Quy trình IT trong doanh nghiệp

Quy trình IT trong doanh nghiệp
Là một trưởng phòng IT nên tôi thường tham gia vào các quy trình làm
website với tư cách là khách hàng. Với những giai đoạn ban đầu phòng IT
thống nhất với ban giám đốc những nguyen tắc cơ bản sau đó sẽ lựa chọn
công ty thiết kế website và làm việc. Ở những giai đoạn cuối các nhân
viên sẽ tham gia vào điều hành website cũng sẽ tham gia vào để hoàn
thiện, làm sao cho việc sử dụng được tiện lợi nhất. Quy trình thường
được chia làm những giai đoạn sau:
Gặp
mặt

Thiết kế

Hoàn thiện

Kiể
m
tra

Kiể
m
tra

Viết code

Kiể
m
tra

Bàn
giao

Phòng IT dưới sự ủy nhiệm của ban giám đốc sẽ làm việc với công
ty sẽ thiết kế và thực hiện làm website. Thường do tôi đảm nhiệm các
việc này. Tôi sẽ cung cấp các thông tin về công ty mình cũng như các nhu
cầu mong muốn được khai thác thông qua website. Hai bên sẽ thỏa thuận
về giá cả, phương án, thời gian thực hiện. Sau đó sẽ trình lên ban giám
đốc để họ thực hiện việc ký hợp đồng.


Sau khoảng 1 tuần công ty thiết kế website sẽ đưa ra những
phương án thiết kế. Tôi sẽ cùng ban giám đốc sẽ lựa chọn phương án
thích hợp nhất cho công ty. Thống nhất phương án thiết kế và công ty
thiết kế website sẽ thực hiện phần kỹ thuật như viết code, xây dựng cơ sở
dữ liệu.
Sau khi họ hoàn thành phần kỹ thuật thì phòng IT có nhiệm vụ
kiểm tra về cách quản trị website, mức độ bảo mật…. Và Đưa ra những ý
kiến của mình để công ty thiết kế website tiếp tục chỉnh sửa. Đây thường
là những vòng lặp làm và sửa được diễn ra liên tục cho đến khi hoàn
thành.
Khi các lỗi chính đã được sửa thì tôi sẽ cung cấp các thông tin
chính thức để đưa vào trong phần nội dung của website. Phía công ty thiết
kế website sẽ cung cấp các thông tin để quản trị được website vừa tạo ra.
Và họ sẽ đưa các thông tin cần thiết vào nội dung của website để tiến
hành chạy thử. Trong khoảng thời gian chạy thử website với sự tham gia
của tất cả các nhân viên có liên quan, các nhân viên này sẽ đưa ra những
yêu cầu hoàn thiện hơn nữa để tiện lợi trong việc quản trị. Bên công ty
thiết kế website sẽ hoàn thiện nốt những phần này và bàn giao toàn bộ
phần quản trị. 1 tuần sau khi bàn giao và những người điều hành website
không có ý kiến gì thì sẽ thực hiện công đoạn bàn giao chính thức. Trong
giai đoạn này công ty thiết kế website sẽ bàn giao toàn bộ mã nguồn được

ghi trong CD.
1. Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị Tác nghiệp này
là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp
anh/chị hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào
những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?


Điều đầu tiên tôi thấy có thể áp dụng một phần của việc quản trị
chất lượng vào quy trình vừa nêu ở câu hỏi số 1. Dựa vào TQM để đánh
giá công việc của các nhân viên trong phòng IT khi tham gia và dự án,
đánh giá phía công ty làm website để có sự lựa chọn một đối tác lâu dài.
Các nhân viên phòng IT sẽ được giao (ủy quyền) từng nhiệm vụ
riêng. Với khâu design, thiết kế website sẽ được giao riêng cho một người
để kiểm tra. Khâu kiểm tra kỹ thuật cũng sẽ được giao cho một người để
kiểm tra về mặt kỹ thuật của website. Mặc dù được giao những nhiệm vụ
riêng biệt nhưng họ cũng thường xuyên bàn bạc với nhau những phương
án hoặc những quyết định của mình sao cho phù hợp với xu thế hiện tại.
Tôi thường được báo cáo về những việc họ làm và đôi khi cũng cùng
tham gia vào những vấn đề khó để cùng ra quyết định. Những chỉ tiêu
trong công việc thường được đề ra trước khi họ bắt đầu công việc và
chúng tôi bám theo đó để theo dõi công việc cũng như chất lượng mà họ
thực hiện. Một website thường có những yếu tố đối chuẩn, so sánh về tính
năng, thiết kế, tốc độ tải… Tất cả những thứ này sẽ được hai nhân viên về
thiết kế và kỹ thuật đưa vào tiêu chuẩn của website để tiện cho việc kiểm
tra và thực hiện. Trước khi làm việc chúng tôi cũng thống nhất sơ đồ
dòng chảy (biểu đồ quy trình), mô tả các bước trong quy trình để cả hai
phía đều có thể tuân thủ một cách dễ dàng.
Về phía công ty viết website thì các nhân viên của tôi thường
xuyên phải tiếp xúc, góp ý để hoàn thiện chỉnh sửa. Nên họ sẽ có những
phản hồi với tôi để có thêm những đánh giá về công ty này. Các yếu tố để

đánh giá chất lượng dịch vụ của họ như:
- Độ tin cậy, nhằm đảm bảo những thông tin nội bộ cũng như phần điều
khiển website không bị lộ ra ngoài.
- Khả năng đáp ứng nhanh những yêu cầu từ phía chúng tôi.


- Năng lực tốt, đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật.
- Giao tiếp, là một trong những điểm dễ đánh giá nhất. Trong giao tiếp
trực tiếp hoặc gián tiếp thì những cử chỉ, lời nói thái độ của họ sẽ thể
hiện được rằng công ty họ ra sao, có đào tạo nhân viên bài bản hay
không.
- Khả năng hiểu khách hàng. Qua đó cũng thể hiện năng lực của họ, khi
làm việc nhiều va chạm với nhiều khách hàng thì họ sẽ dễ dàng nhận
ra vấn đề của khách hàng.
Và những yếu tố hữu hình mà họ đã đạt được. Dựa vào đó tôi chọn ra
những đối tác lâu dài. Vì không chỉ làm một vài website cho công ty tôi
tùy thuộc vào mảng hoạt động, chúng tôi đôi khi cũng là những trung
gian trong việc làm website. Hỗ trợ cho các đối tác, học viên có quan hệ
với công ty của chúng tôi.
Tiếp đến là vấn đề loại bỏ lãng phí. Những thời gian 2 bên trao đổi với
nhau phải được chuẩn hóa, đồng thời các nhân viên phòng IT phải hiểu ý
kiến của ban giám đốc và truyền đạt lại để phía công ty thiết kế website
hiểu đúng và nhanh. Tránh việc thường xuyên phải kiểm soát công việc
và tạo lên áp lực công việc cho cả hai phía. Việc kiểm soát thường xuyên
sẽ tốn thời gian, điện thoại cho cả hai phía và chưa chắc đã đạt được hiệu
quả cao. Trong tất cả các khâu đều có phần kiểm tra, nếu là công ty thiết
kế website uy tín thì có thể chỉ cần kiểm tra 1 lần vào giai đoạn cuối cùng
với sự kiểm tra đồng bộ của phòng IT và sự đồng ý của ban giám đốc.
Ngoài ra phải kể đến việc áp dụng mô hình PDCA của Shewhart (Plan
– do – check – act) trong hoạt động của từng cá nhân, từng khâu, từng

phòng ban trong công ty. Khi đó các mô hình PDCA sẽ lồng vào nhau sẽ
giúp cho doanh nghiệp luôn cải tiến và hoàn thiện. Những vấn đề từ nhỏ
tới lớn sẽ được giải quyết một cách chính xác hơn công việc cũng sẽ dần


được nâng cao chất lượng. Mỗi cá nhân khi áp dụng mô hình này sẽ
không cần phải có sự áp đặt, kiểm soát một cách gắt gao trong mỗi khâu
làm việc, ra quyết định và từ đó sẽ loại bỏ những áp lực không cần thiết
trong công việc. Dẫn tới là công việc được quản lý và thực hiện dễ dàng
hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Trong công việc hàng ngày của bản thân tôi thấy việc tuân thủ theo
mô hình này để tránh những sai sót, mọi công việc cần được lên kế hoạch
cụ thể, cần được làm, kiểm tra và khâu cuối cùng là kết luận đánh giá
công việc vừa được thực hiện để đưa ra những phương án khắc phục tiếp
theo. Ngoài ra tôi thấy nếu áp dụng mô hình này vào những việc cá nhân
hàng ngày một cách thường xuyên thì cũng đem lại hiệu quả hơn. Trong
mỗi chúng ta thường ai cũng có những PDCA ẩn trong tiềm thức của
mình, có những người không thích áp dụng PDCA và đôi khi họ gặp phải
những khó khăn không thể vượt qua do không biết tự hoàn thiệt, không
biết mình đang vướng mắc ở đâu và tại sao. Do đó việc áp dụng PDCA
không phải là quá cứng nhắc trong cuộc sống mà nó thực sự sẽ đem lại
những hiệu quả tốt.


Tài liệu tham khảo:
- Tài liệu quản trị sản xuất và tác nghiêp của đại học Griggs.