Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ phần sản thép việt mỹ

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHAN THANH HẢO

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2017


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHAN THANH HẢO

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.03.01

Ngƣờ

ƣớng

n

o

ọ : TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH

Đà Nẵng - Năm 2017



MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài........................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................ 4
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ........................................................... 4
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ......................................................................... 4
5. Bố cục của luận văn ................................................................................. 5
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ................................................................. 5
CHƢƠNG 1. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU
KIỆN ỨNG DỤNG ERP................................................................................. 8
1.1. TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN .... 8
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán ............................................... 8
1.1.2. Mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống thông tin khác
trong doanh nghiệp .......................................................................................... 10
1.1.3. Tổ chức thông tin kế toán ............................................................... 12
1.2. TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ ERP ......................................................... 13
1.2.1. Định nghĩa về ERP .......................................................................... 13
1.2.2. Cấu trúc của ERP ............................................................................ 13
1.2.3. Sự cần thiết của ứng dụng ERP ...................................................... 15
1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG
DỤNG ERP ..................................................................................................... 17

1.3.1. Hệ thống chứng từ........................................................................... 17
1.3.2. Tổ chức dữ liệu ............................................................................... 18
1.3.3. Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán ......................................... 19
1.3.4. Tổ chức thông tin theo các chu trình .............................................. 20
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1................................................................................ 27


CHƢƠNG 2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU
KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT
THÉP VIỆT MỸ ........................................................................................... 28
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT
MỸ ............................................................................................................... 28
2.1.1. Giới thiệu chung về công ty ............................................................ 28
2.1.2. Tổ chức bộ máy công ty.................................................................. 31
2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán công ty ..................................................... 32
2.2. THỰC TẾ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG SAP ERP TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ ............................................................ 32
2.2.1. Quá trình triển khai thực hiện ERP tại Công ty Cổ Phần Sản
Xuất Thép Việt Mỹ ......................................................................................... 32
2.2.2. Các phân hệ trong hệ thống ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất
Thép Việt Mỹ .................................................................................................. 34
2.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG
DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ ...... 37
2.3.1. Những thay đổi về tổ chức thông tin kế toán .................................. 37
2.3.2. Những thay đổi trong tổ chức thông tin kế toán theo chu trình ...... 45
Khi ứng dụng ERP, căn cứ vào cách thức tổ chức thông tin kế toán trƣớc
đây, tác giả đã nhận diện những thay đổi cơ bản trong tổ chức thông tin kế
toán tại công ty theo các chu trình. ................................................................. 45
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2................................................................................ 62
CHƢƠNG 3. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ................................................... 63
3.1. ĐÁNH GIÁ VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ ................................... 63


3.1.1. Ƣu điểm........................................................................................... 63
3.1.2. Hạn chế............................................................................................ 66
3.2. ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN .. 67
3.3. ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ ............... 71
3.3.1. Nâng cao tổ chức thực hiện quy trình kế toán ................................ 71
3.3.2. Tăng cƣờng công nghệ .................................................................... 74
3.3.3. Nâng cao khả năng kiểm soát của hệ thống .................................... 76
3.3.4. Xây dựng cơ cấu nhân sự ................................................................ 79
3.3.5. Đánh giá hiệu quả tác động của ERP đến hệ thống thông tin kế
toán ............................................................................................................... 80
3.4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ............................................................................. 81
3.4.1. Đối với công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ ......................... 81
3.4.2. Đối với công ty Cổ Phần Citek ....................................................... 83
KẾT LUẬN .................................................................................................... 84
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản s o)


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

ERP

Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp

FI

Financials – Kế toán tài chính

HTTTKT

Hệ thống thông tin kế toán

MM

Material Management – Quản lý mua hàng và kho

PO

Purchase Order – Đơn đặt hàng

PP

Production Planning - Quản lý sản xuất

PR

Purchase Request – Đề nghị mua hàng

SD

Sale & Distribution – Quản lý bán hàng

TSCĐ

Tài sản cố định


DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

Tên bảng

bảng
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.

Cấu trúc hệ thống tài khoản tại Công ty CPSX Thép Việt
Mỹ
Các nhóm TK trung gian mà công ty sử dụng
Một số danh sách báo cáo chuẩn và báo cáo phát triển
của Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ
Quy định tài khoản hạch toán kho

Trang

38
39
44
55

�� toán tài chính tự thực hiện, kiểm tra trong nội
bộ tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp. Đó là sự kiểm tra lẫn nhau giữa
các phần hành và sự kiểm tra của cấp trên đối với cấp dƣới. Tổ chức kiểm tra
kế toán là trách nhiệm của ngƣời đứng đầu trong công tác kế toán tại doanh
nghiệp. Cần phải căn cứ vào yêu cầu công tác mà xác định nội dung, phạm vi,
thời điểm và phƣơng pháp tiến hành kiểm tra kế toán.
Nội dung tổ chức kiểm tra kế toán bao gồm:
- Xây dựng qui trình kiểm tra: Kiểm tra là một công việc không thể thiếu
trong bất cứ hoạt động nào bởi nếu không có kiểm tra, nhân viên sẽ không cố
gắng hoàn thành nhiệm vụ. Tuy nhiên, nếu kiểm tra quá nhiều sẽ giảm số
lƣợng thời gian làm việc của nhân viên. Vì thế, khi xây dựng qui trình kiểm
tra, ban lãnh đạo công ty cần phải xác định mục đích của việc kiểm tra là gì
để từ đó đƣa ra những nội dung cần đƣợc kiểm tra và xác định phần hành cần
phải kiểm tra. Tất cả những việc này còn nhằm mục đích báo cho phần hành
đƣợc kiểm tra biết để chuẩn bị hồ sơ, sắp xếp thời gian và công việc.
- Báo cáo kết quả: Sau khi việc kiểm tra kết thúc, ngƣời đi kiểm tra phải đƣa
ra những báo cáo về kết quả kiểm tra, đồng thời đề nghị biện pháp xử lý
những vấn đề tồn đọng. Ngoài ra, kết quả kiểm tra còn là cơ sở để bộ phận kế
toán tài chính nhìn lại những ƣu nhƣợc điểm của công việc đã làm, giúp bộ
phận kế toán đƣa ra những hƣớng xử lý công việc tốt hơn.
3.3.2. Tăng ƣờng công nghệ
Hiện trạng hệ thống mạng hiện tại của Công Ty Cổ Phần Sản Xuất
Thép Việt Mỹ không có hoạch định hệ thống rõ ràng từ đầu, đa số là phát sinh
theo nhu cầu sử dụng thực tế chỉ đủ để đáp ứng nhu cầu công việc, chƣa chú
trọng đến việc tối ƣu hệ thống, backup dữ liệu, phòng chống virus, không có
bảo mật bằng tƣờng lửa, chƣa có đầu tƣ đồng bộ thiết bị về chiều sâu…Phần


75

đa hệ thống mạng phân tán, bao gồm nhiều cụm hệ thống nhỏ và sử dụng
mạng ngang hàng. Do hệ thống phân tán nên khó quản trị hệ thống cũng nhƣ
ngƣời dùng, không thể kiểm soát các user cũng nhƣ phần mềm độc hại trong
thời gian làm việc, dễ thất thoát thông tin. Cần chú trọng và xây dựng hệ
thống bảo mật cho hệ thống đồng thời xây dựng các chính sách ngƣời dùng
tận dụng tài nguyên của hệ thống để phục vụ công việc tốt hơn. Vấn đề đƣa ra
ở đây là chúng ta phải cần thiết lập đƣợc một hệ truyền thông tốc độ cao đƣợc
thiết kế để kết nối các site lại với nhau, các máy tính, các thiết bị mạng và các
thiết bị xử lý dữ liệu khác cùng hoạt động với nhau trong cùng 1 site. Chúng
có thể kết nối lại với nhau trong một khu làm việc, hình thành hệ thống mạng
xuyên suốt. Hệ thống mạng của Công ty phải đƣợc trang bị thiết bị dự phòng.
Các kết nối bên trong 1 site là kết nối LAN, thông qua các bộ chuyển mạch
truy cập, tập trung kết nối trong các phòng.
Do hệ thống ERP sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên yếu tố bảo mật
đầu tiên mang tính chất quan trọng là kiểm soát truy cập từ bên ngoài. Mục
tiêu của thủ tục kiểm soát này là ngăn ngừa những ngƣời từ bên ngoài tiếp cận
hệ thống máy tính, mà trong đó có cài đặt ứng dụng ERP. Trƣớc hết phải làm
cho nhân viên trong công ty nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác bảo
mật trong việc sử dụng hệ thống ERP. Có thể dùng biện pháp nhƣ cấp account
truy cập, quy định số lần đƣợc phép đăng nhập sai, gởi cảnh báo đến cho bộ
phận IT…
Doanh nghiệp nên thiết lập kế hoạch chiến lƣợc an ninh đối với hệ
thống máy tính nhƣ cài đặt phần mềm diệt virus, các chƣơng trình quét virus
đƣợc cài đặt nhằm phát hiện và ngăn chặn các đoạn mã độc, các chƣơng trình
gián điệp, các email có tệp tin virus đính kèm nhằm bảo đảm an toàn mạng,
internet, kết nối trong hệ thống, lƣu trữ và sao lƣu dự phòng. Trách nhiệm liên
quan cần đƣợc thực hiện xuyên suốt từ nhân viên đến quản lý, từ phòng công


76

nghệ thông tin đến các phòng ban khác. Trách nhiệm này cần đƣợc soạn thảo
bằng văn bản có quy định về thời gian sao lƣu cụ thể, định kỳ (ngày, tuần,
tháng, quý…), không gian sao lƣu và hƣớng dẫn cách thức sao lƣu rõ ràng.
3.3.3. Nâng cao khả năng kiểm soát của hệ thống
Thƣờng xuyên đánh giá khả năng kiểm soát hệ thống thông tin không
những giúp doanh nghiệp nắm vững trạng thái hoạt động của hệ thống thông
tin mà còn hiểu rõ hơn về hạn chế, yếu kém trong công tác kiểm soát nội bộ
và cả những rủi ro tiềm tàng để đƣa ra những chính sách phù hợp. Việc truy
cập, phá hủy hệ thống và dữ liệu có thể do những thiếu sót trong quá trình
phát triển, duy trì hoặc vận hành hệ thống hoặc do gian lận để tìm cách truy
cập trái phép, đánh cắp thông tin và sửa đổi dữ liệu mà không để lại bằng
chứng hay dấu vết có thể nhận thấy đƣợc.
Vì vậy, kiểm soát truy cập bất hợp pháp và phân quyền truy cập dữ liệu
một cách khoa học trong hệ thống SAP của doanh nghiệp là một nội dung rất
quan trọng. Nếu sự cố xảy ra có thể dẫn đến việc mất hoặc hỏng dữ liệu làm
cho hệ thống SAP ngừng hoạt động, ảnh hƣởng nghiêm trọng tới hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một số hoạt động kiểm soát truy cập
nhằm nâng cao năng lực hệ thống kiểm soát công nghệ thông tin trong doanh
nghiệp:
- Kiểm soát thiết bị đầu cuối: Việc tiến hành kiểm soát các nguy cơ bảo
mật trên các thiết bị đầu cuối cùng các công cụ xử lý sự cố tức thì có thể đáp
ứng nhu cầu bảo vệ liên tục trƣớc sự tấn công của các hiểm họa ngày càng tân
tiến hơn nhằm vào các thiết bị nhƣ điện thoại, máy tính bảng hay máy tính
xách tay. Những công cụ này giám sát thiết bị đầu cuối, hệ thống mạng và lƣu
trữ dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu tập trung.
- Bảo vệ hệ thống thông tin khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp: Việc thâm
nhập máy tính và các hệ thống thông tin bất hợp pháp có thể làm tổn hại vật

77

chất cho doanh nghiệp và làm cho hệ thống SAP không thể vận hành theo
thiết kế. Để hạn chế nguy cơ truy cập bất hợp pháp để phá hoại, sửa đổi hoặc
lấy cắp thông tin thì việc kiểm soát truy cập vào hệ thống máy tính của doanh
nghiệp là rất cần thiết. Việc bảo vệ hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp khỏi sự
truy cập bất hợp pháp là biện pháp tích cực ngay từ đầu để ngăn chặn sự phá
hoại bằng nhiều kỹ thuật thâm nhập vô cùng sắc sảo và tinh vi. Ngoài việc
hạn chế thâm nhập bất hợp pháp về mặt vật lý đối với các thiết bị máy tính,
cần quan tâm để hạn chế quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu và thông tin.
Các biện pháp cụ thể áp dụng để kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm:
+ Phân quyền truy cập và sử dụng hệ thống: việc phân quyền đƣợc thực
hiện thông qua việc xác định rõ ràng cá nhân, chức năng hay nhiệm vụ đƣợc
phép sử dụng hay truy cập trong hệ thống.
+ Sử dụng các biện pháp xác thực điện tử: mỗi cá nhân đƣợc cấp một
tên truy nhập cùng với mật khẩu xác thực. Hệ thống chỉ cho phép truy nhập
khi xác thực đƣợc ngƣời sử dụng. Doanh nghiệp cần sử dụng nhiều biện pháp
kỹ thuật để hạn chế giả mạo và đánh cắp mật khẩu, nâng cao an toàn cho hệ
thống.
+ Sử dụng mật mã cho các tập tin: ngoài hệ thống xác thực truy cập hệ
thống thông tin, doanh nghiệp còn có thể sử dụng mật mã cho các tập tin để
giới hạn sự truy cập vào những tài nguyên nhất định.
o Phân quyền rõ ràng: quy định một ngƣời có thể thực hiện hoạt động
nào đó trong số các hoạt động đƣợc phép khi thực hiện truy cập. Công việc
phân quyền truy cập hệ thống trong bộ phận kế toán tài chính cần đƣợc soạn
thảo bằng văn bản và căn cứ trên chức vụ, vị trí của phần hành mà khai báo
quyền đƣợc xem, thêm, sửa, xóa hợp lý. Việc phân quyền này đã đƣợc quy
định trong giai đoạn đầu vận hành ERP, và sẽ có điều chỉnh nếu có sự luân
chuyển nhân sự trong công ty.

78

+ Giám sát hoạt động truy cập vào hệ thống: đảm bảo an ninh cho hệ
thống thông tin doanh nghiệp không chỉ ngăn chặn sự truy cập trái phép mà
còn phải theo dõi giám sát tất cả các hoạt động truy cập vào hệ thống. Doanh
nghiệp có thể sử dụng Nhật ký truy cập để theo dõi, kiểm soát thời gian đăng
nhập, loại yêu cầu truy cập và dữ liệu truy cập. Đây là căn cứ để truy tìm
những truy cập bất hợp pháp vào hệ thống thông tin doanh nghiệp.
+ Kiểm soát truy cập thích ứng: thay cho việc phải khóa dữ liệu mỗi
khi xảy ra sự cố, bộ phận công nghệ thông tin cũng cần phải cung cấp sự hỗ
trợ thích hợp cho một khối lƣợng lớn các thiết bị di động kết nối vào hệ thống
công ty. Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, các chuyên gia đề xuất sử dụng
phƣơng pháp kiểm soát truy cập thích ứng, một dạng kiểm soát truy cập dựa
theo ngữ cảnh cụ thể.
Tóm lại, trong điều kiện ứng dụng hệ thống SAP, nhận diện đƣợc các
đặc điểm và yếu tố ảnh hƣởng tới công tác kiểm soát hệ thống thông tin để
trên cơ sở đó xây dựng các biện pháp an toàn nhằm bảo vệ tài nguyên hệ
thống thông tin doanh nghiệp khỏi những tác động của môi trƣờng, của sự
truy cập trái phép hay nguy cơ đánh cắp, sửa đổi dữ liệu. Quan tâm đến vấn
để kiếm soát và đảm bảo an toàn đối với hệ thống thông tin sẽ giảm thiểu
đƣợc các thiệt hại về vật chất, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và liên tục của
hệ thống thông tin, góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Vì nếu
việc phân quyền không hiệu quả sẽ ảnh hƣởng đến toàn bộ hệ thống chứ
không riêng gì đối với bộ phận kế toán. Trong môi trƣờng ứng dụng SAP,
mọi tác động của thành viên lên hệ thống đều có ảnh hƣởng đến những quy
trình khác nhau trong một doanh nghiệp. Thế nên, việc thiết lập các thủ tục
kiểm soát là rất cần thiết nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống từ đó cung cấp
thông tin kịp thời, đáng tin cậy và đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

79

3.3.4. Xây dựng ơ cấu nhân sự
Liên quan đến xây dựng cơ cấu nhân sự kế toán trong môi trƣờng ERP,
doanh nghiệp cần quan tâm trên cả hai khía cạnh là số lƣợng và chất lƣợng.
Một trong những giải pháp đầu tiên về con ngƣời để hoàn thiện tổ chức công
tác kế toán tại công ty là nâng cao chất lƣợng của nhân viên trong bộ phận.
Để làm đƣợc điều này, trƣớc tiên nhân viên trong bộ phận kế toán tài chính
phải đọc và hiểu đƣợc sách hƣớng dẫn sử dụng, hiểu đƣợc các thuật ngữ trong
hệ thống SAP. Do vậy, nhân viên trong bộ phận kế toán tài chính cần bồi
dƣỡng thêm về Anh văn, nắm rõ các thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành kế
toán để có thể sử dụng phần mềm hiệu quả hơn. Hơn thế nữa, khác với chức
năng nhập liệu nhƣ trƣớc đây. Khi ứng dụng ERP, nhân viên kế toán cần nâng
cao nghiệp vụ hơn, nắm bắt đƣợc các thủ tục kiểm soát để kiểm tra các hoạt
động của nhân viên các phòng ban khác.
Bộ phận IT của công ty cần tổ chức các khóa huấn luyện cho nhân viên
để họ có một cách nhìn mới mang tính tổng thể về hệ thống, có thể hiểu đƣợc
cách thức mà hệ thống SAP ERP hoạt động nhƣ thế nào, dữ liệu đƣợc liên kết
ra sao, cách thức khai thác báo cáo trên hệ thống…Bên cạnh đó, bộ phận kế
toán tài chính cũng cần tổ chức các buổi đào tạo để giúp cho nhân viên trong
bộ phận mình nâng cao trình độ chuyên môn, hiểu rõ hơn về xử lý tài khoản
trên hệ thống SAP, phân tích hoạt động kinh tế, nguyên tắc xử lý kế
toán…Nhân viên trong bộ phận kế toán tài chính cũng cần hỗ trợ lẫn nhau
trong quá trình làm việc từ đó có thể nâng cao năng suất lao động của cả
phòng.
Doanh nghiệp cần quyết định số lƣợng nhân viên trong bộ phận và
công việc cụ thể đó là gì. Để có thể xác định số lƣợng nhân viên cần thiết, cần
căn cứ vào cơ cấu tổ chức của toàn doanh nghiệp, yêu cầu về công việc, yêu
cầu về quản lý và kiểm soát. Trong đó, yêu cầu về công việc là một căn cứ

80

quan trọng để phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên. Khi phân chia trách
nhiệm nên xem xét đến khối lƣợng công việc, mức độ phức tạp của công việc,
thời gian thực hiện đồng thời đảm bảo công bằng giữa các nhân viên với
nhau. Công việc cụ thể của từng nhân viên cũng cần đƣợc soạn thảo và thể
hiện qua bảng mô tả công việc. Ý nghĩa của bảng mô tả công việc không chỉ
giúp ích cho nhân viên hiểu rõ công việc của mình mà còn chỉ rõ mối quan hệ
giữa các bộ phận.
Doanh nghiệp cũng cần lựa chọn nhân viên kế toán có đủ trình độ
chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng (làm việc nhóm, sử dụng máy tính, phân
tích, đánh giá…), hiểu biết về quy trình kinh doanh, nhận thức đƣợc vai trò
của hệ thống đối với công tác kế toán và có đạo đức nghề nghiệp. Những tiêu
chí này cần đƣợc quy định rõ ràng và là căn cứ để thực hiện trong quá trình
tuyển dụng và đào tạo nhân viên kế toán. Hiện tại, đối với những nhân viên
chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu trong công việc của bộ phận kế toán tài chính,
bản thân nhân viên cần cố gắng học hỏi thêm nữa đồng thời kế toán trƣởng
cũng cần có các biện pháp để hỗ trợ nhân viên của mình. Nếu nhân viên nào
vẫn không thể cải thiện đƣợc thì kế toán trƣởng cần có các quyết định kịp thời
nhƣ chuyển công tác hoặc sa thải để tránh làm ảnh hƣởng đến công việc
chung, gây trì trệ trong hệ thống.
3.3.5. Đán giá hiệu quả tá động củ ERP đến hệ thống thông tin
kế toán
Nhƣ đã trình bày trong chƣơng 1, mục tiêu của hệ thống thông tin kế
toán là cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định. Giải pháp
ERP đƣợc xem là một công cụ hỗ trợ hiệu quả cho hệ thống thông tin của
toàn doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán. Để đánh
giá hiệu quả tác động của ERP đến hệ thống thông tin kế toán, doanh nghiệp

cần tổ chức nhân sự đánh giá và thời gian đánh giá hợp lý. Do đối tƣợng sử


81

dụng thông tin kế toán đa dạng nên nhân sự đánh giá không chỉ bao gồm
thành viên từ bộ phận kế toán mà còn có các bộ phận khác trong doanh
nghiệp. Nhân viên kế toán sẽ đánh giá dƣới góc độ là ngƣời cung cấp thông
tin. Các bộ phận khác sẽ đánh giá dƣới góc độ là ngƣời tiếp nhận thông tin.
Thời gian đánh giá và thời hạn hoàn thành công việc đánh giá cũng cần đƣợc
xác định rõ ràng để từ đó có thể xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể, phục vụ
cho công tác phân tích, tổng hợp và đƣa ra các giải pháp cải tiến hệ thống.
Bên cạnh việc xây dựng nhân sự đánh giá và bố trí thời gian đánh giá, doanh
nghiệp cũng nên làm rõ ý nghĩa của việc đánh giá sẽ mang lại lợi ích nhƣ thế
nào đồng thời xác định, phân loại, sắp xếp các tiêu chí đánh giá cụ thể và
khoa học. Việc chuẩn bị kỹ lƣỡng bảng đánh giá sẽ giúp ích cho ngƣời đánh
giá hiểu đƣợc tầm quan trọng của kết quả thực hiện cũng nhƣ gia tăng chất
lƣợng của việc đánh giá. Một số tiêu chí nên đƣợc xem xét khi đánh giá hiệu
quả tác động của ERP đến hệ thống thông tin kế toán là: nội dung thông tin
hình thức công bố và cung cấp thông tin, thời gian cung cấp thông tin, tính
bảo mật thông tin, trách nhiệm trong việc truy cập và sử dụng thông tin nội
bộ. Nói chung, kết quả đánh giá sẽ giúp hiểu rõ khả năng đáp ứng yêu cầu và
sự hài lòng của ngƣời sử dụng trên nhiều khía cạnh khác nhau đối với hệ
thống thông tin kế toán khi doanh nghiệp ứng dụng ERP.
3.4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
3.4.1. Đối với công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ
a. Ban lãnh đạo công ty
Ban lãnh đạo công ty phải luôn ghi nhớ rằng ERP không phải là công
cụ kỳ diệu để chuyển hóa tất cả, nó không đảm bảo cho sự thành công của
doanh nghiệp. Ban lãnh đạo phải là ngƣời luôn thấu hiểu, chia sẻ, tạo điều

kiện và động viên. Phải có sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ trong suốt quá trình
triển khai và ứng dụng ERP. Bởi vì vai trò của ngƣời lãnh đạo là rất quan


82

trọng trong việc giúp cho doanh nghiệp duy trì ứng dụng thành công ERP, là
nhân sự chủ chốt trong quá trình thực hiện, là ngƣời quyết định trực tiếp mọi
vấn đề của hệ thống, quyết định khả năng nâng cấp mở rộng hệ thống. Nếu
ban lãnh đạo không tham gia đến cùng, không dành thời gian thích đáng cho
việc này thì sẽ dễ dẫn đến nguy cơ thất bại trong việc ứng dụng ERP.
ERP là giải pháp đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều cá nhân trong doanh nghiệp.
Một số quan niệm sai lầm cho rằng triển khai ERP chỉ xảy ra ở bộ phận công
nghệ thông tin hay phòng kế toán. Do vậy ban lãnh đạo phải luôn duy trì sự
phối hợp này tránh tình trạng bị thiếu hụt nhân sự vì số lƣợng thành viên
không đảm bảo, công việc quá tải và thậm chí là không đủ năng lực để giải
quyết nhiều vấn đề phát sinh thực tế.
b. Phòng IT
Chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng hệ thống ERP, phối hợp
với các phòng ban và đối tác bên ngoài để xây dựng và quản lý hệ thống ERP
cho công ty.
- Quản lý, xây dựng, phát triển hệ thống thông tin của công ty bao gồm:
hệ thống hạ tầng, hệ thống phần mềm ứng dụng hoạt động ổn định đảm bảo
hỗ trợ công việc kinh doanh xuyên suốt, hiệu quả cao nhất.
- Quản lý, phát triển, ứng dụng về hạ tầng đảm bảo ổn định, an toàn để
phục vụ cho việc thông tin liên lạc giữa nội bộ, cũng nhƣ với bên ngoài đƣợc
xuyên suốt, nhanh chóng.
- Chịu trách nhiệm phối hợp với các phòng ban và đối tác để duy trì hệ
thống ERP của công ty thành công. Hỗ trợ các phòng ban trong việc sử dụng
hệ thống ERP.

- Soạn thảo, huấn luyện cho ngƣời dùng về chính sách, quy định sử
dụng an toàn thông tin, bảo mật của công ty, cũng nhƣ kỹ năng, kiến thức về
hệ thống ERP.


83

- Đảm bảo an toàn cho hệ thống (bảo mật, kế hoạch lƣu trữ …).
c. Phòng kế toán
Trong quá trình sử dụng hệ thống ERP, bộ phận kế toán nên đƣa ra
những đánh giá, đề xuất của mình về phân hệ kế toán để hệ thống ngày càng
hoàn thiện hơn. Bên cạnh đó, kế toán cũng cần tham gia xây dựng mục tiêu và
kế hoạch phát triển hệ thống thông tin của công ty.
Trong điều kiện ứng dụng ERP, những giới hạn về không gian, quy mô,
khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh nhiều… đƣợc khắc phục dần dần nên việc cải
tổ bộ máy kế toán cũng cần đƣợc chú ý. Không ngừng bồi dƣỡng nhằm nâng
cao kiến thức về phần mềm và cách thức sử dụng phần mềm SAP ERP cho
mỗi thành viên trong bộ phận kế toán tài chính. Kế toán trƣởng nên là ngƣời
phân quyền truy cập hệ thống cho nhân viên trong bộ phận của mình.
3.4.2. Đối với công ty Cổ Phần Citek
Đối tác triển khai dự án có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc ứng
dụng thành công hệ thống SAP ERP tại công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt
Mỹ. Do vậy, để phát huy vai trò của mình, Công ty CP Citek cần cử những
nhân viên có kiến thức nghiệp vụ lẫn công nghệ giỏi, những ngƣời nắm kiến
thức vững hơn khách hàng cả về nghiệp vụ lẫn công nghệ để phối hợp với
doanh nghiệp trong việc duy trì sự thành công của hệ thống SAP. Công ty CP
Citek cần đáp ứng kịp thời những yêu cầu từ khách hàng sử dụng. Duy trì sự
hỗ trợ lâu dài về tính cập nhật của phần mềm đối với các quy định mới, tính
linh hoạt đối với nhu cầu thông tin mới và tính kiểm soát đối với quy trình
nghiệp vụ.

84

KẾT LUẬN
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là một công cụ hiệu
quả giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong xu thế hội nhập
quốc tế, đây không chỉ là một giải pháp công nghệ mà là sự thay đổi về tƣ duy
quản lý mới. Các doanh nghiệp ứng dụng ERP để quản lý hoạt động kinh
doanh của đơn vị và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành
công. Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ cũng không nằm ngoài xu
thế của thế giới, nhu cầu quản lý ngày càng cao, đòi hỏi thông tin phải chính
xác và kịp thời, đó là lý do ban lãnh đạo công ty quyết định áp dụng hệ thống
ERP vào doanh nghiệp.
Qua nghiên cứu đề tài, tác giả đã hệ thống hóa một cách rõ nét các khái
niệm về hệ thống thông tin kế toán cũng nhƣ hệ thống ERP, sự khác biệt khi
ứng dụng hệ thống ERP trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh
nghiệp. Đồng thời, thu thập, khảo sát các dữ liệu liên quan đến thực trạng
công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại
Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ. Để từ đó, đƣa ra các đề xuất nhằm
hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm
ERP, mong muốn thông qua đó góp phần tăng cƣờng hiệu quả tổ chức thông
tin trong Công ty, giúp ban giám đốc có đƣợc nguồn thông tin thống nhất,
chính xác, kịp thời và nhanh chóng để đƣa ra các quyết định quản trị hữu ích
củng cố lợi thế cạnh tranh của Công ty trên thị trƣờng nội địa.


TÀI LIỆU THAM KHẢO
TIẾNG VIỆT
[1] Nguyễn Thị Thùy Anh (2011), Hoàn thiện công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng ERP tại Bệnh viện C Đà Nẵng, Luận văn Thạc sĩ kế
toán, Đại học Kinh tế Đà Nẵng.
[2] Nguyễn Bích Liên (2012), Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng
chất lượn thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt
Nam, Luận văn Tiến sĩ kế toán, Đại học Kinh tế TP. HCM
[3] Trần Thanh Thúy (2011), Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của
ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp
Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ kế toán, Đại học Kinh tế TP. HCM
[4] Nguyễn Mạnh Toàn (2011), “Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao
hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán”, Tạp chí Kế toán & Kiểm
toán-số 05/2011(92), tr.20-23
[5] Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thông tin kế
toán, Nhà xuất bản Tài chính.
TIẾNG ANH
[6] Aernoudts, R.H.R.M., Boom, van der, T., Vosselman, E.G.J.and Pijl, van
der, G.J. (05 August 2005.), “Management Accounting Change and
ERP, an Assessment o. Research Aernoudts”, Erasmus School.
Economics.
[7] Kumar, K. and J.V.Hillegersberg (April/2000), “ERP experiences and
evolution”, Communications o. the ACM, page 22-26
[8] Marshall Romney and Paul Steinbart (2006), Accounting In.ormation
Systems, Pearson Education International, page 651-758.
[9] Olson, David L (2003), Managerial Issues o. Enterprise Resource
Planning Systems, McGraw-Hill, Inc., New York.


[10] Y.Zeng, R. H. L.Chiang and D.C.Yen (2003), “Enterprise integration
with

advanced

in.ormation

technologies:

ERP

and

data

warehousing”, In.ormation Management & Computer Security, Vol.
11, Issue 3, page 115-122.