tiện thông tin đại chúng
- Thông qua các đơn vị cung ứng, giới thiệu việc làm
- Liên lạc trực tiếp với người lao động đã được biết qua các nguồn
thông tin khác.
b/ Trong thông báo cần nói rõ các yêu cầu tuyển dụng và các văn bản
cần phải có trong hồ sơ dự tuyển, bao gồm:

- Sơ yếu lí lịch có xác nhận và đóng dấu của cơ quan quản lý hoặc
chính quyền địa phương nơi cư trú.
- Đơn xin việc có dán ảnh.
- Bản sao giấy khai sinh, hộ khẩu thường trú, chứng minh nhân dân
- Bản sao sổ lao động ( nếu đã làm việc ở nơi khác )


- Các loại bằng cấp chuyên môn kèm theo bảng điểm, chứng chỉ ngoại
ngữ, tin học và kinh nghiệm.
- Giấy khám sức khoẻ của bệnh viện đa khoa cấp tỉnh ( có thời hạn 6
tháng từ ngày nộp hồ sơ.
Quá trình tuyển dụng được tiến hành cụ thể như sau:
* Sơ tuyển hồ sơ xin việc
- Phòng tổ chức lao động tiếp nhận và đánh giá sơ bộ hồ sơ dự tuyển.
Khi kiểm tra hồ sơ, phòng tổ chức lao động loại bỏ các hồ sơ không đạt yêu
cầu theo thông báo, lập danh sách các ứng cử viên có hồ sơ đạt yêu cầu theo
thứ tự ưu tiên có bằng cấp, chuyên môn, kinh nghiệm cao hơn và các điều
kiện ưu tiên khác theo yêu cầu của công ty cho mỗi lần tuyển.
- Lập danh sách các ứng cử viên đạt yêu cầu dự thi tuyển và trình cho
chủ tịch hội đồng tuyển dụng xem xét, phê duyệt.
- Thông báo thời gian, địa điểm, nội dung thi tuyển tới các ứng cử viên
trong danh sách dự thi tuyển đã được chủ tịch hội đồng tuyển dụng phê duyệt.
* Phỏng vấn
Trên cơ sở danh sách ứng cử viên dự thi tuyển đã được phê duyệt,
phòng tổ chức lao động thông báo cho các ứng cử viên đến phỏng vấn kiểm
tra theo lịch đã được xác định. Nội dung cách thức phỏng vấn, kiểm tra do
chủ tịch hội đồng tuyển dụng. Trưởng phòng tổ chức lao động và người phụ
trách có nhu cầu tuyển dụng, công đoàn, công ty xác định và trực tiếp phỏng
vấn cho mỗi lần tuyển dụng.
3. Tuyển dụng thử việc

- Trên cơ sở phê duyệt của giám đốc và kết quả tuyển dụng, phòng tổ
chức lao động thông báo cho ứng cử viên được tuyển dụng và làm các thủ
tục cho thử việc.
- Trước khi phân công về các phòng, ban đơn vị thử việc, phòng tổ
chức lao động sẽ tổ chức cho ứng cử viên được tuyển dụng đọc ngay quy
chế và cam kết thực hiện các nội quy, quy chế của công ty.
- Thời gian thử việc được thực hiện theo quy định của Bộ Luật lao động
4. Xét tuyển chính thức
- Sau khi kết thúc thời gian thử việc người lao động phải báo cáo bằng
văn bản và kết quả thử việc.
- Người phụ trách có liên quan phải nhận xét kết quả thử việc và đề
xuất việc tiếp tục kí hợp đồng lao động có thời hạn xác định từ 1 đến 3 năm.
hợp đồng lao động có thời vụ, theo công việc nhất định có thời hạn dưới 1
năm chính thức hay không kí tiếp với người lao động tại bộ phận mình phụ
trách bằng văn bản và gửi cho phòng tổ chức lao động.
- Trưởng phòng tổ chức lao động xem xét, đề nghị và trình giám đốc duyệt.
- Các đối tượng được tuyển dụng từ một đến ba năm khi hết thời hạn
hoàn thành tốt nhiệm vụ, đạo đức, sức khoẻ tốt thì chuyển sang kí hợp đồng
không xác định thời hạn.
- Đối với các trường hợp được giám đốc duyệt, phòng tổ chức lao
động tiến hành các thủ tục tuyển dụng bao gồm:
+ Thông báo cho nhân sự thử việc biết kết quả xét tuyển chính thức.
+ Hoàn thiện và lưu giữ hồ sơ gốc của nhân sự


+ chuẩn bị hợp đồng lao động theo mẫu do nhà nước Việt Nam ban
hành để giám đốc công ty kí với người lao động và bố trí bộ phận công tác.
VI. Hồ sơ lưu

STT

Loại hồ sơ

Trách nhiệm lưu

Thời
hạn lưu

1

Các nhu cầu, đề xuất tuyển Phòng tổ chức lao động 1 năm
nhân sự của các đơn vị

2

Kế hoạch tuyển dụng của công Trưởng các đơn vị

1 năm

ty đã được phê duyệt
3

Kết quả sơ tuyển hồ sơ

Phòng tổ chức lao động 1 năm

4

Bảng kết quả phỏng vấn, có Phòng tổ chức lao động 1 năm

phê duyệt của giám đốc

5

Danh sách trúng tuyển

Phòng tổ chức lao động 1 năm
và các đơn vị liên quan

6

Hợp đồng lao động

Phòng tổ chức lao động Lưu
và người lao động

7

sơ

Hồ sơ lí lịch, bằng cấp của Phòng tổ chức lao động Lưu
nhân sự

hồ
hồ

sơ

Trên đây là toàn bộ quy trình tuyển dụng của công ty Cổ phần Xuất
nhập khẩu Bắc Giang. Thông qua quy trình này có nhiều tính ưu việt làm

cho việc tuyển dụng của công ty được thực hiện một cách bài bản, rõ ràng,
khách quan. Tuy nhiên theo em việc dựa trên quy trình này là một điều rất
cần thiết cho công ty, nhưng điều quan trọng nhất đó là kỹ năng làm việc,
hay kỹ năng tác nghiệp đối với công việc của từng thành viên ở từng bộ
phận của công ty mang lại hiệu quả như thế nào đến kết quả làm việc cuối
cùng cho công ty mình.Qua nội dung của môn học quản trị sản xuất và tác
nghiệp em thấy đây là một môn học rất cần thiết và bổ ích đối với tất cả các


lĩnh vực chứ không riêng cho ngành nghề nào. Điều trước tiên ta phải tránh
được 7 loại lãng phí theo Ohno, nguyên tắc 5S, song song với điều đó là việc
áp dụng Just-In-Time, TPS, và Lean vào trong quá trình sản xuất và các quy
trình tác nghiệp. Để thực hiện được điều này đòi hỏi mỗi chúng ta phải có kế
hoạch rõ ràng, lòng quyết tâm, tinh thần sáng tạo, kiên trì thực hiện mới đem
lại kết quả như mong muốn.