Quy trình soạn thảo văn bản tại cơ quan nhà nước

Quy trình soạn thảo văn bản tại cơ
quan nhà nước
Đứng trên góc độ là một cán bộ công tác tại một cơ quan Đảng
“Thành uỷ Vĩnh Yên Thuộc tỉnh Vĩnh Phúc”, là một cơ quan Đảng nên cơ
quan nơi tôi đang công tác mang một đặc thù riêng so với một đơn vị hành
chính sự nghiệp đơn thuần hưởng lương từ ngân sách nhà nước. Đảng Bộ
thành phố Vĩnh Yên được thành lập từ năm 1960, trải qua nhiều thời kỳ đấu
tranh, xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Đến nay Vĩnh Yên đã không ngừng lớn
mạnh trưởng thành và phát triển trên mọi mặt. Là một Đảng bộ trực thuộc
Đảng Bộ tỉnh Vĩnh Phúc có chức năng lãnh đạo tư tưởng, lãnh đạo công tác
tổ chức cán bộ, công tác đoàn thể, thông qua tổ chức đảng, đảng viên, các
đoàn thể chính trị - xã hội trong đơn vị để thực hiện nhiệm vụ chính trị và
phát triển kinh tế xã hội theo hướng toàn diện và ổn định của Đảng Bộ Tỉnh
giao.
Với vị thế là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, khoa học kỹ thuật và là đô thị trung tâm của Tỉnh Vĩnh Phúc, Trong những năm qua
Đảng bộ Thành phố Vĩnh Yên luôn lãnh đạo chính quyền và nhân dân thực
hiện thắng lợi các mục tiêu đề ra và đạt được nhiều thành tựu quan trọng trên
tất cả các mặt: Chính trị ổn định; an ninh được giữ vững; Kinh tế có tốc độ
tăng trưởng cao; văn hoá xã hội có nhiều mặt tiến bộ...
Để có được những Thành tựu to lớn đó là một phần nhờ vào quy trình
lãnh đạo, quản lý và tác nghiệp khoa học có hiệu quả cao của Đảng bộ. Điều
đó được thể hiện rõ ở một quy trình tác nghiệp thông thường của một đơn vị
hành chính sự nghiệp. Ở đây tôi muốn đề cập đến một vấn đề hết sức là
thông thường diễn ra thường xuyên tại cơ quan tôi, vấn đề mà cơ quan quản


lí Nhà nước có thẩm quyền nào cũng nhất thiết phải tiến hành trong công tác
xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và phạm vi hoạt động của mình, đó là: Quy trình xây dựng và ban hành văn
bản. Hiện nay quy trình này đang được cơ quan tôi tiến hành theo 6 bước cơ
bản sau(Do tính chất công việc nên bài làm chỉ xin được viết khái quát,

chung chung không cụ thể mong thầy giáo thông cảm!).
Bước I: Sáng kiến và soạn thảo văn bản.
- Sáng kiến văn bản: Trong đó có Đề xuất văn bản; lập chương trình
xây dựng dự thảo văn bản rồi quyết định bộ phận, đơn vị, cá nhân chủ trì
soạn thảo, tuỳ vào mức độ quan trọng của văn bản có thể thành lập Ban
soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo.
- Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo:
+ Tại bước này Ban soạn thảo có nhiệm vụ tổng kết, đánh giá các văn
bản có liên quan, thủ tục, tài liệu, thông tin; nghiên cứu rà soát các văn kiện
chủ đạo của Đảng, các văn bản pháp luật hiện hành; khảo sát điều tra thực tế
trên địa bàn cũng như tham khảo học hỏi các địa phương khác.
+ Chọn lựa phương án hợp lí; xác định mục đích, yêu cầu (Ban hành
văn bản để làm gì? Giới hạn giải quyết đến đâu? Đối tượng áp dụng là ai?)
để từ đó lựa chọn thể thức văn bản, cũng như ngôn diễn đạt, văn phong trình
bày và thời điểm ban hành.
+ Viết dự thảo: Phác thảo nội dung ban đầu soạn đề cương chi tiết;
tham khảo ý kiến của thủ trưởng, các chuyên gia, những người có kinh
nghiệm, tổ chức thảo luận nội dung phác thảo; chỉnh lí phác thảo; viết dự
thảo.
+ Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo.
Bước II: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo.


Việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo đây không phải là
một bước bắt buộc đối với một trình tự xây dựng và ban hành tất cả các loại
văn bản. Tuỳ theo tính chất và nội dung của các văn bản mà tổ chức lấy ý
kiến. Tuy nhiên Kết quả đóng góp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn bản
phải được đánh giá, xử lí và tiếp thu bằng văn bản tổng hợp các ý kiến tham
gia xây dựng dự thảo.
Bước III: Thẩm định dự thảo.

- Ban soạn thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo
văn bản. Tuỳ theo tính chất, nội dung của văn bản lãnh đạo cơ quan soạn
thảo quyết định việc thẩm định dự thảo văn bản.
- Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi đến cơ quan tổ chức
có thẩm quyền thẩm định.
- Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn
bản đã được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo.
- Bộ phận chủ trì soạn thảo chỉnh lí dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình kí
Bước IV: Xem xét và thông qua.
- Bộ phận soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên lãnh
đạo có thẩm quyền để xem xét và thông qua. Văn phòng có nhiệm vụ giúp
lãnh đạo xem xét trước các yêu cầu về nội dung, thể thức và các yêu cầu
khác của văn bản trước khi Lãnh đạo kí. Phải thực hiện việc kí tắt trước của
chánh hoặc phó chánh văn phòng trước khi trình kí.
- Thông qua và kí ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục
luật định.
- Đóng dấu văn bản.
- Trong trường hợp không được thông qua thì bộ phận soạn thảo phải
chỉnh lí và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định.
Bước V: Công bố văn bản.


- Những văn bản không thuộc danh mục bí mật Nhà nước tuỳ theo nội
dung được cơ quan công bố, yết thị và đưa tin trên các phương tiện thông tin
đại chúng như đài, báo... theo luật định.
- Những văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND được cơ
quan yết thị tại trụ sở (cơ quan ban hành) và những địa điểm khác do
HĐND, UBND quyết định.
- Văn bản quy phạm pháp luật được cơ quan đưa tin trên các phương
tiện thông tin đại chúng.

- Các văn bản khác tuỳ theo tính chất và nội dung được cơ quan công
bố kịp thời theo quy định của pháp luật.
Bước VI. Gửi và lưu trữ văn bản.
Văn bản sau khi được kí ban hành được cơ quan làm thủ tục gửi đi kịp
thời và lưu trữ theo quy định của pháp luật. Cơ quan đã thực hiện theo đúng
quy định là: văn bản được gửi đúng tuyến, không vượt cấp, đúng địa chỉ đơn
vị, bộ phận hoặc người thực thi. Đồng thời văn bản được sao đúng thể thức,
vừa đủ số lượng theo yêu cầu và quy định của cấp có thẩm quyền không
lãng phí giấy tờ, công sức. Khi sao y văn bản trong cơ quan thì giao cho văn
phòng sao, ghi rõ ngày tháng, thẩm quyền kí của người sao và đóng dấu của
cơ quan. Đảm bảo nguyên tắc bảo mật đối với văn bản có mức độ mật.
Những văn bản có mức độ khẩn được cơ quan gửi nhanh chóng, kịp thời.
Văn bản được lưu một bản ở bộ phận chuyên môn phụ trách hoặc bộ phận
soạn thảo, một bản khác lưu ở văn phòng hoặc văn thư của cơ quan. Cuối
năm cơ quan nộp lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.
Trên đây là quy trình xây dựng và ban hành văn bản tại cơ quan tôi,
bên cạnh những ưu điểm đạt được khi thực hiện quy trình này thì quy trình
này vẫn còn một số tồn tại như chưa nhanh, chưa tiết kiệm được nhiều thời
gian và công sức khi phát hành ra một văn bản thông thường bên. Quy trình


vẫn còn rườm rà nặng về hình thức chưa linh hoạt trong các khâu do vậy đôi
khi, đôi lúc văn bản được ban hành vẫn còn chậm, hình thức chưa sâu chưa
sát với thực tế... Để khắc phục những tồn tại trên cần tăng thêm công đoạn
tại mỗi bộ phận, cần có giới hạn cụ thể thời gian nhằm rút ngắn hơn quy
trình, các bộ phận được phân công cần chủ động, linh hoạt hơn nữa, có nhiều
sáng kiến để tham mưu được với cấp uỷ sâu, sát, đúng và kịp thời hơn với
thực tế của địa phương, tỉnh và cả nước.

Câu 2

Quản trị sản xuất và tác nghiệp là một môn khoa học nghiên cứu tính
hiệu quả của quá trình chuyển hóa từ các nguồn lực đầu vào sản xuất như
nguyên vật liệu, vốn, lao động, thành các sản phẩm đầu ra hữu dụng cho
khách hàng như hàng hóa và dịch vụ. Trong quá trình đó, hàng loạt các
tương tác, vận hành mang tính quản trị, chiến lược, dự báo, kế hoạch tác
nghiệp….tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động, sản xuất của một tổ
chức, đơn vị nhằm đáp ứng ngày càng cao yêu cầu của khách hàng về chất
lượng hàng hóa, dịch vụ...
Cơ quan nơi tôi đang công tác tuy không phải là một đơn vị sản xuất,
kinh doanh nhưng những kiến thức trong môn học như: quản trị, chiến lược,
dự báo, hoạch định tổng hợp, quản lý chất lượng, quản lí sản xuất... rất bổ
ích, bổ sung rất nhiều kiến thức mới cho tôi giúp tôi có thêm nhận thức, tư
duy mới, đúng hơn với thực tiễn phát triển của xã hội. Để từ đó tham mưu,
đề xuất đúng với cấp uỷ đảng những vấn đề mới, đáp ứng được thời cuộc, ổn
đinh được lòng tin trong nhân dân, đồng thời giải quyết được những vấn đề


còn tồn đọng. Tuy nhiên trong 2 nội dung: Dự báo; chiến lược sản xuất và
tác nghiệp sẽ là những nội dung mà tôi có thể vận dụng và áp dụng được
nhiều hơn cả vào công việc, lĩnh vực mà tôi đang công tác.
Dù làm việc trong một đơn vị sản xuất kinh doanh, hay một đơn vị hành
chính sự nghiệp, đặc biệt là một cơ quan Đảng là nơi hoạch định ra đường
lối, chính sách, và định hướng phát triển xã hội ở một phạm vi nhất định. Thì
Kiến thức “dự báo” trong môn học là rất quan trọng, bởi đây là một môn
khoa học và nghệ thuật tiên đoán những sự việc sẽ xảy ra trong tương lai.
Trên cơ sở phân tích khoa học về các dữ liệu đã thu thập được. Những kiến
thức môn học sẽ giúp những người có quyền quyết định, tham mưu, giúp
việc căn cứ vào việc thu thập xử lý số liệu trong quá khứ và hiện tại để xác
định xu hướng vận động phát triển trong tương lai. Dự đoán có thể là một dự
đoán chủ quan hoặc trực giác về tương lai để có thể có những dự đoán chính

xác cần phải cố loại trừ tính chủ quan của người dự báo. Từ đó hoạch định
những đường lối, chính sách và định hướng đi đúng của đơn vị trong tương
lai. Tương tự “chiến lược sản xuất và tác nghiệp” đây là một chiến lược cho
chức năng sản xuất và tác nghiệp để liên kết với chiến lược của doanh
nghiệp và các chiến lược chức năng khác, nhằm mang lại lợi thế cạnh tranh
cho doanh nghiệp. Tuy nhiên những kiến thức này sẽ giúp những người làm
trong các cơ quan Đảng, hành chính sự nghiệp có thêm những kiến thức và
tư duy đúng hơn để từ dó có thể tham mưu, đề xuất vào chiến lược phát triển
hoạt động của đơn vị được sát và đúng hơn với tình hình thực tế, đưa đơn vị
ngày càng phát triển đi đúng hướng đúng hướng và bền vững.
- Hết -