LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI“Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình”. pptx

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI“Một số giải pháp nâng cao
hiệu quả công tác văn thư tại Uỷ ban
nhân dân quận Ba Đình”.













LỜI CẢM ƠN
Ông cha ta thường nói học phải đi đôi với hành, để phát triển toàn diện con
người không những phải thường xuyên trau dồi, tích luỹ kiến thức, nâng cao hiểu
biết của mình, mà còn cần phải có vốn kinh nghiệm, và những hiểu biết qua quá
trình hoạt động và thự tiễn làm việc của bản thân. Do đó việc kết hợp giữa lý thuyết
với thực tế là điều vô cùng quan trọng.
Hai tháng thực tập từ (02/3/2010 – 02/5/2010) tại phòng Văn thư thuộc Văn
phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình, với đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu
quả công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình” , không phải là thời gian

dài nhưng dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh, các chị trong bộ phận văn thư
đặc biệt là chị Nguyễn Thu Hà và chị Nguyễn Thuận Linh, tôi đã học được rất
nhiều điều bổ ích, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm và nắm bắt được những khâu cơ
bản của nghiệp vụ văn thư. Tôi dã có thể trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết
của nghiệp vụ văn thư cho công việc sau này.
Để hoàn thành báo cáo thực tập đúng giời gian quy định, tôi còn nhận được
sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy, cô và cơ quan thực tập. Vì vậy nhân dịp này tôi
xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất tới các thầy cô giáo đang giảng dạy trong
Học viện mà trực tiếp là cô Nguyễn Anh Thư - Trưởng đoàn thực tập số 21; thầy
giáo Nguyễn Hữu Luận - giảng viên hướng đoàn thực tập; đã sát cánh cùng chúng
tôi trong quá trình thực tập. Tiếp đó tôi xin gửi lời cảm ơn tới các cô, các chú lãnh
đạo Văn phòng HĐND – UBND quận, cùng với các anh, chị đang công tác tại
phòng Văn thư đã giúp tôi hoàn thành chương trình thực tập của mình.
Trong thời gian thực tập cũng như trong quá trình viết báo cáo, mặc dù đã có
sự chuẩn bị từ trước xong tôi vẫn gặp phải nhiều khó khăn nhất định, một phần do
kiến thức còn hạn chế cộng với đây là lần đầu tiên được trực tiếp làm việc nên
không tránh khỏi ngỡ ngàng. Những thiếu xót này, tôi rất mong được sự cảm thông,
quan tâm, giúp đỡ của các cô, các chú lãnh đạo Văn phòng và các anh, chị trong
phòng Văn thư UBND quận Ba Đình cùng với các thầy, cô hướng dẫn đoàn thực
tập số 21 để tôi hoàn thành bản báo cáo này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


Comment [T1]:
Cỡ chứ 16

Comment [T2]:
Ngoặc kép
Comment [T3]:
Viết hoa

Comment [T4]:
Vi
ết hoa

Comment [T5]:
Nếu mà có phải đưa cho các anh
chị đọc thì bỏ đoạn cám ơn trực tiếp
Comment [T6]:
Những thiếu sót
Comment [T7]:
Bỏ
Bảng kế hoạch thực tập chi tiết
Thời gian: Từ ngày 2/3/2010 – 2/5/2010
Địa điểm thực tập: Phòng Văn thư - UBND quận Ba Đình


Tuần 1
từ ngày 02/3 - 07/03

- Đến UBND quận Ba Đình giao giấy giới thiệu thực
tập của Học viện, làm quen vơi các, phòng, ban
thuộc UBND quận.
- Tham gia lễ ra quân đoàn thực tập tại Học viện
Hành Chính.
- Nhận phòng, ban được phân công thực tập.



Tuần 2

từ ngày 08/3 - 14/3

- Tìm hiêu cung về cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của
các phòng, ban thuộc UBND quận.
- Chọn đề tài viết báo cáo thực tập.
- Xin số liệu thực tập
- Làm đề cương báo cáo thực tập theo đề tài đã chọn





Tuần 3
từ ngày
15/3 – 21/3

- Tìm hiểu chi tiết, cụ thể về Văn phòng UBND
quận
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của
bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng UBND quận.
- Họp đoàn thực tập.
- Nộp đề cương báo cáo thực tập cho giảng viên
hướng dẫn.
- Được giao làm một số công việc đơn giản: photo
tài liệu, vào sổ văn bản đi, scan văn bản đa được
phát hành trong và ngoài cơ quan lên mạng nội bộ
của UBND

Tuần 4
từ ngày 22/3 – 28/3



- Nhận tài liệu tại bộ phận Văn thư của Văn phòng
về tình hình quản lý công tác văn thư nói chung.
Sắp xếp và phân loại tài liệu.
- Quan sát cán bộ côn chức làm việc.
- Thu thập tài liệu, tổng hợp nhiên cứu.
- Bắt đầu viết báo cáo sơ lược.
- Được giao nhiệm vụ vào sổ văn bản đến, scan
những tài liệu đã được lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo
lên mạng nội bộ của UBND quận Ba Đình.



Tuần 5
từ ngày 29/3 – 04/4

- Tìm hiểu quy trình tiếp nhận văn bản đến và
chuyển văn bản đi, quy trình sử dụng con dấu
trong UBND Quận.
- Tìm hiểu về nơi lưu trữ tài liệu, học cách sắp xếp
văn bản theo các năm, biết cách tìm kiếm tài liệu
của các năm trước đã được lưu.

Tuần 6
từ ngày 05/4 – 11/4

- Tìm hiểu thực trạng hoạt động của bộ phận văn
thư.
- Viết báo cáo sơ lược, chính sửa.




Tuần 7
từ ngày 12/4 – 18/4

- Xin số liệu về số lượng các loại văn bản đến, văn
bản đi, bản đánh giá, kiểm tra tình hình thực hiện
công tác văn thư thuộc UBND quận Ba Đình.
- Tổng kế, đánh giá, rút ra nhận xét.
- Viết báo cáo chi tiết nộp cho giao viên hướng dẫn
chỉnh sửa.




Tuần 8
từ ngày 19/4 – 02/5

- Tổng kết và viết báo cáo hoàn chỉnh.
- Nộp cho giảng viên hướng dẫn chỉnh sửa, hoàn
- thiện.

- Gặp Chánh Văn phòng báo cáo kết quả thực tập,
đề nghị ký xác nhận và nhận xét đánh giá quá tình
thực tập.
- Tổ chức liên hoan chia tay đơn vị thực tập.
- Nộp báo cáo thực tập cho giảng viên hướng dẫn
chấm.





















A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư là một trong những khâu không thể thiếu trong nghiệp vụ hành
chính của bất kỳ cơ quan nào, là phần quan trọng trong hoạt động quản lý, nó ảnh

hưởng không nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy và chính xác cũng như hiệu
quả hoạt động của bộ máy quản lý. Do đó việc quản lý công tác văn thư trong các
cơ quan nhà nước là điều rất cần thiết. Trong thời buổi hội nhập kinh tế quốc tế,
đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ, quản lý công tác văn thư cần được tăng
cường và triệt để áp dựng các biện pháp quản lý mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động cung ứng dịch vụ công trong cơ quan nhà nước nói chung và UBND quận Ba
Đình nói riêng.
1. Lý do lựa chọn đề tài
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai phổ biến công việc,
lưu trữ thông tin và tài liệu của một cơ quan. Thông qua việc tiếp nhận văn bản
đến và chuyển văn bản đi, đóng dấu văn bản…, công việc trong cơ quan sẽ diễn
ra theo một quy trình hợp lý, đảm bảo tính hiệu quả cao. Là khâu trung gian kết
nối giữa các đơn vị, các bộ phận trong và ngoài UBND, bộ phận văn thư trở
thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiên
tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải quyết
công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải quyết đúng
thẩm quyền.
Hoạt động văn thư là rất phức tạp, nó đòi hỏi người làm văn thư phải có tinh
thầnh, trách nhiệm cao, phải cẩn thận và tỷ mỷ trong công việc. Hàng năm với
số lượng văn bản đến và đi lớn cùng với những nhiệm vụ chuyên môn khác,
quản lý nhà nước về công tác văn thư là hết sức cần thiết và phải được coi trọng.
Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay cùng với
chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính
nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu có tính
cẩn thiết. Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên
của đất nước, dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo UBND Quận Ba Đình, quản lý
Comment [T8]:
Bỏ

Comment [T9]:
Bỏ
Comment [T10]:
Bỏ

công tác văn thư không ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới
nhằm hoàn thiện về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa
học, tính hiệu quả, vừa nâng cao cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội
ngũ cán bộ, công nhân, viên chức làm công tác văn thư.
Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình là yêu cầĩnấpư
bách trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống các văn
bản hành chính để không ngừng nâng cao và phát huy tinh thần phục vụ nhà
nước, phục vụ nhân dân của các cán bộ, công nhân viên đang làm việc tại
UBND quận nói chung và phòng văn thư thuộc UBND quận Ba Đình nói riêng.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, là sinh viên Học viện
Hành chính trong quá trình thực tập tại bộ phận văn thư thuộc UBND quận Ba
Đình tôi đã quyết định lựa chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả
công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình”.
2. Mục đích, phương pháp nghiên cứu
2.1 Mục đích nghiên cứu
• Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư; đặc điểm, nội dung công
tác văn thư;
• Biết cách thực hiện các thao tác nghệp vụ của công tác văn thư: tổ chức,
quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản
mật; biết cách tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư;….
• Phản ánh thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND quận Ba
Đình.
• Thấy được điểm mạnh, điểm yếu trong cơ cấu hoạt động của phòngVăn
thư tại UBND quận Ba Đinh để tìm ra giải pháp thiết thực, phù hợp với

tình hình hoạt động của UBND nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của
công tác văn thư.
2.2 Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở những nguyên lý cơ bản của Chủ nghĩa
Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, những quy định của Nhà nước về công tác
văn thư và thực tiễn công cuộc đẩy mạnh cải cách hành chính nước ta hiện nay.
Comment [T11]:
Bỏ

Comment [T12]:
Gộp vào 1 ý
Bên cạnh đó trong bài báo cáo này tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
thực tiễn như:
- Phương pháp hệ thống;
- Phương pháp phân tích số liệu thống kê;
- Phương pháp tổng kết thực tiễn;
- Một số phương pháp khác…
3. Phạm vi và giới hạn nghiên cứu
Do thời gian có hạn, trong phạm vi bài báo cáo này tôi chỉ nghiên cứu trên cơ sở
thực tiễn hoạt động quản lý tại bộ phận văn thư thuộc Văn phòng UBND quận Ba
Đình và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND quận
Ba Đình.
4. Những công việc đã thực hiện được trong thời gian thực tập
Hai tháng thực tập đã kết thúc, tuy chỉ được tìm hiểu thực tế hoạt động văn
thư tại Văn phòng UBND quận Ba Đình trong thời gian ngắn nhưng đây cũng là
khoảng thời gian quý báu tôi đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích phục vụ cho
cuộc sống cũng như công việc trong tương lai. Dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của
các anh, các chị ở bộ phận văn thư, trong thời gia qua tôi đã làm được một số công
việc cơ bản của nghiệp vụ văn thư như: biết cách photo tài liệu; thực hành đăng ký
văn bản đến, văn bản đi theo cách truyền thống (vào sổ) và theo cách hiện đại (đăng

ký bằng máy tính); nhận và gửi văn bản cùng các giấy tờ có liên quan từ các phòng,
ban bên trong và ngoài UBND; sắp xếp giấy tờ, văn bản đi, văn bản đến theo đúng
số thứ tự đăng ký; cách tìm văn bản đã đưa vào kho lưu trữ; hiểu rõ về cơ cấu tổ
chức, chức năng nhiệm vụ của UBND quận Ba Đình cũng như cơ cấu tổ chức, chức
năng nhiệm vụ của Văn phòng UBND và chức năng nhiệm vụ của phòng văn thư;
hoàn thành kế hoạch thực tập trong 2 tháng; hoàn thành báo cáo thực tập đúng hạn.
5. Bố cục của bài báo cáo
Để tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư tại
Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình” ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bài báo
cáo bao gồm 4 chương:
Comment [T13]:
Nên bỏ phần này, có thể lồng
phần này vào phần lý do lựa chọn với 1, 2 câu nhằm
thể hiện phạm vi đề tài của mình ^^
Comment [T14]:
Bỏ
Comment [T15]:
Bỏ phần này, phần này thích
hợp khi làm khóa luận hơn vì quy mô khóa luận lớn
hơn.
• Chương I: Tổng quan về Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình và Văn phòng
Uỷ ban.
• Chương II: Thực trạng tổ chức và hoạt động công tác văn thư thuộc Văn
phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình.
• Chương III: Đánh giá hoạt động công tác văn thư tại UBND quận Ba
Đình.
• Chương IV: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương I: Tổng quan về Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình và Văn phòng
Uỷ ban
I. Tổng quan về quận Ba Đình và Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình
1. Khái quát chung về quận Ba Đình
Khu vực Ba Đình được Hội đồng Chính phủ ký quyết định thành lập số
78/CP ngày 31 tháng 5 năm 1961.
Ba Đình là một trong những quận trung tâm của thủ đô Hà Nội, có diện tích
9,29 km

2
, là Trung tâm Hành chính – chính trị Quốc gia, có trụ sở các cơ quan lãnh
đạo cao nhất của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, sứ quán và đoàn ngoại giao quốc tế;
là nơi thường xuyên diễn ra các sự kiện trọng đại, các hoạt động đối nội, đối ngoại
của Đảng và Nhà nước;
Về vị trí địa lý : Phía bắc giáp quận Tây Hồ, phía đông giáp quận Hoàn
Kiếm, phía nam giáp quận Đống Đa, phía tây giáp quận Cầu Giấy; là một trong 29
quận, huyện của thành phố Hà Nội. Quận Ba Đình được chia thành 14 phường là:
Cống Vị, Đội Cấn, Điện Biên, Giảng Võ, Ngọc Khánh, Ngọc Hà, Kim Mã, Nguyễn
Trung Trực, Phúc Xá, Quán Thánh, Thành Công, Trúc Bạch, Liễu Giai, Vĩnh Phúc.
Về dân số: Ba Đình có dân số gần 300.000 người, mật dộ dân số khoảng
24.703 người/km
2
. Dân số đông, mật độ dân số cao làm cho vấn đề lao động, môi
trường, phòng chống tệ nạn xã hội gặp nhiều khó khăn.
Về tình kinh tế - xã hội: Từ chỗ cơ cấu kinh tế yếu kém, sản xuất gặp nhiều
khó khăn, đời sống người dân bấp bênh, quận đã tập trung chỉ đạo tìm ra hướng đi
thích hợp với tinh thần: Đổi mới nhanh chóng, ổn định tình hình, hiệu quả kinh tế -
xã hội cao hơn. Bằng những giải pháp cụ thể thúc đẩy kinh tế phát triển, cơ cấu hợp
lý, thu hút được nhiều lao động, nộp nhân sách Nhà nước tăng bình quân hàng năm
12,95 %. Cơ cấu kinh tế quận đã có nhiều đổi mới theo chiều hướng tích cực,
thương mại đạt 37,74%, dịch vụ và du lịch đạt 17,53%, công nghiệp đạt 25%. Cùng
với phát triển sản xuát, một số ngành nghề mới phát triển mạnh như: dầu khí, du
lịch, điện tử, truyền tải điện. Đa số người lao động có việc làm và thu nhập ổn định,
đời sống được cải thiện và nâng lên.
Comment [T16]:
Viết đầy đủ UBND

Comment [T17]:
Nên chia thành các phần:

- Vị trí địa lý
- Tình hình kinh tế
- Tình hình văn hóa – xã hội
Ở trên là kinh tế - xã hội thì ở dưới không nên viết là
văn hóa – xã hội nữa.
Trong phần văn hóa – xã hội lại chia thành các ý
nhở: Về văn hóa, về giáo dục, về y tế…v v cho cân
đối và tương xứng về ý ^^
Comment [T18]:
Nên lồng vào phần trên khi giới
thiệu diện tích đảm bảo sự logic
Trên lĩnh vực văn hóa – xã hội: các hoạt động xã hội được triển khai thực
hiện rộng khắp với hình thức đa dạng, nội dung phong phú như: ngày 14/3/2010
đoàn Thanh niên quận Ba Đình tổ chức phong trào “ ngày chủ nhật xanh” hưởng
ứng tháng Thanh niên của Thành đoàn Hà Nội; tổ chức hội trại “ Cháu ngoan Bác
Hồ” tại trường THCS Thăng Long nhân kỷ niệm ngày thành lập đoàn Thanh niên
cộng sản Hồ Chí Minh; tổ chức diễn đàn “Đảng với thanh niên, thanh niên với
Đảng”; tổ chức hội nghị triển khai công tác hiến máu tình nguyện…. Trong đó có
nhiều hoạt động đạt chất lượng cao.
Trong lĩnh vực giáo dục: Ba Đình là quận đầu tiên trong cả nước đạt phổ cập
giáo dục tiểu học và THCS, xóa xong lớp học ca 3, phòng học cấp 4. Công tác xã
hội hóa giáo dục được thực hiện tốt từ cơ sở với những mô hình trường bán công,
dân lập, tư thục. Hiên nay, quận có 8 trường chuẩn quốc gia, 100% giáo viên đều
đạt vượt chuẩn.
Trong công tác bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khoẻ ban đầu cho nhân
dân phát triển mạnh, 13/14 phường đạt chuẩn quốc gia về y tế.
Song song với việc phát triển kinh tế xã hội, quận còn tập trung phát triển đô
thị đổi mớii quản lý và xây dựng nếp sống văn hóa, kỷ cương, giữ gìn đô thị sáng -
xanh - sạch - đẹp. Nhờ định hướng đúng đắn, trong mấy năm vừa qua, bộ mặt đô
thị của Ba Đình được cải thiện nhiều hơn. Ba Đình là quận đầu tiên được Nhà nước

tặng thưởng Huân chương Lao động hạng ba, danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ
trang nhân dân. Ba Đình cũng là quận đi tiên phong thực hiện cải cách hành chính
với cơ chế 1 cửa tất cả các phường thuộc quận.
Về di tích lịch sử: Ba Đình tự hào là quận có nhiều di tích văn hoá, lịch sử
truyền thống của dân tộc như: đền Quán Thánh - một trong “Thăng Long tứ trấn”,
cùng với đền Voi Phục (trấn giữ phía Tây kinh thành Thăng Long); Cột cờ Hà Nội,
chùa Một Cột, và đặc biệt, còn có quần thể di tích liên quan đến cuộc đời và sự
nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh.
2. Lịch sử hình thành và phát triển của Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình,
Thành phố Hà Nội
UBND quận Ba Đình là một đơn vị hành chính được thành lập căn cứ vào
Luật tổ chức HĐND và UBND; được UBND Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm
vụ quản lý nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 31 tháng 5 năm 1961. UBND
quận Ba Đình có trụ sở tại 25 phố Liễu Giai, phường Cống Vị. Ban đầu UBND
quận có 11 phòng ban và các đoàn thể. Sau đó, trong quá trình hoạt động, số
lượng các phòng ban của UBND quận đã có sự thay đổi phù hợp với sự phát
triển kinh tế - xã hội của từng thời kỳ.
UBND quận Ba Đình từ khi thành lập đã nhận được sự lãnh đạo, chỉ dạo sát
sao của Đảng, chính quyền và sự giúp đỡ của các sở, ban, ngành thành phố Hà
Nội. Trải qua gần 50 năm hoạt động, hệ thống cơ quan Đảng, chính quyền và
đoàn thể UBND quận vừa xây dựng, kiện toàn bộ máy vừa thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình trong công tác lãnh đạo, tổ chức bộ máy chính quyền nhà
nước ở địa bàn quận trên các lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, xã hội, chính trị, an
ninh quốc phong, dân rộc, tôn giáo, tài nguyên môi trường….
3. Chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân Quận Ba Đình
Theo Hiến pháp năm 1992 sửa đổi bổ sung năm 2002, UBND quận Ba Đình
là cơ quan chấp hành của HĐND quận, đồng thời là cơ quan hành chính nhà nước ở
địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nươc cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cung cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ

trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực
hiện các chính sách khác trên địa bàn. UBND thực hiện chức năng quản lý nhà
nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
quản lý nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
Theo quy định của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân số
11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003, UBND quận có nhiệm vụ và quyền
hạn sau:
3.1. Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm;
- Lập dự toán thu - chi ngân sách nhà nước trên địa bàn quận; dự toán thu,
chi ngân sách quận;
- Tổ chức thực hiện ngân sách quận; hướng dẫn, kiểm tra UBND các phường
xây dựng và thực hiện ngân sách;
- Phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của các phường.
3.2. Trong lĩnh vự nông, lâm, ngư nghiêp, thuỷ lợi, đất đai:
- Xây dựng chương trình khuyến khích phát triển nông, lâm, ngư nghiệp trên
địa bàn quận;
- Chỉ đạo UBND các phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai theo quy định của pháp luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường trên
địa bàn quận;
3.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:
- Tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ
công nghiệp trên địa bàn quận;
- Tổ chức thực hiện, xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm. thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND Thành
phố.

3.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Xét duyệt quy hoạch xây dựng các phường, điểm dân cư trên địa bàn quận;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu của nhà nước trên địa bàn quận;

3.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch:
- Xây dựng, phát triển thương mại dịch vụ, du lịch, kiểm tra việc chấp hành
quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn
quận;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ và du lịch tên địa bàn;
3.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục
thể thao:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình, đề án phát triển văn hoá,
giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bản;
- Tổ chức và thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục,
quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường
mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn quận;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá – thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
quận quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số kế hoạch hoá gia đình
- Tổ chức chỉ đạo dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức

thực hiện phong trào xoá đói giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo.
3.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường:
- Thực hiện biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dâửctên địa bàn quận;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường;
- Tổ chức thực hiện và kiểm tra các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo
lường và chất lượng sản phẩm; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng
kém chất lượng trê địa bàn quận
3.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ gữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và hành vi vi
phạm pháp luật khác trên địa bàn quận;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở quận;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
3.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
- Tuyên truyên, giáo dục, phổ biến, chính sách pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào dân tộc thiểu số;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của công dân sống trên địa bàn quận;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn

giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật.
3.10. Trong việc thi hành pháp luật:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên tuyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND các phường thực hiện biện pháp bảo
vệ tài sản nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo
vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cá quyền và lợi ích hợp pháp
khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn quận;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quết kịp thời kiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
3.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định
của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
UBND cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của quận

4. Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình
4.1. Cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân
quận Ba Đình

Phòng Lao động TB &XH
Phòng Văn hoá và Thông tin
Phòng Y tế
Phòng Giáo dục-Đào tạo
Phòng Kinh tế
Phòng Thanh tra
Phòng Nội vụ
Văn phòng HĐND-UBND quận
Phòng Thống kê
Phòng Tài nguyên Môi trường
Phòng Tài chính-Kế hoạch
Phòng Quản lý Đô thị


Chủ
tịch
UBND
Phạm

Văn
Chanh
Phó chủ
tịch
UBND
Đỗ Viết
Bình
Phó chủ
tịch
UBND
Đặng
Văn
Tường
Phó chủ
tịch
UBND
Bùi
Văn
Thông
Phó chủ
tịch
UBND
Nguyễn
Thế
Công

4.2. Cơ cấu tổ chức các phường trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

Chú thích: mối quan hệ trực thuộc cấp trên với cấp dưới
mối quan hệ phối hợp hai chiều
4.3. Cơ cấu thành viên
UBND quận Ba Đình bao gồm: 1 chủ tịch, 4 phó chủ tịch, 4 uỷ viên.
UBND phường Liễu Giai
UBND Phường Quán Thánh
UBND Phường Đội Cấn
UBND Phường Cống Vị

UBND Phường
Nguy
ễn Trung Trực

UBND Phường Thành Công
UBND Phường Trúc Bạch
UBND Phường Vĩnh Phúc
UBND Phường Giảng Võ
UBND Phường Ngọc Hà
UBND Kim Mã
UBND Phường Điện Biên
UBND Phường Ngọc Khánh


UỶ
BAN
NHÂN
DÂN
QUẬN
BA
ĐÌNH
- 01 chủ tich phụ trách chung,
- 01 phó chủ tịch chịu trách nhiệm về chính trị - kinh tế,
- 01 phó chủ tịch chịu trách nhiệm về văn hoá – xã hội,
- 01 phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực an ninh - quốc phòng
- 01 phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực quản lý đô thị,
- 01 uỷ viên phụ trách Văn phòng,
- 01 uỷ viên phụ trách Thanh tra,
- 01 uỷ viên phụ trách quân sự,
- 01 uỷ viên phụ trách công an.

Các phòng ban thuộc UBND có 1 truởng phòng, từ 1-2 phó trưởng phòng và
một số chuyên viên cán sự. Biên chế của các phòng do UBND quận quy định trên
cơ sở tổng biên chế quản lý Nhà nước của UBND quận được UBND Thành phố
giao hằng năm.
II. Vài nét về Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình
1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập,
xử lý thông tin, hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu
cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan.
2. Chức năng, nhiệm vụ văn phòng HĐND – UBND quận Ba Đình
- Tham mưu cho Thường trực HĐND , UBND quận xây dựng chương trình
công tác năm, quý, tháng, tuần, theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành
UBND các phường trong quá trình thực hiện.
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND Quận tổ chức các hoạt động chỉ đạo, điều
hành; giúp Chủ tịch UBND quận điều hành, phối hợp hoạt động của các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND quận và UBND các phường.
- Chủ trì, phối hợp với cá cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận soạn thảo
các báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo,
điều hành của HĐND, UBND quận và các báo cáo khác theo sự chỉ đạo điều
hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND quận.
- Dự thảo các văn bản do Thường trực HĐND, UBND quận trực tiếp giao;
tham gia ý kiến về nội dung và thẩm tra thể thức văn bản do các đơn vị dự
thảo trước khi trình Thường trực HĐND, UBND quận xem xét, quyết định.
- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của HĐND, UBND
quận.
- Quản lý bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính của UBND quận. giúp
HĐND, UBND quận tiếp nhận công dân, tiép nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo
và những yêu cầu của các tổ chức, cá nhân.
- Tổ chức mối quan hệ công tác giữa UBND quận với Thường trực Quận uỷ,
Thường trực HĐND, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các cơ quan, đoàn thể

thuộc quận. Giúp UBND quận kiểm tra đôn đốc việc thực hiện quy chế làm
việc của UBND.
- Tổ chức công bố các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND. UBND quận
và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện. Quản lý việc ban hành văn bản
của HĐND, UBND quận; thực hiện chế độ bảo mật, phát ngôn, đưa tin,
chuyển giao tài liệu theo quy định của pháp luật.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND
quận. Quản lý cán bộ, công chức thuộc văn phòng, quản lý tài sản, trang
thiết bị, cơ sở vật chất của HĐND, UBND quận và Văn phòng theo quy
định. Đảm bảo an ninh trật tự trong cơ quan.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND Qquận giao cho.










2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

Chú thích:
mối quan hệ phụ thuộc cấp trên với cấp dưới
mối quan hệ ngang cấp
Bộ phận
hành chính - quản trị
Chánh văn phòng
Nguyễn Trung Dũng
Phó văn phòng
Nguy
ến

D
â
n Huy

Phó văn phòng
Ph
ạm

V
ă
n H
ư
ng

Bộ phận
chuyên viên
tổng hợp
Bộ phận
tiếp nhận và trả
hồ sơ hành chính
Bộ phận
công nghệ
thông tin
Cán bộ văn thư
Cán bộ lưu trữ
Cán bộ hành chính - quản trị
Cán bộ kế toán
Cán bộ thủ kho - thủ quỹ
Nhân viên lái xe
Nhân viên giao thông

Nhân viên y tế
Nhân viên bảo vệ
Nhân viên lễ tân, tạp vụ
Chuyên viên tổng hợp chung
Chuyên viên tổng hợp
công tác tiếp dân
Chuyên viên tổng hợp
công tác
nh
à

đ
ất

–

x
â
y d
ựng

–

đô

th
ị

Chuyên viên tổng hợp
công tác kinh tế

Chuyên viên tổng hợp
công tác văn hoá – xã hội
Chuyên viên tổng hợp giúp
Thường trực HĐND quận
Comment [T19]:
Mũi tên 2 chiều bị dính vào
nhau không nhìn rõ mày ơi ☺
3. Chế độ làm việc và trách nhiệm của ban lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân
dân quận Ba Đình
3.1. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình
Chánh văn phòng là thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo, điều hành toàn diện các
hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm cá nhân trước HĐND, UBND
quận về công tác của Văn phòng.
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, chỉ đạo của cơ quan
cấp trên. Tham mưu giúp UBND quận xây dựng nhiệm vụ trọng tâm và các
chương trình, kê hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm; chỉ đạo công tác tổng
hợp tình hình hoạt động, điều hành của UBND quận. Xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác của Văn phòng.
- Tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, các buổi làm việc của
Thường trực HĐND, Chủ tịch, phó chủ tịch UBND quận. Khi được Chủ
tịch, các Phó chủ tịch UBND quận uỷ quyền, chủ trì cuộc họp với các đơn vị
để giải quyết một số công việc của UBND quận
- Điều hoà phối hơp công tác giữa các Phó văn phòng, các bộ phận, các cán bộ
công chức văn phòng để đảm bảo mọi hoạt động trong văn phòng được
thống nhất, hiệu quả.
- Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán
bộ, công chức Văn phòng, công tác đảm bảo an ninh trật tự trong cơ quan,
bảo vệ bí mật thông tin, tài liệu. Làm chủ tài khoản và quản lý công tác thu -
chi ngân sách của Văn phòng.
3.2. Các phó văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

- Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về các phần việc được phân công.
Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo của của
Thường trực HĐND, UBND quận liên quan đến lĩnh vực công tác được
phân công, kịp thời phát hiện và đề xuất những vấn đề cần chỉ đạo, giải
quyết.
- Trực tiếp làm việc với Thường trực HĐND quận uỷ quyền, trong phạm vi
trách nhiệm được phân công, chủ trì cuộc họp với các đơn vị để giải quyết
một số công việc của UBND quận.
- Chịu trách nhiệm trong công tác thẩm tra độc lập của Văn phòng về nội
dung, thể thức các văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách do các cơ quan,
đơn vị trình UBND quận; chịu trách nhiệm kiểm tra lần cuối và ký tắt vào
các văn bản do chuyên viên văn phòng soạn thảo trước khi trình Chủ tịch,
Phó chủ tịch UBND quận ký ban hành.
- Khi giải quyết các công việc có liên quan đến các lĩnh vực khác hoặc vượt
quá thẩm quyền thì trao đổi với các Phó văn phòng phụ trách vấn đề liên
quan, báo cáo chánh Văn phòng, xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó chủ
tịch UBND quận.
- Tham mưu với Chánh văn phòng trong việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch
công tác của Văn phòng như: sắp xếp bộ máy, bố trí cán bộ, chế đọ chính
sách, chế độ làm việc, sinh hoạt, học tập của Văn phòng. Chỉ đạo, điều hành,
kiểm tra, đánh giá kết quả công tác của các bộ phận, cán bộ, công chức Văn
phòng được phân công phụ trách.
4. Ý nghĩa tổ chức khoa học công tác văn phòng
Văn phòng trong một cơ quan, tổ chức là tiền đề, nền tảng tham mưu, tư vấn
cho các lãnh đạo, nhà quản lý đưa ra những quyết định giải quết công việc đúng
đắn, có hiệu quả. Nó cùng với các phòng ban khác trong cơ quan là cánh tay đắc
lực của các nhà lãnh đạo trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm dược phân công.
Tuy nhiên muốn Văn phòng làm việc có hiệu quả và phát huy hết khả năng của
mình thì cần phải tổ chức khoa học công tác Văn phòng. Tổ chức khoa học công
tác Văn phòng có ý nghĩa to lớn nhất là trong thời kỳ cải cách thủ tục hành chính,

đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin như:
- Tạo tiền phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị;
- Giảm bớt thời gian lãng phí, ách tắc trong tiếp nhận và truyền tải thông tin
phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị;
- Tăng khả năng sử dụng nguồn lực của cơ quan, đơn vị;
- Nâng cao năng suất lao động;
- Tiết kiệm chi phí cho công tác Văn phòng

Comment [T20]:
Đưa phần này vào ngay sau
phần khái niệm văn phòng
Chương II. Thực trạng tổ chức và hoạt động công tác văn thư tại Uỷ ban nhân
dân quận Ba Đình
I. Lý luận chung về công tác văn thư
1. Khái niệm và đặc điểm của công tác văn thư
1.1. Khái niệm
Văn thư là khái niệm cùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo
và ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm
đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
1.2. Đặc điểm của công tác văn thư
Một là: Công tác văn thư mang tính nghiệp vụ kỹ thuật. Để làm tốt công tác
này đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp nghiệp vụ có liên quan như kỹ
thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ… bằng phương pháp truyền thống và ứng dụng
công nghệ thông tin.
Hai là: Công tác văn thư mang tính chính trị cao. Những nôi dung của công
tác văn thư đều nhằm phục vụ hoạt động quản lý, tức là việc ban hành các chủ
trương, chính sách, các chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điều hành thực
hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước nói chung, của từng cơ quan nói
riêng.
Ba là: Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan,

tổ chức. Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của mình ít hay
nhiều đều làm những việc liên quan đến văn bản, tứ là làm một phần việc của công
tác văn thư.
Bốn là: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt
dộng riêng biệt của nhà nước hay các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội mà là
những công việc cụ thể liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý
trong từng cơ quan tổ chức.
2. Vai trò của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
- Thực hiện tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơ quan
nhanh chóng chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí
mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt những
giấy tờ không cần thiết.
- Công tác văn thư phải đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về những hoạt
động của cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng
như hoạt động của các cá nhân giữ những trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan văn bản giữ gìn đầy đủ, nội dung
văn ban chính xác thì sẽ phản ánh trung thực các hoạt động của cơ quan khi cần
thiết.
- Công tác văn thư đảm bảo gĩư gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc
gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong
quá trình hoạt động của mìmh các cơ quan cần phải tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan.
3. Quy định của nhà nước về công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận giúp việc cho lãnh đạo điều hành quản lý
công việc. Trong mỗi cơ quan lại có hình thức tổ chức bộ phận văn thư khác nhau.
Để thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, nâng cao hiệu quả hoạt động
của văn thư trong các cơ quan đặc biệt là cơ quan nhà nước, Chính phủ đã ban hành

nhiều văn bản pháp quy quy định cụ thể về công tác văn thư như Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004; công văn số 425/VTLTNN-NVTW… Nội dung
quy định về công tác văn thư bao gồm quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi,
quản lý và sử dụng con dấu, lập và quản lý hồ sơ.
3.1. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan,
tổ chức.
Theo quy định của nhà nước, văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được
tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Cán bộ văn
thư sau khi tiếp nhận văn bản phải tiến hành phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đối
với loại văn bản được bóc bì theo đứng quy định của nhà nước. Tất cả văn bản đến
thuộc diện đăng ký tại văn thư đều phải đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến. Sau
khi được đóng dấu đến, văn bản được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở
Comment [T21]:
Bổ sung thêm 1 số văn bản
khác nữa. Phần này tí tao gửi cho mày
Comment [T22]:
Cả 3 vần đề trong 3.1, 3.2, 3.3,
3.4 đều không nên nêu cụ thể thành 1 phần riêng mà
nên ghép vào phần thực trạng của UBND quận BĐ ở
dưới theo trình tự: Giới thiệu về quy định chung >>
sau đó đưa ra thực trạng thực hiện quy định đó ntn