Quy trình tác nghiệp công tác bán hàng chào thầu và chào hàng cạnh tranh

Quy trình tác nghiệp công tác bán hàng chào thầu và chào hàng cạnh tranh
I.Sơ lược về doanh nghiệp và hoạt động tác nghiệp:
1.Giới thiệu về doanh nghiệp :
Tên Doanh nghiệp : Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật công nghệ EDH
* Địa chỉ : K14,Khu Công nghiệp Ngọc Hồi, Huyện Thanh Trì, Hà nội.
* Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính: Ra đời năng 1995, chức năng kinh
doanh chính của Cty EDH là:
+ Kinh doanh thiết bị điện cao thế, trung thế và hạ thế
+ Sản xuất tủ bảng điện cung cấp cho các ngành công nghiệp, các nhà
máy, các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng, các trạm biến áp đến 500 kV
cũng như cho các tòa nhà, siêu thị.
+ Tư vấn, thiết kế các công trình điện đến điện áp 500kV
+ Xây lắp các công trình điện đến điện áp 220 kV

Câu 1: Lựa chọn hoạt động tại doanh nghiệp để phân tích :
Quy trình tác nghiệp công tác bán hàng, chào thầu, chào hàng cạnh tranh
. Đây là hoạt động, là một nghiệp vụ thông thường, diễn ra hàng ngày tại doanh
nghiệp có tác động đến tất cả các cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.
Trung tâm diễn ra hoạt động này là khối kinh doanh bao gồm hai Phòng kinh
doanh(PKD) và phòng dự án(PDA) được quản lý chung bởi Giám đốc kinh
doanh, trực tiếp quản lý và phụ trách hai đơn vị là hai trưởng phòng là trưởng
Phòng kinh doanh và trưởng Phòng dự án. Đây là hai bộ phận chính tạo ra


doanh thu cho cả doanh nghiệp và hiệu quả của nó sẽ tác động trực tiếp đến
quyền lợi của đông đảo bộ phận người lao động làm việc tại công ty, các cổ
đông trong và ngoài công ty. Quy trình này tuy đơn giản nhưng hiểu được giá trị
và hiệu quả của quy trình sẽ có tác động to lớn đến công tác Quản trị hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp.
I. Giới thiệu hoạt động tác nghiệp :

Nhận thông tin

Dừng

Xem xét
Mua hồ sơ thầu

Khối Kinh doanh là đơn vị bán hàng qua hình thức đấu thầu, chào hàng cho
Nghiên
cứu
các dự án ở tất cả các
thị trường
đối với cácDừng
sản phẩm mà Công ty kinh
doanh.
1. Quy trình tác nghiệp
công tác bán hàng chào thầu và chào hàng cạnh
Lập hồ sơ dự thầu
tranh:
1.1 Lưu đồ:

Không
Duyệt

Nộp HSDT,mở thầu
và theo dõi
BƯỚC

TRÁCH
NHIỆM

Dừng
QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP

Thương thảo & ký
HĐ

1

Các thành
viên trong ctyKHTHCT,đặt hàng, ĐNXVT,
Không có khả năng
TiÕn ®é THCT

2

P.KD & P.DA

Giao hàng và hoàn
thiện hồ sơ

Lưu
HS
Đánh giá hiệu quả


P.KD&P.DA
3
P.KD, P.DA
4

5

6

Không có khả năng

PKD,
DA,PKT,
PTCKT
Giám đốc
KD; TGĐ

Không được chọn
PKD,PDA
7
GĐKD,TGĐ Được chọn
8
9

TGĐ,GĐ
P.KD,P.DA
PVT-XNK,

10

11

PTC-KT,
P.KT, P.KD

P.KD,P.DA,
PTC-KT
P.KD,P.DA

12

2 Mô tả quy trình tác nghiệp công tác bán hàng qua hình thức chào thầu và
chào hàng cạnh tranh :

Bước 1. Nhận thông tin:


Mọi thành viên trong Công ty khi biết thông tin mời tham gia dự án, chào
thầu, chào hàng cạnh tranh đều có thể thông báo cho Tổng Giám đốc, Giám đốc
kinh doanh hoặc trưởng các bộ phận kinh doanh, dự án sẽ tiếp nhận các thông
tin này.
Bước 2. Xem xét:
Phòng KD,DA sẽ cử người tiếp xúc, thăm dò, nghiên cứu tìm hiểu nội dung
của HSMT, xem xét chi tiết các chủng loại hàng hoá và ghi lại kết quả xem xét
rồi trình Tổng giám đốc, Giám đốc kinh doanh xem xét quyết định, nếu không
có khả năng thì DỪNG, nếu có khả năng thì mua HSMT.
Bước 3. Mua hồ sơ mời thầu:
Sau khi đã nghiên cứu và phân tích kỹ thế mạnh, khả năng cung cấp hàng,
Phòng KD,DA tiến hành mua hồ sơ mời thầu HSMT.
Bước 4. Nghiên cứu và phân công:
Phòng KD,DA sau khi nghiên cứu kỹ nội dung HSMT và các thông tin liên
quan đến HSMT, báo cáo với Giám đốc kinh doanh hoặc Tổng Giám đốc về kế
hoạch sơ bộ rồi tiến hành lập kế hoạch để thực hiện hồ sơ dự thầu, phân công cụ
thể cho các đơn vị liên quan thực hiện các yêu cầu của HSMT, nếu không có khả
năng hoặc không đủ điều kiện dự thầu thì DỪNG.

Bước 5. Lập hồ sơ thầu:
Các đơn vị liên quan: Phòng kỹ thuật chuẩn bị các tài liệu kỹ thuật hoặc kiểm
tra các nội dung chào kỹ thuật do các đơn vị khác chuẩn bị và chuẩn bị các bản
vẽ thiết kế có mức độ phù hợp với yêu cầu HSMT, phòng Tài chính kế toán,
P.KD; P.DA hoặc những người được Giám đốc kinh doanh chỉ định chịu trách
nhiệm chuẩn bị các nội dung dưới dạng văn bản mà HSMT yêu cầu.
Sau khi đã chuẩn bị xong các công việc được giao dạng văn bản, chuyển toàn
bộ các văn bản đó và các tài liệu có liên quan cho Phòng KD, DA để hoàn tất hồ
sơ dự thầu.
Bước 6. Duyệt:
Sau khi tập hợp đầy đủ các nội dung của hồ sơ dự thầu, phòng KD,DA trình
Giám đốc kinh doanh hoặc Tổng giám đốc duyệt và ký trước khi đóng gói hồ sơ
dự thầu. Nếu nội dung chào thầu chưa phù hợp, Giám đốc kinh doanh sẽ yêu cầu
các phòng chức năng làm lại hoặc bổ xung hoàn chỉnh. HSDT chỉ được ký duyệt
và đóng gói khi các nội dung đã phù hợp.


Bước 7. Nộp hồ sơ và tham gia mở thầu:
Phòng KD,DA nộp hồ sơ dự thầu và thay mặt Giám đốc kinh doanh Công ty
tham gia lễ mở thầu, báo cáo lại với Giám đốc, Tổng gián đốc tình hình, kết quả
mở thầu và phân tích kết quả để có cách nhìn tổng quan về thị trường.
Phòng KD,DA cập nhật thông tin vào bảng theo dõi các gói thầu và chào
hàng cạnh tranh. Tiếp tục liên hệ nắm bắt tình hình chung trả lời hoặc phối hợp
với các đơn vị khác làm rõ nội dung HSDT mà chủ đầu tư yêu cầu.
Bước 8. Thương thảo và ký hợp đồng:
Nếu không được chọn, phòng KD,DA lưu hồ sơ.
Nếu được chọn là đơn vị trúng thầu, phòng KD,DA sẽ chuẩn bị các nội dung
cần thiết, cung cấp các tài liệu có liên quan cho Giám đốc kinh doanh hoặc Tổng
Giám đốc xem xét lại trước khi thương thảo.
Trong quá trình thương thảo hợp đồng, phòng KD,DA ghi nhận các thay đổi

so với hồ sơ dự thầu, báo cáo Giám đốc kinh doanh hoặc Tổng giám đốc để có
những biện pháp xử lý kịp thời.
Bước 9. Đặt hàng và theo dõi thực hiện:
Sau khi thương thảo và ký hợp đồng, phòng KD,DA sẽ tiếp nhận và xử lý
tiếp trực tiếp bằng việc tiến hành đặt hàng , nếu là hàng qua sản xuất sẽ được
thực hiện theo kế hoạch thực hiện công trình.
Bước 10. Giao hàng và hoàn thiện các hồ sơ:
Khi hàng chuẩn bị cập cảng, đã về kho hoặc đến thời hạn giao hàng, Phòng
KD,DA liên hệ với khách hàng để có kế hoạch giao hàng và cùng phòng tài
chính kế toán, PVT-XNK hoặc kỹ thuật chuẩn bị các tài liệu, văn bản, giấy tờ,
liên quan đến hợp đồng để làm các thủ tục giao hàng.
Bước 11. Lưu hồ sơ:
Sau khi đã giao hàng cho khách hàng, Phòng KD,DA phải lưu hồ sơ như
quy định mà Công ty đã ban hành.
Bước 12. Đánh giá hiệu quả:
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục chào thầu phòng KD,DA phải có các bước
kiểm tra, đánh giá lại kết quả của gói thầu mình đã tham dự và báo cáo trực tiếp
với Giám đốc kinh doanh,TGĐ . Các dữ liệu được cập nhập để theo dõi, ghi
nhận và báo cáo trên phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP. Các biểu mẫu báo


báo được in ra theo biểu mẫu đã quy định trong phần mềm quản lý doanh nghiệp
ERP.
II. Các tốn tại của Quy trình và kiến nghị biện pháp cải thiện:
1- Tính thụ động trong kinh doanh của các nhân viên:
- Từ quy trình trên ta nhận thấy sự bất cập mà thực tế trong doanh nghiệp
đang phải đương đầu đó là sự thụ động trong kinh doanh của các nhân viên.
Mặc dù doanh nghiệp có phân định doanh số cho từng phòng và từng phòng
cũng giao doanh số cho đến từng nhân viên nhưng thực tế chỉ là hình thức,
trách nhiệm chính chịu gánh nặng về doanh số vẫn chỉ là hai trưởng đơn vị

kinh doanh là Trưởng phòng kinh doanh,Trưởng phòng dự án và áp lực cuối
cùng về doanh số sẽ là Giám đốc kinh doanh.
- Do cấu trúc phân quyền trên mà các nhân viên thường thiếu tính thực tiễn.
Hơn nữa do đặc thù ngành nên khâu bán hàng đều do các kỹ sư đảm nhận nên
kiến thức về thương mại còn nhiều hạn chế, chưa có nhiều kinh nghiệp về
thương trường, về kỹ năng giao tiếp nên khi gặp những tình huống phức tạp
thường lúng túng. Có lúc vì mục tiêu doanh số mà bỏ quên mục tiêu lợi
nhuận, gây sự mạo hiểm trong qua trình thực hiện hợp đồng.
* Kiến nghị:


Các nhân viên cần phải được trao quyền nhiều hơn, cộng
với việc cần phải thay đổi cơ chế thưởng bằng các chế độ đãi
ngộ bằng tài chính hoặc phi tài chính để kích thích sự năng
động và sáng tạo trong công tác kinh doanh tìm kiếm khách
hàng của nhân viên kinh doanh. Từ đó cũng giúp cho các
nhân viên tự tin trong các giao dịch với khách hàng và dần
dần họ tích luỹ và học hỏi được những kinh nghiệm từ chính
thương trường mang lại.


Đối với các nhân viên là kỹ sư bán hàng còn thiếu về kỹ
năng thương mại thì công ty cần bố trí đào tạo để họ có khả
năng chủ động tự tìm kiếm và khai thác hợp đồng.
2- Tính phối hợp giữa các phòng ban:
- Từ cấu trúc ở trên và thực trạng hoạt động của doanh nghiệp nhận thấy rằng
Giám đốc kinh doanh chỉ phụ trách và có quyền ra quyết định đối với khối
kinh doanh. Trong khi đó Tổng giám đốc chỉ tham gia ở các khâu cuối cùng
như ký, thương thảo hợp đồng… Nhưng ở đây công tác chào thầu và chào
hàng liên quan đến hầu hết các đơn vị chính trong công ty như Phòng kỹ

thuật, Phòng vật tư xuất nhập khẩu(VT-XNK); Phòng kế toán, Phòng văn thư


…vì vậy mặc dù đã có những quy định về chức năng nghiệm vụ của từng
phòng nhưng đôi lúc việc phối kết hợp với nhau còn chưa đồng bộ. Ví dụ: Khi
Khối kinh doanh chào thầu yêu cầu Phòng kỹ thuật phải ra được bản vẽ,
Phòng kế toán phải phát hành xong bảo lãnh dự thầu đúng ngày, giờ quy định,
Phòng vật tư phải cung cấp đầy đủ số liệu về thời gian hàng hóa dự kiến cập
cảng…

* Kiến nghị:


Cần quy định rõ hơn về chức năng nhiệm vụ của từng
phòng ban. Sự chia sẻ và trao đổi thông tin phải được thông
suốt và phải được duy trì một cách liên tục để các Phòng ban
thấy được trách nhiệm và nghĩa vụ trong việc phối kết hợp
một cách chặt chẽ trong các khâu trong chuỗi hoạt động kinh
doanh



Cân nhắc và xem xét nếu thấy cần thiết thì Chủ tịch hội
đồng quản trị giao cho Phó Tổng giám đốc điều hành, điều
hành trực tiếp các phòng Ban, cũng như chỉ đạo trực tiếp tới
các Phòng ban khi một tác nghiệp kinh doanh nào đó cần
phải có sự phối kết hợp đồng bộ và ăn ý nhau.

Câu 2: Những nội dung trong môn học Quản trị tác nghiệp có thể áp dụng
vào trong doanh nghiệp hiện nay. Dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó

vào hoạt động sản xuất của doanh nghiệp :
Quản trị hoạt động có vị trí rất quan trọng trong sự thành công, phát triển của
các tổ chức nói chung và của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng,
nhất là đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh thiết bị
điện như công ty chúng tôi. Một kế hoạch hoạt động tốt, kế hoạch tác nghiệp
hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp có được sản phẩm/dịch vụ làm thỏa mãn tốt
hơn yêu cầu của khách hàng, đó chính là sự phát triển mà bất kỳ một doanh
nghiệp nào đều muốn hướng tới.
Tất cả những kiến thức mà tôi được giảng viên truyền đạt trong môn Quản trị tác
nghiệp này rất bổ ích đối với tôi.Trong đó nội dung đó những nội dung về lãng


phí trong hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp theo mô hình LEAN là
có thể áp dụng ngay vào doanh nghiệp của chúng tôi:
1.Các lãng phí liệt kê theo mô hình LEAN : Sản xuất thừa; Đợi chờ; Vận
chuyển; Lưu kho; Thao tác; Gia công thừa; Sản phẩm hỏng.
2.Quan sát tại doanh nghiệp :
1.Sản xuất thừa: Không có hiện tượng sản xuất thừa tại doanh nghiệp tuy nhiên
do đặc thù của ngành là sản xuất thiết bị điện là các tủ điện,trạm điện đôi khi có
những phụ kiện được sản xuất ra trước hàng loạt cho các tủ có thiết kế mô dun
hóa như các thanh đỡ, các thanh gá lắp thiết bị.
2.Đợi chờ: Lãng phí trong đợi chờ trong sản xuất diễn ra tại các khâu:
+ Đợi chờ trong thiết kế: Cần phải khắc phục bằng cách có các thiết kế
chuẩn, modul hóa các sản phẩm tủ điện. Phân khúc lại thị trường để định ra một
số chủng loại sản phẩm chính mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp
+ Đợi chờ trong vật tư: Cần lập kế hoạch, dự báo, chủng loại vật tư, thời
gian chính xác.
3.Vận chuyển : Việc vận chuyển là không có hiện tượng lãng phí trong hoạt
động của doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng cần lưu ý đến các hàng hóa nhập khẩu
không qua sản xuất về các cảng biển, sân bay cho tiết kiệm chi phí vận chuyển

ứng với các khác hàng tại các vùng miền khác nhau trên cả nước.
4.Lưu kho: Do là đại lý độc quyền của một số hãng như các thiết bị đóng cắt
của hãng Siemens( Đức); độc quyền về sản phẩm Công tơ điện tử của hãng
Elster(Anh quốc), nên trong kho luôn phải dự trữ một lượng hàng có giá trị
tương đối lớn để cho các đại lý cấp 1 trên cả nước bán. Giải pháp cần khắc phục
là:


+ Dự báo được hàng hóa lưu kho để phù hợp với đơn hàng đã ký kết. Với
những đơn hàng thời gian dài thì việc nhập hàng hóa có thể chậm lại;
+ Nên tính toán để chuyển thẳng hàng hóa từ nhà cung cấp đến thẳng
công trình.
5.Thao tác vận hành sản xuất: Lãng phí do thao tác thừa trong vận hành sản
xuất diễn ra tại các khâu:
+ Công đoạn gia công cơ khí (tôn, đồng). Nên khắc phục bằng biện pháp sản
xuất đồng bộ; module hóa các sản phẩm cũng như hướng khách hàng đến các
sản phẩm mà doanh nghiệp đang sản xuất.
+ Thời gian di chuyển công nhân:
- Nên khắc phục bằng việc sắp xếp thiết bị vật tư một cách khoa học.
-

Sử dụng công nhân phù hợp với công việc, nghĩ là cân chuyên môn
hóa từng khâu trong chuỗi sản xuất hình thành sản phẩm của doanh
nghiệp

6.Gia công thừa : Với quy trình kiểm soát chặt chẽ, các thiết bị được thiết kế
trên một dây truyền với trang thiết bị hiện đại thì theo quan sát được hiện nay
doanh nghiệp chưa xảy ra hiện tượng thao tác thừa. Nhưng với công nhân vận
hành các thiết bị thì luôn cần phải phòng tránh hiện tượng này xảy ra , lý do xuất
phát từ trình độ của công nhân vận hành; các thông tin, mệnh lệnh của bộ phận

chỉ huy sản xuất bị sai lệch…
Khâu này cần khắc phục nhược điểm bằng cách tăng cường công tác
tuyển chọn công nhân viên, tập huấn thao tác, đào tạo nâng cao tay nghề và
tuyên truyền nâng cao ý thức của người lao động cũng như ban hành quy trình
thao tác chuẩn tại các khâu công nghệ cũng như phối hợp tốt giữa bộ phận điều
độ sản xuất và bộ phận vận hành thiết bị.


7.Sản phẩm hỏng : Hệ thống máy CNC cho gia công các sản phẩm cơ khí được
đầu tư một cách đồng bộ và khá hiện đại. Các công nhân vận hành được đào tạo
tương đối bài bản với các quy trình thao tác chuẩn nên cho đến nay chưa có
việc xảy ra sản phẩm hỏng. Nếu có thì với tỷ lệ rất nhỏ không đáng kể do lỗi lập
trình mà xuất phát là do thiết kế sai.
Kết luận
Với việc quan sát quy trình sản xuất tại Nhà máy sản xuất thiết bị điện
Công ty EDH và việc áp dụng các mô hình quản lý nhằm kiến nghị các biện
pháp nhằm tránh được các lãng phí LEAN trong sản xuất là điều thiết thực và có
ý nghĩa sống còn với doanh nghiệp
Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu như hiện nay thì việc tìm ra các giải
pháp nhằm tiết kiệm chi phí từ ngay khâu sản xuất và tác nghiệp chính là giải
pháp hữu hiệu nhất giúp doanh nghiệp tìm ra quy trình thao tác phù hợp nhằm
tồn tại và phát triển bền vững.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tài liệu môn học “Quản trị hoạt động” trong chương trình GaMBA của
Đại học Griggs – Hoa Kỳ.
2. Giáo trình Quản trị hoạt động của GaMBA của Đại học Griggs- Hoa Kỳ.
3. Kiến thức thu được từ bài giảng trên lớp của giảng viên.
4. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Công ty CP phát triển kỹ thuật

công nghệ EDH - hiệu chỉnh lần 3 tháng 10 năm 2010.
5. Các thông tin về quản trị hoạt động trên 1 số trang Web mạng Internet./.