Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần kim khí miền trung

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh
nghiệp không chỉ quan tâm đến năng suất lao động mà cần chú trọng đến hiệu
quả của công tác quản lý, đặc biệt là công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt
động trong các khâu của quá trình quản lý bằng việc thiết lập và duy trì một
hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững
mạnh sẽ giúp giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh đồng thời
đảm bảo quản lý, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung là đơn vị kinh doanh thương
mại, hoạt động kinh doanh lĩnh vực sắt thép mà trong thời gian gần đây có sự
biến động mạnh về giá cả. Doanh nghiệp phải thắt chặt quản lý, kiểm soát nội
bộ trong quá trình mua hàng nhằm mục tiêu mua đúng, mua đủ, tránh những
gian lận và sai sót trong khâu mua hàng. Mua hàng và thanh toán tiền hàng là
khâu đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hóa: Mua vào - Dự trữ - Bán
ra. Cần phải làm sao để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà
làm thiệt hại đến lợi ích chung của đơn vị. Một trong những giải pháp mà đơn
vị cần quan tâm hiện nay là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với quá
trình mua hàng và thanh toán để đảm bảo sự đầy đủ, chính xác và tránh thất
thoát tiền thanh toán. Bởi chu trình mua hàng và thanh toán đánh giá hiệu quả
sử dụng đồng vốn của đơn vị và cũng là điều kiện quan trọng để giúp đơn vị
duy trì và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.
Vì vậy việc chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua
hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền trung” là có ý nghĩa
thiết thực trong việc thực hiện công cụ quản lý của đơn vị nhằm đưa ra những


2
giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu những rũi ro, gian

lận, sai sót có thể xảy ra.
2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ ngày càng trở nên quan trọng và không thể thiếu
trong công tác quản lý doanh nghiệp. Phương pháp quản lý của nhiều công ty
còn lỏng lẻo, thiếu những quy chế thông tin và thiếu sự kiểm tra chéo giữa các
bộ phận để phòng ngừa gian lận. Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ
chính là xác lập một cơ chế giám sát. Doanh nghiệp cần tạo dựng nền tảng
cho những phát triển bền vững thông qua những thiết kế hệ thống kiểm soát
hữu hiệu cho các phần hành cụ thể như chu trình bán hàng và thu tiền, chu
trình mua hàng và thanh toán…Hiện nay, nghiên cứu về vấn đề kiểm soát nội
bộ đối với hoạt động mua hàng và thanh toán có đề tài của tác giả Nguyễn Thị
Hạnh (2010) “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại Công ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Nam”- Luận văn thạc sỹ
kinh tế, chuyên nghành kế toán, Đại học Đà Nẵng. Đề tài đã hệ thống hóa lý
luận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
trong Doanh nghiệp nói chung và thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu
trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng
Nam. Đề tài đã nêu lên những bất cập và hạn chế đối với kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán tại đơn vị, từ đó đưa ra một số giải pháp tương
đối hữu hiệu để khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong thủ tục kiểm soát
nội bộ và góp phần đẩy mạnh công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua
hàng và thanh toán tại đơn vị.
Tuy nhiên, tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền trung hiện chưa có đề tài
nào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán,
do đặc thù riêng về hàng hóa tại đơn vị. Chính vì vậy, tác giả đã lựa chọn vấn
đề này để viết luận văn cao học.


3

3. Mục đích nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về kiểm soát nội bộ
đối với chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp; đồng thời phân
tích làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh
toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung nhằm tìm ra những hạn chế
còn tồn tại. Trên cơ sở đó, luận văn đề ra các giải pháp thích hợp để tăng
cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại đơn vị.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
và thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung.
Phạm vi nghiên cứu : Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung.
5. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và sử
dụng các phương pháp cụ thể: quan sát, phỏng vấn, đối chiếu và phân tích
trong quá trình tìm hiểu thực tế từ đó đưa ra các giải pháp.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục luận văn kết cấu thành 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung.


4
Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung.

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT

NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Sự cần thiết kiểm soát nội bộ
Quá trình kiểm tra, kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt
động của con người, ở bên trong tổ chức cũng như toàn xã hội. Trong mọi
hoạt động của tổ chức thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan
trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm
soát nội bộ của đơn vị. Hơn nữa, với điều kiện kinh doanh chịu nhiều sự tác
động của chính bên trong và bên ngoài như hiện nay, đòi hỏi mỗi doanh
nghiệp trước hết phải tự kiểm soát doanh nghiệp mình cho tốt rồi mới tính đến
sự tương hỗ với những tác động bên ngoài. Điều này lý giải vì sao một ông
chủ ngồi tại quốc gia này vẫn có thể điều hành tốt chi nhánh công ty mình tại
các quốc gia khác. Trong khi đó, doanh nhân khác ngồi ngay tại công ty mình
mà vẫn quản lý không tốt công ty. Bởi vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ rất quan
trọng đối với tất cả các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh của mình.
Thêm vào đó, trong một công ty, hoạt động kiểm soát đóng vai trò quan
trọng đối với các cổ đông như là đối với các kết quả tài chính. Nếu hoạt động
kiểm soát kém thì kết quả tài chính thường là nghèo nàn và đôi khi thua lỗ.
Trong nhiều nghiên cứu về những thất bại của công ty thì nguyên nhân được
tìm thấy nhiều nhất chính là sự yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ.


5
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của
nhiều công ty còn lỏng lẻo, trong khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu
gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà
thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá
nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để
phòng ngừa gian lận. Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập

một cơ chế giám sát mà ở đó không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những
quy định rõ ràng.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại
song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao
động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi
ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động, làm sao quản lý
được các rủi ro, làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp
dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng
cảm tính.
Vậy, muốn hoạt động kinh doanh của công ty đạt được lợi nhuận cao và
phát triển bền vững, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh
là rất cần thiết.
1.1.2 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm tra, kiểm soát luôn là một chức năng quan trọng của quản lý. Do
đó, khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở
vật chất, nhân sự, các nhà quản lý luôn phải lồng vào đó sự kiểm soát của
mình về các phương diện thông qua các thủ tục quy định về hoạt động. Đó
chính là hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị.
Định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, thủ
tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:


6
- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc
không hiệu quả.
- Cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy.
- Thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Định nghĩa trên cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ được các nhà quản
lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong doanh nghiệp và

kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà
còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất.
Trong các mục tiêu trên, hai mục tiêu đầu là mục tiêu của kiểm soát nội bộ về
kế toán, còn hai mục tiêu sau là mục tiêu kiểm soát nội bộ về quản lý [6].
Vấn đề kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị có
quy mô lớn hơn là đơn vị có quy mô nhỏ. Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền
hạn càng phân chia cho nhiều cấp, mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng
và các nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông
tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm
và trong nhiều hoạt động khác nhau do đó đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm
soát hữu hiệu.
* Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ
sau:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một
cách có hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng
thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện
pháp giải quyết.


7
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động,
các bộ phận của doanh nghiệp.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ
và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo
các yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục

đích.
1.1.3. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ được chia thành 3 yếu tố (3 bộ phận): Môi trường
kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Các bộ phận đó được
thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đã thực hiện các
mục tiêu.
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi
trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính
sách, thủ tục của đơn vị. Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ nhận
thức và hành động của người quản lý đơn vị. Dưới đây là một số nhân tố chủ
yếu:
- Đặc thù về quản lý:
Đặc thù về quản lý trước hết chỉ quan điểm khác nhau của người quản
lý đơn vị đối với báo cáo tài chính cũng như đối với rũi ro trong kinh doanh.
Nếu nhà quản lý đơn vị có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh
lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính,
đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rũi ro kinh doanh. Trong
trường hợp này, môi trường kiểm soát sẽ mạnh do ý muốn thiết lập các thủ tục
kiểm soát chặt chẽ để thực hiện được các mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý.


8
Để nắm bắt được đặc thù về quản lý của đơn vị, kiểm toán viên có thể
tìm hiểu các vấn đề sau:
+ Nhà quản lý có tuân thủ những nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh
hay không?
+ Họ có thận trọng trong việc trình bày và công bố báo cáo tài chính
không?
Nếu đơn vị có Hội đồng Quản trị, cần đánh giá xem Hội đồng Quản trị

có chủ động và độc lập với Ban Giám đốc hay không, hay bị Ban Giám đốc
khống chế.
Đặc thù về quản lý còn là vấn đề phân bổ quyền lực trong một đơn vị.
Có những đơn vị việc đưa ra các quyết định quản lý do một cá nhân chi phối.
Ở những đơn vị khác, quyền lực lại được phân tán cho nhiều người khác trong
bộ máy quản lý.
Về nguyên tắc, nếu quyền lực được phân chia hợp lý cho nhiều người
thì môi trường kiểm soát sẽ tốt hơn. Tuy nhiên, việc đánh giá cụ thể còn tùy
thuộc vào thực tế ở từng đơn vị.
Trong trường hợp một, kiểm toán viên cần chú ý đến phẩm chất của
người nắm quyền tập trung trong đơn vị. Nếu đó là một người có đạo đức, có
trình độ, năng lực, có tính quyết đoán, môi trường kiểm soát vẫn được đánh
giá là tốt. Trong trường hợp hai, kiểm toán viên cần xem xét việc sử dụng
quyền lực của những người được phân quyền, đề phòng các trường hợp không
sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng các quyền hạn này, vì khi đó
tác dụng của kiểm soát sẽ bị hạn chế.
- Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn,
trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị.
Một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo được các nguyên tắc:


9
+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo “dẫm
chân lên nhau” giữa các bộ phận.
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Điều này thể hiện
qua việc người phụ trách mỗi bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm
trước cùng một cấp trên. Ví dụ : Bộ phận mua hàng và bộ phận kho cùng chịu
trách nhiệm trước trưởng phòng vật tư.

Một cơ cấu tổ chức tốt là một nhân tố quan trọng góp phần tạo nên một
môi trường kiểm soát mạnh.
- Chính sách nhân sự:
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự
và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề
bạc, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên của mình.
Nhân tố con người có ý nghĩa rất lớn trong việc tăng cường hiệu quả
của kiểm soát. Nếu đơn vị có một đội ngũ công nhân viên có trình độ chuyên
môn cao, có đạo đức tốt và đoàn kết gắn bó với nhau thì dù cho các thủ tục
kiểm soát cụ thể có không chặt chẽ đi nữa, các gian lận và sai sót cũng ít xảy
ra. Nguợc lại nếu đội ngũ công nhân viên của đơn vị có những người trình độ
yếu kém, phẩm chất đạo đức không tốt, hoặc đố kỵ nhau thì dù cho các thủ
tục kiểm soát có chặt chẽ đến đâu, các sai sót và gian lận vẫn xảy ra nhiều và
thường xuyên. Để có được đội ngũ công nhân viên tốt, đơn vị phải có chính
sách nhân sự rõ ràng, hợp lý, đạt được các mục tiêu cân bằng, khuyến khích
người có năng lực, có trình độ có phẩm chất tốt phấn đấu vươn lên và kỷ luật
thích đáng những người sai phạm. Vì vậy một chính sách nhân sự tốt là một
yếu tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh.
- Công tác kế hoạch:


10
Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm
túc, nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Định kỳ, đơn vị có thể
tiến hành đối chiếu giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch, kết quả sẽ được
thông báo cho các cấp quản lý thích hợp. Mọi sự khác biệt lớn giữa số liệu
thực tế và số liệu kế hoạch sẽ được điều tra và xử lý kịp thời.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ:
Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện sự giám sát và đánh giá thường
xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị (thực hiện kiểm toán hoạt động) trong

đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy kiểm toán nội bộ là một nhân tố
quan trọng trong môi trường kiểm soát. Một đơn vị có một bộ phận kiếm soát
nội bộ hữu hiệu sẽ có được những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động
nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để đối chiếu bổ sung các
thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn. Để đạt được mục tiêu này, bộ phận
kiểm soát nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu:
+ Về tổ chức: Phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn hoạt
động của nó. Đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và
bảo đảm được tính độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra.
+ Về nhân sự: Phải có được các nhân viên có khả năng đủ để thực hiện
nhiệm vụ của mình.
- Ủy ban kiểm toán:
Tại một số quốc gia, các công ty cổ phần có qui mô lớn thường có
thành lập một ủy ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng Quản trị. Ủy ban này
thường được có ba đến năm ủy viên, không phải là nhân viên của công ty. Ủy
ban này thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
+ Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.
+ Kiểm tra và giám sát công việc của các kiểm toán viên nội bộ.
+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.


11
+ Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ.
+ Hòa giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập với
Ban Giám đốc.
Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệu
trong hoạt động của ủy ban kiểm toán là nhân tốc quan trọng trong môi
trường kiểm soát. Vì thế để thuận lợi trong việc kiểm toán viên độc lập cần có
sự cộng tác chặt chẽ với ủy ban này.
- Các nhân tố bên ngoài:

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao
hàm nhiều nhân tố bên ngoài. Những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát
của nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và
nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể. Thuộc nhóm nhân tố này có ảnh hưởng của
các cơ quan chức năng Nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý [7].
1.1.3.2. Hệ thống kế toán
Thông qua việc quan sát, đối chiếu tính toán và ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết
cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn
vị. Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập khẩu tài sản dựa trên chứng từ hợp
lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc bị
sử dụng lãng phí. Kế toán cũng thực hiện việc giám sát bằng tiền nhiều lĩnh
vực hoạt động và phân tích kết quả kinh doanh từng thời kỳ. Do đó hệ thống
kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau
đây sẽ được thực hiện.
- Tính có thật: Nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có
thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.


12
- Sự phê chuẩn: Trước khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ, đều phải
bảo đảm rằng chúng đã được phê chuản hợp lệ.
- Tính đầy đủ: Nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách
về mọi nghiệp vụ phát sinh.
- Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong
việc áp dụng chính sách kế toán.
- Sự phân loại: Bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài
khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên
quan.

- Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán phải ghi vào sổ sách
(sổ cái) đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ảnh trung thực tình
hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.
Các mục tiêu tổng quát trên được vận dụng cụ thể trong từng loại hoạt
động, từng loại nghiệp vụ trọng yếu của đơn vị. Khi xem xét hệ thống kế toán,
kiểm toán viên phải nghiên cứu về chính sách kế toán và hình thức kế toán
của đơn vị. Chính sách và hình thức kê toán của đơn vị phải tuân thủ chuẩn
mực kế toán (chế độ kế toán) hiện hành.
Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thực hiện qua ba giai đoạn
của một quá trình kế toán: Lập chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán và lập báo
cáo tài chính.
+ Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu
kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ
đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh.
Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm - là sự kiểm tra trước
khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm - trên nhiều điểm quan trọng
nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị.


13
+ Sổ sách kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế
toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cung
cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo. Trong kiểm soát nội bộ hệ thống sổ
sách có một vai trò quan trọng. Ví dụ như các sổ chi tiết về vật tư, hàng hóa,
công nợ sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý thu thập được các thông
tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp. Ngoài ra sổ
sách còn giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và
đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để
kiểm tra, truy cập chứng từ.

Khi xem xét, kiểm toán viên cần chú ý so sánh về tính thống nhất giữa
số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp, số liệu chi tiết và số liệu thực tế, bằng cách
đối chiếu số liệu sổ sách với biên bản kiểm kê, biên bản đối chiếu công nợ,
giấy báo của ngân hàng.
+ Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm
tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các thông
tin được thể hiện trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài
chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải được trình bày
đúng theo các chuẩn mực kế toán hiện hành (chế độ kế toán hiện hành).
Thông qua báo cáo tài chính, đơn vị có thể phân tích để phát hiện
những trường hợp bất thường, từ đó kiểm tra lại sổ sách, chứng từ để xác định
người chịu trách nhiệm [5].
1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát được người quản lý đơn vị xây dựng để thực hiện
các mục đích để kiểm soát nội bộ: Bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu kế toán
đáng tin cậy…Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại
nghiệp vụ cụ thể nên rất khác nhau giữa các đơn vị và nghiệp vụ khác nhau.


14
Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc
phổ biến sau:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho
nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục
đích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt
của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là
trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các
gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo sự
chuyên môn hóa và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công

việc.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công
việc:
+ Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách.
+ Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách kế
toán.
+ Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách.
+ Chức năng kế toán và chức năng tài chính.
+ Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.
Chức năng này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên
mà sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện. Ví dụ: Người kế toán
kiêm nhiệm thủ quỹ sẽ có thể tham ô công quĩ và sửa đổi số liệu kế toán để
che dấu sự thâm hụt quĩ.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:
Người quản lý đơn vị không thể và cũng không nên quyết định mọi vấn
đề và giải quyết mọi sự vụ trong đơn vị, mà phải thực hiện sự ủy quyền cho


15
các thuộc cấp. Theo đó, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết
một số công việc trong một phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu
trách nhiệm về công việc đó. Tuy vậy, người quản lý vẫn phải duy trì một sự
kiểm tra nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp
thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn
không mất đi tính tập trung của đơn vị.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một
công việc trong phạm vi quyền hạn được giao.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều
được ủy quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp.

Việc thực hiện nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốt
hơn, do cấp trên vẫn duy trì sự kiểm soát đối với cấp dưới, đồng thời tránh
được sai sót do một người không phải giải quyết quá nhiều việc [9].
1.1.4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống tốt có thể ngăn chặn được sai sót và nâng cao độ tin cậy
của dữ liệu kế toán. Tuy nhiên tác dụng của kiểm soát nội bộ cũng chỉ ở một
chừng mực nhất định, bởi vì trong bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ có
những hạn chế như:
- Phạm vi của kiểm soát nội bộ bị giới hạn bởi vấn đề chi phí. Các nhà
quản lý luôn đòi hỏi chi phí bỏ ra cho kiểm soát phải có hiệu quả, nghĩa là chi
phí của kiểm soát nội bộ phải nhỏ hơn các tổn thất do sai sót và gian lận gây ra.
- Kiểm soát nội bộ do người quản lý đơn vị tổ chức và điều hành nên
nó không thể phát hiện và ngăn chặn được sự gian lận của chính người quản
lý.
- Một phần lớn tác dụng của kiểm soát nội bộ dựa trên sự phân công
phân nhiệm do đó kiểm soát nội bộ có thể bị vô hiệu hóa khi có sự thông đồng
giữa các nhân viên và thông đồng giữa nhân viên đơn vị với bên ngoài.


16
- Kiểm soát nội bộ thường tập trung vào việc đối phó các nghiệp vụ
thông thường hoặc dự kiến được, vì thế khó có thể phát hiện được các sai
phạm đột xuất hay bất thường.
- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thực tế
đã thay đổi.
Tóm lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế bớt sai sót
và gian lận nhưng không thể loại trừ hoàn toàn khả năng xảy ra sai sót và gian
lận. Kiểm toán viên có thể dựa vào kiểm soát nội bộ của đơn vị để giảm bớt
một phần công việc kiểm tra của mình nhưng không bao giờ được dựa hoàn
toàn vào kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nói cách khác, kiểm toán viên phải tiến

hành những thử nghiệm cơ bản ngay cả khi mà hệ thống kiểm soát nội bộ
được đánh giá là rất hữu hiệu [4].
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Một số vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.1.1. Khái niệm chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động kinh
doanh, chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng và
nghiệp vụ thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa…phục vụ cho
hoạt động kinh doanh của đơn vị. Chu trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng
của các bộ phận có nhu cầu thông qua phiếu yêu cầu mua hàng và kết thúc
bằng việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp và ở chu trình cũng ảnh hưởng
đến nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính của đơn vị.
1.2.1.2. Bản chất của chu trình mua hàng và thanh toán
Chu kỳ mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần
thiết để có hàng hóa và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Chu kỳ thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người


17
có trách nhiệm cần hàng hóa hoặc dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán
cho quyền lợi nhận được.
Các chứng từ và sổ sách: Để cung cấp cho dòng vận động của số liệu
trong chu kỳ mua vào và thanh toán, một số chứng từ và sổ sách đó là các loại
dưới đây:
+ Đơn kiến nghị mua hàng: Một bản yêu cầu về hàng hóa và dịch vụ
của nhân viên có trách nhiệm. Nó có thể có dạng của một bản yêu cầu về
nguyên liệu được lập bởi người đốc công hoặc thủ kho, yêu cầu sữa chữa bên
ngoài do văn phòng hoặc phân xưởng lập.
+ Đơn đặt mua: Loại chứng từ ghi rõ loại hàng, số lượng, và các thông

tin liên quan của hàng hóa và dịch vụ mà công ty có ý định mua vào. Chứng
từ này thường được dùng để chỉ rõ sự phê chuẩn đối với việc mua hàng hóa
và dịch vụ.
+ Báo cáo nhận hàng: Loại chứng từ soạn thảo vào lúc nhận hàng hóa
vật chất, nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận, và các dữ liệu
thích đáng khác. Biên nhận hàng hóa và dịch vụ trong tiến trình kinh doanh
bình thường, phản ánh ngày mà khách hàng thường thừa nhận nghiệp vụ mua
hàng.
+ Hóa đơn của người bán: Loại chứng từ nêu rõ những điều như mặt
hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá gồm cả cước phí vận
chuyển, các phương thức chiếc khấu tiền mặt, và ngày tính hóa đơn. Đây là
một chứng từ chủ yếu vì nó chỉ rõ số tiền nợ người bán của nghiệp vụ mua
hàng.
+ Chi phiếu: Phương tiện để thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ
thanh toán đến hạn. Sau khi chi phiếu được người có trách nhiệm ký thì nó là
một tài sản. Khi chi phiếu được bên bán lính tiền và xóa sổ ở tài khoản ngân
hàng của bên mua thì nó được gọi là chi phiếu đã thanh toán.


18
+ Sổ nhật ký chi tiền mặt: Loại sổ nhật ký dành để ghi sổ các khoản chi
bằng chi phiếu. Nó chỉ rõ tổng số tiền mặt đã chi, số ghi nợ cho các khoản
phải trả theo số tiền mà nghiệp vụ mua đang được thanh toán được ghi vào sổ
biên lai, các khoản chiếc khấu được hưởng, các số ghi nợ và ghi có khác. Các
bút toán hằng ngày trong sổ nhật ký chi tiền mặt được chứng minh bằng các
chi phiếu đã thanh toán.
+ Các sổ phụ các khoản phải trả: Loại sổ cái phụ dành để ghi chép các
nghiệp vụ mua vào các nhân, các khoản chi tiền mặt, và tổng số dư còn nợ
từng người bán. Số tổng cộng từ các khoản các nhân phải bằng với tổng cộng
số dư của các khoản phải trả. Nhiều công ty không duy trì sổ cái phụ chính

thức của các khoản phải trả. Công ty này thường thanh toán dựa trên các biên
lai các nhân; do đó tổng của các biên lai chưa thanh toán sẽ bằng với tổng số
tổng cộng các khoản phải trả.
+ Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hằng tháng bởi
người bán, chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người
bán, và số dư cuối kỳ. Những số dư này và các hoạt động này là những kiến
nghị của người bán về các nghiệp vụ trong kỳ chứ không phải là của người
mua. Ngoại trừ các số tiền còn đang tranh cải và các chênh lệch về thời gian,
sổ phụ các khoản phải trả của công ty khách hàng phải giống như bảng kê chi
tiết của người bán.
1.2.1.3. Chức năng cơ bản của chu trình mua hàng và thanh toán
Nội dung về các chức năng chủ yếu trong kỳ mua vào và thanh toán sẽ
làm rõ điều mà kiểm toán viên đang cố gắng hoàn thành trong cuộc kiểm toán
chu kỳ này. Có bốn chức năng liên quan:
- Xử lý các đơn đặt mua.
- Nhận hàng hóa và dịch vụ.
- Thừa nhận khoản nợ.


19
- Xử lý và ghi sổ các khoản chi tiền mặt.
Những chức năng này được bàn đến theo trình tự mà chúng phát sinh
trong một chu kỳ nghiệp vụ. Sự chú trọng là nhằm vào các quá trình kiểm
soát quan trọng nhất được dùng để ngăn ngừa các sai số trong quá trình xử lý
dữ kiện và để đảm bảo tính an toàn của tài sản.
+ Xử lý các đơn đặt mua: Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập
bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu chính xác của bản
yêu cầu và sự phê chuẩn qui định phụ thuộc vào bản chất của hàng hóa và
dịch vụ và chính sách của công ty.
Sự Phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức

năng này vì nó đảm bảo hàng hóa và dịch vụ được mua theo các mục đích đã
được phê chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua
các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn
chung cho việc mua các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở
mức này và mua các tài sản vốn hoặc các mục tương tự ở một mức khác. Sau
khi việc mua đã được phê chuẩn thì phải có đơn để đặt mua hàng hóa hoặc
dịch vụ. Một đơn được gởi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức
giá nhất định, được giao vào một ngày qui định. Đơn thường có dạng viết tay
và là một chứng từ hợp pháp, nó được xem như một đề nghị để mua. Đối với
hầu hết các mặt hàng thường ngày, đơn đặt mua được dùng để chỉ rõ lời đề
nghị này.
Điều thông thường ở tất cả các công ty là thành lập các phòng thu mua
để đảm bảo chất lượng thích hợp của hàng hóa và dịch vụ với giá thấp nhất.
Đối với một quá trình kiểm soát nội bộ tốt, phòng thu mua không có trách
nhiệm phê chuẩn việc mua hoặc việc nhận hàng. Tất cả các đơn đặt mua phải
được đánh số trước và phải bao gồm đủ cột và diện tích để hạn chế tối đa khả
năng của những bỏ sót vô ý trên mẫu khi đặt hàng.


20
+ Nhận hàng hóa và dịch vụ: Việc nhận hàng hóa và dịch vụ của công
ty từ bán là một điểm quyết định trong chu kỳ vì đây là điểm mà tại đó hầu
hết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên quan trên sổ sách của họ. Khi
hàng hóa nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu
mã, số lượng, thời gian đến và điều kiện.
Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhận
hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa. Một bản
sao thường được gởi cho kho và một bản khác gởi cho phòng Các khoản phải
trả để thông báo thông tin cần thiết. Để ngăn ngừa sự ăn cắp và sự lạm dụng
thì điều quan trọng là hàng hóa phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc

nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp
nhận phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế
toán sẽ chuyển trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từ
phòng tiếp nhận qua kho.
+ Ghi nhận khoản nợ: Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa và
dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ sách chính xác và nhanh chóng. Việc
ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến
khoản chi tiền mặt thực tế. Do đó, phải hết sức cẩn thận để chi ghi vào các lần
mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng.
Phòng Các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng
mực của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ biên lai hoặc sổ nhật ký Các
khoản phải trả. Khi phòng Các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người
bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức, và chi phí vận
chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt mua, và khi nào áp dụng
được với báo cáo nhận hàng. Thường thì các phép nhân và các phép cộng
tổng được kiểm tra và sự phân phối tài khoản được ghi vào hóa đơn. Nếu sử
dụng hệ thống biên lai, các chứng từ được phân bổ một số biên lai. Sau đó,


21
nghiệp vụ mua được ghi vào sổ biên lai như một khoản nợ, một khoản phí
tổn, hoặc tài sản, và số tiền được chuyển vào sổ phụ Các khoản phải trả.
Một quá trình kiểm soát quan trọng ở phòng Các khoản phải trả là quy
định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu với
tiền mặt, các chứng khoán thị trường, và các tài sản khác. Các chứng từ và sổ
sách thích hợp, các thủ tục đúng đắn để ghi sổ và các chi phiếu độc lập cũng
là những quá trình kiểm soát cần thiết của chức năng Các khoản phải trả.
+ Xử lý và ghi sổ Các khoản chi tiền mặt: Đối với hầu hết công ty, các
biên lai do phòng Các khoản phải trả lưu trữ cho đến khi thanh toán. Thanh
toán thường được thực hiện bằng chi phiếu làm thành nhiều bản mà bản gốc

gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ cùng với
biên lai và một bản khác được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán.
Trong hầu hết trường hợp, các chi phiếu cá nhân được ghi vào sổ nhật ký chi
tiền mặt, nhưng đôi khi một hồ sơ bằng số của các bản sao chi phiếu được lưu
trữ có tác dụng như một sổ nhật ký chi tiền mặt.
Các quá trình kiểm soát nghiêm trọng nhất của chức năng chi tiền mặt
bao gồm việc ký chi phiếu do đúng các nhân có trách nhiệm, việc tách biệt
trách nhiệm ký chi phiếu với thực hiện chức năng các khoản phải trả, và xem
xét kỹ lưỡng các chứng từ chứng minh của người ký chi phiếu vào lúc chi
phiếu được ký.
Các chi phiếu phải được đánh số trước và được in sẵn trên loại giấy đặc
biệt để gây khó khăn cho việc thay đổi người lĩnh tiền hoặc số tiền. Cần phải
thận trọng khi kiểm soát các chi phiếu đã ký, chi phiếu trắng và chi phiếu
không còn hiệu lực. Có một phương pháp để hủy bỏ các chứng từ chứng minh
nhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng để chứng minh cho chi phiếu khác
sau này cũng là một điều quan trọng. Phương pháp thường dùng là viết số của
chi phiếu lên các chứng từ chứng minh [8], [9].


22
1.2.2. Mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và
thanh toán
1.2.2.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh
toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo
đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để
kiểm soát tốt chu trình mua hàng và thanh toán, đơn vị phải thiết lập hệ thống
kiểm soát nội bộ đảm bảo mục tiêu mang tính hiệu lực, hiệu quả và tính tuân
thủ các quy định của đơn vị, các quy định của Nhà nước. Đồng thời phải đảm
bảo mục tiêu mang tính trung thực, hợp lý của BCTC. Chính vì thế kiểm soát

nội bộ đối với chu trình này nhằm đạt được một số mục tiêu như:
Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả và tính tuân thủ
- Hàng hoá mua vào đảm bảo về quy cách, chất lượng, số lượng.
- Các nghiệp vụ thanh toán đều được phê chuẩn bởi người có thẩm
quyền trước khi thực hiện.
- Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế mua,
đúng nhà cung cấp.
Đồng thời trong quá trình thực hiện theo dõi, ghi sổ, báo cáo chu trình
mua hàng và thanh toán phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài
chính.
- Các nghiệp vụ mua vào phải có đầy đủ chứng từ đi kèm như: yêu cầu
mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn của người bán…có sự
phê chuẩn của người có thẩm quyền.
- Kế toán ghi nhận đúng giá trị thực tế giá vốn hàng nhập kho.
- Các nghiệp vụ thanh toán được tính toán và ghi nhận đúng đắn.
* Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán
- Yêu cầu mua hàng không đúng với nhu cầu thực tế.


23
- Người không có thẩm quyền vẫn yêu cầu mua hàng được.
- Bộ phận mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng
mà bộ phận này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được
thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
- Bộ phận mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng
hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì bộ phận này
nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp.
- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng: như sai về số lượng, chất
lượng hay quy cách.
- Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị

hoặc phát hành hoá đơn 2 lần.
- Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt
có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được ủy quyền
không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả
mạo hoặc hóa đơn bị thanh toán hai lần liền.
1.2.2.2 Thủ tục KSNB chu trình mua hàng và thanh toán:
* Thủ tục kiểm soát khâu mua hàng:
- Yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan sẽ
căn cứ trên yêu cầu mua hàng. Đây là chứng từ khởi đầu cho chu trình mua
hàng, do đó có thể cung cấp bằng chứng với mức độ tin cậy về sự phát sinh
của nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng hóa. Đơn đề nghị hàng hóa
phải đảm bảo các thông tin như ngày đề nghị hàng hóa, số hiệu chứng từ, tên
hàng hóa, số lượng, quy cách, người đề nghị, người phê duyệt...
- Đặt hàng: Đơn đề nghị mua hàng chuyển cho bộ phận phụ trách mua
hàng. Để kiểm soát nội bộ tốt thì bộ phận này sẽ độc lập với các phòng ban
khác và chịu trách nhiệm mọi nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài.


24
Sau khi đơn đề nghị mua hàng đã được duyệt bộ phận mua hàng tiến
hành chọn nhà cung cấp. Quá trình chọn nhà cung cấp phải được giám sát
chặt chẽ tránh tình trạng thông đồng giữa nhân viên đặt hàng với nhà cung
cấp làm thiệt hại đến đơn vị. Trường hợp đơn vị có quan hệ tốt và đặt hàng
thường xuyên một nhà cung cấp nào đó, giá cả và điều kiện bán hàng của nhà
cung cấp đó phải được xem xét định kỳ và so sánh với nhà cung cấp khác.
Trong bất cứ tình huống nào, kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường yêu cầu
lựa chọn nhà cung cấp phải cung cấp rõ ràng bằng chứng để thỏa mãn đồng
thời ba điều kiện sau đây:
+ Không có bất kỳ mối quan hệ về lợi ích hay ràng buộc nào giữa bộ
phận mua hàng và nhà cung cấp được lựa chọn.

+ Giá chào bán do nhà cung cấp được lựa chọn phải là giá hợp lý nhất
so với các nguồn cung cấp khác.
+ Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được phê duyệt bởi người có thẩm
quyền.
Đối với nghiệp vụ mua hàng với giá trị lớn, cần phải có sự phê duyệt
của các cấp quản lý cấp cao.
Khi xác định được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn
đặt hàng. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và bao gồm các nội dung
quan trọng như ngày đặt hàng, số lượng, quy cách.
Đơn đặt hàng là chứng từ thứ hai và kết hợp với các chứng từ khác có
thể chứng minh về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng và sự hiện hữu của
hàng hóa.
- Thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết: Trong quá trình mua hàng, bộ
phận mua hàng phải thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo quyền
lợi của đơn vị nếu phát sinh tranh chấp sau này.


25
- Nhận hàng: Khi hàng được vận chuyển đến địa điểm giao hàng đã
được thỏa thuận trước, bộ phận nhận hàng sẽ căn cứ vào Đơn đặt hàng và
Hợp đồng mua bán để kiểm tra thực tế về quy cách, số lượng và chất lượng
của hàng nhận. Ngoài ra, bộ phận nhận hàng còn phải tiến hành kiểm tra các
thông tin ghi trên Hóa đơn, các thông tin trên Hóa đơn phải khớp với Đơn đặt
hàng, hợp đồng mua bán.
Sau khi kiểm tra, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ nhận hàng sẽ lập
Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng. Chứng từ này cung cấp bằng chứng
về việc hàng đã được nhận đủ theo đúng quy cách, chất lượng. Phiếu nhập
kho cùng với Đơn đặt hàng chứng minh về sự phát sinh của nghiệp vụ mua
hàng, sự hiện hữu và đầy đủ của hàng hóa. Phiếu nhập kho cần được đánh số
trước để dễ kiểm soát.

- Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, nếu phát hiện hàng không đúng quy
cách, chất lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng với đơn đặt hàng,
hợp đồng mua bán, hóa đơn, bộ phận mua hàng có quyền từ chối, xúc tiến các
thủ tục trả lại hàng. Đại diện hai bên sẽ lập biên bản trả lại hàng, trong đó nêu
rõ lý do trả lại hàng và cùng ký xác nhận vào biên bản. Biên bản này được lưu
để chứng minh là hàng đặt mua vẫn chưa nhận được [10].
* Thủ tục kiểm soát khâu thanh toán:
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho sẽ ghi nhận
nghiệp vụ mua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa. Bộ chứng từ đầy đủ của từng
nghiệp vụ mua hàng bao gồm: Đơn đề nghị mua hàng, Đơn đặt hàng, Hợp
đồng mua bán, Biên bản giao nhận hàng hóa, Hóa đơn.
Tại bộ phận kế toán công nợ, các chứng từ cần được đóng dấu ngày
nhận. Các chứng từ thanh toán và các chứng từ khác phát sinh tại bộ phận này
phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Ở mỗi giai đoạn kiểm tra,