Công tác văn phòng của văn phòng huyện ủy huyện nghĩa hưng (1)

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................... 1
2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................... 1
3 Phương pháp nghiên cứu ............................................................................. 1
4 Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................... 2
5 Đóng góp của đề tài ..................................................................................... 2
6. Cấu trúc của đề tài....................................................................................... 2
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI
QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG ................. 3
1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn phòng ........................................................ 3
1.1.1 Khái niệm về văn phòng ........................................................................ 3
1.2Vai trò của ông tác văn phòng ................................................................... 3
1.3. Khái quát chung về Văn phòng Huyện Ủy Huyện Nghĩa Hưng ............. 3
1.3.1.Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng ............................................ 3
1.4.Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng ...... 4
1.4.1 Chức năng: ............................................................................................. 4
1.4.2 Nhiệm vụ:............................................................................................... 5
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG
HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG .............................................................. 8
2.1. Công tác tổ chức cán bộ ........................................................................... 8
2.2 Công tác tham mưu tổng hợp.................................................................... 8
2.3 Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện báo cáo ................................... 8
2.4 Công tác hậu cần ....................................................................................... 9
2.5 Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan ..................... 9
2.6 Công tác văn thư , lưu trữ ....................................................................... 10
2.7 Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo ........................................................ 15
2.8. Tìm về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 16


Chƣơng 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG

TÁC VĂN PHÒNG CỦA HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG ............... 17
3.1Đánh giá chung về thực trạng của công tác văn phòng của Huyện ủy
Huyện Nghĩa Hưng ....................................................................................... 17
3.2 Những mặt còn hạn chế trong công tác văn phòng của văn phòng Huyện
ủy ................................................................................................................... 18
3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác văn phòng của Văn phòng Huyện ủy
Huyện Nghĩa Hưng ....................................................................................... 19
3.3.1 Công tác tổ chức cán bộ ....................................................................... 19
3.3.2 Công tác tham mưu tổng hợp ............................................................. 20
3.3.3Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện báo cáo ............................... 21
3.3.4 Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan và công tác
hậu cần .......................................................................................................... 22
3.3.5 Công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 23
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 25


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thế ki XXI hiện nay văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối
với mọi cơ quan tổ chức. Ngày nay không chỉ trong khối nhà nước mà khối các
doanh nghiệp tư nhân văn phòng cũng đóng vai trò không thể thiếu đối với các
cơ quan.
Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước là đơn vị có chức năng tham
mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông
tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành
công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc
giúp lãnh đạo. văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng
ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi
công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện,
phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung.

Tất cả những điều trên kết hợp với các kiến thức đã được học cùng với
chuyên ngành Quản trị văn phòng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội không
những khẳng định ý nghĩa khoa học thực tiền mà còn làm luận chứng cho chủ đề
của đề tài nghiên cứu:” Công tác văn phòng của văn phòng Huyện ủy Huyện
Nghĩa Hƣng”.
Đề tài được đưa ra nhằm mục đích phân tích công tác văn phòng tại Văn
phòng Huyện ủy Huyện nghĩa hưng, những ưu nhược điểm, những mặt hạn chế
còn tồn tại trong cơ quan. Ngoài ra đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn công
tác văn phòng tại Văn phòng Huyện ủy.
2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng
Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn phòng của văn phòng Huyện ủy
Huyện Nghĩa Hưng.
3 Phƣơng pháp nghiên cứu
Phương pháp chính sử dụng trong đề tài : phương pháp phân tích, phương
pháp tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh …
1


4 Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu cơ sở lí luận và thực tiễn về công tác văn phòng
Nêu được thực trạng còn tồn tại tại văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa
Hưng
Đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tại văn
phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng.
5 Đóng góp của đề tài
Bài nghiên cứu đã phân tích được thực trạng công tác văn phòng của văn
phòng Huyện ủy. Các giải pháp đưa ra của đề tài có thể sử dụng để giải quyết và
hoàn thiện hơn trong công tác văn phòng
6. Cấu trúc của đề tài

Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về công tác văn phòng và giới thiệu khái quát về
văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng
Chƣơng 2. Thực trạng công tác văn phòng tại văn phòng Huyện ủy
Huyện Nghĩa Hưng
Chƣơng 3 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác của văn phòng
Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng.

2


Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ
VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG
1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn phòng
1.1.1 Khái niệm về văn phòng
Khái niệm về văn phòng: Văn phòng là nơi tiếp nhận, xử lí thông tin,
tham mưu,tổng hợp và đảm bảo về mặt hậu cần phục vụ hoạt động của cơ quan,
trực tiếp thực hiện hoạt động hành chính của cơ quan.
Có 3 loại hình văn phòng:
Văn phòng của các cơ quan nhà nước: Văn phòng Chính Phủ, Văn phòng
Quốc Hội,….
Văn phòng của các tổ chức chính trị, xã hội: Văn phòng cơ quan Đảng,
văn phòng của Đoàn thanh niên, Văn phòng của Hội phụ nữ
Văn phòng trong các doanh nghiệp : Văn phòng công ty, văn phòng nhà
máy, văn phòng xí nghiệp.
1.2Vai trò của ông tác văn phòng
Văn phòng Huyện ủy là bộ máy điều hành tổng hợp của cấp ủy, là bộ nhớ
của Thường Vụ, Thường trực Huyện Ủy, là bộ máy điều hành tổng hợp của cấp
ủy là nơi cung cấp các nguồn thông tin và xây dựng chương trình kế hoạch, lịch
làm việc của Thường vụ, Thường trực cấp Ủy.

Văn phòng làm việc tốt, có nề nếp khóa học thì công việc đi vào hoạt
động thông suốt, quản lý công sở chặt chẽ công việc của cơ quan Đảng có năng
xuất chất lượng hiệu quả cao.
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan Đảng, là nơi giao tiếp giữa cơ quan
Đảng với cơ quan khác, nơi đón tiếp cán bộ, Đảng viên và nhân dân đến kiến
nghị và trình bày nguyện vọng với Đảng. Do đó văn phòng phải được tổ chức
một cách khoa học văn minh lịch sự, làm tốt công tác văn phòng góp phần quan
trọng vào hiệu quả công việc của toàn cơ quan
1.3. Khái quát chung về Văn phòng Huyện Ủy Huyện Nghĩa Hƣng
1.3.1.Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng
3


Tên cơ quan:Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng
Trụ sở: Thị trấn Liễu Đề, Huyện Nghĩa Hƣng, Tỉnh Nam Định
1.3.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng
Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng bao gồm:
Chánh văn phòng
2 phó Chánh văn phòng
Bộ phận văn thư lưu trữ
Bộ phận kế toán
Cán bộ quản trị mạng
Tạp vụ
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện ủy

Chánh văn phòng

Phó chánh văn phòng
tổng hợp

Kế
toán

Quản
trị
mạng

Phó chánh văn phòng
Hành chính

Văn
thư lưu
trữ

Tạp vụ

Lái xe

Nhân
viên
dọn vệ
sinh

1.4.Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa
Hƣng
Văn phòng Huyện ủy là bộ phận tham mưu, giúp việc trực tiếp Thường
trực, Ban Thường vụ, Ban chấp hành Đảng bộ Huyện, đặt dưới sự quản lý, chỉ
đạo trực tiếp của Thường trực Huyện ủy.
1.4.1 Chức năng:
Văn phòng Huyện uỷ là cơ quan thuộc hệ thống các Ban Đảng của Huyện

4


uỷ, có chức năng giúp Huyện uỷ, trực tiếp là Ban Thường vụ, Thường trực
Huyện uỷ và Ban Chấp hành Đảng bộ Huyện tổ chức điều hành công việc lãnh
đạo của huyện uỷ; Đồng thời Văn phòng huyện uỷ là trung tâm thông tin tổng
hợp phục vụ sự lãnh đạo của huyện uỷ.
1.4.2 Nhiệm vụ:
Văn phòng Huyện Ủy Huyện ủy là đơn vị nghiên cứu đề xuất chương
trình công tác của Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện Ủy đồng thời
sơ kết, tổng kết công tác Văn phòng Huyện uỷ.
Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát,phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác
văn phòng, công tác tài chính và công nghệ thông tin cho cấp uỷ cơ sở và các cơ
quan đảng trực thuộc Huyện uỷ.
Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ sở
đảng.
Theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảng, các cấp uỷ trực thuộc Huyện uỷ thực
hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định.
Thẩm định, thẩm tra đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi
trình Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ về: Yêu cầu, phạm vi,
quy trình, thẩm quyền ban hành thể thức văn bản.
Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đề án, văn
bản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính khi được Thường trực, Ban
Thường vụ Huyện uỷ giao trước khi trình Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện uỷ.
Phối hợp các ban Đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết về
công tác Huyện uỷ.
Các cơ quan liên quan xây dựng, tổ chức thực hiện, sơ kết, tổng kết và sửa đổi,
bổ sung Quy chế làm việc của Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện uỷ.
Các cơ quan liên quan xây dựng theo dõi việc thực hiện chủ trương, chế độ,
nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Huyện uỷ; nắm tình hình trong khối nội

chính, báo cáo kịp thời Thường trực Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện uỷ.
Các ban đảng, cấp uỷ trực thuộc và các cơ quan, tổ chức liên quan tham
mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ chỉ đạo kiểm tra, giám sát, sơ
5


kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy
chế của cấp uỷ cấp trên và của Huyện uỷ về công tác xây dựng Đảng, kinh tế xã hội, quốc phòng an ninh, nội chính.
Thực hiện mốt số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ
giao, là đầu mối giúp Thường trực Huyện uỷ xử lý công việc hằng ngày; phối
hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ phục
vụ lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ.
Tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp của Huyện uỷ, Ban Thường vụ,
Thường trực Huyện uỷ; phối hợp phục vụ các hội nghị, cuộc họp của các ban
đảng, cơ quan thuộc Huyện uỷ; tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu Đảng
bộ huyện.
Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực
Huyện uỷ, Ban thường vụ Huyện uỷ; cung cấp thông tin cho các cấp uỷ cơ sở,
cơ quan, tổ chức ở huyện theo quy định.
Theo dõi, đôn đốc các cấp uỷ cơ sở, cơ quan, tổ chức có liên quan ở
huyện thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất.
Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi.
Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến Huyện uỷ; tham mưu, theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết một số đơn, thư được Thường trực Huyện uỷ giao; phối hợp
với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân.
Tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy
định, quy chế của cấp uỷ trên và của Huyện uỷ; hoạt động của các cấp uỷ, cơ
quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp huyện để báo
cáo với Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ.
Quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan của Huyện uỷ và của Văn phòng Huyện

uỷ; giúp Thường trực Huyện uỷ chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp
vụ công thư, lưu trữ của cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính
trị - xã hội ở cấp huyện và cơ sở theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, các
quy định của Ban Bí thư, của Tỉnh uỷ và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương
Đảng. Tổ chức triển khai, ứng dụng và quản lý công nghệ thông tin trong các cơ
6


quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ và tổ chức cơ sở đảng trực thuộc; thực hiện
công tác cơ yếu theo quy định.
Là chủ sở hữu tài sản của Huyện uỷ theo sự uỷ quyền của Ban Thường vụ
Huyện uỷ. Bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính phục vụ hoạt động của Huyện
uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ và các cơ quan tham mưu, giúp việc
Huyện uỷ theo phân công, phân cấp.
Thực hiện nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao.

7


Chƣơng 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN
ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG
2.1. Công tác tổ chức cán bộ
Mỗi bộ phận trong văn phòng đều được phân công công việc cho từng
phòng ban. Không chồng chéo, đảm bảo tính nhất quán trong công việc. Các
công việc của Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng, phòng văn thư, quản trị
mạng, phòng kế toán, tạp vụ…. được phân công cụ thể nâng cao năng xuất hiệu
quả công việc trong từng công việc cụ thể được lãnh đạo giao phó.
2.2 Công tác tham mƣu tổng hợp
Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu - tổng

hợp, Văn phòng luôn coi trọng và không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt
chức năng tham mưu - tổng hợp giúp Thường trực Huyện ủy thực hiện quyền
quyết định và quyền giám sát, giúp Huyện ủy tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ
đạo các cơ quan triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ trên tất cả các lĩnh vực của đời
sống xã hội. Với phương châm“Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”,
Văn phòng đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất
lượng công tác. Trong đó tập trung đổi mới và nâng cao chất lượng xây dựng
chương trình công tác, chế độ thông tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin;
đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ …
2.3 Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện báo cáo
Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện báo cáo của Văn phòng Huyện
ủy luôn được đặt lên hàng đầu. Sự kịp thời nhanh chóng chính xác và thông tin
lên cơ quan cấp trên góp phần giải quyết các công việc gấp và các công việc cần
báo cáo được tiến hành một cách nhanh chóng.
Ngoài ra việc thực hiện báo cáo thường xuyên giúp Ban Thường Vụ
Huyện Ủy nắm vững tình hình trọng Huyện. Các chính sách đề ra góp phần
năng cao uy tín của Đảng đối với nhân dân trong Huyện.

8


2.4 Công tác hậu cần
Văn phòng Huyện ủy là bộ phận không thể tách rời và là bộ phận bảo
đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công
việc như lập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo
dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
Ngoài ra Văn phòng bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, văn phòng phối
hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho
cán bộ công nhân viên.
2.5 Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

Công tác lập kế hoạch cho chuyến đi được tiến hành qua các bước sau
Bƣới 1:Phác thảo chuyến đi:
Mục đích của chuyến đi
Các nơi đến
Thời gian đi, thời gian đến
Điểm khởi hành, các điểm dừng
Phương tiện giao thông ưa thích
Tiện nghi ưa thích
Điều kiện đi lại trong quá trình chuyến đi.
Bƣới 2:Lập hồ sơ chuyến đi:
Nhật ký hành trình
Thông tin khách sạn
Bản chương trình hẹn gặp
Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh
số hồ sơ,…)
Bƣớc 3:Dự toán chi phí cho chuyến đi.
Lập danh sách những người lãnh đạo sẽ tiếp kiến của mỗi cuộc tiếp kiến
9


hay làm việc, lập danh sách những cơ quan, cá nhân có đóng góp cho công ty
cần thăm viếng (nên gởi thư thông báo cho họ về sự thăm viếng này). Ngoài ra,
nên liên hệ các cơ quan, cá nhân có uy tín đối với phía đối tác.
Bƣớc 4:Xem xét các chính sách của cơ quan:
Ai có thẩm quyền cho đi công tác
Tiêu chuẩn cán bộ khi công tác
Thủ tục tiến hành chuyến đi
Thủ tục và tạm ứng chi phí và quyết toán
Bƣớc 5: Những thứ cần đặt và chuẩn bị trƣớc:
Phương tiện giao thông: căn cứ nơi đến, điều kiện giao thông, những ưa

thích cá nhân,... để đặt trước. Khách sạn: đăng ký (số lượng phòng, vị trí phòng,
đăng ký đảm bảo), xác nhận việc đăng ký. Đặt phòng cho cuộc họp lớn (nếu
cần) và bữa ăn tại khách sạn (nếu muốn).
Bƣớc 6: Soạn thảo lịch trình chuyến đi:
Các địa điểm trong chuyến đi
Ngày, giờ dự kiến tại mỗi địa điểm
Các kế hoạch khác trong chuyến đi.
Lịch trình được gởi cho các nơi liên quan cần thiết.
Bƣớc 7 Kiểm tra lần cuối trƣớc chuyến đi:
Lập danh sách những thứ cần kiểm tra.
Công tác chuẩn bị cho Lãnh đạo đi công tác của Văn phòng Huyện ủy
được đánh giá cao khi phân tích được các công việc cần tiến hành khi chuẩn bị
có kế hoạch đi công tác của các cấp Lãnh đạo cấp trên.
2.6 Công tác văn thƣ , lƣu trữ
Công tác văn thư:
Đã thực hiện và hướng dẫn các Tổ chức Cộng sản Đảng trong huyện tiếp
10


nhận, ban hành các văn bản đảm bảo đúng về thể loại, thẩm quyền và thể thức
văn bản của Đảng. Chuyển công văn đi, công văn đến đúng địa chỉ.
Văn bản được quản lý trên máy và bằng văn bản giấy. Các dấu của cơ
quan: Huyện ủy Nghĩa Hưng, chi ủy Văn phòng, dấu Công đoàn… và các dấu
chức danh: Bí thư, Phó bí thư Thường trực, Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn
phòng, Thường vụ Huyện ủy- Trưởng Ban tổ chức…được quản lý theo chế độ
bảo mật, đảm bảokhông để xảy ra mất dấu…
Quy trình soạn thảo văn bản bộ phận văn thư của văn phòng Huyện ủy
Huyện Nghĩa Hưng
Thể thức của văn bản cơ quan
* Tiêu đề” Đảng cộng sản Việt Nam”

Tiêu đề” Đảng cộng sản Việt Nam” là thành phần thể thức xác định văn
bản của Đảng. Tiêu đề được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới
có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn
bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề.
* Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn
bản. Văn bản của đại hội Đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại
hội đảng bộ cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đảng viên lần thứ
mấy hoặc thời gian của nhiệm kỳ.
Các văn bản được chia thành: Văn bản của Đại hội toàn quốc, văn bản của
đại hội cấp tỉnh, thành phố và đảng bộ trực thuộc trung ương, văn bản cấp huyện,
văn bản cấp cơ sở.
Văn bản của các tổ chức, cơ quan đảng được lập theo quyết định của cấp
ủy ghi tên cơ quan ban hành văn bản và tên cấp ủy mà cơ quan đó trực thuộc.
*.Số và ký hiệu văn bản
Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản.
Nhiệm kỳ cấp ủy được tính từ ngày liền kề au ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần
11


này đến hết ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần kế tiếp. Văn bản của liên cơ quan
ban hành thì số văn bản được ghi theo cùng loại văn bản của cơ quan chủ trì ban
hành văn bản đó.
Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên
cơ quan ban hành văn bản.
Số và ký hiệu văn bản của đại hội đảng bộ các cấp được đánh liên tục từ
số 01 cho tất cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc đại
hội với ký hiệu là: số…/ ĐH.
Số và ký hiệu văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đoàn kiểm tra,
tổ công tác… của cấp ủy được đánh liên tục từ 01 cho tất cả các loại văn bản của

từng ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng theo nhiệm kỳ cấp ủy, ký hiệu là tên viết tắt
của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng (BCĐ, TB, HĐ)…
Thể loại quyết định và quy định khi ban hành độc lập của cùng một cơ
quan được đánh chung một hệ thống số- ký hiệu.
* Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố, hoặc thị xã tỉnh lỵ mà cơ
quan ban hành văn bản có trụ sở. Những địa danh hành chính mang tên người,
địa danh một âm tiết, địa danh theo số thứ tự thì trước tên người, tên riêng một
âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành chính của địa điểm ban hành văn bản là
thành phố, huyện, quận, thị xã, phường, thị trấn.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó.
Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số 0 đằng trước và viết đầy đủ
không dùng dấu chấm(.), hoặc dấu ngang nối(-), hoặc dấu gạch chéo(/) để thay
từ ngày, tháng, năm trong phần thể thức văn bản.
Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang
đầu, phía phải, dưới tiêu đề văn bản.
*Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản được trình bày chính giữa; trích yếu nội dung văn bản
12


được trình bày dưới tên loại.
* Phần nội dung văn bản
Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội
dung.
Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội
dung.
* Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành
Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản
được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ

nhiệm và họ tên người ký.
Người ký không dùng bút chì, mực mầu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai
để ký văn bản chính thức.
Văn bản của các cơ quan lãnh đạo của Đảng: đại hội đảng, cấp ủy, ủy ban
kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự đảng các cấp ghi thể thức để ký T/M.
Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ
quanban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ
ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có mầu đỏ tươi
theo quy đình của Bộ Công an. Thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành được
trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản. cơ quan chủ trì ban hành văn
bản được trình bày ở vị trí bên trái.
* Nơi nhận văn bản
Nơi nhận văn bản ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản với mục
đích như để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành…vv và nơi lưu, nơi nhận
được trình bày tại góc trái dưới phần nội dùng văn bản
Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới” tên
loại và trích yếu nội dung văn bản”
Văn bản của các cơ quan trực thuộc Đảng và nhà nước dùng con dấu của
cơ quan Nhà nước thì thể thức văn bản trình bày theo quy định của cơ quan nhà
13


nước có thẩm quyền.
*Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản
Đối với văn bản của Đảng cần phải đúng yêu cầu kỹ thuật sau:
Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210x297
mm( trên khổ giấy A4) sai số cho phép +_ 0,2
Vùng trình bày văn bản như sau:
Căn mép trên trang giấy : 25mm
Căn mép dưới trang giấy : 25mm

Căn mép trái trang giấy : 35mm
Căn mép phải trang giấy :15mm
Mặt sau nếu in 2 mặt:
Căn mép trên trang giấy : 25 mm
Căn mép dưới trang giấy :25 mm
Căn mép trái trang giấy :15 mm
Căn mép phải trang giấy : 35 mm
Văn bản có nhiều trang thì trang thứ hai phải đáng số trang bằng chữ số Ả
Rập cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có
chữ
Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục
bằng chữ số Ả Rập.
Đối với các cấp ủy, tổ chức cơ quan Đảng có sử dụng máy tính để chế bản
văn bản thì font, cỡ, kiểu chữ thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo
Tiêu chuẩn TCVN 6909 : 2001 (bộ mã TCVN 6909 : 2001) theo quy định của
nhà nước
Công tác lƣu trữ:
Tài liệu Văn kiện Đảng đã được đánh máy vào máy lên phông. Một số tài
14


liệu tồn đọng đang được tiếp tục chỉnh lý.
Tài liệu trên máy và trên giấy đã phục vụ đấp ứng kịp thời cho công tác
khai thác tài liệu của huyện.
Kho lưu trữ có giá để các cặp tài liệu lưu trữ, hàng ngày kiểm tra, bảo
quản phòng chống mốc mọt. Khi có nhu cầu khai thác tài liệu được phép mượn,
ký nhận và yêu cầu hoàn trả.
Công tác chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ: hàng năm tham mưu cho lãnh
đạo Văn phòng ra công văn yêu cầu các Tổ chức Cộng sản Đảng tự kiểm tra,
đánh giá công tác hành chính và Huyện ủy tổ chức kiểm tra, khảo sát một số đơn

vị để đánh giá chung
Công tác hành chính trong văn phòng huyện được xử dụng phần mềm
Lotu Notes trong quản lý, xử lý văn bản ở văn thư như: Chương trình xử lý công
văn, gửi nhận văn bản, xử lý đơn thư, thư tín điện tử trên mạng thông tin diện
rộng của Đảng…
Kết quả là đã lên phông các tài liệu văn kiện Đảng, cập nhật trên máy và
bảo quản bằng giấy trong kho. Ứng dụng phần mềm trong quản lý, xử lý văn
bản, xử lý đơn thư, thư tín điện tử… đạt hiệu quả cao trong vấn đề giải quyết
văn bản.
2.7 Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo
Văn phòng Huyện ủy có trách nhiệm chuẩn bị cho các hội nghị, hội thảo
chuẩn bị được diễn ra.
Các bước cần tiến hành chuẩn bị hội nghị, hội thảo
Văn phòng chuẩn bị các trang thiết bị trong văn phòng như: Ánh sáng, âm
thanh, đèn chiếu, máy tính.
Chuẩn bị về nước, hoa và các giấy tờ có liên quan trong buổi họp
Lên danh sách khách mời và các thành viên có mặt trong buổi họp
Với các bước chuẩn bị tỉ mỉ từ trang thiết bị trong văn phòng đến các tài
liệu có liên quan công tác chuẩn bị cuộc họp hội nghị, hội thảo của Văn phòng
15


Huyện ủy được đánh giá rất cao.
2.8. Tìm về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong
cơ quan
Trong thời đại hiện đại hóa thì các trang thiết bị được sử dụng rất phổ
biến không chỉ trong các doanh nghiệp mà còn trong các cơ quan nhà nước.
Văn phòng Huyện ủy được trang bị hệ thống các máy móc phục vụ cho
công tác quản lý ban hành văn bản. máy in, máy photo được sử dụng một cách
hợp lý, giúp cho việc ban hành văn bản cũng thuận lợi hơn.

Tất cả các phòng đều được cung cấp hệ thống máy tính, tiện lợi trong
việc trao đổi thông tin, quản lý nhân sự trong cơ quan, đặc biệt phòng văn thư
được sử dụng 2 máy tính để lưu trữ các loại văn bản, việc quản lý các văn bản đi,
đến, thay cho việc phải lưu bằng tay. Trong phòng còn có các tủ đựng tài liệu
lưu giữ các văn bản giấy tờ tiện cho việc lấy khi cần thiết. Ngoài ra các phòng
ban được trang bị hệ thống điều hòa phục vụ cho làm việc được năng suất, đạt
hiệu quả cao nhất.

16


Chƣơng 3.
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG CỦA HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG
3.1Đánh giá chung về thực trạng của công tác văn phòng của Huyện
ủy Huyện Nghĩa Hƣng
3.1.1Về phần mềm sử dụng trong Văn phòng
Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng: Phần mềm quản
lý văn bản, phần mềm quản lý tài chính.
Phần mềm quản lý văn bản sử dụng gần 10 năm dùng để đăng ký văn bản
đến, văn bản đi. Phần mềm quản lý tài chính dùng để quản lý toàn bộ tài sản của
văn phòng, quản lý việc thu, chi Đảng phí, ngân sách Đảng.
Hiệu quả của phần mềm quản lý văn bản này là tra cứu nhanh, không
chồng chéo, chính xác. Các phần mềm này được sử dụng không thể thiếu phục
vụ cho công tác quản lý, quản lý các tài liệu văn bản, giúp việc lưu bằng tay về
việc lưu bằng tay, tránh nhầm lẫn.
Hiệu quả của phần mềm quản lý tài chính giúp cho việc quản lý thu, chi
ngân sách được nhanh chóng, chính xác. Ngoài ra, phần mềm này tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác quản lý chung cho cơ quan, không bị nhầm lẫn.
Văn phòng Huyện ủy là cơ quan thuộc Huyện ủy giúp Huyện ủy xây dựng

cơ chế, chương trình làm việc Ban Thường vụ, Thường trực huyện và theo dõi
việc thực hiện quy chế, chương trình làm việc trong đó công tác hành chính
được văn phòng thực hiện nghiêm túc mang lại hiệu quả cao .
3.1.2 Về công tác tổ chức, cán bộ :
Huyện ủy Nghĩa Hưng có một kho lưu trữ từ năm 1982 phục vụ cho
công tác lưu trữ tài liệu của huyện. Do vậy huyện đã bố trí 1 đồng chí chuyên
trách làm công tác văn thư, lưu trữ với mức phụ cấp nghề ưu đãi hàng tháng là
0,2( theo quy định của Trung ương)
3.1.3 Công tác văn thƣ:
Đã thực hiện và hướng dẫn các Tổ chức Cộng sản Đảng trong huyện tiếp
nhận, ban hành các văn bản đảm bảo đúng về thể loại, thẩm quyền và thể thức
17


văn bản của Đảng. Chuyển công văn đi, công văn đến đúng địa chỉ.
Văn bản được quản lý trên máy và bằng văn bản giấy. Các dấu của cơ
quan: Huyện ủy Nghĩa Hưng, chi ủy Văn phòng, dấu Công đoàn… và các dấu
chức danh: Bí thư, Phó bí thư Thường trực, Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn
phòng, Thường vụ Huyện ủy- Trưởng Ban tổ chức…được quản lý theo chế độ
bảo mật, đảm bảokhông để xảy ra mất dấu…
Công tác lưu trữ:
Tài liệu Văn kiện Đảng đã được đánh máy vào máy lên phông. Một số tài
liệu tồn đọng đang được tiếp tục chỉnh lý.
Tài liệu trên máy và trên giấy đã phục vụ đấp ứng kịp thời cho công tác
khai thác tài liệu của huyện.
Kho lưu trữ có giá để các cặp tài liệu lưu trữ, hàng ngày kiểm tra, bảo
quản phòng chống mốc mọt. Khi có nhu cầu khai thác tài liệu được phép mượn,
ký nhận và yêu cầu hoàn trả.
Công tác chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ: hàng năm tham mưu cho lãnh
đạo Văn phòng ra công văn yêu cầu các Tổ chức Cộng sản Đảng tự kiểm tra,

đánh giá công tác hành chính và Huyện ủy tổ chức kiểm tra, khảo sát một số đơn
vị để đánh giá chung
Công tác hành chính trong văn phòng huyện được xử dụng phần mềm
Lotu Notes trong quản lý, xử lý văn bản ở văn thư như: Chương trình xử lý công
văn, gửi nhận văn bản, xử lý đơn thư, thư tín điện tử trên mạng thông tin diện
rộng của Đảng…
Kết quả là đã lên phông các tài liệu văn kiện Đảng, cập nhật trên máy và
bảo quản bằng giấy trong kho. Ứng dụng phần mềm trong quản lý, xử lý văn
bản, xử lý đơn thư, thư tín điện tử… đạt hiệu quả cao trong vấn đề giải quyết
văn bản.
3.2 Những mặt còn hạn chế trong công tác văn phòng của văn phòng
Huyện ủy
Ngoài một số ưu điểm của công tác tổ chức cán bộ trong văn phòng như
đã nói ở trên Văn phòng Huyện ủy còn một số hạn chế riêng biệt như: Một số bộ
18


phận trong văn phòng chưa được phân công công việc cụ thể như cán bộ Quản
trị mạng chưa có phân công rõ ràng , không đảm bảo được công việc được giao.
Công tác văn thƣ cần sửa đổi một số nội dung khi ban hành văn bản:
Về phông chữ: Cơ quan lãnh đạo Huyện ủy Nghĩa Hưng. Do quá trình
thay đổi địa điểm trụ sở làm việc những năm trước và do thời gian, chất lượng
giấy in không tốt nên một số tài liệu lưu trữ bằng giấy không rõ, chữ bị mờ khó
đọc.
Huyện chưa tổ chức được lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho
các cơ sở trực thuộc Đảng bộ huyện, chưa thực hiện chế độ kiểm tra, định kỳ đột
xuất. Tài liệu văn kiện Đảng do quá cũ, mờ nên quá trình đánh máy lại còn sai
sót, một số tài liệu còn thiếu chưa bổ sung hết.
Nhiều văn bản chưa kịp xử lý do văn bản đến quá nhiều. Làm chậm quá
trình giải quyết văn bản.

Nhiều tài liệu phải giữ lâu năm vẫn chưa được cho vào trong kho
Ở cơ sở: Chưa được trabị máy vi tính, chưa nối mạng với huyện và chưa
được tập huấn nghiệp vụ. Tuy một số tổ chức Cộng sản Đảng tự trang bị máy vi
tính nhưng chủ yếu để đánh văn bản.
3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác văn phòng của Văn phòng Huyện
ủy Huyện Nghĩa Hƣng
3.3.1 Công tác tổ chức cán bộ
Trong thời đại hiện nay công tác tổ chức cán bộ cần phải được coi trọng
hơn. Sự phân công công việc cần hợp lý để từng bộ phận có thể đảm đương
được các công việc như phân công đã giao.
Cần tổ chức các lớp giảng dạy về kĩ năng, bổ sung hoàn thiện kiến thức
cho cán bộ công nhân viên chức trong văn phòng Huyện ủy.
Phát triển năng lực làm việc Cán bộ cao cấp và nâng cao khả năng thực
hiện công việc thực tế của họ.
Giúp cán bộ cấp cao luôn phát triển để có thể đáp ứng được nhu cầu nhân
lực trong tương lai của tổ chức.
Giảm thời gian học tập, làm quen với công việc mới của Cán bộ cấp cao
19


do thuyên chuyển, đề bạt, thay đổi nhiệm vụ và đảm bảo cho họ có đầy đủ khả
năng làm việc một cách nhanh chóng và tiết kiệm.
Đào tạo và phát triển là một nhiệm vụ quan trọng trong tổ chức. Nó không
chỉ nâng cao năng lực công tác cho CBCC hiện tại mà chính là đáp ứng các yêu
cầu về nhân lực trong tương lai của tổ chức. ĐTBD CBCC là thực hiện nhiệm
vụ lấp đầy khoảng trống giữa một bên là những điều đã đạt được, đã có trong
hiện tại với một bên là những yêu cầu cho những thứ cần ở tương lai, những thứ
mà cần phải có theo chuẩn mực .
3.3.2 Công tác tham mƣu tổng hợp
Công tác tham mưu - tổng hợp của văn phòng Huyện ủy thời gian qua vẫn

còn những hạn chế: Công tác báo cáo, tổng hợp có lúc còn chậm tiến độ, chất
lượng chưa đảm bảo (b o c o c n c un c un
số l ệu c

p ản ản c

as tv

t

ct

a t ốn n ất); công tác phục vụ còn thiếu kinh nghiệm; xử lý tình

huống có lúc thiếu linh hoạt. Nguyễn nhân là do: lực lượng chuyên viên làm
công tác tham mưu - tổng hợp còn thiếu trong khi khối lượng công việc hàng
năm phát sinh nhiều, một số nhiệm vụ đột xuất, bị động…. là áp lực đối với cán
bộ công chức Văn phòng trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Công chức làm
công tác Văn phòng năng lực còn hạn chế, thiếu kinh nghiệm, khả năng phân
tích, dự báo, xử lý thông tin chưa tốt; chưa thật sự nỗ lực tự học, tự nghiên cứu
vì nhiệm vụ được giao.
Từ một số nguyên nhân trên Văn phòng Huyện ủy cần khắc phục một số
vấn đề đó như sau
à, Người làm công tác văn phòng cần tích cực tham gia học tập, cập
nhật kịp thời các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và các văn bản luật; không ngừng
tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp và các kênh thông tin nhằm
nâng cao trình độ lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững các chủ
trương, nội dung các quy định của pháp luật.
à, Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc và phải tự xây
dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng và hàng tuần) riêng của mình đảm

bảo tuân thủ đúng quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát hiện các vấn
20


đề mới nảy sinh, đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời, đúng quy định của
pháp luật; làm tốt công tác phối hợp với các cơ quan phòng, ban của tỉnh và
huyện trong công tác tham mưu tổng hợp.
à Nghiêm túc thực hiện chế độ thông tin báo cáo một cách nhanh
chóng, đầy đủ và chính xác. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp.
à Xây dựng, củng cố tổ chức, bộ máy của Văn phòng đảm bảo tiêu
chuẩn, số lượng theo quy định và theo hướng chuyên môn hóa. Luân chuyển
công chức Văn phòng luôn đảm bảo tính kế thừa, ổn định, đáp ứng yêu cầu
nhiệm vụ được giao.
à Có cơ chế tạo điều kiện cho cán bộ, công chức học tập nâng cao
trình độ lý luận chính trị, quản lý Nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng
yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.
áu à, Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để hiện đại hóa công sở; ứng
dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý điều hành; đẩy mạnh cải
cách hành chính, thực hiện tốt chế độ công chức, công vụ.
3.3.3Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện báo cáo
Để nân cao c ất l ợn
p n Huyện ủy tron tìn
t ện một số vấn đề n

ệu quả côn t c t ôn t n b o c o của văn
ìn m

c c p n ban tron văn p n cần cả

sau:

Một là: Các phòng ban phải nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công
tác thông tin, báo cáo, trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện các công việc
của Huyện ủy . Phân công cụ thể cán bộ thực hiện nhiệm vụ công tác thông tin,
báo cáo.
Hai là: Thông tin, báo cáo khách quan, trung thực, có số liệu minh họa.
Đồng thời kịp thời phản ánh những ý kiến, kiến nghị của nhân dân, công nhân,
viên chức, lao động và các mặt họat động của Huyện ủy, giúp công tác chỉ đạo,
điều hành của Huyện ủy ngày càng hiệu quả.
Ba là: Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán
bộ làm công tác tổng hợp ở các phòng ban, bố trí, tạo điều kiện cho cán bộ,
21


chuyên viên làm công tác văn phòng đi nghiên cứu, nắm tình hình thực tế ở cơ
sở và tham khảo các Báo cáo của cấp trên.
Bốn là: Công tác thông tin, báo cáo là một chỉ tiêu để đánh giá công tác
thi đua, khen thưởng và xây dựng của văn phòng Huyện ủy.
Năm là: Tiếp tục tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
việc gửi, nhận thông tin, báo cáo, tài liệu qua hòm thư điện tử; thống nhất mỗi
huyện, ngành một địa chỉ Email để nhận thông tin,văn bản từ các cơ quan có liên
quan.
3.3.4 Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan và
công tác hậu cần
Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan và công tác
hậu cần phục vụ cấp uỷ là một trong những chức năng quan trọng của văn phòng
cấp uỷ, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hoạt động lãnh đạo điều hành của
cấp uỷ và hình ảnh, thương hiệu của địa phương trong hoạt động đối ngoại của
cấp uỷ

Trong công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo và công tác hậu
cần phục vụ; văn phòng cấp uỷ cần thực hiện tốt hơn một số nhiệm vụ chủ yếu
sau:
Cần bảo đảm phương tiện, điều kiện vật chất; bố trí phòng họp, hình thức,
nghi lễ theo quy định trong các phiên họp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ cấp
uỷ; các buổi họp giao ban, làm việc, tiếp khách của các đồng chí Thường trực
cấp uỷ.
Bảo đảm điều kiện và phương tiện đi lại, phục vụ làm việc của các đồng
chí Thường trực cấp uỷ; lãnh đạo các cơ quan tham mưu giúp việc của cấp uỷ.
Lập kế hoạch, tổ chức việc mua sắm vật tư, thiết bị văn phòng phẩm phục
vụ làm việc của cán bộ, công chức cơ quan.
Phục vụ đón, tiếp, bảo đảm ăn, nghỉ của khách đến làm việc với cấp uỷ
theo quy định.
Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện các biện pháp thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí trong cơ quan.
22


Quản lý toàn bộ tài sản của cơ quan, bao gồm: trụ sở làm việc, phương
tiện đi lại và các tài sản khác từ khi hình thành, đưa vào sử dụng, biến động tăng,
giảm, sửa chữa thanh lý tài sản.
Quản lý xe theo đúng quy định, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch,
đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối khi đưa xe vào sử dụng, phục vụ với chất lượng
cao. Có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ ô tô
đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả. Sử dụng xe đúng mục đích, tiết kiệm
nguyên nhiên liệu. Tham mưu phương án huy động, bố trí xe phục vụ các đoàn
công tác lớn khi có yêu cầu.
Tham mưu đề xuất lập kế hoạch tổ chức các hoạt động chào mừng các
ngày lễ tết, các dịp kỷ niệm trong năm .
Bảo đảm môi trường, cảnh quan, vệ sinh nơi làm việc và khu vực trụ sở

cơ quan: thực hiện công tác vệ sinh và điều kiện làm việc ở các phòng làm việc
của Thường trực cấp uỷ, Lãnh đạo cơ quan; các phòng họp, phòng tiếp khách và
nhà khách; kiểm tra, giám sát công việc của lao động hợp đồng làm vệ sinh tại
khuôn viên trụ sở cơ quan và công tác vệ sinh của các đơn vị trực thuộc Văn
phòng.
Bảo đảm an ninh, an toàn tuyệt đối khu vực trụ sở cơ quan: xây dựng
phương án, kế hoạch và biện pháp bảo vệ cơ quan; tổ chức quản lý và hướng
dẫn thực hiện các quy chế, quy định của cơ quan cho lực lượng cảnh sát bảo vệ
mục tiêu
Trong mỗi quy trình, kế hoạch cần quy định rõ các bước thực hiện (bước
chuẩn bị, tổ chức thực hiện công việc và kết thúc công việc), trong mỗi bước cần
phân công rõ người chịu trách nhiệm thực hiện, yêu cầu về chất lượng và thời
gian hoàn thành công việc.
3.3.5 Công tác văn thƣ lƣu trữ của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa
Hƣng
Thực trạng công tác văn thư Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động
không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm
đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều
23